Manual de Utilização PrintScout

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1 Manual de Utilização PrintScout

2 Sumário 1. Login Tela Home Meus Locais Editar Local Adicionar Equipamento Alterar Dados de um Equipamento Excluir um Equipamento Relatórios Tipos de Relatórios Suporte Indicadores Contas Adicionar Conta Tipos de permissões Editar Contas Primeiro Acesso a Conta

3 PrintScout O PrintScout é uma solução em monitoramento de impressão. Desenvolvido pela Guardian Tecnologia da Informação, o programa reúne uma interface simples e de fácil assimilação às funcionalidades que ajudarão no gerenciamento dos equipamentos de sua empresa. 1. Login Após realizada a instalação do PrintScout Client, acesse a página: Na tela de login deverá ser informado o usuário e sua respectiva senha para acesso ao sistema. Esse usuário e senha serão definidos no momento da instalação do PrintScout Client. OBS: para alterar o do login ou a senha vá até a opção Minha Conta no lado superior direito. Abrirá a seguinte tela: 3

4 Nessa tela você poderá alterar o de usuário e definir uma nova senha para login. Código de Instalação Código: esse código pode ser passado para o cliente final para a instalação do PrintScout substituindo assim a necessidade de autenticação através do usuário e senha. O código pode ser redefinido através do botão Redefinir. Data de Validade: data de validade do código. A validade é renovada automaticamente. Instalações Restantes: número de instalações restantes com o código exibido. 2. Tela Home Ao acessar a tela de Home você terá um resumo do seu parque de impressões. Nesse resumo são exibidas informações sobre a quantidade de equipamentos bem como o status dos mesmos, possui um resumo de locais (clientes) e também um gráfico com a variação diária das impressões. Alem do gráfico de variação de impressões está disponível também um gráfico com a informações dos status atuais dos equipamentos. 4

5 3. Meus Locais Ao acessar o ícone Meus Locais serão exibidos na tela os clientes cadastrados e, abaixo do nome do cliente serão exibidos os equipamentos cadastrados em cada cliente. Nessa tela será feita toda a administração de sua conta, você poderá alterar o nome do cliente, adicionar novos equipamentos, e também controlar os equipamentos através do status que é representado pelo ícone com as cores de um semáforo. 5

6 3.1 Editar Local É possível alterar o nome do cliente, e o plano. Nessa tela também é possível identificar em Computador do Agente o nome do computador onde o PrintScout está instalado. Em Localização é possível colocar a localização da máquina onde o PrintScout está instalado. 6

7 3.2 Adicionar Equipamento A opção adicionar equipamento permite ao usuário adicionar um novo equipamento. Nome Equipamento: Nome de identificação do equipamento. Endereço IP: IP da impressora. Departamento: (opcional) Departamento onde o equipamento está localizado. Template: Selecione o template correspondente ao equipamento. Detectar o Template Automaticamente: essa opção detecta automaticamente o template do equipamento. Após preencher os dados corretamente clique em Salvar. 3.3 Alterar Dados de um Equipamento Na tabela onde estão listados os equipamentos terá a opção Editar, onde você poderá alterar os dados do equipamento cadastrado. 3.4 Excluir um Equipamento Também na tabela onde estão listados os equipamentos terá a opção Excluir, onde você poderá excluir os equipamentos cadastrados. 7

8 4. Relatórios Nesta tela é possível gerar relatórios sobre o seu parque de impressões. Esses relatórios podem ser gerais ou por cliente especifico. Ao clicar em Download o relatório é baixado para seu computador. Relatórios: Tipo do relatório a ser gerado. Locais: Selecione o cliente que deseja gerar o relatório. Período: Período de dias que será exibido no relatório. Formato: Selecione o formato desejado para o relatório. 8

9 4.1 Tipos de Relatórios Observações importantes: Status Atual: Mostra o status dos equipamentos, contadores gerais, última colretealaetnótrrieosoudtreasstinfaodrmosaçàõecsọnferência de contadores de impressão devem ser emitidos com prazo mínimo de 24 horas após a data final escolhida. VariaçEãxoemdpeloC: ounmtardeolarteósrio dae ncaolníttiacdoo:reaspdreosedniata01d/e02foarm10a/0d2etdaelhvaedsaeraemitido variaçaãopadrotsir cdoen1ta1d/0o2re(scoenmsiudmeradnedteormuminamdíoniimntoerdveal2o4dheodrastaasp. ós a data final). Relatórios de faturamento devem apresentar diferença de 1 dia entre a data final de um relatório e a data inicial de outro. Exemplos: Relatório 1 01/02 à 10/02 Relatório 2 11/02 à 20/02 Relatório 3 21/02 à 28/02 Se foi emitido um relatório entre os dias: 01/02 e 10/02, o próximo relatório deverá ser emitido a partir do dia 11/02 (de modo a não repetir a data final do relatório anterior e a data inicial do próximo relatório). Variação de Contadores Sintético: Apresenta de forma resumida a variação dos contadores em um determinado intervalo de datas. Resumo dos Meus Locais: Exibe um resumo de todos os locais do cliente. Exportação de Dados para ERP / (ILUX): Gera um arquivo contendo os dados dos contadores de impressão em um formato que possam ser importados para outros sistemas. 9

10 Relatório Gerencial de Equipamentos para faturamento: Apresenta dados dos equipamentos, contagem, produção total e valores, com separação de impressões P&B e coloridas. Relatório de Eventos: Eventos ocorridos no período selecionado em cada um dos equipamentos. Envio de notificações por 10

11 5. Suporte Na tela de Suporte os clientes finais poderão adicionar tickets as revendas. Sendo possível acompanhar, gerenciar e armazenar todas as solicitações. 11

12 Clicando no Adicionar abrirá a seguinte tela. Nela deverá ser informado um título que descreva sucintamente o assunto e a sua descrição. Após clicar em Salvar. Após o ticket ser salvo o sistema irá redirecionar para a tela de listagem dos tickets. Nesta tela é possível clicar nas colunas para reordenar, e ainda filtrar pelo nome ou status no campo Procurar. Será possível editar, adicionando novas informações ou respondendo algum questionamento. O Print Scout listará todas as mensagens do ticket. 12

13 Caso o ticket esteja solucionado, basta clicar em Fechar Ticket e será mostrada a pesquisa de satisfação. Onde poderá informar uma mensagem e será obrigatório selecionar o nível do atendimento. Os tickets fechados continuarão sendo mostrados na listagem, porém não será possível incluir novas mensagens. 13

14 5.1 Indicadores Exibe o resumo dos tickets levando em consideração um determinado período especificado pelo usuário. Na área superior da página são mostrados 3 painéis que exibem quantos tickets encontram-se abertos, fechados e a soma entre esses dois valores. Logo abaixo é mostrado um resumo específico dos tickets que foram fechados no período separados por classificação. Através do acesso a cada uma das classificações é possível visualizar a lista de tickets correspondentes permitindo visualizar a conversa presente em cada ticket. 14

15 6. Contas Na tela de Contas é possível criar sub-contas para os usuários\clientes finais, que poderão visualizar ou gerenciar o seu próprio parque de impressoras. Ao compartilhar um local com um usuário final, ele receberá uma autorização de acesso via , com um link para acessar o sistema e uma senha para acesso inicial. Ao acessar a conta pela primeira vez o PrintScout irá pedir a redefinição sua senha. 6.1 Adicionar Conta Na tela de adicionar conta você irá criar a conta de acesso ao usuário\cliente final. 15

16 Nome de usuário: informar o nome do usuário\cliente que irá utilizar a conta. informar o do usuário\cliente. Conta bloqueada \ desativada: caso você necessite bloquear a conta selecionada basta marcar essa opção, assim o usuário desta conta não conseguirá acessá-la temporariamente. Para que o usuário tenha acesso novamente basta desbloquear essa opção. 6.2 Tipos de permissões Visualizar Todos os Locais: esta opção dará acesso somente a visualização dos locais, ou seja, o usuário\cliente não terá permissões para editar, cadastrar ou excluir locais e equipamentos. Gerenciar Todos os Locais: esta opção dará ao usuário\cliente permissões para editar, cadastrar ou excluir locais e equipamentos. Permissões Personalizadas: na opção de permissões personalizadas você poderá selecionar quais serão os locais que o usuário\cliente terá acesso e também selecionar qual o tipo de permissão que o usuário terá acesso. 16

17 6.3 Editar Contas Na tela de Editar Contas você pode editar os dados do usuário\cliente bem como suas permissões. Você pode também redefinir a senha para acesso a conta, ao redefinir a senha será enviado um para o cadastrado informando a nova senha. 6.4 Primeiro Acesso a Conta 17

18 Ao acessar a conta pela primeira vez ou após a redefinição da senha será necessário alterar a senha. Você terá que informar a senha que recebeu por e em seguida informar a nova senha. Nos próximos acessos você irá utilizar a nova senha. 18