Evolução dos sistemas ERP nas empresas

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1 Evolução dos sistemas ERP nas empresas Aloísio André dos Santos (ITA) João Murta Alves (ITA) Resumo Os sistemas ERP são considerados uma evolução dos sistemas de administração da produção, representados pelos MRP (Material Requirements Planning Planejamento das Necessidades de Materiais) e MRPII (Manufacturing Resources Planning Planejamento dos Recursos da Manufatura), que surgiram na década de 70 e 80 do século passado, respectivamente, com o objetivo de dar apoio para a tomada de decisões táticas, operacionais e gerenciais, no ambiente organizacional, influenciando assim na competitividade das empresas. Neste sentido, o trabalho discute o ciclo de evolução dos sistemas ERP nas empresas, procurando apresentar sucintamente um modelo para o processo de implantação do ERP e uma proposta de um modelo específico para acompanhar o processo de implantação do módulo de planejamento da produção. O modelo proposto está sendo baseado em um estudo de caso, realizado na Embraer, que estuda a possibilidade de implantação do módulo de planejamento da produção do ERP da SAP. Palavras Chaves: Sistemas, ERP, Modelo 1. Introdução No século passado, principalmente a partir da década de 60, as empresas passaram a utilizar Sistemas de Informação (SI) computadorizados procurando melhorar o desempenho organizacional num mercado cada vez mais competitivo. De fato, segundo Albertão (2001, p.24), com o constante avanço da Tecnologia de Informação (TI) e sua disponibilidade, as empresas passaram a depender cada vez mais da informação e desfrutar dos sistemas computacionais cada vez mais sofisticados para suportar suas atividades. Além disso, nos tempos atuais, mais do que nunca, informação significa poder e seu uso apropriado pode ser uma arma que estabelece o diferencial competitivo e a projeção de um cenário com vistas a um melhor atendimento a clientes, com a otimização de toda a cadeia de valores e de produção. Ainda em relação aos Sistemas de Informação, Barrella (2000, p.29) afirma que são sistemas que permitem a coleta, o armazenamento, o processamento, a recuperação e a disseminação de informações. Esses sistemas são hoje, quase sem exceção, baseados no computador e apoiam as funções operacionais, gerenciais e de tomada de decisão existentes na organização. Os usuários de SI são provenientes tanto do nível operacional, como do nível tático e estratégico e utilizam o SI para alcançar os objetivos e as metas de suas áreas funcionais. Dentre os Sistemas de Informação que surgiram, podem ser citados os sistemas de administração da produção, que têm como objetivo dar apoio à tomada de decisões táticas, operacionais e gerenciais, contribuindo, portanto, para que as empresas alcancem os critérios de competitividade mais valorizados pelo mercado. Estes sistemas vêm evoluindo ao longo do tempo, desde o surgimento, por volta da década de 70, do MRP (Material Requirements Planning Planejamento das Necessidades de Materiais), passando, na década de 80, pelo MRP II (Manufacturing Resources Planning Planejamento dos Recursos da Manufatura), até o surgimento, na década de 90, do ERP (Enterprise Resources Planning Planejamento ENEGEP 2003 ABEPRO 1

2 dos Recursos da Empresa), que segundo Albertão (2001, p.26) é uma evolução que supera em muito a abrangência do sistema MRP, trata-se de uma arquitetura em que a informação é disponível e circula por todas as atividades da empresa, tais como logística, manufatura, finanças, recursos humanos [portanto], um sistema integrado de gestão. Souza (2000, p.11) menciona que a sigla ERP foi cunhada pela Gartner Group, uma empresa americana de pesquisa. Ainda segundo o autor, os sistemas ERP podem ser definidos como sistemas de informação integrados, adquiridos na forma de um pacote comercial, com a finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma empresa. Neste contexto, este trabalho pretende abordar o processo de implantação dos sistemas ERP numa empresa, que é caracterizado por ter etapas bem definidas, não sendo trivial, podendo interferir, portanto, na competitividade da mesma. Será apresentado um modelo proposto por Souza (2000) para implantação do sistema ERP como um todo, e um modelo proposto pelo autor deste trabalho, para o módulo de planejamento da produção para uma empresa de grande porte que já tenha implantado outros módulos do software. 2. A evolução dos sistemas ERP nas empresas A implantação do sistema ERP é um processo que demanda tempo e exige o comprometimento, acima de tudo, da alta gerência da empresa. É possível encontrar alguns modelos que identificam as etapas do processo de evolução do sistema ERP em diferentes tipos de organizações. Souza (2000) propõe um modelo para o ciclo de vida dos ERP, destacado na Figura 1. Novas necessidades, Conhecimento acumulado Parâmetros já conhecidos DECISÃO E SELEÇÃO Pacote Selecionado Plano de Implementação IMPLEMENTAÇÃO Fase 1 Fase n Fase 2 UTILIZAÇÃO Fase 1 Fase 2 Fase n Módulos parametizados, customizados Dados migrados Usuários treinados Figura 3.8 Modelo proposto por Souza (2000) para o ciclo de vida dos ERP nas empresas Segundo Souza (2000, p.27) a literatura sobre implementação de sistemas ERP é relativamente extensa, mas seu enfoque é geralmente técnico e relativo a pacotes específicos, o modelo proposto por ele é baseado na literatura de: Bancroft et al (1998), Lozinsky (1996) e Davenport (1998), sendo uma adaptação do modelo apresentado por Zmud ENEGEP 2003 ABEPRO 2

3 e Apple (1989), cujo enfoque é para Tecnologia de Informação (TI), sendo composto por 6 etapas: iniciação, adoção, adaptação, aceitação, rotinização e incorporação. O modelo proposto por Souza (2000) é especificamente para ERP, sendo composto de 3 etapas principais: decisão e seleção, implementação e utilização. Um fato relevante deste modelo é a interação entre as etapas. Cada uma delas representa uma etapa de implementação que conduz, ao seu término, a uma nova fase na utilização do sistema onde mais funções estão implementadas e integradas. E cada sucessiva etapa de implementação recebe novas demandas e restrições decorrentes da fase de utilização em que o sistema ERP se encontra (SOUZA, 2000, p.27). 2.1 Etapas do modelo de Souza (2000) Decisão e seleção - Nesta etapa, que deve ocorrer apenas uma vez para determinado projeto, o modelo considera questões de funcionalidades e ainda qual será o pacote a ser implementado de acordo com as vantagens e desvantagens de cada um. Dados referentes à empresa que irá fornecer o software podem ser obtidos através de visitas em empresas que já tenham implantado a tecnologia, e também através de consultas em artigos e revistas. A etapa pode ser desmembrada ainda em três fases: decisão, seleção e planejamento. Souza (2000) destaca que os fatores críticos da primeira etapa do modelo são: 1) comprometimento da alta gerência, também argumentado por Corrêa & Gianese (1999) e Albertão (2001); 2) entendimento das reais necessidades da empresa; 3) envolvimento dos usuários em toda a etapa do projeto; 4) habilidades do líder do projeto. Implementação - É composta de várias etapas de adaptação, diferenciando para cada módulo, ou até grupo de módulos, podendo ocorrer de forma simultânea ou seqüenciada, conforme decidido no plano geral de implementação. O plano geral de implementação é elaborado pelo líder do projeto, sendo um plano detalhado da implementação com informações das atividades que são necessárias para a execução do projeto. Após esse plano tem-se a fase de adaptação, composta por etapas e relacionadas a módulos específicos. Ocorre simultaneamente a análise dos processos da empresa e do pacote e também são ministrados, simultaneamente, o treinamento e testes para que condicionem um melhor processo de implementação, ou seja, o conhecimento que vai sendo adquirido no decorrer do tempo proporciona uma melhoria no novo sistema. O autor enfatiza bastante a necessidade de planejamento e treinamento, assim como o tempo que é destinado a esta etapa, um fato, porém, é que quanto maior esse tempo, apesar da diminuição dos riscos, aumentam-se os prazos necessários para a execução do projeto. Vale lembrar, porém, que segundo Corrêa & Gianese (1999, p.388), é na etapa de implementação que se vai definir que parte do potencial do pacote vai de fato tornar-se uma real contribuição a maior competitividade da organização. O modelo destaca ainda que por se tratar de um processo de mudança organizacional, envolvendo ao mesmo tempo mudanças nas tarefas individuais, nas responsabilidades e nos departamentos, há uma necessidade de um total comprometimento da alta gerência para que se tenha sucesso nesta etapa. Utilização - Pelo menos no início, a maior parte do esforço é no sentido da combinação do pacote com a organização. O processo é contínuo e no decorrer do tempo novas necessidades ENEGEP 2003 ABEPRO 3

4 vão surgindo podendo ser combinadas no futuro. O autor cita ainda, como exemplo, uma pesquisa realizada pela Deloitte Consulting (1998), que analisou 64 empresas que estavam na etapa de utilização do sistema ERP. Uma das conclusões desta pesquisa foi que a maior parte dos benefícios surgiu após o início das operações. O fator crítico na etapa de utilização é a grande necessidade de atualização da tecnologia, uma vez que os sistemas ERP têm evolução contínua. Esta necessidade surge em virtude de novas necessidades das empresas e até mesmo para solucionar problemas em sistemas já implantados. 3. Modelo proposto pelo autor Souza (2000) apresenta um modelo para o ciclo de vida dos ERP baseado em um modelo destinado a evolução da TI em uma empresa. Este trabalho propõe, baseado ainda na literatura apresentada por Corrêa & Gianese (1999) e Albertão (2001), um modelo, destacado na Figura 2, para o processo de implementação de um módulo do sistema ERP, especificamente o módulo de planejamento da produção, em substituição ao MRP II. DECISÃO ADEQUAÇÃO IMPLANTAÇÃO USO MANUTENÇÃO Figura 2 Modelo proposto para implementação do módulo de planejamento da produção Vale destacar que a proposta do modelo é para uma empresa, de grande porte, que já tenha implantado alguns módulos do ERP e estuda a possibilidade de implantação do módulo destinado ao planejamento da produção (PP). Neste tipo de empresa, percebe-se que tanto o fluxo de informações quanto os processos produtivos são complexos e conflitantes, justificando assim a relevância do modelo proposto. Caso a empresa não tenha implantado nenhum outro módulo do ERP, a sugestão é o modelo de Souza (2000). 3.1 Etapas para o processo de evolução do Módulo de Planejamento da Produção Decisão - A etapa de decisão, destacada na Figura 3, assim como outras etapas do processo de implantação do módulo, é composta de fases que necessitam muita atenção e dedicação tanto da equipe responsável pelo projeto quanto da alta gerência da empresa. A etapa de decisão, conforme apresentado na Figura 3, é composta de cinco fases: definição do problema; opções; planejamento de metas; finalização e decisão final. ENEGEP 2003 ABEPRO 4

5 Reestruturar o próprio sistema DEFINIÇÃO DO PROBLEMA OPÇÃO Implantar o Módulo de Planejamento da Produção DEFINIÇÃO DE METAS FINALIZAÇÃO DA ETAPA Task Force Planejamento Atividades Levantamento Atividades Requisitos Critérios de Avaliação Situação Atual versus Futura DECISÃO FINAL Figura 3 Etapa de decisão do modelo proposto pelo trabalho Definição do problema é necessário que esteja claro qual o problema da empresa. Segundo Albertão (2001:36) normalmente o problema existe, mas não está perfeitamente detectado. É necessário que se estabeleça exatamente o que se quer resolver. Para a definição do problema devem ser levantadas quais as necessidades atuais da empresa em virtude de: novos negócios e unidades físicas; mudança organizacional; tipo de estratégia no mercado; entre outros. Deve ser enfatizado que o sistema atual não consegue suprir as necessidades da empresa no sentido de apoio para tomada de decisões táticas, operacionais e gerenciais, podendo comprometer, com isto, os processos produtivos. Para a alta gerência deve ser enfatizado que caso o sistema atual não seja substituído, poderá haver comprometimento para empresa em termos de competitividade uma vez que os sistemas de administração da produção têm influência direta nos aspectos de competitividade mais valorizados pelo mercado (custo, tempo de resposta, flexibilidade, qualidade e suporte ao cliente). Opções da empresa - após a definição do problema é realizada uma pesquisa para verificar se existe uma solução que se aproxima das necessidades da empresa que deve optar em: Opção 1 reestruturar o seu próprio sistema de administração da produção adequando-o às novas necessidades da empresa, aumentando assim as interfaces do mesmo com os módulos do ERP já implantados; Opção 2 implantar o módulo de planejamento da produção, que pode ser considerada a ideal uma vez que se aproxima de um dos principais objetivos do ERP que é integração da empresa em um banco de dados único, eliminado assim os problemas de gerenciamento de interfaces entre os sistemas de informação. Nesta opção, deve-se considerar ainda três possibilidades: efetuar customizações dentro da flexibilidade oferecida pelo módulo; adequar o módulo aos processos da empresa, ENEGEP 2003 ABEPRO 5

6 alterando a lógica de alguns programas, ou; além das customizações realizadas no software, a empresa deve modificar alguns processos criando assim novas possibilidades diante às atuais necessidades. Esta última possibilidade pode ser considerada a ideal uma vez que há flexibilização tanto na empresa quanto no software, podendo assim minimizar custos de implantação sem se distanciar dos objetivos e procedimentos adotados na empresa. Estabelecimento de Metas este passo envolve o contexto estratégico (melhorar a qualidade, reduzir custos, superar a concorrência). A alta gerência define, dentro do contexto estratégico, o que se espera do módulo após sua implantação. Em Albertão (2001, p.37) é apresentada uma planilha que ajuda avaliar o impacto de um projeto deste nível em termos dos benefícios que eles proporcionam. Esta fase demanda tempo e minuciosa análise por parte da alta gerência, atentando tanto para as necessidades das áreas quanto para as questões estratégicas da empresa. A idéia, ainda segundo Albertão (2001), é determinar o nível de impacto que a empresa espera obter em relação à implantação do módulo. Finalização este é o último passo que antecede a decisão final. De posse de todas as informações relevantes tanto em termos técnicos quanto estratégicos a alta gerência decide se os estudos em relação à implantação poderão ser prosseguidos. É importante destacar que para o caso da decisão ser favorável à implantação, a alta gerência deve ficar comprometida com o projeto e apoiar as decisões que serão tomadas posteriormente pelo grupo responsável pelas decisões. Ainda nesta etapa serão estabelecidas as fases do projeto que são: formação da equipe de trabalho (Task Force); planejamento das atividades; levantamento das atividades das áreas envolvidas; definição dos requisitos das áreas (necessidades e objetivos); estabelecimento de critérios para avaliações de soluções; definição da situação atual x situação futura. Decisão Final decide-se então, baseado nos dados levantados nas etapas anteriores, se os trabalhos em relação à implantação do módulo poderão ser prosseguidos. Destaca-se ainda que na Figura 3 as diferentes fases da etapa de decisão estão ligadas (setas em traços) à opção 1, o que significa reestruturar o próprio sistema. Este fato é porque dependendo da situação em que se encontra a empresa (crises no mercado e necessidade de redução de custos, por exemplo) os trabalhos podem ser cancelados por um determinado momento, devendo, portanto, se criar novas soluções para o próprio sistema, mesmo que isto ocasione aumento nos problemas de interface. Outro motivo para a ligação é que a empresa pode ao mesmo tempo optar pela opção 2 (implementação do módulo) e continuar a reestruturar o sistema antigo, caso se percebam que os trabalhos envolvendo a implantação do módulo irão se estender por um tempo maior que o previsto. Etapa de Adequação - esta etapa é considerada a peça chave para o processo de implantação do módulo do ERP porque a empresa terá realmente o valor da implantação do módulo através de dados como os gastos destinados à consultoria e treinamento, assim como o grau de customização. As fases desta etapa são: Work-Shop; Preparação de Documentação; Debates, Finalização da Equipe do Projeto; Decisão Gerencial, conforme destacado na Figura 4. ENEGEP 2003 ABEPRO 6

7 WORK-SHOP DOCUMENTAÇÃO PARCIAL DEBATES PARECER DA EQUIPE WORK-SHOP Requisitos WORK-SHOP Soluções Volta à etapa de decisão: Reestruturar o sistema DECISÃO GERENCIAL Figura 4 Etapa de adequação do modelo proposto pelo trabalho Sobre a etapa de adequação Corrêa & Gianese (1999, p.387) destacam que: não há uma solução que se preste a resolver qualquer problema, simplesmente porque os problemas reais são variados demais e as soluções reais ainda são simplificantes demais. Isso implica que, antes da adoção de qualquer pacote, uma cuidadosa análise de adequação de funcionalidade deve ser feita para se checar que, de fato, a solução atende minimamente às necessidades particulares da empresa em questão. Ou seja, as decisões que deverão ser tomadas pela alta gerência fundamentarão em documentos que contenham um minucioso retrato das necessidades da empresa, assim como na constatação de que as soluções apresentadas pelo software realmente representam as aspirações da mesma. O autor acrescenta ainda que: falhas na análise de adequação poderão fazer com que determinada organização tenha que conviver desnecessariamente com restrições incômodas e caras de seu sistema de informações por longo tempo, levando a um prejuízo no potencial que eles têm de contribuir para o aumento efetivo do desempenho operacional, chegando até mesmo a atrapalhar (CORRÊA & GIANESE, 1999, p.387) Nesta etapa, assim como ocorre na etapa de decisão, a empresa pode decidir pela não implementação do módulo e reestruturar o próprio sistema. Este fato pode ser devido a fatores como: custo, funcionalidades, restrições de funcionários, entre outros. Etapa de Implantação - a próxima etapa a ser seguida no processo de evolução do ERP é a implantação. Nesta fase a empresa terá que se adaptar realmente ao software uma vez que o mesmo fará parte do seu dia-a-dia. Segundo Corrêa & Gianese (1999, p.388), a implantação é a fase de fazer acontecer o novo pacote. É quando se vai definir como de fato, o pacote vai ser utilizado; é quando se vai definir que parte do potencial do pacote vai de fato tornar-se uma real contribuição à maior competitividade da organização. A implantação do módulo de planejamento da produção, por envolver todas as áreas, é bastante complexa. As pessoas que terão que manipular todos os dias as informações que serão disponibilizadas por estes módulos devem passar por um extenso e árduo treinamento mesmo que já tenham sido dispensados esforços para o mesmo na etapa de adequação. Uma empresa de grande porte não terá grandes problemas em relação à estrutura física necessária para implantação do módulo. Albertão (2001, p.41) destaca a função da área de informática, como a dependência técnica do sistema assim como ferramentas, linguagem e interface com os usuários. Destaca-se que na etapa de implantação a empresa deve contar constantemente com a equipe de suporte do software, que deverá se estabelecer na empresa para ajudar nos primeiros meses ENEGEP 2003 ABEPRO 7

8 de uso do módulo. Como este modelo considera que outros módulos já tenham sido implantados, esta solução (permanência do fornecedor do software na empresa) já está sendo utilizada. Alguns fatores devem ser considerados como fundamentais nesta etapa e devem ser analisados pela empresa que irá implantar o módulo. São eles: treinamento; relação usuário/informática; nível de segurança; gerenciamento de interfaces; suporte; mudança organizacional; Etapa de Uso e Manutenção - esta etapa refere-se como a empresa irá administrar as suas atividades, não sendo necessário, portanto, fazer outros esclarecimentos. Porém deve ficar claro que, como destacado por Corrêa & Gianese (1999, p.388): se não houver uma diligente gestão para que as conquistas se perpetuem na organização, todo o esforço de implantação poderá ser perdido. O comprometimento do pessoal com o sistema tem de ser gerenciado, pois se deixado livre, tende a degradar-se. 4. Considerações Finais O fato de o trabalho ser direcionado para a implantação do módulo de planejamento da produção em empresas de grande porte, especificamente, não é por acaso. A produção vem sendo considerada, desde a Terceira Revolução Industrial, como área estratégica para que as empresas alcancem critérios de competitividade valorizados pelo mercado, sendo incluída, portanto, nas estratégias de negócio das empresas. A Embraer, por exemplo, vêm investindo constantemente em processos produtivos e sistemas de administração da produção, como uma forma de minimizar seus custos e se fortalecer conseqüentemente no competitivo mercado aeronáutico. Portanto, este trabalho, sucintamente, apresentou um modelo que visa acompanhar o processo de implantação do módulo de planejamento da produção de sistemas ERP, em empresas de grande porte, onde se percebe uma complexidade envolvendo os processos produtivos e os fluxos de informação, que se não forem gerenciados acabam prejudicando a competitividade destas empresas num mercado cada vez mais exigente e globalizado. Referências ALBERTÃO, S.E. (2001) - ERP - Sistemas de gestão empresarial: metodologia para avaliação, seleção e implantação. São Paulo: Iglu. BARRELA, W.D. (2000) - Sistemas especialistas modulados e abrangentes para gestão de operações. São Paulo. Tese de Doutorado Escola Politécnica da Universidade de São Paulo Departamento de Engenharia de Produção. CORRÊA, H.L.; GIANESE, I.G.N.; CAON, M. (1999) - Planejamento, programação e controle da produção MRP II/ERP: conceitos, uso e implantação. 2 a ed. São Paulo: Atlas. SOUZA, C. A. (2000) - Sistemas integrados de gestão empresarial: estudos de casos de implementação de sistemas ERP. Dissertação de Mestrado, São Paulo: FEA/USP. ENEGEP 2003 ABEPRO 8

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