Processo Organizacional

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Adelina Borba Amorim
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1 Processo Organizacional

2 Controle Controlar significa garantir que aquilo que foi planejado seja bem executado e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados adequadamente. Monitoramento está presente em todas as etapas do processo administrativo. Compara o desempenho real com o planejado, buscando falhas e oportunidades de melhoria. Usa técnicas: Qualitativas (auditoria, observação, inspeção, controle por relatórios, avaliação de desempenho, etc.) Quantitativas (retorno sobre ativos, ponto de equilíbrio, desvio padrão, variância, orçamento, relatórios contábeis, etc.). 2

3 Características de um controle eficaz Orientação estratégica: foco nos pontos-chave e orientação para resultados Compreensão e aceitação (pelos stakeholders) Orientação rápida para as exceções (instantaneidade) Flexibilidade Autocontrole Natureza positiva Clareza, objetividade, rapidez e precisão Economia: benefícios maiores que os custos 3

4 Abrangência do Controle 4

5 Momentos do Controle 5

Tipos de Controle Controle formal: autoridade utilizar o poder racional-legal de seu cargo para induzir ou inibir algum comportamento.

Controle técnico: exercido por sistemas que determinam a direção, intensidade e frequência do comportamento.

Controle social: exercido pelo grupo para ajustar o comportamento de alguém à cultura do grupo (crenças, valores e normas informais).

6 Tipos de Controle Controle formal: autoridade utilizar o poder racional-legal de seu cargo para induzir ou inibir algum comportamento. Mecanismos: punições, recompensas, etc. Controle técnico: exercido por sistemas que determinam a direção, intensidade e frequência do comportamento. Mecanismos: linha de produção, relógios. Controle social: exercido pelo grupo para ajustar o comportamento de alguém à cultura do grupo (crenças, valores e normas informais). Mecanismos: punições e recompensas comportamentais. Perrow: 3 níveis Primeira ordem: supervisão direta. Forma mais simples, adotada por pequenas empresas. Segunda ordem: padronização dos processos. Envolve a tecnologia (automação dos processos) e a burocracia (conjunto de regras racionais). Terceira ordem: controle por premissas e culturas. É mais implícito, envolve o compartilhamento de pressupostos, crenças e valores.

7 Processo de Controle 1. Definição de padrões; 2. Mensuração do desempenho; 3. Comparação; 4. Ação corretiva. 7

8 Processo de Controle Estabelecimento de objetivos ou padrões de controle; Padrões ou Objetivos - é o desempenho desejado. Pontos de referência para o desempenho ou os resultados. Padrões de Qualidade (satisfação do cliente, assistência técnica), Quantidade (nº de empregados, volume de produção, total de vendas, absenteísmo), Tempo (validade, fabricação, reposição de estique) e Custo (estoque, produção). Mensuração do desempenho; Comparação do desempenho com os padrões Ação corretiva Indicadores para medir desempenho, resultados, fatores críticos; Momentos: antes, durante e depois; O que: produtividade, eficiência, eficácia, qualidade, etc. Desempenho (durante a operação); Resultados atingidos (após a operação); Aceitação (resultado em conformidade ou dentro de limies aceitáveis de erro) ou rejeição; Correção de desvios; Prevenção de falhas; Revisão dos padrões.

9 Indicadores Eficiência Eficácia Efetividade Ênfase nos meios, nos métodos, nos processos. Fazer corretamente as coisas. Resolver problemas internos. Medida de utilização dos recursos. Ênfase nos fins, nos resultados, nos objetivos. Fazer as coisas certas. Atingir objetivos. Medida de alcance de resultados. Ênfase nos benefícios gerados a médio e longo prazo, no impacto. Gerar efeitos positivos, satisfação, mudanças. Agregar valor aos clientes. Medida do impacto gerado.

10 Ciclo PDCA Ciclo de melhoria contínua: promove a melhoria contínua de qualquer processo. 1. Plan = planejar meta e método 2. Do = executar, fazer treinar, executar, coletar 3. Check = verificar, controlar comparar P com D 4. Act = agir, atuar, analisar melhorar

11 Ciclo PDCA Nomes comuns: ciclo ou roda de Shewhart, de Deming, de melhoria contínua, de controle. Filosofia básica: Kaizen = melhoria contínua Caráter cíclico, contínuo e gradativo: melhoria incremental. Melhoria constante = rodar o PDCA Aplicável na melhoria de qualquer processo organizacional, do mais simples ao mais complexo. Deming: o PDCA parte da insatisfação com o status quo disseminado na cultura organizacional e pressupõe a análise de processos com vistas a realizá-los de maneira otimizada. Gespública: é uma ferramenta que busca a lógica para fazer certo desde a primeira vez.

12 FCC TRT-23 - Analista Judiciário A atuação da Administração pública vem sendo, cada vez mais, pautada e avaliada por critérios de eficiência, eficácia e efetividade. Nesse contexto, considere: I. Uma ação administrativa é considerada eficiente quando contempla o uso racional e econômico de insumos para sua consecução. II. A efetividade de uma ação administrativa depende do nível de atingimento das metas estabelecidas internamente e não, necessariamente, de seus efeitos externos. III. A eficácia de uma ação administrativa corresponde ao grau máximo de sucesso da referida ação, consistente na satisfação das necessidades da sociedade em relação àquela demanda. Esta correto o que consta APENAS em a) II e III. b) II. c) III. d) I e III. e) I.

13 2017 FCC TRT-24 - Analista Judiciário (adaptado) Nos últimos anos, diferentes conceitos, alguns oriundos da iniciativa privada, passaram a permear a atuação da Administração Pública, entre eles: I. Eficácia, que é sinônimo eficiência. II. Eficiência, relacionada com o uso racional e econômico dos insumos na produção de bens e serviços. III. Efetividade, que diz respeito ao impacto final das ações e ao grau em que atinge os resultados almejados pela sociedade. Está correto o que se afirma APENAS em a) II e III. b) I e II. c) I e III. d) III. e) II.

14 CESPE 2016 FUNPRESP Analista Orientação estratégica para resultados, flexibilidade, clareza e objetividade são características do controle organizacional. CESPE 2016 FUNPRESP Analista Estabelecer objetivos, mensurar o desempenho e adotar medidas corretivas para sanar possíveis desvios e anormalidades são procedimentos relativos às etapas do processo de controle. CESPE 2015 MPOG Técnico de Nível Superior Os mecanismos de controle formal, social e técnico são exercidos sobre as pessoas para que se alcancem sistemas de controle eficazes. CESPE 2015 STJ Analista Judiciário A efetividade de um processo organizacional está relacionada com a sua capacidade de se manter estável, tornando-se referência, o que facilita a aplicação do conceito de melhoria contínua do processo.

15 CESPE 2014 ICMBIO Analista Administrativo Os processos burocráticos e os tecnológicos são exemplos de controle de primeira ordem, em que chefias (donos, patrões, gerentes etc.) exercem poder direto sobre seus comandados em uma estrutura simples de controle. CESPE 2014 ICMBIO Analista Administrativo A sobrevivência e a prosperidade das organizações implicam algum tipo de controle que se mostra relevante quando o ambiente organizacional passa a complexo e turbulento. CESPE 2014 Polícia Federal Administrador O controle dos processos deve ocorrer anteriormente e durante a sua implementação em uma organização, nunca após seu término.

16 TRT-15 - Analista Judiciário O denominado Ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo da Melhoria Contínua, a) analisa os processos com vistas a realizá-los de maneira otimizada, envolvendo as etapas de planejamento, execução, controle e avaliação. b) é um instrumento de gerenciamento de projetos, que contempla planejamento, desenvolvimento, controle e atualização. c) consiste em uma metodologia de avaliação de desempenho individual, vinculada a um projeto de constante desenvolvimento e aprimoramento. d) corresponde a método de gestão corporativa com dinâmicas de capacitação e aprendizagem. e) é um programa de excelência em gestão pública introduzido no âmbito da reforma voltada à implantação do modelo gerencial.

17 TRT-4 - Técnico Judiciário Considere as afirmativas abaixo sobre o Ciclo PDCA. I. É uma ferramenta que busca a lógica para fazer certo desde a primeira vez. II. É um método utilizado para controlar e melhorar as atividades de um processo. III. Também chamado de ciclo da melhoria contínua, é utilizado em processos de trabalho para maximizar a eficiência. IV. Promove a redução dos níveis hierárquicos e transfere as operações não essenciais para terceiros. Está correto o que se afirma APENAS em a) I, III e IV. b) I e III. c) II e IV. d) II e III. e) I, II e III.

18 TRT-23 - Técnico Judiciário Com relação ao método PDCA, considere as afirmativas abaixo. I. A primeira etapa do PDCA exige o estabelecimento de metas e procedimentos técnicos aptos a alcançar os resultados propostos. II. A fase C do ciclo PDCA exige a punição severa dos erros cometidos na fase de execução. III. A terceira etapa do ciclo PDCA compreende a correção dos processos que não alcançaram os resultados desejados. IV. A fase de execução do planejado também implica a formação e o treinamento dos funcionários para a correta realização das metas estipuladas. V. O ciclo PDCA visa a melhoria contínua dos processos e a normalização dos procedimentos mais eficientes. Está correto o que se afirma APENAS em a) I, IV e V. b) II, III e IV. c) I e V. d) II, IV e V. e) I, III, IV e V.

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