CADASTRO DE CENTROS DE CUSTO E CONTAS GERENCIAIS CF114 / V

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1 CENTROS DE CUSTO Centros de custos são unidades de uma organização, por vezes conhecidos por departamentos, que não produzem receitas diretamente. No entanto, os centros de custo contribuem para a obtenção de resultados de forma indireta. O Centro de Custos serve para poder classificar a origem do custo e categorizar melhor para onde estão indo as despesas da sua empresa. A classificação dos centros de custos deve ser consistente com a estrutura da organização. Esta classificação deve ser definida especificamente de acordo com as condições, peculiaridades e conveniências de cada empresa, devendo refletir uma decisão conjunta entre o responsável pelo custo e a administração. No sistema, os Centros de Custos podem ser cadastrados no menu Cadastros Parâmetros - Financeiro Centro de Custos. Antes de iniciar o cadastro é importante que a estrutura já esteja pré-definida, inclusive a quantidade de níveis que será aplicado. No nosso exemplo temos uma estrutura bem simplificada: 1. Administrativo 2. Operacional 3. Comercial 4. Transporte [1] Clique em Incluir [2] Informe o código do primeiro centro de custo e sua descrição [3] Neste exemplo não haverá divisão em sub níveis, somente os últimos sub níveis recebem lançamentos, portanto marque a opção Aceita Lançamento; [4] Clique em Gravar Se desejar criar várias subdivisões basta informar no campo Centro de Custo Superior seu nível imediatamente superior para que o sistema agrupe corretamente todos os centros de custos cadastrados. Além do centro de custo, outra forma de controlar os custos da sua empresa são as contas gerenciais. 1

2 CONTAS GERENCIAIS O primeiro passo para implantar a gestão financeira na sua empresa é criar uma estrutura de contas gerenciais. Isso nada mais é do que a criação de códigos e classificações para as entradas e saídas financeiras da sua empresa com o intuito de criar uma lógica de organização e análise dos dados. Você pode simplesmente usar uma estrutura enxuta, somente de Receitas e Despesas, porém, deste modo você irá apenas inserir entradas e saídas sem saber a sua origem ou uso. Dica: Na hora de criar sua estrutura de contas gerenciais é muito importante levar em consideração o nível de controle que deseja. Por exemplo, se tem algum custo muito pequeno, mas que dá muito trabalho de contabilizar, é melhor não se preocupar. Além disso, não existe uma boa estrutura genérica, pois cada caso é um caso, é preciso analisar profundamente de onde vem suas receitas e onde estão os gastos da sua empresa Ao se decidir por criar uma estrutura completa, você terá também resultados bem apurados e completos da situação da sua empresa. Antes de tudo, organize suas contas gerenciais com todos os níveis e sub níveis numa planilha a parte. Veja o nosso exemplo: 1. RECEITAS OPERACIONAIS RECEITAS OPERACIONAIS VENDA DE SERVIÇOS RECEITAS OPERACIONAIS VENDA DE PRODUTOS RECEITAS OPERACIONAIS RECEITAS DIVERSAS 2. DESPESAS OPERACIONAIS DESPESAS OPERACIONAIS UTILIDADES DESPESAS OPERACIONAIS UTILIDADES ÁGUA/ESGOTO DESPESAS OPERACIONAIS UTILIDADES ENERGIA ELÉTRICA DESPESAS OPERACIONAIS UTILIDADES TELEFONIA DESPESAS OPERACIONAIS UTILIDADES CORREIOS DESPESAS OPERACIONAIS MENSAL. / IMP.FIXOS / TAXAS DESPESAS OPERACIONAIS MENSAL. / IMP.FIXOS / TAXAS ANUIDADES / MENSALIDADES DESPESAS OPERACIONAIS MENSAL. / IMP.FIXOS / TAXAS ORGÃOS PÚBLICOS DESPESAS OPERACIONAIS MENSAL. / IMP.FIXOS / TAXAS CONS. REGIONAIS DESPESAS OPERACIONAIS MENSAL. / IMP.FIXOS / TAXAS LICENÇAS DESPESAS OPERACIONAIS IMÓVEIS DESPESAS OPERACIONAIS IMÓVEIS ALUGUEL DESPESAS OPERACIONAIS IMÓVEIS IPTU/SEGUROS DESPESAS OPERACIONAIS IMÓVEIS MANUTENÇÃO PREDIAL DESPESAS OPERACIONAIS RECURSOS HUMANOS DESPESAS OPERACIONAIS RECURSOS HUMANOS SALÁRIOS DESPESAS OPERACIONAIS RECURSOS HUMANOS 13º SALÁRIO DESPESAS OPERACIONAIS RECURSOS HUMANOS CONTRIB. SINDICAL DESPESAS OPERACIONAIS RECURSOS HUMANOS CONVÊNIO MÉDICO/ODONTO DESPESAS OPERACIONAIS RECURSOS HUMANOS FÉRIAS 2

3 DESPESAS OPERACIONAIS RECURSOS HUMANOS FGTS DESPESAS OPERACIONAIS RECURSOS HUMANOS INSS DESPESAS OPERACIONAIS RECURSOS HUMANOS IRRF DESPESAS OPERACIONAIS RECURSOS HUMANOS VALE ALIMENTAÇÃO/TRANSPORTE DESPESAS OPERACIONAIS RECURSOS HUMANOS UNIFORMES DESPESAS OPERACIONAIS VEÍCULOS DESPESAS OPERACIONAIS VEÍCULOS COMBUSTÍVEL DESPESAS OPERACIONAIS VEÍCULOS IPVA/LICENCIAMENTOS DESPESAS OPERACIONAIS VEÍCULOS SEGUROS DESPESAS OPERACIONAIS VEÍCULOS PEDÁGIOS DESPESAS OPERACIONAIS VEÍCULOS MANUTENÇÃO DESPESAS OPERACIONAIS SERVIÇOS DE TERCEIROS DESPESAS OPERACIONAIS SERVIÇOES DE TERCEIROS ADVOCACIA DESPESAS OPERACIONAIS SERVIÇOES DE TERCEIROS CONTABILIDADE DESPESAS OPERACIONAIS SERVIÇOES DE TERCEIROS INFORMÁTICA DESPESAS OPERACIONAIS USO E CONSUMO DESPESAS OPERACIONAIS USO E CONSUMO MERCADO/LIMPEZA/HIGIENE DESPESAS OPERACIONAIS USO E CONSUMO ESCRITÓRIO DESPESAS OPERACIONAIS EQUIPAMENTOS DESPESAS OPERACIONAIS EQUIPAMENTOS MANUTENÇÃO DESPESAS OPERACIONAIS EQUIPAMENTOS LOCAÇÃO DESPESAS OPERACIONAIS COMPRA DE PRODUTOS PARA REVENDA 3. DESPESAS FINANCEIRAS DESPESAS FINANCEIRAS JUROS PAGOS DESPESAS FINANCEIRAS TAXAS E ENCARGOS BANCÁRIOS 4. INVESTIMENTOS INVESTIMENTOS MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS INVESTIMENTOS VEÍCULOS INVESTIMENTOS MÓVEIS E UTENSÍLIOS INVESTIMENTOS REFORMA DE INSTALAÇÕES 5. CUSTO DO SERVIÇO CUSTO DO SERVIÇO EMBALAGENS CUSTO DO SERVIÇO EPIS CUSTO DO SERVIÇO FRETES 3

4 Gerenciais. Após organizar sua estrutura de contas, inicie o cadastro no sistema menu Cadastros - Parâmetros - Financeiro - Contas [1] Clique em Incluir primeiro nível. [2] Informe o código da primeira conta a ser cadastrada e sua descrição. Inicie sempre pelos grupos superiores, isto é, de [3] Informe se esta conta se trata de uma Receita ou Despesa [4] Informe se é uma conta tipo fixa ou variável [5] Clique em Gravar O tipo de conta cadastrada acima é o primeiro nível de contas, caso precise criar subgrupos, veja o exemplo a seguir. Lembrando que recomendamos que apenas seja marcada a opção de Aceita Lançamento para os últimos níveis de cada grupo criado. [1] O cadastro é parecido com o anterior, apenas informe também o código do grupo superior à que ele pertence [2] Se ele for o ultimo nível deste grupo, marcar a opção Aceita Lançamento 4

5 [3] Clique em Gravar Quanto ao formato do código a utilizar para a numeração das contas, siga as instruções: Grupo principal: Numerar de 1 a RECEITAS OPERACIONAIS 2. DESPESAS OPERACIONAIS 3. DESPESAS FINANCEIRAS 1 Subgrupo: Utilizar o número do grupo principal em seguida numerar de 01 a 99; 201. UTILIDADES 202. MENSAL./ IMP.FIXOS 203. IMÓVEIS 2º Subgrupo: Utilizar o número do grupo imediatamente superior a ele em seguida numerar de 01 a ÁGUA/ESGOTO ENERGIA ELÉTRICA TELEFONIA Todos os possíveis subgrupos posteriores devem continuar a mesma regra de numeração. 5