Do planejamento à gestão de projetos. Confira os 9 requisitos fundamentais para colocar o planejamento estratégico em prática.

Transcrição

1 Do planejamento à gestão de projetos Confira os 9 requisitos fundamentais para colocar o planejamento estratégico em prática.

2 O planejamento estratégico é um dos temas que mais circulam entre a alta gerência das grandes organizações. E de fato é um tema crucial para a sustentabilidade financeira e consolidação no mercado. Mas de nada adianta um planejamento impecável se a execução não for bem administrada. estruturado para que o resultado esperado realmente possa ser atingido. Para facilitar o processo de operacionalização do planejamento, desenvolvemos este material que tangibiliza todas as atividades necessárias, melhores práticas, formas de acompanhamento e gestão dessa execução. A implantação das diretrizes estratégicas exige um acompanhamento diário e bem Confira os 9 requisitos fundamentais para a gestão de projetos 2

3 1. Integrar o planejamento estratégico com a rotina Para que essa metodologia dê certo, o plano deve se ajustar à agenda das pessoas. Quanto mais as atividades diárias estiverem alinhadas com o planejamento, maior é a tendência de que essas diretrizes sejam incorporadas e permaneçam ativas dentro das equipes e possam de fato serem bem executadas. Uma sugestão é organizar reuniões periódicas mensais ou quinzenais, por exemplo para que o desenvolvimento das atividades possa ser acompanhado, avaliado e ajustado. Ou seja, o fato de existir um encontro na empresa onde as pessoas devem apresentar a evolução na execução do plano facilita o seu pleno desenvolvimento. 3

4 2. Definir coordenador e equipe Assim como a integração com a rotina, a definição dos responsáveis pelos projetos também é um passo inicial importante. Para isso, duas opções são mais aplicadas: a primeira é a criação de um conselho estratégico, formando uma equipe que será responsável pelo acompanhamento e cobrança das atividades com autonomia para tomadas de decisão. Já a segunda é delegar uma única pessoa responsável por ele, elegendo um coordenador com as mesmas atribuições que o conselho teria. A melhor escolha é definida de acordo com as práticas da sua empresa e porte dos projetos. 4

5 3. Ter objetivos bem definidos Para o sucesso dos projetos, os objetivos precisam ser tão claros quantos os definidos no planejamento estratégico. Ou seja, as diretrizes devem ser transformadas em um conjunto de atividades coordenadas, com metas, datas e prazos estabelecidos, assim como responsáveis e entregáveis esperados. É importante lembrar que um projeto envolve várias áreas funcionais e diferentes níveis hierárquicos. Portanto, os objetivos precisam levar todos esses aspectos em consideração para serem estabelecidos de forma executável. Caso contrário, os colaboradores já começariam as atividades desanimados, desacreditando que conseguiriam realizar tudo o que foi definido. 5

6 4. Criar um escopo bem delimitado A definição do escopo exige simplicidade. Todos os colaboradores precisam saber quais são os limites do projeto em que estão atuando, entendendo quais ações fazem parte de suas atividades para que não haja divergência ou dúvidas na atuação. Como exemplo, até onde vai a autonomia do projeto para alterações em algum processo interno da organização ou então que tipo de atividades não devem ser envolvidas. Nos casos em que os limites não são muito definidos, uma opção é esclarecer o que não faz parte do projeto. Talvez esse processo inverso possa facilitar este tópico. 6

7 5. Possuir resultados tangíveis Depois de estabelecidos os objetivos, atividades e escopo, os resultados esperados das ações devem estar igualmente claros e bem definidos. Os resultados são nada mais que as expectativas para o término do projeto e, se bem alinhadas entre diretores e colaboradores, evitam divergências de satisfação nas respectivas datas de entrega, por isso a importância de deixálos em evidência. Outro ponto fundamental é que todos os resultados precisam estar altamente relacionados com os objetivos iniciais. Isso pode parecer óbvio, mas durante a estruturação dos projetos alguns responsáveis podem acabar se distanciando do que foi inicialmente proposto, e os entregáveis acabam não sendo exatamente o que deveriam ser. 7

8 6. Estabelecer um cronograma ideal Com todos os requisitos bem estabelecidos até o momento, é hora de se preparar para as formas de acompanhamento desses projetos. A melhor maneira de organizar tudo que o foi definido é através de um cronograma bem detalhado em forma de matriz atividades versus tempo. A intenção é decompor o resultado final com todas as atividades, etapas e subetapas necessárias para que se chegue até ele. No entanto, o nível de detalhamento vai até o momento em que seja suficiente estabelecer prazos específicos para cada uma dessas subetapas. 8

9 7. Manter pontos de controle Como métodos de controle, não só os prazos são importantes. É interessante que outros pontos de acompanhamento sejam estabelecidos para o sucesso do projeto, itens que servirão para avaliar sua eficácia. Por exemplo, ao final da etapa de avaliação da viabilidade econômica do projeto, os resultados também devem ser checados pelo conselho ou então serem submetidos ao parecer de um segundo especialista. Além disso, é sempre aconselhável buscar métricas quantitativas para avaliação, como o aumento de X% das vendas, ou redução de Y% no índice de contaminação do produto. Mesmo quando o objetivo for uma questão de opinião, busque tangibilizálo. Em caso de satisfação, é possível criar um índice com notas de 0 a 10 e medir o aumento da porcentagem dessa nota média. 9

10 8. Realizar um bom planejamento financeiro A maioria dos projetos uma hora ou outra irá envolver gastos para implementação das ações definidas. Dessa forma, o controle financeiro também é indispensável, desde o planejamento, com uma projeção dos recursos a serem utilizados, até a entrega dos resultados, com a comparação do orçado versus o realizado. Já no primeiro momento, o planejamento deve ser aprovado pelo conselho e departamento financeiro para que não aconteçam desentendimentos durante a execução das atividades, e ao decorrer do projeto, os valores precisam ser acompanhados constantemente. 10

11 9. Fazer um plano de contingência Até então, se tudo correr como o planejado, seu projeto tem tudo para ser bem sucedido. Mas imprevistos acontecem e é preciso estar preparado. Ou seja, as listas de atividades devem conter Planos B no caso daquela ação não funcionar como o planejado. Baseadas no cronograma e no orçamento, alternativas bem estruturadas são vitais para a realização desses projetos, principalmente pelo fato dessas mudanças quase nunca acontecerem com um grande tempo hábil para alterações das estratégias. 11

12 Tirando o planejamento do papel Até aqui, todas as definições prévias para execução do projeto já foram feitas, portanto, como detalhe importante para seu sucesso, o líder que irá guiar esse planejamento também é uma peça fundamental. O responsável deve ser autônomo o suficiente para liderar e articular sua equipe, possuir responsabilidade na realização das atividades e ter representação no conselho gestor, promovendo a participação integrada de todos os membros. Ele deve ser capaz de despertar o interesse da equipe, além de reconhecer interferências e dificuldades durante o processo. Pensando em facilitar o acompanhamento desses projetos, a Markestrat desenvolveu um modelo de controle que engloba todos os pontos trabalhados nessa metodologia. Confira o modelo preenchido com um exemplo abaixo e utilize o modelo em branco disponível em nosso kit para uso em sua empresa. 12

13 Quadro para gestão de projetos: 13

14 Esse quadro é uma ferramenta de trabalho que deve ser constantemente atualizada e utilizada, tanto pelo coordenador do projeto quanto dos colaboradores envolvidos. Dessa forma, todos podem ter uma visão geral do desenvolvimento das atividades, status de realização de cada uma, assim como controle dos prazos delas. Outro ponto de contato com esse quadro são as reuniões de gestão do coordenador com sua equipe. Esse momentos são para delegação interna e discussão de obstáculos e proposição de soluções. Além de organizar melhor as informações para todos, isso também passa a ser um instrumento de gestão para o coordenador, controlando o que deveria ser feito e o que foi feito de fato na evolução do projeto que coordena. Isso facilitará o relatório para a alta gerência na reunião mensal, se esse for o caso. 14

15 Priorização de projetos Nem todos os projetos serão passíveis de implementação no primeiro ano ou ciclo de atividades. Por isso, cabe realizar um exercício de priorização em conjunto com os gestores e decidir o que é mais urgente e relevante. A sugestão é classificar as opções com notas de 0 a 10, para que a multiplicação desses critérios permita definir os projetos a serem realizados. Os principais critérios indicados são relevância dos resultados para a organização e urgência. Quadro de Exemplo 15

16 Conclusão Cada vez mais as empresas estão deixando suas estruturas rígidas e passando a atuar em equipes formadas por colaboradores de diferentes setores, trabalhando com projetos e atuando com foco na demanda. Ou seja, esses modelos prezam pela efetividade dessas gestões com foco na entrega final. A equipe por sua vez deve ter participação ativa com contribuições técnicas e interdisciplinares, representando a área de atuação e possuindo comprometimento com o resultado. Para a melhora constante desse modelo, é indicado que ao final do primeiro ciclo de implementação do plano a empresa avalie as realizações e resultados, efetuando as correções necessárias. O objetivo é tornar a empresa cada vez mais orientada para o mercado e alcançar suas metas dentro das estratégias estabelecidas, construindo valor para a organização. 16

17 Vamos mais longe, porque chegamos mais perto. Aumentamos o valor do seu negócio com foco na análise, planejamento e implementação de estratégias para organizações orientadas ao mercado. Projetos Pesquisa Capacitação + + +

18

19