Implantação. Prof. Eduardo H. S. Oliveira

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2 Visão Geral A implantação de um sistema integrado de gestão envolve uma grande quantidade de tarefas que são realizadas em períodos que variam de alguns meses a alguns anos, e dependem de diversos fatores, tais como: as dimensões da empresa, redesenho de processos, a disponibilidade de recursos etc. Uma forma de apresentar essas tarefas é criar um modelo de projeto e explorar seus componentes, estrutura e inter-relações.

3 Fases da Implantação 1. Planejamento 2. Desenho da solução 3. Construção 4. Testes e implantação

4 Fases da Implantação Planejamento Desenho da Solução Construção Testes e implantação 1 a 2 meses 1 a 6 meses 2 a 10 meses 2 a 6 meses 6 a 24 meses Duração de projetos de implantação

5 Planejamento > 1 - Definição de Escopo Essa fase normalmente inicia-se com a Definição de escopo. O foco essencial da gestão do escopo é definir o que está ou não incluído no projeto. Quando o escopo não está definido, é normal a ocorrência de confusão entre os membros da equipe do projeto e de dificuldades para definir quando uma atividade ou tarefa foi concluída. A fonte básica para definição do escopo do projeto é a etapa de pré-implantação.

6 Planejamento > 1 - Definição de Escopo O escopo deve ser definido pelo menos em termos de: Processos de negócio quais serão suportados; Unidades organizacionais quais empresas ou departamentos serão suportados;

7 Planejamento > 2 - Definição da Estratégia de Implantação Uma das principais atividades da fase de planejamento é a definição da estratégia de implantação, ou seja, da forma pela qual os sistemas existentes serão substituídos pelo novo sistema ERP. Há diversas alternativas a considerar, com diferentes exigências em termos de recursos e também diferentes expectativas em termos de duração da implantação e de níveis de risco. As estratégias de implantação mais comuns são as seguintes:

8 Planejamento > 2 - Definição da Estratégia de Implantação Big Bang essa abordagem envolve a substituição dos sistemas existentes, ou uma grande parte deles, pelo novo sistema ERP de uma só vez. Normalmente, é considerada uma estratégia de risco elevado, pois o grau de mudança é muito grande em um intervalo de tempo relativamente pequeno. Além disso essa estratégia normalmente exige esforços muito grandes para a carga de dados em tempo reduzido. Uma implantação Big Bang, por outro lado, reduz a necessidade de desenvolvimento de interfaces com os sistemas existente;

9 Planejamento > 2 - Definição da Estratégia de Implantação Gradual ( passo a passo ) a idéia de substituição gradativa dos sistemas existentes por componentes correspondentes do novo sistema ERP é bastante atraente, pois elimina muito dos riscos de um Big Bang. Entretanto, há dois aspectos bastante negativos associados a essa estratégia: os custos elevados e do aumento da duração do projeto. É Fundamental definir a seqüência em que os processos de negócios serão suportados pelo sistema ERP. Há duas visões diferentes para definir a seqüência:

10 Planejamento > 2 - Definição da Estratégia de Implantação Gradual ( passo a passo ) Iniciar pelos processos mais críticos, nos quais devem ser esperados maiores retornos para o investimento no sistema; Iniciar pelos processos que representem menores riscos para o projeto. Normalmente, esses são os processos que resultam em menores retornos;

11 Desenho da Solução > 1 - Visão dos Processos de Negócios Nesta fase, desenvolve-se uma visão de alto nível dos processos de negócios usando o sistema ERP como tecnologia base. É ideal que ela seja estabelecida com base no que foi definido na Etapa de Pré-implantação e na fase de Implantação. Alguns dos elemento que compõem a visão de um processo são os seguintes:

12 Desenho da Solução > 1 - Visão dos Processos de Negócios A forma como as unidades, filiais e escritórios operarão no novo ambiente; Novos papéis e responsabilidades na nova empresa; Satisfação de clientes, acionistas e colaboradores com a empresa no novo modelo.

13 Desenho da Solução > 2 - Frente de Treinamento No início da fase de Desenho, os integrantes da equipe, já devem ter um conhecimento razoável do sistema e dos procedimentos para sua configuração. Além disso, deve-se delinear a estratégia de treinamento dos usuários finais. Para tal, as seguintes atividades devem ser realizadas: Avaliar a profundidade do treinamento, com base no grau de mudanças em processos de negócios;

14 Desenho da Solução > 2 - Frente de Treinamento Definir se o treinamento será centralizado ou distribuído, levando em conta a amplitude do projeto. Definir a quantidade e o perfil de treinadores, e fazer que eles participem do processo de testes para melhor conhecer o sistema.

15 Construção > 1 - Configuração A fase de Construção é denominada pelas atividades de configuração do sistema. Em muitos projetos, é a fase de maior duração e a que consome o maior volume de recursos. Também é a fase que envolve maiores riscos gerenciais e exige muita atenção da gerência do projeto. O principal produto dessa fase é o sistema configurado e pronto para ser testado.

16 Construção > 2 - Autorizações As autorizações devem ser estabelecidas visando garantir a segurança dos dados e a integridade dos processos de negócio. A segurança dos dados é uma matéria bastante complexa, mas pode ser resumida de forma bem simples: os dados só devem ser criados, consultados, alterados ou eliminados por indivíduos ou aplicações devidamente autorizados.

17 Construção > 3 - Planejamento do Help Desk O help desk é o conjunto de pessoas e equipamentos que se dedica a dar suporte aos usuários do sistema. Sua missão fundamental pode ser definida como oferecer suporte rápido, preciso e cortês aos usuários do sistema. É ideal que o help desk seja o primeiro ponto de contato do usuário que tem um problema que não consegue resolver. Alguns temas que devem ser tratados durante o planejamento incluem:

18 Construção > 3 - Planejamento do Help Desk Horário de funcionamento do help desk; Recursos que deveram ser mobilizados, tais como: Sistema telefônico; Acesso a documentação do sistema; ;

19 Teste e Implantação O aspecto fundamental dessa fase é que será testado e implantado não apenas um sistema, mas toda uma forma nova de fazer negócios. O principal produto dessa fase é um sistema testado e implantado em uma organização preparada para conduzir negócios de uma forma nova, ou seja, baseada em novas práticas.

20 Teste e Implantação > 1 - Estratégia de Teste A estratégia de testes é um conjunto de diretrizes que deve definir aspectos como: Quem planeja e executa os testes; Os tipos de dados que serão utilizados nos testes; Os critérios para correção de problemas encontrados nos testes; Os critérios para aceitação do sistema.

21 Teste e Implantação > 2 - Início da Produção O cut-over é a interrupção total ou parcial da produção dos sistemas substituídos e o início da operação do novo sistema ERP. É, portanto, um dos marcos chaves, senão o principal, do projeto. A principais atividades do Início de Produção são: Carregar os dados; Fechar os sistemas legados; Iniciar a produção do sistema ERP.

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