O SISTEMA ERP E AS ORGANIZAÇÕES

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1 O SISTEMA ERP E AS ORGANIZAÇÕES André Luís da Silva Pinheiro * Resumo: Este trabalho discutirá o impacto da implantação de um sistema do tipo ERP em uma empresa. Apresentaremos uma breve introdução de como os sistemas do tipo ERP surgiram no mercado e quais as principais vantagens e desvantagens da implantação deste sistema em uma empresa. Palavras-chave: Sistemas de Gestão Empresarial, ERP, Sistemas de Informação. INTRODUÇÃO Nas últimas décadas, muito tem se falado dos sistemas integrados do tipo Enterprise Resource Planning ou simplesmente ERP, que nada mais são que sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema (Laudon [1], Padoveze [2]). O sistema ERP tem como principal objetivo à integração de toda uma organização em seus diversos níveis funcionais através do armazenamento de informações colhidas em todos os setores empresariais. Várias empresas resolvem adotar tal sistema achando que os mesmos serão a solução de seus problemas organizacionais, pois o sistema ERP pode disponibilizar uma visão empresarial tanto na perspectiva funcional como na perspectiva sistêmica, ledo engano pois tais sistemas demandam uma construção empresarial totalmente voltada para este novo ambiente de trabalho, uma reestruturação empresarial crítica sem falar na capacitação dos funcionários de todos os departamentos da empresa, pois tal sistema trabalha em conjunto, reunindo informações dos diversos departamentos e as apresenta de * Escola Superior de Gestão e Tecnologia Universidade Castelo Branco UCB. Curso Superior de Sistemas de Informação Campus Realengo. 1

2 forma consolidada para que decisões estratégicas, gerenciais e operacionais possam ser tomadas. O ERP em termos gerais é uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios [3]; é um sistema que busca informações em outros sistemas espalhados pela empresa com o principal objetivo de consolidar estas informações em um único sistema. EVOLUÇÃO HISTÓRICA DO SISTEMA ERP No final da década de 50, precisamente em 1946, surge a tecnologia baseada nos enormes mainframes que demandavam um enorme consumo elétrico e um custo muito elevado. Precisamente em 7 de Abril de 1964, a IBM apresenta o System/360, um mainframe que para a época foi o maior projeto de uma empresa. Desde então diversas outras empresas desenvolveram seus mainframes. Estes mainframes rodavam os primeiros sistemas de gestão corporativa, os conhecidos sistemas de controle de estoque. No final da década de 60, a revolução da eletrônica tem início com a popularização dos transistores. No início da década de 70, surgem os chamados MRPs (Material Requirement Planning), antecessores dos sistemas ERP. Eram sistemas que trabalhavam em módulos, trocando informações entre si, tinham como principal objetivo o planejamento das requisições de materias, controlando assim não apenas os estoques, mas também a requisição de material para reposição dos mesmos. Já na década de 80, com o avanço da eletrônica e os computadores se tornando cada vez mais populares e baratos, tiveram início as redes de computadores e como consequência, a troca ágil de informações e o modelo computacional cliente-servidor. O MRP se transformou em MRP II (Manufacturing Resource Planning). O MRP II tinha 2

3 como principal objetivo o planejamento dos recursos de manufatura, que agora também controlava outras atividades como mão-de-obra e maquinário [3]. Na prática, o MRP II já poderia ser chamado de ERP pela abrangência de controles e gerenciamento. Porém, não se sabe ao certo quando o conjunto de sistemas ganhou essa denominação [3]. O próximo passo, com a troca de informações disponibilizadas pelas redes de computadores, serviu tanto para agilizar os processos empresariais quanto para estabelecer uma comunicação entre os diversos setores departamentais. Logo se percebeu que poderiam ser agregados ao ERP novos sistemas, também conhecidos como módulos do pacote de gestão, que tinham como objetivo alimentar o sistema ERP com informações dos diversos setores departamentais. Diversas foram as áreas que se incorporaram ao sistema, de uma forma geral, os setores com uma conotação administrativa e de apoio à produção ingressaram na era da automação. A IMPORTÂNCIA DO ERP NAS ORGANIZAÇÕES Como já vimos, o sistema ERP tem uma fundamental importância dentro de uma organização, uma vez que o mesmo monitora todo o processo empresarial, desde o início do processo organizacional até o término do mesmo. Com as informações dos diversos setores empresariais consolidadas em um único sistema, torna-se de certa forma fácil de analisar todo o processo empresarial como um todo. Pode-se, por exemplo, detectar as falhas que ocorrem no gerenciamento de estoque devido à produção excessiva de determinado produto, ocasionando assim perdas significativas na organização. Algumas vantagens de um sistema ERP em uma empresa podem ser citadas abaixo: 3

4 Redução de custos: Com o constante monitoramento da organização como um todo, detecta-se rapidamente onde estão os processos mais dispendiosos e quais os impactos financeiros que este processo irá causar caso seja modificado. Otimização do fluxo de informações: Pode-se determinar quais setores empresariais estão com deficiência em troca de informações e quais medidas devem ser tomadas para que o fluxo de informações flua de forma satisfatória. Otimização no processo de decisão: Com as informações consolidadas fica relativamente simples a tomada de decisão e suas principais consequências dentro da organização. AS DESVANTAGENS DO ERP NAS ORGANIZAÇÕES Muitos gestores acham que a simples implantação de um sistema ERP por si só integra a organização, o que na prática não acontece, muito pelo contrário, se o sistema ERP não encontrar um ambiente adequado para seu funcionamento, pode funcionar de forma inversa ao esperado, desestruturando toda uma organização. Um sistema ERP deve ser implantado ao longo dos anos, de uma forma estruturada e cadencial, devido ao seu alto custo e seu grau de complexidade. Somente desta forma a relação custo/benefício investida no sistema é justificada. Outro ponto desfavorável é quando ocorre a compra do sistema, pois a organização fica dependente do fornecedor do software. Por isso, antes de adquirir um sistema ERP, devemos analisar o fornecedor para avaliarmos se o mesmo possui uma estrutura sólida e será capaz de honrar com seus compromissos. Por fim, podemos falar na resistência do usuário final, pois o mesmo se sente de certa forma controlado pelo sistema, uma vez que o sistema monitora seu trabalho. Uma das causas do não funcionamento do sistema ERP é exatamente o não comprometimento do usuário final com o sistema. 4

5 COMENTÁRIOS FINAIS Ao longo deste trabalho discutimos algumas características do sistema ERP, suas vantagens e desvantagens. Nota-se que um sistema ERP, por se tratar de um sistema interfuncional [5], depende dos sistemas funcionais [5] dos diversos setores empresariais para seu devido funcionamento. Infelizmente por desconhecimento da estrutura de um sistema ERP, diversos gestores resolvem implantá-lo em suas organizações sem terem devidamente ajustado seus sistemas funcionais, o que acarreta em um mau funcionamento ou até mesmo em casos extremos o não funcionamento do sistema ERP. Tem-se então o início de um caos gerencial, pois o sistema ERP necessita dos dados colhidos pelos sistemas funcionais de uma forma padronizada para seu bom funcionamento. Inicia-se então uma árdua batalha para modificar os sistemas funcionais de forma que os mesmos atendam às necessidades do sistema ERP o que deveria ser ao contrário, pois em uma organização onde os sistemas funcionais desempenham um papel fundamental na parte operacional e/ou gerencial, sua troca ou modificação acarreta um grande transtorno para o usuário final. Não devemos esquecer que muitas das vezes existe a necessidade de substituição do sistema funcional por outro que atenda às especificações de troca de informações com o sistema ERP o que acarreta em um elevado gasto em treinamento. Como consideração final para a implantação de um sistema ERP de maneira correta, deve-se antes de tudo verificar se todos os sistemas funcionais estão atendendo às necessidades do sistema ERP para, aí sim, implantá-lo sem maiores transtornos. 5

6 REFERÊNCIAS 1 LAUDON, Kenneth C. Sistemas de Informações gerenciais: administrando a empresa digital. São Paulo: Prentice Hall, p61. 2 Padovoze, Clóvis Luís. Sistemas de informações contábeis: fundamentos e análise. São Paulo: Atlas, p68. 3 Disponível em < 4 CORRÊA, H.L.; GIANESI, I.G.N.; CAON, M. (1997). Planejamento, programação e controle da produção: MRP II / ERP: conceitos, uso e implantação. São Paulo: Atlas. 5 O`BRIEN, James A. Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da Internet. 2. ed. São Paulo: Saraiva: cap. 7. Fornecedores de sistemas ERP: Baan Datasul - JD Edwards - Microsiga - MKGroup (Computer Associates) - Oracle - Peoplesoft - SAP - SENIOR SISTEMAS - 6

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