MANUAL Módulo 08. Índice. Sobre o Módulo CADASTRO Financeiro... 4

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1 Índice Sobre o... 3 DEPTO CONTAS A RECEBER CADASTRO Financeiro Moeda Conta Caixa Conta Corrente Bancos Carteira Ações Borderô Retorno de CNAB Custódia de Cheque Bradesco TÍTULOS Títulos a Receber FINANCEIRO Lançamentos Conciliação Bancária RELATÓRIOS Relatório 02 Bancos Relatório 03 Caixa Relatório 35 Borderô Relatório 36 Contas Relatório 37 Movimentação de Contas Relatório 40 Fluxo de Caixa Relatório 42 Títulos a Pagar / Receber Resumo Relatório 43 Títulos a Pagar / Receber Relatório 57 Resumo Financeiro Relatório 130 Títulos por Clientes

2 4.11. Relatório 148 Retorno CNAB (Histórico) Relatório 153 Borderô (Histórico de Remessa) Relatório 157 Títulos a Receber (Compacto) Relatório 167 Títulos a Receber / Pagar ( Compacto ) Relatório 202 Títulos a Receber Relatório 221 Títulos a Receber Relatório 302 Financeiro com cheques Relatório 362 Resumo de cartão de crédito Relatório 370 Extrato Eletrônico de Cartões Processados Relatório 371 Extrato Eletrônico de Cartões não Processados Relatório 385 Extrato de contas Relatório 401 Fluxo de caixa Relatório 831 Baixa de Títulos

3 Sobre o Este módulo de treinamento do Millennium BM destina-se a gestores de sistemas, gerentes, assistentes financeiros e funcionários envolvidos nos processos de contas a receber e finanças da empresa. Seu objetivo é apresentar as ferramentas que o sistema disponibiliza para executar as atividades relacionadas a estes departamentos. Cadastramento de contas, lançamentos financeiros, previsões orçamentárias, conciliações bancárias, inclusões e controle de títulos a receber, cobrança eletrônica, plano de contas e suas respectivas contas, são alguns dos tópicos abordados neste módulo. O Millennium BM dispõe ao usuário relatórios que controlam e auxiliam na administração das atividades acima citadas. 3

4 DEPTO CONTAS A RECEBER 1. CADASTRO Financeiro 1.1. Moeda Incluir Moeda MANUAL Entre em FINANCEIRO, clique no sinal de adição (+) da pasta Cadastros e escolha opção Moedas. A primeira tela visualizada é a de cadastro dos valores das moedas. Porém, antes de lançar valores nas moedas é necessário cadastrá-las. Clique no link Moedas para acessar a tela de inclusão de moedas no cadastro. Clique em Inclui Moeda. Preencha o campo de Descrição com o nome da moeda. O campo Moeda Padrão informa ao sistema qual deve ser a moeda utilizada nos eventos de movimentação, na geração de títulos a pagar e receber ou qualquer outro procedimento financeiro realizado pelo sistema. Vale a pena lembrar que, por lei, não são permitidas a escrituração e a contabilização em moeda estrangeira de transações comerciais realizadas. O campo Período de Atualização, preenche o espaço entre uma cotação e outra. Por exemplo, se a cotação de uma determinada moeda for atualizada semanalmente, o sistema gera registros automaticamente para preencher o espaço entre elas: Moeda Cotação cadastrada Data Euro 2,89 01/04/2004 2,97 08/04/2004 Registro gerado Data 2,89 02/04/2004 2,89 03/04/2004 2,89 04/04/2004 2,89 05/04/2004 2,89 06/04/2004 2,89 07/04/2004 Foram cadastradas as cotações dos dias 1º. e 8 de abril, os registros dos dias 2 a 7 foram gerados para preencher o espaço, evitando o trabalho de digitação. Se dentro do período de atualização for cadastrada uma cotação, a criação de registro para completar o período será interrompida na data do cadastro da cotação. Por exemplo, se no dia 05/04/2004 fosse cadastrada uma cotação, o sistema criaria registros até o dia 4. Clique em Efetivar. 4

5 Alterar Moeda Clique em Procurar para visualizar as moedas cadastradas. Selecione o registro a ser alterado e clique em Alterar Moeda. Faça as alterações necessárias e clique em Efetivar Excluir Moeda Clique em Procurar para visualizar as moedas cadastradas. Selecione o registro a ser excluído e clique em Excluir Moeda. Faça as alterações necessárias e clique em Efetivar Procurar Moeda Clique em Procurar. O exibirá na tela todas as moedas cadastradas. Após cadastrar as moedas é necessário cadastrar seus valores de acordo com a cotação. Dê um clique no X para fechar a janela e retornar à tela de inclusão de valores da moeda. Clique em Incluir Valores de uma Moeda. No campo Moeda, selecione a moeda que receberá a cotação, informe a data e digite o valor da cotação. Clique em Efetivar Alterar Valor de uma Moeda Na tela de busca, selecione uma moeda, um período para a pesquisa e clique em Procurar. Selecione a moeda cujo valor será alterado e clique em Alterar Valor de uma Moeda. Faça as alterações necessárias e clique em Efetivar Excluir Valor de uma Moeda Na tela de busca, selecione uma moeda, um período para a pesquisa e clique em Procurar. Selecione a moeda cujo valor será excluído e clique em Excluir Valor de uma Moeda. Clique em Efetivar para confirmar a exclusão Valor Moeda Padrão Dê um clique no link e selecione a data para visualizar o valor de cotação cadastrado para ela Procurar Valor da Moeda Padrão Na tela de busca, selecione uma moeda, um período para pesquisa e clique em Procurar. O sistema exibirá todas as cotações cadastradas no período selecionado Conta Caixa Todas as movimentações de conta caixa, conta corrente, poupança e cobrança efetuadas pelo sistema serão registradas em contas. O departamento financeiro costuma utilizar esta conta, também, para registrar as sangrias e os reforços do caixa da empresa. 5

6 No momento da baixa dos títulos, a receber ou a pagar, serão definidas quais as contas que serão efetivamente movimentadas. Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adição (+) da pasta A Receber, clique no sinal de adição (+) da pasta Cadastro e escolha a opção Caixas Incluir Caixa Não será necessário preencher os campos Agência e Banco. Estes campos serão utilizados para cadastrar os bancos e as respectivas contas correntes. Preencha o campo Descrição e selecione a filial que estará utilizando este caixa específico. O campo Fechamento Diário deverá ser marcado no caso de querer forçar o usuário a encerrar o caixa do dia anterior antes de fazer novos lançamentos. Se não houver um saldo inicial para informar, deixe o campo com o valor zero que já vem preenchido automaticamente. No campo Conta Contábil informe qual é a conta respectiva do plano de contas contábil para os lançamentos contábeis que envolverem o caixa, ele será utilizado para contabilização Alterar Caixa Faça uma busca para visualizar o caixa que será alterado. Dê um duplo clique sobre ele para visualizar os campos do registro. Altere os campos que forem necessários e clique em Efetivar Excluir Caixa Faça uma busca para visualizar o caixa que será excluído, clique sobre ele para selecioná-lo e clique em Excluir. Em seguida clique em Efetivar para gravar a exclusão. Se o caixa tiver algum tipo de vínculo no sistema, sua exclusão não será permitida Procurar Caixa A busca no cadastro de caixas pode ser feita de duas formas: uma listando todos os caixas e a outra listando os movimentos de um determinado caixa. Para listar os caixas selecione a guia Lista Caixas com Filtro. Se desejar visualizar todos os caixas da empresa clique em Procurar ou para visualizar os caixas de uma filial específica, informe a filial e clique em Procurar. Para listar os movimentos de um caixa específico clique na guia Lista Movimentos de um Caixa, selecione a filial e o número da conta e clique em Procurar. 6

7 Abertura de Caixa Faça uma busca utilizando o link Procura para visualizar e selecionar o caixa a ser aberto. As informações referentes ao caixa selecionado serão exibidas na tela para confirmação. O campo Valor de Abertura deverá ser preenchido para informar se o caixa está sendo aberto com alguma quantia. Caso contrário deixe o campo preenchido com o valor zero. Para abrir o caixa, clique em Efetivar. Se o caixa não tiver sido fechado no dia anterior o sistema enviará uma mensagem pedindo para fechá-lo. Não é recomendável alterar a data e a hora de um caixa. A alteração da data e da hora irá misturar os valores registrados nas movimentações diárias realizadas no caixa e os valores apresentados no Relatório 138 (Fechamento de Caixa) não serão iguais aos valores informados no fechamento do caixa. A abertura de caixa também poderá ser feita a partir da movimentação. Na tela de movimentação, no campo conta, informe o caixa no qual serão registradas as operações do dia e clique no link Caixa (ou tecle F4) para visualizar o menu e selecionar a opção de abertura. O procedimento para abertura é o mesmo visto anteriormente com exceção do campo Altera Caixa Corrente. Um exemplo de aplicação para este campo seria a mudança de turno dos operadores de caixa. Este campo permite alterar o caixa sem necessidade de fazer o fechamento. Para fazer a alteração do caixa corrente, selecione o novo caixa e clique no link Caixa para visualizar a opção de abertura. Na tela de abertura, marque o campo Altera Caixa Corrente e clique em Efetivar. Dessa forma as operações do novo caixa serão separadas das operações do caixa anterior. O sistema poderá ser configurado para vincular o usuário ao caixa através do gerenciador de usuários. Fale com o consultor técnico responsável pela empresa para que ele configure e disponibilize este recurso. Se houver necessidade a alteração do caixa corrente também poderá ser feita na tela de cadastro de caixa Sangria / Reforço O sistema abrirá a tela de busca para que o caixa seja selecionado. Se quiser visualizar o caixa de uma filial específica, digite o código da filial e clique em Procurar. Caso contrário, clique direto em Procurar e o sistema listará todos os caixas da empresa. Selecione o caixa e clique no link Sangria. Esta tela pode ser usada tanto para sangria quanto para depósito mudando apenas o preenchimento de alguns campos. Informe o número do caixa e preencha os demais campos. 7

8 No campo Tipo da Conta escolha a opção Caixa e no campo Conta digite o número da conta que corresponde ao caixa que está sendo movimentado. Em Tipo de Credor/Devedor informe para quem a sangria ou o reforço está sendo feito. E no campo Credor/Devedor é possível especificar o nome de quem gerou o movimento. Por exemplo, uma retirada de caixa para pagar o almoço de um cliente e o nome do cliente. Preencha o campo Pagar/Receber de acordo com a movimentação realizada, ou seja, sangria/pagar, reforço/receber. O campo Plano de Contas, não é contábil, portanto irá organizar apenas os lançamentos financeiros Fechamento de Caixa Geralmente esta rotina é de responsabilidade dos funcionários da loja, no entanto, é interessante que a equipe do departamento financeiro conheça os procedimentos. O sistema abrirá a tela de busca para que o caixa seja selecionado. Vale lembrar que não é recomendável alterar a data e a hora de um caixa. Preencha o campo Valor de Fechamento e clique em Efetivar. No fechamento também é possível discriminar a movimentação do caixa por tipo de pagamento informando os valores de cada tipo. Na seção Valores, clique no campo Tipo para visualizar a lista, selecione o tipo e digite o valor. Para informar os valores para todos os tipos, clique no botão Inserir (*) e repita este procedimento. Ao informar o valor em dinheiro é importante que o valor de abertura não esteja incluído porque isso geraria diferença no fechamento. Feitos os lançamentos de todos os tipos de pagamento, clique em Efetivar. Não será necessário informar os valores do fechamento nas duas formas apresentadas, o usuário poderá escolher uma ou outra, se preferir. O sistema fará a comparação entre os valores registrados no caixa e os valores informados no campo Valor de Fechamento, ou na discriminação dos tipos de pagamento, caso os valores não sejam iguais será emitida uma mensagem de alerta informando sobre a discordância entre os valores. A mensagem informará se a discordância ocorre no campo valor total do fechamento ou se ocorre na discriminação por tipo de pagamento. Enquanto os valores não estiverem iguais aos da movimentação, o sistema continuará emitindo a mensagem. Na seção Valores poderão ser registrados os valores por tipo de pagamento, como pode ser observado na Figura 01 Item

9 Clique em Efetivar. Figura 01 Item 8 Caso o usuário não consiga acertar os valores, poderá imprimir o relatório 138 Fechamento de caixa para localizar a diferença. Se mesmo assim a diferença entre os valores não for identificada, é possível utilizar o campo Forçar Fechamento para que o sistema permita o encerramento do caixa sem que os valores estejam batendo, desde que seja feita uma auditoria posteriormente. Clique no campo para marcá-lo e em seguida clique em Efetivar. Para imprimir as informações referentes ao fechamento de um caixa, clique no link Impressão. Na tela para impressão será possível imprimir o caixa corrente, o caixa anterior ou um caixa específico, informando a data da abertura no campo respectivo. Este documento deverá ser previamente configurado pelo consultor técnico no diretório C:wts\files\documentos. Caso um caixa seja aberto e fechado várias vezes no dia, o campo Registro Diário mostrará os horários de abertura e encerramento para que o usuário possa selecionar o período que deseja imprimir. Clique em Imprimir. Assim como a abertura, o fechamento de caixa também poderá ser feito a partir da movimentação. Na tela de movimentação, informe o caixa no qual serão registradas as operações do dia e clique no link Caixa, para visualizar o menu e selecionar a opção de fechamento. O procedimento para fechamento é o mesmo visto anteriormente. Apenas não tem o recurso de impressão de caixa Depósito Este recurso é geralmente utilizado em pontos de venda e está descrito no Módulo 12 de Treinamento que é específico para usuários que operam terminais de lojas Abrir Gaveta 9

10 Este recurso é geralmente utilizado em pontos de venda e está descrito no Módulo 12 de Treinamento que é específico para usuários que operam terminais de lojas Conta Corrente Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adição (+) da pasta Cadastro e escolha a opção Contas Incluir Conta O primeiro campo, Descrição, poderá ser preenchido com um nome que deixe clara a finalidade da conta. Por exemplo, Conta Corrente Banco do Brasil, Conta Poupança Caixa Federal, Conta Caixa Loja/Administrativo. Defina o tipo da conta corrente e preencha os campos Banco, Agência, Número da conta e Fone. Se a empresa utilizar o sistema Cnab (Sistema de cobrança eletrônica), deverá ter um tipo de conta específica para este fim, cadastrada como Conta Cobrança/Conta Corrente. A filial deverá ser informada para que o sistema possa administrar todas as contas separadamente. O campo Saldo Inicial deverá ser preenchido com o saldo da conta que está sendo criada no momento. O usuário poderá deixar o campo com o valor zero, que o sistema preenche automaticamente. Se o usuário optar por deixar o saldo inicial zero, deverá ser realizado um lançamento financeiro para informar o saldo inicial. Porém, este procedimento não é recomendado. O campo Float é para informar quantos dias o banco levará para creditar na conta, os valores recebidos provenientes de cobrança. Este campo é apenas informativo, ou seja, ele não produz reflexos no sistema. O campo Baixa Títulos no Depósito funciona em conjunto com o link Depósito, visto nas rotinas de caixa do módulo 12. Se este campo estiver marcado, qualquer depósito feito referente a esta conta será baixado automaticamente pelo sistema e o usuário terá apenas que fazer a conciliação dos títulos posteriormente. 10

11 Na seção Contabilidade, selecione a conta contábil do plano de contas na qual serão registradas as operações realizadas. Cabe ao contador responsável pela empresa informar o número da conta pertinente para preencher este campo. Na seção de Cnab serão cadastradas informações necessárias para a transmissão e recepção de títulos enviados aos bancos. O Código da Empresa é fornecido pelos bancos e irá identificar a empresa junto à entidade. O diretório Cnab é o local onde serão gravados os arquivos de remessa e de retorno com os títulos enviados para cobrança. No momento de envio dos dados, o usuário deverá informar o diretório para que o programa de comunicação com o banco faça a pesquisa. Convênio Líder e Número de Convênio também são dados fornecidos pelos bancos. O campo Próxima Remessa registra o número dos arquivos que são enviados aos bancos e sua respectiva data de envio. O campo Nosso Número fornecido pelo banco para identificar o título em seu próprio banco de dados e é fornecido à empresa quando ela opta por gerar o arquivo de remessa de títulos e também imprimir os boletos. Na seção Limites de Crédito é possível registrar as informações referentes aos créditos concedidos pelo banco, como, por exemplo, limite de cheque especial, contas garantidas e contas vinculadas. Estes valores poderão ser visualizados no relatório 37 Movimentação de Contas. Perceba que o campo Observações tem um formato diferente dos demais. Clique sobre ele para expandir o campo, onde será possível digitar um texto para manter informações adicionais sobre o crédito concedido. No campo Taxa Convencionada, informe qual a taxa estipulada para cada crédito concedido. Figura 02 Item 8 O campo Garantia é informativo e mostra a garantia de pagamento que a empresa deu para cada crédito tomado junto às entidades financeiras. Clique na seta para visualizar as garantias, que devem estar previamente cadastradas. Se não houver nenhuma garantia cadastrada, escolha a opção Tipos de Garantia, na pasta Financeiro e faça as inclusões. O campo Atual deverá estar marcado para destacar qual o limite de crédito que a empresa dispõe no momento. 11

12 Clique em efetivar para salvar as informações. Na Figura 02 Item 8 visualizamos a tela de cadastro de contas preenchida Alterar Conta Selecione o tipo de conta e clique em Procurar. A lista de todas as contas do cadastro será apresentada. Se desejar visualizar as contas de uma determinada filial preencha o campo e clique em Procurar. Selecione aquela que será alterada, dê um clique no link Alterar e a tela referente à conta escolhida aparece. Faça as alterações desejadas e clique em Efetivar Excluir Conta Selecione o tipo de conta e clique em Procurar. A lista de todas as contas do cadastro será apresentada. Se desejar visualizar as contas de uma determinada filial preencha o campo e clique em Procurar. Selecione a conta que será excluída e clique em Efetivar. Se a conta tiver algum tipo de vínculo no sistema, sua exclusão não será permitida Transferência Este link permite fazer a transferência de valores entre as contas da empresa. Informe um número para identificar a transferência. No caso de transferências realizadas entre contas de uma mesma filial, seria interessante informar qual filial está realizando a transferência. Faça uma seleção no campo Tipo de Conta para visualizar somente as contas que interessem no momento, por exemplo, todas as contas correntes. Isso fará com que o sistema mostre no campo seguinte, o campo Origem, todas as contas correntes da filial selecionada. Selecione uma conta origem e no campo Destino informe a conta para a qual a transferência será feita. Nos campos Moeda Origem e Destino e nos campos de cotação, será necessário o preenchimento somente nos casos que envolvam moeda estrangeira. Por exemplo, se for feita uma retirada de $500,00 (quinhentos dólares) do caixa para serem depositados na conta corrente, o sistema fará a conversão dos valores pela cotação que estiver informada no campo. Em Plano de Contas (neste caso é o plano de contas financeiro) selecione a conta que irá justificar a movimentação dos valores, como por exemplo, transferência entre contas correntes. Preencha os campos Data, Valor e Tipo de Pagamento. A data é aquela na qual está sendo realizada a transferência. Para informar um motivo para a operação será necessário que eles estejam previamente cadastrados na pasta Auxiliar, no Item CADASTROS. Já o campo Observação é livre e poderá receber qualquer informação que o usuário considerar necessária. 12

13 O campo Conciliar Lançamentos, quando marcado, fará a conciliação assim que a transferência for efetivada. O recurso de conciliação será visto mais adiante, neste módulo, com detalhes sobre sua utilização. Clique em Efetivar para confirmar a transferência dos valores. Através do Relatório 37/385 é possível visualizar as operações de transferência realizadas por conta ou por filial Fechamento O link de fechamento das contas tem por finalidade agilizar a impressão do Relatório 385 Extrato de Contas. Este relatório mostra todas as movimentações realizadas nas contas selecionadas e, portanto, sua impressão torna-se muito lenta. Ao fazer fechamentos periódicos dos saldos das contas, o sistema grava o saldo apurado para imprimi-lo no relatório. Por exemplo, se for feito o fechamento mensal das contas, ao final do ano, o relatório emitirá a listagem partindo do saldo apurado nos meses anteriores. Para realizar o fechamento, selecione uma conta, clique no link Fechamento e informe a data. Clique no link Efetivar Procurar Conta Selecione o tipo de conta e clique em Procurar. A lista de todas as contas do cadastro será apresentada. Se desejar visualizar as contas de uma determinada filial preencha o campo e clique em Procurar Bancos Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adição (+) da pasta Cadastros e escolha a opção Bancos Incluir Bancos Guia Geral A tela de inclusão de bancos é a mesma para inclusão em outros cadastros, sendo assim, falaremos apenas sobre os campos pertinentes ao cadastramento dos bancos. Digite o número do banco, que é o número oficial da entidade comercial, e sua razão social. O campo Desativado provavelmente não será utilizado no momento da inclusão de um banco. Ele deve ser marcado manualmente pelo usuário do sistema baseado em condições pré-definidas. Por exemplo, o usuário poderá considerar um banco Desativado caso não realize operações com ele num período de um ano. O campo Tipo Empresa irá identificar o banco, como empresa, de acordo com seu porte. É fundamental selecionar o tipo correto porque este campo terá influência nos relatórios fiscais e no cálculo de impostos. 13

14 No campo Internet informe o site do banco, se houver Alterar Bancos Selecione a guia e clique em Procurar. A lista de todos os bancos do cadastro será apresentada. Dê um clique duplo sobre o registro que será alterado e a tela referente ao banco escolhido aparece. Faça as alterações desejadas e clique em Efetivar Exclui Bancos Selecione a guia e clique em Procurar. A lista de todos os bancos do cadastro será apresentada. Selecione o registro que será excluído, clique em Excluir e em seguida clique em Efetivar. Se o banco tiver algum tipo de vínculo no sistema, sua exclusão não será permitida Procurar Bancos Existem duas guias à disposição do usuário para facilitar a consulta no cadastro de bancos. A primeira que lista todos os bancos cadastrados e a segunda que filtra os registros listando apenas os registros que interessem. Lista banco com filtros Permite listar os bancos por ordem de nome ou código obedecendo a um critério de busca. Por exemplo, é possível listar por ordem de nome todos os bancos cadastrados cujos códigos estejam em um determinado intervalo, como podemos observar na Figura 03 Item 08. Preencha os campos com os dados para busca e clique em Procurar. Lista bancos Selecione a guia e clique em Procurar. A lista de todos os bancos cadastrados será visualizada. Figura 03 Item

15 1.5. Carteira Incluir Carteira O código da carteira geralmente é o mesmo utilizado pelo banco e o complemento é utilizado por alguns bancos para diferenciar os tipos de carteira. Digite uma descrição para a carteira, selecione um tipo de carteira e informe o banco. Atualmente o Millennium BM trata apenas de carteira simples, mas é importante informar o tipo correto para que o sistema possa distinguir os títulos em carteira na impressão dos relatórios. O Número do Convênio também é fornecido pelo banco e identificará a empresa nos casos de envio de arquivos pelo sistema CNAB. Preenchidos todos os campos, clique em Efetivar. Repita a operação para cadastrar todas as carteiras da empresa. Observe na Figura 04 Item 8 um exemplo de inclusão de carteira. Figura 04 Item Alterar Carteira Faça uma busca para visualizar a lista de todas as carteiras da empresa. Selecione aquela que será alterada e dê um duplo clique sobre ela ou clique em Alterar Carteira. O registro será apresentado para que os dados possam ser alterados. Clique em Efetivar para salvar as novas informações Excluir Carteira Faça uma busca para visualizar a lista de todas as carteiras da empresa. Selecione aquela que será excluída e clique em Excluir. Uma mensagem pedindo a confirmação da exclusão será emitida. Clique em Efetivar. Se a carteira tiver algum tipo de vínculo no sistema, sua exclusão não será permitida. 15

16 Procurar Carteira Para visualizar as carteiras, clique em Procurar. A lista de todas as carteiras da empresa será apresentada. Se desejar listar apenas um tipo de carteira, clique na seta localizada no final do campo para expandir a cortina, selecione o tipo e em seguida clique em Procurar. O sistema mostrará todas as carteiras correspondentes ao tipo selecionado. Para listar todas as carteiras de um determinado banco, basta selecioná-lo e clicar em Procurar Ações A função do cadastro de ações é padronizar as informações registradas, referentes aos títulos a receber, para qualquer usuário que tenha acesso a eles possa conhecer o histórico dos títulos. O cadastro de ações pode ser utilizado tanto por empresas que usam cobrança bancária quanto aquelas que têm cobrança interna. Observe na Figura 05a Item 8 alguns exemplos de ações que podem ser feitas em relação aos títulos a receber. Figura 05a Item Incluir Ações Clique em Incluir e digite a descrição da ação. Clique em Efetivar para salvar cada descrição que for digitada. Em títulos a receber, as ações serão selecionadas em uma tabela. Na figura 05b Item 8 podemos visualizar a tabela de ações preenchida. Figura 05b Item

17 Alterar Ações Clique em Procurar para visualizar todas as ações cadastradas. Selecione a ação que deseja alterar e dê um duplo clique para visualizar o registro. Faça as alterações desejadas e clique em Efetivar Excluir Ações Clique em Procurar para visualizar todas as ações cadastradas. Selecione a ação que deseja excluir e clique em Excluir. Uma mensagem pedindo a confirmação da exclusão será emitida. Clique em Efetivar. Se a ação tiver algum tipo de vínculo no sistema, sua exclusão não será permitida Procurar Ações Clique em Procurar para visualizar a lista de todas as ações cadastradas Borderô A seleção de títulos que serão enviados à cobrança bancária poderá ser feita no próprio sistema. A partir desta seleção poderá ser gerado um arquivo para enviar ao banco via CNAB. Este recurso também poderá ser utilizado para os títulos que forem descontados pelo sistema de factory. E neste caso, a factory deverá ser cadastrada como um banco. Ao cadastrar a factory, evite utilizar códigos oficiais de bancos. Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adição (+) da pasta A Receber e escolha a opção Borderô Incluir Borderô Para gerar um borderô selecione a guia Geral e preencha os campos conforme solicitado. O campo Código poderá ser, por exemplo, a própria data de geração. Isto facilitará sua identificação em uma consulta de borderôs. Os campos: Dias Protesto, Multa e Mora serão assumidos para todos os títulos inclusos no borderô. Se estes campos estiverem preenchidos no cadastro do título, eles serão sobrepostos com a informação que constar no borderô. No caso de um título ser excluído do borderô, estes campos voltarão a ter os conteúdos originais desde que o borderô não esteja incluído em arquivo de remessa. Preencha todos os campos desta tela e passe à segunda etapa da geração do borderô. Observe a Figura 06 Item 8 um modelo de preenchimento para geração de um borderô. 17

18 Figura 06 Item 8 A seguir clique na guia Títulos para selecionar os títulos que serão incluídos no borderô. Utilize a lupa, na barra de ferramenta à esquerda, para abrir a janela de seleção. Os títulos poderão ser selecionados por tipo de data, período, cliente, fornecedor, oficina, valor, filial, conta, tipo de pagamento, situação entre outros. Os campos Filtrar Por e Escolha funcionam em conjunto. Por exemplo, se no primeiro for selecionada a opção Cliente, no segundo poderá estar selecionado o nome de um cliente específico. Dessa forma o sistema mostrará apenas os títulos do cliente indicado. No exemplo da Figura 07 Item 8 selecionamos, pela data de emissão, todos os títulos entre 01/03/2004 e 15/03/2004, cujo banco de preferência dos clientes é o Banco do Brasil. O banco de preferência está informado no cadastro do cliente. Figura 07 Item 8 Clique em OK para que o sistema mostre todos os títulos que preencham os requisitos da tela de busca. Por padrão, o sistema mostrará todos os títulos já marcados e o usuário poderá desmarcar aqueles que não serão incluídos no borderô. Nesta tela os títulos poderão ser editados, ou seja, suas informações poderão ser alteradas. Selecionados os títulos, clique em OK para incluí-los. Observe na Figura 08 Item 8 o resultado da seleção. O borderô apresentado poderá ser editado. Descanse o ponteiro do mouse sobre os botões ao lado da tela e perceba que um deles permite inserir título e outro permite excluir. 18

19 Se a lista não trouxer todos os títulos que o usuário deseja, é possível fazer novas buscas e incluir novos grupos de títulos aos já selecionados para lançar todos em um mesmo borderô. É importante lembrar que títulos de previsão não entram em borderôs. Clique em Efetivar para gravar o borderô e seus respectivos títulos. Figura 08 Item 8 Depois de gravados, os borderôs estarão prontos para gerar os arquivos que serão enviados aos bancos via Cnab Alterar Borderô Faça uma busca e selecione o borderô que será alterado. Os campos na guia Geral poderão ser alterados livremente, mas o mesmo não ocorrerá com os títulos relacionados a ele, que estarão limitados à inclusão e exclusão. As informações referentes aos títulos, como datas e valores, deverão ser feitas diretamente no cadastro de títulos a receber. É possível alterar um borderô desde que ele não esteja incluído em um arquivo gerado para remessa. Porque nesse caso as alterações feitas não terão nenhum efeito. O banco receberá as informações que estiverem gravadas no arquivo Excluir Borderô Faça uma busca e selecione o borderô que será excluído. Clique em Excluir. Não há nenhum impedimento para efetivar a exclusão de borderôs. Mesmo aqueles que estejam incluídos em arquivos de remessa poderão ser excluídos. Portanto, é necessário que o usuário tenha cuidado ao efetuar exclusões. Se um borderô com problemas já tiver sido enviado para o banco através de arquivo de remessa, sua exclusão não resolverá a questão. Será necessário entrar em contato com o banco e informar sobre a irregularidade que está ocorrendo com o título, ou o banco procederá com a cobrança normalmente. 19

20 No caso de um título ser enviado à cobrança indevidamente, será necessário fazer sua baixa na cobrança para que o sistema permita que ele seja incluído em outro borderô. Faça uma busca no cadastro de títulos a receber. (Consulte neste manual, no item , como realizar buscas no cadastro de títulos a receber.) Selecione o título, dê um clique no link Baixa Título da Cobrança e clique em Efetivar. Consulte o título novamente, observe na guia Cobrança que os campos na seção Repasse estão em branco e ele poderá ser incluído em outro borderô Gerar Arquivo de remessa no CNAB 400 Clique na guia Gerar Arquivo para abrir a tela de seleção de borderôs. Deverão ser gerados arquivos separados para cada banco e cada conta. Selecione o banco, a conta e as datas inicial e final para que o sistema busque todos os borderôs criados no período. No campo Impresso, vemos três opções diferentes para a impressão dos boletos. Na primeira, a empresa gera o arquivo, envia para o banco e este imprime os boletos. Na segunda, o banco envia os boletos pré-impressos para a empresa já com o chamado Nosso Número definido. A empresa irá informar este número ao sistema para que ele gere os boletos com esta informação e então ela mesma imprime os boletos. Na terceira opção, a empresa gera o arquivo e imprime os boletos com uma impressora laser. Neste caso o banco deverá disponibilizar o sistema de impressão. Clique em Filtrar para visualizar os borderôs e selecionar aqueles que farão parte do arquivo a ser gerado. A seguir clique em Efetivar. O Millennium BM estará configurado para gerar o arquivo e gravá-lo no drive e no diretório pré-definidos no cadastro de contas, de acordo com o programa que o banco ceder à empresa. O arquivo gerado poderá ser reconhecido pela extensão.rem. Será necessário verificar se o banco está suportado pelo sistema e ter o layout de Cnab para gerar o arquivo porque o sistema confirmará se os campos referentes à conta cobrança estão preenchidos corretamente. O Millennium BM não permitirá a geração do arquivo se os campos necessários não estiverem preenchidos Procurar Borderô A consulta dos borderôs pode ser feita de duas formas: visualizando todos os borderôs gerados ou visualizando apenas os borderôs que originaram arquivos de remessa (lançados). Informe o período no qual o sistema deverá realizar a busca. Se não quiser visualizar os borderôs de todos os bancos basta selecionar o banco cujos borderôs deseja consultar. No campo Ordem é possível definir como os borderôs deverão ser listados. Clique em Procurar. 20

21 1.8. Retorno de CNAB 400 Os arquivos que são enviados aos bancos pelo sistema Cnab serão processados e irão gerar um arquivo de retorno com informações sobre os títulos. Este retorno será lido e lançado (baixas, confirmação de entrada, envio para cartório, títulos devolvidos etc) em contas a receber para que o usuário possa ter acesso aos dados através de consultas e relatórios disponíveis no Millennium BM, por exemplo relatório 148 Retorno de CNAB (Histórico). Para visualizar os arquivos devolvidos pelo banco basta informar a carteira e o número da conta. Estes dois itens já são suficientes para que o sistema localize o diretório no qual estão gravados os retornos. O campo Banco, quando preenchido, facilita a visualização das contas uma vez que mostrará apenas as contas do banco selecionado. Clique no link Filtrar para ver todos os arquivos de retorno que estão no diretório. Marque os arquivos que serão baixados no sistema e clique em Efetivar. Após a efetivação, as informações enviadas pelo banco estarão prontas para serem manipuladas pelo Millennium BM. O campo Títulos Gerados pelo Millennium BM deverá ser marcado somente quando o usuário tiver certeza que o envio para a cobrança foi feito através de arquivo gerado pelo sistema. Se houver títulos que foram lançados diretamente no sistema do banco, mantenha este campo desmarcado. O campo Apagar Arquivo Após Processamento deverá ser usado com muita cautela. Esse procedimento irá apagar o arquivo de retorno no diretório do Millennium BM e para recuperá-lo será necessário gerar o arquivo de retorno novamente. Alguns bancos apagam os arquivos de retorno após a empresa acessar o sistema e recuperá-los. Seria interessante manter uma cópia do arquivo de retorno em uma pasta fora do Millennium BM, para o caso de haver necessidade de refazer o processo. Os arquivos de retorno de Cnab são reconhecidos pela extensão.ret e serão disponibilizados pelo banco. Depois de processados pelo Millennium BM os arquivos são renomeados com o acréscimo da palavra Processado no nome. Alguns bancos enviam relatórios confirmando o recebimento dos arquivos, apontando títulos que apresentem possíveis irregularidades ou acusando a baixa do título por recebimento. Porém esses procedimentos não são padronizados e variam de banco para banco Custódia de Cheque Bradesco Para utilizar este recurso, o campo Tipo deverá estar preenchido com a opção cheque na geração de borderôs. Caso contrário, o borderô não será visualizado na tela de seleção para geração de arquivo de envio ao banco. 21

22 Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adição (+) da pasta A Receber, clique no sinal de adição (+) da pasta Integrações e escolha a opção Custódia de Cheque. Informe o número da remessa, selecione o banco e a conta. O sistema mostrará no grid de seleção os borderôs gerados para envio. Marque todos os borderôs a serem enviados e clique no link Gerar Arquivo de Envio. A seguir selecione o diretório no qual deverá ser gravado o arquivo de envio. Observe que a extensão do arquivo a ser gerado é.dat. Clique em Salvar e aguarde a mensagem de arquivo gerado com sucesso. No link Retorno de Arquivo, o usuário tem acesso aos arquivos enviados pelo banco com o processamento dos borderôs. Clique no link, selecione o diretório de retorno, marque o arquivo enviado pelo banco e clique em Abrir. 2. TÍTULOS 2.1. Títulos a Receber Existem hoje três formas de incluir títulos a receber no Millennium BM: movimentações, inclusão de títulos avulsos e geração de obrigações fixas. Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adição (+) da pasta A Receber e escolha a opção Títulos Incluir Título a Receber A tela de inclusão de títulos a receber é bastante detalhada, porém a maior parte dos campos não tem preenchimento obrigatório. No entanto, quanto mais completo for o registro do título maior será o aproveitamento que o usuário terá dos recursos que o sistema oferece. O usuário poderá configurar a tela para tornar obrigatórios os campos que forem necessários para a empresa. Observe no topo da tela a presença das guias para cadastro. Clique na guia Geral. Preencha o campo Número do Documento, que é o campo base para o sistema identificar os títulos, e selecione a Filial. O campo Conta será preenchido com o número da conta que estiver informada no parâmetro geral do sistema e poderá ser alterado pelo usuário caso haja necessidade. Clique na seta do campo Tipo de Devedor para expandir a cortina e selecionar um dos tipos. Alguns relatórios podem ser impressos por seleção de tipo de devedor, mas apenas se este campo for preenchido. E no campo Devedor é possível especificar o nome do devedor para o qual o título será gerado. O Adiantamento é um recurso utilizado para registrar valores pagos antecipadamente por alguma razão, como por exemplo, se um fornecedor pedir um adiantamento financeiro para produzir uma encomenda. Um título a receber será lançado contra este fornecedor, informando sobre o procedimento, para que o valor adiantado seja abatido no recebimento da compra e lançado 22

23 no título a pagar que ele irá cadastrar para a empresa fornecedora. Para registrar a saída dos valores, o sistema irá gerar automaticamente um título a pagar em favor do fornecedor. O campo Observação é apenas informativo e seu preenchimento é livre. O conteúdo deste campo poderá ser visualizado nos relatórios 43 e 385. Na seção Status encontramos várias opções que poderão ser associadas aos títulos. Previsão - Quando o valor de um título não é definitivo ele poderá ser lançado como uma previsão de valor a ser recebido. Resgate de aplicação financeira e cheque prédatado inserido manualmente são exemplos de previsão de títulos a receber. Dependendo da situação, este campo será marcado automaticamente ou no caso de inclusão manual deverá ser marcado manualmente. Efetuado - É um título recebido. Este campo será marcado pelo sistema assim que o título for baixado. Substituído - É a condição de um título que foi quitado com outros cheques, sejam eles de terceiros ou da própria empresa. Por exemplo, um cliente que pede para trocar o cheque dado em pagamento de uma compra. Nesse caso, o novo cheque torna-se um título substituidor. O cheque antigo torna-se um título substituído, também marcado automaticamente. Prorrogado - Trata-se do título que teve seu vencimento renegociado e estendido. Dependendo da situação será marcado automaticamente ou não. Devolvido - Este campo indica que o cheque utilizado para o pagamento do título foi devolvido. Na alteração de títulos recebidos encontramos o link Devolução, no rodapé da tela, que pode ser utilizado para registrar este tipo de situação. Também será preenchido automaticamente, ou não, dependendo da situação. Cartório - Informa que o título foi para cartório, mas ainda não foi protestado. Campo preenchido automaticamente pelo Cnab, ou manualmente dependendo da situação. Protestado - É o título que efetivamente foi levado a protesto. Campo preenchido automaticamente pelo Cnab, ou manualmente dependendo da situação. Conciliado - Quando o recurso de conciliação bancária do sistema é utilizado, os títulos recebem automaticamente uma marca neste campo. Repassado - Trata-se de título que foi utilizado para pagamento de dívidas. Este campo será marcado automaticamente através do processo de baixa seletiva, utilizando contas a pagar e a receber simultaneamente. Nos campos de datas, observamos que o campo Pagamento não está disponível no momento da inclusão. Este campo será preenchido pelo próprio sistema no momento da baixa do título. A Tabela de Prorrogação serve para manter um histórico das prorrogações que a empresa concedeu para um determinado título. Após preenchê-la, clique em Efetivar e faça uma nova 23

24 consulta ao título. Observe que na seção de status o campo Prorrogado foi marcado automaticamente. Porém, há casos em que este campo poderá ser marcado manualmente. Este recurso não altera o campo Data de Vencimento. O usuário deverá alterá-lo manualmente. Clique na tabela para expandi-la, preencha os campos e clique em OK para gravar. É possível inserir várias prorrogações para um mesmo título. Para cadastrar mais que uma prorrogação, clique no botão Inserir (*) e digite na linha seguinte. Se desejar excluir uma prorrogação, basta selecioná-la e clicar no botão Excluir (X). Veja na figura 09 Item 8 alguns exemplos de prorrogações cadastradas. Figura 09 Item 8 Na seção Valores, informe no campo Tipo de Pagamento como o título será recebido: dinheiro, cheque, cartão etc. É recomendável padronizar o tipo de pagamento utilizado para os títulos a serem enviados pelo sistema de cobrança bancária (Cnab), como por exemplo, duplicata ou boleto.. Este procedimento garantirá que todos os títulos destinados à cobrança bancária sejam incluídos nos arquivos de envio. O campo Valor Inicial é um campo obrigatório. Os campos Moeda e Valor em Moeda podem ser utilizados como auxiliares nos títulos negociados em moeda estrangeira. 24

25 O usuário poderá lançar o valor inicial na moeda corrente, selecionar uma moeda estrangeira para que o sistema converta e preencha o campo Valor em Moeda, ou, poderá selecionar a moeda estrangeira, preencher o campo Valor da Moeda para que o sistema converta na moeda corrente e preencha o campo Valor Inicial. De qualquer forma o campo Valor Inicial mostrará sempre o valor na moeda corrente no país. Para que este recurso funcione, a moeda estrangeira e a cotação respectiva deverão ser incluídas no cadastro de moedas. Nos relatórios que envolverem contas a receber será visualizado sempre o valor indicando o tipo de pagamento na moeda negociada. Os efeitos destes lançamentos podem ser conferidos nos Relatórios 42 e 43. Se o usuário desejar visualizar os títulos que foram negociados em moeda estrangeira é recomendável cadastrar um tipo de pagamento com o nome da moeda usada na negociação. O Valor Pago será preenchido automaticamente no momento da baixa dos títulos. O campo Descrição Acréscimo/Decréscimo registra informações sobre descontos, multas ou juros aplicados sobre o título. Estes valores serão lançados na conta do plano financeiro indicado. O valor inicial do título é R$ 1500,00. Na tabela expandida vemos que para o pagamento antecipado em 5 dias será dado um desconto de 10%. O valor do desconto é lançado no campo Descontos e é atualizado no campo Valor Devido. No caso de desconto incondicional a tabela deverá ser preenchida com valor zero no campo Dias de Vencimento. Observe o reflexo do desconto no rodapé da tela na Figura 10 Item 8. Figura 10 Item 8 Clique na tabela para expandi-la e digitar as informações referentes ao desconto. No campo Tipo Valor é possível escolher entre percentual e valor em moeda. Clique em OK para salvar as informações da tabela. O preenchimento da tabela de ações já foi visto anteriormente e poderá ser feito a qualquer momento no cadastro de títulos a receber. 25

26 Na guia Cobrança, Cheque e Repasse, serão registradas informações adicionais sobre os títulos a receber que poderão ser muito úteis quando houver necessidade de realizar buscas no cadastro ou na impressão de relatórios. Informe o número do título a receber e no campo Cobrança selecione qual o tipo que será utilizado para o título. Os campos: Número do Título no Banco, Conta Cobrança, Carteira e Borderô, a princípio aparecem na tela desabilitados, ou seja, o usuário não pode manuseá-los. Eles serão preenchidos automaticamente quando o título for incluído em um borderô que será enviado à cobrança bancária. A Tabela de Retorno de Cnab é informativa e será preenchida toda vez que um arquivo de retorno for baixado no sistema, gerando um histórico da cobrança bancária do título. Na tabela poderão ser visualizados: o valor recebido, a origem da informação, que é a identificação do arquivo de retorno, data da origem, descrição da informação e observação. Estas informações são apenas para consulta na tela ou no relatório 148 e o usuário não poderá editá-las. Nos títulos incluídos manualmente, recomendamos que o campo Cobrança seja preenchido com a opção Carteira, para que sejam reconhecidos pelo sistema no momento de gerar os borderôs e os arquivos de Cnab. Nos títulos criados pela movimentação, isto é feito automaticamente. Os campos Dias P/ Protesto, Mora Diária% e Multa% podem ser configurados nos parâmetros gerais do sistema para serem aplicados a todos os títulos. Podem ser preenchidos individualmente ou podem ser informados na geração dos borderôs, onde serão aplicados apenas aos títulos neles incluídos. O sistema atualizará o valor final dos títulos em atraso de acordo com as porcentagens informadas nesses campos. Os valores atualizados poderão ser visualizados na tela de consulta ou nos Relatórios 43 e 130. A Tabela de Custos irá registrar informações referentes aos acréscimos sobre o valor do título. Figura 11 Item

27 Na Figura 11 Item 8 podemos ver o valor das custas de cartório e gastos com advogado somadas ao valor inicial do título. Clique na tabela e observe os campos: Abonado e Quitado. Quando houver um custo lançado na tabela e o campo Abonado estiver marcado, o sistema manterá o valor do custo somado ao valor total do título mesmo após o título ter sido baixado. O campo Quitado quando estiver marcado manterá um registro do custo, mas não acrescentará ao valor inicial do título. Preencha os campos e clique em OK. O sistema acrescenta ao valor do título os acréscimos de mora diária, multa e tabela de custos, mas não acrescenta o valor cadastrado no campo Quitado. Na seção Cheque informe os dados referentes ao cheque recebido em pagamento. O campo Cmc7 é para ser preenchido com a numeração impressa no rodapé do cheque. Nos casos de vendas efetuadas com cartões de crédito ou débito, é necessário que a empresa trabalhe com TEF para fazer o envio e o retorno dos arquivos. Os campos são preenchidos automaticamente e a tabela de retorno do cartão é atualizada diariamente com arquivos contendo as vendas efetuadas no dia anterior e os recebimentos para os próximos dias. O procedimento de retorno varia de acordo com a administradora do cartão, mas geralmente as informações retornadas são estas. A seção Repasse será preenchida automaticamente quando um título a receber for utilizado como pagamento de uma dívida. As informações do título pago serão gravadas para manter um histórico da transação e os campos estarão disponíveis apenas para leitura não podendo ser alterados pelo usuário. A próxima guia é Classificação e Contabilização. Veja bem, o Millennium BM não faz contabilidade. Ele gera informações que poderão ser exportadas para sistemas contábeis. Para utilizar os recursos de contabilização será necessário adquiri-lo e configurá-lo no sistema. No campo Plano de Contas informe o número da conta do plano financeiro no qual o título deverá ser lançado. E no campo seguinte, Plano de Contas Acréscimo/Decréscimo informe o número da conta na qual deverão ser lançados os descontos ou as multas, os juros e os custos referentes ao título. Na Figura 12 Item 8 podemos ver exemplos de lançamentos nestes campos. Na seção Contábil é possível fazer o rateio contábil do valor do título entre vários centros de custos. Figura 12 Item

28 Clique em Efetivar para salvar as informações cadastradas sobre o título Incluir Título Simplificado O sistema permite fazer uma inclusão rápida de títulos a receber cadastrando apenas os campos básicos. As demais informações referentes ao título poderão ser complementadas posteriormente, na rotina de alteração. Existem duas formas para utilizar este recurso. Na primeira é necessário configurar o sistema para que seja feita uma numeração automática dos títulos avulsos e, ter obrigatoriamente pelo menos um tipo de pagamento marcado como simplificado. A segunda forma é acessar a inclusão de títulos, numerar o documento e selecionar o tipo de pagamento simplificado. Informe o consultor técnico responsável que a utilização deste recurso deverá ser disponibilizada, para que seja providenciada e configurada. Selecione a opção Incluir Título Simplificado e preencha os campos que a empresa definiu como necessários de imediato. Alguns campos deverão ser preenchidos obrigatoriamente para que o sistema possa gravar o registro, os demais são opcionais. Clique em Efetivar Alterar Título a Receber Faça uma busca para visualizar o registro do título que deseja alterar (consulte o item para obter mais informações sobre busca de títulos no cadastro). A lista de todos os títulos será apresentada. Selecione aquele que será alterado e dê um duplo clique sobre ele ou clique em Alterar Título a Receber. Após alterar os campos clique em Efetivar Excluir Título a Receber Faça uma busca para visualizar o registro do título que deseja excluir. A lista de todos os títulos será apresentada. Selecione aquele que deseja excluir e clique em Excluir Título a Receber. Em seguida clique em Efetivar. Se o título estiver vinculado a alguma movimentação, o sistema não permitirá sua exclusão Gera Obrigação Fixa Este recurso permite ao usuário criar novos títulos a partir de um já existente. Por exemplo, aluguéis são recebidos mensalmente possibilitando fazer uma previsão dos valores baseando-se em valores pré-estipulados. Neste caso, é possível gerar os títulos a receber para cada um deles e alterar os valores na baixa. 28

29 Para utilizar este recurso, cadastre um título a receber usando o link Incluir Título a Receber. Em seguida faça uma busca, selecione título e clique no link Gera Obrigação Fixa. Na tela seguinte informe a quantidade de parcelas que deverão ser geradas. O campo Previsão deve ser utilizado nos casos em que não houver certeza dos valores que serão recebidos. Clique em Efetivar e faça uma nova busca para visualizar os títulos que foram gerados. Observe que as datas de vencimento foram geradas com prazo de 30 dias entre elas. Se for necessário, é possível corrigi-las com a opção Alterar Título a Receber Atribui Valor para as Próximas Obrigações Fixas No caso de gerar as obrigações fixas, pode ser que em algum momento seja necessário alterar o valor dos títulos, devido a um reajuste, por exemplo. Faça uma busca, selecione o primeiro título a vencer com o valor reajustado e entre na alteração para atualizá-lo. Faça uma nova busca para visualizar o título já com o valor alterado, selecione-o e clique em Atribuir Valor P/ Próximas Obrigações Fixas. Clique em Efetivar para alterar todas as parcelas seguintes do título. Faça uma busca novamente e observe que a partir do título selecionado, todas as parcelas seguintes estarão com o valor alterado Baixa Para baixar um título pelo método tradicional, primeiro será necessário fazer uma busca para visualizar o registro. Selecione o registro e clique no link Baixa. No momento da baixa, o sistema também poderá lançar os valores na conta do plano financeiro que estiver indicada no campo Plano de contas Acréscimo/Decréscimo. Informe a data da baixa e o valor a ser pago. Se o título não for pago integralmente, o sistema poderá gerar uma parcela referente ao restante do valor se o campo Gera Parcelamento for marcado. Porém a parcela será gerada com data de emissão e vencimento iguais à data da baixa do título original. Será necessário entrar na alteração e informar a data de vencimento para o novo título gerado. Figura 13 Item

30 No campo Observação poderão ser cadastradas informações referentes ao pagamento e que possam ser necessárias futuramente. Por exemplo, o Relatório 37 imprime o histórico da baixa utilizando as informações do campo Observação. Clique em Efetivar. Na Figura 13 Item 8 visualizamos uma tela preenchida com dados para baixa Baixa por Seleção É possível selecionar os títulos que serão baixados tomando por base uma característica comum entre eles. Vamos supor que uma grande quantidade de títulos tenham sido pagos em uma determinada agência bancária. Este link permite selecionar todos estes títulos e baixá-los de uma só vez. Preencha os campos para seleção e clique em Procurar. A lista de todos os registros selecionados aparece na parte inferior da tela. Clique em Efetivar para confirmar a baixa. Se entre os registros selecionados houver algum que não deva ser baixado, é possível desmarcálo antes de efetivar a baixa. Dessa forma o título permanecerá em aberto aguardando para ser baixado posteriormente. Ao lado da listagem tem os botões Marcar Todos os Títulos ou Desmarcar Todos os Títulos para facilitar a seleção dos títulos a serem baixados. E o botão Realizar Outra Seleção limpará a área da tela para que uma nova busca seja feita. Na coluna Valor Pago, é possível fazer alterações para informar o valor que efetivamente foi pago no título. Todos os campos vistos nesta tela podem ser utilizados como base para realizar seleção de títulos. Se for feito o cancelamento da baixa de algum título que tenha sido baixado por seleção, todos os títulos que tenham sido baixados no mesmo pacote terão suas baixas canceladas também, ou seja, todos ficarão em aberto novamente. Para cancelar a baixa de um título baixado por seleção utilize o recurso da devolução de título. Dessa forma, o sistema fará a reabertura o título sem alterar o status dos demais que faziam parte da seleção Baixa de Título da Cobrança Como foi visto em borderôs, este é o link que será utilizado no caso de um título ser enviado à cobrança indevidamente. Será necessário fazer sua baixa na cobrança para que o sistema permita que ele seja incluído em outro borderô. Este procedimento não faz a baixa do título no banco. A 30

31 empresa deverá enviar instrução à agência bancária pedindo para que a mesma baixe o título da cobrança. Faça uma busca no cadastro de títulos a receber, selecione o título e dê um clique no link Baixa Título da Cobrança. Clique em Efetivar. Consulte o título novamente, observe na guia Cobrança que os campos estão em branco e ele poderá ser incluído em outro borderô Substituição de Títulos Este recurso permite que um título a receber seja substituído por outra forma de pagamento sem perder a informação original. Por exemplo, um cliente que tenha alguns títulos a vencer e precise de uma prorrogação no prazo de pagamento poderá substituir seus títulos por um cheque, obtendo um prazo de pagamento maior. Nesse caso, o sistema irá gerar um novo título a receber, com os dados do cheque, porém manterá as informações dos títulos originais que foram renegociados, mas com o status substituído. Selecione a opção de substituição de títulos. Descanse o ponteiro do mouse sobre os botões ao lado da tela para visualizar suas funções. Na seção de títulos a receber, clique no botão Buscar Títulos para Baixar. Observe na Figura 14 Item 8 que uma segunda tela será aberta para que os títulos a baixar sejam selecionados. Figura 14 Item 8 Se o resultado da busca trouxer muitos títulos para selecionar, utilize os botões de Marcar/Desmarcar Todos os Títulos para facilitar o trabalho de seleção. Clique no link Selecionar. 31

32 Figura 15 Item 8 Perceba na Figura 15 Item 8 que os títulos foram transferidos para a tela de substituição. Para informar os dados do cheque digite diretamente nos campos ou, clique no botão Leitura de Cheque para abrir a janela de Entrada de Cheques. Clique em Efetuar para transferir os dados do cheque para a tela. Este recurso também pode ser configurado para acessar uma leitora de cheques que lerá todos os dados do cheque cabendo ao usuário preencher apenas o valor e a data de vencimento. A configuração deste equipamento deverá ser feita pelo consultor técnico. Clique em Efetivar. O sistema abrirá em seguida uma tela para gerar o título substituto, como pode ser visto na Figura 16 Item 8. Figura 16 Item 8 Geralmente, este recurso é utilizado para registrar a substituição de títulos a receber por um cheque do próprio cliente. Em nosso exemplo foi feita a substituição de títulos de vários clientes pelo cheque de uma empresa de factory, para citar mais um exemplo de utilização do recurso. Nesse caso, uma terceira tela será aberta para que seja informado o gerador do título substituto, como vemos na Figura 17 Item 8. Figura 17 Item

33 Visualize as substituições realizadas fazendo uma consulta dos títulos. Para consultar os títulos substituídos selecione a opção Vencimento, no campo Tipo de Data e marque os campos Efetuado e Substituído. Se desejar ver o título substituto basta fazer uma busca informando sua nova data de vencimento, sem o flag Substituído marcado. Selecione o título, clique em Alterar Título a Receber e em seguida clique em Consulta Baixa, para visualizar os detalhes da substituição. O sistema também permite a utilização de vários cheques para substituir um título. Neste caso, cada cheque dará origem a um título substituto Gerar Nota de Débito As notas de débito geralmente são utilizadas para receber valores adicionais referentes a títulos quitados com atraso, como por exemplo, juros, multas, custas de cartório ou despesas com advogados. Para gerar uma nota de débito é necessário lançar os acréscimos dos títulos, como: multa, juro, mora e despesas adicionais, na Tabela de Custos e baixar o título apenas com seu valor principal. Clique no link Gera Nota de Débito e faça uma consulta informando na tela os dados do título para o qual a nota de débito será gerada. O campo Valor Mínimo Consolidado informa ao sistema a menor soma para a qual ele poderá emitir título de cobrança por cliente. Esse controle evitará que títulos com valores muito baixos sejam enviados à cobrança bancária. Observe na Figura 18 Item 8 o resultado da pesquisa realizada com base apenas no período. Na pesquisa realizada o sistema detectou que o título foi baixado com o valor principal, porém havia despesas com cartório e advogado, informadas na Tabela de Custos. A nota de débito poderá ser lançada com o valor total dos custos adicionais ou poderá ter algum valor desconsiderado, como vemos em nosso exemplo. No rodapé da tela podem ser conferidos os valores que serão gerados para a nota e se houver algum desconto, o valor da nota de débito será recalculado. Para desconsiderar algum custo da relação basta marcar o campo respectivo e efetivar. 33

34 Figura 18 Item 8 Clique em Gera Nota de Débito. A seguir, será aberta a tela para a inclusão da nota de débito no cadastro de contas a receber, como no exemplo da Figura 19 Item 8. Figura 19 Item 8 Para gerar notas de débito é necessário que o consultor técnico configure previamente este tipo de documento no diretório C:wts\files\documentos\notadeb. Após emitir a nota de débito será necessário imprimir a carta de cobrança que acompanhará a nota discriminando os valores devidos. Para abrir a tela de emissão de cartas, entre no item VENDAS, clique no sinal de adição (+) da pasta Cadastros e escolha a opção Clientes. Dê um clique em Procurar, para visualizar e selecionar os clientes, e a seguir clique no link. Observe na Figura 20a Item 8 a tela para seleção de clientes que receberão correspondência. 34

35 Figura 20a - Item 8 No campo Data, defina se o sistema deverá realizar a pesquisa por data de emissão ou de vencimento e informe o período no qual deverá pesquisar. Nas guias de seleção informe quais os clientes que receberão carta. Dê um clique no sinal de adição ( + ) ao lado das guias e veja as opções de seleção. Para imprimir uma mensagem na carta de cobrança, clique na seta para expandir a cortina e selecionar uma delas, que deverão estar previamente cadastradas no item FINANCEIRO, na pasta Receber, na sub pasta Cadastros. Por exemplo, na Figura 20b Item 8 vemos que foram selecionados os clientes com títulos vencidos no período de 1º. de Janeiro/04 a 31 de Março/04 das filiais TOP D LINEA e COUROS E AFINS. Figura 20b Item

36 Para escolher o modelo de carta que será enviado ao cliente, dê um clique na seta no final do campo. Para utilizar este recurso é necessário ter instalado o programa TM FORMS e a etiqueta deve ser previamente configurada pelo consultor técnico, no diretório C:\WTS\FILES\DOCUMENTOS\CARTACOB Procurar Para realizar uma consulta no cadastro de títulos a receber é necessário tomar alguns cuidados para que a busca apresente resultados precisos. Por exemplo, se o usuário fizer uma busca por data de emissão e o campo Tipo de Data estiver selecionado com a opção Data de Vencimento, nenhum resultado será apresentado ou será apresentado um resultado errôneo. Os campos: Efetuado, Substituído, Descontado e Tipo de Documento também devem receber atenção redobrada porque assim como o campo Tipo de Data eles podem causar distorções no resultado das buscas realizadas. Por exemplo, se o usuário estiver procurando títulos em aberto e o campo Efetuado estiver marcado, ou se estiver buscando por uma nota fiscal e no campo estiver informando recibo, a busca não retornará nenhum título. Todos os campos vistos na tela podem ser utilizados para selecionar os registros que devem ser listados. Basta que o usuário defina o resultado a ser obtido, preencher os campos e clicar em Procurar. Para visualizar os títulos que foram utilizados para pagamento será necessário marcar o campo Repassado. 3. FINANCEIRO 3.1. Lançamentos Incluir Lançamento Normalmente esta tela é utilizada para fazer lançamentos de despesas diversas como CPMF e despesas bancárias. Também pode ser usada para lançamentos financeiros como sangria ou depósito mudando apenas o preenchimento de alguns campos. Os lançamentos sempre serão lançados já baixados e podem ser visualizados em relatórios como o 37 e o 43. Informe o número do caixa e preencha os demais campos. No campo Tipo da Conta escolha a opção caixa e no campo Conta digite o número da conta que corresponde ao caixa que está sendo movimentado. 36

37 Em Tipo de Credor/Devedor informe para quem a sangria ou o reforço está sendo feito. E no campo Credor/Devedor é possível especificar o nome de quem gerou o movimento. Por exemplo, uma retirada de caixa para pagar o almoço de um cliente e o nome do cliente. Preencha o campo Pagar/Receber de acordo com a movimentação realizada, ou seja, sangria/pagar, reforço/receber. O campo Plano de Contas, não é contábil, portanto irá organizar apenas os lançamentos financeiros Alterar Lançamento Faça uma busca para selecionar o lançamento que deverá ser alterado. Dê um clique duplo para visualizar o registro. Altere os campos necessários e clique em Efetivar Excluir Lançamento Faça uma busca e selecione o lançamento que será excluído. Clique em Excluir e em seguir clique em Efetivar. Se o lançamento estiver vinculado a alguma movimentação o sistema não permitirá sua exclusão Procurar Lançamento Utilizando as guias no topo da tela, é possível consultar os lançamentos efetuados de três formas diferentes: lançamentos do período, saldo do caixa e saldo do caixa aberto Lista Lançamentos no Período Os lançamentos efetuados em um determinado período podem ser listados por número, tipo de conta, número da conta e por tipo de data: emissão ou vencimento. Selecione as opções nos campos e clique em Procurar Saldo do Caixa Informe o caixa, a data e clique em Procurar. Apesar de mostrar a hora no campo Data, não é necessário informá-la para realizar a busca. 37

38 Saldo dos Lançamentos do Caixa Aberto Permite visualizar saldo de um caixa aberto, informando separadamente os saldos de vendas, vales, saídas, entradas e o tipo de pagamento. Selecione o caixa e o tipo de saldo que deseja visualizar e clique em Procurar. Se houver necessidade de visualizar o saldo de um determinado tipo de pagamento basta selecioná-lo também Transferência Se por algum motivo houver necessidade de transferir valores entre contas ou caixas, o link Transferência poderá ser utilizado para registrar a operação. Este link é o mesmo visto no tópico 1.2.4, no cadastro de contas Conciliação Bancária A função da conciliação bancária é manter um controle sobre a conta corrente. Este procedimento permite ao usuário saber com exatidão se os títulos baixados foram debitados/creditados na conta ou não, se houve devolução de cheques, os valores exatos que foram movimentados e as datas respectivas. A conciliação funciona como um espelho do extrato da conta corrente, quando visualizada nos relatórios 37 e 385. Entre no item FINANCEIRO, clique no sinal de adição (+) da pasta Bancos e Caixas e escolha a opção Conciliação Bancária. Para visualizar os títulos baixados e proceder com a conciliação, defina no campo Tipo se eles deverão ser listado de forma sintética ou analítica. Imagine que um único cheque tenha sido emitido para pagar vários títulos. Neste caso a baixa foi feita em conjunto. No campo Tipo é possível escolher entre visualizar a baixa com o valor total dos títulos pagos, forma sintética, ou visualizar cada um dos títulos que foram pagos com aquele cheque, forma analítica. Se a exibição for feita na forma sintética, o usuário poderá verificar na coluna No. Títulos quantos pagamentos foram feitos naquele lançamento. O campo Data Final informará ao sistema que o usuário deseja listar os títulos que foram baixados até aquela data. Se desejar conciliar apenas os títulos de uma determinada filial ou conta, preencha os campos com os códigos respectivos, clique em Procurar e a lista dos títulos baixados no período indicado aparece. Confira os títulos e se os dados estiverem corretos marque o campo Conciliado. Se for necessário, o campo Data no Banco pode ser alterado. Note que existem duas colunas que mostram datas e as duas são exatamente iguais. Este recurso foi criado para um cliente específico que precisava saber a data exata em que os valores entravam 38

39 ou saíam da conta. Portanto, a data do pagamento é a data da baixa do título, seja ele a pagar ou a receber, e a data do banco refere-se à movimentação dos valores na conta. Na Figura 21 Item 8 podemos visualizar na tela os títulos selecionados por filial e por caixa até o dia 16/03/04, apresentados na forma analítica. Figura 21 Item 8 Clique em Efetivar. No cadastro de títulos faça uma busca para visualizar os registros referentes à conciliação que foi feita e verifique que o campo Conciliado agora aparece marcado. Ao imprimir os Relatórios 37 e 385 o usuário terá a opção de incluir ou não os títulos que não foram conciliados. Para corrigir uma conciliação que tenha sido feita indevidamente, será necessário fazer a reabertura do título através do cancelamento da baixa. Em seguida baixar o título novamente e então refazer a conciliação. 4. RELATÓRIOS Imprimir relatórios no Millennium BM é muito semelhante à criação das listagens para consulta em tela, vistas até agora. A diferença é que os relatórios podem ser impressos. Após fazer as seleções para o relatório, clique em OK para visualizar a impressão na tela. Se houver necessidade de imprimir um relatório com muita freqüência ele poderá ter sua configuração salva. No rodapé da tela de filtros existe um campo para digitar o nome do relatório e ao lado um campo para marcar. Clique no ícone com um pequeno disquete para salvar a configuração. Para desistir da impressão clique em Cancelar e a janela será fechada. A seguir clique na seta Voltar para retornar ao menu de relatórios. Para imprimir o relatório dê um clique no pequeno ícone com o desenho de uma impressora que aparece na barra de ferramenta. 39

40 Assim como é possível salvar a seleção dos filtros do relatório, também é possível salvar em arquivo o resultado do relatório visualizado na tela. Clique em Salvar para abrir a tela e selecionar a pasta na qual o relatório deverá ser salvo. Dessa forma o relatório poderá ser enviado e visualizado em qualquer computador, através de um leitor de relatórios, mesmo que no outro computador não tenha o Millennium BM instalado. Entre no item UTILITÁRIOS e escolha a opção Relatórios. Dê um clique duplo no relatório que deseja imprimir ou digite o número dele no campo Busca e em seguida dê um clique duplo Relatório 02 Bancos Figura 22a Item 8 Figura 22b Item 8 A janela para criação do relatório de bancos aparece. No campo Ordenado por, escolha a ordem na qual os bancos serão listados, no exemplo da Figura 22a Item 8 foi selecionada a opção Código. Se desejar limitar a listagem clique em um dos botões para escolher o campo que será filtrado. No exemplo da Figura 22b Item 8 serão impressos os bancos cuja descrição esteja entre as letras B e BZ. Clique na seta para expandir a cortina e definir o tipo de filtragem. 40