Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria. 1ª Versão

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1 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria 1ª Versão 1

2 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria PROCESSO DE CONTAS A PAGAR 1ª Versão 2

3 ÍNDICE 1 - INTRODUÇÃO 2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES 3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO 4 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO RECOMENDAÇÕES GERAIS DO PROCESSO 5 - SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO 6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL 1ª Versão 3

4 1 INTRODUÇÃO O processo de Contas a Pagar tem como função gerir recursos e honrar as obrigações financeiras. Este processo tem início na atividade receber documento de autorização de pagamento acompanhado do documento fiscal pertinente classificado e término na atividade encaminhar movimento diário para a contabilidade. Os indicadores propostos para sua medição são: índice de pagamentos realizados no prazo, índice de não conformidade de processo de pagamento, percentual de multas e juros pagos, prazo médio de pagamento, quantidade de pagamentos por entidade. As saídas deste processo têm como destinos: os processos de gestão do fluxo de caixa e gestão contábil, os fornecedores, empregados, parceiros e Entidades do Sistema Indústria. 1ª Versão 4

5 2 VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES Recebimento de material e/ou serviço Documentos fiscais Gestão do cadastro de fornecedores Arquivos de processamento de pagamentos (CNAB) Fornecedores Gestão da Arrecadação Gestão de Convênios Gestão da Folha de Pagamento Mapa de distribuição da arrecadação Devolução de saldo e repasse para convenentes e executores Folha de pagamento gerada e autorizada e apuração de encargos da folha Classificação / Escrituração fiscal e contábil Cadastro de fornecedores atualizados Documento de autorização de pagamento acompanhado do documento fiscal pertinente classificado Contas a pagar Resgates realizados Arquivos de retorno e processamento de pagamento Arrecadação distribuída / devolvida Repasses regulamentares para as entidades e empréstimos liquidados Movimento diário de caixa Pagamentos liquidados Colaboradores Entidades do Sistema Indústria Gestão Contábil Gestão de Viagens Gestor 1ª Versão Despesas de viagens Repasses regulamentares para as entidades, reembolsos, apoios financeiros, patrocínios e empréstimos Solicitação de Fundo fixo Gestão do Fundo Fixo de Caixa Requisição de adiantamento Empregados Informações gerenciais Dirigentes Necessidades de resgate Movimentação diária de saídas de recursos e disponibilidades Gestão do fluxo de caixa e aplicações financeiras 5

6 3 DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO ORIGEM ENTRADA FUNÇÃO: Gerir recursos e honrar as obrigações financeiras. SAÍDA DESTINO Documento de autorização de pagamento acompanhado do documento fiscal pertinente classificado Folha de pagamento gerada e autorizada e apuração de encargos da folha PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS Estatutos, regimento e regulamento; Regulamento de contrato/licitações; Ordens de serviço / políticas de pagamento; Plano de contas e pronunciamentos contábeis; Legislações fiscais e tributárias; Contratos de convênios Pagamentos liquidados Fornecedores, empregados, parceiros e Entidades do Sistema Indústria Classificação / Escrituração fiscal e contábil Requisição de adiantamento Mapa de distribuição da arrecadação INÍCIO Contas a Pagar FIM Movimento diário de caixa Gestão Contábil Solicitações de repasses regulamentares para as entidades, reembolsos, apoios financeiros, patrocínios e empréstimos Devolução de saldo e repasse para convenentes e executores Receber documento de autorização de pagamento acompanhado do documento fiscal pertinente classificado ÁREA RESPONSÁVEL Financeiro Encaminhar movimento diário para a contabilidade Movimentação diária de saídas de recursos e disponibilidades Informações gerenciais Gestão do fluxo de caixa e aplicações financeiras Dirigentes 1ª Versão 6

7 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO 1ª Versão 7

8 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) 1ª Versão 8

9 4.1 RECOMENDAÇÕES GERAIS DO PROCESSO Atividade: Documento de autorização de pagamento acompanhado do documento fiscal pertinente Recomendação: Integrar as contas a pagar com os sistemas de compras legados tais como: produção, viagens e projetos, bem como sensibilizar os gestores sobre a necessidade de interagir com a área financeira sobre desembolsos não previstos no planejamento anual da unidade como forma de garantir a previsão dos pagamentos com o fluxo de caixa das Entidades. Atividade: Programar pagamento Recomendação: Estabelecer cronograma de data de pagamento obedecendo calendário de obrigações a fim de mitigar possíveis exposições a riscos tributários e preservar a imagem institucional, garantindo os pagamentos conforme acordado com fornecedores e empregados. Atividade: Compor documento para pagamento Recomendação: Sistematizar a previsibilidade de pagamentos a fim de minimizar impactos na gestão de investimentos, como por exemplo: tributação de impostos com resgates não planejados (no caso de CNI, Federação e IEL) e impactos nos retornos nas aplicações financeiras (taxas) em função do volume e tempo de permanência. 1ª Versão 9

10 4.1 RECOMENDAÇÕES GERAIS DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) Atividade: Verificar se é pagamento eletrônico Recomendação: Minimizar pagamentos por meio de cheques e carta de autorização, a fim de reduzir tarifas bancárias e ter maior controle de processamento junto aos bancos e autonomia na conciliação bancária. Atividade: Fechar movimento diário de caixa Recomendação: Diariamente, realizar conciliação bancária, a fim de obter informações sobre as disponibilidades com maior tempestividade. Atividade: Emitir relatório gerencial com disponibilidade financeira Recomendação: Emitir relatório com a movimentação diária de entradas e saídas de recursos e disponibilidades financeiras para permitir a gestão do fluxo de caixa e apoiar na tomada de decisão. Recomendação para todo o processo: Pagamentos de despesas de convênios onde há movimentação pelo SICONV devem seguir o mesmo fluxo estabelecido, sendo desprezadas as atividades de programar pagamento até a atividade importar arquivo retorno, levando em consideração que a programação e autorização de pagamento se dá por meio do SICONV. 1ª Versão 10

11 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO FUNÇÃO DO PROCESSO: Gerir recursos e honrar as obrigações financeiras. COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO? INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 1 Índice de pagamentos realizados no prazo (Quantidade de pagamentos realizados no prazo/ Total de pagamentos realizados) x 100 Prazo % Maior, Melhor Mensal 2 Índice de não conformidade de processo de pagamento (Quantidade de processos não - conformes / Total de processos recebidos) x 100 Qualidade % Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 11

12 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 3 Índice de multas e juros pagos por atraso no pagamento (Valor total de multas e juros pagos por atraso / Total de pagamentos realizados) x 100 Prazo % Menor, Melhor Mensal 4 Prazo médio de pagamento ( das variações das contas Fornecedores no período / Valor das Compras no período) x 360 Prazo Dias Maior, Melhor Mensal 5 Quantidade de pagamentos por entidade da quantidade de pagamentos realizados por entidade Qualidade Qtde NA Mensal 1ª Versão 12

13 6 EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL José Mauro Telles Silva Gerente Executivo de Finanças Lucineide de Santana Sousa Aguiar Gerente de Operações Financeiras Telefone: (61) Em caso de dúvidas e sugestões: Luciana Sarkis de Oliveira Araújo Analista Financeiro Telefone: (61) ª Versão 13

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