Business intelligence para instituições de ensino. Olhe para as métricas certas

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1 Business intelligence para instituições de ensino Olhe para as métricas certas

2 Conteúdo Índice Introdução...4 Como olhar para as métricas certas quando...5 temos grandes volumes de dados para analisar?...5 Cada área precisa ter seus indicadores de gestão específicos para analisar o seu desempenho...6 Tempo perdido e análises que prejudicam a tomada de decisões...8 Falta de apoio ao cruzar dados e obter resultados mais confiáveis...8 A mágica do BI: olhando para as métricas certas...8 Como o BI pode solucionar problemas de análise...8 Facilitar a tomada de decisão...9 Insights à primeira vista: tudo o que você precisa ao bater os olhos no dashboard...11 Insights a todo momento...12 Tomada de decisões assertivas e tudo sob controle...12 Identificar problemas mais facilmente...12 Áreas para corte de gastos...12 Melhorar produtividade geral da instituição...12 Conclusão...14 Veja nossas soluções

3 Introdução

4 Introdução Com um mercado cada vez mais competitivo, encontrar um diferencial é fundamental para qualquer tipo de empresa, independente do seu porte e do segmento que atua. No caso do setor educacional, a disputa é ainda maior. Segundo o Censo da Educação Superior 2014, 87,4% das instituições de educação superior eram privadas e somente 12,6% públicas. Para se ter ideia, as instituições particulares concentravam 74,9% do total das matrículas de graduação e a rede pública reunia 25,1% das matrículas. Fonte: Inep. Um dos grandes diferenciais para sair na frente da concorrência é conhecer cada vez mais os seus números, como por exemplo: quantos alunos matriculados a sua instituição de ensino possui? Destas matrículas, quantas correspondem a rematrículas e novas matrículas? Quantos são bolsistas? Qual é a sua taxa de evasão bem como os seus motivos? Somente com estas respostas em mãos é possível desenvolver um plano de ação consistente para aumentar a eficiência da sua instituição de ensino. 4

5 Como olhar para as métricas certas quando temos grandes volumes de dados para analisar? Quando precisamos analisar qualquer indicador para tomada de decisão, muitas vezes em meio a grande quantidade de dados, acabamos deixando de lado algumas métricas importantes. Antes de mais nada, é fundamental elencar os principais indicadores de gestão de cada área para que você não se perca em um mundo de indicadores que não dizem nada a respeito do seu negócio. Veja alguns passos cruciais para a definição dos seus indicadores de gestão: 1) Foque nos indicadores que estão diretamente relacionados aos objetivos e metas da sua instituição de ensino; 2) Priorize o desenvolvimento e implantação de indicadores baseados em dados que já existem na sua instituição; 3) Compartilhe os indicadores de gestão com toda a sua equipe para promover um engajamento com foco no alcance das metas. Você não precisa divulgar números e informações que não são necessárias para um determinado departamento. Cada departamento deve ter um conjunto de indicadores que estão devidamente relacionados aos objetivos da área; 5

6 Cada área precisa ter seus indicadores de gestão específicos para analisar o seu desempenho

7 As áreas do seu negócio não possuem indicadores de gestão? Então é hora de reunir os gestores de cada área para que estes indicadores sejam definidos, afinal, são estes indicadores que vão ajudá-lo a alcançar o resultado esperado. Veja alguns indicadores essenciais na gestão de instituições de ensino: Gestão de Processo Seletivo Você é capaz de responder a quantidade de inscrições necessárias para conseguir a quantidade mínima de alunos para um determinado curso? Este conjunto de indicadores permite analisar todas as etapas do processo seletivo, visualizando a relação da quantidade de inscritos X candidatos X matrículas efetivadas. É possível também identificar os custos e as receitas relacionadas aos processos seletivos. Gestão de Matrículas Através deste conjunto de indicadores você será capaz de analisar a quantidade de matrículas da sua instituição de ensino, bem como identificar o que se refere a rematrículas e novas matrículas. Além disto, os indicadores da Gestão de Matrículas permitem identificar a quantidade de matrículas por unidade, filial, campus e curso. Gestão de Inadimplência O valor das mensalidades escolares é a principal fonte de receita de uma instituição de ensino privado. A ausência desta receita pode trazer sérios impactos no fluxo de caixa. Para que este impacto não traga sérios problemas a instituição, é fundamental realizar a análise e acompanhamento deste número. Os indicadores da Gestão de Inadimplência permitem que você identifique o valor total, a quantidade de dias em atraso, o perfil socioeconômico (sexo, estado civil, renda familiar e etc.), bem como a frequência escolar dos inadimplentes. Gestão de Evasão Escolar Há muitos motivos que levam o aluno a deixar de estudar, como por exemplo a necessidade de entrar no mercado de trabalho, problemas familiares, falta de interesse pela instituição de ensino, doenças crônicas, infraestrutura da instituição de ensino, distância de sua residência da instituição de ensino, problemas financeiros, dentre outros. Este conjunto de indicadores permite que você analise a quantidade de alunos e os motivos de evasão que os levaram a abandonar o curso, comparando com períodos anteriores, por exemplo. 7

8 Tempo perdido e análises que prejudicam a tomada de decisões Para obter os resultados esperados com a análise de indicadores de gestão é preciso ter as informações certas, no tempo e formato certos. De nada adianta ter milhares de indicadores de gestão que não te levam a lugar nenhum. É preciso ter indicadores que forneçam informações relevantes sobre determinada área ou processo. Além disso é fundamental que as informações estejam resumidas, objetivas e no formato correto. Indicadores com muitas informações podem acabar poluindo a análise e consequentemente prejudicando a tomada de decisão. Falta de apoio ao cruzar dados e obter resultados mais confiáveis É muito comum utilizar planilhas de Excel para realizar o cruzamento e análise de informações de várias fontes de dados, como por exemplo, a consolidação de informações do sistema de gestão financeira com o sistema de gestão de matrículas. Muitas vezes o cruzamento destas informações é feito manualmente, sem qualquer tipo de técnica e ferramenta adequadas para este tipo de trabalho, ocasionando lentidão e erros manuais. rança no cruzamento dos dados, além de disponibilizá-los automaticamente, centralizados em um único lugar, sem a necessidade de qualquer tipo de trabalho manual. A mágica do BI: olhando para as métricas certas Ter uma estratégia de BI bem definida é essencial para quem busca tomar decisões assertivas no dia a dia. Nesta estratégia, o ideal é que apenas os indicadores de gestão essenciais estejam disponíveis aos tomadores de decisão, afinal, como dissemos anteriormente, de nada adianta ter milhares de indicadores de gestão que não te levam a lugar nenhum. Como o BI pode solucionar problemas de análise É muito comum instituições de ensino que possuem enormes volumes de dados não ter a menor ideia do que fazer com eles. Além disto, a manipulação e análise de informações feitas em planilhas de Excel é algo presente na grande maioria delas. Este tipo de análise pode causar uma série de efeitos negativos na tomada de decisão. Pelo fato de o processo ser feito manualmente, ele se torna lento e passível de falhas durante a manipulação dos dados. As soluções de BI utilizam técnicas e recursos apropriados para este tipo de tarefa, garantindo maior rapidez e segu- 8

9 As soluções de BI conseguem manipular e integrar grandes volumes de dados, de forma rápida e transparente ao usuário. Além disto, por se tratar de um processo automatizado, os erros manuais que ocorrem durante a manipulação dos dados deixam de existir, uma vez que esse trabalho passa a ser realizado pelas soluções de BI. É importante ressaltar que o BI é um processo de coleta, transformação e disponibilização das informações em ferramentas gráficas para a tomada de decisões. Ou seja, antes de mais nada é preciso pensar no BI como estratégia, e não como ferramenta. A solução de BI adotada pela instituição é parte da sua estratégia e deve ser capaz de permitir a análise dos seus indicadores da forma que a sua instituição precisa. Facilitar a tomada de decisão Através de técnicas e ferramentas de BI, é possível transformar grandes volumes de dados corporativos, contidos no seu ERP, CRM e outros tipos de sistema de gestão, em inteligência, entregando indicadores de gestão assertivos e confiáveis, que facilitam a análise das principais áreas da sua instituição de ensino. Em um ambiente único e centralizado, os indicadores de gestão da sua instituição de ensino são disponibilizados aos gestores, de forma simples e rápida, contribuindo para tomadas de decisões ainda mais assertivas. Para facilitar análise dos dados e a tomada de decisões, o acesso aos indicadores pode ser feito de várias formas: Web Através de um endereço na Web, é possível disponibilizar os indicadores de gestão aos seus gestores de forma segura e rápida. Isto permite que a análise das informações seja feita a qualquer hora e lugar do mundo. Mobile A grande maioria das soluções de BI permite o acesso aos indicadores de gestão pelos dispositivos móveis. É possível também fazer com que os indicadores de gestão cheguem até os usuários, pais e alunos, sem que eles precisem sequer acessar a solução de BI. Os indicadores de gestão podem ser programados, de acordo com a periodicidade desejada, para serem enviados diretamente ao dos usuários. 9

10 Insights à primeira vista: tudo o que você precisa ao bater os olhos no dashboard 10

11 Insights à primeira vista: tudo o que você precisa ao bater os olhos no dashboard Ao construir um dashboard, escolha apenas métricas relevantes para o assunto que será analisado. Lembre-se que um dashboard deve ser objetivo e que informações demais podem acabar atrapalhando a tomada de decisão. Um exemplo prático é o dashboard de Gestão de Matrículas. Ele exibe um raio-x com as principais informações das matrículas realizadas em uma instituição de ensino. Através deste dashboard é possível ter informações resumidas e objetivas que possibilitam analisar as matrículas da sua instituição: Matrículas por Curso Permite analisar a quantidade de matrículas por curso. Matrículas por Sexo Exibe a quantidade de matrículas por sexo. Matrículas por Unidade Exibe a quantidade de matrículas de cada unidade da instituição de ensino. Matrículas por Tipo Exibe a quantidade de novas matrículas e rematrículas. Matrículas por Faixa Etária Exibe a quantidade de matrículas para cada faixa etária. 11

12 Insights a todo momento Além de exibir informações estratégicas, os indicadores de gestão adotados pela sua instituição de ensino devem fornecer insights com base no assunto em questão. Desta forma, a compreensão das informações presentes nos indicadores contribuirá para uma tomada de decisão ainda mais assertiva. Tomada de decisões assertivas e tudo sob controle As soluções de BI fornecem informações assertivas que permitem os gestores identificar gargalos e antecipar eventuais problemas que possam impactar a eficiência da instituição de ensino. Identificar problemas mais facilmente As soluções de BI fornecem análises em tempo real que ajudam a identificar e antecipar problemas na operação da instituição de ensino. Esqueça as análises em planilhas do Excel. Com a solução de BI adequada, as análises passam a ser realizadas baseada em informações confiáveis, no tempo e formato adequado. Áreas para corte de gastos Você sabe quando e onde é possível cortar custos? Vale a pena paralisar algum projeto agora ou mais tarde? Quais são os impactos em um possível corte na folha de pagamento? Como está o seu fluxo de caixa? Não seria o momento de fazer mais contratações? As soluções de BI fornecem o suporte necessário a estas análises. Através de relatórios operacionais e gerenciais, indicadores de gestão e desempenho, gráficos e outros tipos de análise, você consegue obter informações precisas sobre o seu negócio e tomar decisões assertivas, com a rapidez necessária e no tempo certo, com o objetivo de maximizar a eficiência da sua instituição de ensino. Melhorar produtividade geral da instituição Compartilhar os indicadores de gestão com toda a sua equipe é uma excelente forma de alinhar o esforço individual para que os objetivos sejam alcançados. O compartilhamento de indicadores pode ser feito através do envio de ou até mesmo através de monitores instalados em locais estratégicos que os exibe em tempo real. Conquistar o esforço e engajamento de sua equipe em função de um ou mais objetivos que não estão claros ou sequer são compartilhados, é uma missão quase impossível. 12

13 Conclusão

14 Conclusão Em um mercado cada vez mais competitivo, ter em mãos informações estratégicas, de forma fácil, rápida e assertiva, é fundamental para melhorar a eficiência da sua instituição de ensino e fazer com que você crie diferenciais sobre os seus concorrentes. As soluções de BI podem ajudar as instituições de ensino a realizarem análises corretas com extrema rapidez, melhorando a sua eficiência, produtividade e permitindo que eventuais problemas nos seus processos sejam corrigidos a tempo. Não basta apenas ter uma solução de BI. É preciso ter uma estratégia de BI bem definida, com indicadores certos, que permitem o acompanhamento dos seus objetivos. Os relatórios e análises podem ser compartilhados com toda a instituição de ensino, através de várias formas, exibindo apenas os dados relevantes para cada usuário. 14

15 A Bi9 é uma empresa de tecnologia que oferece soluções para projetos de Business Intelligence (BI), com foco nos sistemas TOTVS. Desenvolvemos relatórios operacionais e gerenciais, indicadores de gestão e desempenho que melhoram a gestão e o controle da sua empresa. Nossas soluções são tão simples de usar, que podem ser utilizadas por diretores, gestores, coordenadores e analistas. Elas permitem o compartilhamento de indicadores e metas para toda a sua empresa, além de aumentar o envolvimento dos seus colaboradores e disponibilizar seus relatórios e indicadores na web. Veja nossas soluções 15