Teoria Geral da Administração

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1 Teoria Geral da Administração António Albano B. Moreira Curitiba 2013 Teor_Geral_Admin.indd 1 03/04/ :18:01

2 Ficha Catalográfica elaborada pela Fael. Bibliotecária Cassiana Souza CRB9/1501 Moreira, António Albano B. M837t Teoria geral da administração / Antonio Albano B. Moreira. Curitiba: Fael, p.: il. ISBN Nota: conforme Novo Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa. 1. Administração 2. Teoria geral da administração (TGA) I. Título CDD 658 Direitos desta edição reservados à Fael. É proibida a reprodução total ou parcial desta obra sem autorização expressa da Fael. Editora fael Gerente Editorial Denise Gassenferth Projeto Gráfico Sandro Niemicz Edição Jaqueline Nascimento Revisão Monique Gonçalves Diagramação Karlla Cristyne Plaviak Iconografia Sandra Lopis Capa Sandro Niemicz Foto da Capa Minerva Studio Teor_Geral_Admin.indd 2 03/04/ :18:24

3 Dedicatória A meus filhos Cristina Alexandra, Patrícia Andréa e António Augusto, meus heróis e minhas razões. A elas e a ele dedico esta obra, como incentivo e exemplo de que eles também poderão realizar seus sonhos, o instinto que os levará ao triunfo. Teor_Geral_Admin.indd 3 03/04/ :18:28

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5 Apresentação A Administração é uma ciência universal, utilizada desde a criação humana, na vida pessoal e coletiva, para atingir resultados com recursos que estavam disponíveis sob diversas formas. Os impérios, as migrações, os enriquecimentos e tantos outros fatores deram-se a partir de práticas, rudimentares ou complexas, em que a Administração não era explicitamente registrada. Teor_Geral_Admin.indd 5 03/04/ :18:28

6 Teoria Geral da Administração No final do século XIX, em consequência da Revolução Industrial e com o objetivo de racionalizar os recursos de produção, surgiram as primeiras práticas administrativas. Outras ciências utilizadas pela sociedade tiveram suas aplicações reguladas e fiscalizadas pelos governos a partir do início do século XX. No Brasil, a Administração, profissão e ensino, teve seu reconhecimento legal a partir da segunda metade do mesmo século. A profissão de técnico em administração/administrador foi criada e regulada pela Lei n , de 9 de setembro de 1965, e os Conselhos Federal (CFA) e Regional (CRA), pelo Decreto n , de 20 de junho de O ensino da Administração em Curitiba teve seu início nos primeiros anos da década de 60 do século XX, com a criação da Sociedade Paranaense de Estudos de Administração (SPEA) em 3 de agosto de Outros cursos, então, foram criados: a Faculdade de Administração e Economia (FAE), a Faculdade de Educação Superior do Paraná (FESP) e o Departamento de Administração Geral e Aplicada (DAGA) da Universidade Federal do Paraná (UFPR). Atualmente existem, no Paraná, registrados no Conselho Regional de Administração (CRA-PR), 138 cursos, sendo 27 na Região Metropolitana de Curitiba. A importância do curso de Administração para as empresas e a economia, de forma global, demonstra-se não apenas por esses números, mas, também, pelas disciplinas do curso, as quais abrangem desde a área de ciências exatas até a psicologia. A aplicação dos conceitos da Administração, em um período no qual a concorrência global é acirrada, é essencial tanto para o aumento da produtividade das nossas organizações, quanto para a utilização racional dos recursos escassos que temos. Nesse contexto, é necessária a existência de literatura ampliada e atualizada, como é o caso desta obra. De fácil leitura e com muita objetividade nos pontos fundamentais de aplicação da teoria da Administração ao dia a dia das empresas, uma obra como esta será de grande valia para que os futuros administradores possam ter uma visão concisa e atualizada da realidade do administrador. Vivemos uma fase de transições rápidas e radicais em todos os ramos da atividade humana. São tempos difíceis para as organizações, porque mudanças sempre são traumáticas e causam perdas para aqueles que não se adaptam aos rápidos e novos tempos. São essenciais o estudo, a reflexão e o forte 6 Teor_Geral_Admin.indd 6 03/04/ :18:28

7 Apresentação embasamento nos princípios e fundamentos da Administração para que as organizações se fortaleçam. Certamente, esta obra vem contribuir para que os administradores estejam preparados e incólumes a este período de grandes desafios de aumentos de produtividade, agilidade e inovação. Ivo Simas Moreira.* * É engenheiro civil formado pela Universidade Federal do Paraná (UFPR) e administrador do Conselho Regional de Administração. Já atuou como docente, consultor em Administração, conselheiro e diretor em várias instituições. Foi Secretário de Estado do Paraná (governo e planejamento) de 1971 a 1974 e, no período entre 23 de outubro de 1987 e 5 de setembro de 1988, assumiu, interinamente, o Ministério da Habitação, Urbanismo e Meio Ambiente. É conceituado e reconhecido por ter iniciado o processo de profissionalização da Administração no Governo do Estado do Paraná, sendo um dos fundadores dessa área no mesmo Estado. 7 Teor_Geral_Admin.indd 7 03/04/ :18:28

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9 Sumário Prefácio 11 1 Introdução à Teoria Geral da Administração (TGA) 13 2 Visão clássica da Administração 27 3 Visão humanista da Administração 59 4 Visão neoclássica da Administração 87 5 Visão estruturalista da Administração Visão comportamental da Administração Visão sistêmica da Administração Visão contingencial da Administração A moderna gestão 199 Referências 245 Teor_Geral_Admin.indd 9 03/04/ :18:28

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11 Prefácio Aceitar um convite para elaborar uma obra como esta, após o sentimento de grande responsabilidade que naturalmente provoca em função da importância que um trabalho desta natureza representa, gera, por outro lado, a possibilidade de poder transmitir e deixar registrada uma visão particular sobre a Teoria Geral da Administração, a forma como esse conteúdo é transmitido hoje nas faculdades de Administração, como ele é visto pelos alunos tornando-se o grande terror e fardo dos dois primeiros semestres de qualquer curso da área o descaso com que a disciplina de TGA (forma popular como é conhecida a Teoria Geral de Administração entre os administradores e não só) vem sendo tratada. Cria-se, assim, logo ao se pronunciar essas três letrinhas, um clima de antecipada rejeição para os iniciantes nesta nossa tão desafiadora profissão de administradores. Teor_Geral_Admin.indd 11 03/04/ :18:28

12 Teoria Geral da Administração A proposta que aqui deixamos é a de que o estudo da história da Administração, mediante registro das várias teorias e abordagens que deram corpo ao que hoje se considera ser a Teoria da Administração, é um registro ainda vivo do que foi a evolução do pensamento social e humano e da forma como o homem organizou-se ao longo do tempo e, como tal, não pode ser totalmente desprezado. Isso porque em pleno século XXI, infelizmente, ainda vemos algumas organizações usarem métodos e práticas costumeiras de épocas e fases dos primórdios da criação da Administração como ciência e da visão limitada que se tinha dos métodos e processos necessários à formação e ao funcionamento de organizações inovadoras, produtivas e eficazes naquela época. Atualmente, não podemos mais deixar de levar em consideração, nas práticas administrativas, as conclusões e as experiências dos pioneiros no estudo e nas pesquisas das melhores práticas das organizações e do inter-relacionamento entre seus componentes humanos. Apesar de, ao contrário do que acontece com muitas outras ciências, ainda ouvirmos gestores e empresários dizerem que, na prática, a teoria da gestão é outra, reafirmam-se cada vez mais os postulados e os princípios resultantes das pesquisas e dos estudos administrativos testados ao longo desses anos todos, mostrando-nos que a Teoria Geral da Administração está viva, confirmando-se e afirmando-se cada vez mais nas boas práticas de gestão. O autor.* * António Albano B. Moreira é Administrador e Especialista em Gestão Estratégica e em Organização, Informática e Internet, ramo no qual trabalhou, por mais de trinta anos, no cargo de gerência sênior de instituições nacionais e multinacionais. Além disso, é palestrante, professor e consultor de empresas nas áreas de gestão, organização, web marketing, e-commerce e mídias sociais. 12 Teor_Geral_Admin.indd 12 03/04/ :18:28

13 1 Introdução à Teoria Geral da Administração (TGA) Temos observado, nos últimos tempos, algumas opiniões contrárias ao estudo da Teoria Geral da Administração, a tradicional TGA, dentro dos cursos de Administração. O principal argumento usado é o fato de que esse estudo versa sobre um passado distante e remonta ao início da formalização das organizações empresariais. Teor_Geral_Admin.indd 13 03/04/ :18:28

14 Teoria Geral da Administração Usando dos mesmos argumentos, poderíamos invalidar, também, o estudo da história ou mesmo dos conceitos mais básicos de qualquer outra ciência tradicional. Por exemplo, poderíamos deixar de estudar as operações aritméticas básicas por estas serem muito antigas e terem sido estabelecidas em um passado distante? A resposta, com certeza, é não, tanto para a matemática como para qualquer outra ciência. É por meio das pesquisas e dos estudos que consolidaram conhecimentos sobre como as pessoas se organizam em busca de resultados comuns e de como essas organizações podem melhorar sua eficiência e eficácia em busca desses resultados que podemos nos espelhar para melhorar o funcionamento das organizações atuais, fazê-las mais competitivas e, mais importante, poder fazê-las mais duráveis e sólidas. Apesar de todo o avanço que se fez no estudo e na disseminação da Administração, ainda temos índices muito elevados de mortalidade prematura das nossas empresas, causados por falta de aplicação de conceitos administrativos já amplamente estudados e comprovados. 1.1 A Administração atual O estudo histórico da evolução da Administração por meio da sua teoria e das várias concepções e visões surgidas ao longo do tempo, embasados em estudos científicos, nada mais é do que o processo da evolução de uma ciência construindo novos conhecimentos e conceitos em princípios e fundamentos já estabelecidos anteriormente. O fato de, na sua forma tradicional, o estudo da Administração voltar-se, principalmente, à análise das teorias administrativas baseadas e estabelecidas em realidades e organizações completamente diferentes das atuais de forma alguma invalida a utilização desses princípios e fundamentos pelas organizações atuais. Essa evolução revela uma ciência viva e em constante atividade e desenvolvimento, provocando, com isso, o grande desafio para os administradores e organizações de aplicarem os princípios e os conceitos de modo que as organizações beneficiem-se e se promova uma melhoria contínua de cada organização de forma específica e da Administração como um todo A importância e o papel do administrador A Administração ou gestão e o administrador ou gestor, termos com sentidos sinônimos e utilizações idênticas, na sua atividade, são responsáveis 14 Teor_Geral_Admin.indd 14 03/04/ :18:28

15 Introdução à Teoria Geral da Administração (TGA) por atingir os objetivos dos grupos sob sua responsabilidade e, portanto, estão presentes em todas as organizações, tendo em vista que são um conjunto organizado de recursos humanos, físicos e monetários, trabalhando organizados por meio de um sistema de processos funcionais, valores, políticas, cultura e práticas, para um objetivo comum. É a partir do trabalho do gestor, transformando conhecimento em ganhos, que a organização chega aos seus objetivos. O mundo atual, caracterizado pela necessidade constante por melhores resultados exigidos às organizações, sejam elas públicas, privadas ou de caráter social, leva à pressão por uma constante melhoria dos processos organizacionais e da produtividade aos seus gestores. O esforço em atingir esses resultados não é o foco da gestão, mas, sim, o resultado alcançado mediante este esforço (NOBREGA, 2004). Caracteriza-se, então, o papel do administrador, ou gestor, como pode ser denominado, como a busca constante pela melhoria na produtividade e nos resultados das suas organizações ou setores de uma organização, por meio da otimização da utilização de todos os recursos e processos colocados à sua disposição no alcance dos objetivos propostos. Dessa forma geral, verificamos que a presença de um administrador ou gestor se faz necessária em qualquer tipo de organização, organismo ou grupo social definido com um objetivo comum estabelecido. Por isso enfatizamos a importância do estudo dos princípios e fundamentos históricos não só para entender o passado, mas, também, para a aplicação de tais elementos, garantindo, assim, resultados semelhantes (NOBREGA, 2004). Sabemos que os princípios básicos de uma ciência são estes: mesmas condições, mesmos processos, mesmos componentes darão o mesmo resultado, sob as mesmas condições ambientais. Sob esse enfoque amplo, descrito anteriormente, o papel do administrador adquire importância dentro das empresas, já que é dele que se espera o planejamento das estratégias e das ações empresariais, o acompanhamento diário dessas ações estabelecidas e quanto elas estão contribuindo para os objetivos propostos, a gestão dos recursos financeiros nas suas especificidades dos recebimentos, pagamentos, financiamentos e aplicações dos recursos materiais, envolvendo máquinas, equipamentos, edifícios e matérias-primas e 15 Teor_Geral_Admin.indd 15 03/04/ :18:28

16 Teoria Geral da Administração a sua compra, manutenção e venda, a gestão de todos os aspectos que envolvem a gestão dos recursos humanos da organização, seleção, recrutamento, relacionamentos interpessoais, análise da satisfação, treinamento e demissão de funcionários. Portanto, o campo de atuação do administrador é bastante amplo e variado, cabendo, hoje, diversas atividades relacionadas e correlatas a um administrador profissional. De forma mais resumida, podemos afirmar que a Administração trata da condução das organizações lucrativas ou não lucrativas de uma forma racional das suas atividades. E essa condução deve ocorrer mediante o planejamento, a organização, a direção e o controle de todas as atividades que ocorrem em uma organização, decorrentes de uma diferenciação e divisão do trabalho (CHIAVENATO, 2004). Apesar de recentes no Brasil, os cursos de Administração são relativamente antigos nos Estados Unidos, tendo ali surgido no fim do século XIX, na Wharton School, em Enquanto já havia formado-se algo em torno de 50 mil administradores, 4 mil mestres e 100 doutores nos EUA, surgia, em 1952, o início do estudo da Administração no Brasil (FEA-USP, 2012). Não é mera coincidência a criação das escolas de Administração no Brasil e o início dos períodos do processo de desenvolvimento no país. Inicialmente, de forma tímida, no período Vargas, e mais concretamente no governo Juscelino. O início da industrialização e o crescimento das empresas geram uma necessidade muito grande de um contingente de mão de obra qualificada para gerir essas empresas e ocupar cargos intermediários de gestão. Essa necessidade de profissionais qualificados gera a necessidade da formação de administradores profissionais, por meio do ensino formal profissional da Administração. O início desse ensino foi marcado pela criação da Fundação Getulio Vargas (FGV) e da FEA-USP (FEA-USP, 2012). Atualmente, o estudo profissional da Administração está amplamente difundido e solidificado. A profissão de administrador é regulamentada mediante a Lei n /1965 e sua atividade registrada e fiscalizada por meio dos Conselhos profissionais estaduais e o federal, o Conselho Regional de Administração (CRA), em nível estadual, e o Conselho Federal de Administração (CFA), em nível federal. 16 Teor_Geral_Admin.indd 16 03/04/ :18:28

17 Introdução à Teoria Geral da Administração (TGA) As organizações atuais e o administrador Se, de alguma forma, a grande diversidade de organizações presentes no mundo atual poderia levar a crer em uma dificuldade de adaptação interna do administrador a cada uma delas e às suas especificidades e heterogeneidades, isso não ocorre devido ao fato de que o papel do administrador é determinado e estabelecido como a definição das estratégias, o diagnóstico das situações e dos problemas, a priorização e a alocação dos recursos, o planejamento da sua aplicação e a criação de diferenciais competitivos, por meio da inovação de processos e produtos (CHIAVENATO, 2004). Mesmo considerando todas as diversificações de tamanho, estrutura, características, tipos de produtos ou processos, as organizações podem ser classificadas em dois grandes grupos: lucrativas, as chamadas empresas privadas, e as não lucrativas, aí incluindo um grande leque de organizações, desde as filantrópicas, ONGs, igrejas, até os serviços públicos, exército, etc. Por outro lado, percebemos que a procura por profissionais competentes da Administração, focados em resultados, aumenta em função da alta competição que o mundo globalizado provocou em todos os setores da economia. Desde as pequenas empresas até os grandes grupos multinacionais, todas as organizações devem buscar suas vantagens competitivas e seus diferenciais sob a liderança de administradores competentes. Dentro desse leque variado e extenso de organizações e cargos nelas existentes, o administrador deve procurar, na sua formação, adquirir determinadas habilidades que o levem a se destacar perante seus pares e a galgar cargos nas estruturas das organizações. Essas habilidades podem ser divididas em três grandes grupos (CHIAVENATO, 2004): Habilidades técnicas são aquelas decorrentes do conhecimento e da experiência profissional e são a implantação de métodos, técnicas e processos para a realização das tarefas, é o fazer. Habilidades humanas relacionadas ao convívio social com seus colegas. É a capacidade de trabalhar em equipe e de propor soluções à interação, à liderança e à resolução de conflitos. Habilidade conceitual refere-se à capacidade de abstração, de visualizar o futuro, de tomar decisões por meio do raciocínio e 17 Teor_Geral_Admin.indd 17 03/04/ :18:29

18 Teoria Geral da Administração do diagnóstico das situações e alternativas disponíveis; de interpretar o ambiente, os dados disponíveis, a missão da organização e poder levá-la a novos horizontes e a novos patamares de eficácia e produtividade, otimizando recursos e aproveitando oportunidades. De acordo com o crescimento que o administrador terá dentro da estrutura hierárquica, essas três habilidades serão exigidas de forma diferente. Partindo do nível operacional, temos, aqui, um forte predomínio e necessidade das habilidades técnicas, os conhecimentos e os métodos são as exigências dos cargos de supervisão, ainda muito ligados ao acompanhamento e ao controle das atividades operacionais e com fraca presença da aplicação das habilidades humanas. Conforme o administrador sobe na escala hierárquica, as atividades operacionais ficam mais distantes e logo ele precisa aplicar suas habilidades humanas de liderança, resolução de conflitos e de trabalho em equipe. Esse nível caracteriza-se pelos cargos de gerência intermediária, é o chamado nível tático da organização. No nível mais alto da organização, a alta direção, temos uma forte presença da necessidade de habilidades conceituais. É o predomínio das ideias, da abstração das tomadas de decisão estratégicas que envolvem toda a organização e uma perspectiva de médio e longo prazo, na sua maioria. Paralelamente ao desenvolvimento dessas habilidades, exige-se do administrador três tipos de competências no exercício da sua atividade. Essas competências devem ser duráveis e constituir a base sólida da atuação do profissional, porque as rápidas mudanças a que as empresas são expostas não devem provocar a sua obsolescência (CHIAVENATO, 2004). Para isso, o administrador deve orientar sua competência dentro de linhas mestras duráveis, o conhecimento, seu referencial, sua base de decisão, sua experiência profissional e não deve estar estagnado e imutável. O profissional deste século deve estar em constante aprendizado e ter a capacidade do aprender a aprender, a habilidade de colocar seu conhecimento em prática, o saber fazer e aplicar. Deve, ainda, ter a capacidade de identificar, dentro da sua bagagem cognitiva, quais elementos podem ser aplicados em cada caso e em cada desafio da sua carreira e ter a segurança 18 Teor_Geral_Admin.indd 18 03/04/ :18:29

19 Introdução à Teoria Geral da Administração (TGA) nessa aplicação. Por último, é necessária uma competência comportamental ou atitude para poder interagir com o mundo que o rodeia, liderar suas equipes no alcance dos objetivos, estabelecer o ritmo e o estilo de trabalho que vai ser observado, imitado e seguido. É a forma como as outras duas habilidades anteriores são colocadas para o grupo e os outros. Essas três competências são as guias mestras que nortearão a carreira do administrador rumo ao sucesso e ao topo da organização. Saiba mais Henry Mintzberg, norte-americano, nascido em 2 de setembro de 1939, é Ph.D em Administração. É autor e acadêmico referência na Administração com vários estudos e livros relacionados às funções de gerência, administração e análises sobre as funções dessa área. Para além das competências relacionadas, Mintzberg em seus estudos, identificou e catalogou dez papéis executados pelo administrador, catalogados em três grupos classificatórios: interpessoais, informacionais e decisórios (apud CHIAVENATO, 2004). Os papéis interpessoais são aqueles que se relacionam com as pessoas, como o próprio nome indica. Eles se referem à forma como o administrador se relaciona com as pessoas e as influencia, em decorrência das suas habilidades humanas. Os papéis informacionais têm a ver com as informações com as quais o administrador lida, com a rede de informações que ele precisa montar, seu desenvolvimento e manutenção, bem como à forma como ele troca essas informações com seus colegas. Os papéis decisórios relacionam-se na forma como o administrador toma decisões, escolhe opções, processa e usa as informações e também como põe em prática suas habilidades humanas e de relacionamento interpessoal. Podemos ver, no quadro 1, os dez papéis do administrador, a classificação desses três grupos de papéis e seus componentes mais simples. 19 Teor_Geral_Admin.indd 19 03/04/ :18:29

20 Teoria Geral da Administração Quadro 1 Os dez papéis do administrador. Categoria Papel Atividade Interpessoal Informacional Decisorial Representação Liderança Ligação Monitoração Disseminação Porta-voz Empreendimento Resolução de conflitos Alocação de recursos Negociação Fonte: Chiavenato (2004, p. 5). Assume deveres cerimoniais e simbólicos, representa a organização, acompanha visitantes, assina documentos legais. Dirige e motiva pessoas, treina, aconselha, orienta e se comunica com os subordinados. Mantém redes de comunicação dentro e fora da organização, usa malotes, telefonemas e reuniões. Manda e recebe informação, lê revistas e relatórios e mantém contatos pessoais. Envia informação para os membros de outras organizações, envia memorandos e relatórios, telefonemas e contatos. Transmite informações para pessoas de fora, através de conversas, relatórios e memorandos. Inicia projetos, identifica novas ideias, assume riscos, delega responsabilidades de ideias para outros. Toma ação corretiva em disputas ou crise, resolve conflitos entre subordinados, adapta o grupo a crises e mudanças. Decide a quem atribui recursos. Programa, orça e estabelece prioridades. Representa os interesses da organização em negociações com sindicatos, em vendas, compras ou financiamentos. 1.2 Origem histórica da Administração Mesmo que só recentemente tenha sido formalizada a profissão de administrador e a Administração estabelecido-se como uma ciência, as funções e os princípios administrativos já estão presentes desde a formação dos pri meiros 20 Teor_Geral_Admin.indd 20 03/04/ :18:29

21 Introdução à Teoria Geral da Administração (TGA) grupos humanos. Nos diversos registros da história da humanidade, na sua evolução e, principalmente, na sua organização em sociedade, de alguma forma estiveram presentes competências administrativas para que essas ações ou sociedades organizadas tivessem sucesso A Administração através dos tempos A necessidade da caçada em grupo dos antigos homens, há milhões de anos, levou-os a organizarem-se de forma a obter o melhor resultado nas suas empreitadas e a registrar suas experiências e táticas para que, em futuras caçadas, usassem os mesmos modelos de sucesso, como ficou registrado em pinturas conservadas em várias cavernas da Europa. Mais recente que nossos ancestrais rupestres, da mesma forma, 4 mil anos a.c., os egípcios demonstraram alta utilização das funções da gestão para o sucesso na construção das suas pirâmides, utilização tão eficaz que até hoje discute-se qual organização e gestão utilizadas e a forma como elas foram construídas, além de se reconhecer que uma alta competência de planejamento, organização e controle da gestão egípcia se fez presente nessas construções. Várias outras demonstrações de conceitos de gestão até hoje usados estão presentes em registros históricos. Na Bíblia, encontramos o registro de Moisés como um gestor, ao vê-lo seguir os conselhos de Jatro, seu sogro, sobre a forma como organizar as tribos judaicas estruturalmente e hierarquicamente e como funcionaria o processo de comando e de comunicação entre ele, os líderes das tribos e todos os seus componentes. Ali ele já aplicaria os conceitos da delegação, pois concedeu-lhes a autoridade da tomada de decisões, como seus representantes diretos. Limitando a autoridade desses chefes a assuntos mais simples, cabendo à autoridade dos assuntos mais complexos a si próprio, por meio de um processo de comunicação na estrutura hierárquica, estaria ou não Moisés aplicando princípios de estruturação organizacional que muitos séculos depois foram formalizados em manuais, organogramas e fluxogramas até hoje usados em todas as organizações? Com certeza, podemos afirmar que sim. Podemos afirmar, também, que a Administração da forma como a vemos hoje começou nesses antigos modelos de estruturação e gestão ( CHIAVENATO, 2004). 21 Teor_Geral_Admin.indd 21 03/04/ :18:29

22 Teoria Geral da Administração Várias outras demonstrações da aplicação de princípios e práticas administrativas foram registradas ao longo dos séculos e em variados lugares do planeta, tendo sempre em comum a preocupação da organização, do controle, da produtividade e da maximização dos recursos utilizados. Podemos verificar esses fatos históricos no quadro 2, que trata da linha do tempo da Administração, a seguir. Ao longo do tempo, têm sido sempre muito presentes as funções da Administração, principalmente as militares e religiosas, em que se fazem necessárias organização e hierarquia muito formais, além de uma definição muito clara de funções. A Administração ganhou muito das experiências militar e religiosa e seus conceitos bem-sucedidos. Ainda hoje temos muito presentes nas nossas organizações formas e similaridades herdadas, principalmente, da organização militar e, mais especificamente, dos exércitos. Individualmente, também observamos essa presença. A partir da necessidade da execução da mais simples tarefa humana diária: qual a sequência das tarefas domésticas a executar, como elaborar uma receita culinária ou qual o trajeto a fazer para otimizar minhas tarefas na rua, etc. Algumas das funções básicas da Administração estarão presentes caso o objetivo seja a otimização e o sucesso nessas tarefas, sejam elas o planejamento da sequência correta das tarefas a executar, a verificação sobre se existem os componentes certos da receita e a quantidade certa ou qual o tempo gasto para o deslocamento de um lugar a outro, para poder chegar aos compromissos a tempo. O estudo e a aplicação da gestão estão presentes de forma mais simples nos aspetos mais práticos e corriqueiros da vida humana, a sua aplicação consciente trará imensos benefícios na busca do sucesso pessoal e profissional, mediante planejamento pessoal ou da carreira, organização de tempo e recursos, execução do planejado e, no aspecto mais prático, a otimização de recursos financeiros. Quadro 2 Linha do tempo da Administração. Período e local Evento 3000 a.c., Mesopotâmia Civilização suméria. Escrituração de operações comerciais. Primeiros dirigentes e funcionários administrativos profissionais. 22 Teor_Geral_Admin.indd 22 03/04/ :18:29

23 Introdução à Teoria Geral da Administração (TGA) Período e local Século XXVI a.c., Egito Século XXIV a.c., China Século XVIII a.c., Babilônia Século XVI a.c., Egito Século XII a.c., China Século VIII a.c., Roma Século VI a.c., China Século V a.c., China Século V a.c., Grécia Século IV a.c., China Século III a.c., Roma 1494, Gênova Século XVI, Veneza Evento Construção da Grande Pirâmide. Evidências de planejamento, organização e controle sofisticados. O Imperador Yao usa o princípio da assessoria para dirigir o país de forma descentralizada. Código de Hamurabi. Escrituração meticulosa de operações. Evidências de ênfase no controle. Descentralização do reino. Logística militar para a proteção das províncias. Constituição da Dinastia Chow. Começo do Império Romano, que duraria 12 séculos. Os embriões de todas as instituições administrativas modernas são criados nesse período. Confúcio expõe uma doutrina sobre o comportamento ético dos cidadãos e dos governantes. Mêncio procura sistematizar princípios de administração. Democracia, ética, qualidade, método científico, teorização e outras ideias fundamentais. Sun-Tzu prescreve princípios de estratégia e comportamento gerencial. O exército romano é o modelo para os exércitos nos séculos seguintes. Esse modelo influenciaria outros tipos de organizações. Luca Pacioli divulga o sistema de partidas dobradas para escrituração contábil no livro Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalità (Obras completas de aritmética, geometria, proporções e proporcionalidades). O Arsenal de Veneza usa contabilidade de custos, numeração de peças inventariadas, peças padronizadas e intercambiáveis e técnicas de administração de suprimentos. O Arsenal também utiliza uma linha de montagem para equipar os navios. Em 1574, durante uma visita de Henrique III da França, um navio foi montado, equipado e posto ao mar em uma hora. 23 Teor_Geral_Admin.indd 23 03/04/ :18:29

24 Teoria Geral da Administração Período e local Século XVI, Florença Meados do século XVIII, Inglaterra 1776, Inglaterra Final do século XVIII, Europa e Estados Unidos 1810, Escócia Início do século XIX, França Início do século XIX, Inglaterra Final do século XIX, Alemanha Evento Maquiavel publica O príncipe, um tratado sobre a arte de governar, em que são enunciadas as capacidades do dirigente. Início da Revolução Industrial. A riqueza das nações, de Adam Smith, descreve e elogia o princípio da divisão do trabalho e a especialização dos trabalhadores. Desenvolve-se a produção baseada em peças padronizadas e intercambiáveis. Robert Owen inicia uma experiência de administração humanista na fiação New Lanark. Primeiros sistemas de participação nos resultados para os trabalhadores. Primeiros sindicatos de trabalhadores. Wilhelm Wundt cria a psicologia experimental. 1881, Estados Unidos Joseph Wharton funda a primeira faculdade de Administração. Final do século XIX até os anos 10 do século XX, Estados Unidos Movimento da Administração Científica. Fonte: adaptado de Maximiano (2010, p. 15). Da teoria para a prática A necessidade da aplicação dos conceitos e funções da Administração está presente em todos os setores da atividade humana. Isso se torna evidente na forma como a aplicação desses conceitos e funções leva ao sucesso determinadas organizações ou atividades ou como a falta ou má execução dessas funções faz com que os resultados pretendidos não sejam alcançados. Para que sejam evidenciadas tais premissas, propomos a verificação, durante 24 Teor_Geral_Admin.indd 24 03/04/ :18:29

25 Introdução à Teoria Geral da Administração (TGA) um período relativamente curto, por exemplo, uma semana, da presença, da necessidade ou mesmo da falta de conceitos e aplicação das funções básicas do administrador prever, planejar, organizar, controlar e avaliar, por meio da observação de notícias emitidas pelos meios de comunicação de massa, bem como dos resultados apresentados pelas organizações em geral. Podem ser observados, por exemplo, os índices de mortalidade das empresas brasileiras e as suas causas relativas à falta da aplicação tanto de princípios da Administração quanto das funções administrativas. Síntese Mesmo que tenham evoluído ao longo da história do homem em sociedade, os princípios, fundamentos e conceitos básicos da Administração sempre estiveram presentes e exerceram influência sobre a sobrevivência e sucesso das organizações. Em parte ou na sua totalidade, as funções administrativas de prever, planejar, organizar, controlar e avaliar estiveram e ainda estão presentes na atividade do administrador. Essas funções, bem como as competências básicas necessárias relativas aos conhecimentos exigidos ao cargo, as habilidades em transformar esses conhecimentos em prática, o comportamento determinado em melhorar e inovar, mais os dez papéis exigidos ao administrador catalogados por Mintzberg nas categorias de papéis da interpessoalidade, da relação informacional e da relativa às tomadas de decisão, são fundamentais a todas as organizações lucrativas ou não lucrativas, para que atinjam os resultados pretendidos mediante eficaz utilização de todos os recursos disponibilizados ao administrador. 25 Teor_Geral_Admin.indd 25 03/04/ :18:29

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27 2 Visão clássica da Administração Após a solidificação da Revolução Industrial, o panorama econômico no mundo e, principalmente, nos EUA, foi o grande crescimento das indústrias, tanto em número de trabalhadores como na variedade de tamanhos e formas de organização. A mão de obra utilizada era, na sua maioria, de ex-camponeses sem formação para as funções. Aliado a isso, a má utilização do maquinário e a desorganização na forma de trabalho eram grandes, aumentando a baixa produtividade, os desperdícios, a ineficiência e, também, provocando uma insatisfação geral dos operários quanto às condições gerais do trabalho. Teor_Geral_Admin.indd 27 03/04/ :18:33

28 Teoria Geral da Administração A partir dessa situação geral que se vivia no mundo industrial da época, mais a intensa concorrência no mercado, a necessidade de estudos sobre como melhorar tal situação forma uma consequência natural. Assim, surgiram, paralelamente, nos EUA, por meio de Frederick Taylor e, na Europa, com Henri Fayol, os primeiros princípios e estudos para o estabelecimento da ciência da Administração. 2.1 Administração Científica A partir da implantação do racionalismo de Descartes, que estabelecia o poder da razão e do método para a resolução de todos os problemas e negando todo o conhecimento empírico, os ramos da ciência passaram a substituir o conhecimento tradicional pelo racional e, com isso, a formalizar as bases científicas dos diversos ramos do conhecimento. No entanto, o trabalho industrial ainda não tinha sido atingido pelo processo de racionalização já estabelecido nas outras ciências. Com o panorama geral de insatisfação e desorganização existentes nesse ambiente, estavam estabelecidas as condições para que surgissem esses estudos. A Abordagem Clássica, na sua vertente da Administração Científica, focou seus estudos e observações na busca da eficiência máxima na execução das tarefas fabris e na melhor forma para sua execução. O papel do administrador era, mediante observação dos tempos e movimentos e padronização, achar a eficiência máxima da operação Taylor e a ciência da Administração O principal expoente do início da Administração Científica foi o engenheiro Frederick Winslow Taylor ( ). Independente de se considerar Taylor como seu criador, o movimento da Administração Científica teve a participação de várias outras pessoas que trabalharam na busca da resolução dos problemas da época, já citados, e na obtenção de eficiência e produtividade, por meio de bases científicas com princípios e técnicas que poderiam ser sistematizadas e utilizadas por todas as organizações (MAXIMIANO, 2010). Apesar de esses estudiosos terem contribuído muito com o desenvolvimento da Administração Científica, todos eles destacavam a liderança de Taylor 28 Teor_Geral_Admin.indd 28 03/04/ :18:33

29 Visão clássica da Administração nesse movimento, a qual foi reforçada pela importância de suas contribuições e estudos no processo de estabelecimento da Administração como ciência. Devemos destacar, também, que algumas das bases do movimento da Administração Científica, como a divisão do trabalho, a especialização das tarefas e os problemas da produção em massa, já tinham sido salientados e detectados por Adam Smith, em seu livro A riqueza das Nações, em Toda essa base histórica, mais a situação das empresas, encontraram em Taylor a mente brilhante, o espírito de observação e a grande experiência em fábrica capazes de observar e definir os problemas que se viviam nos ambientes fabris da época. Seu gosto por esse ambiente o fez trocar a tradição familiar da advocacia e iniciar uma carreira industrial bem-sucedida, que o levou de simples trabalhador a engenheiro chefe em 12 anos. Paralelamente à sua ascensão no trabalho, o gosto pela indústria o levou a estudar, na parte da noite, engenharia, área em que teve uma carreira também brilhante, obtendo o título de mestre. Ele chegou a ter várias invenções patenteadas, comprovando o brilhantismo da sua capacidade. Na sua carreira como engenheiro, Taylor pôde observar os problemas vividos na época. Sobressaindo, entre vários, os listados a seguir ( MAXIMIANO, 2010). Falta de clareza e noção das responsabilidades entre trabalhadores por parte da Administração e quais tarefas lhe eram atribuídas. Salários fixos que provocavam a desmotivação dos trabalhadores em produzir mais. Trabalhadores deixavam de cumprir suas responsabilidades. Falta de embasamento na tomada de decisão por parte dos administradores, baseando-se em opiniões e intuição. Falta de coordenação nas atividades interdepartamentais. Trabalhadores não treinados e sem aptidão para as tarefas que lhes eram designadas. Falta de visão estratégica dos gerentes no sentido de que um melhor desempenho e a busca por excelência em todos os níveis levaria a uma melhor performance empresarial e consequentemente a retribuições a eles e seus operários. 29 Teor_Geral_Admin.indd 29 03/04/ :18:33

30 Teoria Geral da Administração Falta de padrões operacionais provocava conflitos entre operários e capatazes em função de divergência de resultados da produção. Esses problemas, comuns nas empresas da época e que ainda podemos observar em muitas empresas atuais, tornaram-se uma preocupação para Taylor ao longo da sua carreira e o levaram a várias observações e experiências no sentido da sua resolução. Reflita Quando são apontados os problemas existentes nas empresas e, mais especificamente, nas indústrias do início do século passado e que levaram à criação da Ciência da Administração, podemos pensar que esse tipo de problema não existe nas organizações atuais. O que observamos, contudo, é muitas pequenas e microempresas e algumas médias até viverem ambientes com a configuração de problemas semelhantes aos encontrados por Taylor e seus pares. Já que se estabeleceram alguns princípios, naquela época, para resolver tais problemas, por que não utilizar as mesmas soluções propostas por Taylor nas empresas atuais para solucioná-los? Como não poderia deixar de ser, em função dos problemas da Administração do período serem eminentemente fabris, o movimento da Administração Científica surgiu na Sociedade Americana de Engenheiros, instituição presidida por Taylor em determinada época. A ideia central do movimento da Administração Científica foi a organização racional do trabalho, visando eliminar o empirismo aos diferentes processos de trabalho. Por meio da uniformidade de interesses entre patrões e empregados e da aplicação dos princípios da racionalização do trabalho, ambos poderiam ganhar o máximo possível. As bases conceituais que apoiaram o movimento são destacadas a seguir. O homem visto como uma máquina, eminentemente racional e que sempre toma as decisões mais apropriadas à solução do 30 Teor_Geral_Admin.indd 30 03/04/ :18:33

31 Visão clássica da Administração p roblema, maximizando assim os resultados. Movido, basicamente, por incentivos financeiros e recompensas, por isso se estabeleceriam bases padronizadas de incentivos. É importante referir que, na época, considerava-se o homem como vadio, totalmente interesseiro e sem motivação para o trabalho, fazendo-o apenas porque poderia, sem as recompensas salariais e incentivos de produtividade, morrer de fome. Esse conceito é classificado como Homo economicus, ou homem econômico, e vinha provocando um posicionamento, por parte da Administração, em um sentimento de imputação de culpa ao operário de todos os males que aconteciam nas fábricas e em uma isenção dos gerentes quanto a essa responsabilidade. Ao longo do tempo e com a evolução das outras ciências sociais, principalmente da psicologia, e da evolução do homem em sociedade, poderemos observar a correspondente evolução do conceito do homem e seu posicionamento perante as organizações. O estudo minucioso de tempos e movimentos repetitivos executados pelos operários nos seus trabalhos. A partir desse estudo, encontrar a melhor maneira de executar a tarefa, enfocando, quase em totalidade, as tarefas a serem executadas, para construir a partir daí o restante da organização fabril e das recompensas salariais. Criação dos métodos de trabalho que levassem ao desempenho máximo em cada tarefa, incluindo-se nisso as máquinas mais indicadas a cada operação. Paralelamente ao estudo das tarefas e do melhor método de executá-las, a análise da fadiga humana decorrente da execução repetitiva e prolongada dessas tarefas. A especialização do operário a partir de uma divisão racional do trabalho a ser executado. Sendo estabelecida a especialização exigida ao trabalhador, a seleção adequada dos trabalhadores seria mais fácil, e o seu treinamento em cada tarefa, uma consequência racional. Uma decorrência da divisão do trabalho foi a organização da estrutura fabril em cargos e a definição das tarefas de responsabilidade 31 Teor_Geral_Admin.indd 31 03/04/ :18:33

32 Teoria Geral da Administração desses cargos, eliminando, assim, alguns dos problemas existentes na época, da indefinição de responsabilidades e falta de comando. Estabelecimento de prêmios de produção e incentivos salariais, em função da definição clara das tarefas, dos métodos de trabalho e tempos e movimentos. Com esses elementos, era possível a definição de padrões de produtividade. Criação das condições ambientais físicas necessárias ao bom andamento do trabalho e à sua melhor execução por parte do operário. Em decorrência do estudo dos condicionantes da fadiga humana na tarefa, seriam proporcionadas as melhores condições de conforto físico para que o operário pudesse produzir o máximo possível. Definição da supervisão funcional, com clarificação do alcance e a necessária especialização e conhecimento do supervisor para cada tarefa a ser supervisionada. Essas foram, portanto, as ideias que nortearam e sustentaram a racionalização da Administração e estabeleceram um método científico no estudo da área, o que fundamentou o seu reconhecimento como ciência. A busca final da Administração Científica foi a da eficiência máxima das operações mediante a padronização de tempos e movimentos executados pelos operários. A padronização aconteceria por meio da divisão do trabalho mais detalhada possível e do estudo dos tempos e movimentos necessários para a execução das tarefas decorrentes dessa divisão, sempre buscando a mais eficiente forma de execução. A partir dessa padronização ocorreria a seleção, o treinamento e os pagamentos dos incentivos dos operários Princípios organizacionais Apesar do foco inicial dos estudos de Taylor e da Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos ser a resolução do problema dos salários, com a evolução dos estudos foi percebido que o problema da remuneração dos operários, sua produtividade e a consequente premiação e incentivo à melhoria da produção era apenas um daqueles com que se debatiam as indústrias da época. A análise mais profunda da situação vigente permitiu perceber outras variáveis influenciadoras e ampliar a visão do problema. Como pode 32 Teor_Geral_Admin.indd 32 03/04/ :18:33

33 Visão clássica da Administração ser observado na figura 1, que aborda os três momentos da Administração Científica, o movimento para a formação de tal Administração se dividiu em três fases distintas, saindo do enfoque na produtividade e na remuneração dos operários para o estabelecimento e a consolidação dos princípios norteadores da Administração Científica, substituindo os velhos métodos de trabalho empíricos e, assim, ampliando o enfoque do chão de fábrica, pressuposto inicial dos estudos, para as organizações como um todo. Por exemplo, a recomendação da dissociação da tarefa de planejar da atividade produtiva, tornando-a mais global e formalizada (MAXIMINIANO, 2006). Figura 1 Três momentos da Administração Científica. Primeira fase Ataque ao problema dos salários. Estudo sistemático do tempo. Definição de tempos padrão. Sistema de administração de tarefas. Segunda fase Aplicação de escopo, da tarefa para a administração. Definição de princípios de administração do trabalho. Terceira fase Consolidação dos princípios. Proposição de divisão de autoridade e responsabilidades dentro da empresa. Distinção entre técnicas e princípios. Fonte: Maximiano (2010, p. 54). Os princípios estabelecidos na época, como a base de toda a Administração, tiveram a participação de vários estudiosos e formaram muitos outros, mas alguns ficaram mais presentes. Taylor salientou quatro, mas deixou registrados muitos outros decorrentes ou complementares a estes: 1. princípio do planejamento o método empírico usado na época e comandado pela vontade do operário deveria ser substituído por um planejamento rigoroso das tarefas a serem executadas, estabelecendo um método científico de trabalho para todas as tarefas. 33 Teor_Geral_Admin.indd 33 03/04/ :18:33

34 Teoria Geral da Administração 2. princípio de preparo a partir do estabelecimento do melhor método para a realização de cada tarefa, o passo seguinte deveria ser a escolha científica do trabalhador mais indicado a executar essa tarefa, de acordo com sua habilidade, e treiná-lo adequadamente para que pudesse atingir a produtividade máxima estabelecida no método determinado. Além da atenção na máxima e melhor execução das tarefas pelos operários, estabeleceu-se, nesse princípio, também, uma atenção na escolha, na preparação e na disposição das máquinas dentro da fábrica da maneira mais científica, para que se pudesse ter a máxima produtividade e a menor perda de tempo entre tarefas e movimentações dos materiais. 3. princípio da execução a execução das tarefas feita da melhor e mais produtiva maneira exigia que elas fossem distribuídas e as responsabilidades determinadas aos operários. 4. princípio do controle tendo o método sido estabelecido, os operários bem escolhidos e treinados, as tarefas distribuídas, o passo seguinte mais lógico é a verificação da execução das tarefas, a qual deve seguir os padrões estabelecidos e o que foi planejado anteriormente. Reflita Será que hoje esses princípios já estão solidificados e amplamente aplicados em todos os ambientes fabris, das micro e pequenas empresas às grandes? Não estariam, aqui, os primórdios das nossas normas de produção com qualidade? Para além desses quatro princípios mais importantes outros foram estabelecidos e que ou eram essenciais aos quatro principais ou eram sua decorrência, de forma mais detalhada. 1. Decompor todas as atividades a serem exercidas pelos operários nas suas mais elementares operações, sua análise, estudo e medição dos 34 Teor_Geral_Admin.indd 34 03/04/ :18:33

35 Visão clássica da Administração tempos gastos em cada movimento. O objetivo era estabelecer a melhor maneira com os movimentos mais rápido e econômicos, verificando, assim, a forma como os operários deveriam executar cada tarefa de maneira minuciosa. 2. Selecionar os trabalhadores para cada tarefa a ser executada em função dos tempos e movimentos estabelecidos como padrão, de forma mais científica possível. 3. Especializar, treinar e instruir os trabalhadores de maneira que eles fossem capazes de executar as operações da forma como foram estabelecidas anteriormente. 4. Separar as funções operacionais de preparação e operação. 5. Engajar os operários na busca da produtividade e no alcance dos padrões de produção estabelecidos por meio de incentivos e prêmios de produção maiores, caso estes fossem ultrapassados. 6. Planejar e preparar a produção tanto estabelecendo metas de produção, métodos e processos de execução, tempos de preparação das máquinas como determinando máquinas, ferramentas, equipamentos e todos os recursos necessários para a melhor execução da produção. 7. As vantagens resultantes da racionalização do trabalho divididas proporcionalmente a todos os interessados: patrão, operários e clientes. 8. Manter a execução do trabalho nos níveis pretendidos, melhorá-lo e corrigi-lo por meio de controle. 9. Organizar os processos, equipamentos e matérias necessários à produção em uma classificação otimizada ao seu uso. Como pudemos observar, esses princípios se concentram mais no estudo do trabalho e na especialização e controle da melhor maneira de realizar as tarefas. Talvez em decorrência de os estudos terem sido feitos na Sociedade Americana de Engenheiros e mais especificamente por Taylor, um mestre em engenharia, a Abordagem Clássica, na sua vertente da Administração 35 Teor_Geral_Admin.indd 35 03/04/ :18:33

36 Teoria Geral da Administração Científica, ficou, portanto, conhecida como a Abordagem Científica focada nas tarefas e na melhor forma da sua execução Avaliação da Administração Científica Não obstante o grande avanço que as empresas obtiveram com a utilização dos princípios da Administração Científica, como não poderia deixar de acontecer, esta recebeu pesadas críticas quanto à sua implantação e abordagem. Com a total racionalização da operação fabril foram obtidos enormes ganhos de produtividade, eliminação de desperdícios e redução de custos, além disso, o grande ganho da possibilidade de uma produção em massa, o que contribuía em larga escala para a redução de custos da manufatura. Essa redução de custos permitiu que os bens manufaturados chegassem ao mercado com preços mais baixos sem comprometer os ganhos dos operários, como vinha acontecendo até então. Para se obter um custo mais baixo, o caminho natural vinha sendo baixar os salários dos operários, até então a principal causa de todos os males das organizações. A Administração Científica veio introduzir um novo conceito industrial, a era da máquina e da produção em massa. A total racionalização, mecanicismo e estudo de tempos e métodos nos mínimos detalhes era a regra geral a ser aplicada para tudo. E quando se falava tudo, incluíam-se, também, os operários, vistos única e simplesmente como recursos fornecedores da mão de obra capaz de fazer funcionar as máquinas ou outros equipamentos e que, consequentemente, deveriam ter comportamentos semelhantes às máquinas, sempre repetidos da mesma forma otimizada e evitar sinais de fadiga que pudessem provocar mudança de ritmo de trabalho ou fazer movimentos fora dos preestabelecidos. Daí o rótulo de mecanicista a esse movimento. A empresa e tudo a ela relacionado resumiam-se a uma organização rígida, racional e padronizada em perfeita sincronia, como engrenagens de uma máquina. Aqui notamos que a atenção aos aspectos subjetivos do ser humano, como suas emoções, sentimentos e as necessidades sociais, foi relegada a um segundo plano, apenas com foco na produtividade. Como expoente crítico nessa priorização da força do trabalho físico do elemento humano das empresas da época temos o filme Tempos modernos, de Charlie Chaplin. 36 Teor_Geral_Admin.indd 36 03/04/ :18:33

37 Visão clássica da Administração Dica de filme Para entender melhor o ambiente em que se vivia na época da implantação dos princípios da Administração Científica, indicamos filme Tempos modernos, de Charlie Chaplin, no YouTube, no link: < be/d_kpovzybt8>. Observe que um filme produzido em 1936 mantém-se atual, confrontando-nos com uma comparação encontrada em algumas empresas, já logo na abertura. Algumas das situações apresentadas e ridicularizadas estão presentes nas observações críticas das posições contrárias aos postulados da Administração Científica. TEMPOS modernos. Disponível em: < youtube.com/watch?v=d_kpovzybt8&feature=youtu. be>. Acesso em: 11 jul Os próprios operários também começaram a se insurgir, por meio dos sindicatos e com greves, contra os altos tempos-padrão que eram estabelecidos como metas de produção, a grande repetição de movimentos e o trabalho apenas mecânico e sem qualquer significação pessoal que eles executavam, fazendo dar errado uma das principais premissas estabelecidas por Taylor de que os princípios da Administração iriam harmonizar as relações entre patrões e operários. Essa revolta tomou proporções tão grandes que o Congresso Americano mandou investigar o que estava se passando. Outra crítica feita ao movimento foi a de que, dividindo as tarefas na sua composição de movimentos mais elementares possíveis e treinando os operários nessas pequenas tarefas, estaria provocando-se uma especialização de tal modo detalhada que ao operário não restaria mais nenhuma qualificação da tarefa, bastava ser treinado de forma exclusiva na tarefa que iria executar (MAXIMIANO, 2010). A visão muito elementar do papel do ser humano na organização eliminava totalmente os elementos sociais inerentes aos funcionários atuando em grupo. O que interessava para a organização era apenas a capacidade 37 Teor_Geral_Admin.indd 37 03/04/ :18:33

38 Teoria Geral da Administração física do operário, posta em atividade em conjunto com as máquinas. Em complemento, levantou-se a crítica de que eram postos de lado os aspectos informais da organização, bem como a vida social dos trabalhadores. Apesar de o próprio nome Administração Científica conter o aspecto ciência na sua composição, foram levantadas muitas críticas de que esse movimento não poderia ser considerado uma ciência porque não continha todos os elementos necessários a uma comprovação científica, a pesquisa e a experimentação científica de comprovação das teses. Mesmo existindo outros tipos de atividades nas empresas, a limitação do campo de aplicação da Administração Científica no ambiente fabril foi motivo de críticas também. A formação de engenheiro de Taylor e sua experiência essencialmente industrial provocaram o estreitamento do foco ao ambiente fabril. O tipo de proposta apresentado pela Administração Científica deu-se, essencialmente, no sentido de estabelecer princípios sobre como deveria funcionar a produção. Uma série de receitas, prescrições e normas padronizando a forma como deveria funcionar nada explicou acerca do funcionamento. Para os críticos ao movimento, isto era limitante na maneira como deveriam ser levadas em consideração as prescrições. Limitando-se ao estudo minucioso das tarefas e do método de trabalho, a Administração Científica deixou de lado as interações da empresa com o meio que a rodeia, considerando-as como sistemas fechados, nos quais o funcionamento das suas partes é determinado e padronizado, não apresentando variações, o que não condiz com a realidade das empresas, que é de sistemas abertos influenciados pelo meio ambiente e imprevisíveis no seu comportamento. Mesmo com todas as críticas que sofreu decorrentes do pioneirismo, é inegável que o movimento da Administração Científica deu início ao desenvolvimento da Administração e melhorou a forma de atuação das empresas da época, com suas inovações em termos de padronização, racionalização e uso de métodos científicos. Foi o primeiro movimento a introduzir os conceitos do aumento de produtividade por meio de métodos científicos e apresentou novos conceitos na forma de se ganhar dinheiro. 38 Teor_Geral_Admin.indd 38 03/04/ :18:33

39 Visão clássica da Administração Resumidamente, é possível afirmar que a Administração Científica teve sua base formada pelas premissas de comando e controle, uma única maneira certa de fazer, mão de obra, e não recursos humanos e segurança nem insegurança. Ao estabelecer como função principal da gerência planejamento e controles rígidos e aos operadores a execução das tarefas de forma obediente, estabeleceu-se, também, uma forte relação de comando do supervisor para o operário, de cunho hierárquico semelhante a uma estrutura militar, em que o gerente determina a melhor maneira de executar as tarefas e cabe ao operário utilizar esse método sem questionar e tirar dele o melhor partido no objetivo da máxima produtividade. A visão de que os operários consistem em mão de obra disponível, em contraponto à visão dos trabalhadores como recursos humanos, não estimula nenhum envolvimento, tanto de um lado como do outro nas relações de trabalho. Era desprezado o reconhecimento aos operários, bem como era-lhes vedado o acesso a ter responsabilidades além daquelas já descritas anteriormente. A empresa não se comprometia com nenhuma lealdade para com os operários, esperando deles uma lealdade funcional. Em contrapartida, elas garantiam uma relativa e pseudo estabilidade e segurança no trabalho. Tudo parecia estabelecido, controlado e estável. Mesmo com as análises feitas e apontados, pelos críticos, pontos negativos à Administração Científica, devemos admitir que uma série de fatos e consequências importantes à Administração atual são decorrência daquela. Uma dessas decorrências é a busca constante, por parte da Administração, de produtividade e rentabilidade. Até hoje a mola propulsora da Administração é essa busca, a constante e necessária renovação de processos e práticas para o aumento da produtividade e da rentabilidade das empresas. Assim, não podemos, de maneira alguma, retirar o mérito de Taylor no desenvolvimento industrial da sua época e consequências decorrentes da implantação das suas ideias, por isso ele é considerado o pai da Administração ( CHIAVENATO, 2004). 2.2 Teoria Clássica Paralelamente ao desenvolvimento das ideias da Administração Científica lideradas por Taylor, nos EUA, e focadas, principalmente, na tarefa e no 39 Teor_Geral_Admin.indd 39 03/04/ :18:33

40 Teoria Geral da Administração trabalho, surgia, na mesma época, na França, uma corrente de pensamento um pouco diferente no foco, mas também preocupada em estabelecer as bases e os princípios da Administração. O expoente dessa corrente foi Henry Fayol ( ), que se dedicou a estudar a Administração, dando ênfase à estrutura. Fayol fez toda a sua carreira profissional em uma mesma empresa, a mineradora e metalúrgica francesa Comambault, chegando ao cargo de diretor-geral com a empresa em situação desastrosa. Conseguiu, ao longo do tempo, levá-la ao sucesso financeiro e administrativo. Essa carreira exitosa permitiu que, após sua aposentadoria, aos 77 anos, iniciasse a divulgação dos seus princípios baseados na sua experiência profissional de sucesso. Fundou o Centro de Estudos Administrativos, que passou a difundir suas ideias por meio de reuniões que congregavam industriais, militares, funcionários de governo e filósofos franceses. Lecionou, também, na Escola Superior de Guerra da França e suas ideias foram adotadas na Marinha francesa. Suas análises sobre as ideias de Taylor o levaram a afirmar que eram complementares às suas (MAXIMIANO, 2010) A visão de Fayol da Administração e as suas funções Na sua obra Administração geral e industrial, Fayol estabelece que administrar é uma função diferente das outras atividades de uma empresa. Seria algo diferenciado das funções de finanças, produção, comerciais ou técnicas. As funções administrativas estariam acima destas. O autor estabelece, ainda, que essa função administrativa envolve cinco elementos ou funções básicas inerentes ao trabalho do administrador: prever, organizar comandar, coordenar e controlar. Ele foi o pioneiro em estabelecer que o trabalho de administrar deveria estar desvinculado às demais atividades de uma empresa. Aparentemente, um conceito simples, mas que se desdobra em várias consequências essenciais ao trabalho e à importância do administrador. Dentro da ótica de Fayol, o dirigente, ao alcançar os postos mais altos na hierarquia da empresa, deveria se desvencilhar dos aspectos técnicos da produção e se dedicar às funções essenciais do administrador, citadas anteriormente. 40 Teor_Geral_Admin.indd 40 03/04/ :18:33

41 Visão clássica da Administração Figura 2 Proporção da função administrativa nos níveis hierárquicos. Funções administrativas Prever Organizar Comandar Coordenar Controlar Mais altos Outras funções não administrativas Proporcionalidade da função administrativa nos diferentes níveis hierárquicos da empresa Mais baixos Fonte: adaptado de Chiavenato (2004, p. 64). Essa visão de Fayol é bastante atual e perspicaz, já que, a todo o momento, vemos nas organizações bons técnicos, ao serem promovidos a cargos de níveis acima na estrutura, tornarem-se maus ou totalmente incompetentes administradores, por não conseguirem se desfazer das habilidades técnicas dos cargos mais operacionais e não conseguirem pensar sob a ótica das funções administrativas necessárias à execução das tarefas administrativas, como pode ser visto na figura 2, que trata da proporcionalidade da função administrativa. Quanto mais altos os cargos na escala hierárquica da empresa, mais a visão do administrador deve se tornar global, no sentido da visão total da empresa, mais as funções de previsão, organização, comando, coordenação e controle da Administração devem ser feitas e menos as habilidades e funções de operação serão necessárias. Fayol tornou claro e estabeleceu as bases do atual papel dos chamados cargos executivos. Muitas empresas, para tentar minimizar essas dificuldades de adaptação, treinam seus chefes e administradores conforme vão sendo promovidos, para exercer as novas funções nos chamados treinamentos de chefia e liderança. Essa dificuldade encontrada pelas empresas não é só vista dentro 41 Teor_Geral_Admin.indd 41 03/04/ :18:33

42 Teoria Geral da Administração das instituições, ao serem feitas as promoções, também podem ser observadas quando um bom técnico resolve montar sua própria empresa e não consegue abandonar seu modo de raciocinar focado na produção e passar a pensar mais administrativa, estratégica e globalmente. A Administração, como uma atividade inclusa em todos os procedimentos humanos, seja na família, negócios ou governo, que exigissem, de alguma forma, ações de planejamento, organização, comando, coordenação e controle, foi uma das contribuições importantes de Fayol para a solidificação e a expansão da área. Como já visto anteriormente, Fayol apresenta o conceito de que todas as empresas têm seis funções bem definidas e atuando em conjunto, conforme o quadro 1. Quadro 1 Funções administrativas de Fayol. Funções Responsabilidades Coordenação das outras funções. Administrativa Disposição de todos nos objetivos. Gestão dos capitais. Financeira Aplicação de recursos. Busca de recursos. Registros e controles de custos e estoques. Contábeis Balanços. Técnicas Produção de bens e serviços. Negociação. Comerciais Compra. Venda. Segurança de bens e pessoas Preservação. Proteção. Fonte: adaptado de Maximiano (2010, p. 73). A função administrativa é a que exerce o papel essencial da Administração e se coloca na cúpula das outras cinco funções. Com a evolução das atividades econômicas e empresariais, esses conceitos foram mudando os nomes, adaptando-se e tornando-se mais ou menos importantes, como é o caso da 42 Teor_Geral_Admin.indd 42 03/04/ :18:33

43 Visão clássica da Administração função de segurança, por conta da evolução dos conceitos da Administração. Contudo, foi a partir desse conceito inicial que outros pensadores puderam evoluir para novos conceitos. Como é o exemplo da função de recursos humanos, incluída nesse rol, pela grande importância para as empresas, do fator humano e da sua gerência. Para além dessa classificação das funções empresariais, Fayol estabeleceu qual o papel e quais as funções do administrador nas empresas. Ele verificou que o processo administrativo estava acima, coordenando todas as outras funções da empresa, e teria em sua composição os cinco elementos destacados a seguir. Planejar: estabelece os objetivos da empresa, especificando, também, a forma como alcançá-los. A partir de uma visão do futuro, desenvolvendo um plano de ações para atingir as metas traçadas. É a primeira das funções, servirá para operacionalizar as demais funções com a formalização das metas e forma de atuação. Organizar: arranjo de todos os recursos da empresa, sejam humanos, financeiros ou materiais, alocando-os da melhor forma possível para atingir o estabelecido. Coordenar: a coordenação dos esforços de toda a empresa é fundamental para implantar o planejamento e torná-lo viável para atingir as metas traçadas. Comandar: é o processo de executar as tarefas pelos subordinados e que eles façam o que tem de ser feito. Para tal, as relações hierárquicas precisam estar bem definidas, suas responsabilidades, amplitude de comando e relações hierárquicas e o grau de participação e colaboração de cada um para a realização dos objetivos definidos. Controlar: definir os padrões e as medidas de desempenho que permitam assegurar que as atitudes empregadas serão as mais compatíveis com o que a empresa espera. O controle objetiva assegurar que tudo seja feito o mais igual possível ao que foi estabelecido. Paralelamente, Fayol refletiu sobre os conceitos de Administração e organização e suas diferenças. Para ele, seriam conceitos diferentes, sendo a Administração o mais global, incluindo um conjunto de processos i ntegrados, 43 Teor_Geral_Admin.indd 43 03/04/ :18:34

44 Teoria Geral da Administração abrangendo os aspectos da previsão, comando e controle. Organização é um conceito menos abrangente, envolvendo apenas os aspectos relativos à estruturação da empresa na sua forma, portanto, fazendo parte do conceito abrangente da Administração. Para Fayol, a ideia que ele possuía sobre o funcionamento da empresa como um sistema racional de regras e autoridade, justificando sua existência no fornecimento de bens e serviços aos clientes, não se aplicava apenas a organizações industriais, e, sim, a todas as empresas. Na sua visão, após a organização da empresa, os colaboradores precisam de ordens para saber o que fazer e serem coordenados da melhor maneira e com controle, para que sejam atingidos os resultados planejados. Ele criou 16 deveres específicos para os gerentes poderem exercer seu papel, contendo (MAXIMIANO, 2010): 1. preparação e planejamento cuidadosos e execução rigorosa; 2. coerência entre objetivos e recursos da empresa com a organização humana e material; 3. autoridade competente, enérgica, única e construtiva; 4. harmonização das atividades e coordenação dos esforços; 5. decisões estabelecidas de forma precisa, simples e nítida; 6. seleção do pessoal de forma eficiente e organizada; 7. obrigações definidas de forma clara; 8. encorajamento do senso de responsabilidade, bem como da iniciativa dos colaboradores; 9. justa e adequada recompensa pelos serviços prestados; 10. uso de sanções para erros e faltas; 11. manutenção da disciplina na organização sob sua responsabilidade; 12. interesses gerais acima dos interesses pessoais; 13. manutenção da unidade de comando; 14. supervisão à ordem material e humana; 15. manutenção do controle de tudo; 16. evitar excessos de burocracia, papéis e regulamentos. 44 Teor_Geral_Admin.indd 44 03/04/ :18:34

45 Visão clássica da Administração Os princípios da Administração segundo Fayol Completando sua obra de sistematização da Administração, Fayol, estabeleceu 14 princípios orientadores do administrador, os quais estão listados a seguir. 1. Divisão do trabalho: divisão das tarefas e especialização de pessoas em um número limitado para realizá-las, de modo a aumentar a eficiência. 2. Autoridade e responsabilidade: autoridade é o direito de dar ordens e o poder de esperar a correspondente obediência. Em contrapartida à autoridade, vem a responsabilidade de obedecer e prestar contas da execução das ordens. O equilíbrio entre a autoridade e a responsabilidade são fundamentais para o êxito da relação. 3. Disciplina: respeito aos acordos estabelecidos entre a empresa e os funcionários, mantendo a obediência a eles. 4. Unidade de comando: a cada empregado corresponde apenas um chefe e só dele deve-se receber ordens. É o princípio da autoridade única. 5. Unidade de direção: uma só orientação e plano para cada grupo de atividades que tenham o mesmo objetivo. 6. Subordinação dos interesses individuais aos interesses gerais: o interesse da empresa e dos planos sobressai e elimina interesses particulares e opiniões. 7. Remuneração do pessoal: deve ser equitativa e justa, com base em fatores internos e externos e na garantia da satisfação para os empregados e para a organização em termos de retribuição. 8. Centralização: equilíbrio entre a concentração da autoridade no topo da hierarquia da organização, sua capacidade de executar as responsabilidades a contento e a iniciativa dos subordinados. 9. Cadeia escalar: hierarquia da estrutura da empresa. A série de chefes do primeiro escalão ao último, definindo a linha de autoridade e responsabilidade da empresa. Princípio do comando. 45 Teor_Geral_Admin.indd 45 03/04/ :18:34

46 Teoria Geral da Administração 10. Ordem: um lugar para cada pessoa e cada pessoa no seu lugar. Igualmente para os recursos materiais. 11. Equidade: tratamento de forma idêntica a todos, com benevolência e justiça sem deixar de aplicar a energia e o rigor quando necessário. 12. Estabilidade do pessoal: a manutenção das equipes promove seu desenvolvimento e gera maior eficiência, ao contrário dos impactos negativos da rotatividade. 13. Iniciativa: promoção do aumento do zelo e das atividade dos agentes e fazê-los ter iniciativas que assegurem o sucesso do planejado, dentro dos limites da autoridade e disciplina. 14. Espírito de equipe: desenvolvimento e manutenção da harmonia e união entre as pessoas da organização, incentivá-las a manter este espírito. Esses princípios foram a base para a criação da Teoria Clássica da Administração. Da mesma forma como foram lançados os princípios da Administração Científica, aqui também sobressaem os enfoques normativos e prescritivos, indicando ao administrador como deve se comportar e atuar. Sugestão de leitura Sugerimos uma pesquisa sobre os fundamentos e princípios atuais de excelência da gestão no site da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), disponível em: < (FNQ, 2012b). A partir dessa leitura, será possível verificar a atualidade de alguns dos princípios estabelecidos por Fayol A Teoria da Administração Mesmo com enfoques diferentes, os autores clássicos pretenderam criar uma teoria administrativa consistente e científica, baseada nos conceitos 46 Teor_Geral_Admin.indd 46 03/04/ :18:34

47 Visão clássica da Administração principais da divisão do trabalho, da especialização nas tarefas e nos trabalhadores, na coordenação por parte dos superiores hierárquicos e na separação das atividades de linha e staff. Figura 3 Desdobramento da abordagem clássica da Administração. Administração Científica Ênfase tarefas Abordagem clássica Teoria Clássica Ênfase estruturas Fonte: adaptado de Chiavenato (2001a, p. 54). Apesar das visões diferentes resumidas por meio da figura 3, Taylor e Fayol complementaram-se em seus conceitos e abordagens e o conjunto das suas visões deu o corpo necessário à criação da Teoria Administrativa. Como podemos ver no quadro 2, a seguir, nem uma nem outra abordagem seriam suficientes por si só, pois uma atende, preferencialmente, à parte operacional e à outra o restante administrativo, dando o enfoque completo a uma empresa. Quadro 2 Enfoques de Taylor e Fayol. Administração científica Administração clássica Precursor Frederick Taylor. Henri Fayol. Origem Chão de fábrica. Gerência administrativa. Ênfase Adoção de métodos racionais e padronizados; máxima divisão de tarefas. 47 Estrutura formal da empresa; adoção de príncipios administrativos pelos altos escalões. Enfoque Produção. Gerência administrativa. Fonte: adaptado de Chiavenato (2004, p. 74). Teor_Geral_Admin.indd 47 03/04/ :18:34

48 Teoria Geral da Administração Todos os autores da Teoria Clássica foram unânimes em afirmar o estudo e a atenção da Administração cientificamente, em contraponto ao empirismo e à improvisação existente na época, introduzindo a técnica científica. O que se pretendia era a criação da Ciência da Administração, exigindo-se, portanto, um método de ensino organizado e sistemático para a formação dos administradores, a exemplo das outras profissões baseadas na ciência. Em relação à organização, a Teoria da Administração a estabeleceu como uma série de cargos e órgãos arrumados de forma estruturada, de tal modo dispostos que as funções organizacionais pudessem ser feitas de maneira a interrelacionar essas partes separadas entre si e os objetivos globais como um todo. Aqui vemos uma forte influência das antigas estruturas organizacionais, principalmente a militar e a eclesiástica, muito rígidas, tradicionais e hierarquizadas, mantendo, ainda, uma forte ligação com o passado. Não podemos tirar o mérito das teorias clássicas de salvar as empresas do caos primitivo em que se encontravam, ainda sob forte influência da Revolução Industrial. No entanto, sob o aspecto exclusivamente das organizações e a forma como se reúnem as partes dessa organização em torno do objetivo geral, nada se avançou para além da imitação das estruturas militares e eclesiásticas, com forte ênfase na hierarquia e na cadeia de comando. Podemos entender uma organização como a forma de associação em torno de um objetivo comum na qual os seres humanos correspondem-se. Temos, portanto, a caracterização de uma organização por um fim comum e a forma da associação. Um implica o outro e vice-versa, a forma de associação vai ou não facilitar o atendimento do fim comum. A estrutura organizacional e a forma como é montada dão o tom de como a empresa vai funcionar. É a estrutura que estabelece a cadeia de comando, a linha de autoridade entre as posições da organização, a responsabilidade de cada uma na estrutura e as responsabilidades atribuídas a cada posição, a cadeia de comando ou cadeia escalar estabelecida pela estrutura da organização, de acordo com os princípios estabelecidos na época, deve basear-se no princípio da unidade de comando, um só comando superior para cada nível ou escala inferior. Outro ponto fundamental para a criação da ciência da Administração foi o princípio da especialização e da divisão do trabalho. A divisão clara e 48 Teor_Geral_Admin.indd 48 03/04/ :18:34

49 Visão clássica da Administração definida do trabalho caracteriza uma organização. Essa divisão é a base e a essência da organização e a fonte orientadora para a montagem da estrutura. Ela conduz a uma diferenciação das tarefas e à quebra da homogeneidade. Nesse aspecto, o pensamento da época era de que, quanto maior a divisão do trabalho, maior a possibilidade de treinamento e especialização e, em consequência, seria obtida uma maior produtividade e eficiência. Para os clássicos, a divisão do trabalho poderia se dar em duas direções, como veremos a seguir. 1. Vertical, de acordo com os níveis hierárquicos de autoridade e responsabilidade. É a hierarquia quem estabelece os graus de responsabilidade de cada cargo. Quanto mais alto na escala hierárquica, maior a responsabilidade. Quanto mais definidas as linhas de autoridade, mais eficientes seriam as organizações. Para definir a autoridade hierárquica e de comando entre um superior e o subordinado, dá-se o nome de autoridade de linha. 2. Horizontal, de acordo com as atividades da organização. Usando o conceito da especialização do trabalho e o princípio da homogeneidade das tarefas aglutinadas. Em cada nível hierárquico as atividades são designadas para departamentos ou seções específicas de forma homogênea. A divisão do trabalho, na horizontal e de acordo com os critérios de homogeneidade, é chamada de departamentalização e pode ser de vários tipos, como veremos mais adiante (CHIAVENATO, 2004). Um dos elementos incluídos por Fayol no rol dos elementos fundamentais para a Administração foi o princípio da coordenação. Para o teórico, a coordenação é a unificação de esforços e atividades, de maneira harmônica, reunindo em torno dos objetivos os esforços comuns. Podemos, ainda, definir coordenação como a orientação de todos os envolvidos na obtenção de um alvo ou de um objetivo a ser alcançado. Para alguns autores, a coordenação é obrigatória para o sucesso das organizações. A premissa básica era que, quanto maior fosse a organização da divisão do trabalho, tanto vertical como horizontal, maior seria a necessidade de coordenação para que se conseguisse a eficiência do todo organizacional. 49 Teor_Geral_Admin.indd 49 03/04/ :18:34

50 Teoria Geral da Administração Um ponto enfatizado na Abordagem Clássica da Administração é a estruturação de forma simples da organização, por meio da organização linear. Esse tipo de organização baseia-se em quatro princípios administrativos, apresentados a seguir. 1. Unidade única e supervisão única: cada subordinado responde unicamente a apenas um superior. 2. Unidade de direção: os objetivos da organização devem orientar a elaboração de todos os planos inferiores, para que a união destes formem planos superiores e maiores. 3. Centralização da autoridade: a autoridade máxima da organização deve se concentrar no seu topo escalar. 4. Cadeia escalar: a autoridade deve se estruturar de forma escalar, em níveis hierárquicos, nos quais uma autoridade, associada a um nível hierárquico, subordina-se a um nível hierárquico superior, até o topo em que se concentraria a autoridade máxima. Esse tipo de organização toma a forma de uma pirâmide. Nesse ponto, encontramos divergências entre os seguidores da Administração Científica, que preconizavam a autoridade funcional, devido ao seu foco essencial na tarefa. Já os seguidores da Teoria Clássica, por partirem do topo da estrutura para o detalhe, discordavam da organização funcional porque esse tipo de organização ia contra o princípio da unidade de comando; cada subordinado teria vários superiores de acordo com o tipo de assunto a ser analisado. Nesse aspecto, passam a ser definidos três tipos de formatação das organizações. A organização linear, em que se estabelece o princípio da unidade de comando de forma rígida. Para que esses departamentos possam exercer suas atividades a contento, surge a necessidade de criar a organização de apoio a essas atividades fim, os órgãos de staff, ou de apoio, assessoria, fornecedores de serviços, recomendações, apoio e aconselhamento aos órgãos de linha, já que estes não têm a condição de prover este tipo de serviço. Os serviços fornecidos por esses órgãos de apoio não podem ser impostos aos órgãos de linha, serão apenas oferecidos. Assim, surgem dois tipos de autoridade: a de linha, na qual existe a autoridade formal dos gerentes com poder para dirigir e controlar os subordinados imediatos, e a autoridade de staff, atribuída aos especialistas, não tem poder nem autoridade, apenas aconselha, orienta e recomenda aos gerentes de linha, 50 Teor_Geral_Admin.indd 50 03/04/ :18:34

51 Visão clássica da Administração das suas áreas de especialização, como poderiam conduzir suas ações no que tange ao assunto específico de conhecimento do staff. 2.3 Os seguidores das ideias iniciais Paralelamente aos dois maiores expoentes da Administração Clássica, outros pesquisadores tiveram papel de destaque no desenvolvimento das ideias iniciais do movimento da criação da Administração Científica e na sua aplicação na melhoria da eficiência das empresas da época. Alguns deles foram fundamentais no mundo da Administração e mudaram completamente a forma como as indústrias passaram a trabalhar, como é o caso de Henry Ford. Por outro lado, é importante realçar que, sendo Taylor o pioneiro da Administração Científica, não podemos esquecer nomes importantes que, antes dele, já tinham implantado práticas de Administração ou escrito sobre o assunto. É o caso de Adam Smith, da Inglaterra, que, em 1776, com seu livro A riqueza das nações, fala da divisão do trabalho e da especialização do trabalhador como meios de obter mais produtividade Os seguidores de Taylor Como já afirmamos, é necessário mencionar que, antes de Taylor, outros nomes já vinham demonstrando iniciativas no sentido da sistematização e padronização das práticas do trabalho e da Administração, no fim do século XVIII. Para resolver problemas nas oficinas sob seu comando, o capitão Henry Metcalfe ( ), do Arsenal Armado Frankford (EUA), publicou seus métodos para melhorar os processos de produção das Oficinas Públicas. No segundo caso, o de Henry Towne ( ), alguns autores dizem até que foi um forte influenciador das ideias de Taylor, pois ambos conviveram tanto na Midvale Steel Co., na qual Taylor teve o apogeu da sua carreira, como na Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos, em que chegou a ser presidente. Towne propôs que a administração de fábrica tivesse a mesma importância da administração da engenharia e que a Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos tivesse papel de liderança na implantação do modelo de empresas com a engenharia e a administração juntas nas práticas de fábrica, sugestão aceita pela Sociedade anos depois (SILVA, 2005). 51 Teor_Geral_Admin.indd 51 03/04/ :18:34

52 Teoria Geral da Administração Independentemente da importância que Taylor teve na liderança da Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos para a implantação da Administração Científica, teremos de realçar o papel da própria Sociedade em si, seus membros e alguns outros estudiosos, ressaltando-se os descritos a seguir Frank Gilbreth ( ) e Lilian Gilbreth ( ) Frank Gilbreth e sua esposa Lilian deram muitas contribuições ao desenvolvimento de sistemas administrativos, mas sua participação especial foi nos estudos da fadiga humana. Elas iniciaram suas carreiras aplicando a metodologia de Taylor no estudo dos tempos e movimentos, mas depois direcionaram seus estudos à fadiga humana, para acharem a melhor maneira de se realizar uma tarefa e aumentar a eficiência da produção. Eles estabeleceram que toda a tarefa poderia ser reduzida a movimentos elementares, aos quais deram o nome therbligs (Gilbreth ao contrário). Formalizaram a definição de eficiência como a correta utilização dos meios de produção disponíveis, estabelecendo que a eficiência seria a razão entre os produtos resultantes e os recursos utilizados. Portanto, quanto menor fossem os recursos utilizados e maior a produção, consequentemente, maior seria a eficiência. Gilbreth, nos seus estudos, relacionou os efeitos da fadiga humana na eficiência do indivíduo, demonstrando algumas decorrências que ainda hoje estão em discussão, tais como o aumento de doenças, do número de acidentes de trabalho, a queda na qualidade do trabalho e da produtividade entre outras. Ele ainda propôs quais seriam os princípios influenciadores da economia de movimentos que deveriam ser analisados no estudo dos tempos e movimentos (SILVA, 2005): 1. relativos ao corpo humano; 2. relativos ao local de trabalho; 3. relativos aos equipamentos e ferramentas. Gilbreth lançou a tese A psicologia da administração, que foi um dos primeiros estudos sobre o homem na indústria. Lilian considerava o ambiente e as chances dadas aos funcionários essenciais para o aprimoramento da produtividade. 52 Teor_Geral_Admin.indd 52 03/04/ :18:34

53 Visão clássica da Administração Henry Gantt ( ) Tal como os outros seguidores, Gantt também foi fortemente influenciado por Taylor, com quem trabalhou durante vários anos. A partir da sua carreira solo, deu algumas contribuições originais. Uma delas foi o sistema de pagamento por incentivo tarefa-bônus em que o trabalhador ganhava um bônus monetário ao alcançar um determinado padrão de produção. Esse sistema foi melhor aceito que um anteriormente proposto por Taylor. Trabalhou com Taylor na Midvalle Steel Co. e desenvolveu métodos gráficos para representar planos e possibilitar melhor controle gerencial. Gantt destacou a importância dos fatores tempo, custo e planejamento para a realização do trabalho, método até hoje utilizado e que leva o seu nome. Na figura 4 sobre o gráfico de Gantt, destacada a seguir, poderemos ver um exemplo simples da utilização da metodologia iniciada por esse estudioso para o controle do desempenho do planejado em relação ao realizado. Figura 4 Gráfico de Gantt. Operação 1 Operação 2 Operação 3 Programado Realizado Fonte: adaptado de Silva (2005, p. 127). Tempo Carl Barth ( ) Contratado por Taylor por ser professor de Matemática, Barth dedicou-se aos estudos dos complexos problemas matemáticos dos experimentos de corte de metais para melhoria da alimentação e da velocidade das máquinas Harrington Emerson ( ) Mesmo sendo contemporâneo de Taylor, os estudos de Harrington Emerson tomaram um rumo diferente quanto aos do referido autor, 53 Teor_Geral_Admin.indd 53 03/04/ :18:34

54 Teoria Geral da Administração enfatizando a grande pro dutividade das organizações corretas. No livro Doze princípios da eficiência, estabeleceu os 12 princípios que deram título à obra: ideais claramente definidos (objetivos); senso comum (bom senso); orientação competente, disciplina, tratamento justo; registros confiáveis e imediatos; prontidão, rapidez (nas rotinas); padrões e programações; condições padronizadas, operações padronizadas; instruções escritas nas práticas-padrão; recompensas pela eficiência. Ele, certamente, antecipou a Administração por Objetivos (APO), elaborando os primeiros trabalhos sobre a seleção e treinamento de empregados Henry Ford ( ) Dos seguidores de Taylor, o nome mais destacado, sem dúvida nenhuma, é o de Henry Ford. Ele é visto como um dos grandes responsáveis pelo salto qualitativo no desenvolvimento organizacional atual. Ford representa a indústria na Administração Clássica. Ele não tinha formação acadêmica nem em engenharia, mas tinha um objetivo muito particular e prático em mente: a aplicação dos conceitos de eficiência, de forma muito prática, em uma fábrica de automóveis. Ford divergia de Taylor sobre a forma como atingir a eficiência, ao contrário do método de Taylor, segundo o qual o operário executava as tarefas em um tempo estipulado pela Administração. No seu método, Ford fez os operários adaptarem-se ao ritmo da produção com a criação da linha de montagem. Ele não torna rígidos os movimentos dos operários, os faz adaptarem-se de forma mais cômoda possível e de acordo com as aptidões de cada um ao processo. Ford não estava muito interessado nos estudos profundos sobre a indústria como um todo ou em estudos das relações dos trabalhadores e trabalho. Interessava-se pela eficiência como uma redução de custo, preços de um lado e a produção, motivação e salários de outro, de forma particular na sua fábrica. O pragmatismo de Ford perpetuou-se com 54 Teor_Geral_Admin.indd 54 03/04/ :18:34

55 Visão clássica da Administração sua famosa frase: Todos podem ter o carro da cor que quiserem, desde que o carro seja preto. Ciente da importância do consumo em massa, agilizou a produção em massa, em série e em uma cadeia contínua. Criou, assim, alguns conceitos de fabricação para agilizar a produção, reduzir os custos e o tempo de produção. Integração vertical e horizontal: produção integrada da maté-riaprima ao produto final acabado (integração vertical) e instalação de uma rede de distribuição imensa (integração horizontal). Padronização: iniciando a utilização da linha de montagem e a padronização do equipamento utilizado, obtinha-se agilidade e redução nos custos. Em contrapartida, a flexibilização do produto era prejudicada. Economicidade: redução dos estoques e agilização da produção. Seus princípios de trabalho denotavam a visão prática que Ford tinha. Ele orientava sua visão pela produtividade (a máxima produção em um período), pela intensificação (giro de capital com sua mínima imobilização) e pela economicidade (mínimo de matéria-prima). Ford foi tão bem-sucedido na aplicação dos seus princípios e ideias que criou a primeira linha de montagem, em 1913, com a produtividade de um carro a cada 84 minutos. Seu sistema de trabalho em linha de montagem, por meio de fabricação em série, objetivava: minimizar os movimentos dos operários para ganhar tempo; eliminar os movimentos desnecessários das ações dos trabalhadores; racionalizar o trabalho visando alcançar economias de escala, reduzindo custos de produção de um único modelo de automóvel; adaptar os movimentos do operário e a sua eficiência à velocidade da linha de montagem; o material a ser produzido é que se movimenta e ia até o operário, reduzindo, assim, os tempos perdidos entre as operações. O sistema de Ford teve a importante função social de democratizar o consumo do automóvel. O objetivo era produzir um ford em um tempo reduzido para colocá-lo no mercado no menor prazo, o que conseguiu com êxito. 55 Teor_Geral_Admin.indd 55 03/04/ :18:34

56 Teoria Geral da Administração Também propôs um sistema de pagamento por bônus, vinculado à produtividade. Mesmo com todo o sucesso que teve, os métodos de Ford sofreram críticas: produção de um único modelo; preocupação com a quantidade em relação à qualidade; foco no produto, e não no mercado; eficiência do sistema prejudicada, pois não favorecia a inovação e a adaptação ao mercado. Essas críticas ficaram mais evidentes a partir do momento em que a General Motors, com uma política mais voltada para o mercado e sem poder concorrer com a Ford no mercado de massa, começou a produção de modelos para várias faixas de consumidores, cada um com sofisticação, preços e acessórios direcionados para a renda da faixa de consumidor a atingir. Da teoria para a prática O fato que levou os vários autores da Teoria Clássica da Administração ao estudo da Administração ter sido um problema existente à época nos ambientes fabris nos permite achar as evidências de uma ligação muito forte da aplicação dos princípios da Administração às atividades do dia a dia das empresas. O interessante é que as padronizações implantadas na época por Taylor, Fayol e seus seguidores são bases essenciais ao bom funcionamento das empresas hoje em dia. Sugerimos, como exemplo, a verificação da aplicação do princípio da divisão do trabalho na estruturação das empresas atuais ou a divisão por função indicada por Fayol, presente de forma natural na cabeça de todo administrador como a maneira mais eficiente de organizar as funções de apoio de uma empresa, tais como contabilidade, RH, comercial, marketing, etc. Outro exemplo muito evidente são os conceitos im plantados por Henry Ford da produção em massa e da linha de montagem como forma de aumento de produtividade e redução de custos e preços. A escala de produção em massa alcançada hoje pela China provocou uma queda muito grande dos preços dos produtos manufaturados, gerando, em outros países, uma crise nesse tipo de produto, pelo fato de as empresas não conseguirem preços tão baixos como os alcançados pela China, em função da escala mais reduzida. 56 Teor_Geral_Admin.indd 56 03/04/ :18:34

57 Visão clássica da Administração Síntese No início do século XX, o ambiente vivido nas indústrias era de grande desorganização, descontentamento e falta de uniformidade na produção. A partir dos estudos de Taylor em relação à busca da melhoria da eficiência por meio da divisão do trabalho, do estudo dos tempos e movimentos, da padronização de equipamentos e ferramentas, da seleção criteriosa dos operários e treinamentos específicos para as funções e da supervisão e planejamento, a Administração começou a ter método científico e as empresas puderam se beneficiar dos princípios propostos por Taylor e seus seguidores. Destes, o que mais revolucionou a produção em massa, o aumento de produtividade, a redução de custos de produção e, consequentemente, os preços de venda, foi, sem dúvida, Henry Ford. Com a implantação da linha de montagem na fábrica da Ford, ele conseguiu popularizar não só o automóvel, mas, sendo imitado por fábricas de demais produtos de consumo, conseguiu mudar o cenário da sociedade americana da época. Paralelamente, na Europa, Henry Fayol, também direcionava seus estudos para a organização das empresas, mas, ao contrário do foco na tarefa, dado por Taylor, Fayol, por outro lado, focou a estrutura, a divisão das funções empresariais e sistematizou o conceito de Administração, categorizando suas funções em prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Aliada a isso, a consolidação de seus 14 princípios da Administração dava forma ao estabelecimento desta como uma função separada das outras funções da empresa e, principalmente, da engenharia, como era naturalmente associada até então. A complementaridade das visões de Taylor, na tarefa e no trabalho, e a de Fayol, na estrutura e na função, foram os pilares de sustentação da criação da moderna Administração e contribuíram para que ela se tornasse uma ciência. Ao longo desses anos, desde o surgimento da Administração Clássica, muita coisa se passou no ambiente fabril, muitos estudos foram feitos e muita inovação foi aplicada, mas a maioria dos princípios desenvolvidos há um século ainda são válidos, sendo aplicados com sucesso pelas empresas. Em alguns casos, podemos até imputar os insucessos administrativos à falta da aplicação desses princípios. 57 Teor_Geral_Admin.indd 57 03/04/ :18:34

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59 3 Visão humanista da Administração A partir de 1930, com o crescimento das ciências sociais, principalmente da psicologia e mais especificamente a psicologia do trabalho, tendo como objeto de estudo a adaptação do trabalhador ao trabalho e a adaptação do trabalho ao trabalhador, o foco essencial na máquina e no método de trabalho, que foi dado pela Visão Clássica, começou a ser questionado. A atenção exclusiva na formalização e nos aspectos técnicos foi dando lugar ao crescimento da atenção ao ser humano e aos grupos sociais. Teor_Geral_Admin.indd 59 03/04/ :18:35

60 Teoria Geral da Administração 3.1 Teoria das relações humanas O foco na eficiência da Administração Clássica trouxe muitas críticas por seu aspecto mecanicista e racional no tratamento da produção. A preocupação com o trabalhador era quase exclusivamente focada na tentativa de que ele se tornasse o mais produtivo possível e que executasse as tarefas de forma rápida, repetitiva e mais eficiente, sempre. Mesmo os estudos sobre a fadiga e seus impactos na produtividade tinham como objetivo a questão da produtividade, e o trabalhador era visto apenas como parte de uma engrenagem que não poderia parar em detrimento da redução de custos e aumento da produção. Uma corrente de estudos vinculados às ciências sociais e da psicologia trata do estudo do homem no ambiente de trabalho, suas interações e mútuas influências, revelando a importância do aspecto emocional do trabalhador e sua relação em grupo Avaliação das consequências da Administração Clássica Teorias Transitivas A visão totalmente mecanicista sobre o ser humano na sua relação com o ambiente de trabalho começou a ser questionada, primeiro pelos sindicatos e depois pela psicologia industrial. O mundo estava saindo da grande recessão econômica e cada vez mais buscava-se a eficiência nas organizações, mas, apesar ou por causa disso, iniciou-se uma corrente que questionava os princípios da Administração Clássica. As ciências sociais estavam se desenvolvendo, principalmente a psicologia e sua vertente industrial. O estudo do homem, de sua relação com o trabalho e de sua relação no grupo e suas interdependências fortaleceu-se por meio de estudos e pesquisas. Surgiu a corrente que mais ferrenhamente se opôs à Teoria Clássica e seus preceitos, mediante evidências de que existiam outros aspectos que influenciavam a produtividade humana dentro das organizações. Esses aspectos relacionavam-se ao lado humano e não mecanicista ou operacional das organizações. Dois pontos formaram a preocupação da psicologia industrial: 1. a adaptação do trabalhador ao trabalho estuda os testes psicológicos na seleção científica dos trabalhadores. Todo o estudo das 60 Teor_Geral_Admin.indd 60 03/04/ :18:35

61 Visão humanista da Administração características exigidas aos trabalhadores para cada tipo de trabalho, a seleção dentro dessas exigências, toda a orientação profissional, os fatores da aprendizagem, a influência psicológica da fadiga, a fisiologia do trabalho e a análise dos acidentes de trabalho. 2. a adaptação do trabalho ao trabalhador tem como foco de estudo os aspectos mais psicológicos do trabalhador, sua personalidade, a do chefe e a relação desta com os trabalhadores, os fatores motivacionais, os incentivos do trabalho, a liderança sob o ponto de vista psicológico e o impacto nos operários, as relações sociais e interpessoais dentro da organização e as comunicações formais e não formais. A partir desse novo olhar sobre o ambiente industrial e os questionamentos críticos à Administração Clássica, foi se solidificando uma nova teoria da Administração para sistematizar todos os novos conceitos resultantes das pesquisas e estudos para explicar e orientar as relações humanas dentro das empresas, a chamada Teoria Humanista da Administração. Contudo, antes de essa teoria solidificar-se como tal, alguns autores já vinham falando de novos pontos a serem discutidos sobre o ambiente fabril e iniciativas da introdução da psicologia e da sociologia no âmbito da Administração. O resultado desses trabalhos, estudos e pesquisas foi catalogado como Teorias Transitivas da Administração. O velho conceito do trabalhador apático, preguiçoso, movido apenas a recompensas monetárias, o conceito do Homo economicus (homem econômico) começava a ser questionado e deixado de lado por algumas organizações e especialistas. A satisfação do trabalhador passava a ser importante para as organizações responsáveis, e o lado humano da empresa começou a ser considerado importante e impactante nas organizações. Um dos expoentes dessa época, Ordway Tead ( ), começou, na década de 20 do século XX, a propagar o relaxamento nos preceitos científicos rígidos e a analisar, também, as relações entre o comportamento do operário no seu ambiente de trabalho e seus temores, ambições e seu complexo psicológico. Também ressaltou a necessidade da compreensão da natureza humana como base para a compreensão do comportamento administrativo. Iniciou, ainda, os primeiros conceitos sobre a liderança da Administração. 61 Teor_Geral_Admin.indd 61 03/04/ :18:35

62 Teoria Geral da Administração Tead considerava que as atividades de administrar eram próprias de certas pessoas, que teriam a missão de ordenar e aglutinar, facilitar os esforços do grupo para atingir os resultados estabelecidos previamente. Para ele, a Administração seria como uma arte própria de alguns e não poderia ser aprendida, só alguns teriam os dons especiais capazes de administrar de forma a ter a colaboração da equipe. Na sua concepção, o administrador precisava ser, também, educador e exercer a liderança para além do seu papel profissional, para poder influenciar e educar. Na questão da liderança, ele afirmava que o chefe deve exercer o papel de influenciador para seus subordinados, sendo o elemento fundamental para a execução da democracia dentro da empresa (CHIAVENATO, 2001a). Tead estava, assim, definindo como deveria ser o comportamento e a atuação do líder, um influenciador, aglutinador, educador, um agente moral e o símbolo principal da democracia na empresa, sendo o executor das diretivas e disseminador da visão global da empresa. Dica de filme A animação A fuga das galinhas retrata, em diversos momentos, a capacidade do líder em aglutinar os colaboradores em torno de uma ideia, motivá-los e influenciá-los na busca de objetivos comuns. A FUGA das galinhas. Direção de Peter Lord, Nick Park. EUA: DreamWorks Pictures/Universal Pictures do Brasil, filme (84 min), sonoro, legenda, color., 35mm. A democracia empresarial, na visão de Tead, é a forma de administrar que permite que a escolha dos objetivos seja compartilhada por todos, que cria o sentimento de liberdade que proporciona a colaboração e a iniciativa dos subordinados, uma liderança pessoal presente e que estimule a participação que resulte em uma organização coesa e engrandecida em torno dos seus objetivos. Dessa forma, ele estabelece que a empresa não existe apenas para a obtenção de lucro e para a satisfação dos empregados com bons salários distribuídos, ela tem outros papéis a desempenhar, legais para com a Estado, funcionais para com seus clientes, técnicos relativos aos seus processos, 62 Teor_Geral_Admin.indd 62 03/04/ :18:35

63 Visão humanista da Administração pessoais nas relações interpessoais, públicos nas relações com a sociedade e lucrativos. O sucesso na obtenção desses objetivos depende de os trabalhadores aceitarem e trabalharem por eles. Aí cresce a importância do papel do líder em saber formular e difundir tais objetivos. A forma mais indicada para estabelecê-los é aquela na qual eles são formulados pelo grupo, o papel do líder é o de dirigi-lo no alcance desses objetivos. Entre os psicólogos que estudaram o papel do ser humano nas empresas, o nome que mais se destacou foi o de Mary Parker Follet ( ), quem teve a visão de separar, nas organizações, os psicólogos especialistas dos sociólogos e, assim, apartar as análises psicológicas das sociológicas no estudo da participação do ser humano nas empresas e seus componentes internos e na relação com o grupo social. Follet defendia a ideia de que as pessoas deviam contribuir espontaneamente e que o gerente teria o papel de integrador dessas contribuições especializadas nas funções empresariais de marketing, produção, finanças e relações industriais, novo nome atribuído ao departamento de gerenciamento dos recursos humanos. O gerente aprende a exercer sua função por si próprio, por meio da observação de suas experiências. Follet ainda conceitua vários outros elementos da Administração, os quais são apresentados a seguir. A organização como força viva que não é fixa, que se constitui de pessoas e, como tal, reage aos estímulos externos que não podem ser definidos com precisão pela sua aleatoriedade. E estabelece que em função dessa interação constante e viva com os estímulos, todos os problemas da empresa são problemas de relações humanas. Reforça a participação da psicologia na Administração, ajudando, com suas técnicas, a melhorar o desempenho das pessoas na organização e nas relações interpessoais. Ela foi pioneira na abordagem da motivação humana. Conceitua a existência da liderança como uma consequência do grupo e deve ter uma atuação de aglutinação para obter a melhor participação de cada um em vez de ser uma execução de poder do líder. Estabelece que não é possível determinar nenhuma regra universal para tomadas de decisão em decorrência de que a decisão é contextualizada ao momento da decisão e à situação existente. A única variável a ser levada em consideração deve ser a situação. 63 Teor_Geral_Admin.indd 63 03/04/ :18:35

64 Teoria Geral da Administração Para manter a tradição, também estabelece princípios da Administração. No entanto, nesse caso, a grande contribuição é a de que os princípios se aplicam não só a organizações empresariais, mas a todo tipo de atividade humana. E os princípios são decorrência da forma como ela vê uma organização: o princípio do contato direto entre responsáveis e interessados, o princípio de planejamento, no qual as relações são estabelecidas, o princípio das relações recíprocas entre todos os fatores de uma determinada situação e o princípio do processo contínuo de coordenação a preocupação constante e básica de todo dirigente e a ser exercido a todo o momento. A corrente dos sociólogos na Administração teve seu expoente em 1938, com Chester Barnard, um executivo americano que fez propostas sobre a cooperação na organização. Apresentamos algumas dessas propostas a seguir. Os seres humanos não são estáticos e fixos, sofrem mudanças constantes, conforme as mudanças do ambiente. Também não estão isolados, atuam por interações com outros seres humanos, havendo influência mútua. Além disso, os indivíduos têm limitações na sua atuação, e a cooperação surge da necessidade de suplantá-las. A organização existe por meio das cooperações entre seus membros, quando eles interagem, cooperam e têm propósitos comuns. Portanto, a organização é um conjunto de atividades coordenadas de indivíduos. Ela é um sistema cooperativo racional. A autoridade é um problema constante nas organizações e depende da forma como a comunicação entre o chefe e o subordinado acontece. Como essa comunicação se desenrola, assim a autoridade terá ou não sucesso, caso a comunicação não seja entendida ou aceite que não existe autoridade. Dentro desse novo conceito de organização, o papel do administrador além dos tradicionais de planejar, organizar, dirigir e controlar, tem acrescida a função de manter os esforços em clima de cooperação. O novo paradigma de Administração ocorre por meio dos resultados, e não por meio do controle. Sem dúvida, Barnard antecipou a forma de trabalho do executivo moderno e influenciou vários autores modernos. 64 Teor_Geral_Admin.indd 64 03/04/ :18:35

65 Visão humanista da Administração A experiência de Hawthorne e o ser humano na empresa Um dos fatores para a solidificação da Teoria das Relações Humanas é o experimento de Hawthorne, feito por Helton Mayo e equipe. Além dessa experiência, os outros dois fatores dominantes para o surgimento dessa teoria foram a necessidade de humanizar e democratizar a Administração, vinda do mecanicismo da Administração Clássica, e o desenvolvimento das chamadas ciências humanas (sociologia, psicologia, antropologia, etc.). Os experimentos de Hawthorne foram muito importantes para a teoria das organizações por vários motivos. Em primeiro lugar, porque foi nesses estudos que os teóricos puderam observar, na prática, como o trabalho em grupo, as atitudes e as necessidades dos empregados afetam a motivação e o comportamento. O segundo ponto observado foi a grande complexidade dos problemas de produção em relação à produtividade. Salienta-se, nessa experiência, a possibilidade que se teve de comprovar a importância do método científico experimental na comprovação e estudo das hipóteses organizacionais. Contudo, o mais marcante nessa experiência foi o fato de que o objetivo de estudo era diferente do atingido, mas, em função da mente aberta dos pesquisadores, percebeu-se a existência de outras hipóteses em ação e, assim, eles direcionaram seu estudo às novas hipóteses surgidas espontaneamente. A experiência de Hawthorne aconteceu na Western Electric Company, entre 1924 e 1927, e teve como objetivo estudar a influência da iluminação na produtividade do departamento de montagem de relés para telefones. Tal departamento era composto somente por moças, as quais executavam seu trabalho de forma manual, que dependia exclusivamente do seu esforço e rapidez. No entanto, a empresa preocupava-se mais em conhecer os seus funcionários do que propriamente em aumentar a produção. Na época, a Western já praticava uma política de recursos humanos voltada ao bem-estar dos funcionários. A experiência de Hawthorne dividiu-se em quatro fases distintas. Na primeira fase, foram estudados os fatores de iluminação. As teorias organizacionais da época consideravam que os trabalhadores eram apenas motivados por fatores econômicos e externos. Então, nessa primeira fase, foram realizados quatro experimentos, cada um buscando algo diferente dos anteriores, orientados por um grupo de testes e outro de controle. No 65 Teor_Geral_Admin.indd 65 03/04/ :18:35

66 Teoria Geral da Administração primeiro experimento, os trabalhadores de três departamentos foram submetidos a diferentes níveis de iluminação. O experimento revelou que os índices de produtividade aumentavam com a melhora da iluminação, não em uma razão direta desse aumento. Algo revelador: a eficiência da produção nem sempre diminuía quando se reduzia a iluminação. No segundo experimento, foram escolhidos dois grupos de trabalhadores, em número igual, foram dispostos em duas salas, uma sob iluminação constante e a outra sob iluminação variável. Mais uma vez, nada pôde ser afirmado sobre a alteração de eficiência na produção em função da variação na iluminação, pois as variações verificadas não foram significativas. O terceiro experimento foi efetuado com dois grupos de trabalhadores, um controlado sob nível de iluminação fixa e outro sob mudanças controladas no nível de iluminação. O que se observou foi que a produtividade dos dois grupos cresceu conforme crescia o nível de iluminação e tornou-se constante de acordo com a constância do nível de iluminação. Contudo, o grupo de teste manteve a produtividade, mesmo diminuindo o nível de luminosidade, até ela tornar-se muito fraca. Esses experimentos falharam no seu propósito, a correlação entre o esforço e a iluminação, mas tiveram uma profunda influência na evolução das teorias organizacionais. As questões levantadas ainda não tinham sido observadas nem consideradas como hipóteses. Em função da observação de que mesmo baixando os níveis de iluminação ao limite da escuridão a produtividade não diminuiu, a mente aberta dos pesquisadores constatou que estavam na presença de outros fatores e que seria necessária a pesquisa e a descoberta desses outros fatores que não a iluminação, foi a chamada segunda fase da experiência de Hawthorne. Nessa fase, a seleção das operadoras obedeceu a critérios rigorosos, bem como o arranjo da operação e a sala em que se dariam as experiências. Nessa experiência, foram introduzidas novas variáveis a serem pesquisadas, horários de descanso, lanches, reduções no período de trabalho e sistema de pagamento. Além disso, uma das operadoras atuava como um tipo de abastecedora e supervisora do trabalho. Buscava-se identificar, entre as variáveis testadas, aquela que mais se relacionava com a produtividade. Após rigoroso método de experimentação, mais uma vez a produtividade subia em função da melhoria das variáveis independentes, mas continuava crescendo mesmo com a volta dos fatores ao estágio inicial do experimento. Os pesquisadores 66 Teor_Geral_Admin.indd 66 03/04/ :18:35

67 Visão humanista da Administração consideraram que o fato da presença e o grupo de trabalhadoras estar sob observação poderia levar a resultados diferentes e que o grupo na sala de testes estava sob condições sociais diferentes das existentes na fábrica. Com base nos experimentos da sala de testes, ficou claro para os pesquisadores que o comportamento do supervisor era importante para a produtividade. Então, na terceira fase dos experimentos, preparou-se um programa de entrevistas, buscando apurar os sentimentos e as atitudes dos trabalhadores perante o trabalho e as atitudes dos supervisores. Foram entrevistados cerca de 21 mil empregados. Por meio das entrevistas, revelou-se a existência de uma organização paralela à organização da empresa e com forte influência nos funcionários, criada por relações de confiança e lealdade entre si e com a instituição. Essa lealdade à organização informal do grupo poderia trazer problemas para a empresa. A quarta fase da experiência objetivava estudar os mecanismos e os processos dos pequenos grupos sociais dentro da empresa, em que pôde se observar que o grupo punia os membros que não participassem das decisões em relação à produtividade. Nessa última fase, foi possível a observação das relações entre a organização informal dos operários e a organização formal da fábrica e a preponderância do informal sobre o formal. A experiência de Hawthorne ocorreu entre os anos de 1927 e 1932, quando foi encerrada, por motivos não vinculados ao seu desenvolvimento. Entretanto, a influência de seus resultados sobre a teoria administrativa foi fundamental e derrubou as convicções da Administração Científica sobre a produtividade, calcadas na divisão das tarefas, no estudo dos tempos e movimentos e na especialização (SILVA, 2005). Quadro 1 As quatro fases da experiência de Hawthorne. Primeira fase Segunda fase Terceira fase Quarta fase Estudos da iluminação. Não conclusivo na relação da iluminação e produtividade. Sala de teste de montagem de relés. 67 Entrevistas. A descoberta de que os grupos com atenção e interação melho- existência de Revelação da ravam a produtividade grupos informais. com a interação. Fonte: adaptado de Silva (2005, p ). Observação dos mecanismos e processos dos pequenos grupos. Predominância do informal sobre o formal. Teor_Geral_Admin.indd 67 03/04/ :18:35

68 Teoria Geral da Administração As conclusões da experiência de Hawthorne são: 1. o nível de produção é resultante da integração social do trabalhador no grupo com suas normas e expectativas; 2. o comportamento do indivíduo se apoia totalmente no grupo social do qual participa; 3. o comportamento dos trabalhadores está condicionado a normas e padrões sociais; 4. os trabalhadores participam de grupos sociais dentro da organização e mantêm-se em uma constante interação social pela diversidade diária de relações existentes; 5. ao contrário do pregado, a maneira mais eficiente de divisão do trabalho não é a especialização. O conteúdo e a natureza do cargo são importantes e podem gerar resultados de produtividade; 6. devem merecer atenção especial da Teoria das Relações Humanas os componentes emocionais não planejados e irracionais do ser humano. As bases da Teoria das Relações Humanas foram estabelecidas com os seguintes pressupostos: lembrar-se que a organização é um conjunto de grupos de pessoas; enfatizar as pessoas, pois é por meio delas, da sua aglutinação em torno de objetivos e das relações entre elas, que se forma a organização; usar os conhecimentos da psicologia para melhor entender os trabalhadores; delegar autoridade, dando mais importância aos cargos e às funções exercidas nos níveis inferiores da hierarquia; oferecer autonomia ao empregado, ele pode ser responsável e produtivo mesmo sem uma supervisão e controles rígidos; confiar e ter abertura nas relações com os trabalhadores e entre supervisores e subordinados; enfatizar as relações entre as pessoas; confiar nas pessoas; estudar e entender as dinâmicas grupal e interpessoal. 68 Teor_Geral_Admin.indd 68 03/04/ :18:35

69 Visão humanista da Administração Surge, assim, em oposição à anterior visão do homem, o Homem Social. Totalmente diferente daquele indivíduo mesquinho e interesseiro da Teoria Clássica, surge agora uma visão de que os trabalhadores têm sentimentos, emoções, interesses de satisfação pessoal, relacionam-se e podem ser confiáveis. O trabalho pode ser resultante de fatores motivacionais e a satisfação na sua execução está diretamente relacionada à inserção em grupos sociais. A supervisão e a liderança influenciam o comportamento do grupo e, por consequência, os membros do grupo e as normas do grupo controlam os níveis de produção. 3.2 Consequências da visão humanista Partindo das constatações dos experimentos de Hawthorne, dos estudos da psicologia, sociologia e antropologia aplicados à Administração, surge o novo conceito do Homem Social e todas as consequências a essa visão. Tais consequências traduziram-se na Teoria das Relações Humanas cujo enfoque foi o estudo da motivação, da liderança, da comunicação, da organização informal e dos grupos, suas dinâmicas, influência e importância A motivação humana A partir da Teoria das Relações Humanas, o estudo da motivação e a sua influência no comportamento das pessoas passou a ser importante. Saber o que impulsiona o ser humano é fundamental para entender o seu comportamento dentro das organizações. O comportamento humano é determinado pela sua motivação e pelas necessidades humanas. A compreensão da motivação passa, então, pelo conhecimento dessas necessidades fundamentais. Algumas dessas causas fogem do controle e entendimento do próprio homem. Essas forças vindas de necessidades ou causas são originadas no consciente e no inconsciente e determinam o comportamento humano. A motivação é o comportamento direcionado do indivíduo na satisfação de necessidades e dirigido a determinados objetivos. Essas necessidades organizam-se em três níveis ou estágios: fisiológicas, psicológicas e de autorrealização. As necessidades fisiológicas, as mais primárias e relacionadas com a sobrevivência, são inatas e instintivas. Exigem a sua satisfação periódica e 69 Teor_Geral_Admin.indd 69 03/04/ :18:35

70 Teoria Geral da Administração cíclica. Elas são comuns no ser humano e nos animais. São as necessidades de alimentação, sono, atividade física, satisfação sexual, abrigo, proteção contra a natureza e segurança física contra perigos (CHIAVENATO, 2001a). As necessidades psicológicas são as secundárias e exclusivas do ser humano. Dificilmente são satisfeitas na sua plenitude e são aprendidas e adquiridas ao longo da vida, representam um padrão elevado e complexo. Elas vão crescendo e tornando-se mais sofisticadas no decorrer da vida. São as necessidades psicológicas: necessidade de segurança íntima direciona o indivíduo na busca por uma situação de segurança e tranquilidade. Essa busca leva o indivíduo à autodefesa e a se proteger contra ameaças, privações e perigos; necessidade de participação é a necessidade social que leva o indivíduo a fazer parte de grupos, de buscar a aceitação dentro dos grupos sociais a que pertence, de buscar a aprovação social, o reconhecimento e a dar e receber amizade. necessidade de autoconfiança são as necessidades decorrentes da relação do indivíduo com ele mesmo, de como ele se autoavalia, a autoconfiança e a autoestima. necessidade de afeição é a necessidade de amar e ser amado, de dar e receber carinho, de sentir-se amado. necessidade de autorrealização é a mais elevada do ser humano, decorrente do nível educacional e cultural de cada indivíduo. Da mesma forma que as necessidades psicológicas, também é raramente satisfeita na sua plenitude, vai crescendo e sofisticando-se conforme é completada. Esse é o impulso do autodesenvolvimento e da plenitude da realização de todo o potencial humano. A partir dos estudos sobre a motivação humana, essas teorias passaram a ser aplicadas nas empresas. A motivação é a tensão que leva o indivíduo à satisfação de necessidades e ao equilíbrio e à eliminação da tensão, até a próxima tensão, que o levará a novo estado de ansiedade, que provoca a busca da satisfação dessa necessidade e a eliminação da preocupação, retomando o equilíbrio. Por isso, é chamada de ciclo, pois está iniciando-se a cada satisfação atingida. 70 Teor_Geral_Admin.indd 70 03/04/ :18:35

71 Visão humanista da Administração Figura 1 Ciclo da motivação humana. Equilíbrio Estímulo ou incentivo Satisfação Necessidade Comportamento ou ação Tensão Fonte: adaptado de Chiavenato (2001a, p. 154). A figura 1 demonstra, graficamente, os estágios pelos quais passa a motivação. O estado de equilíbrio é rompido por um estímulo ou incentivo. Esse estímulo provoca uma necessidade não atendida e, ao se tornar uma necessidade, provoca a tensão, que, por sua vez, provoca a ação no sentido de satisfazer a necessidade; tendo sido satisfeita a necessidade, retoma-se o estado inicial de equilíbrio até o próximo estímulo ou incentivo que provoque nova necessidade. É uma situação normal não conseguir a satisfação de todas as necessidades. Nesse caso, o ciclo não se completa e, novamente, não se atinge o equilíbrio, pelo aparecimento de alguma barreira ou obstáculo. Caso o ciclo da motivação não se complete, é gerada uma frustração pela não satisfação e não se atinge o equilíbrio mais uma vez. A frustração é um estado de tensão e desequilíbrio que precisa, de alguma maneira, ser resolvido. Além dos dois estados resultantes do ciclo motivacional a satisfação e a frustração, pode haver um terceiro, que é uma boa solução para a eliminação do desequilíbrio resultante da frustração. É a compensação ou a transferência, quando o indivíduo tenta a satisfação da necessidade inicial que não pode ser eliminada por uma outra que a substitua ou uma complementar à inicial. Portanto, o resultado da motivação pode ser a satisfação, a frustração ou a compensação. Como tratamos de elementos muito subjetivos, as nuances de cada uma dessas soluções envolve uma diversidade imensa de nuances e variações. 71 Teor_Geral_Admin.indd 71 03/04/ :18:35

72 Teoria Geral da Administração O estudo da motivação é importante para as empresas, em função do estágio de satisfação ou frustração dos empregados, criando uma situação em que a produtividade cai, gerando até mesmo conflitos. O estado de espírito dos indivíduos, decorrente do estado motivacional pela satisfação ou não das necessidades motivacionais, é chamado de moral. Moral é algo intangível, mas perfeitamente perceptível no convívio com os grupos. As frustrações levam a um moral baixo e a satisfação a um moral elevado. Entre esses dois extremos existem vários estágios intermediários, como podemos observar na figura 2. Figura 2 Níveis do moral e atitudes resultantes. Moral elevado Moral baixo Fanatismo Euforia Atitudes positivas Satisfação Otimismo Cooperação Coesão Colaboração Aceitação dos objetivos organizacionais Boa vontade Identificação Atitudes negativas Insatisfação Pessimismo Oposição Negação Rejeição dos objetivos organizacionais Má vontade Resistência Dispersão Disfonia Agressão Fonte Chiavenato (2001a, p. 156). 72 Teor_Geral_Admin.indd 72 03/04/ :18:35

73 Visão humanista da Administração O moral provoca as atitudes nas pessoas. Atitude é a forma como se coloca o indivíduo perante os estímulos externos que o levam a certos comportamentos. O moral baixo provoca uma atitude de agressão, e o moral alto, uma atitude de fanatismo, passando por diversos estágios e atitudes intermediárias entre esses dois extremos. O moral elevado também estimula e facilita a colaboração, pois a motivação à colaboração é decorrente das necessidades psicológicas de pertencer a um grupo, sentir-se útil e participante. O moral sofre forte influência do ambiente amigável de boas relações humanas que existem, sendo alto quando há sincronia entre a organização formal e a informal, boa qualidade nas comunicações e a satisfação com a supervisão A liderança e seus estilos Uma das grandes inovações na visão da Teoria das Relações Humanas foi o estudo e a introdução do conceito da liderança, sua importância no ambiente empresarial e no comportamento dos trabalhadores. A Administração Clássica foca, exclusivamente, a liderança formal e, depois da experiência de Hawthorne, a importância do líder informal ganhou destaque. O líder mantém o controle do comportamento do grupo, das relações intergrupo e dos fatores que beneficiam a atuação coesa da equipe. A liderança pode ser entendida sob vários pontos de vista. De forma simples, liderança é a capacidade de conduzir as pessoas e saber aglutiná-las em torno de um objetivo comum. Partindo dessa definição, chegamos a duas conclusões: a liderança é necessária em todos os departamentos da empresa e também para a condução de todos os tipos de organização humana, é essencial na Administração, para poder conduzir as pessoas e conhecê-las na sua natureza. A liderança define-se como a força psicológica que usa as relações interpessoais para influenciar, de modo intencional, outra ou outras. Sob esse ponto de vista, a liderança é vista como um fenômeno de influência interpessoal, e temos presentes vários elementos: a influência que é o poder e a autoridade que o líder usa para mudar o comportamento dos outros. O grau de influência, que é a força psicológica exercida por meio das relações interpessoais, é determinado pelo poder que pode ou não ser exercido sobre os outros. A 73 Teor_Geral_Admin.indd 73 03/04/ :18:35

74 Teoria Geral da Administração autoridade é o poder legítimo, legal e socialmente aceito, advindo dos papéis ou posições exercidos na estrutura da organização. A liderança pode ser vista, também, como o processo de tomada de decisões por alguém em determinadas condições de incerteza do grupo, ajudando-o a tomar as decisões adequadas. Sob esse ponto de vista, ela é um fenômeno que depende, também, da situação de incerteza em que o grupo se encontra, em que este escolhe como líder quem melhor poderá decidir e ajudá-lo na escolha da melhor solução para que a equipe possa atingir seus objetivos. Portanto, nesse contexto, o líder não depende das suas próprias qualidades, mas da situação na qual o grupo se encontra. Dica de leitura Recomendamos a leitura do livro O monge e o executivo, de James C. Hunter, sobre o papel do líder. HUNTER, J. C. O monge e o executivo: uma história sobre a essência da liderança. 14. ed. Rio de Janeiro: Sextante, Além disso, na internet, esse livro está disponível gratuitamente em formato PDF. Disponível em: < colegiomontevirgem.com.br/site/download/monge. pdf>. Acesso em: 30 nov Outra visão do processo de liderança é a de que esta consiste em uma relação funcional e depende das necessidades existentes no grupo e de que forma o líder poderá satisfazer a essas necessidades. O líder é visto como alguém com capacidade estratégica de indicar soluções e um meio do grupo conseguir satisfazer às suas necessidades. A liderança pode ser vista também como resultado de uma série de variáveis relacionadas com a situação do momento, dos subordinados e do próprio líder. Sob essa ótica, a liderança é um processo situacional e o líder é quem pode alinhar todas as varáveis em um direcionamento único para atingir os resultados desejados para a situação. 74 Teor_Geral_Admin.indd 74 03/04/ :18:36

75 Visão humanista da Administração Devido à importância da liderança para as organizações, muito se tem estudado sobre o tema, o que nos leva ao encontro de várias teorias em relação ao processo de liderança, seus fatores, sua composição e elementos. Figura 3 Teorias sobre liderança. Teorias de traços de personalidade. Características marcantes de personalidade possuídas pelo líder. Teorias sobre estilos de liderança. Maneiras e estilos de comportamento adotados pelo líder. Teorias situacionais de liderança. Adequação do comportamento do líder às circunstâncias da situação e dos liderados. Fonte: adaptado de Chiavenato (2004, p. 102). As várias teorias sobre a liderança podem ser classificadas em três grandes grupos, como podemos observar na figura 3: as relacionadas com os traços de personalidade, as que discorrem sobre os estilos de liderança e as situacionais. As teorias relativas aos traços de personalidade são consideradas as mais antigas e dizem respeito às qualidades relativas à personalidade do líder. O líder tem a personalidade marcada por traços físicos, intelectuais, sociais e relacionados com a tarefa, por meio dos quais influencia as pessoas com quem se relaciona. São as características marcantes da personalidade que determinam se o indivíduo pode ser líder ou não, então, uma simples análise de personalidade pode indicar se uma criança virá ou não a ser um líder. Essa corrente caiu em descrédito, porque apresenta algumas falhas, tais como não levar em consideração o subordinado e a sua reação a determinado tipo de conduta do líder. De acordo com a teoria dos traços, somos levados a crer que um indivíduo com os traços de personalidade indicados poderá liderar qualquer grupo de sujeitos. Outra crítica que se faz a esse tipo de colocação sobre a liderança é a de que, caso um indivíduo tenha os traços psicológicos de liderança, será sempre um líder, em todas as circunstâncias da sua vida e em todos os grupos 75 Teor_Geral_Admin.indd 75 03/04/ :18:36

76 Teoria Geral da Administração sociais a que pertence, e isso não é a realidade. Outra objeção à aceitação de que a liderança depende da personalidade é a não consideração do contexto, da situação nem do teor dos objetivos em que se revela a liderança. Por essas razões, tal teoria não teve grande espaço no âmbito da Administração. As teorias que estudam a forma como os líderes se conduzem perante seus subordinados, aquilo que o líder faz, concentram-se no comportamento do sujeito que lidera, e não nas suas características pessoais. Sob essa ótica, existem três tipos de liderança, destacadas adiante. 1. Liderança autocrática: caracterizada pela concentração de todas as decisões, por parte do líder, que as coloca de forma impositiva ao grupo. O líder é impositivo em todos os aspectos do processo da liderança, determinando as tarefas sem previsão, os prazos e as formas de execução, sem nenhuma participação do grupo. É totalmente pessoal nas relações com os subordinados, na forma dos elogios ou críticas. Cria relações de insegurança pela imprevisibilidade das suas atitudes para com o grupo. 2. Liderança liberal: processo caracterizado por uma conduta oposta à liderança autocrática. Neste caso, o líder passa totalmente a condução para o grupo, deixando-o completamente à vontade e sem controle. Esse tipo de liderança compromete a velocidade das decisões, pois gera muitas divergências e discussões entre os membros para tentar atingir consensos na forma, prazos e distribuição das atividades, para concretizar os objetivos. 3. Liderança democrática: nesse tipo de liderança, o líder conduz o processo com a participação do grupo, orientando e incentivando para que todos façam parte. Apesar de compartilhar com o grupo, a decisão ainda pertence ao líder, mas, neste caso, com a possibilidade do grupo dar a sua opinião. Na prática, não existe um tipo certo de liderança. Dependendo dos objetivos e da liderança, o líder pode e deve escolher o estilo que proporciona a melhor forma de atingir os objetivos. Os três estilos podem até ser exercidos concomitantemente, o líder dá ordens e as manda cumprir, discute e participa com a equipe ou algum subordinado da resolução de problemas e também pode deixar o grupo à vontade para algumas decisões. 76 Teor_Geral_Admin.indd 76 03/04/ :18:36

77 Visão humanista da Administração Figura 4 Diferentes estilos de liderança. Estilo autocrático Estilo democrático Estilo liberal Líder Líder Líder Subordinados Subordinados Subordinados Ênfase no líder. Ênfase no líder e nos subordinados. Ênfase nos subordinados. Fonte: Chiavenato (2001a, p. 163). A figura 4 mostra a forma de comunicação existente nos três estilos de liderança: autocrático, democrático e liberal. A terceira teoria sobre liderança estabelece que ela é dependente do tipo de situação em que vai ocorrer. São teorias mais amplas e que dão uma visão maior de opção para o administrador, não ficam delimitadas de forma rígida em um só modelo, mas podem adaptar o estilo de liderança à situação vigente. Figura 5 Padrões de liderança. Liderança descentralizada no chefe Área de autoridade do líder Liderança descentralizada nos subordinados Área de liberdade dos subordinados Líder vende sua decisão ao grupo. Líder toma a decisão e comunica ao grupo. Líder apresenta suas ideias e pede sugestões e perguntas. Líder apresenta sua decisão alternativa sujeita à modificação pelo grupo. 77 Líder apresenta o problema, recebe sugestão e toma sua decisão. Líder define os limites e pede ao grupo que tome a decisão. Líder permite que subordinados decidam dentro de padrões e limites definidos por ele. Autocrático Consultivo Participativo Fonte: adaptado de Chiavenato (2001a, p. 164). Teor_Geral_Admin.indd 77 03/04/ :18:36

78 Teoria Geral da Administração Na figura 5 podemos ver a visão da liderança relacionada com o tipo de relação com os subordinados, indo de uma descentralização total até uma centralização total no outro extremo. O administrador escolhe o tipo de liderança de acordo com o tipo de relação que pretende criar com seus subordinados. Na escolha do estilo de liderança do administrador agem, simultaneamente, três forças: a força no gerente, a força na situação e a força nos subordinados. A força na situação relaciona-se com o tipo de problema, o tempo para resolvê-lo, a qualidade dos subordinados e as características da empresa, valores, tradição, etc. A força no gerente relaciona-se com as suas características pessoais, sua segurança no relacionamento com os subordinados, grau de confiança nessas pessoas, seus valores e opiniões e como ele vê o processo de liderança. A força nos subordinados relaciona-se com as características do grupo de subordinados, sua capacitação, desejos e necessidades de afirmação profissional, tolerância, conhecimentos e experiência e desejo de participar do processo de tomada de decisão. No dia a dia das organizações e no processo de liderança, as relações interpessoais se dão por meio da comunicação entre as pessoas e, por tal motivo, ela deve ter compreendida e analisada. A comunicação é o processo fundamental para as organizações sociais e os seres humanos. Implica fazer chegar ao destinatário, de forma compreensível por ele, algum tipo de mensagem em um código que possa ser entendido. Existem várias maneiras de se comunicar, na presencial o código usado é a linguagem verbal, não obstante a linguagem corporal esteja constantemente transmitindo mensagens para o receptor, mensagens estas que serão traduzidas de acordo com os padrões do receptor, os quais podem não ser os mesmos do emissor. Por isso, nas pesquisas efetuadas, verificou-se que a maioria das comunicações nas empresas é falha, daí a importância de assegurarmos que a mensagem seja entendida de forma correta pelos receptores. Como a Teoria das Relações Humanas dá ênfase às pessoas e às suas relações, o processo de comunicação ganha importância e pressupõe relações de confiança e franqueza entre as pessoas, é o incentivo para que os escalões de baixo participem na solução dos problemas e tenham as condições ideais 78 Teor_Geral_Admin.indd 78 03/04/ :18:36

79 Visão humanista da Administração para se comunicar com os níveis superiores. É por meio da comunicação confiável, clara e da forma entendível que se estabelecem relações humanas de qualidade nas organizações. Saiba mais A partir da Visão Humanista da Administração e dos estudos sobre o papel, estilos, função e grande importância do líder em uma organização, muito se pesquisou e estudou sobre os conceitos, características e formas de liderança, os quais se tornaram um dos assuntos mais discutidos e publicados da Administração. Atualmente, vários estilos e formas são aplicadas. São aconselháveis o estudo e a verificação das formas mais modernas de liderança, como a evolução dos conceitos iniciais surgidos pela Teoria Humanista. São as mais usadas atualmente a Liderança por Competências Emocionais, a Liderança Coaching e a Liderança Mentoring Organização formal, informal e cultura organizacional O experimento de Hawthorne foi pródigo em observações importantes para o entendimento das complexidades das relações interpessoais na empresas e nos grupos sociais que se formam pelo convívio das pessoas dentro das empresas. Uma das consequências do experimento foi a identificação de que as interações e os relacionamentos que se formam entre os empregados no ambiente da empresa levam à criação de um tipo de unidade grupal, com suas regras próprias. Como esse tipo de unidade baseia-se nas relações informais entre as pessoas, não existe formalizado e atua de forma paralela à estrutura formal da corporação, foi denominado organização informal. A organização formal exerce influência e condiciona a organização informal, pois, mediante a estrutura formal, constituem-se relações formais de trabalho que direcionam a maneira como os grupos serão formados, pelo próprio convívio 79 Teor_Geral_Admin.indd 79 03/04/ :18:36

80 Teoria Geral da Administração proporcionado pela estrutura empresarial. A organização informal apresenta as seguintes características: relação de coesão ou antagonismo os indivíduos, nas suas associações e interações com os outros, dentro das empresas, criam relações pessoais de identificação e simpatia ou de antagonismo e antipatia. status a interação nos grupos informais independe da posição no grupo formal. Ela cria posições e status para cada um, dependendo do papel desempenhado no grupo, sua interação e participação. colaboração espontânea a organização informal baseia-se em colaboração espontânea, exclusivamente. Essa colaboração espontânea deve ser aproveitada pelos administradores em benefício da empresa. possibilidade de oposição à organização formal a organização informal, por meio de manipulações e má utilização, pode se desenvolver em oposição à organização formal, o que pode tornar-se um problema para a empresa. padrões de relações e atitudes as regras, padrões de comportamentos e formas de relação dos grupos informais desenvolvem-se espontaneamente e passam a ser aceitos e assimilados pelos seus componentes e agem como condicionantes, porque traduzem os interesses do grupo. mudanças de níveis e alterações dos grupos informais as pessoas participam de variados grupos informais, conforme o seu relacionamento funcional dentro da empresa com outros colegas de outros departamentos e níveis na corporação. Devido a essa dependência direta da estrutura formal da empresa, os grupos alteram-se conforme a organização formal também se alterar. transcendência da organização informal a organização formal restringe-se ao local de trabalho durante o período em que se está neste ambiente. A organização informal não tem essa limitação, pode estender seu convívio para além dos muros da empresa, o que de fato acontece. 80 Teor_Geral_Admin.indd 80 03/04/ :18:36

81 Visão humanista da Administração padrões de desempenho nos grupos informais uma das primeiras constatações do experimento de Hawthorne foi a de que o desempenho estabelecido pode variar entre as duas organizações formal e informal. Essa dicotomia entre os dois objetivos pode levar a conflitos, dependendo da motivação do grupo em relação aos objetivos da empresa. Na organização informal, o indivíduo busca a aprovação e a aceitação pelo grupo ao qual pertence. Isso dá equilíbrio às necessidades do sujeito de aceitação social, mas esse equilíbrio implica a contrapartida da aceitação, por parte do indivíduo, das regras do grupo e a sua obediência. O estudo dos grupos informais torna-se importante a partir da constatação de que pode beneficiar ou prejudicar o grupo formal. É importante o administrador entender seus mecanismos, como se origina e a sua mecânica de funcionamento, para poder lidar de forma harmônica com ele. Para isso, é importante entender as origens da organização informal, destacadas a seguir. Os interesses comuns das pessoas as levam a interagir e conviver mais de perto e aglutinarem-se em torno desses mesmos interesses. O tempo que as pessoas passam no trabalho facilita essa identificação. A interação provocada pela própria organização formal. As funções exercidas dentro da organização formal obrigam o convívio com colegas com funções que se relacionam e que exigem permanência próxima. Essa convivência propicia a continuidade da relação para fora da empresa. A flutuação de pessoal dentro da empresa provoca, normalmente, a alteração dos grupos sociais informais. Em função dos dois itens anteriores, o convívio de perto em função de cargos, funções e ambientes comuns é quebrado no momento em que existe troca de funções, cargos, locais de trabalho ou mesmo a saída da empresa. Os períodos de lazer dentro do ambiente de trabalho leva a um convívio informal e a um mútuo conhecimento entre as pessoas. E, assim, formam-se as interações e a criação de grupos informais. 81 Teor_Geral_Admin.indd 81 03/04/ :18:36

82 Teoria Geral da Administração Reflita Faça uma reflexão em relação à sua participação em grupos sociais e organizações informais e tente identificar em torno de quais interesses comuns organizaram-se esses grupos ou organizações informais, se existem algumas regras de conduta e quais são (formas de vestir, linguajar, etc.) e se tais regras são impostas ou não. O convívio dos indivíduos propicia a formação de grupos sociais, grupos de amizade que se formam de maneira natural e espontânea e por identificação. Esses grupos podem ser encontrados, também, dentro das organizações. Pelo seu caráter espontâneo, quando aparecem no ambiente empresarial, têm sua formação independente de estruturas formais da empresa e, como são espontâneos, a hierarquia funcional não prevalece dentro do grupo informal, não existindo uma equivalência dos grupos formais aos informais. O estudo desses grupos é importante para a Administração, não só por permearem a organização formal, mas, também, porque a execução das tarefas na empresa reúne-se em torno de grupos, estes formais, e a compreensão da sua dinâmica pode refletir no seu sucesso. A partir dessa observação, houve um estudo sobre a dinâmica dos grupos. Os hábitos sociais das pessoas são dinâmicos e dependem de uma série de fatores muito variados, assim como a dinâmica dos conjuntos a que pertencem e a forma como atuam. A Escola da Dinâmica de Grupo propõe que o comportamento, as atitudes, as ações, as crenças dos indivíduos baseiem-se no grupo ao qual pertencem. Os grupos podem ser caracterizados pelos seguintes aspectos: a) existência de uma finalidade ou um objetivo comum; b) estrutura de apoio em que o grupo se forma; c) organização dinâmica em função do dinamismo das interações; d) coesão interna em torno de afinidades comuns. O comportamento dos indivíduos é determinado pelas influências que sofre dos grupos aos quais pertencem. O grau de resistência ou aceitação 82 Teor_Geral_Admin.indd 82 03/04/ :18:36

83 Visão humanista da Administração das mudanças depende de como o grupo pensa sobre essas mudanças, logo as empresas precisam saber trabalhar os conjuntos nos seus processos de mudança. Um bom programa de Relações Humanas nas empresas é importante para que se obtenham boas relações, facilitem-se as mudanças que a empresa pretende implantar, crie-se um diálogo e a unificação de objetivos com a organização informal. A busca pela cooperação dos empregados passa por relações humanas de confiança, respeito e cooperação. Apesar de todo o avanço obtido com a Teoria das Relações Humanas e sua importância no ser humano, suas facetas psicológicas e sociais, muitas vozes manifestaram-se contra essa teoria. As principais críticas foram: ser uma cerrada oposição à Teoria Clássica, amplamente elogia e difundida. Foi encarada como uma simples oposição à Teoria Clássica; uma visão limitada e inadequada de que os problemas das relações industriais seriam todos resolvidos com a atenção especial ao ser humano na empresa; o foco no ser humano e as recomendações da criação de relações de confiança e autonomia para os empregados como uma solução para a obtenção da eficiência, basear-se no conceito do empregado muito produtivo e responsável seria muita ingenuidade e romantismo por parte da teoria; haveria uma limitação em termos das experiências efetuadas para as conclusões estabelecidas; como os pesquisadores eram psicólogos, uma parcialidade das conclusões enfocando só a psicologia; ênfase nos grupos informais em demasia, sem a atenção devida à estrutura formal que é o que dá corpo à empresa; enfoque manipulativo das relações humanas, pois seria uma nova maneira de se obter melhores resultados, utilizando os recursos dos conhecimentos psicológicos do ser humano. 83 Teor_Geral_Admin.indd 83 03/04/ :18:36

84 Teoria Geral da Administração Da teoria para a prática Os pressupostos da Teoria das Relações Humanas estão presentes em todos os campos da vida pelo fato de estudar o ser humano em suas relações com o trabalho e nos grupos dos quais participa. A contextualização prática nestes casos fica mais evidente em função de todos nós estarmos inseridos dentro das conclusões a que os estudiosos chegaram. Cada um de nós faz parte de organizações e grupos informais, de processos de comunicação, convive com processos de liderança e tem sua motivação com o mesmo ciclo apresentado. A proposta aqui é de pararmos um pouco para analisar a figura 2, sobre os níveis do moral. Em que ponto da escala nos encontramos e quais atitudes temos de acordo com o estado do nosso moral? Verifique, no seu ambiente de trabalho, como está o moral do grupo a que você pertence. Qual a atitude da equipe decorrente do estágio do moral? Identifique na escala. Veja agora por que o seu moral e o do seu grupo estão nesse estado e quais as motivações que levaram a esse estado do moral. Foram satisfeitas ou não? A partir dos estudos iniciados pelos seguidores da Teoria Humanista, percebeu-se a importância do papel do líder na condução dos grupos dentro das organizações e da relação da forma como essa liderança se dá com os resultados alcançados, a satisfação e a realização pessoal dos indivíduos. Um dos assuntos que continua sendo debatido, estudado na atualidade e vem evoluindo, sempre com novas formas de atuação e aplicação, é a resposta à pergunta: de que forma deve atuar um líder, quais suas atitudes necessárias e como deve se relacionar com seus liderados para que se atinjam a eficiência e eficácia máximas, com a maior satisfação possível dos liderados? Quanto mais se evolui sobre os sentimentos, aspirações e pensamentos humanos, novas formas e princípios se estabelecem para atender aos desafios renovados da realidade. Síntese Por meio de experimentos, principalmente o de Hawthorne e das suas conclusões, uma nova visão sobre a relação dos trabalhadores, as empresas e a busca da eficiência e produtividade surgiu. A partir das observações de 84 Teor_Geral_Admin.indd 84 03/04/ :18:36

85 Visão humanista da Administração que a produtividade poderia ser influenciada por fatores relacionados com relações interpessoais e a forma como os empregados eram tratados, a visão mecanicista da Teoria Clássica, que considera o homem egoísta e mesquinho, foi desfeita. Surge um novo conceito de homem no ambiente empresarial, o Homem Social, que participa de grupos, influencia e é influenciado, tem motivações não só econômicas e que pode manter relações de confiança e respeito com seus superiores e a empresa. Essa nova visão sobre o ambiente empresarial e suas inter-relações surgiu em decorrência da participação das ciências humanas, principalmente a psicologia, no estudo da Administração. Os estudos da psicologia organizacional estabeleceram ferramentas importantes para a elaboração das propostas da Teoria das Relações Humanas e, por consequência, para o administrador melhorar seu desempenho, eles deram as bases para o estudo e o funcionamento da liderança, sua importância no desempenho e nas relações com os subordinados e os diversos tipos de liderança. A influência e o apoio que os grupos fornecem ao comportamento do indivíduo configuram importante conhecimento do administrador, bem como o fato da comprovação da existência da organização informal, que pode se tornar aliada ou inimiga da organização formal. As contribuições na área da motivação são fundamentais no estabelecimento das características do moral pessoal e do grupo e o condicionamento deste nas atitudes das pessoas. O avanço nas relações humanas dentro das empresas, com os pressupostos da Teoria das Relações Humanas, veio melhorar profundamente o ambiente empresarial e o entendimento do comportamento humano nas organizações, apesar das críticas fortes de que esse conhecimento serve para a manipulação dos empregados com a resultante de se achar uma nova forma de exploração dos trabalhadores para se conseguir mais produtividade. 85 Teor_Geral_Admin.indd 85 03/04/ :18:37

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87 4 Visão neoclássica da Administração Apesar das influências da Teoria das Relações Humanas e das ciências do comportamento na revisão dos conceitos estabelecidos pela Teoria Clássica da Administração e da consequente introdução de algumas práticas e princípios novos, os princípios da Teoria Clássica nunca foram totalmente deixados de lado. Os conceitos de departamentalização, racionalização do trabalho, organização linear e funcional continuaram a ser aplicados e melhorados, até porque não eram princípios excludentes dos preceitos humanistas vindos na sequência, eles estavam complementando-se. Outros fatores influenciadores do surgimento da Teoria Neoclássica foram a vida durante o Pós-Guerra e o crescimento econômico mundial muito grande, com grande consumo. Teor_Geral_Admin.indd 87 03/04/ :18:37

88 Teoria Geral da Administração As comunicações, a TV, o avião a jato estavam surgindo, o poder aquisitivo das pessoas aumentando, mudanças muito rápidas acontecendo em todas as áreas, por isso os costumes e o comportamento das pessoas também acabou sofrendo mudanças. Dessa amálgama de mudanças e flexibilizações uma nova corrente de pensadores da Administração surgiu para dar uma nova roupagem à Teoria Clássica. 4.1 Teoria Neoclássica Essa nova abordagem da Administração, como o próprio nome indica, é a renovação da Abordagem Clássica da Administração, porém agora redimensionada aos problemas administrativos atuais, ao tamanho das organizações. Essa nova roupagem da Teoria Clássica sofreu uma revitalização pelo ecletismo que permitiu a participação na Administração de várias outras ciências, em um convívio criativo e eclético. Os princípios em que se baseia a Teoria Neoclássica são os seguintes: a Administração é um processo composto das funções de planejamento, organização, direção e controle; para se sustentar e dar suporte à grande variedade de situações empresariais, a Administração precisa de princípios que tenham valores preditivos e possam ser aplicados com a garantia dos resultados; os princípios da Administração como princípios científicos precisam ser necessários e verdadeiros, como qualquer outra ciência; o meio ambiente Administrativo é afetado pela cultura e pelo universo físico. A Teoria Neoclássica define, inicialmente, quais funções do administrador partem dos princípios administrativos para depois estabelecer os princípios que darão fundamento à prática dessas funções A prática administrativa e as organizações A Teoria Neoclássica foi assim chamada porque faz uma reafirmação da Teoria Clássica, mas, apesar disso, não adota a postura rígida da anterior 88 Teor_Geral_Admin.indd 88 03/04/ :18:37

89 Visão neoclássica da Administração Teoria Clássica. A intenção agora é fazer uma releitura mais adaptada às condições atuais, ser mais pragmática e adotar um ecletismo e uma abertura a outras ciências sociais e ao desenvolvimento delas, aproveitando o progresso que as ciências humanas apresentam. Mesmo que não unidos em torno de um tema em comum, os estudos dos pensadores desse movimento convergiam para a construção de uma teoria integradora, eclética e utilitarista, em função das origens comuns: fortalecimento de um estilo de vida pragmático, principalmente nos Estados Unidos, e, portanto, com um enfoque na adoção de princípios de atuação aplicáveis em várias empresas; reafirmação dos princípios gerais da Teoria Clássica, agora inovados e adaptados ao mundo em transformação; com o avanço da modernização e os progressos das organizações, a Teoria Clássica precisava de uma adaptação e flexibilização. Precisava se modernizar; necessidade de adaptação às mudanças que estavam acontecendo no mundo. Iniciava-se o processo de internacionalização e globalização, as alterações nos costumes e na sociedade são rápidos, o consumo em massa cresce. A partir dessas origens, o desenvolvimento do pensamento neoclássico foi adquirindo as características elencadas a seguir (CHIAVENATO, 2001a). 1. Ênfase na prática da Administração: os teóricos da Neoclássica caracterizam-se pela busca de resultados, a Administração é válida para que se atinjam resultados, esse é o foco principal, praticidade sem deixar de lado os conceitos teóricos. A prática justifica a teoria e a teoria se comprova por seu uso na prática. 2. Reafirmação dos postulados clássicos adaptados: após o crescimento da influência das ciências comportamentais na Administração e a decorrente Teoria Humanista, é o momento de uma reflexão e achar um meio termo e voltar a pensar a organização em termos econômicos e da obtenção de resultados. Para isso retomam os princípios já estabelecidos pela Teoria Clássica e os avaliam, repensam e atualizam para a nova realidade empresarial. 89 Teor_Geral_Admin.indd 89 03/04/ :18:37

90 Teoria Geral da Administração 3. Ênfase nos Princípios Gerais da Administração: a aplicação dos princípios da Administração não utiliza a rigidez dos clássicos que os aplicavam com leis científicas imutáveis. Agora esses princípios são aplicados como critérios de conduta com certa flexibilidade, sempre como guias para a obtenção de resultados. Reafirma-se que administrar é planejar, organizar, dirigir e controlar baseado nos princípios gerais. Essa reafirmação das funções do administrador não se restringe agora a uma empresa de cunho industrial ou ao ambiente fabril propriamente dito, aplica-se a qualquer organização de qualquer ramo de atividade. 4. Ênfase nos objetivos e nos resultados: a razão da existência das empresas é atingir objetivos e produzir resultados. Portanto, toda a organização deve ser criada, organizada e estruturada nesse sentido. Sendo o objetivo da empresa atingir os resultados, a operação deve ser eficiente para que isso aconteça. A eficiência é uma consequência dos objetivos e resultados a serem atingidos. 5. Ecletismo da Teoria Neoclássica: os autores neoclássicos são ecléticos, abertos a novas ideias e em função disso absorvem o conteúdo de outras teorias administrativas recentes, com certeza, um dos motivos do seu sucesso na releitura e rejuvenescimento dos princípios clássicos. A atividade da Administração tem sua razão de existir sempre que há um grupo social direcionado a atingir determinado objetivo, portanto ela se torna essencial na coordenação dos esforços e ações dos grupos para que consigam resultados. Sendo a Administração uma atividade social, necessária às organizações, agregada ao fato de estarmos vivendo a sociedade das organizações, cada vez mais está presente e se faz necessária a atividade de Administração. Dentro da dimensão administrativa, todas as organizações são comuns e necessitam da aplicação do processo de Administração. Dentro desse ponto de vista, temos três grupos de classificação das organizações, como veremos a seguir. 1. Sob o ponto de vista dos objetivos, todas as organizações vivem para atingi-los, sendo eles os mais variados. Esses objetivos estão 90 Teor_Geral_Admin.indd 90 03/04/ :18:37

91 Visão neoclássica da Administração fora da organização e, se não estiverem claros, não há possibilidade de avaliar a eficiência e os resultados obtidos. O mais interessante dessa visão é que os objetivos da organização, por estarem fora dela, são julgamentos de valor por parte da comunidade a que a organização atende. 2. Sob a ótica da Administração, na sua essência de princípios e funções, todas as organizações são semelhantes administrativamente. Todas precisam que os recursos sejam organizados e geridos em torno de um objetivo para atingir os resultados. O desafio de equilibrar os objetivos da organização e os interesses das pessoas é comum em todas elas. 3. Sob a ótica do desempenho individual, todas as organizações são conjuntos de pessoas atuando com os mesmos objetivos, elas existem pelo trabalho do administrador, apenas pela sua composição legal elas ganham vida somente no papel. Só com o administrador exercendo o papel de organizar recursos e as pessoas executando suas tarefas é que ela existe. A organização é o local em que, por meio do seu trabalho, as pessoas realizam-se e satisfazem às suas necessidades e, por meio da sua eficiência, contribuem para que a organização alcance seus objetivos. Temos, então, que, para a nova Teoria da Administração, as organizações são todas iguais pelo ponto de vista administrativo e, em todas elas, para o seu funcionamento eficiente, é necessária a presença de administração. As novas visões da ciência da Administração que surgem com Teoria Neoclássica avançam um passo na relação das empresas com o mercado. Enquanto na Teoria Clássica o foco estava na melhor maneira de efetuar as tarefas, o conceito de eficiência, agora a visão do papel da empresa ampliou-se para fora da empresa e também busca atender ao seu papel na sociedade. Surge, assim, o conceito da eficácia. Então, teremos os dois conceitos sendo buscados pelas empresas, a eficiência, na busca da melhor maneira de efetuar uma tarefa, buscando a otimização dos recursos aplicados à tarefa conjuntamente com a eficácia, que é a capacidade de fazer a tarefa mais indicada para a empresa atender ao mercado. 91 Teor_Geral_Admin.indd 91 03/04/ :18:37

92 Teoria Geral da Administração Quadro 1 Diferenças entre eficácia e eficiência. Eficiência Ênfase nos meios. Fazer corretamente as coisas. Resolver problemas. Salvaguardar os recursos. Cumprir tarefas e obrigações. Treinar os subordinados. Manter as máquinas. Presença nos Templos. Rezar. Jogar futebol. Fonte: Chiavenato (2001a, p. 197). Eficácia Ênfase nos resultados. Fazer as coisas certas. Atingir objetivos. Otimizar a utilização dos recursos. Obter resultados. Dar eficácia aos subordinados. Máquinas em bom funcionamento. Prática dos valores religiosos. Ganhar o céu. Ganhar a partida. No quadro 1 podemos ver alguns exemplos das diferenças dos dois conceitos e dos enfoques que cada um representa. De forma simples, poderemos conceituar a eficiência como fazer a tarefa da maneira certa, e a eficácia, por outro lado, como fazer a tarefa certa. Os conceitos não são opostos, mas complementares. Não só é necessário buscar a melhor relação entre os esforços despendidos na execução da tarefa (esforços de tempo, material, humanos, etc.) e o resultado obtido com a tarefa. Essa é a razão entre os custos e os benefícios em cada processo, a razão entre o que sai do processo com o que entra. A eficiência preocupa-se apenas com os meios, é a preocupação de se achar a maneira mais produtiva de executar. Quando nos referimos à eficácia, estamos falando de pensar para fora da tarefa em si, do processo executado. Mesmo realizando da melhor maneira possível o que está sendo executado, o produto desse processo está de acordo com os objetivos? A eficácia é a preocupação em fazer o mais indicado, em fazer realmente o que precisa ser feito. Olhando a empresa como um todo, podemos afirmar que a eficácia é saber escolher os produtos ou serviços que o mercado quer, qual o alcance dos resultados alcançados. Se as empresas conseguem atingir a eficiência e a eficácia, o resultado é a excelência, mas é difícil chegar a esse estágio, nem sempre se consegue. Por 92 Teor_Geral_Admin.indd 92 03/04/ :18:37

93 Visão neoclássica da Administração vezes, consegue-se um ou outro, altamente eficientes nas suas operações e sem atingir a eficácia, ou são eficazes, identificando o que o mercado espera, e não conseguem a eficiência das suas operações. O papel do administrador deve ser sempre o da busca da excelência, atingir o máximo de eficiência com o máximo de eficácia Reafirmação dos princípios da Administração Como já referido, os autores neoclássicos voltam a reafirmar os princípios da Administração já estabelecidos pela Teoria Clássica, mas, agora, de uma forma mais aberta e flexível, para que possam adaptar-se a todos os tipos de organização, não somente a ambientes fabris. São reafirmados os princípios da divisão do trabalho, da especialização, da hierarquia, da amplitude de comando, de centralização e descentralização e são rediscutidas as funções da Administração Divisão do trabalho Desde a Revolução Industrial aplica-se o conceito da divisão do trabalho. Esse conceito começou a ser utilizado para os operários a partir da Administração Científica, de forma rígida e em nível mais detalhado possível, para poder ser aplicado da maneira mais mecânica possível pelo operário. Esse conceito, da divisão do trabalho, foi generalizando-se, estendendo-se a outras tarefas e, também, subindo na estrutura da empresa, consolidando-se em todos os níveis. Com os neoclássicos, o conceito solidificou-se na aplicação em toda empresa e desdobrou-se em três níveis. Essa divisão da estrutura nos níveis operacional, intermediário e institucional é feita para dividir a Administração de modo a se obter uma estrutura capaz de dirigir a empresa da melhor maneira. 1. O nível institucional, ou estratégico, compõe-se dos diretores e dirigentes máximos da empresa. Seu papel é o de administrar a corporação de forma global, com a visão do todo. 2. O nível intermediário, também chamado de tático ou gerencial, é o que se coloca no meio da estrutura hierárquica e responsável pela transformação das diretrizes globais da empresa nas ações dos departamentos. 93 Teor_Geral_Admin.indd 93 03/04/ :18:37

94 Teoria Geral da Administração 3. O nível operacional, ou nível técnico, é constituído pelos supervisores que administram diretamente as operações e os operários que as executam Especialização Resultado da divisão do trabalho, a simplificação das tarefas vai permitir que se atribua a cada cargo funções específicas e especializadas. Agora, essa especialização espalha-se por toda a organização e atinge a especialização dos órgãos da estrutura. A especialização facilita a preparação do operário, sua substituição, controle e, principalmente, a produtividade, por meio da repetição, proporciona a melhoria nos métodos de execução Hierarquia Com a aplicação dos princípios da divisão do trabalho e da especialização, o número de funções na linha horizontal da estrutura aumenta consideravelmente. Esse aumento de cargos na base da estrutura exige mais cargos de supervisão e comando nos níveis superiores da hierarquia. A especialização horizontal provoca, necessariamente, uma especialização vertical também. A organização precisa montar uma estrutura hierárquica para poder administrar a base da estrutura. Concomitante à estrutura hierárquica, surge o conceito e a execução da autoridade correspondente a cada cargo. Dessa forma, a autoridade representa a legitimidade formal dos ocupantes dos cargos que têm de ordenar tarefas, alocar recursos, tomar decisões para que se alcance os objetivos da organização. Ela caracteriza-se pelos aspectos destacados a seguir. A autoridade é decorrente e advém do cargo, não das pessoas. Portanto, deve ser impessoal. A autoridade deve ser aceita pelos subordinados. Eles aceitam a autoridade de seus superiores hierárquicos, em função do cargo, e de direito, em função da legitimidade dada pela organização. A autoridade flui abaixo da hierarquia verticalizada. Os cargos mais altos da estrutura organizacional têm mais autoridade sobre os cargos mais baixos. 94 Teor_Geral_Admin.indd 94 03/04/ :18:37

95 Visão neoclássica da Administração Ao mesmo tempo em que é legitimada a autoridade, é estabelecida a responsabilidade correspondente. Cada nível de autoridade tem o grau de responsabilidade correspondente. Quanto maior a responsabilidade, maior é autoridade e vice-versa. A responsabilidade caracteriza-se por: dever de desempenhar a tarefa ou atividade para qual a pessoa foi designada; grau de autoridade é proporcional ao grau de responsabilidade assumida pela pessoa; responsabilidade provém da relação superior-subordinado e do fato de alguém ter autoridade para exigir determinadas tarefas de outras pessoas; obrigação exigida do subordinado para que realize tais deveres. A cada cargo corresponde uma autoridade para o nível inferior da estrutura e uma responsabilidade em relação ao cargo superior. Para cada autoridade corresponde uma responsabilidade e vice-versa. Somente nos casos do nível mais baixo da estrutura existe apenas a responsabilidade, não há subordinados, e no mais alto cargo existe somente autoridade de toda a empresa. Decorrente do direito da autoridade, aparece uma variante, que é a delegação. Delegação é a transferência de autoridade e responsabilidade para cargos hierárquicos inferiores. Ela surge por vários motivos e interesses, para incentivar subordinados a se desenvolverem, para melhor atendimento das exigências dos cargos mais baixos, pela possibilidade de agir mais rápido sem esperar o nível hierárquico superior e para melhor adaptação ao ambiente. O processo de delegação, pelas circunstâncias da transferência de autoridade e responsabilidade legitimadas e decorrentes de um cargo para outro cargo inferior, exige determinadas técnicas e cuidados: delegar a tarefa inteira, para evitar que a responsabilidade da tarefa seja dividida por vários subordinados. A responsabilidade deve ser completa; delegar à pessoa certa, pois o subordinado precisa ter interesse e as condições para assumir essa responsabilidade. A delegação pode ser uma motivação ao crescimento dos subordinados e nem todos têm as mesmas motivações; 95 Teor_Geral_Admin.indd 95 03/04/ :18:37

96 Teoria Geral da Administração delegar responsabilidades e autoridade, para que exista a conjugação da exigência com a autoridade da execução; proporcionar informação adequada, no sentido de que haja toda a compreensão por parte de quem vai receber a delegação, de qual a tarefa, quando deve terminar, onde, etc. todas as informações pertinentes à boa execução devem ser transmitidas; manter retroação, não só para que o subordinado saiba como está sendo o desempenho dele, mas também abertura para que ele possa fazer as consultas que achar necessárias ao superior; avaliar e recompensar o desempenho, para que o subordinado possa saber os pontos a melhorar no caso da tarefa não ter sido bem executada e, quando o resultado for positivo, que ele possa se sentir recompensado e motivado a continuar. A delegação é, portanto, um processo que requer cuidados e treinamento. Ele é benéfico para a organização, pois é motivador e serve como observação e treinamento para as descobertas das futuras substituições dos níveis superiores. Existe, nas organizações, o processo dinâmico de crescimento, alteração de quadros, promoções e troca de funções. É responsabilidade de todo o líder a preparação de seu substituto. Essa preparação é fundamental para a organização ter um processo de substituição de cargos com continuidade de comando. O processo de delegação de autoridade e responsabilidade é importante para garantir tal continuidade. Ao delegar tarefas, o superior está preparando alguém dos seus quadros a ser o candidato à sua substituição Amplitude administrativa Ao montar a estrutura da empresa e a correspondente cadeia de comando com a definição da autoridade e responsabilidade, está definida a 96 Teor_Geral_Admin.indd 96 03/04/ :18:37

97 Visão neoclássica da Administração amplitude de comando, de controle ou administrativa. A amplitude administrativa representa o número de subordinados que um administrador pode supervisionar. A amplitude média determina a configuração geral da estrutura organizacional. Uma amplitude média estreita corresponde a maior número de níveis hierárquicos e produz uma estrutura organizacional alta e alongada. Amplitude média larga tem poucos níveis hierárquicos e produz uma estrutura achatada e dispersa horizontalmente. A tendência atual, nas organizações, é de achatar e comprimir a estrutura organizacional, com isso aproxima a base da cúpula, melhora a comunicação, mas, mais importante, dá mais rapidez na tomada de decisão e também reduz o número de funcionários Centralização e descentralização Esse é um assunto bastante discutido pela Teoria Neoclássica: o que é melhor, centralizar as tomadas de decisão ou descentralizar as decisões? A centralização significa que a autoridade para tomar as decisões está mais localizada no topo da estrutura de empresa. Caracteriza-se por priorizar a cadeia escalar da estrutura, os cargos mais altos possuem mais autoridade. Quadro 2 Vantagens e desvantagens da centralização. Vantagens Desvantagens Decisões tomadas por administradores que Decisões distantes do que acontece e das possuem visão global da empresa e são treinados para a tarefa. na cúpula. circunstâncias locais, por serem tomadas Consistência das decisões, quanto mais alto na Pouco contato entre os tomadores de decisão e os envolvidos nos problemas. estrutura, mais visão global existe da empresa como um todo. Elimina esforços duplicados e redução de custos pela eliminação de cargos intermédios. Funções com maior especialização. Fonte: adaptado de Chiavenato (2004, p. 197). 97 Demora na circulação das informações necessárias para a tomada de decisão. Distorção na informação, a comunicação vai passando por intermediários. Teor_Geral_Admin.indd 97 03/04/ :18:37

98 Teoria Geral da Administração Descentralização significa que as decisões são delegadas aos níveis mais baixos da estrutura. A tendência, hoje, é descentralizar para obter tomadas de decisões mais rápidas e um melhor aproveitamento dos recursos humanos. Existem vários graus de descentralização, ela é maior quanto: mais decisões são tomadas em níveis mais baixos da estrutura hierárquica; mais importantes forem essas decisões; menor for a supervisão sobre essas decisões. Não existe uma regra fixa para fazer a descentralização, ela depende da situação que está em análise e dos seguintes fatores: complexidade dos ambientes organizacionais, a situação de complexidade no mundo dos negócios cria mais complexidade no processo de administração, exigindo decisões rápidas e seguras; delegação de autoridade, as organizações estão em permanente crescimento e isso pode sobrecarregar de trabalho os gestores; mudança e incerteza, quanto maior a incerteza e a mudança, maior deve ser a descentralização, para haver rapidez e mais contato com a realidade; estabilidade no negócio, em momentos de turbulência e crise a decisão precisa ser centralizada pela visão mais global da empresa. Quadro 3 Vantagens e desvantagens da descentralização. Vantagens Desvantagens Aumenta a rapidez e a qualidade nas decisões. Falta de uniformidade nas decisões. Reduz a quantidade de documentos e redução de gastos de coordenação. Fonte: adaptado de Chiavenato (2001a, p. 206). 98 Insuficiente aproveitamento de es pecialistas. Não existe uma receita para as decisões de centralização e descentralização, o dinamismo do ambiente administrativo e a variedade de situações vivenciadas levam a uma análise criteriosa das situações envolvidas e a uma Teor_Geral_Admin.indd 98 03/04/ :18:37

99 Visão neoclássica da Administração posição flexível, não estabelecendo um padrão fixo. Pode haver um convívio com modelos de centralização e de descentralização dentro da mesma empresa, com resultados positivos Funções da Administração Para os neoclássicos, as funções do processo de administrar não fogem daquelas estabelecidas por Fayol, a roupagem que foi dada é mais flexível e prática do que a anterior, mantendo, contudo, a estrutura e o sentido do processo cíclico. Planejar, organizar, coordenar e controlar executados em uma sequência, mas com inter-relação entre cada uma das etapas, influenciando umas às outras e reiniciando o ciclo a cada objetivo atingido, com um novo ciclo começando Planejar A primeira etapa do processo de Administração é, justamente, a função de administrar, na qual são estabelecidos os objetivos, a linha de atuação a ser seguida e a maneira como esses objetivos serão alcançados. No processo do planejamento, estabelecem-se os planos de ação necessários para que se alcancem os resultados pretendidos. Como o planejamento está lidando com um ponto no futuro, envolve incertezas e mudanças, precisa ser sempre revisto à medida que forem colocados em prática os planos estabelecidos e incluídas nos planos medidas de proteção a tais incertezas. O processo do planejamento tem como resultados os planos de ação, as diretrizes que levam a empresa a se movimentar no sentido de atingir as metas no futuro. O planejamento ocorre nos três níveis estruturais da organização: o estratégico, relacionado com o topo da organização, o tático, para o nível intermediário ou gerencial, e o operacional, relacionado com o nível de execução da organização. O processo do planejamento tem, como resultado correspondente aos três níveis, planos que também são divididos em três partes de detalhe e abrangência: os planos estratégicos, de longo prazo e com a abrangência da empresa como um todo, os planos táticos, com o foco e a abrangência do nível intermediário da estrutura empresarial, estabelecidos para médio prazo e voltados para os vários departamentos, e os planos operacionais, detalhados, para curto prazo e voltados para a tarefa. 99 Teor_Geral_Admin.indd 99 03/04/ :18:37

100 Teoria Geral da Administração Figura 1 A função planejamento no processo da Administração. Planejamento Base de atuação (Ideias.) Definição (Estabelecer objetivos e fixar um curso de ação para alcançá-los. Prever.) Ivan Bim Requena Organizar É a função de montagem e arranjo dos recursos necessários que faz com que os planos traçados na etapa anterior sejam alcançados. Essa função envolve cinco etapas: determinar o que é necessário fazer para que se atinjam os resultados pretendidos, mediante especialização e divisão das tarefas; departamentalizar, usar critérios lógicos e que se alinhem aos objetivos pretendidos, para agrupar as tarefas divididas anteriormente; determinar os cargos e as tarefas e designar as pessoas para a execução dessas tarefas; distribuição dos recursos necessários para que as pessoas possam executar seus cargos; coordenar os esforços para que eles se integrem aos objetivos. A função de organizar possui quatro componentes com os quais o administrador deve se preocupar e levar em consideração quando a estiver exercendo: as tarefas, as pessoas, os órgãos em que as pessoas serão alocadas e os relacionamentos entre pessoas, formais e informais. Existem duas maneiras de se entender o termo organização: como o resultado da função organizar, significando a ação de estruturar, agrupar tarefas, no sentido do alcance dos objetivos, como explicado anteriormente; e existe o uso do termo no sentido da entidade em si, composta por pessoas, recursos, etc., aglutinados em torno de objetivos comuns. Sob essa ótica de organização como entidade, temos dois tipos de organização: 1. organização formal, baseada nos instrumentos formais, estrutura, funções, descrição de cargos e procedimentos formalizados; 100 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:38

101 Visão neoclássica da Administração 2. organização informal, formada a partir dos relacionamentos entre os funcionários, os grupos informais criados, que não está descrita em documentos. Em termos de abrangência, a organização pode ser classificada em três níveis, mostrados no quadro a seguir, em que podemos observar que a cada nível temos um tipo de ação a fazer e opções a escolher dentro do escopo da função organizar: escolher o tipo de organização, no nível institucional, os tipos de departamentalização ideais ao alcance dos resultados pretendidos e, por último, a descrição dos cargos, por meio da sua especialização e divisão das tarefas. Quadro 4 Níveis da organização. Abrangência Tipo de desenho Conteúdo Resultante Nível institucional Nível intermediário Nível operacional Desenho organizacional Desenho departamental Desenho de cargos e tarefas Fonte: Chiavenato (2001a, p. 247). A empresa como uma totalidade Cada departamento isoladamente Cada tarefa ou atividade específica Tipos de organização Tipos de departamentalização Análise e descrição de cargos Figura 2 A função organização no processo da Administração. Organização Base de atuação (Recursos.) Definição (Ordenar/ajustar as coisas o trabalho para o alcance dos objetivos. Arranjar.) Ivan Bim Requena Dirigir A terceira função do processo administrativo, dirigir, vem na sequência de planejar e organizar. Depois de terem sido estabelecidos os objetivos a 101 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:38

102 Teoria Geral da Administração serem alcançados, tendo se organizado a estrutura da melhor forma a se atingirem esses objetivos, o passo seguinte é agir e direcionar os esforços para que se alcancem as metas. Essa função relaciona-se com a ação de fazer as pessoas executarem suas tarefas de acordo com o planejado. Envolve selecionar as pessoas para os cargos, caso não existam ainda na organização, ou alocar as pessoas aos cargos definidos anteriormente, treiná-las para as tarefas, de forma a atingir a máxima eficiência na execução, dirigi-las para que os esforços sejam aglutinados na mesma linha de atuação, por toda a equipe, liderar todo esse processo e ainda motivar a todos. A função dirigir representa a mais complexa das funções administrativas, pelo fato de ligar-se, exclusivamente, ao relacionamento interpessoal, exigindo-se que se coloque em prática habilidades de comunicação, de liderança e de conhecimentos sobre motivação, tanto individuais como do grupo. A direção, de formas mais ou menos abrangente, ocorre nos três níveis da estrutura, global, departamental e operacional, e lida diretamente com a aplicação da influência e do poder do cargo para que se execute o que foi planejado. Essa função, pela sua natureza, tanto da execução como pelo seu caráter de relacionamento, é, sem dúvida, a mais desafiadora para o administrador e requer dele habilidades de comportamento e atitude. Figura 3 A função direção no processo da Administração. Direção Base de atuação (Pessoas.) Definição (Designar as pessoas e provocar a ação intencional em direção aos objetivos. Liberar.) Ivan Bim Requena 102 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:38

103 Visão neoclássica da Administração Controlar O controle como parte da função administrativa é a função do ciclo da Administração e serve para a verificação da forma como o planejamento está sendo atingido ou não e quais as razões. Apesar de aparecer no fim do ciclo e parte da sua execução envolver atividades de monitoramento do desempenho na execução das tarefas, para medi-lo, padrões de execução devem ter sido estabelecidos antes do início da execução. Essa atividade ocorre paralelamente à fase de planejamento. O fato de se colocar as funções como um ciclo sequencial e a execução das funções não acontecem de forma estanque e em uma sequência rígida. Com os objetivos definidos, o administrador deve estabelecer as medidas de desempenho, por exemplo: peças produzidas por hora, volume de vendas por semana, etc. A partir do estabelecimento desses padrões, a atividade de controle passa a ser de monitorar o desempenho, comparando-o com os padrões estabelecidos e de acordo com ele. Outra constatação da interdependência das quatro funções administrativas é a relação entre o estabelecimento de padrões da fase de controle com a fase de dirigir. Os padrões de desempenho devem ser comunicados aos executores de forma que sejam claros, desafiadores e alcançáveis. Após a execução, a comparação dos resultados com os padrões também dá subsídios à função direção, para que sejam comunicados os resultados de forma a melhorar o processo. A palavra controle é utilizada, na maior parte das vezes, no sentido de fiscalização ou restrição. No caso da Administração, ela é aplicada de forma mais ampla e em um sentido de orientação e verificação. Já vimos que fazem parte dessa função o estabelecimento de padrões de desempenho e a sua observação, mas só esta última não é mais suficiente para as organizações que buscam a eficiência e a eficácia. O mais importante, nesse sentido, é a comparação do desempenho com os padrões estabelecidos anteriormente, verificando se os objetivos foram atingidos ou não e, nesse caso, por que eles não foram alcançados ou foram suplantados. Na sequência, devem-se realizar ações corretivas no sentido de eliminar as causas que ocasionaram a falha na busca das metas ou fazer correções nos objetivos e padrões. 103 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:38

104 Teoria Geral da Administração Uma apreciação crítica feita ao processo administrativo no formato das quatro funções é o fato de que ele pode levar a uma rigidez grande na sua execução e formalizar muito a divisão dessas funções, tornando-as estanques. O dinamismo do mundo dos negócios exige mais flexibilidade e rapidez nas mudanças e que se possa avaliar e tomar as medidas de alteração e iniciar novo ciclo, mesmo que ainda não esteja terminado o planejamento, por necessidades surgidas no meio do processo. Figura 4 Função controle no processo da Administração. Controle Base de atuação (Resultados.) Definição (Assegurar o progresso em relação os objetivos, de acordo com o planejado. Avaliar.) Ivan Bim Requena Organização e departamentalização A resultante da função administrativa é organizar. No nível institucional, é a fase em que se deve escolher a forma mais eficiente de estruturar a organização de maneira global, para que os objetivos sejam atingidos Organização Para escolha dos tipos de organização, existem três opções: organização linear, organização funcional e a organização linha-staff. A primeira é a organização com linhas diretas e únicas de autoridade e responsabilidade entre superiores e subordinados. A empresa toma o formato piramidal, pela rigidez de unidade de comando. As linhas de comunicação também são rígidas e seguem as linhas de autoridade da estrutura. As decisões, nesta forma organizacional, são centralizadas. Este tipo de organização é comum nas empresas em fase inicial de formação e nas pequenas empresas. 104 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:38

105 Visão neoclássica da Administração Traz a vantagem de ser simples e fácil de entender, as responsabilidades estão bem claras, é fácil de implantar, pela simplicidade na funcionalidade e é estável. As desvantagens da organização linear são a rigidez e as relações formais constantes, a possibilidade de a autoridade tornar-se autocrática, os exageros nas funções de chefia pela centralização e a exigência do chefe tornar-se um especialista. O crescimento da empresa é contido pela rigidez das comunicações em linhas formais e elas tornam-se demoradas. A segunda opção de organização baseia-se na especialização de funções e de autoridade. Cada assunto terá a autoridade de acordo com a especialização da função e, portanto, um especialista diferente será a autoridade para cada assunto. Nesse tipo de organização, a autoridade é dividida. A hierárquica é exercida pelo responsável da unidade, e a autoridade funcional é, portanto, relativa a assuntos específicos. Ela é exercida de acordo com o conhecimento específico exigido para cada assunto, a comunicação é direta entre o responsável funcional e o funcionário, as decisões são descentralizadas aos especialistas em cada assunto e, em decorrência disso, a ênfase baseia-se na especialização. As vantagens da organização funcional são proporcionar o máximo de especialização, dar condições da supervisão técnica para a mais especializada, desenvolver comunicações diretas entre autoridade funcional e operário e separar as funções de planejamento e de controle das funções de execução. Tal organização traz como desvantagens a diluição da autoridade pela perda da unidade de comando, a múltipla subordinação, a tendência dos múltiplos especialistas concorrerem pela atenção do subordinado, as possibilidades de conflitos por divergências dos especialistas e as dificuldades, por parte do subordinado, em saber a quem obedecer. A organização linha-staff é o tipo que combina a organização linear e funcional, aproveitando para eliminar as desvantagens de cada um e potencializar as vantagens. Nessa organização, os cargos de linha são os responsáveis pela execução e controle e os cargos de staff são responsáveis pelo planejamento e organização. 105 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:38

106 Teoria Geral da Administração Nesse tipo de organização, o critério para decidir entre órgãos e linha e de staff são o grau de relacionamento que o órgão tem com os objetivos da organização, o órgão cujas atividades estão diretamente ligadas aos objetivos da corporação, é organizado em linha. Os demais são áreas de staff e podem ser organizados dessa mesma forma. O outro critério de organização é o tipo de autoridade que as áreas têm em relação às atividades principais, se for autoridade de decisão, é um órgão de linha e, se for uma autoridade de planejamento e controle, é uma área de staff. Nas organizações linha-staff, as áreas de linha são responsáveis por atingir os objetivos principais da empresa. As áreas de staff dão a assessoria e o apoio aos órgãos de linha e têm como funções: atividades de serviços, como contabilidade, compras, recursos humanos, etc.; atividades de assessoria e consultoria, como assistência jurídica, que dão orientações e recomendações; atividades que monitoram outras, por meio de avaliação sem intervenção; atividades de planejamento e controle, como planejamento e controle de produção, orçamento, planejamento de manutenção, etc. Quanto mais se sobe na escala da empresa, mais as funções se tornam staff, por distanciarem-se mais da operação Departamentalização Estabelecida a organização de forma global, o passo seguinte é organizar o nível intermediário da empresa, por meio do desenho departamental, sendo a resultante desse processo a departamentalização. A departamentalização visa estruturar, dispor e agrupar as funções da empresa da forma mais homogênea possível, que permita uma eficiência operacional. Existem diversos tipos de departamentalização, como veremos a seguir. Funcional: as características da departamentalização funcional são o agrupamento por atividades ou funções principais e a divisão interna do trabalho por especialidade. Esse tipo de departamentalização 106 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:38

107 Visão neoclássica da Administração apresenta, como vantagens, a maior utilização de pessoas especializadas e recursos, adequada para atividade continuada, rotineira e estabelecida a longo prazo. Como desvantagens, uma pequena cooperação interdepartamental, é contraindicada para circunstâncias ambientais imprevisíveis e mutáveis, pela rigidez com que se caracteriza. Produtos ou serviços: na departamentalização por produto ou serviço, o agrupamento das funções se dá pelos resultados quanto a produtos ou serviços a que se associam as funções. A divisão de trabalho ocorre por linhas de produtos/serviços. A ênfase é dada aos produtos ou serviços, é uma departamentalização orientada diretamente para os resultados. As vantagens, nesse caso, são a melhor definição dos resultados por produtos ou serviços, a melhor coordenação interdepartamental e uma maior flexibilidade na tomada de decisão, pois facilita a inovação e é ideal para circunstâncias mutáveis. As desvantagens são o enfraquecimento da especialização, o maior custo operacional pela duplicação de especialidades em cada linha de produto ou serviço, além de enfatizar a coordenação e o resultado em detrimento da especialização. Geográfica ou territorial: as características desse tipo de departamentalização são o agrupamento, conforme a localização geográfica, a ênfase na cobertura geográfica e a orientação para o mercado. Apresenta, como vantagens, maior ajuste às condições locais ou regionais, fixação das responsabilidades por local ou região e facilita a avaliação. Como desvantagens, o enfraquecimento à coordenação (planejamento, execução e controle) da organização como um todo e o enfraquecimento da especialização. É ideal para firmas de varejo. Clientela: a departamentalização desse tipo tem como características o agrupamento, conforme o tipo ou o tamanho do cliente ou comprador. Aqui, a ênfase é dada ao cliente, uma orientação mais voltada para o cliente do que para si mesma. Como vantagens, o direcionamento da organização para as demandas do cliente. É ideal quando o negócio depende do tipo ou do tamanho do cliente, por fixar as responsabilidades de cada um. As desvantagens são tornar secundárias as demais atividades da organização e sacrificar os demais objetivos da organização, em função de determinados clientes. 107 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:38

108 Teoria Geral da Administração Processo: as principais características são o agrupamento, por fases, do processo, do produto ou da operação, a ênfase é na tecnologia utilizada, um enfoque mais voltado para dentro da organização. As vantagens são um melhor arranjo físico e disposição racional dos recursos, uma utilização eficiente da tecnologia e economias no processo. É ideal quando a tecnologia e os produtos são estáveis. As desvantagens são a falta de flexibilidade e a adaptação a mudanças e a sua contraindicação quando a tecnologia sofre mudanças e desenvolvimento tecnológico. Projetos: tem como características o agrupamento em função de saídas ou resultados, requer uma estrutura organizacional flexível e adaptável, além de alto grau de coordenação entre órgãos para cada projeto. As vantagens apresentadas partem do fato de não ser orientada para resultados concretos, ter uma facilidade de adaptação ao desenvolvimento técnico. É ideal para produtos altamente complexos. As desvantagens são a concentração de pessoas e recursos em cada projeto, provisoriamente, indefinição quanto à realização de outros projetos, descontinuidade e paralisação após o final do projeto e, portanto, uma incerteza quanto ao futuro. O processo de departamentalização não tem uma receita fixa que possa ser indicada a cada organização e a cada caso. O administrador deve pesar as vantagens e as desvantagens e aplicar o tipo que mais convier aos objetivos da empresa e qual o foco que pretende dar à estrutura. Mesmo tendo esse componente de grande variabilidade incerteza de aplicação, os tipos de departamentalização estabelecidos há tanto tempo ainda se mantêm válidos Administração por Objetivos (APO) A preocupação dos estudiosos da Teoria Neoclássica é o foco na aplicação prática dos princípios administrativos e a obtenção de resultados. As teorias precisam tornar-se úteis e aplicáveis, essa é a orientação dessa linha de pensamento administrativo. A Administração por Objetivos surge com um livro do mesmo nome, lançado em 1954 pelo grande nome da Administração moderna, Peter Drucker ( ). As organizações da época passavam por dificuldades econômicas e precisavam de orientações para que se alinhassem novamente em seus objetivos. 108 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:38

109 Visão neoclássica da Administração Todas as organizações possuem metas e objetivos que pretendem alcançar, e essas metas espalham-se pela estrutura, gerando objetivos para que todos os alcancem (SILVA, 2005). Contudo, essa clareza não acontece quando os objetivos globais da empresa são disseminados na estrutura de cima para baixo, do global para o detalhe operacional. É no sentido de resolver esses problemas de clareza nas metas, na integração das metas intermediárias e operacionais e nas metas globais da empresa, além de esclarecer mal-entendidos e sistematizar esta mecânica, que surge a Administração por Objetivos ou APO. As principais características da APO são: estabelecimento conjunto dos objetivos entre gerente e subordinado; estabelecimento de objetivos para cada departamento ou setor; integração dos objetivos departamentais; elaboração dos planos operacionais, com ênfase no controle; contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos; participação atuante da chefia na estimulação de envolvimento dos subordinados. A APO exige uma mecânica de funcionamento que permita o estabelecimento de objetivos de forma conjunta entre supervisor e funcionários e as responsabilidades estabelecidas de acordo com os objetivos e a existência de instrumentos, para que os objetivos de todos se alinhem e permitam um controle exigente sobre o seu alcance. As fases do processo de APO são: 1. estabelecimento de metas e objetivos organizacionais; 2. desenvolvimento de um plano de ação; 3. revisão periódica; 4. avaliação de desempenho. A APO lista uma série de recomendações para que se estabeleçam os objetivos a serem atingidos da melhor forma possível e proporcionem o alinhamento da organização em torno deles. 109 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:38

110 Teoria Geral da Administração Um objetivo é um alvo ou fim que se quer atingir e devem-se obedecer os seguintes critérios na sua especificação: envolver as atividades com maior impacto sobre os resultados; ser específico, mensurável e basear-se em dados concretos; focar a atividade e não a pessoa; ser detalhado com metas subsidiárias; ser explícito em linguagem compreensível e clara; concentrar-se em alvos do negócio; indicar resultados a atingir sem limitar a liberdade de escolha dos meios; Os objetivos bem elaborados proporcionam: uma diretriz ou finalidade comum; o trabalho em equipe e a eliminação de tendências egocêntricas; a base para avaliar planos e evitar erros; a melhoria das possibilidades de previsão do futuro; a orientação e previsão acerca da distribuição criteriosa dos recursos. A figura 5 mostra a dinâmica do funcionamento da APO no nível do relacionamento, desde o estabelecimento das metas entre superior e subordinado, a execução e acompanhamento das tarefas, o controle e a avaliação com a correspondente retroalimentação ao superior e ao subordinado sobre como foi a atividade em busca do resultado. Figura 5 Mecânica da Administração por objetivos. Gerente Subordinado Formação conjunta de objetivos de desempenho. Ação individual do gerente: proporcionar apoio, direção e recursos. Ação individual do subordinado: desempenhar as tarefas e alcançar objetivos. Avaliação conjunta do alcance dos objetivos e reciclagem do processo de APO. Fonte: adaptado de Chiavenato (2004, p. 188). 110 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:38

111 Visão neoclássica da Administração Para que um programa de APO seja bem-sucedido, é necessário que haja comprometimento e apoio da alta administração, criterioso estabelecimento das tarefas a serem controladas e dos padrões de desempenho, definição adequada e criteriosa dos objetivos, para que reflitam a realidade e proporcionem lucros, participação de todos os níveis, de forma ativa, nos objetivos e manutenção do espírito de equipe no trabalho, e que se evitem os excessos na documentação, para o seu funcionamento. Como o processo de um programa de APO estende-se ao longo do tempo, é importante manter o entusiasmo e a motivação da equipe durante esse período. A APO é uma técnica sistematizada com forte ênfase no planejamento e no controle. Para que isso ocorra, são necessárias algumas características da estrutura e do comportamento. As estruturais são: os objetivos globais devem ser estabelecidos pelo topo da organização e os médios pela gerência; os objetivos e as metas devem ser expressos como resultados finais e não ações; os objetivos e as metas devem ser coerentes e coordenados adequadamente nos vários níveis e áreas da empresa. As características comportamentais são: ênfase no compromisso dos subordinados em relação aos objetivos e metas que ajudaram a preparar; ênfase na autoanálise do desempenho e no autocontrole em relação aos resultados; desvios de resultados provocam correção e, se necessário, a orientação do superior hierárquico. Os resultados obtidos com a aplicação da APO são: focalização no futuro e orientação para clientes e resultados, mediante estabelecimento de objetivos e metas a serem atingidos, a empresa é empurrada para a o futuro; visualização para fora pelas metas estabelecidas com relação às atividades fim; 111 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:38

112 Teoria Geral da Administração orientação para pessoas. Ao se estabelecerem os objetivos individuais em conjunto, tem-se a oportunidade de o subordinado participar; criação de inovações pelo foco no futuro e na análise de como se pretende atingir os clientes; ênfase no para que, porque todas as atividades devem estar ligadas a atingir as metas ou os objetivos; trabalho em equipe, as metas de cada um estão integradas nas metas departamentais e nas globais e o esforço individual de cada um é parte importante para a meta comum; delegação e responsabilidade, a responsabilidade vem pela participação de cada um em alcançar as metas e a delegação pela possibilidade de cada um poder participar da forma como as metas individuais são estabelecidas. Como em qualquer movimento da Administração, no caso da APO também foram levantadas alguma críticas. Alguns pensadores a consideram uma reedição da Teoria Clássica, na qual a pressão sobre os funcionários é grande, com um foco exagerado nas metas. Outro ponto levantado é o conflito que pode haver entre os objetivos pessoais e os organizacionais, levando o processo a se tornar um esquema sofisticado de pressão, avaliação de desempenho e reprimendas. Outras críticas mais específicas, destacadas a seguir, foram levantadas. Como irão receber incentivos por atingir as metas estabelecidas, os funcionários podem ser tentados, na participação da elaboração das metas, a estabelecer metas mais baixas em benefício próprio. Não existe um bom critério para estabelecer as metas de forma estimulante e com um grau de dificuldade estimulante. A estrutura do funcionamento da avaliação pode levar a um direcionamento pessoal no esforço de atingir as metas, a instalação de egoísmo na preocupação com os resultados. Não só estabelecer metas anuais de remuneração de incentivos, essas metas devem ser de curto prazo também. 112 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:38

113 Visão neoclássica da Administração Como o processo funciona com base em uma forte avaliação das metas e desempenho, se elas não estiverem muito bem definidas, pode provocar uma subjetividade de avaliação e pessoalidade dos avaliadores. Apesar de todas as críticas, dificuldades e cuidados que a implantação da APO exige, os resultados atingidos com ela são importantes e é válida a sua aplicação. Tal aplicação, de forma despreparada, leva a resultados muito impactantes negativamente, criando situações críticas para as organizações. No entanto, uma aplicação criteriosa, seguindo as recomendações dos especialistas, apresenta resultados significativos. Da teoria para a prática A Teoria Neoclássica tem importância fundamental para a moderna Administração. A releitura sobre a Teoria Clássica, em uma ótica mais prática e objetiva, solidificou a ciência da Administração e formalizou princípios, conceitos e recomendações, utilizados em todas as organizações. Vejamos o caso da departamentalização. Mesmo que outras formas de se organizar as empresas tenham surgido, ainda hoje todas as organizações estruturam-se de acordo com os preceitos da Teoria Neoclássica. Da mesma forma, temos a APO, mesmo que não seja usada de forma integral, atualmente não se concebe organizações sem estabelecimento de metas anuais, mensais, semanais ou diárias. Verifique na organização em que trabalha, ou em outra que conheça, como são direcionados os esforços de trabalho. Síntese No período após a Segunda Guerra Mundial, a economia, principalmente dos Estados Unidos, viveu um período de grande crescimento, não acompanhado pelo aumento na mesma proporção da eficiência, por parte das empresas. Essa situação, aliada à utilização de alguns princípios rígidos da Teoria Clássica, provoca um ambiente propício para analisar o processo 113 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:39

114 Teoria Geral da Administração administrativo. Essa releitura da Teoria Clássica da Administração recebeu o nome de Teoria Neoclássica. Como o nome indica, essa teoria faz uma adaptação do estabelecido pelos pais da Administração ao ambiente em que se vive, dando enfoque prático a princípios e conceitos, considerando que a Administração precisa atentar para a obtenção de resultados e ter aplicabilidade. Assim, foram reafirmadas as práticas e princípios da Administração, redefinidas as funções do administrador, de uma forma mais abrangente, criados os critérios da departamentalização e sistematizada a Administração por objetivos que organiza a empresa, de forma que as metas globais são individualizadas por todos os funcionários. Por meio do alcance das metas individuais são atingidas as metas da organização. 114 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:39

115 5 Visão estruturalista da Administração As duas correntes da Administração vigentes na época estão focadas nos aspectos internos da empresa, a organização por parte da Teoria Clássica e as pessoas por parte da Teoria das Relações Humanas. A partir de 1940 teve início uma série de estudos nas organizações sob um ponto de vista estruturalista: a análise do todo, partindo da inter-relação das partes como sistemas interligados. Para dar uma dimensão adequada ao ambiente econômico em que se vive, o capitalismo e o monetarismo, é necessário outro enfoque para a Administração, não só intraorganizacional, mas, também, interorganizacional. A necessidade que as organizações sentem é de ordem, de exatidão e de aplacar as reivindicações dos trabalhadores por um tratamento justo e imparcial. Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:39

116 Teoria Geral da Administração A visão estruturalista da Administração surge para tratar a organização sob o ponto de vista da estrutura, das pessoas e do ambiente, inter-relacionando esses fatores. As burocracias aparecem, então, para atender: ao modelo de Estados centralizados; à necessidade de organizações justas e imparciais; à necessidade de organizações melhor planejadas; à necessidade de organizações mais racionais. A abordagem estruturalista dá origem à Teoria da Burocracia, que enfatiza a estrutura propriamente dita, e à Teoria Estruturalista, que também enfatiza a estrutura, mas com sua inter-relação nas pessoas e no ambiente externo. 5.1 Teoria Burocrática A palavra burocracia vem do francês bureau (escritório) e do grego krátos (poder). O termo latino burrus, usado para indicar uma cor escura e triste, teria dado origem à palavra francesa bure, usada para designar um tipo de tecido posto sobre as escrivaninhas das repartições públicas. Daí a derivação da palavra bureau, primeiro para definir as mesas cobertas por esse tecido e, posteriormente, para designar todo o escritório. A palavra burocracia dá a ideia do exercício do poder, por meio dos escritórios e das repartições públicas. Popularmente, a palavra burocracia é usada como adjetivo de uma organização, departamento, ação que atrasa, é demorada nas respostas, exige muita papelada ou é um processo ineficiente. Também é comum trocar o adjetivo pelo termo jocoso borrucracia ou burrocracia, em função do exposto anteriormente, significando uma organização burra e emperrada A burocracia No início do século XX, o sociólogo alemão Max Weber publicou uma bibliografia a respeito das grandes organizações de sua época. Deu-lhes o nome de burocracia e passou a considerar o século XX como o período das burocracias, pois achava que elas eram as organizações características de uma nova época, plena de novos valores e exigências. 116 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:39

117 Visão estruturalista da Administração As origens da Teoria Burocrática são (CHIAVENATO, 2001b): 1. a Teoria Clássica e a Teoria das Relações Humanas, que não possibilitam uma abordagem global e integrada dos problemas organizacionais; 2. a necessidade de um modelo de organização racional capaz de caracterizar todas as variáveis envolvidas, bem como o comportamento dos membros dela participantes e aplicável a todas as organizações; 3. o tamanho e a complexidade das empresas exige modelos organizacionais mais bem definidos; 4. o ressurgimento da Sociologia da Burocracia, a partir da descoberta dos trabalhos de Max Weber. Os estudos de Weber procuravam estabelecer estrutura, estabilidade e ordem às organizações, por meio de uma hierarquia (SILVA, 2005). Ao contrário do que possa parecer, as burocracias procuram estabelecer os meios mais eficientes de se realizar um trabalho. Elas têm as características destacadas a seguir (CHIAVENATO, 2004). A divisão do trabalho é feita em seus elementos mais simples, de forma que qualquer pessoa possa se tornar facilmente um especialista. A hierarquia de autoridade forma a cadeia de comando dentro da organização. A racionalidade, na seleção de empregados, baseia-se em qualificação técnica para os cargos e a sua promoção de acordo com o desempenho, criando-se assim o conceito da meritocracia. As normas e os regulamentos passam a ter caráter legal. Todo processo de comunicação é estritamente formal. Padronização plena das rotinas e dos procedimentos, criando previsibilidade no funcionamento da organização. Regras e padrões para tomada de decisão. As condutas dos gerentes são baseadas em regras, disciplina, controles e conduta impessoal. 117 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:39

118 Teoria Geral da Administração Compromisso profissional. Os administradores são profissionais remunerados com salário, qualificados e treinados para exercer suas funções com a maior eficiência. Registros escritos e detalhados são mantidos para todas as transações acontecidas, para manter continuidade e uniformidade nas ações. Impessoalidade, uniformidade e imparcialidade nas regras e procedimentos aplicados na empresa. Weber propõe a criação de organizações deste tipo e que se estudem e copiem aquelas que apresentam as características burocráticas. Ele identifica três tipos de sociedade (CHIAVENATO, 2004, p. 210): a) sociedade tradicional, em que predominam características patriarcais e patrimonialistas, como a família, o clã, a sociedade medieval, etc.; b) sociedade carismática, em que predominam características místicas, arbitrárias e do culto à personalidade do líder, como nos grupos revolucionários, nos partidos políticos, nas nações em revolução, etc.; c) sociedade legal, racional ou burocrática, em que predominam normas impessoais e racionalidade na escolha dos meios e dos fins, como nas grandes empresas, nos estados modernos, nos exércitos, etc. Esta, segundo Weber, é indicada para atingir os melhores resultados. O autor também estabelece os princípios da autoridade, para ele, o conceito que mantém e sustenta a estrutura burocrática. Ele define autoridade como a probabilidade de que um comando ou ordem específica seja obedecido. A autoridade repousa no cargo, e não no ocupante do cargo, e advém da sua legitimidade e legalidade, sua essência é de que as ordens sejam cumpridas voluntariamente em decorrência natural do cargo legitimamente exercido. Para Weber, existem diferentes tipos de autoridade, os quais abordaremos adiante. Autoridade tradicional: quando os subordinados aceitam as ordens dos superiores como justificadas, porque essa sempre foi a maneira pela qual as coisas foram feitas. É uma questão cultural. Divide-se em duas formas (CHIAVENATO, 2004, p. 211): 118 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:39

119 Visão estruturalista da Administração patrimonial na qual os funcionários, dependentes economicamente do senhor, preservam a dominação tradicional e são seus servidores; feudal as funções administrativas apresentam maior grau de autonomia em relação ao senhor. Autoridade carismática: resultante da rejeição à tradição e contra a ordem social vigente, os subordinados aceitam as ordens do superior como justificadas, por causa da influência da personalidade e da liderança do superior com o qual se identificam. Autoridade legal, racional ou burocrática: quando as ordens dos superiores são aceitas como justificadas, porque consideradas legítimas e de acordo com certos preceitos ou normas, dos quais deriva o comando. Segundo o conceito popular, a burocracia é entendia como uma organização na qual o papelório se multiplica e se avoluma, impedindo soluções rápidas ou eficientes. Para Weber, é exatamente o contrário. Segundo ele, burocracia é a organização eficiente por excelência. A Administração burocrática usa o conhecimento como base do exercício e, por isso, a caracteriza como um exercício racional e é fundamentada pelas as funções de especialização para obtenção da produtividade, a estrutura para dar forma e hierarquia à organização, previsibilidade na estabilização das decisões por normas e procedimentos sempre iguais, racionalidade nos julgamentos imparciais e democracia no estabelecimento da competência para manutenção do cargo (SILVA, 2005). As vantagens apontadas por Weber para as Burocracias ( CHIAVENATO, 2004): os cargos e as operações são definidas com precisão, pela divisão do trabalho e pela a racionalidade na escolha dos ocupantes; as decisões são rápidas porque os processos estão definidos detalhadamente, as pessoas sabem o que fazer e os papéis fluem da forma estabelecida; a interpretação única da forma de atuação é garantida pelos regulamentos estarem escritos e fornecidos a quem faz a tarefa e só a eles; 119 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:39

120 Teoria Geral da Administração a organização garante a sua transição e continuidade através de pessoal selecionado por critérios de escolha definidos previamente e pela competência técnica e capacidade; o atrito entre os funcionários é eliminado, pelo conhecimento formal por parte destes e das suas responsabilidades individuais, seus limites e exigências; constância de atuação em função de que as normas e os procedimentos estão formalizados para as decisões e estas são tomadas da mesma maneira para as mesmas condições; confiabilidade na condução do processo da empresa pela constância nas ações e na aplicação das regras. Casos iguais são tratados da mesma maneira pela regulamentação e pela formalização, despersonalizados, excluindo sentimentos irracionais ou pessoais de preferências ou rejeições; benefícios para as pessoas pelo caráter impessoal, racional e definido de funcionamento. O crescimento na organização se dá pelo mérito e pela competência. Um dos conceitos base no qual se apoia a Teoria Burocrática é o da racionalidade no funcionamento da organização. Essa racionalidade consiste na obtenção da eficiência extrema a partir da adequação dos meios aos fins a que se destina a organização. A escolha dos meios mais eficientes para execução das tarefas é a principal preocupação do funcionamento de uma burocracia, não a racionalidade dos seus membros e metas nem a racionalidade da organização, e, sim, a busca das metas. Essa racionalidade extrema, da eficiência dos meios para atingir suas metas, leva os membros da organização burocrática a serem considerados apenas peças, engrenagens da máquina organizacional na busca mais eficiente dos fins organizacionais ( CHIAVENATO, 2004). Reflita Sob o ponto de vista da forma como foi estabelecida, a burocracia pretende determinar uma organização racional e impessoal, o que, de certa forma, é a maneira de 120 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:39

121 Visão estruturalista da Administração funcionamento ideal. Por que vemos tantas críticas a tipos de organizações de características burocráticas, como é o caso de organizações públicas? Análise crítica da Teoria Burocrática A Teoria Burocrática prevê a total racionalidade, impessoalidade e imparcialidade no funcionamento das burocracias. Por meio dessa forma de funcionamento das sociedades e das organizações obtém a eficiência máxima, pois garante a repetição das decisões. É a organização ideal, contudo, algumas críticas foram feitas contra esse modelo de organização e algumas consequências imprevisíveis aconteceram. A principal crítica que se faz é a de que esse modelo de organização desconsidera a organização informal e a sua força sobre o grupo. Na burocracia, a organização e os grupos informais são desconsiderados, sua força e influência sobre o desempenho, a conduta e a eficiência das pessoas é ignorada. O funcionamento da organização como uma máquina e o racionalismo total das decisões, mesmo estando elas prescritas, é difícil de acontecer, a impessoalidade da organização perfeita passa a ser comprometida pela presença das relações sociais que se formam e da imprevisibilidade do ser humano, mesmo estando prescritas as normas. O excessivo controle que se exerce em uma burocracia, ao contrário da eficiência teoricamente atingida, leva a uma reação contrária de ineficiência pela imobilidade, lentidão nas tomadas de decisão e reação ao ambiente externo que o controle em demasia provoca. Assuntos não previstos pelas normas, regulamentos e procedimentos param a organização. O excessivo formalismo e a despersonalização das relações e decisões na organização, que pela Teoria Burocrática devem levar à eficiência, pelo contrário, provocam ineficiência ao fazerem com que a organização tenha como foco o cumprimento exato de regras e diretrizes, de forma cega, em vez de trabalhar para que sejam atingidos os objetivos da organização. O cumprimento do regulamento passa a ser a meta única. 121 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:39

122 Teoria Geral da Administração Pela relevância dada ao controle e à hierarquia da cadeia escalar, à estrutura formal de cargos e funções se provoca uma exagerada importância nos cargos e a despersonalização das relações, os cargos se tornam mais importantes que as pessoas, em uma organização típica burocrática. A excessiva importância dada aos cargos leva as decisões a serem tomadas em níveis mais altos na estrutura hierárquica. Essa característica leva as decisões a serem tomadas por quem não sabe a respeito do assunto. A necessidade de documentação e a formalização das comunicações e decisões, com a consequente elevação dessa prática ao mais alto grau, provocando a lentidão nos processos organizacionais, é apontada como uma das disfunções da organização burocrática. Decorre, também, demasiado zelo por parte dos funcionários da organização em cumprir os regulamentos e documentação, tornando os processos muito morosos. Outros tipos de disfunções são apontados pelos críticos da Teoria Burocrática, a resistência à mudança é grande, a estrutura é muito rígida em cumprir o que está escrito, tudo que não está escrito, formalizado e nos procedimentos, é considerado como não conformidade e rejeitado. É grande a circulação de documentos e papéis em razão da estrita formalização e registro de tudo que acontece na organização, provocando excessos em exigências de documentos e registros. Como a execução e as tomadas de decisão estão embasadas exclusivamente no que está escrito em procedimentos e normas, isso provoca, nas pessoas dentro da organização, uma acomodação à estrutura e uma falta de iniciativa em crescer profissionalmente e inovar. A exibição dos sinais de autoridade, para diferenciar a escala de cargos e a importância de cada um, é uma das disfunções da burocracia, pela ênfase que ela dá à autoridade hierárquica e à importância dos cargos, os mais importantes têm sinais exteriores de mais autoridade que os inferiores na escala. De todas as disfunções, a mais visível e criticada por todos é a dificuldade que uma organização burocrática tem em lidar com situações diferentes e o que isso provoca nos atendimentos ao público externo. Os atendentes ao público ignoram as dificuldades do público e se restringem a fazer e a atender exclusivamente o que está escrito, porque é isso o que a organização exige e é esse cumprimento dos regulamentos o fator de avaliação por parte dos superiores e para futuras promoções. 122 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:39

123 Visão estruturalista da Administração Uma das organizações típicas burocráticas são as Forças Armadas. Pela característica da necessidade rígida de obediência e disciplina, esse tipo de organização, baseado em formalidade, normas, procedimentos, obediência e disciplina sem questionamentos, é o recomendado. Nesse caso, é possível perceber a distinção nos uniformes e símbolos visíveis, usados para distinguir os cargos de cada um. Conforme vão crescendo as organizações, mais níveis hierárquicos são criados, o número de empregados aumenta e, por vezes, elas se espalham geograficamente. Nesses casos, segundo alguns estudiosos, o modelo burocrático é o indicado. O relacionamento do tamanho da organização à necessidade de implantação do modelo burocrático se dá pelo grau de formalização e regulamentação necessária para que se garanta o cumprimento das diretrizes organizacionais em todos os níveis. Pela característica do tamanho da organização, algumas das recomendações da burocracia são indicadas (SILVA, 2005): a formalização escrita do funcionamento esperado por meio de documentação, procedimentos, normas, descrição de cargos e funções; a padronização de forma detalhada das tarefas a serem executadas, para garantir que todas as funções idênticas sejam realizadas uniformemente, pelos mesmos cargos, mesmo em diferentes lugares geográficos; a centralização das decisões para garantir sua uniformidade. Elas são tomadas nos níveis mais altos da organização e a execução é responsabilidade dos níveis inferiores. Esse é um dos motivos por que se consideram as grandes organizações como muito burocráticas no sentido da papelada e formalização dos procedimentos. Não necessariamente uma organização que cresce em tamanho torna-se burocrática, mas usa alguns dos instrumentos prescritos pela burocracia. Essas características, aliadas a outras decorrências, como crescimento do número de níveis hierárquicos, aumento nos níveis horizontais com mais 123 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:39

124 Teoria Geral da Administração atividades e departamentos, aumento da especialização das funções, levam as organizações a criarem instrumentos escritos de registro e comunicação para garantir seu funcionamento. A Teoria Burocrática foi criada em um ambiente social, econômico e histórico, bem diferente do momento atual que vivemos, por isso vemos uma dificuldade de adaptação das burocracias ao mundo de hoje, com mudanças rápidas e inesperadas que exigem da estrutura feita de previsibilidade da burocracia, flexibilidade em conseguir acompanhar essas mudanças externas. Apesar de a Teoria da Burocracia atender a todos os tamanhos de organizações e até ser a estrutura indicada para organizações em processo de crescimento e grandes, o que se observa é o excesso de formalismo desse modelo de organização, que paralisa seu funcionamento quanto maior for a organização. O uso intensivo da tecnologia do mundo atual, exigindo alta especialização, também cria incompatibilidades com uma estrutura na qual os operários executam tarefas o mais simples possível e indiferenciadas. Por fim, hoje vivem-se novos tempos em termos de relacionamentos interpessoais e das empresas com o mercado; a colaboração, a diluição de limites e a inovação são fatos cada vez mais comuns, o que leva as empresas a terem de se adaptar a essa realidade. Por meio de várias pesquisas e estudos realizados, chega-se à conclusão de que não existe um grau definitivo e único de burocratização, que ela pode variar de acordo com a necessidade e o tipo de organização. Essa variação se dá gradualmente entre dois limites extremos, excesso de burocracia e escassez de burocracia, em uma escala sequencial e suave. As outras dimensões em que se avalia a forma de aplicação da burocracia são a divisão de trabalho, indo de uma superespecialização à falta de especialização e sem definição de atividades, além da estrutura hierárquica, indo da imposição e autoridade excessiva, do lado do excesso da burocracia, à falta de autoridade, do lado da escassez da burocracia. A existência de regras e regulamentos é outra dimensão de avaliação, variando de muita ordem e disciplina a uma liberdade excessiva. A variação entre a excessiva existência de formalismo e documentação e a falta de documentos e informalidade são as variações de formalização das comunicações. A centralização, uma das características da burocracia, também 124 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:39

125 Visão estruturalista da Administração pode variar entre a concentração das decisões e a ausência de centralização. A dimensão impessoalidade varia entre uma ênfase grande nas pessoas e no outro extremo da escala de impessoalidade, característica da burocracia, a ênfase nos cargos. Apesar de todas as críticas feitas à Teoria Burocrática, tanto da parte dos pesquisadores como da sociedade de forma geral, pelas razões apresentadas, da mesma forma esse conceito se aplica a todas as teorias administrativas e apresenta pontos importantes e de aplicação necessária na busca pela eficiência por parte das empresas. O que os administradores devem ter em mente é que cada organização tem suas características e necessidades próprias, de acordo com seus objetivos e a aplicação dos conceitos adequados a elas. 5.2 Teoria Estruturalista A tentativa de reunir a Teoria Clássica com a sua vertente burocrática e humanista, nas suas melhores características, deu origem à Teoria Estruturalista, como um desdobramento da Teoria Burocrática. Essa tentativa tem como pontos importantes influenciadores algumas questões: a Teoria Tradicional e a Teoria das Relações Humanas colocaram-se em pontos opostos na visão do empregado e havia necessidade de se chegar a um ponto comum. com a compreensão da existência dos grupos informais dentro das organizações surgiu a necessidade de achar mecanismos para conciliar a existência desses grupos que podem compartilhar de objetivos contrários aos da organização. como o ocorrido com outras ciências sociais da época, também as organizações sofrem da necessidade de aplicação desses conceitos. Esse novo conceito relaciona o todo, foco principal do estudo, com as partes que o constituem, sua interdependência e o resultado dessa interdependência das partes na constituição do resultado maior do todo. Esses fatores levaram a uma análise das organizações de uma forma nova que atendesse às novas maneiras de pensar. 125 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:39

126 Teoria Geral da Administração O conceito de estrutura organizacional refere-se à forma como as organizações articulam-se e são montadas para a execução dos seus objetivos. Ao ser citado, esse conceito de estrutura refere-se aos componentes da forma como a hierarquia, sua composição de cargos e as relações hierárquicas é montada Análise das organizações e seus tipos Os estruturalistas fazem crescer a importância da organização. Com o desenvolvimento da economia, vários tipos de organizações foram criados, e isso os levou a estabelecer que se vive uma sociedade das organizações das quais o homem depende em todas as etapas da vida. Essa presença das organizações na vida das pessoas faz com que o homem participe delas de formas diferentes, de acordo com as características de personalidade e papéis requeridos em cada uma. O estudo das organizações e da relação entre elas detectou que elas passaram por um processo evolutivo com as seguintes etapas: 1. Da natureza: a dependência dos elementos da natureza é a única base de subsistência do homem. Não existe influência do capital nem do trabalho neste período da história. 2. Do trabalho: fator transformador dos elementos da natureza. As organizações e suas formas são condicionadas pelo trabalho. 3. Do capital: a vida em sociedade é influenciada pelo fator capital em detrimento da natureza e do trabalho. 4. Da organização: a natureza, o trabalho e o capital submetem-se à organização. A partir desta etapa, a organização passa a direcionar os outros fatores, natureza, trabalho e capital, para atingir seus interesses independentes dos fatores. Essa atualidade conduzida pelas organizações foi resultado da evolução e da preponderância que elas viveram ao longo do tempo. Sempre existiram de forma rudimentar, desde o começo da história da humanidade, mas 126 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:40

127 Visão estruturalista da Administração só agora fortaleceram-se, envolvendo a participação de muitas pessoas, a ponto de serem indispensáveis à existência do homem. Nossa sociedade totalmente interdependente e especializada é dominada por essa forma de instituição. Contudo, essas organizações têm recursos limitados, o que requer a decisão da melhor maneira de alocar esses recursos escassos para atingir a eficiência. Na evolução do conceito de Homem Econômico, da Teoria Clássica, de Homem Social, da Teoria Humanista, surge, agora, o conceito do Homem Organizacional, em função da permanente relação do homem moderno com as organizações, executando diferentes papéis naquelas que permeiam a sua vida. O sucesso do homem moderno na variedade de organizações da qual participa depende da posse das seguintes características de personalidade: flexibilidade, para conseguir adaptar-se aos diferentes papéis que desempenha e às mudanças que ocorrem de forma mais intensa, com maior frequência; tolerância às frustrações, para conseguir suplantar o desgaste emocional resultante das diferenças entre suas necessidades e interesses e as necessidades da organização, por vezes completamente antagônicos; capacidade de adiar as recompensas, para poder conviver com o dilema de exercer um trabalho rotineiro dentro de uma organização em vez de outros tipos de atividades mais de acordo com suas preferências e vocações; permanente desejo de realização, para poder se adaptar às características de controle das normas que proporcionam o seu crescimento na organização a posições mais recompensadoras. As organizações sociais são o resultado da aglutinação das pessoas em torno de outras para a realização de seus objetivos. O indivíduo exerce papéis diferentes em cada organização a que pertence, papéis esses determinados pelo grupo. O estudo das organizações leva em consideração as Teorias Clássica, Humanista e Burocrática e compõe-se de forma abrangente e múltipla, sob os aspectos abordados a seguir. 127 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:40

128 Teoria Geral da Administração Organização formal e informal Os estruturalistas não alteram os conceitos da organização formal e informal (formal: tudo o que estiver expresso no organograma como hierarquia, regras, regulamentos, controle de qualidade, e informal: as relações sociais). A Teoria Estruturalista preconiza a busca do equilíbrio entre os dois componentes do ser humano, os racionais e não racionais Recompensas materiais e sociais Mais uma vez, os estruturalistas recomendam a busca de um equilíbrio entre os dois tipos, os símbolos de poder típicos de uma burocracia são importantes para a organização, para além das recompensas sociais, relativas aos grupos informais terem influência no comportamento humano, as recompensas salariais e materiais são importantes também Diferentes enfoques da organização Para os estruturalistas, as organizações podem ser concebidas segundo duas diferentes concepções. 1. Modelo Racional de Organização: a organização é um meio de se atingirem racionalmente as metas traçadas para a organização e tudo nela é criado e direcionado para se alcançarem os objetivos estabelecidos por planos, toda a alocação de recursos e ações deve estar direcionada para o alcance desses objetivos. 2. Modelo Natural de Organização: sob esse ponto de vista, as organizações são partes independentes que se interligam para constituir o todo que é a organização, que se constitui em um sistema com o objetivo de continuar vivo. As partes têm um objetivo de contribuir com o todo da mesma forma que recebe dele. Assim como cada parte recebe e contribui com o todo, ele recebe e contribui com o ambiente Níveis da organização Existe na organização uma estrutura hierárquica que estabelece os diferentes graus de autoridade e poder. Ela é composta de três níveis. 128 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:40

129 Visão estruturalista da Administração Figura 1 1. Institucional: compostos pelos dirigentes e cargos mais altos da organização. Nesse nível, são traçados os objetivos estratégicos e mais amplos da empresa, que envolvem toda a organização, por isso é chamado, também, de estratégico. 2. Gerencial: são os níveis da estrutura situados na sua parte intermediária, entre o nível institucional, que estabelece os planos globais, e o nível técnico executor. É esse nível que transforma os objetivos traçados pelo nível estratégico em formas operacionais que possam ser executadas pelo nível técnico. 3. Técnico: o nível mais baixo da organização e executor dos planos. É onde as tarefas são executadas. Por essa característica de aplicação e execução, também é chamado de nível operacional, como pode ser visto na figura 1. Três níveis organizacionais. Diretores Gerentes e chefes Supervisores e executores Decisões Planos Operações Nível institucional Nível gerencial Nível técnico Fonte: adaptado de Chiavenato (2001b, p. 63) Diversidade de organizações As escolas anteriores da Administração focalizavam seus estudos e princípios quase exclusivamente nos ambientes fabris. Os estruturalistas passaram a dar outra dimensão ao estudo das organizações, incluíram todos os tipos de organização nas suas pesquisas, desde pequenas a grandes, passando pelas públicas, privadas, industriais, comercias, militares religiosas, etc. 129 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:40

130 Teoria Geral da Administração Análise interorganizacional A partir da escola estruturalista da Administração, os estudos das organizações passaram de um aspecto apenas intraorganizacional, análise dos aspectos internos, para um estudo múltiplo, tanto o intraorganizacional como interorganizacional, com um olhar sobre os aspectos externos, as relações entre as organizações. As organizações não existem por si só, elas mantêm transações e interações com o ambiente formado por outras organizações. Com essa nova visão estruturalista, um novo alcance para Administração foi dado. Os princípios administrativos ultrapassaram os muros das indústrias e atingiram todo o tipo de organização, o que dá uma visibilidade maior às aplicações da Administração Consequências da visão estruturalista Esse novo olhar sobre as organizações veio mostrar que, apesar de elas serem diferentes nas suas atividades, são idênticas em uma série de características e na aplicação da Administração. Para tipificá-las, algumas classificações foram estabelecidas, de acordo com cada pesquisador Tipologia de Etzioni Para Amitai Etzioni (1929- ), as organizações possuem uma série de características típicas comuns. A divisão do trabalho, a atribuição de responsabilidades e de autoridade são comuns às organizações, para atingirem seus objetivos. Os centros de poder controlam os esforços da organização em torno dos objetivos e da substituição das pessoas, por novas admissões, demissões e promoções. Os meios de controle usados pelas organizações podem ser de três formas, segundo Etzioni: físico, material e simbólico. Para ele, o controle físico é aquele baseado em sanções físicas, coação, imposição e medo. As pessoas obedecem por medo. Outro tipo de controle identificado é o material, baseado nas recompensas materiais. As pessoas obedecem pelos interesses nas recompensas materiais. O terceiro tipo de controle é o normativo, baseado em símbolos e valores sociais. As pessoas buscam símbolos de prestígio e estima ou de amor e aceitação. A obediência baseia-se na convicção, na fé e na ideologia. 130 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:40

131 Visão estruturalista da Administração Cada tipo de controle caracterizado por Etzioni gera um tipo diferente de interesse em obedecer a esse controle. No primeiro caso, temos a obediência alienatória, na qual a pessoa não está interessada em participar, apenas por medo das sanções é que o faz. É uma obediência forçada. A obediência calculista é aquela provocada pelo controle material e decorre do interesse em receber as compensações econômicas pelos esforços. Por último, temos a obediência moral, aquela em que o indivíduo dá valor ao trabalho dentro da organização e, em consequência, ao realizá-lo, terá valor. Baseado no tipo de relação controle versus obediência, a classificação das organizações é a seguinte: a) coercitivas o poder é imposto por meio de controles rígidos de obediência e punição. A participação dos indivíduos é alheia aos objetivos da organização e sem envolvimento. Nesse caso, enquadram-se as instituições penais, cadeias, etc. b) utilitárias utilizam a remuneração como principal instrumento de controle. As pessoas participam de forma calculista, por receberem sua compensação. É o caso das empresas de forma geral. c) normativas o poder baseia-se no consenso. As organizações usam da moral para influenciar as pessoas. É o caso das igrejas, hospitais, ONGs, etc. Esse tipo de análise das organizações foi considerado muito simples por apenas levar em consideração o aspecto do controle. Essa simplicidade de análise não leva em consideração que as organizações estão inseridas em um ambiente e que existem relações entre os membros da organização e o público, clientes e outras organizações Tipologia de Blau e Scott Segundo Peter Michael Blau ( ) e Sir Richard William Scott ( ), as organizações caracterizam-se pelos beneficiários principais, que podem ser os próprios membros, os proprietários, os clientes e o público em geral. Assim, teremos quatro tipos de organização: 1. associações de benefícios mútuos, nas quais os beneficiários são os próprios membros da organização; 131 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:40

132 Teoria Geral da Administração 2. organizações de interesses comerciais, em que os proprietários e acionistas são os principais beneficiários; 3. organizações de serviços, nas quais um grupo de clientes é o principal beneficiário, como hospitais, escolas, ONGs; 4. organizações de estado, em que o principal beneficiário é o público em geral. Exemplos desse tipo são os correios, empresas de saneamento básico, organização militar, etc. Apesar do ponto de vista dos beneficiários da organização ser importante, novamente outros aspectos não foram levados em conta, como estruturas e sistema administrativo Objetivos das organizações Em relação aos objetivos organizacionais, a Teoria Estruturalista estabelece que a eficiência da organização é medida pelo grau de objetivos atingidos. Eles podem ser considerados uma indicação do futuro da organização e estabelecer as diretrizes de conduta, podem ser a fonte de legitimidade da sua existência e suas ações, são os padrões que medem a eficiência e servem como a unidade de medida da produtividade. Estabelecer objetivos é, para as organizações, uma forma da interação destas com o ambiente e as relações entre eles. Desse modo, as alterações no ambiente externo devem levar a um novo estabelecimento de objetivos Ambiente organizacional Independentemente de outros fatores existentes no ambiente externo, para os estruturalistas ele é feito de organizações e das relações entre si. Sob esse ponto de vista, parte o conceito de que qualquer organização é dependente e limitada pelo ambiente e pelas organizações com que se relaciona. O ambiente determina as ações das organizações, pois, em função das mudanças no primeiro, as organizações são obrigadas a se adaptar, mudando, também, seus objetivos. O outro ponto de vista da relação das organizações com o ambiente, que determina a forma como são vistas as organizações, é o fato de que a influência das pessoas de uma organização com as outras com que se relaciona provoca tal encadeamento, em que um conjunto organizacional interligado e interdependente acaba sendo formado. 132 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:40

133 Visão estruturalista da Administração Estratégia organizacional Como um dos pontos relevantes dos estruturalistas foi o enfoque no ambiente externo, houve uma preocupação com a maneira como a organização se relaciona e reage ao ambiente, por isso foi determinado que a organização necessita estabelecer estratégias claras nesse relacionamento. Eles verificaram, ainda, que existem dois tipos de estratégias, a de competição e a de cooperação. A estratégia de competição é a disputa por parte de duas ou mais organizações pelos mesmos recursos, no caso mais comum, os clientes. Os objetivos da organização são controlados pelo ambiente, na medida em que são direcionados para ganhar a disputa. Outra estratégia identificada é a cooptação, em que se permite a participação de elementos estranhos à organização do seu processo de tomada de decisão para se defender de ameaças externas à sua continuidade. A estratégia de ajuste, ou de negociação, é a estratégia de composição com outras organizações, para o alcance de objetivos satisfatórios para todos os envolvidos na negociação. Por fim, temos a estratégia de coalizão, que é a combinação comum de esforços para duas ou mais organizações atingirem o mesmo objetivo. Elas agem como se fossem uma só para objetivos comuns específicos. Em relação às estratégias de coalizão, atualmente é bastante comum a junção de duas organizações aparentemente concorrentes em uma limitação comum às duas, para que possam atingir objetivos comuns. Temos vários casos de grandes associações dentro da indústria automobilística, é o caso da Autolatina, junção entre Ford e Volks. Recentemente, vemos ações dessa natureza por meio de incentivos do Serviço de Apoio às Pequenas e Microempresas (Sebrae) para aglutinar polos produtivos comuns no intuito de compartilhar recursos e alavancar as organizações como um todo. São os casos das compras conjuntas dos mercados de Campo Largo e das oficinas mecânicas de Ponta Grossa, no Paraná, para aumentar o volume de compra e reduzir os preços. Há, também, os Arranjos Produtivos Locais (APLs), que juntam organizações concorrentes em polos geográficos, compartilhando recursos de consultoria, fornecedores, etc. 133 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:40

134 Teoria Geral da Administração Conflitos organizacionais Quando existem diferenças de interesses e objetivos, surge o conflito. Os conflitos podem ser motivos de crescimento e mudança, a partir do momento em que forem atingidas plataformas comuns de resolução. Para os estruturalistas, alguns conflitos são saudáveis motivos de crescimento e inovação da organização, na medida em que são solucionados, caso contrário, eles provocam formas de resolução não satisfatórias para a organização, como revolta, abandono do emprego, desmotivação, etc. Blau e Scott (apud SOUSA, 1978), em 1970, catalogaram um dos conflitos mais evidentes nas organizações, o que ocorre entre o conhecimento e a hierarquia administrativa e pode se dar de diversas maneiras: dentro das organizações especializadas, os administradores cuidam das tarefas secundárias e os especialistas executam as atividades fim da organização; as organizações não especializadas são voltadas a produzir e vender e os especialistas são direcionados pelos administradores; o terceiro tipo de conflito surge em organizações de serviços, em que se exerce pouco controle da produção, por exemplo, as universidades, nas quais os especialistas não têm vínculo de subordinação com os administradores. Outro conflito identificado é o que ocorre entre os funcionários de linha e os funcionários de staff em uma organização tipo linha-staff, as pessoas da autoridade da linha de comando sentem-se diminuídas em relação à autoridade funcional que o pessoal de staff exerce sobre a execução funcional. Nem sempre os conflitos (tanto internos como os relacionados com forças externas que exercem pressão na organização) são benéficos, trazem inovação e mudança. Existem muitos aspectos negativos no processo de conflito e podem levar à desintegração do ambiente interno e da própria organização. Esse fato deve ser levado em consideração pelo administrador na condução dos conflitos Dilemas das organizações De acordo com Blau e Scott (apud SOUSA, 1978), para além dos conflitos que podem ser motivos de inovação, mudança e crescimento das organizações existe um outro ponto relevante a considerar: o dilema que está permanente nos processos de decisão. Ao contrário do conflito, o dilema envolve 134 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:40

135 Visão estruturalista da Administração a escolha de uma opção em detrimento da outra. É esse jogo de conflitos e dilemas vividos pelas organizações que as leva à inovação e ao crescimento. Nesse contexto, existem três tipos de dilemas: o dilema entre a coordenação e a comunicação livre, mutuamente excludentes, pelo fato de a comunicação livre provocar novas formas não previstas, pondo em causa a formalidade da coordenação; o dilema entre a disciplina burocrática e a especialização profissional, que põe em contradição as orientações dos interesses técnicos da tarefa e os interesses racionais da organização defendidos pela burocracia, e o dilema entre a necessidade de planejamento centralizado e a necessidade de iniciativa individual, colocando em lados opostos a necessidade de liberdade individual de iniciativa inovadora, por parte de quem executa e conhece as tarefas, e a necessidade de centralização de planejamento e determinação dos objetivos globais da organização, para mantê-la alinhada. Esses dilemas resumem-se no dilema maior vivido por todas as organizações: a contradição entre a liberdade e a ordem Análise sobre a Teoria Estruturalista Algumas considerações importantes devem ser feitas em relação à Teoria Estruturalista. A tentativa de juntar as teorias anteriores em uma abordagem diversificada, englobando os aspectos das pessoas da Clássica, do grupo da Humanista, focando na estrutura, foi uma das contribuições trazidas pela Teoria Estruturalista. Essa abordagem traz uma multiplicidade de abordagens por unir as teorias anteriores. A nova visão abrangente para a estrutura da organização como um todo e com partes interligando esse todo vem ampliar o foco da Administração quanto a entender as organizações de maneira geral. Também ampliou-se o escopo do conceito de organização, da aplicação a penas aos ambientes fabris, para todo o tipo de organização. Duas correntes diferentes de análise decorreram da Teoria Estruturalista, a estrutura como um todo e os conflitos dentro da organização, aparentemente excludentes, contudo o que vemos é a aplicação dos dois conceitos, dependendo do tipo de organização e de qual o enfoque mais interessante para o caso. Uma crítica apontada à Teoria Estruturalista é que ela se aplica apenas a grandes organizações, o que não deixa de ter um fundo de razão. Outra 135 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:40

136 Teoria Geral da Administração crítica é quanto à limitação da suas tipologias só levar em consideração uma variável das organizações, uma classificação muito simples para a diversidade das outras variáveis inclusas nas organizações. Da teoria para a prática Infelizmente, a face mais visível da Teoria Estruturalista são as disfunções da Teoria Burocrática, principalmente no aspecto externo do seu relacionamento com o público e nos aspectos internos da morosidade nos processos, alto volume de documentos e dificuldades de mudança que a excessiva formalização e disciplina provoca. Se, por outro lado, analisarmos os conceitos de imparcialidade e garantia da execução igual das mesmas tarefas, verificaremos que é de grande valia a aplicação dos princípios preconizados pela Teoria Burocrática no âmbito das grandes empresas. Síntese A visão estruturalista da Administração, tanto pela Teoria Burocrática como pela Teoria Estruturalista, impulsionou a Administração, juntando os pontos de vista divergentes da Teoria Clássica e da Teoria Humanista e ampliando sobremaneira a abrangência da aplicação da Administração, saindo do ambiente fabril e estendendo-se para todo tipo de organização. Essa visão mais abrangente foi aplicada também ao ambiente interno das empresas, dando foco à estrutura organizacional como um todo e seu inter-relacionamento com as partes da estrutura. A forma mais visível e polêmica da Teoria Estruturalista é, sem dúvida, a Teoria Burocrática. Ela estabelece a racionalidade, a imparcialidade, a impessoalidade, a especialização o mais detalhada possível e o formalismo e documentação de toda a comunicação e atividades das organizações, provoca uma rigidez que torna o relacionamento das organizações burocráticas com o público externo muito difícil. 136 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:40

137 6 Visão comportamental da Administração Essa Escola da Administração deu um novo enfoque à Teoria das Relações Humanas. Trata-se de um estágio mais avançado da Teoria Clássica e desloca o foco da estrutura para o comportamento das pessoas na organização e para o comportamento da organização como um todo. A ênfase, diferentemente da Teoria das Relações Humanas, que se centrava nas pessoas em si, agora se volta para o estudo das pessoas dentro das organizações. Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:40

138 Teoria Geral da Administração A visão comportamental, ou Teoria Comportamental da Administração, representa um desdobramento da Teoria das Relações Humanas e também é conhecida como Teoria Behaviorista, em função da influência sofrida pela corrente behaviorista da psicologia. Essa designação corrente behaviorista é decorrente da palavra inglesa behavior, que significa comportamento, e é a corrente que se dedica ao estudo do comportamento humano. Os seguidores dessa linha de estudo partem do princípio de que a psicologia deve ser experimental e objetiva, de que o homem age de acordo com os estímulos que recebe e que o estudo da psicologia deve focar-se no lado externo humano, na forma como controlar e prever o comportamento do homem. Partindo desse princípio, estabeleceram que o comportamento humano é a maneira como o homem reage aos estímulos externos e às suas interações. Aqui, notamos uma forte determinação de que, tal qual um animal, o ser humano é apenas um ser que se comporta de acordo com suas interações com o meio ambiente ( CHIAVENATO, 2001b). 6.1 Teoria Comportamental Por definição, a resposta aos estímulos que uma organização e um indivíduo apresentam na interação com o meio ambiente é o comportamento desse indivíduo ou organização. Essa definição é a determinante do estudo comportamental da Administração. Para a Teoria Comportamental, o homem é um animal social dotado de necessidades, dentro destas, as gregárias o fazem conviver, inter-relacionar-se, viver em grupos e com outras pessoas. O homem é um animal social dotado de um sistema psíquico que lhe permite organizar a percepção em um todo que é igual, na sua estrutura, aos outros seres humanos. Tem capacidade de articular a linguagem com o raciocínio abstrato e comunicar-se com outras pessoas. É um animal social dotado de aptidão para aprender e mudar seu comportamento e atitudes para níveis mais elevados. O comportamento humano é orientado para objetivos mutáveis e complexos e, por meio do seu estudo, consegue-se entender o comportamento das pessoas. Caracteriza-se por um padrão dual de comportamento, tanto pode ter atitudes colaborativas com os outros seres humanos como competitivas com eles. 138 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:41

139 Visão comportamental da Administração Foi a partir do estudo desse comportamento que se chegou a novos patamares sobre a motivação humana, diferentemente da Teoria Humanista, tão importantes para tentar entender o homem Motivação humana A motivação é considerada a força ou tensão que direciona o comportamento para um determinado fim, com a capacidade de provocar e manter uma ação por determinado tempo. Também pode-se considerar como os fatores que determinam os tipos de conduta em alguém, fatores esses que podem ser psicológicos, conscientes ou inconscientes, de ordem fisiológica, intelectual ou afetiva. A motivação leva a comportamentos ativos, dinâmicos, que podem persistir ao longo do tempo. Quem está motivado fica facilmente mobilizado para intervir, sente-se com forças intrínsecas, valoriza-se, dá menos relevância aos obstáculos do que à ideia de sucesso. A motivação deve ser usada como um meio de melhoria da qualidade de vida nas organizações e é papel do administrador ter o conhecimento das necessidades humanas e entender quais os fatores motivacionais. Foram vários os pesquisadores que se dedicaram a estudar a motivação e seus componentes. Porém, um deles destacou-se, ficou mais conhecido, tornou-se o nome de referência no assunto, seus conceitos são amplamente usados, ele foi Abraham Maslow ( ). Saiba mais Abraham Maslow é norte-americano e, inicialmente, ingressou na faculdade de direito, mas, insatisfeito, abandonou o curso, para mais tarde dedicar-se à psicologia, área em que atingiu o grau de doutor. Como psicólogo criou a hierarquia das necessidades humanas de satisfação, a qual ficou conhecida como a Pirâmide de Maslow, amplamente utilizada nos dias de hoje. 139 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:41

140 Teoria Geral da Administração Uma das teorias sobre a motivação é a Teoria dos Dois Fatores, de Herzberg, que estabelece que são dois os fatores que orientam e explicam o comportamento das pessoas. 1. Fatores higiênicos ou extrínsecos ao ser humano Esses fatores são os que se relacionam ao meio ambiente, ao exterior do ser humano. Eles são contextuais, relacionados com o meio ambiente de trabalho, são de responsabilidade da organização e estão fora do controle das pessoas, por isso são chamados de extrínsecos. Esses fatores são: salários, benefícios sociais, tipo de chefia ou supervisão, condições físicas e ambientais de trabalho, políticas e diretrizes da empresa, regulamentos internos, clima de relações entre a empresa e as pessoas. São chamados de higiênicos por serem profiláticos e preventivos. Eles não interferem na motivação, apenas na satisfação, e a sua ausência vai provocar um grau de insatisfação, mas a sua presença não vai aumentar a satisfação do funcionário. Nas primeiras teorias, achava-se que esses fatores geravam a motivação e eram os únicos influenciadores do comportamento humano nas organizações. 2. Fatores motivacionais ou intrínsecos ao ser humano São fatores relacionados ao conteúdo do cargo, à natureza das tarefas inerentes a ele, estão sob o controle da pessoa, envolvendo os sentimentos de crescimento individual, reconhecimento profissional, as necessidades de autorrealização. Herzberg estabeleceu que a motivação depende das tarefas realizadas no trabalho e que, quando os fatores motivacionais são ótimos, provocam a satisfação e, quando deficientes, evitam-na. Para ele, os fatores responsáveis pela satisfação são diferentes dos que provocam a insatisfação. A ausência dos fatores motivacionais provoca a não satisfação e não a insatisfação, sendo esta última provocada pela ausência dos fatores higiênicos. Para que a satisfação e a motivação do funcionário sejam contínuas, Herzberg propõe o conceito de enriquecimento do cargo, que é 140 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:41

141 Visão comportamental da Administração Quadro 1 a substituição de tarefas mais simples por mais complexas, oferecendo, assim, condições desafiadoras e de satisfação profissional. Essa sugestão tem como objetivo reduzir a monotonia e a rotina provocadas pela excessiva divisão do trabalho e a especialização preconizadas pelas teorias anteriores. Fatores motivacionais e higiênicos de Herzberg. Fatores motivacionais (satisfacientes) Conteúdo do cargo (como a pessoa se sente em relação ao seu cargo) Trabalho em si Realização Reconhecimento Progresso profissional Responsabilidade Fonte: adaptado de Chiavenato (2004, p. 268). 141 Fatores higiênicos (insatisfacientes) Contexto do cargo (como a pessoa se sente em relação à sua empresa) Condições de trabalho Administração da empresa Salário Relações com o supervisor Benefícios e serviços sociais Como podemos ver no quadro 1, a preocupação de Herzberg foi com o tipo de motivação ligada à situação de trabalho. Os fatores de satisfação ligados ao desempenho da função, os higiênicos, pertencem ao ambiente, têm a ver com as relações com colegas, clima na empresa, salário, etc. Já os motivacionais são relacionados com aspectos sob controle das pessoas e ligados às competências profissionais, crescimento individual e capacidade de liderança. Como os fatores motivacionais sofrem variações em função das mudanças do trabalho e das condições internas do funcionário, Helzberg propõe a valorização e o enriquecimento das tarefas, para que o ocupante do cargo possa sentir um enriquecimento da sua função. Esse enriquecimento se dá com a atribuição de tarefas mais complexas que acompanhem o desenvolvimento do funcionário e coloquem condições desafiadoras para o seu crescimento. O enriquecimento pode ser vertical, dando atribuições de cargos mais elevados, e horizontal, alargando a atribuições de tarefas anteriores ou posteriores no processo. Uma outra visão sobre a motivação foi a dada por David C. McClelland ( ) que estabeleceu a Teoria da Realização, ou das necessidades Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:41

142 Teoria Geral da Administração adquiridas, que é divididas em três categorias: as necessidade de realização relativa aos desejos de alcançar tarefas difíceis, de assumir responsabilidades, de correr riscos calculados e de ter domínio sobre tarefas complexas; as necessidades de afiliação, relativas aos desejos de estabelecer relacionamentos pessoais próximos, evitar conflitos e estabelecer fortes amizades; e as necessidades de poder, relativas aos desejos de influenciar e controlar os outros, ser responsável por outros e ter autoridade. Douglas McGregor ( ) preconiza que a motivação deve ser analisada em função das diferentes concepções da natureza humana, ele estabeleceu duas categorias de visão sobre essas naturezas: a Teoria X, relacionada com as teorias clássicas da Administração, formulando que as pessoas preferem ser dirigidas do que assumir responsabilidades e, portanto, assumem uma atitude passiva que lhes facilita a segurança; e a Teoria Y, com a visão de que as pessoas podem formular objetivos e satisfazer às suas necessidades, uma vez motivadas, mudando o conceito tradicional de que no ambiente do trabalho as pessoas não se interessam por nada mais além das recompensas materiais. Segundo a Teoria X, não existe nenhuma ambição no homem e sua motivação não está vinculada à organização, por isso ele é incapaz de ter autocontrole, autodisciplina, não gosta de assumir responsabilidades e resiste às mudanças. Na Teoria Y, introduz-se a visão de que as pessoas têm motivação e potencial de desenvolvimento, procuram ter responsabilidades e a falta de ambição e preocupação excessivas com a segurança pessoal são decorrência da insatisfação provocada pelo ambiente de trabalho, e não uma característica humana. O administrador deve estar atento aos sinais de falta de motivação ou insatisfação da equipe para poder eliminá-los e, assim, manter a satisfação e a motivação de seus funcionários. Alguns sinais já foram abordados na Teoria das Relações Humanas. Indicadores podem revelar os estados de motivação: ações no sentido da escolha entre um conjunto de possibilidades de ação; persistência em dar continuidade aos seus esforços para a realização de uma determinada ação e mantém a concentração na finalização; continuidade da ação motivada após uma interrupção; 142 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:41

143 Visão comportamental da Administração manutenção de um nível de atividade constante das ações; alterações nos níveis de realização sem explicações referentes a fatores de capacidade, fisiológicos ou de competência. Reflita Por que algumas organizações fazem com que seus funcionários dediquem-se mais em relação aos de outras organizações idênticas? Por que dentro da mesma organização alguns funcionários são mais motivados do que outros? No site da instituição Great place to work, que organiza o prêmio Melhores Empresas para se Trabalhar no Brasil, é possível conferir os fatores que determinam as melhores empresas para se trabalhar e seus fatores motivacionais. GREAT place to work. Disponível em: < greatplacetowork.com.br/>. Acesso em: 13 jul É uma preocupação do administrador conhecer as necessidades humanas e entender seus comportamentos, para que crie um ambiente de trabalho com qualidade de vida, baseado na utilização correta da motivação humana Maslow e a hierarquia das necessidades humanas Maslow, teórico da motivação humana, estabeleceu uma hierarquia de necessidades humanas amplamente aceita e utilizada. Esse autor determinou que existe uma escala hierárquica nas necessidades humanas e que elas são atendidas de forma crescente, em níveis específicos, por exemplo, uma necessidade do nível superior só pode ser atendida se as necessidades do nível inferior também o forem. Estabelece-se, assim, uma hierarquia de importância nas necessidades humanas e na motivação. As teorias de Maslow não foram totalmente comprovadas em pesquisas efetuadas 143 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:41

144 Teoria Geral da Administração e houve até alguns questionamentos no sentido de invalidar os pressupostos do teórico. Contudo, tal teoria dá uma boa explicação sobre as necessidades humanas, é bem estruturada e coloca uma boa base para o administrador entender e trabalhar com seus funcionários. A Hierarquia das Necessidades de Maslow, também chamada Pirâmide das Necessidades Humanas, estabelece cinco níveis de necessidades, na base da pirâmide estão as necessidades mais básicas e no topo, as mais elevadas de realização. A pirâmide de necessidades é estruturada nos níveis destacados a seguir (CHIAVENATO, 2004). 1. Necessidades fisiológicas É o nível mais baixo das necessidades humanas, relacionado com os aspectos fisiológicos de sobrevivência e preservação da espécie e, por conta disso, de grande importância. Refere-se às necessidades de alimentação, de repouso, abrigo, desejo sexual, etc. São necessidades relacionadas com os instintos e já nascem com o ser humano. 2. Necessidades de segurança Esse segundo nível de necessidades é constituído pelas necessidades relativas à segurança, à estabilidade, à proteção contra ameaças. Ainda são necessidades orientadas pelo organismo. Elas surgem a partir do momento em que as necessidades fisiológicas são atendidas. 3. Necessidades sociais Essas necessidades surgem a partir da completa satisfação das necessidades mais baixas, fisiológicas e de segurança. As necessidades sociais se relacionam com a participação em grupos sociais, com a associação, as amizades, o afeto e a aceitação por parte dos outros. Quando não estão satisfeitas, o indivíduo tende a isolar-se, afastar-se do convívio social e tornar-se solitário. A ausência dessa satisfação social pode provocar no sujeito sintomas de resistência na participação de atividades em grupo, hostilidade no convívio social e posicionamento antagônico às pessoas que o rodeiam. 4. Necessidades de estima A maneira como o indivíduo se vê e se avalia é a força provocadora das necessidades de estima. São voltadas para a relação do sujeito 144 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:41

145 Visão comportamental da Administração com ele mesmo, sentimentos de autoapreciação, autoestima, a forma como ele se vê no mundo e sua percepção disso. Tais necessidades incluem questões referentes à necessidade de aprovação social, prestígio, status e independência. A sua satisfação conduz a sentimentos de autoconfiança, de valor para a sociedade, prestígio e utilidade. A frustração quanto às necessidades não satisfeitas leva a sentimentos de inferioridade, dependência e desânimo. 5. Necessidades de autorrealização São as necessidades mais elevadas e estão no topo da hierarquia. Relacionam-se com o autodesenvolvimento constante da pessoa e à realização do potencial de crescimento individual. Essa é a tendência que leva o indivíduo a sempre buscar ser mais e a atingir o ápice da sua potencialidade. Esses níveis de necessidades dividem-se em dois grupos, o das necessidades primárias, composto das necessidades fisiológicas e de segurança, e o grupo de necessidades secundárias, constituído pelas necessidades sociais de estima e de autorrealização. Reflita De acordo com a Hierarquia de Necessidades, de Maslow, as necessidades motivacionais ocorrem de forma conjunta, mas os níveis mais altos só se tornarão importantes quando os mais baixos forem atingidos. Faça uma reflexão em relação aos seus fatores motivacionais. O que lhe impulsiona? Quais níveis das suas necessidades já foram atingidos e quais estão, neste momento, impulsionando-o? Como podemos observar na figura 1, as necessidades acontecem em degraus. O primeiro nível a ser satisfeito é o das necessidades fisiológicas e, só após esse nível estar satisfeito, é que o próximo nível de necessidades, o de segurança, deverá ser satisfeito. Assim acontece para os outros níveis de necessidades. 145 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:41

146 Teoria Geral da Administração Figura 1 Hierarquia de Necessidades de Maslow. Autorrealização Fisiológicas Alimento Repouso Abrigo Sexo Segurança Segurança Proteção contra: perigo doença incerteza desemprego Sociais Relacionamento Amizade Aceitação Afeição Compreensão Consideração Estima Satisfação do ego Orgulho Status e prestígio Autorrespeito Reconhecimento Confiança Progresso Apreciação Admiração dos colegas Autorrealização Autodesenvol- vimento Excelência pessoal Competência Expertise Fonte: Chiavenato (2001b, p. 116). Apesar da variedade de seres humanos e de interesses e necessidades de cada um, a Pirâmide de Necessidades Humanas ainda se mantém útil. Maslow baseou-se nos seguintes aspectos para montar sua teoria das necessidades: a) como já mencionado, somente após a motivação relacionada a um nível ser atendida surge a nova necessidade no comportamento do indivíduo, em função da satisfação da necessidade a fazer deixar de ser influenciadora no comportamento. b) nem todas as pessoas conseguem chegar ao topo das necessidades, não são todas que conseguem a autorrealização. Algumas pessoas conseguem atingir níveis mais baixos de satisfação de estima ou só as necessidades sociais. c) as necessidades mais altas apenas dominarão o comportamento quando as necessidades mas baixas forem atendidas, mas, a partir 146 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:41

147 Visão comportamental da Administração do momento que alguma das necessidades mais baixas deixa de ser atendida, volta a dominar o comportamento humano. Exemplo: quando o indivíduo perde o emprego, a motivação é a satisfação da necessidade de buscar uma nova remuneração, uma necessidade de segurança. d) as necessidades atuam de forma global e não existem apenas uma a uma, elas atuam em conjunto. A sua influência no organismo é conjunta e global e existe sempre mais de uma. Todos os níveis atuam conjuntamente, sempre na hierarquia de uma motivação mais elevada surgir quando a necessidade mais baixa for atendida. e) a atitude motivada é a forma como as necessidades se satisfazem e se expressam. f) a percepção de que alguma das necessidades possa não ser atendida gera uma ameaça psicológica e produz uma reação de busca de satisfação e, em alguns casos, ações de emergência. Exemplos de necessidades não atendidas no ambiente de trabalho, em cada nível da hierarquia, são: confinamento e remuneração inadequada para as necessidades fisiológicas, local de trabalho inadequado e políticas imprevisíveis para as necessidades de segurança, baixa interação e relacionamento com colegas, chefias e subordinados. Nas necessidades de estima são baixo status, baixo salário e sensação de iniquidade; insucesso na profissão, desprezo no trabalho, para as necessidades de autorrealização. Na figura 2, sobre os meios de satisfação das necessidades, é possível verificar quais fatores contribuem para que as necessidades sejam atendidas. Podemos observar que, para cada nível de necessidades, temos algumas sugestões de elementos que as satisfazem. No nível fisiológico, temos a instituição de intervalos de descanso, conforto físico e horário de trabalho razoável; no nível de segurança, as condições seguras de trabalho, a remuneração e os benefícios; no nível social, a estabilidade no emprego, a amizade dos colegas, a interação com clientes e um chefe amigável; no nível da estima, responsabilidade por resultados, orgulho e reconhecimento; no nível da autorrealização, o trabalho criativo e desafiante, a diversidade e autonomia, a participação nas decisões e as promoções. 147 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:42

148 Teoria Geral da Administração Figura 2 Comparação dos modelos de Maslow. Autorrealização Ù Ù Trabalho criativo e desafiante Ù Ù Diversidade e autonomia Ù Ù Participação nas decisões Estima Ù Ù Responsabilidade por resultados Ù Ù Orgulho e reconhecimento Ù Ù Promoções Sociais Ù Ù Amizade dos colegas Ù Ù Interação com clientes Ù Ù Chefe amigável Segurança Ù Ù Condições seguras de trabalho Ù Ù Remuneração e benefícios Ù Ù Estabilidade no emprego Fisiológicas Ù Ù Intervalos de descanso Ù Ù Conforto físico Ù Ù Horário de trabalho razoável Necessidades secundárias Necessidades primárias Fonte: Chiavenato (2004, p. 270). 148 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:42

149 Visão comportamental da Administração As duas principais teorias da motivação, a de Maslow e a de Herzberg, têm muitos pontos de concordância, como podemos verificar na figura anterior. Os fatores primários de Maslow, fisiológicos, de segurança e alguns sociais, têm a ver com os fatores higiênicos de Herzberg, enquanto os fatores motivacionais relacionam-se com as necessidades secundárias de Maslow. Desse modo, aplicando esses dois conceitos à prática organizacional, estabelece-se o papel das organizações no processo de satisfação e motivação dos seus colaboradores: se a organização proporcionar os fatores extrínsecos, obtém um clima de não insatisfação dos seus trabalhadores, ou seja, as pessoas estarão apenas não inclinadas a promoverem movimentos agressivos de cobranças e reclamações; se a organização não proporcionar os fatores extrínsecos, obterá um clima de insatisfação, ou seja, as pessoas estarão propensas à apatia, ao negativismo e à agressividade, o que acaba redundando em greve, às vezes; se a organização não proporcionar os fatores intrínsecos, obterá um clima de não satisfação, ou seja, um estado de mera movimentação com pessoas apenas cumprindo suas funções para manterem a rotina e evitarem a demissão ou para manterem a sobrevivência, apenas para garantir o salário; se a organização proporcionar os fatores intrínsecos, obterá o clima de satisfação (motivacional), ou seja, despertará a motivação nos indivíduos Estilos de Administração e o processo de tomada de decisão A Teoria Comportamental coloca à disposição do administrador uma série de possibilidades quanto à forma como ele pode conduzir suas ações. As organizações são condicionadas pelos estilos com os quais seus administradores as conduzem, na forma como eles conduzem as pessoas, na maneira como dividem o trabalho, como fazem o planejamento, a organização das atividades e o controle que implantam. As teorias administrativas colocam à 149 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:42

150 Teoria Geral da Administração disposição formas de Administração em função do que pensam sobre o comportamento das pessoas e maneiras de projetar as organizações. Douglas McGregor identifica dois estilos opostos de Administração, um mecanicista, rígido e baseado na teoria tradicional, chamado por ele de Teoria X, e outro baseado nos conceitos modernos do comportamento humano. Chamou de Teoria Y, por, alegoricamente, inverter a pirâmide organizacional e colocar a importância na base da pirâmide, as pessoas da base, os executores. Como está baseada na Teoria Clássica, a visão da Teoria X é a de que os funcionários são preguiçosos e indolentes, não gostam de responsabilidades e só trabalham por remuneração, a Administração não pode delegar responsabilidades e precisa assumir o controle total da autoridade e disciplina. Essa teoria apoia-se em um estilo de Administração rígido e autocrático, é uma forma mecanicista de considerar as pessoas e com foco na produção. O estilo da Administração decorrente da teoria em destaque apresenta as seguintes características: os objetivos econômicos de produtividade e eficiência orientam e determinam todo o uso dos recursos da empresa; o trabalho da Administração é dirigir as pessoas para que seus esforços atendam às necessidades da empresa; como se considera as pessoas indolentes e preguiçosas, a Administração deve intervir no sentido de padronizar as tarefas e controlar, punir, coagir e recompensar as pessoas. Sem essa ação da Administração elas não produzirão; a remuneração é o meio que a Administração deve usar para premiar ou punir os funcionários, de acordo com seu desempenho. Em contraponto, a Teoria Y considera o funcionário de modo diferente: existe interesse no trabalho por parte das pessoas; elas não são, por natureza, indolentes e resistentes, isso pode acontecer nas experiências negativas em outras empresas; as pessoas podem se desenvolver, assumir compromissos e são motivadas; 150 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:42

151 Visão comportamental da Administração a característica humana é a de assumir e buscar responsabilidades e aprender. As situações contrárias são decorrência de experiências negativas anteriores; todas as pessoas têm o mesmo potencial intelectual e capacidade de ser criativas. Segundo a visão da Teoria Y, o papel do administrador é dar condições para que os funcionários possam desenvolver seus potenciais de responsabilidade, criatividade e dar oportunidades para que as pessoas cresçam. É um estilo democrático, aberto na condução da Administração, de dar condições para que as pessoas desenvolvam suas capacidades de motivação. A administração deve criar as condições organizacionais para que as pessoas atingirem suas metas pessoais e, assim, alcançarem os objetivos empresariais. O estilo de Administração decorrente dessa proposta é mais humano, social e participativo, baseado na busca pelas pessoas dos objetivos e na sua iniciativa. As medidas usadas pela Teoria Y são: descentralização e delegação de decisões e responsabilidades, para que as pessoas possam desenvolver e aplicar seu potencial de assumir desafios e tomar decisões; ampliação do cargo, para que se dê maior importância ao trabalho e, assim, as pessoas se sintam mais importantes nas suas funções; participação nas decisões, para que os funcionários sintam-se comprometidos também nos objetivos pela participação na determinação das metas; criação pela Administração consultiva de corresponsabilidade pela oportunidade de participar; autoavaliação de desempenho, para que as pessoas assumam responsabilidades ao traçarem os objetivos e também avaliem se eles foram atingidos, assim elimina-se o sistema de coerção da avaliação feita pelo supervisor. Para Rensis Likert ( ), sociólogo americano formado pela Universidade de Michigan e estudioso da Teoria Comportamental, o sistema 151 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:42

152 Teoria Geral da Administração administrativo não pode ser padronizado, pois cada organização tem suas características próprias e, portanto, pode ter um sistema de características diferentes. Ele estabelece que existem várias maneiras de classificar os sistemas administrativos, pela forma como as decisões são tomadas, pela forma como ocorrem as comunicações entre os níveis, pelo tipo de relacionamento interpessoal e pela maneira como os sistemas de recompensas e punições acontecem. Foram determinados quatro sistemas administrativos que apresentam essas variáveis de forma diferente. São apresentados a seguir Autocrático e coercitivo É um sistema baseado na rigidez do controle de tudo, muito duro, fechado e autocrático. Apresenta as seguintes características, nas quatro linhas definidas por Likert: todas as decisões são centradas no nível institucional; o sistema de comunicação é precário, no sentido vertical, mediante ordens e não orientações, provocando a falta de informação, oriunda de baixo, levando ao erro a tomada de decisões; o relacionamento interpessoal não é permitido, pois o diálogo entre as pessoas prejudica o processo do trabalho, existe desconfiança na organização informal e os cargos são desenhados para que se evitem os relacionamentos; o sistema de recompensas e punições enfatiza medidas disciplinares fortes e rígidas em função da desconfiança nas pessoas, sem liberdade de opção, os métodos de trabalho devem ser seguidos à risca e as recompensas são raras. Apesar de ser considerado um sistema preconizado pela Teoria Clássica e talvez não mais usado atualmente, existem sistemas autocráticos em funcionamento. As estruturas militares, Forças Armadas e Polícias Militares têm essa característica de autocracia, pela natureza dos seus objetivos. 152 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:42

153 Visão comportamental da Administração Autoritário benevolente Esse sistema é uma variação mais benévola e menos rígida do sistema autoritário. O processo de decisão é centrado na cúpula, permitindo delegação de tarefas rotineiras, com controle da cúpula. O sistema de comunicação continua precário, mas a cúpula aceita algum retorno dos níveis abaixo. O relacionamento interpessoal é tolerado, mas de forma mínima, o que leva a uma interação pequena e incipiente, ainda considerando-se a informalidade uma ameaça. O sistema de recompensas e punições enfatiza medidas disciplinares, com menos arbitrariedade, há recompensas materiais e salariais, porém simbólicas Consultivo Nesse tipo de Administração já existe um abrandamento visível da rigidez e da autocracia, permitindo-se mais participação dos funcionários. O processo de decisão é participativo e consultivo, com a delegação de responsabilidades, as decisões da cúpula são avaliadas nos níveis inferiores e as opiniões de baixo são levadas em consideração nas políticas e diretrizes organizacionais submetidas à aprovação da cúpula. O sistema comunicativo permite a comunicação vertical e horizontal e desenvolve um sistema interno para facilitar o fluxo de informações. O relacionamento interpessoal já enfatiza a informalidade como meio de sociabilizar, quase não há temor pelos funcionários nas punições e já há um crédito considerável nas pessoas, mas ainda não total. O sistema de recompensas e punições enfatiza as recompensas salariais e materiais (salários, promoções), simbólicas (prestígio, status). Eventualmente, pode haver punições Participativo Esse sistema é totalmente democrático e aberto, com as seguintes características: o processo de decisão é delegado aos níveis inferiores, o nível institucional define e controla a execução, apenas interfere em casos de emergência, com a anuidade dos níveis abaixo; o sistema de comunicação flui em todos os sentidos, há investimentos em sistemas de informações como critério de flexibilização e eficiência. O relacionamento interpessoal é estimulado e o trabalho realizado em equipe, com a participação e o envolvimento. O sistema de recompensas e punições enfatiza as recompensas simbólicas e sociais, 153 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:42

154 Teoria Geral da Administração as salariais e materiais, em menor escala, e, raramente, ocorrem punições, se ocorrem, quem define é o grupo. Esses sistemas de Administração não têm seus limites estabelecidos de forma rígida e pode haver uma diluição nas fronteiras entre um e outro. Pode ser um pouco mais rígido em uma das características e ser mais liberal em uma outra, em que as características não ocorrem rigidamente. Outra análise dos comportamentalistas foi dos processos de tomada de decisão dentro das organizações. A análise da forma como as decisões são tomadas nas organizações iniciou-se com os estudos do norte-americano Herbert Alexander Simon ( ), economista, sociólogo, psicólogo, cientista político e professor da Carnegie Mellon University. Para Simon, é a forma como as decisões são tomadas nas empresas que determina o comportamento humano dentro delas e forma como a Administração ocorre. A organização é um sistema de tomada de decisões e ações correspondentes e pessoas são envolvidas por tais decisões não são apenas função do administrador, e, sim, de todos que dela fazem parte, portanto, a organização é um complexo sistema de decisões. Para os clássicos, as pessoas são passivas e movidas por estímulos econômicos para direcionar suas decisões, uma posição simplista e mecanicista. Para os humanistas, possuem necessidades, valores, atitudes, objetivos, condições que estimulam a participação nos processos de decisão, uma posição melhor, mas ainda limitada. Para os behavioristas, as pessoas defendem a participação e são tomadoras de decisão e solucionadoras de problemas, elas decidem em função de suas percepções das situações em que se encontram para tal. Simon considera a decisão um processo de análise e escolha das alternativas, do curso de ação que será seguido. Para ele, no processo de tomada de decisão, existem os seguintes fatores: tomador de decisão a pessoa que faz a escolha de uma alternativa; objetivos o alvo que a pessoa pretende alcançar com suas ações; preferências critérios adotados para fazer a escolha; estratégia como os objetivos serão atingidos, levando em consideração os recursos disponíveis; 154 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:43

155 Visão comportamental da Administração situação o ambiente em que se insere a ação, pode estar fora do controle e do conhecimento do tomador da decisão por ser do ambiente externo; resultado o que se obteve com a estratégia adotada. O processo de tomada de decisão deve seguir uma sequência de etapas a serem completadas, segundo Simon (CHIAVENATO, 2004, p. 278): percepção da situação; análise e definição do problema; definição dos objetivos; procura de alternativas de solução; avaliação e comparação das alternativas; escolha da alternativa mais adequada; implementação da alternativa escolhida. Uma etapa deve levar em consideração a outra e é dependente dela. Existem situações de emergência que podem levar a se pular etapas. Em função do tipo e das condições de emergência de cada decisão, as etapas podem ser aumentadas ou mesmo eliminadas Avaliação da Teoria Comportamental A Teoria Comportamental fez grandes contribuições para o avanço e o aprimoramento do processo de administrar. Um dos pontos de realce foi a nova visão sobre as pessoas dentro das organizações, o surgimento do Homem Administrativo, que participa de forma ativa da organização e das decisões tomadas. Contudo, ao contrário do que as teorias afirmam, para Simon, essa participação das pessoas nas tomadas de decisão e na busca pelos objetivos organizacionais não se dá de forma completa. A organização não tem condições de colocar ao dispor do tomador de decisão todas as informações necessárias para tal atitude; o tomador, por outro lado, também não consegue uma racionalidade necessária no processo, nem tem as condições de análise para tomar as decisões, ele opta por aquela que o satisfaça mais, entre aquelas que consegue analisar. Não é possível obter o homem totalmente administrativo, que consiga sempre otimizar as decisões, consegue-se o homem que se satisfaz em decidir com as condições ao seu alcance. 155 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:43

156 Teoria Geral da Administração Em relação à Teoria das Decisões, algumas decorrências devem ser consideradas. É impossível atingir a racionalidade na escolha das decisões, pela limitação da capacidade de análise e da disponibilidade de ter todas as informações. Também não é possível escolher a alternativa perfeita, porque a comparação é em função de resultados previstos futuros e a escolha limitada, por ser a dos resultados maiores com recursos menores. As decisões são relativas ao momento de análise e implicam eliminar as outras alternativas. Há uma hierarquia nas decisões, o comportamento da organização é planejado e direcionado pelo caminho na obtenção dos objetivos. Cria-se uma racionalidade no comportamento administrativo ao se formalizar o processo de tomada de decisão e planejar as ações para alcance dos objetivos. A organização, ao definir previamente, mediante rotinas, os processos decisórios, tira a possibilidade das pessoas participarem e decidirem, como era o objetivo dessa teoria. A organização toma previamente decisões pelas pessoas quando faz a divisão das tarefas, cria os padrões de desempenho, estabelece o sistema de autoridade, monta os canais de comunicação e faz treinamentos e doutrinações. Uma decorrência do pensamento behaviorista foi a Teoria do Equilíbrio. De acordo com essa teoria, as pessoas estão dispostas a contribuir e a participar em troca de incentivos oferecidos por parte das organizações. Sendo assim, esses incentivos podem ser considerados como formas de pagamento por parte da organização, e cada um deles possui um valor diferente de pessoa a pessoa, pela utilidade diferente que cada incentivo tem para cada um. Da mesma forma que os incentivos, por parte da organização, as contribuições dos funcionários são vistas como pagamentos e o valor da contribuição individual e medida pelo esforço despedido é a medida da utilidade da contribuição das pessoas. Essa teoria postula que a organização é constituída por comportamentos sociais inter-relacionados, formados pelas pessoas que constituem a organização e cada participante do grupo; e os grupos recebem incentivos para contribuírem com a organização. A participação dos indivíduos será mantida até o momento que a sua contribuição for menor ou igual aos incentivos recebidos. As contribuições dadas pelos participantes permitirão que a organização beneficie-se e possa gratificar os participantes. As organizações serão viáveis enquanto os participantes contribuírem de maneira que elas possam 156 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:43

157 Visão comportamental da Administração proporcionar os incentivos, de forma tal que esses mesmos participantes continuem a contribuir. A organização deve buscar o equilíbrio, isso reflete em remunerar seus participantes e motivá-los a fazerem parte da organização, visando manter a sua sobrevivência e, com isso, o êxito e a satisfação pessoal. O equilíbrio organizacional entre os objetivos organizacionais e os objetivos pessoais é uma busca das organizações, mesmo sendo difícil de atingir, porque o participante da organização deverá ser eficaz, atingindo os objetivos desta, e eficiente na medida em que seus objetivos pessoais forem atingidos. Sem esse equilíbrio dentro da organização, ela não poderá atingir suas metas. Em relação à Teoria Comportamental, algumas críticas foram levantadas. A ênfase nas pessoas, mudando o foco da tarefa e da estrutura para os sujeitos e seus comportamentos, alinha a estruturação e a divisão do trabalho sob uma ótica mais democrática e humana. Mas o que se critica é o foco muito embasado na psicologia, em certos aspectos, tornando as posições muito dicotômicas, as pessoas devem ser racionais ou não racionais, eficientes ou não eficientes; A sua formulação é mais descritiva, mostrando como as coisas são, descrevendo os comportamentos, não estabelecendo prescrições, princípios ou mostrando como devem ser os comportamentos e as ações do administrador. Essa é a dificuldade em aplicar a Teoria Comportamental, a não existência de aspectos normativos. A Teoria Comportamental propõe uma total remodelação na forma das organizações, baseada em conceitos democráticos, na participação das pessoas na tomada de decisão e em estruturas menos autocráticas, mudando completamente os sistemas existentes. Tais são os meios para que essas condições sejam atingidas: delegação de responsabilidades; equipes semiautônomas; aumento da importância do cargo; retroação, com retorno, aos funcionários, da avaliação do desempenho de seus papéis; treinamento e desenvolvimento das pessoas. 157 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:43

158 Teoria Geral da Administração Outra situação crítica apontada à Teoria Comportamental é a sua condição dicotômica. Seus conceitos são sempre colocados de forma dupla e oposta. Ou um ou outro. Como podemos ver a seguir. a utilização da prática e da teoria conjuntamente. As observações empíricas são fonte de suporte aos pressupostos e dão a eles comprovação; a análise da organização é feita sob o ponto de vista macro da organização, de forma global e também sob o aspecto micro do ser humano dentro dela; as organizações envolvem um sistema complexo de relacionamento. A organização formal, com sua complexidade de atividades e relações constituídas previamente, e a organização informal sem estruturação prévia nem especificações. Elas não podem ser vistas de forma separada porque interagem e influenciam-se; para a Teoria Comportamental, as pessoas têm comportamentos racionais e também afetivos. O estudo do comportamento humano dentro das organizações só pode ser realizado se os componentes cognitivos forem levados em consideração, juntamente com os elementos emocionais. Um posicionamento crítico refere-se ao relativismo das teorias motivacionais estabelecidas, pois não são definitivas e apresentam muitas exceções. Elas não são absolutas e sua validade foi questionada por pesquisas recentes, mas a sua importância foi muito grande para o entendimento da motivação e para a Administração. Os conceitos básicos são amplamente usados e úteis. A forte influência das ciências do comportamento determinou que se estabeleçam novos conceitos sobre o ser humano, suas motivações e sobre as organizações e objetivos. A Teoria das Decisões restringe a organização a um processo simples e formal, sem levar em consideração a organização informal e seus processos interpessoais. Restringe a organização ao processo de resolver os problemas que estão acontecendo e não em um olhar para o futuro. 158 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:43

159 Visão comportamental da Administração O comportamento da organização e do indivíduo são os pontos principais da teoria, mas existem divergências entre os autores, com vários pontos de vista: centrados no indivíduo dentro da organização, com predisposições individuais; a organização como o meio de recompensas e motivações às pessoas; a organização como um conjunto de pessoas comprometidas em atingir objetivos. Considerar suas propostas de forma padronizada e não levar em conta as pessoas com as suas diferenças individuais foi a maior crítica feita à Teoria Comportamental. Ela procura explicar os fenômenos organizacionais e os indivíduos de forma muito científica, como se fossem fenômenos da natureza. O lado subjetivo e as diferentes interpretações que as pessoas têm da realidade, suas emoções e sentimentos não são considerados. A principal crítica que se faz é de que a teoria sempre determina a melhor maneira de execução para as organizações e para as pessoas dentro delas e não dá uma variedade de opções de aplicação. Mesmo com todas estas críticas, não podemos deixar de lado a grande importância da teoria em questão. 6.2 Teoria do Desenvolvimento Organizacional A partir da Teoria do Comportamento, vários estudiosos voltaram-se para a criação de uma teoria, mais democrática, no planejamento do desenvolvimento das organizações de forma direcionada, para administrar as pessoas e para o processo de mudança organizacional, acompanhando a mudança do ambiente As mudanças nas organizações e o Desenvolvimento Organizacional A Teoria do Desenvolvimento Organizacional, ou DO, como é chamada, surgiu recentemente, em 1962, para se tornar um desdobramento prático da 159 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:43

160 Teoria Geral da Administração Teoria Comportamental e uma integração entre o ser humano e a organização do ambiente, de forma que se desenvolvam. Não se trata propriamente de uma teoria, mas, sim, de um movimento de autores. Destacamos as origens da DO a seguir: a dificuldade em operacionalizar os conceitos da Teoria Administrativa. Cada teoria estabelece diferentes formatos e pensamentos sobre a Administração, todos muito rígidos. A DO procura dar maior flexibilidade às organizações, perante o processo de mudança necessário para acompanhar e adaptar-se às mudanças do ambiente. Só o treinamento não é suficiente. os estudos sobre a motivação humana vieram mostrar que os estudos efetuados até ao momento não foram suficientes para atender à dinâmica motivacional do ser humano, que provoca a divergência entre os objetivos individuais e da organização; a criação do National Training Laboratory (NTL) veio proporcionar a formalização necessária aos estudos sobre o comportamento humano em grupo; a publicação de um livro sobre T-Groups, expondo o resultado das pesquisas feitas no NTL e a sua aplicação nas organizações; a pluralidade de mudanças no mundo, as transformações rápidas e inesperadas no ambiente organizacional, o aumento do tamanho e da complexidade das organizações e a diversidade e complexidade da tecnologia exigem integração de pessoas e atividades diferentes; mudanças no comportamento administrativo, devido ao conhecimento de novas perspectivas do ser humano, aos novos conceitos de poder colaborativo e racional, novos valores organizacionais baseados na democracia humanista e nas inovações constantes do mundo; a integração das tendências estruturalista e comportamentalista para se formar uma nova visão mais sistêmica; estudos mais profundos sobre os conflitos interpessoais; 160 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:43

161 Visão comportamental da Administração a integração das variáveis influenciadoras das organizações: organização, ambiente, grupo e indivíduo. Para a teoria do DO, as organizações são vistas como o conjunto das atividades e das contribuições individuais, aqui salientando a participação individual por meio de uma administração participativa e democrática, em conjunto com a realização da relações planejadas com o ambiente externo. Aqui salientamos a influência do ambiente externo na forma como a organização planeja suas atividades e também a forma das atividades organizarem-se em grupo, a partir da participação dos indivíduos e da inter-relação entre eles. A participação dos indivíduos ocorrerá de forma dependente das recompensas e das contribuições que a organização fará de forma diferenciada. Como sua criação está relacionada com a capacidade das organizações lidarem com as mudanças, surge um novo conceito de organização, a partir da visão behaviorista, mas dá importância às pessoas como contribuintes da organização. Surge o conceito de cultura organizacional como algo típico de cada organização e composto por hábitos, interações, relacionamentos sociais, valores existentes no âmbito da organização. Representa uma forma muito particular, própria de cada organização ser e agir. A cultura organizacional é integrada por dois componentes, primeiramente os aspectos formais, compostos pelos elementos administrativos da organização, a estrutura, as descrições de cargos e funções, os objetivos e estratégias, a tecnologia, e as práticas operacionais, as políticas e diretrizes, os procedimentos e métodos e as medidas de produtividade. Esses fatores são os visíveis e menores da cultura. Em segundo lugar tem-se os componentes maiores e invisíveis, são os padrões de influência e poder informais, percepções e atitudes das pessoas, sentimentos e normas dos grupos, crenças, valores e expectativas, padrões de integração informais, normas grupais e relações afetivas, como podemos observar na figura 3, que apresenta o iceberg da cultura organizacional. Existem diversos tipos de culturas, mas as organizações devem criar culturas flexíveis e com capacidade de adaptação ao meio ambiente e facilidade de mudança. 161 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:43

162 Teoria Geral da Administração Figura 3 Iceberg da cultura organizacional. Aspectos formais e abertos: estrutura organizacional; títulos e descrição de cargos; objetivos e estratégias; tecnologia e práticas operacionais; políticas e diretrizes de pessoal; métodos e procedimentos; medidas de produtividade. Aspectos informais e ocultos: padrões de influenciação e poder; percepções e atitudes das pessoas; sentimentos e normas de grupos; crenças, valores e expectativas; padrões informais de integração; normas grupais; relações afetivas. Componentes visíveis e publicamente observáveis, orientados para aspectos operacionais e de tarefas. Componentes invisíveis e cobertos, afetivos e emocionais, orientados para aspectos sociais e psicológicos. Fonte: adaptado de Chiavenato (2004, p. 297). Outro componente levado em consideração pela DO é a importância do clima organizacional. O clima organizacional pode manifestar-se e adquirir vários aspectos, dependendo da forma como as pessoas se sentem em relação à organização, tanto formal como informal. O clima organizacional é importante e determina a maneira como a organização vai reagir às mudanças e às necessidades de desenvolvimento. A cultura e o clima organizacional formam um complexo sistema humano, envolvendo uma série de variáveis que devem ser aperfeiçoadas para que a mudança aconteça. As organizações precisam mudar e ser inovadoras e, para isso, devem adaptar-se a novas atividades, ser flexíveis às novas situações que o ambiente externo em mudança permanente exige, ter um senso de identidade ao compartilhar os objetivos com todos e manter a unidade necessária ao comprometimento, possuir uma visão realista do ambiente externo, sua compreensão e análise e um senso de unidade com a integração de todos os participantes da organização. Essas são condições necessárias para que o processo de mudança se faça nas organizações, mudança necessária a todas as organizações que queiram se manter vivas. Mudança é um processo tão fundamental quanto difícil nas organizações, requer transformações nas rotinas, rupturas em formas de atuar, alterações de 162 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:44

163 Visão comportamental da Administração processos, por isso a importância dada pela DO a esse processo. Ele apresenta os seguintes passos: descongelamento do padrão atual de comportamento, para que se possam introduzir novas ideias, mudança de comportamentos e de práticas, por meio de muito aprendizado das novas ideias, recongelamento das novas ideias e fixação das novas práticas, de forma definitiva, ao comportamento da organização. O processo de mudança deve levar em consideração que existe um conjunto de forças positivas que ajudam na mudança e uma série de forças contrárias à mudança, que a prejudicam e bloqueiam. Do desequilíbrio desse conjunto de forças resulta se o processo é bem-sucedido ou não. Caso as forças negativas, restritivas, sejam mais fortes que as forças positivas, impulsionadoras, a mudança será mal-sucedida. É importante que a Administração faça uma análise dessas forças para que possa explorar e aumentar as forças impulsionadoras no sentido do sucesso da mudança. Existem vários tipos de mudanças dentro da organização, como podemos observar na figura 4. Existem mudanças na estrutura, na tecnologia, nos produtos ou serviços e mudanças na cultura organizacional, cada uma com suas características particulares, sendo a última a mais difícil, por envolver a mudança também da organização informal, e essa não está relacionada com a estrutura, está fora do controle da organização. Figura 4 Diferentes tipos de mudança organizacional. Mudanças na estrutura organizacional Mudanças na tecnologia Mudanças nos produtos/serviços Mudanças na cultura organizacional Redesenho da organização; Mudança do formato do trabalho; Nova configuração do negócio. Novos equipamentos; Novos processos de trabalho; Redesenho do fluxo de trabalho. Novos produtos; Novos serviços; Desenvolvimento de produtos; Novos clientes. Novas atitudes, percepções e expectativas; Nova mentalidade; Novas habilidades e competências; Novos resultados. Desempenho organizacional melhorado Fonte: Chiavenato (2004, p. 300). 163 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:44

164 Teoria Geral da Administração Outro conceito importante introduzido pela DO é o do desenvolvimento organizacional, que se define como o processo que conduz as organizações a atingirem seus potenciais. O desenvolvimento organizacional permite que as empresas tenham conhecimento das suas potencialidades, de forma realística, e do meio ambiente em que estão inseridas. Permite, também, um planejamento das relações com o meio ambiente e com participantes desse ambiente, além de criar uma estrutura flexível para se adaptar às mudanças e um sistema de informações sobre as mudanças e as respostas a elas. O processo de mudança envolve determinadas estratégias a serem estabelecidas: evolucionária apresenta uma lenta e suave alteração de ações e não provoca grandes resistências aos envolvidos; revolucionária apresenta mudanças bruscas, rápidas e intensas, provocando muito impacto; desenvolvimento sistemático apresenta uma mudança planejada, delineada, envolvendo a organização por meio de preparação e treinamentos. Pelo estudo dos processos de desenvolvimento das organizações identificam-se certas fases para as empresas, como veremos a seguir. Pioneira: fase inicial da empresa, em que o tamanho pequeno permite uma supervisão fácil e direta dos processos, o que dá condições de fácil mudança; Expansão: fase de crescimento, na qual a organização aumenta suas atividades e funcionários. Nessa fase, a preocupação é conseguir atender às expectativas do mercado e aproveitar as oportunidades; Regulamentação: fase na qual a organização precisa formalizar os procedimentos e funcionamento, que não pode fazer na fase de expansão; Burocratização: fase em que o crescimento da organização leva a empresa a aumentar o tamanho, o que, consequentemente, a leva a ter de burocratizar para manter o controle. A empresa torna-se rígida e inflexível às mudanças; 164 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:44

165 Visão comportamental da Administração Reflexibilização: fase em que a organização volta a se tornar flexível e a inovar. Essa reflexibilização apoia-se na DO. Para a DO, as organizações tradicionais são rígidas no processo de desenvolvimento e mudança e não estimulam a inovação. São feitas as seguintes críticas (CHIAVENATO, 2004, p. 302): o poder frustra e aliena os funcionários; a divisão e a fragmentação do trabalho impedem o compromisso emocional da pessoa; a estrutura hierárquica de autoridade única prejudica a comunicação e afeta o comprometimento; organizações estáticas por conta das funções fixas. O DO é um processo de mudança planejado, que envolve as organizações formal e informal para que se melhorem os processos de tomada de decisão. A DO se caracteriza por: focalizar a organização como um todo; ter uma orientação sistêmica; ser agente de mudança; focar a solução de problemas; apresentar aprendizagem experimental; desenvolver equipes e processos de grupo; fazer a retroalimentação nos processos; ter uma orientação contingencial; desenvolver equipes; apresentar um enfoque interativo. Os conceitos da forma como as organizações funcionam, para o DO, são diferentes da forma vista pelas outras teorias. Segundo ela, a organização deve ser vista de forma orgânica, como um ser vivo composto por várias partes interdependentes, assim como os vários sistemas e órgãos de um ser vivo, que trabalham interdependentes e têm sua importância para que o ser, como um todo, mantenha-se vivo. Esse conceito é diametralmente oposto ao conceito mecanicista, vigente até então, como podemos observar na figura Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:44

166 Teoria Geral da Administração Figura 5 Estruturas mecanicista e orgânica. Desenho mecanístico Desenho orgânico Coordenação centralizada Padrões rígidos de integração em cargos bem definidos Limitada capacidade de processamento da informação Adequado para tarefas simples e repetitivas Adequado para eficiência da produção Elevada interdependência Intensa interação em cargos autodefinidos, flexíveis e mutáveis Capacidade expandida de processamento da informação Adequado para tarefas únicas e complexas Adequado para criatividade e inovação Fonte: adaptado de Chiavenato (2004, p. 396). Apesar de todos os aspectos positivos apresentados, a DO recebeu algumas críticas, a principal foi a característica de uma solução mágica e totalmente inovadora em torno de como ela foi apresentada. Outra crítica diz respeito à imprevisão do seu campo de estudos, o foco exclusivo nos comportamentos e nas habilidades, em detrimento das habilidades de direção, também é apontado como uma limitação da DO e o grande volume de aplicações distorcidas dessa abordagem. Da teoria para a prática Uma das maiores preocupações atuais das empresas é a adaptação rápida às constantes mudanças que o mundo dos negócios vivencia. Desde as grandes até as pequenas, todas sofrem com isso, não somente na parte tecnológica, mas, também, no comportamento do mercado, principalmente por parte dos clientes e concorrentes. A inovação é fator de sobrevivência para as empresas do mundo. Inovação significa, basicamente, mudança de processo. 166 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:44

167 Visão comportamental da Administração A abordagem do DO preocupou-se com tais processos de mudança das organizações e estabeleceu uma série de análises de como eles acontecem e de como as empresas que pretendem ter organizações flexíveis e adaptadas à mudança devem se organizar. Síntese A Escola Comportamental da Administração prosseguiu na análise das organizações e trouxe um novo direcionamento, valorizando mais as pessoas e o seu componente psicológico nas suas relações intergrupais e na sua adaptação ao trabalho. Por meio do uso de outras ciências, foi possível compreender as necessidades de motivação humana e o comportamento das pessoas dentro das organizações. Esse foi um grande avanço que a Administração teve ao associar as duas grandes teorias: a Clássica e a Humanista, em uma nova visão que coloca as pessoas com as características que as diferenciam e o comportamento coletivo dos sujeitos integrantes de grupos e organizações. Uma decorrência que surgiu da visão comportamentalista da Administração foi a visão do DO, que busca entender o processo de mudança nas empresas e a forma como as organizações devem se comportar e atuar para que se desenvolvam e se adaptem às mudanças rápidas e constantes do ambiente externo. 167 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:44

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169 7 Visão sistêmica da Administração No fim da década de 50 do século XX, Ludwig von Bertalanffy, biólogo alemão, procurou estabelecer uma teoria que fosse empregada a todas as ciências e que proporcionasse a utilização de princípios e modelos gerais que se aplicassem a todas as ciências e que todos se beneficiassem com descobertas das outras ciências. Essa teoria foi chamada de Teoria Geral de Sistemas (TGS). A TGS, uma teoria interdisciplinar, que surgiu para eliminar as fronteiras entre as ciências e provocar o preenchimento das distâncias entre elas. Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:44

170 Teoria Geral da Administração No caso específico da Administração, a TGS vem trazer, por meio de uma visão sistêmica, uma abordagem holística da organização, sem esquecer das partes componentes desse todo e das interações entre as partes. 7.1 Teoria Geral de Sistemas (TGS) A TGS provocou uma nova dimensão para as ciências, com a possibilidade de aplicação dos conceitos de umas nas outras. Ela procura estabelecer uma série de teorias e conceitos que sirvam para ser aplicados à realidade empírica Origens, conceitos e as organizações De acordo com a TGS, a visão sistêmica pode ser aplicada a todas as coisas, seres humanos, árvores, animais, produtos industrializados e empresas. Todos eles são constituídos por elementos que interagem entre si. Esta é uma característica comum aos sistemas: a interação entre seus elementos. Um sistema pode ser considerado como um todo organizado, constituído de elementos interdependentes que interagem entre si, cada um relacionando-se com o ambiente em que está inserido. A principal utilidade da TGS, pela sua visão sobre interações, interdependências e cadeias de efeitos é a possibilidade de aplicação prática à realidade. Os pressupostos da TGS são: a existência de tendência para que as ciências naturais e sociais integrem-se; a integração das ciências orientada no sentido da teoria dos sistemas; constitui o modo mais abrangente de estudar os campos não físicos do conhecimento científico, como as ciências sociais; os princípios unificadores estabelecidos pela TGS visam criar uma unidade na ciência e penetram nos universos das outras ciências; a TGS leva a educação científica a uma integração. 170 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:45

171 Visão sistêmica da Administração As premissas básicas em que se apoia a TSG são as seguintes: os sistemas existem dentro de sistemas; cada sistema é constituído de subsistemas e faz parte de outro sistema de dimensão maior, e cada subsistema pode ser divido em subsistemas menores; os sistemas são abertos, isso é decorrência da premissa anterior, e cada sistema existe dentro de um meio ambiente constituído por outros sistemas, todos interagindo; as funções de um sistema dependem de sua estrutura. O sistema é constituído com um objetivo ou fim específico, que é o seu papel na interação com outros sistemas dentro do meio ambiente. Os sistemas possuem determinadas características. Um sistema é constituído de elementos que formam o todo pela sua interligação. O todo apresenta características diferentes das apresentadas por cada um dos elementos componentes. Essa é a essência de um sistema, uma característica do todo não existe nos seus componentes. Podem ser observados vários tipos de exemplos com relação a esta característica dos sistemas: as propriedades de um diamante são diferentes do carbono, que faz parte da composição da pedra. De acordo com a definição de que um sistema é um conjunto de partes relacionando-se reciprocamente, surge o conceito do objetivo e o conceito da totalidade. Eles revelam duas características importantes dos sistemas, que destacamos a seguir. 1. Objetivo: um sistema tem um ou mais de um objetivo. Esses objetivos são determinantes na forma como os elementos componentes do sistema se combinam e se relacionam, pois é para atingir o objetivo que esse arranjo existe; 2. Totalidade: o sistema tem uma natureza de todo que faz com que qualquer ação que provoque uma mudança em um dos seus elementos faça surgir mudanças em todos os outros. As reações de um sistema são globais, mesmo que os estímulos, mudanças e ações sejam localizados em uma das partes do sistema. O sistema é uma totalidade que se ajusta como um todo. 171 Teor_Geral_Admin.indd /04/ :18:45