Anderson Corrêa Carraro 1, Fernando Alves Rodrigues 2, Silvio Francisco dos Santos 3

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1 DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA INFORMATIZADO PARA O CONTROLE DE PROCESSOS DA QUALIDADE NA DIRETORIA DE METROLOGIA CIENTÍFICA E INDUSTRIAL DIMCI/INMETRO. Anderson Corrêa Carraro 1, Fernando Alves Rodrigues 2, Silvio Francisco dos Santos 3 1 Inmetro, Duque de Caxias, Brasil, 2 Inmetro, Duque de Caxias, Brasil, 3 Inmetro, Duque de Caxias, Brasil, Resumo: Este artigo apresenta os resultados do desenvolvimento e implantação de um sistema informatizado para o controle de processos referentes ao sistema de gestão da qualidade da Diretoria de Metrologia Científica e Industrial (Dimci). O sistema é uma evolução do controle e acompanhamento de ações relativas à gestão da qualidade da Dimci e funcionará de forma online e integrada. O sistema contará com módulos para consulta, registro, alteração e emissão de relatórios necessários à implementação eficaz do sistema de gestão da qualidade. Os dados a serem processados pelo sistema provêm de várias fontes tais como: resultados de auditorias internas e avaliações externas, resultados de análises críticas, registros de reclamações, registros de não-conformidades eventuais e ações de reuniões da qualidade. As saídas do sistema, ou seja, informações e relatórios permitirão introduzir melhorias nos processos de análise e decisão, além de permitir maior agilidade nas atividades relacionadas à manutenção do sistema de gestão da qualidade da Dimci. O sistema faz parte de uma classe de softwares denominados LIMS (Laboratory Information/Integration and Management System), cuja principal característica é integrar os diversos elementos associados à implementação da gestão da qualidade em laboratórios e foi construído de forma modular e estruturada para permitir a inserção de novas características. Palavras chave: qualidade, sistema de gestão, programação web, controle de processos, sistema informatizado. 1. NECESSIDADES IDENTIFICADAS De acordo com a ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 [1], o crescimento do uso de sistemas de gestão tem aumentado a necessidade de assegurar que laboratórios possam operar em conformidade com a Norma ABNT NBR ISO 9001, bem como a Norma ABNT NBR ISO/IEC Para atender a essa demanda, faz-se necessária a criação de ferramentas que aprimorem, facilitem e aperfeiçoem esses sistemas de gestão, considerando as necessidades de integração dos seus vários elementos de gestão e técnicos. Nesse contexto, as ferramentas genericamente denominadas LIMS, desempenham um importante papel, pois, além de integrar as diversas fontes de informação, facilitam o processo de tomada de decisão no ambiente de gestão da qualidade de laboratórios. Nos últimos anos, a Dimci tem experimentado um rápido crescimento com um grande aumento das suas atividades não somente em volume, mas, principalmente em tipo. Para enfrentar os desafios associados a esse crescimento faz-se necessário adotar abordagens diferentes das utilizadas no passado recente. Dessa forma, tornou-se necessária a adaptação de procedimentos, implementação de novos métodos, e o desenvolvimento de sistemas para aprimorar o controle dos processos da qualidade. Esse é o caso do sistema ora apresentado, que é considerado estratégico e de extrema importância para o desenvolvimento das atividades, visto que os processos influenciam diretamente nos resultados fornecidos e podem, se não realizados de maneira correta, gerar resultados inconsistentes, além de insatisfações dos clientes quanto aos serviços prestados. É importante mencionar que o sistema de gestão da qualidade da Dimci, bem como as atividades técnicas nele envolvidas detém o reconhecimento internacional formal da qualidade e equivalência dos seus resultados em relação aos diversos Institutos Nacionais de Metrologia do Mundo. Essa condição demanda aperfeiçoamento e evolução contínuos por meio de ferramentas como a que ora se apresenta. Para o desenvolvimento do sistema foram analisados os requisitos de projeto necessários para a informatização de processos para que estes pudessem ser disponibilizados na Intranet do Inmetro. Fatores como usabilidade, funcionalidade, escalabilidade e integração com sistemas existentes foram considerados no desenvolvimento do aplicativo, que é capaz de oferecer as funções necessárias à implementação eficaz dos processos da Dimci. 2. METODOLOGIA E CRIAÇÃO O sistema segue todas as diretrizes de criação aplicáveis ao planejamento e desenvolvimento de sistemas web e faz uso, entre outros aspectos e funcionalidades, de linguagens e

2 protocolos disponíveis no mercado que permitem a integração e estruturação de sistemas deste tipo. Na fase de desenvolvimento foram utilizados aplicativos que auxiliaram na definição do layout do sistema adequado as necessidades da Dimci, sua integração com o conteúdo a ser processado, além da necessária facilidade de uso. Nas seções a seguir serão apresentadas as etapas deste processo Layout do sistema O primeiro passo para o desenvolvimento do sistema foi o planejamento do mesmo por meio da abordagem de casos de uso, isto é, da descrição das possíveis funcionalidades e interações do sistema e da análise das necessidades dos usuários, obtidas por meio de contatos mantidos com os diversos atores envolvidos no processo. Em seguida foram elaborados layouts das páginas em forma de imagens, o que tornou possível estabelecer uma melhor organização do processo de desenvolvimento e esquematização das funções do sistema, assim como proceder ao levantamento das melhores ferramentas que seriam necessárias para a confecção do mesmo. Somente após essa etapa é que o sistema passou a ser efetivamente desenvolvido e a fazer uso das diversas linguagens e protocolos que viabilizassem a sua interpretação pelos navegadores de Internet. Todo o layout segue um mesmo padrão em todas as páginas sendo constituído de um cabeçalho, um menu horizontal, um menu vertical no lado esquerdo, links para as ferramentas do sistema, um espaço para a disposição do conteúdo, tais como registros de ações e emissão de relatórios, e um rodapé (Figura 1) Interação com o banco de dados Para a parte funcional do sistema foram utilizadas linguagens que permitem interações com o banco de dados, como autenticação de usuários, controle de sessões, e outras funções. O banco de dados utilizado possui três tabelas principais, sendo: a primeira, utilizada para os registros não conformidades (cada uma com um número sequencial); a segunda, para a autenticação de usuário (login e senha); e a terceira, para os registros de ações e resoluções de reuniões. Com isso, a interação do usuário com o sistema acontece da seguinte forma [2]: o usuário visualiza o sistema por meio de um navegador de Internet (que interpreta as linguagens client-side adotadas, isto é, as linguagens de marcação, estilo e de script). A partir daí, o usuário faz uma requisição ao sistema (uma consulta a uma ação registrada anteriormente, por exemplo) e essa é processada no servidor no qual o sistema está hospedado. O servidor, por sua vez, faz a consulta ao banco de dados, seguindo as diretrizes estabelecidas pelas linguagens server-side do sistema, retornando o conteúdo (resposta ao usuário) com a forma determinada pelas linguagens de estilos e marcação (Figura 2). Internet Servidor de Banco de dados Usuário Servidor Web Fig. 2. Processo de interação com o banco de dados Fig. 1. Layout padrão do sistema Para seguir um mesmo padrão de apresentação, toda a formatação das páginas é contida em arquivos que utilizam linguagem de estilos, fazendo com que a linguagem de marcação fosse utilizada somente para a marcação e estruturação das páginas. Essa abordagem segue os padrões utilizados no desenvolvimento de sistemas web modernos e permite a separação entre a apresentação e o conteúdo. Essa distinção é importante, pois torna o código limpo, semanticamente correto e eficiente. Aliado às duas linguagens mencionadas (marcação e estilos) também foi utilizada uma linguagem de script para tornar as páginas do sistema dinâmicas e funcionais. 3. MÓDULOS DO SISTEMA 3.1 Introdução O sistema é composto de módulos que agrupam funções de acesso, entrada de dados, emissão de relatórios, entre outras. O acesso inicial ao sistema é feito pelo Módulo de Autenticação, sendo que existem outros módulos que estão incluídos em dois blocos principais: Controle de NCs (relacionado às não-conformidades) e Reuniões ( relacionado às ações resultantes de reuniões) Em cada bloco existem módulos para registro, consulta, alteração, e emissão de relatórios em tela ou impresso. O bloco de Controle de NCs contém o módulo de Notificação de Pendências, e o bloco Reuniões contém o módulo Atas de Reuniões.

3 Nos próximos tópicos serão apresentados os blocos Controle de NCs e Reuniões, o Módulo de Autenticação, bem como serão mostradas descrições e imagens dos módulos de consulta, registro, alteração e emissão de relatórios do bloco Controle de NCs. Embora os módulos dos dois blocos apresentem semelhanças, esse último foi escolhido por possuir maior número de campos e diferentes funcionalidades Descrição dos Blocos Bloco Controle de NCs Este bloco trata das funções relacionadas às nãoconformidades (NCs) e é o primeiro que o usuário tem acesso após a autenticação (vide item 3.3.1). Nele o usuário possui acesso aos módulos Ajuda, Fale Conosco e a um botão para saída do sistema. Nesse bloco, o usuário encontra ainda o módulo de Notificação de Pendências, espaço são encontradas as pendências referentes à unidade correspondente ao usuário que efetuou o login. As notificações envolvem não conformidades que estão com o prazo próximo a expirar ou já expirado, mostrando a natureza da NC (não conformidade, não conformidade potencial, entre outras), o número, sua origem (auditoria, reclamação e outras) e o prazo. O módulo de Notificação de Pendências representa uma das mais importantes características do sistema, pois permite ao pessoal envolvido o controle efetivo e dinâmico das ações, além de permitir a otimização da solução dos problemas associados à gestão dos prazos estabelecidos para as ações relativas às não-conformidades. O módulo Ajuda oferece informações documentadas que facilitam a operação do mesmo pelos seus usuários e o módulo Fale Conosco estabelece um canal de comunicação direto entre os usuários e os desenvolvedores do sistema, de forma a garantir que o mesmo seja constantemente otimizado e atualizado. A Figura 3 apresenta a primeira página do bloco, conforme descrito Bloco Reuniões Este é o bloco do sistema por meio do qual é possível controlar as ações oriundas das diversas reuniões da qualidade e, assim como o Controle de NCs,possui módulos de registro, consulta, alteração e relatórios (Figura 4). Além disso, esse bloco possui o módulo Atas de Reuniões, onde os usuários têm acesso às atas, podendo essas serem facilmente encontradas por meio de um sistema de consulta contido no módulo. O link para acesso ao bloco Reuniões encontra-se na primeira página após a autenticação, em um botão de acesso (link) com o mesmo nome. Fig. 4. Página inicial do bloco Reuniões da Dimci 3.3. Descrição dos módulos Módulo de Autenticação Ao acessar o sistema, o usuário encontra na página inicial uma apresentação, links para outros sistemas disponíveis na Intranet, links para os itens Solicitação de Login, Fale Conosco e Ajuda, assim como um formulário eletrônico para ingresso no sistema por meio do Módulo de Autenticação, cuja finalidade é liberar o acesso de usuários habilitados às diversas partes restritas do sistema (Figura 5). Fig. 3. Página inicial do bloco Controle de NCs Fig. 5. Página inicial do sistema

4 Módulo de Registro No Módulo de Registro, o usuário tem acesso a um formulário (Figura 6) cuja finalidade é obter os dados de entrada do sistema, por exemplo, ações de reuniões e NCs, que podem ser originadas de auditorias internas e externas, reclamações, reuniões, entre outras fontes. O formulário é composto de vários campos com um sistema de acesso rápido, onde são apresentadas opções para que o usuário faça escolhas predefinidas ao invés de digitar, o que facilita o trabalho e torna o processo dinâmico. Após a confirmação do registro pelo usuário, o sistema, automaticamente, apresenta uma caixa de mensagens que mostra o número da NC registrada (somente no módulo de registro do bloco Controle de NCs), com uma confirmação de sucesso na inserção no banco de dados, além de uma versão do formulário para impressão, prevendo os casos em que os usuários necessitem manter registros em meio físico. No caso ora apresentado, a Dimci é a unidade principal, enquanto que as demais a ela ligadas são denominadas unidades operacionais. Fig. 6. Módulo de Registro (visão da parte superior do formulário) Módulo de Consulta O Módulo de Consulta oferece ao usuário a possibilidade de acessar os registros contidos no banco de dados, sendo que este módulo disponibiliza três formas diferentes de consulta: uma, quando o número sequencial do registro é conhecido, e outras duas, quando o usuário não dispõe do mesmo (Figura 7). No primeiro caso, a consulta é direta e feita por meio da digitação do número sequencial do registro. Nos outros dois casos, os usuários podem inserir dados como o ano, unidade (laboratórios, divisões, serviços, etc), origem (disponível apenas na segunda forma de consulta) e status (disponível na terceira forma de consulta) das NCs no qual serão apresentados links para os registros com as informações que estão contidas no banco de dados 1. Nas duas últimas formas de consulta, o usuário pode ainda selecionar uma unidade principal, para que obtenha resultados com todos os registros de NCs referentes às unidades a ela ligadas, conforme a estrutura organizacional. 1 O módulo de consulta, assim como os módulos de registro, alteração e emissão de relatórios também está disponível para o bloco Reuniões, conforme informado na introdução (3.1) desta seção Módulo de Alteração Fig. 7. Módulo de Consulta O Módulo de Alteração oferece aos usuários a possibilidade de alterar os dados de um registro alocado no banco de dados (exceto o número do registro), como, por exemplo, a mudança do status de uma NC, a correção de uma data ou outro dado escrito equivocadamente. Para alterar algum registro é apresentado ao usuário um módulo de consulta simples (pelo número) para que o mesmo obtenha um conjunto de informações a serem modificadas (Figura 8). Com essas informações, o usuário pode fazer as alterações necessárias e enviar suas modificações ao banco de dados. Como no módulo de registro, após a alteração, o sistema apresenta uma mensagem de sucesso da operação e o número do registro, além de uma versão do formulário para impressão. Fig. 8. Módulo de Alteração

5 Módulo de Emissão de Relatórios Neste módulo, o sistema apresenta aos usuários uma visão geral do estágio dos processos com relação à resolução das NCs das unidades, por meio de relatórios. Para isso, são disponibilizadas duas formas de busca: pelo ano, origem e unidade (escolhendo uma única unidade, que pode ser, por exemplo, uma Divisão, onde aparecerá o resultado de todos os laboratórios da Divisão) ou, pelos mesmos critérios da primeira forma, só que podendo ser escolhidas várias unidades para compor o relatório (Figura 9). Uma das facilidades contidas nos relatórios e que o número das NCs não eliminadas podem ser vistos através de pop ups (janelas), por meio de links presentes no relatório. Após a confecção dos relatórios, é disponibilizada aos usuários a possibilidade de impressão dos mesmos. AGRADECIMENTOS Os autores reconhecem a contribuição da Faperj por meio do apoio ao projeto desenvolvido pelo bolsista e autor principal desse artigo. Também de suma importância tem sido o suporte da Direção da Dimci, por meio do seu Diretor, Prof. Humberto Brandi, que forneceu os meios necessários para o desenvolvimento do mesmo nas instalações da Dimci, em particular na sua Coordenação da Qualidade (Cqual/Dimci). Não menos importante foram as contribuições dos Coordenadores da Qualidade das Unidades da Dimci que apresentaram valiosas sugestões para o aperfeiçoamento constante do sistema e o estabelecimento dos requisitos necessários para o seu desenvolvimento. REFERÊNCIAS [1] Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT. Requisitos Gerais para a competência de laboratórios de ensaio e calibração: NBR ISO/IEC 17025:2005. Rio de Janeiro: [2] BATTISTI, Júlio. Criando sites dinâmicos com ASP 3.0. Axcel Books do Brasil Editora Ltda, Fig. 9. Módulo de Emissão de Relatórios 4. CONCLUSÕES E TRABALHOS FUTUROS O sistema apresentado tem como principal objetivo a introdução de melhorias e o aperfeiçoamento das práticas e procedimentos adotados, principalmente no que diz respeito ao controle das não-conformidades e ações da qualidade originadas das diversas fontes internas e externas. A sua implantação permite estabelecer um controle efetivo e dinâmico das ações relacionadas à gestão da qualidade, facilitando o trabalho de coordenação dos esforços para a manutenção do sistema, cada vez maior e mais complexo. Aliado a isso, outra importante característica do sistema diz respeito à sua capacidade de introduzir maior robustez, uniformidade e integração ao sistema de gestão da qualidade da Dimci. O sistema foi desenvolvido de maneira que ao longo do tempo possa adquirir novos módulos e funções, podendo no futuro, serem inseridos elementos, como, por exemplo, questões relacionadas à garantia da qualidade, qualificação de pessoal e monitoramento de indicadores da qualidade, de forma que, cada vez mais, incorpore as funções características dos sistemas LIMS.

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