Grupo de Estudos de Voluntariado Empresarial. Proposta de encontros para construção de conhecimento e troca de experiências.

Transcrição

1 Grupo de Estudos de Voluntariado Empresarial Proposta de encontros para construção de conhecimento e troca de experiências.

2 ORGANIZADORES

3 OBJETIVOS DO GRUPO DE ESTUDOS Aprimorar a prática do voluntariado empresarial no Brasil por meio da construção coletiva de conhecimento e ferramentas entre empresas que já realizam ações de voluntariado, ao mesmo tempo que servem de referência para as empresas que estão se iniciando no tema. Objetivos Específicos Construir uma rede de contatos entre gestores de programas de voluntariado empresarial; Proporcionar trocas de experiências entre empresas que possuem programa de voluntariado e gostariam de conhecer novas práticas. Ou ainda iniciar aquelas empresas que ainda não institucionalizaram essa prática; Construir e disponibilizar ferramentas que possam ser úteis no dia a dia dos programas.

4 PARTICIPANTES ADRIANA CAIRES ELISABETE BOER SUSANA DENISE ALVES CARDOSO MIRIAN RIBEIRO DOS SANTOS ALDRY POSSE GOMES ANGELA AP. LOTHAMMER ERIKA BARROS TAYANA SANTOS CAROLINE RODRIGUES MIRANDA MONICA HELEN OOSTEROM PRISCILA ALINE D SOUZA RENATA CARVALHO TATIANA DE LIMA SANTOS IVANA DE CARVALHO ALEXANDRA FERNANDES ROBERTO RAVAGNANI MARIA FERNANDA LOPES ADREA GOLDSCHIMIDT RENATA DE TOLEDO RODOVALHO SILVIA NACCACHE FLEURY ERICSSON CIEE MERCK S.A. VENTURUS - CENTRO DE INOVAÇÃO TECNOLÓGICA ASSOCIAÇÃO COMERCIAL DE SP INST. CONSULADO DA MULHER INST. CRIANÇA É VIDA MAM CARREFOUR SANTANDER GRUPO SEB DO BRASIL GRUPO SEB DO BRASIL HOSPITAL DO CORAÇÃO SANTANDER SCHINDLER CANTO CIDADÃO GCA CONSULTORIA APOENA SUSTENTÁVEL APOENA SUSTENTÁVEL CVSP

5 DEFINIÇÕES TEMAS A SEREM DISCUTIDOS AO LONGO DOS ENCONTROS DATAS E LOCAIS DE REALIZAÇÃO DOS ENCONTROS DINÂMICAS DE PRODUÇÃO DE CONTEÚDO PAPEL DOS PARTICIPANTES

6 TEMAS A SEREM DISCUTIDOS NOS ENCONTROS A partir da dinâmica realizada no encontro de 11/12/2009, ficou definido que os temas a serem abordados ao longo dos encontros de 2010 serão: 1. Diagnóstico 2. Planejamento 3. Mobilização/Implantação 4. Monitoramento 5. Reconhecimento 6. Avaliação Estes temas resumem de forma simplificada, os principais desafios e as dificuldades mais comuns enfrentadas hoje pelas empresas na implantação de programas de voluntariado empresarial O detalhamento dos itens a serem discutidos em cada caso ainda precisa ser aprofundado (na primeira reunião só conseguimos discutir com mais profundidade os temas Diagnóstico e Planejamento), mas a primeira versão deste conteúdo está apresentada adiante neste material

8 DATAS E LOCAIS PARA REALIZAÇÃO DOS ENCONTROS Nos primeiros 12 meses, a proposta é realizar 6 encontros para discutir temas pertinentes ao voluntariado empresarial. Cada encontro terá como tema central uma etapa específica de implantação e/ou gestão de um programa de voluntariado: TEMA DATA LOCAL Diagnóstico 10/fev/2010* Centro de Voluntariado de SP Planejamento Mobilização/Implantação Monitoramento Reconhecimento 14/abr/ /jun/ /ago/ /out/2010 Avaliação 30/nov/2010 * A data e o local de realização do primeiro encontro estão definidos. As demais datas são apenas sugestões iniciais e deverão ser avaliadas no decorrer do ano de Sugerimos um esquema de rodízio entre as empresas participantes para sediarem o encontro uma vez por ano, cedendo espaço e coffee break. Os locais de realização dos demais encontros serão definidos no decorrer do ano de 2010

10 DINÂMICA DE PRODUÇÃO DE CONTEÚDO Sugestão de Dinâmicas* Troca de experiências (em pequenos grupos) baseadas em temas de interesse relacionados ao voluntariado Apresentação de um case empresarial (opcional) Discussão do case com foco em tema pré-definido (mediação dos organizadores) Consolidação das informações e disponibilização do conteúdo via para os participantes (organizadores) Duração de cada encontro: 3 horas

12 PAPEL DOS PARTICIPANTES Empresas e outras organizações convidadas: Para maior aproveitamento dos conteúdos, sugerimos aos participantes uma meta de frequência de 60% ou 4 encontros ao longo do ano. Trazer contribuições significativas, trazendo textos, apresentações, artigos, fruto de pesquisa sobre o tema escolhido. Participar ativamente das discussões visando contribuir para a construção coletiva Organizadores: Divulgar as datas e locais dos encontros com antecedência para os participantes Organizar os encontros de forma que tornem-se mais produtivos e eficientes Consolidar as informações trazidas pelos participantes e divulgar para o grupo.

13 DETALHAMENTO DOS TEMAS A SEREM DISCUTIDOS AO LONGO DOS ENCONTROS PRODUÇÃO INICIAL DO GRUPO 11/12/2009

14 SUGESTÃO DE TÓPICOS PARA O TEMA - DIAGNÓSTICO Comunicação Atores envolvidos Gestores dos que querem atuar como voluntários Organizações sociais Poder público Funcionário, voluntário Mapeamento das ações já existentes Mapeamento das demandas, motivações e competências dos voluntários (ações similares ao que faz na empresa ou outras ações de seu interesse) Pesquisa de identificação de intenções (enquete); Renovação da intenção em programas já existentes. Identificação dos interesses da empresa Alinhamento ao negocio e as necessidades da empresa Co-participação dos gestores na fase inicial de avaliação do que pode ser realizado (engajamento) Diferenças de perfil, interesses e formas de atuação com funcionários Avaliação do clima organizacional Mapeamento das necessidades reais da comunidade a ser beneficiada Definição da maneira de medir os impactos da ação para a empresa, para a organização e para o voluntario

15 SUGESTÃO DE TÓPICOS PARA O TEMA - PLANEJAMENTO Comunicação entre os envolvidos ao longo do período de planejamento Orçamento do programa Avaliação dos custos do programa para a empresa: horas de trabalho, comunicação, suporte, capacitação, avaliação, materiais, transporte, eventos de reconhecimento, outras despesas não existe voluntariado sem investimento Como conquistar a verba necessária Formação de um comitê de voluntariado Alinhamento com a política de RSA e com as estratégias da empresa Identificar parceiros necessários (internos e externos) Como identificar as organizações parceiras e envolve-las no processo de planejamento, inclusive institutos da própria empresa Concorrentes, centros de voluntariado, órgãos públicos, ONGs, consultorias, etc Alinhamento de interesses das 3 partes envolvidas (empresa, funcionários e organizações) Definição de regras para trabalho dos voluntários, incluindo horário de atuação (dentro ou fora do horário de trabalho) política de voluntariado; termo de adesão e outros aspectos jurídicos; manual de voluntariado, etc. Definição do tipo de ação que atendera melhor ao momento da empresa e dos voluntários (ações pontuais, recorrentes ou continuas)

16 SUGESTÃO DE TÓPICOS PARA O TEMA PLANEJAMENTO (2) Como mostrar aos funcionários que não vão qual o seu papel na viabilização do programa Envolvimento de outras áreas da empresa (RH, MKT, Comunicação) necessidade de apoio e de negociação de data e interesses Qual a melhor maneira de implantar a ação para garantir o impacto desejado (da fase de diagnostico) por exemplo, ações concentradas de treinamento em vez de capacitações de prazo mais longo Como inserir um programa de voluntariado em uma empresa que ainda não tem esta cultura Capacitações Como preparar as organizações para receber os voluntários (lembrar da alta rotatividade) Como preparar os voluntários para realizar as ações

17 SUGESTÃO DE TÓPICOS PARA OS TEMAS MOBILIZAÇÃO/IMPLANTAÇÃO Engajamento dos voluntários Como captar novos e manter antigos voluntários, quais as melhores ações para isto Como comprometer o voluntário (programas pontuais e contínuos) Captação de voluntários com o objetivo de ser voluntário e não como um primeiro acesso a empresa Desconforto funcionário X Comentários da liderança (tempo sobrando?) Como demonstrar a importância do programa de voluntariado para a estratégia da empresa Entidades beneficiadas Como lidar com o problema das organizações não saberem receber os voluntários Como capacitar voluntário e organização beneficiada para trabalharem em parceria Participação da alta gestão Como envolver/sensibilizar a liderança Como conseguir patrocínio da liderança Como convencer as lideranças a incentivar a participação dos colaboradores em programas de voluntariado Motivação Como implementar novidades no programa Como manter ativa a atuação do voluntário Como incentivar sempre o espírito voluntário Cultura do voluntariado Como implementar Principais desafios

18 SUGESTÃO DE TÓPICOS PARA O TEMA - MONITORAMENTO Periodicidade do monitoramento Tipos de controles e relatórios Quais são os indicadores existentes para programas de voluntariado Manutenção de voluntários Meios de comunicação/interação Formação de voluntários para que venham ser coordenadores de grupos de voluntários

19 SUGESTÃO DE TÓPICOS PARA O TEMA - RECONHECIMENTO Estratégias de reconhecimento Melhor forma de atingir o voluntário Como reconhecer de forma individual e coletiva Como fazer o voluntário se sentir parte do projeto e protagonista do programa Como conseguir apoio e reconhecimento da liderança

20 SUGESTÃO DE TÓPICOS PARA O TEMA - AVALIAÇÃO Métodos de avaliação Como avaliar os resultados do programa Objetivos da avaliação Como definir e quando utilizar indicadores Quem participa da avaliação Influência no clima organizacional da participação dos voluntários