Gestão por Processos e PDCA. Ivana Mara Rodrigues da Silva

Transcrição

1 Gestão por Processos e PDCA Ivana Mara Rodrigues da ilva

2 2 GETÃO DE PROCEO X GETÃO POR PROCEO.

3 Conceito Processo Requisitos Requisitos Fornecedores PROCEO Clientes Feedback Feedback Fonte: FQ

4 Conceito Gestão por Processo Vertical Funcional Funcional com processos em segundo plano Processual com Funcional em segundo plano Processos Horizontais Gestão Funcional Tradicional Estrutura orientada por Processos Fonte: FQ

5 Conceito Processo Processo organizacional: uma série atividas/objetos, transformando entradas (inputs) em saídas/produtos (outputs), forma a atribuir terminado grau (tangível) agregação valor. Um processo ve necessariamente começar e terminar em outro processo ou em um dos clientes externos. (ex: realizar comunicação organizacional) Ativida organizacional: conjunto Tarefas orientadas para um objetivo finido. (ex: organizar reunião) Tarefa organizacional: sequência passos/etapas preterminados para realizar uma Ativida. Cada um sses passos po mandar a necessida explicações talhadas, justificando a construção procedimentos documentados pertinentes. (ex: ligar participantes da reunião). Macro-Processo: Título dado ao agrupamento diversos Processos conforme certos interesses (ex. comunicações). ub-processo: Título dado ao sdobramento um processo/ciclo em fluxos menores que agregam atividas objetivos similares. Fonte:Gauss Consulting Group

6 MACROPROCEO UB-PROCEO ATIVIDADE TAREFA Fonte: FQ

7 Processos operacionais Processos gerenciais Transformam insumos em produtos Transformam informações em cisões Fonte: FQ

8 Fonte: FQ

9 Fluxograma Resolução Convencional Problemas na Empresa IM A COIA FUCIOA? ÃO ÃO MEXA IM VOCÊ MEXEU ELA? EU LOUCO ÃO ALGUÉM ABE? IM VOCÊ TÁ PERDIDO! IM VAI ETOURAR A UA MÃO? ÃO ECODA ÃO VOCÊ PODE CULPAR OUTRA PEOA? ÃO FIJA QUE ÃO VIU IM ETÃO, ÃO HÁ PROBLEMA

10 Premissas para um molo por Processos Clareza estratégica. Disciplina estratégica e foco no senvolvimento dos recursos humanos. Busca eficiência e eliminação sperdícios. Por e autonomia aos gerentes e funcionários. Preocupação com a inovação e melhoria contínua. Fonte: FQ

11 11 Mapeamento do Perfil Processos Entrada/ Insumos aídas/produtos Clientes-Alvo Força Trabalho

12 Por que aperfeiçoar e gerenciar processos? Os processos geram os produtos e serviços uma organização. Os processos são os meios pelos quais suprimos as necessidas dos clientes e atingimos as metas da organização. A performance dos indivíduos só po ser tão boa quanto os processos permitem. Fonte: FQ

13 13 MAPEAMETO DE PROCEO Descrição gráfica um processo, on vem ser relacionadas as atividas necessárias para a execução do serviço / produto sejado; Para o mapeamento do processo é importante intificar previamente os requisitos sse processo (Fatores indispensáveis para a finição do bom funcionamento dos processos); O mapeamento evincia a sequência atividas, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo entradas e saídas, informações e documentos em uma organização ou unida. Isso permite intificar mais facilmente oportunidas para a racionalização e aperfeiçoamento dos processos trabalho em uma organização; Fonte: FQ

14 1. Representação Gráfica Oportunida Melhoria (OM) Chamamos OM todo e qualquer resultado da Análise dos Processos Organizacionais Plan Planejamento Action Ação Preventiva Do Execução tudy Estudo PDA - Ciclo Gestão da Oportunida da Melhoria (foco na capacida analisar as potenciais otimizações dos resultados)

15 Diagrama da Gestão Práticas Gestão Fonte: FQ

16 Práticas Gestão e Padrões Trabalho PRÁTICA PADRÕE Atividas executadas regularmente com a finalida gerir uma organização, acordo com os padrões trabalho. Regras funcionamento das práticas gestão, pondo estar na forma diretrizes organizacionais, procedimentos, rotinas trabalho, normas administrativas, fluxogramas, quantificação dos níveis que se preten atingir ou qualquer meio que permita orientar a execução das práticas.

17 Pagamento Folha Módulo Autonomos Ciclo Gestão Pessoas Ciclo Gestão Pessoas Fiscal Autônomo ota Envio Ok? ADP RH enior Analista RPA Convocação Concursado Aceita? Carta Convocação Carta Provincia Chamada e Lista Consulta? Disponibilida Concurso Contata área GERH Governança Corporativa Reuniões ota Fiscal Admissão Pessoal olicitação Gerências COCC Gestão autônomos Via da RPA Desistência Termo Obtem êxito? Comprovante AR ORACLE - RI 5 dias) (em Documentos Exame Médico e Provincia Concurso Público para olicitação Inapto Oficial Carta Concursado Desiste? alários Cargos e Plano CAD ADP Ciclo Gestão Pessoas Florianópolis) Urbano Transp. (istema ETUF Gestão Benefícios Executiva Diretoria Pagamento Comprovante Office-boy Empregados etc Vale Transporte Vale Alimentação / Refeição Odontológica Assistência Médica Assistência CAD indicato CPF Lista Chamada GERH - Apto? Médico Exame Anual) (Ciclo Orçamento orçamento do divulgação e aprovação Consolidação, (Convênio) IEL / CIEE DRT e CPF ao junto Aprova (CIEE / IEL) Fornecedor Ciclo Gestão Pessoas A Integração Colaborador Cadastra ADP Cartão Visita para Dados para crachá Foto canea (CPF) Financeira Política Conselho (DRT) Trabalho do Regional Delegacia todas as áreas para padronização Com CGÀ para encaminha Estagiário e o Contrata Gera documentos GEFI Gráfica Crachás Fornecedor? Aprovado CIEE / IEL Gestão estagiários Equipamentos e Cartões Visita Crachá Funcional Direção) Decisório da Alta Processo (Ciclo Governamentais Contatos Estagiário ecessida Expressão Integração Evento Funcional Prontuário Confincialida Termo? Aprova ADP Intranet Oracle (CPF) Financeira Política Conselho Pessoas) Gestão (Ciclo Ponto Controle Gestão Resolução CICLO DE GETÃO DE PEOA Fluxograma REV. 00 Executiva Diretoria sessão aceite Carta egativa Resposta A concurso público para Autorização Compila os Dados Ciclo Gestão Pessoas Gestão cessões empregados aos acionistas GERH Débito Fiscal ota Acionista Admissão Processo GERH Contrato Mitsui? Aceita? DP Gaspetro Mitsui Básico Cadastramento COI liberação solicitação upervisor sessão solicitação Carta GERH Planilha Rateio Controle Km Ciclo Gestão Pessoas Controle Banco Horas Mensalmente essão Mão--Obra Contrato Particular Instrumento Empregado Oracle Lista Homologada Realizado Concurso Monitorador Anual) (Ciclo do Orçamento Orçamento do divulgação e aprovação Consolidação, Orçamento Anual? Aprova Presidência com viagens spesas Projeta Orçamentária Base Ciclo Gestão Pessoas Gestão Viagens e Prestação Contas ADPE RH Analista Colaboradores Ciclo Gestão Pessoas Gestão Controle Ponto ADP? OK Recolhimentos Guias Holleriths? Extras Horas ADP Banco RH Analista ADP Área da Gerente Aprova? Empregado erviço Extra Autorização - AE Colaborador Oracle? Hospedagem Aérea? Passagem Ajusta o Ponto RH Analista? Autoriza Área da Gerente Ponto Atrasado Justificativa OK? GEFI Hospedagem Reserva Passagem Aérea Reserva Adiantamento Provincia Empregado Pessoas) Gestão (Ciclo Treinamentos Gestão Realiza viagem ORACLE - GL Contabilização COCC Envio Arquivo emanalmente GERH Pagamento Folha Lançamento GEOPE Administrativo Assist. Ponto Ok? Eletrônica Ponto Folha Administrativo Assistente ( Vistada) Ponto Folha Ponto Ok? Administrativo Assist. Manual Ponto Folha Pessoas) Gestáo (ciclo Admissão Pessoas) (Ciclo Gestão Treinamentos Relatório Ok? Ciclo Gestão Pessoas Ciclo Gestão Pessoas úmero AC COUP Orçamento? Oracle treinamento olicita Empregado missional entrevista relatório espontaneamente Preenche Colaborador missional Entrevista sistema funcionário no sligamento olicita ADP Contratual Rescisão Gestão Treinamentos Demissão? Hospedagem viagem? Adiant Aérea? Passagem AC gerência qualquer ecessida Adiantamento Provincia COFI GEFI? Aprova Área da Gerente Hospedagem Reserva R$ 200,00? a = ou Maior? Aprova missional exame Marca Passagem Aérea Reserva uprimentos Aquisição e Contratação, Ciclo Ok? Empregado Curso do preço Verifica Empregado Demissão Gerência qualquer Admissão FLUXO DE UBPROCEO re a acesso sativar sligamento para data Informa Colaborador Área da Diretoria própria CGÁ na Homologa Participa do Curso meses? Demissional Exame Certificado do Cópia Curso Avaliação do Relatório assinada Requisição Área da Gerente Requisição Oracle no Oracle Empregado Libera COI 5 vias indicato no Homologação Empregados nos acessos baixa Provincia R$? Retorno contas prestação da fechamento Executa Funcional Prontuário Fim Pagamento Recibo indicato Colaborador Monitorador Gestão por Competências ecretaria Geral ecretaria AJUR ADPE ACOM Treinamento Anual Cronograma treinamentos ecessida ADPE Anual Orçamento do Ciclo (Ciclo Financeiro) Receber a Contas GEFI encaminha para e dinheiro Recebe curso do promocional Material requisição promocional a material Anexa Contas Viagem e Prest Relatório R$ 200,00? Menor que viagem Adiantamento olicitação Compra e erviço) (Autorização AC nº olicita e programa curso inscrição realiza - Empresa Contata Automaticamente Gerente da Área Base GEOPE Empregados Administrativo Assist. diariamente horários os Anotam e GEOPE Empregados Humanos Recursos GERH Pagamento) (Folha Fornecedor Dados OK? Arquivo do Conferência (ADP) magnético arquivo Gera (Assinada) Ponto Atrasado Justificativa Folha Pgto. da consistência Verifica pe justificativa e colaborador Contata no mês? horas 10 + Autoriza? Área da Diretoria (Assinada) erviço Extra Autorização - AE Atrasos? colaborador individual por tela Verifica RH Analista Autoriza? para conferência Relatório FOPAG Verificação Autoriza (FOPAG) Pagamento Folha Roda Demissões) e (Admissões CAGED Fiscal) Contábil/ (Ciclo Tributos cadastro básico no informações as Complementa Público) (Concurso Fornecedor Circulação e D.O. Gran Jornal em Publicação uprimentos) Aquisição e Contratação, (Ciclo Edital - Fornecedor (Diárias) (FOPAG) Funcionário - como: Cadastrado nos istemas Cadastramentos Provincia Estadual Governo e preenchimento vagas Concurso realização Para telefônico ramal uso para enha comissionado do concursado / assinatura Colhe Dir. Executiva GERH e da da assinatura Colhe (Entrada / aída) diariamente ponto Registra senha para ramal e equipamentos olicitação anual orçamento Ciclo Estagiário olicitação Área da Gerente Desempenho Avaliação Programa - Apto? Exame Médico profissional outro com exame Provincia + Gerência RH Área da Gerência com Entrevista (Protocolada) Inapto Oficial Carta enquadramento negocia e solicitante Direção) Decisório da Alta Processo do (Ciclo serviço Executa prestação Autônomo erviço Prestador Pagamento e RPA Gera Folha mês do serviços prestações as Inclui relação aprovados no pessoal ou na quadro no disponibilida Verifica COMPETÊCIA MÍIMA (POR CARGO/FUÇÃO) (Homologada) Contratual Rescisão - vias 3 (Homologada) Contratual Rescisão - via 1 (Homologada) Contratual Rescisão - via 1 Financeiro) Pagar (Ciclo a Contas (Homologada) Contratual Rescisão indicato no Homologação Marca Gestão Benefícios Prestação Contas Gestão Viagens e Gestão Treinamentos Ponto Gestão Controle acionistas dos empregados cessões Gestão estagiários Gestão autônomos Gestão terceirizados - Horas Banco Controle (Assinada) Contratual Rescisão sligamento data informando Menos meses mais há registrado se Verifica missão pedido no constar Deve? Aviso Prévio sligamento para o data Marca Anual Orçamento Ciclo missional entrevista Relatório (Desligamento) Demissão Pedido empregado Qualquer Viagens Relatórios GEOPE da Empregado GEOPE Administrativo Assistente Gestão Administrativo Assistente Vistados) ( Viagens Relatórios Fiscal) Contábil / (Ciclo Contabilização Financeiro) (Ciclo Pagar a Contas Viagens Relatórios Resumo Planilha viagem 1 via adiantamento olicitação Área Gerência da viagem (2 vias) adiantamento olicitação viagem assinada adiantamento olicitação Transportes Hospedagens Diárias ecretaria Geral ecretaria AJUR ADPE ACOM Viagens para Orçamentário Plano Aprova? Executiva Diretoria Orçamento Anual) (Ciclo do orçamento do inicial Preparação ativida Trabalhas por Horas Planilha em Assembléia com limite finido acordo Rateio (Ciclo Obras) Externa Obra Realização Centros Custos finição dos a F na Especifica especificações) Débito (com Fiscal ota Fiscal) Contábil/ (Ciclo Contabilização da Base Coornador Contratado Pessoal Controle Banco Relatórios Ok? Técnica Operações Geope ativida por Trabalhas Horas Planilha erviços Diários Registros RD Intranet ADP istema Oracle no Estagiário Cadastra COI (Vistado) avaliação Formulário Estagiário (Preenchido) avaliação Formulário COI estagiário avaliação Formulário Aprova? candidato Entrevista Área Gerência da candidato eleciona IEL) / (CIEE Fornecedor requisitos com no istema Fiscais otas Lançar RPA (via AR) comprovante e Envia Autônomo erviço Prestador cartões nos créditos Provincia Fornecedora Contratação da Benefício do Aprovação Financeiro) Pagar (Ciclo a Contas pagamento comprovante com RPA da Via Financeiro) (Ciclo Pagar a Contas Recolhimento Guias Pagamento Office-boy Cheque para Financeiro) (Ciclo Pagar a Contas Benefícios Gera os benefícios ADP cadastro Consulta / Cadastra RH Analista 1 - FORMAÇÃO ACADÊMICA Diplomas e / ou comprovantes afiliação aos Conselhos Profissão 2 - TREIAMETO / CURO Capacitação formal, normalmente muito específica a cada organização Com base em 100% dos PROCEO já mapeados e otimizados 3 EXPERIÊCIA ão é mais simplesmente TEMPO, mas um terminado conhecimento comprovado 4 HABILIDADE Performance e Desempenho 4.1 COMPORTAMETO ão feitas as especificações competência mínima

18 Organização da Força Trabalho Resposta rápida Aprendizado organizacional Autonomia Cooperação Comunicação eficaz Equipes Fonte: FQ

19 Característica uma Boa Prática Gestão Fonte: FQ

20 20 ETRATÉGICO GERECIAL Indicadores Controle Indicadores que controlam a execução do processo

21 BECHMARKIG Benchmarking Processo Método para comparar o sempenho algum processo, prática gestão ou produto da organização com o um processo, prática ou produto similar, que esteja sendo executado maneira mais eficaz e eficiente, na própria ou em outra organização, entenr as razões do sempenho superior, adaptar à realida da organização e implementar melhorias significativas. Fonte: FQ

22 Ciclo PDCL APREDER E MELHORAR A P L P C D C D Fonte: FQ

23 ível qualida processo Atendimento aos requisitos por meio práticas inéditas ou incomuns à área em que é aplicada ou ramo ativida da organização. Inovador Estágio avançado atendimento aos requisitos por meio práticas exemplares. Refinado Pró-Ativo Aquado Atendimento básico aos requisitos ão-aquado ão atendimento aos requisitos A C P D APREDER E MELHORAR L C P D Fonte: FQ 23

24 24 Ciclos Aprendizado Organizacional L P C D L P C D L P C D Tempo Fonte: FQ

25 25 OBRIGADO! TEL: