MBA em Gerenciamento de Projetos. Teoria Geral do Planejamento. Professora: Maria Erileuza do Nascimento de Paula

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1 MBA em Gerenciamento de Projetos Teoria Geral do Planejamento Professora: Maria Erileuza do Nascimento de Paula SOBRAL - CE 2014

2 O que é Planejamento É um processo contínuo e dinâmico que consiste em um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente.

3 O que é Planejar? Significa interpretar a missão organizacional ao estabelecer os objetivos da organização e dos os meios necessários para a realização desses objetivos com o máximo de eficácia e eficiência.

4 Etapas básicas do planejamento 1.Estabelecer um objetivo ou meta; 2.Identificar e avaliar as condições atuais e futuras que afetem esse objetivo; 3.Desenvolver uma abordagem sistemática para atingir esse objetivo.

5 Estabelecer objetivos ou metas A primeira etapa do planejamento se refere ao ponto onde queremos chegar, ou seja, que resultados queremos obter ao final de determinado período de atividades. Os objetivos ou metas podem ser estabelecidos em setores de desempenho como lucratividade, porção do mercado, recrutamento de pessoal, projetos a terminar em certa data.

6 Identificar e avaliar as condições que afetam os objetivos A segunda etapa do planejamento reconhece as variáveis importantes que influenciam os objetivos, como o poder de compra dos consumidores, atos dos concorrentes, etc.

7 Desenvolver uma abordagem para atingir os objetivos O aspecto final do planejamento é a etapa que se relaciona a itens como responsabilidade para realização e inclui respostas a várias questões: quem fará o quê, como, dentro de que programação e quais serão os resultados disso.

8 Que razões temos para planejar? Para aumentar as possibilidades de tomar melhores decisões hoje, para ajudar a conseguir melhor desempenho no futuro. Para ajudar uma organização e seus administradores a antever o futuro a fim de permanecer funcionando e prosperar em um mundo mutável, deve haver um planejamento antecipado que seja ativo, vigoroso, contínuo e criativo, isto é, um planejamento proativo.

9 Qual é a relação entre planejamento e as outras funções do gestor? A Função Organizar é o processo de nos certificarmos que os recursos humanos, materiais e financeiros trabalhem lado a lado. A Função Liderar é a combinação de fatores, forças, recursos e relações necessários para liderar e motivar os empregados. A Função Controlar - é uma consequência importante do planejamento eficaz.

10 Como o fator tempo e os níveis da organização afetam o planejamento? Em primeiro lugar, é necessário muito tempo para se conseguir um planejamento eficaz. Em segundo lugar, é muitas vezes necessário continuar a sequência das etapas do planejamento, sem todas as informações relativas às variáveis e alternativas, por causa do tempo exigido para coletar os dados e calcular todas as possibilidades. Em terceiro lugar, deve-se levar em conta o espaço de tempo abrangido pelo plano.

11 Quais são os tipos de Planos? Planos estratégicos definem os objetivos e as estratégias da organização. Planos táticos têm como finalidade otimizar determinada área de resultado ou função empresarial e não a empresa inteira. Planos operacionais visam alcançar os padrões de funcionamento preestabelecidos, com controle dos detalhes.

12 A classificação com base no critério da permanência inclui: Planos estratégicos que determinam a natureza da organização; Planos estáveis que tendem a permanecer fixos por períodos longos de tempo; Planos de uso único que visam um objetivo específico em um período de tempo limitado e são depois modificados ou abandonados.

13 Os planos estratégicos incluem: A missão é a razão da existência da organização; Objetivos significando o fim a que as atividades da organização se destinam, pois representam os resultados desejados do planejamento e as metas a serem atingidas; Estratégias que incluem as atividades gerais que ajudam a organização a se adaptar a seu ambiente e integrar suas operações internas para atingir os resultados desejados.

14 Os planos estáveis incluem: Diretrizes são as declarações e acordos gerais que guiam a tomada de decisões dos administradores e de seus colaboradores; Procedimentos estabelecem um método rotineiro ou técnica-padrão para lidar com atividades constantes; Regras e regulamentos determinam o curso de ação obrigatório a ser escolhido entre várias alternativas disponíveis.

15 Os planos de uso único se referem às seguintes atividades não repetitivas: Programas incluem o complexo total de atividades necessárias para seguirmos um curso de ação; Projetos referindo-se à realização de um objetivo específico; Orçamentos são declarações financeiras de resultados esperados em termos numéricos. Os orçamentos estão ligados aos três tipos de planos mencionados.

16 O que faz um planejamento ser eficaz? UTILIDADE; PRECISÃO E OBJETIVIDADE; EXTENSÃO; EFICÁCIA DE CUSTO; RESPONSABILIDADE; OPORTUNIDADE;

17 UTILIDADE: Flexibilidade É essencial a um planejamento bem sucedido seja resultado de uma análise e previsão cuidadosas; Estabilidade Se os planos mudam com muita frequência, os administradores não se familiarizam com eles como instrumento operacional e não os usam com eficácia. Simplicidade Quanto maiores e mais complexos forem a organização e seu ambiente, mais complexos devem ser os planos.

18 PRECISÃO E OBJETIVIDADE: As decisões e outros atos administrativos são tão eficazes quanto as informações em que se baseiam. Assim, o planejamento deve se basear em pensamento realista e concreto sobre os requisitos necessários para alcançar objetivos e não sobre os objetivos pessoais dos que fazem o planejamento. Para atingir essa meta o planejamento deve basear-se no raciocínio objetivo e interesses pessoais e emocionais não devem interferir nos requisitos concretos, lógicos e reais do plano.

19 EXTENSÃO: Amplitude Um plano deve cobrir adequadamente todos os atos exigidos dos indivíduos e dos elementos organizacionais para atingir seus objetivos. Unidade Se possível, somente um plano deve ser posto em execução de cada vez, para prevenir confusão e incoerência. Coerência Cada unidade administrativa de uma organização está relacionada às outras unidades e delas depende. Cada unidade tem administradores que planejam suas operações em termos dos objetivos especiais de suas unidades.

20 EFICÁCIA DE CUSTO: O planejamento tem um custo elevado em termos de tempo, esforço e pressão emocional nos que o elaboram. Portanto, o guia para o planejamento é: A não ser que os resultados aumentem a receita ou reduzam os custos em uma proporção maior do que o custo total do planejamento e de sua implementação, não o faça.

21 RESPONSABILIDADE: Responsabilidade de fazer o planejamento e Responsabilidade de implementar os planos. Planejar não é trabalho de uma pessoa designada como planejador, mas faz parte da função de todos os administradores na organização, porque um plano para ter sucesso deve refletir as ideias e obrigações dos responsáveis por sua implementação

22 OPORTUNIDADE: É a capacidade dos planejadores preverem com precisão quando ocorrerão os eventos futuros. A previsão do futuro com um grau razoável de precisão representa um problema por causa do grande número e variedade de eventos que podem surgir e sobre os quais a administração não tem muito controle, se é que tem algum.

23 Quais são as vantagens do planejamento? Ajuda a administração a se adaptar e ajustar-se ás condições mutáveis do ambiente; Ajuda a solidificar os acordos em itens primordiais; ajuda a definir a responsabilidade com mais precisão; Dá mais ordem às operações; Ajuda na coordenação das diversas partes da organização; Economiza tempo, esforço e dinheiro; Ajuda a diminuir os erros na tomada de decisão.

24 Quais são as desvantagens do planejamento? O trabalho necessário para o planejamento pode ser maior que o valor de sua contribuição; O planejamento tem a tendência de atrasar a execução; O planejamento pode impedir a iniciativa e a inovação da administração; Às vezes, os melhores resultados são obtidos quando um indivíduo avalia a situação e enfrenta cada problema à medida que surge; e De qualquer forma, poucos planos são seguidos com coerência.

25 Se você tem planos para um ano, plante arroz, Se você tem planos para dez anos, plante uma árvore, Se você tem planos para uma vida inteira, eduque as pessoas.

26 Maria Erileuza do N. de Paula Contato: Telefone: (88)

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