METAS NA ADVOCACIA: TÉCNICAS PARA DEFINIR PRIORIDADES E ALCANÇAR OBJETIVOS

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1 1 METAS NA ADVOCACIA: TÉCNICAS PARA DEFINIR PRIORIDADES E ALCANÇAR OBJETIVOS

2 Introdução 3 Os perigos de navegar sem uma bússola 5 A definição de metas inteligentes e desafiadoras 8 O modelo OKR para definição de metas na advocacia 14 Os indicadores para monitorar o progresso 17 As estratégias para gestão das prioridades 21 Conclusão 26 Sobre a Iturn 28

3 INTRODUÇÃO

4 4 INTRODUÇÃO No dia a dia do trabalho, são muitas as tarefas que o advogado precisa cumprir, sem contar a demanda por metas e objetivos desafiadores. Isso é cada vez mais comum, especialmente entre os escritórios e profissionais que prezam pelo alto desempenho. Estabelecer um escritório de advocacia e não definir metas é como navegar sem uma bússola, muito mais complexo e quase sempre acaba mal. Então, é verdadeiramente necessário conhecer e aplicar as melhores técnicas correlacionadas ao assunto. Há três coisas que você, advogado, deve conhecer: como estabelecer metas de qualidade, como mensurar os resultados até então obtidos e como priorizar o que realmente importa. Somente assim, poderá crescer e progredir de modo sustentável. Para te ajudar nessa tarefa, criamos um e-book sobre o assunto. Hoje, vai entender como criar metas, OKRs, mensurar os resultados e priorizar tarefas. Como resultado, poderá ter um melhor desempenho e qualidade nos serviços prestados. Boa leitura!

5 OS PERIGOS DE NAVEGAR SEM UMA BÚSSOLA

6 6 OS PERIGOS DE NAVEGAR SEM UMA BÚSSOLA Já imaginou entrar em uma embarcação e navegar para lugares distantes sem nenhuma certeza do caminho, contanto apenas com a sorte e com o bom senso do comandante? Os perigos seriam muitos, por exemplo, as ameaças de encalhe. É exatamente isso o que acontece quando não há metas no escritório, todos os advogados e empregados ficam reféns da inteligência sistêmica do sócio-gestor e das variáveis do ambiente externo. Com toda a certeza, esse não é o melhor cenário. Sem metas que funcionem como uma bússola, indicando o caminho para o qual todos devem ir, é muito provável que até mesmo o desempenho obtido seja inferior. E mais, o número de erros, problemas e conflitos por falta de alinhamento sejam maiores.

7 7 OS PERIGOS DE NAVEGAR SEM UMA BÚSSOLA Em uma pesquisa feita pela Microsoft com 38 mil profissionais, se descobriu que cerca de 17 horas semanais no trabalho são improdutivas. Na pesquisa, a falta de objetivos (32%) e as prioridades pouco claras (31%) foram citadas como armadilhas. Para os advogados, ainda há outros perigos correlacionados, como: Falta de crescimento profissional; Pouca priorização do que deve ser feito; Baixo foco nos resultados; Perigo de perder posição para a concorrência. Levando tudo isso em consideração, estabelecer metas de qualidade é uma verdadeira prioridade para o escritório e para o próprio advogado. A questão é: como isso pode ser feito? Quais ferramentas usar? Que prioridades e objetivos finais estabelecer?

8 A DEFINIÇÃO DE METAS INTELIGENTES E DESAFIADORAS

9 9 A DEFINIÇÃO DE METAS INTELIGENTES E DESAFIADORAS Agora que entende a importância de ter boas metas, é preciso saber como construí-las no escritório de advocacia. Toda meta de qualidade possui algumas características em comum, como a facilidade na mensuração, a clareza e a objetividade. Para atender a esses e outros quesitos, advogado, é importante usar uma metodologia conhecida como S.M.A.R.T. Ela foi criada em 1981 por George T. Doran e veiculada pela revista Management Review como um artigo. O nome da metodologia é, na verdade, um acrônimo de 5 palavras com origem no inglês, são elas: 1. Specific Específica; 2. Measurable Mensurável; 3. Assignable Atribuível; 4. Realistic Realista; 5. Time-related Temporal. No escritório, uma boa meta deve conter essas características básicas, assim a equipe de advogados pode entender com maior facilidade o que deve ser feito, como e por quem deve ser feito. Os resultados finais, por consequência, serão mais animadores.

10 10 A DEFINIÇÃO DE METAS INTELIGENTES E DESAFIADORAS SEGMENTE UMA ÁREA ESPECÍFICA PARA MELHORIA A primeira tarefa é construir uma meta realmente específica, clara o suficiente para que todos do escritório entendam e sigam a mesma direção. Por engano, muitas metas são pouco claras e acabam se tornando verdadeiras armadilhas no trabalho. Imagine a meta crescer mais que a concorrência. Ela é interessante e desafiadora, mas pouquíssimo clara e deixa muito espaço para interpretações. Crescer em que sentido? Financeiro? De número de clientes? Processo ativos? Não cometa esse erro!

11 11 A DEFINIÇÃO DE METAS INTELIGENTES E DESAFIADORAS ESTABELEÇA UM INDICADOR DE PROGRESSO Um segundo ponto crucial é a mensurabilidade da meta. Como saber se está sendo alcançada ou não, se não há indicadores ou métricas que comprovem isso? É preciso que o advogado ou sócio do escritório muna a meta de critérios quantitativos. Agora, vamos usar a mesma ideia de crescer mais que a concorrência. O critério quantitativo pode ser o nível de participação no mercado (Market Share) ou, ainda, os ganhos financeiros do negócio em determinado período. Há muitos outros indicadores e métricas que podem ser acompanhados, como explicado em nosso blog.

12 12 A DEFINIÇÃO DE METAS INTELIGENTES E DESAFIADORAS VERIFIQUE QUEM SERÁ RESPONSÁVEL PELO RESULTADO É preciso que alguém seja responsável pela meta definida, caso contrário ela corre o risco de ser deixada de lado ou mesmo esquecida. Não adianta afirmar que todos os profissionais do escritório são responsáveis, isso quase nunca funciona na prática. Então, reserve um tempo para selecionar alguém da equipe, de preferência um advogado sênior ou sócio do escritório, para se responsabilizar pelos resultados desejados. Ele será o mais cobrado e parabenizado pelos resultados finais atingidos. TRABALHE COM RESULTADOS QUE PODEM SER ALCANÇADOS Muitos advogados ou sócios-gestores arquitetam metas impossíveis ou quase impossíveis de serem atingidas. O que deveria motivar a equipe, nesse caso, vira motivo de piada, sem efeito motivador ou com efeito oposto ao desejado. Para definir uma meta SMART é preciso pensar na sua alcançabilidade, não adianta criar algo visto como impossível ou dificílimo. Para tal fim, estabeleça os resultados desejados com base em análises e relatórios gerenciais acerca do escritório jurídico.

13 13 A DEFINIÇÃO DE METAS INTELIGENTES E DESAFIADORAS ESPECIFIQUE QUANDO OS RESULTADOS PRECISAM SER ALCANÇADOS O último critério da metodologia SMART está relacionado ao prazo para o alcance da meta. Quando um objetivo é definido sem data clara para o alcance, dificilmente gera o senso de urgência necessário ou engaja a equipe de advogados como deveria. O prazo final pode variar de acordo com a dificuldade da meta estabelecida, enquanto algumas são trimestrais outras são quinzenais ou até diárias. O mais indicado é estabelecer metas de curto prazo, que engajem a equipe no hoje e gerem resultados.

14 O MODELO OKR PARA DEFINIÇÃO DE METAS NA ADVOCACIA

15 15 O MODELO OKR PARA DEFINIÇÃO DE METAS NA ADVOCACIA Mesmo usando a metodologia SMART, muitos advogados têm dificuldades em desdobrar objetivos genéricos, geralmente de longo prazo, em metas menores e mais fáceis de alcançar. Aqui, outra ferramenta pode ser usada: o OKR. O nome vem do inglês Objectives and Key Results, em português: Objetivos e resultados-chave. O conceito inicial foi criado por Andy Grove, ex-presidente da Intel, e logo ganhou destaque em todo o mundo, graças à simplicidade e eficácia. Para usar a ferramenta, o primeiro passo é estabelecer objetivos genéricos grandiosos e capazes de mudar o status quo do escritório de advocacia (não confunda com objetivos dificílimos ou impossíveis de alcançar, que fique claro). Por exemplo, dobrar o número de empresas representadas pelo escritório em 6 meses.

16 16 O MODELO OKR PARA DEFINIÇÃO DE METAS NA ADVOCACIA Objective: Em 6 meses, dobrar o número de empresas representadas Key Result 1: reduzir em 30% a evasão de clientes; Key Result 2: captar 20% mais empresas representadas; Key Result 3: manter 90% dos clientes satisfeitos com o escritório. Logo em seguida, é o momento de estabelecer os resultados-chave, chamados de Key Results. Eles explicam como chegar lá, com prazos e números que balizem a consecução dos objetivos pretendidos pelo escritório. Confira, agora, um exemplo: É importante se concentrar em 3 ou 5 objetivos por vez, com 5 ou menos resultados- chave para cada. Conte com outros advogados ou estagiários para criar ao menos 50% das OKRs, assim, é possível aumentar a motivação diária. Monitore continuamente o progresso obtido, com base em relatórios dos indicadores de desempenho.

17 OS INDICADORES PARA MONITORAR O PROGRESSO

18 18 OS INDICADORES PARA MONITORAR O PROGRESSO Como explicado anteriormente, toda meta deve ser mensurável. O mesmo acontece com a OKR, que precisa de números claros para monitorar o alcance dos resultados- chave. No escritório de advocacia, alguns dos indicadores mais importantes são:

19 19 OS INDICADORES PARA MONITORAR O PROGRESSO 1. Lucratividade é a relação entre o lucro e as receitas. Com esse indicador, pode-se medir a capacidade da empresa pagar suas contas e gerar lucro. 2. Retorno Sobre o Investimento (ROI) indica o retorno obtido ou potencial de retorno de um investimento, facilitando a tomada de decisões estratégicas; 3. Crescimento revela a evolução da receita da empresa ao longo do tempo, basta relacionar a receita do atual ano de trabalho com a do ano anterior; 4. Market Share grau de participação do escritório de advocacia em uma determinada área jurídica, como a de direito ambiental ou imobiliário. 5. Satisfação do cliente aponta como o serviço do advogado é percebido pelo cliente, geralmente levantado por meio de pesquisas de satisfação. 6. Absenteísmo Mede faltas e atrasos ao escritório de advocacia, denotando o grau de engajamento dos advogados, sócios e estagiários. 7. Retenção de cliente ajuda a identificar o tempo que o cliente permanece no escritório, indicando sua fidelidade e lealdade ao empreendimento.

20 20 OS INDICADORES PARA MONITORAR O PROGRESSO A definição dos melhores indicadores pode variar bastante, então é crucial ter um objetivo claro em mente. Em seguida, definir indicadores correlacionados! Outra vez, imagine que o objetivo é dobrar o número de clientes do escritório. O ideal é monitorar o nível de satisfação e lealdade, a retenção dos clientes e a participação no mercado (Market Share). Desse modo, terá uma visão real e atual do que acontece. Além de ajudar no monitoramento das métricas e definição de prioridades, bons indicadores contribuem para identificar pontos críticos no escritório jurídico. Ou seja, se torna mais fácil identificar o que tem dado certo e o que precisa de melhorias.

21 AS ESTRATÉGIAS PARA GESTÃO DAS PRIORIDADES

22 22 AS ESTRATÉGIAS PARA GESTÃO DAS PRIORIDADES Estabelecer prioridades é de suma importância, assim é possível manter o foco no que realmente importa, delegar outras tarefas ou mesmo eliminá-las da demanda diária. Entre as principais estratégias para priorizar as metas e tarefas, usar a matriz do tempo, aprender a dizer não e delegar tarefas são algumas das mais importantes. Dessa maneira, advogado, você pode se manter compenetrado nos afazeres certos.

23 23 AS ESTRATÉGIAS PARA GESTÃO DAS PRIORIDADES MATRIZ DE GESTÃO DO TEMPO A ferramenta ganhou popularidade com o livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, de Stephen Covey. A ideia é classificar as tarefas e gerenciar as que realmente importam, garantindo que sejam trabalhadas com prioridade e eficiência. A matriz relaciona as tarefas diárias com base em duas variáveis: importância e urgência. Logo, é possível identificar tarefas e metas que são: 1. Importantes e urgentes; 2. Importantes e não urgentes; 3. Não importantes e urgentes; 4. Não importantes e não urgentes. As tarefas importantes e urgentes devem ser logo trabalhadas, pois o não cumprimento pode apresentar riscos à firma. No entanto, o ideal é ter um baixo número dessas tarefas, afinal, ninguém quer viver apagando incêndio.

24 24 AS ESTRATÉGIAS PARA GESTÃO DAS PRIORIDADES O ideal é ocupar o tempo com as tarefas importantes e não urgentes, que podem ser planejadas e programadas com maior qualidade. Isso garante um menor número de erros, bem como resultados finais mais grandiosos e adequados ao escritório. As duas últimas categorias, que apresentam baixo grau de importância, devem ser delegadas ou eliminadas da demanda diária. Logo, é possível manter o foco no que gera valor, estabelecer prioridades diárias e atingir metas e objetivos desafiadores.

25 25 AS ESTRATÉGIAS PARA GESTÃO DAS PRIORIDADES CAPACIDADE DE DIZER NÃO Um grande problema é se envolver em vários processos, tarefas e projetos ao mesmo tempo, isso faz com que as prioridades diárias sejam pouco claras ao advogado e que as metas mais importantes sejam colocadas em segundo plano. Nesse ponto não há segredo, é preciso aprender a dizer não. Lembre-se que é necessário manter a qualidade nas tarefas que são realizadas, assim como priorizar as metas que devem ser atingidas. Se o advogado ou sócio-gestor do escritório continuar dizendo sim para tudo, nunca terá tempo para o que realmente deve ser feito. Então, é preciso praticar a arte de dizer não. Por mais difícil que seja, é uma demanda latente para quem quer ser produtivo, alcançar metas e objetivos. Quando as metas certas são priorizadas pelo advogado e outros profissionais, o escritório de advocacia pode crescer de modo sustentável. Além disso, pode promover qualidade de vida e bem-estar, mantendo toda a equipe focada no mais importante.

26 CONCLUSÃO

27 27 CONCLUSÃO Agora, advogado, você conhece as principais técnicas para definir prioridades e alcançar objetivos relevantes. Então, não deixe de aplicá-las na prática. Lembre-se sempre que há um grande risco em navegar sem bússola, isto é, sem metas que mostrem o caminho e os objetivos que devem ser alcançados. Por isso, o ideal é traçar metas SMART, com critérios quantitativos bem definidos. O desdobramento pode ser feito com o método OKR, onde o objetivo genérico é definido e resultados menores, no formato de metas SMART, são desdobrados e compartilhados com o público de interesse. O ideal é ter um pequeno número de objetivos, todos claros e relevantes ao sucesso do escritório de advocacia. Desse modo, todos serão beneficiados to topo à base da empresa e um ambiente produtivo e de qualidade poderá ser construído.

28 28 SOBRE A SUA EMPRESA O iturn Premium Jurídico é o software jurídico ideal para advogados autônomos e escritórios de advocacia. Com mais de 30 mil advogados ativos, o iturn é a solução completa para gestão da advocacia de ponta a ponta. Trabalhamos lado a lado do advogado buscando cada vez mais, tornar as atividades na pratica jurídica mais significativas. Nosso objetivo é proporcionar uma realidade em que as pessoas possam concentrar suas atividades no planejamento estratégico e tarefas intelectuais. Por isso desenvolvemos soluções para gestão inteligente, que potencializam a capacidade do advogado e aumentam a produtividade do escritório. Desenvolvemos robôs que cadastram automaticamente seus processos, automação de documentos e petições, marketing jurídico e relacionamento com clientes, controle financeiro e muito mais.