8º Congresso de Pós-Graduação ASPECTOS POSITIVOS E NEGATIVOS DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO (ERP)

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1 8º Congresso de Pós-Graduação ASPECTOS POSITIVOS E NEGATIVOS DO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO (ERP) Autor(es) GIOVANNI BECCARI GEMENTE Orientador(es) MATHEUS CONSOLI 1. Introdução A década de 1990 foi de grande transformação nas empresas com o crescimento do sistema de ERP. Os principais fatores que motivaram especialistas em (TI) tecnologia da informação desenvolver um sistema que pudesse atender todas as áreas da empresa (financeiro, estoques, faturamento etc.) foram às necessidades em coordenar e melhorar atividades operacionais, eliminando custos desnecessários e trabalhando com informações consistentes que pudessem dar suporte necessário aos administradores. Neste sentido, empresas de médio a grande porte que puderam adquirir esta poderosa ferramenta que os colocava num patamar acima do que o mercado exigia, fornecendo respostas mais rápidas e precisas a clientes e fornecedores, melhorando a coordenação interna, e isso, conseqüentemente refletia-se em seus produtos e serviços aos olhos do mercado. Davenport e Short (1990) afirmavam que a TI havia sido utilizada até então para automatizar atividades dentro de departamentos sem uma visão integrada dos processos. Buscava-se um aumento na eficiência local, mas desconhecia-se a performance do processo a qual esta atividade estava ligada. Segundo os autores cada departamento (vendas, crédito, faturamento) achava que tinha otimizado sua performance, mas o processo como um todo era lento e ineficiente e, quando a TI era empregada, era usualmente com a finalidade de acelerar ou automatizar componentes isolados de um processo. Isso criou problemas de comunicação entre os processos. Os sistemas de ERP surgiram explorando a necessidade de rápido desenvolvimento de sistemas integrados, ao mesmo tempo em que as empresas eram pressionadas para terceirizarem todas as atividades que não fossem o foco principal de seus negócios. Os sistemas ERP representam mudanças no modelo de desenvolvimento por meio da terceirização da análise e desenvolvimento. A idéia é reduzir equipes de analistas de sistemas dentro das empresas, que fazem o levantamento de requisitos com os usuários, e desenvolver um sistema que seja considerado padrão e atendam de imediato novos usuários. 2. Objetivos Pretende-se com este trabalho aprofundar os conhecimentos sobre os sistemas de gestão ERP, descrevendo os aspectos positivos e negativos, analisando-os e buscando contribuir para o delineamento de um modelo teórico que relacione estes aspectos as características do sistema ERP 3. Desenvolvimento 3 Sistemas de informações ERP

2 Segundo Laudon e Laudon (1996), sistemas de informações pode ser definidos como conjunto de componentes inter-relacionados que coletam, processam, armazenam e distribui informações com a finalidade de dar suporte a tomada de decisão e controle da organização. Os ERP (Enterprise Resource Planning) são sistemas integrados que são adquiridas no intuito de fornecer o suporte as operações da empresa (retaguarda). São divididos em módulos que instantaneamente se comunicam e atualizam uma mesma base de dados, de modo que as informações adicionadas possam ser disponibilizadas nos demais. Isso permite que a empresa compartilhe as informações em tempo real, como por exemplo, quando demos entrada numa nota fiscal, automaticamente o sistema disponibiliza no módulo contas a pagar as parcelas e prazos determinados no pedido de compra efetuado anteriormente. Na verdade, o sistema ERP nasceu da evolução dos sistemas MRP II (advindos da produção). Segundo Correa e Gianesi (1994) o princípio básico do MRP II é calcular as necessidades das quantidades (materiais, pessoas, equipamentos) e o momento certo em que serão necessários os recursos, para que se cumpram os programas de entrega de produtos com o mínimo de formação de estoques. Segundo Hicks (1995), o ERP está essencialmente ligado a garantir que as decisões de manufatura não sejam feitas sem levar em consideração os impactos sobre a cadeia de fornecimento, tanto para frente como para trás. Indo mais adiante, as decisões de produção são afetadas e afetam todas as outras áreas da empresa (engenharia, marketing, contabilidade e outros). Para se tomas melhores decisões, é necessário levar em consideração as interações dentro da empresa. O ERP é o meio para conseguir esta integração dos processos da empresa. Durante o processo todas as transações de produção, compras, movimentações de materiais, vendas, seriam continuamente atualizadas e a direção estaria observando tudo em tempo real. 3.1 Funcionalidade Conjunto total de funções dentro do ERP, com características e diferentes possibilidades de uso. A composição destas funções forma o sistema de informações transacionais, que dá suporte ao processo do negócio. Ou então: Representação do conjunto total de diferentes situações e processos que podem ser contemplados e executados no sistema (SOUZA, 2000). Controlar os descontos praticados pelos vendedores, impondo limite sobre o montante mensal concedido é uma funcionalidade. Neste caso, o ERP deveria contemplar esta função (controle de descontos e com limite na base montante mensal). Dessa maneira, esta situação deve estar inclusa no conjunto de funcionalidades do sistema. 3.2 Módulos Menores conjuntos que podem ser comprados e implementados separadamente, de acordo com as necessidades. Tais módulos correspondem às divisões departamentais da empresa (vendas, compras, faturamento etc.). Exemplos: Contas a pagar, contas á receber, pedido, faturamento, contabilidade. Um exemplo é o módulo do contas á pagar, que compreende as funções dos compromissos assumidos, emissão de cheques, baixa de compromisso, e demais funções. Segundo Souza (2000), a divisão de módulos possibilita que a empresa implemente apenas aquelas partes do sistema que sejam de seu interesse e, mesmo que a empresa deseja implementar todo sistema, possa fazê-lo em etapas para simplificar o processo. 3.3 Parametrização É o processo de adequação de um sistema para uma determinada empresa, através da definição dos valores de parâmetros já disponibilizados. Segundo Martin e McClure (1983) uma boa possibilidade de parametrização é a chave para fazer pacotes se adaptarem as organizações com mínimas necessidades de mudanças, evitando custos de manutenção. Pacotes parametrizáveis são divididos em partes, cada parte disponibilizando uma função ou característica separada. O pacote é projetado de maneira a permitir que o usuário selecione apenas aquelas características que deseja usar, definindo parâmetros apropriados. Davenport (1998) cita outro exemplo, um parâmetro que definisse que tipo de controle de estoque: PEPS ou UEPS seria utilizado. A parametrização para adequação de um sistema só é possível se as funcionalidades alternativas já estiverem sido criadas no desenvolvimento do software. 3.4 Customização É a modificação de o sistema adequar numa determinada situação impossível de ser reproduzida através dos parâmetros já existentes. Pode ser feita pelo proprietário do sistema, alternando o código de programas-padrão ou pelos próprios clientes, construindo módulos que se comunicam com a base de dados e que complementam a funcionalidade necessária.

3 Qualquer customização pode ser feita para adaptar as necessidades do cliente, quanto maior for às modificações/customizações realizadas, mais o sistema se afasta do modelo ERP, se aproximando de um modelo interno de aplicações. Segundo Laudon e Laudon (1996) à medida que as modificações de um pacote aumentam, também aumentam os custos de sua implementação. Quando o número de linhas de códigos alteradas aproxima-se de 5%, os custos são multiplicados por cinco. Uma norma implícita é adaptar a empresa ao ERP e não o ERP á empresa, evitando customizações. 4. Resultado e Discussão 4 Discussões Caso: Place Center LTDA Sistema utilizado: ERP Onclicki Entrevista realizada em set/2009 Entrevistado: Gerente Geral 4.1 Apresentação da Empresa A Place Center LTDA é uma empresa especializada em distribuição de materiais para execução de paredes, forros e revestimento de gesso acantonado com soluções criativas, inovadoras e elegantes com produtos líderes mundiais para construção civil e projetos arquitetônicos em Drywall. 4.2 Decisão e seleção Em agosto de 2008, a Place Center utilizava um sistema desenvolvido internamente em COBOL, em mainframe IBM. Visualizando diminuir o número de funcionários, que na época era de 03 funcionários, a Place Center decidiu por meio de um processo de downsizing, reduzir os custos de informática com desenvolvimento interno e optar por pacotes comerciais já desenvolvidos. O motivo que levou a empresa substituir o sistema em COBOL para o ERP Onclicki foi à oportunidade de diminuir os custos com informática e utilizar a parametrização em outras empresas. Com o aumento no faturamento, a empresa precisou aumentar as funcionalidades do sistema como, por exemplo, a área financeira que demandava alto volume de transações com compras e vendas que necessitou automatizar este processo de modo que as pessoas deste setor pudessem se libertar do contas a pagar e receber, e focam-se as atenções nos relatórios gerenciais e fluxo de caixa que são de extrema importância na estratégia da empresa. 4.3 Implementação A principal preocupação dos executivos era enfrentar a rigidez dos usuários que estavam acostumados com sistemas desenvolvidos sob medida, para um ERP comercial que já estava pronto para uso, e não tinha espaço para possíveis customizações. Ouvia-se pelos arredores que o sistema não iria funcionar, havendo uma maior resistência ao novo sistema implantado. A segunda preocupação da empresa foi escolher o tipo de conversão: O Big-Bang. Uma das vantagens do Big-Bang está na criação de um sendo de urgência em toda empresa, que força a um estabelecimento de prioridades em relação ao projeto. Em um sistema implementado por fases, apenas aqueles departamentos diretamente envolvidos no módulo que está sendo implementado, se dedicam ao projeto, e a atenção da empresa como um todo não é obtido. Quando a conversão é em Big-Bang toda empresa está voltada para o projeto, o que garante maior atenção por parte da diretoria, gerentes e usuários. Alem disso, o fato de que será praticamente impossível voltar ao sistema anterior também força a um maior comprometimento com os testes e treinamentos. Outra vantagem é a eliminação da necessidade de construção de interfaces entre os sistemas antigos e novos, enquanto todos os módulos não estiverem implementados. 4.4 Utilização: Pontos positivos O primeiro benefício reconhecidamente que surgiu foi à diminuição para somente 01 funcionário responsável pelo TI e, paralelamente, houve a redução de com custos de manutenção de hardware. Outro benefício verificado foi à substituição de uma série de sistemas isolados por um único, eliminando a necessidade de redigitação, e diferença nos valores de cada um desses sistemas e, também reduzindo o tempo necessário para a preparação de relatórios mensais. Outro benefício foi à transparência dos dados, ou seja, o acesso das informações do sistema por todos aqueles que delas necessitem.

4 4.5 Utilização: Pontos negativos A dependência dos usuários em relação à área de informática em decorrência da complexidade do software foi uma das dificuldades da alteração para Onclicki, embora houvessem despejado esforços para minimizar este tipo de problema. Os consultores da Onclicki que implantaram o novo sistema, não conseguiram acompanhar as necessidades da Place Center, pois à medida que crescia o grau de conhecimento da empresa sobre o novo sistema, as questões dos usuários estavam se tornado cada vez mais específicas, com bastante dificuldades para respostas. A empresa relatou ainda a necessidade de se criarem alguns controles por fora em planilhas eletrônicas, relacionadas às áreas financeiras, como exemplo os fundos de investimentos. O ideal seria que todos os controles estivessem no sistema, evitando controles paralelos exclusivo somente no CPU de alguns dos usuários. 5. Considerações Finais Quando comparado ao pacote anterior (COBOL) utilizado, na implementação, o Onclicki apresentou maior resistência por parte dos usuários, uma maior quantidade de problemas na estabilização, que foi mais longa, e o resultado final foi um pacote bastante customizado. Entre as razões quanto à resistência dos usuários, foi apresentado a questão da descrença quanto ao uso do pacote, uma vez que tal pacote substituiu sistemas customizados e desenvolvidos sob-medida internamente pela equipe de TI. A Menor ocorrência de problemas no inicio da operação e o menor grau de customização foram atribuídos a uma melhor qualidade tecnológica, maior flexibilidade e disponibilidade de opções presentes no novo sistema, Outro fator que ajudou foi à experiência obtida na implementação do antigo sistema pelos mesmos responsáveis de TI, elaborando planos de contingências que pudessem suprir os acontecimentos. Para finalizar, ficou aparente a dificuldade em substituir sistemas já customizados. Também é possível considerar que os resultados da substituição de um ERP por outro são menores do que os obtidos quando o sistema de ERP possui sistemas isolados. Segue tabela com resumo das principais vantagens e desvantagens de sistema ERP: Para finalizar, entende-se que a decisão e implementação de um sistema ERP ou a troca de sistemas, deve ser estudada pelos responsáveis de TI juntamente com a direção geral da empresa, de modo que possam minimizar os problemas encontrados em outras implementações. Alem disso, é possível com experiência adquirida, maximizar os resultados obtidos com rapidez, de modo que a empresa ganhe tempo na implementação final e diminua as prováveis reclamações de usuários. Referências Bibliográficas Corrêa, Henrique L. e Gianesi, Irineu G.N. (1994). Just in Time, MRP II e OPT: Um enfoque estratégico. São Paulo: Editora Atlas Ltda. Davenport, Thomas H. (1990). Putting the enterprise into the Enterprise System. Harvard Business Review, Julho/Agosto 1988, p Hicks, Donald A. (1995). The ERP maze. IIE Soluttions, Agosto/95, p Laudon, Kenneth C. e Laudon, Jane P. (1996). Management information Systems (4ª edição). Upper Saddle River: Prentice Hall. Martin, James e McClure, Carma (1983). Buying software off the rack. Harvard Business Review, Novembro/Dezembro 1983, p Souza, Carlos A. (2000). Sistemas Integrados de gestão empresarial. Estudo de caso de implementação de sistema ERP Seltiz, C., Jahoda, M., Deustch, M., Cook, S.M. (1965). Método de pesquisa das relações sociais. São Paulo: Editora Herder. Yin, Robert K. (1989). Case study research. Design and methods. London: Sage Publications. Anexos

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