Gestão e Monitoramento de Estoque como ferramentas para redução de custo.

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA Gestão e Monitoramento de Estoque como ferramentas para redução de custo. Estudo de Caso: Gestão de Estoque na Empresa Viação Sampaio Ltda Por: Laila Cristina Otaviano de Santana Orientador Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço Rio de Janeiro 2012

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA Gestão e Monitoramento de Estoque como ferramentas para redução de custo. Estudo de Caso: Gestão de Estoque na Empresa Viação Sampaio Ltda Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Logística Empresarial. Por: Laila Cristina Otaviano de Santana

3 3 DEDICATÓRIA...Dedico aos familiares e todos aqueles que sempre me incentivaram para os estudos.

4 4 AGRADECIMENTOS Agradeço aos amigos, parentes, à empresa na qual trabalho que contribuiu com informações necessárias e aos professores que ao longo de curso transmitiram conhecimentos fundamentais para realização deste trabalho.

5 5 RESUMO A falta de uma gestão de estoque e seu devido monitoramento na empresa Viação Sampaio Ltda vem acarretando em custos desnecessários e atrapalhando a produtividade da empresa. A forma como as compras são geridas, não condizem com as necessidades reais da demanda e nem com a realidade do mercado no qual a empresa atua. Através de observações feitas dentro da organização, é possível perceber a carência de um sistema integrado que atenda às suas necessidades e um profissional capacitado que possa atuar com mais dedicação para sanar essas situações. A utilização de um planejamento estratégico e uma política de estoque é de vital importância para alinhar os interesses da gestão de estoque com os objetivos organizacionais e assim promover a redução de custos e gerar diretrizes para melhoria no nível do serviço. Soluções simples, como a remodelagem do layout, uma caracterização correta dos materiais, onde facilite a sua localização, e a utilização da tecnologia da informação como ferramenta de gestão, pode gerar resultados ótimos possibilitando o crescimento organizacional e conseqüentemente a competitividade empresarial.

6 6 METODOLOGIA A elaboração deste trabalho se deu através da pesquisa bibliográfica e estudo de caso. A pesquisa bibliográfica tem por finalidade conhecer as diversas formas de contribuições científicas existentes que foram realizadas sobre o tema estudado no momento. Foram pesquisados livros e material como artigos online. O estudo de caso se deu através de informações coletadas na empresa Viação Sampaio Ltda, empresa essa de transportes de pessoas, objetos entre outros, onde pude observar e ter como exemplo de como a gestão do estoque pode influenciar no nível do serviço e nos custos da empresa.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I - Gestão de Estoque Sistema de Controle de Estoque Por que e como reduzir os níveis de estoque Custos dos Estoques Avaliação dos Estoques 22 CAPÍTULO II - Gestão de Compras A função Compras Objetivos da Função Compras Desenvolvendo Fornecedores Planejamento de Compras 33 CAPÍTULO III Classificação e movimentação dos materiais Classificação, codificação e descrição dos materiais Código de Barras Movimentação de Material dentro do Estoque 40 CAPITULO IV - Tecnologia da Informação como Ferramenta de 44 Gestão 4.1- Sistema de Informação Logísticos Sistema de Informação integrado com a Gestão de Estoque 46 CAPITULO V- Estudo de Caso: A Gestão de Estoque na Empresa 49 Viação Sampaio CONCLUSÃO 55 BIBLIOGRAFIA 57

8 8 INTRODUÇÃO Diante da globalização e a busca constante por resultados as empresas vem procurando novas alternativas competitivas. O gestor de estoque está sempre em busca de soluções para os problemas e dificuldades do seu cotidiano. Importante combustível para alimentar a cadeia de suprimentos, os estoques exercem diversos papéis importantes com o objetivo de manter a atividade produtiva em funcionamento (ACCIOLY p. 23, 2008). Desde a Revolução Industrial, onde se iniciou-se o processo de produção em massa, exitem estudos para o desenvolvimento de fórmulas e sistemas para resolver os problemas de estoque que se avolumaram devido às enormes quantidades que passaram a ser produzidas. Para muitas empresas a redução do estoque é uma caracterísca essencial para aumento de lucros e a tão cobiçada redução dos custos. Mas como reduzir estoques sem afetar o nível de serviço? Como manter um estoque que seja suficiente para atender as necessidades da empresa sem que seja necessário um despêndio de capital alto? Estabelecer níveis de estoques é uma questão delicada que precisa de análises sistemáticas. A gestão de estoques tem grande importância dentro das empresas, uma vez que o controle dos custos é a forma de disponibilizar os produtos/serviços aos clientes e fazem parte da estratégia das empresas. Os setores de compras e estoques têm papel relevante na gestão da empresa, pois, é por meio deles que se sabe quanto comprar, quando pedir e qual estoque mínimo de segurança para evitar falta de produtos, além de evitar investimento de capital de giro em estoques desnecessários. A utilização de sistemas de informação e tecnologia tem se tornado cada vez mais necessário para agilizar o processo produtivo, a troca de informação instantânea passou ser peça fundamental para a comunicação exata de fatores que influenciam no nível do serviço como por exemplo a localização de e todas as informções sobre um determinado item dentro do estoque ou em qualquer outro lugar na cadeia produtiva.

9 9 A forma como o produto é alocado dentro do estoque é essencial para evitar perdas e desperdícios de dinheiro e tempo, estoques bem organizados agilizam processos e servem de parametros para outros departamentos uma vez que as informações atuam de forma integrada. O Monitoramento do estoque serve como ferramenta para tomadas de decisões tendo como base informações mais precisas e confiáveis. Este trabalho visa expor como a Gestão de Estoque e seu monitoramento podem ajudar a reduzir os custos da empresa e aumentar a competitividade, para tanto, exponho no primeiro caítulo conceitos e métodos de gestão de estoque, no segundo como o departamneto de compras contribui para adiquirir material na quantidade desejada, por um preço justo e no tempo indicado, no terceiro como a alocação e movimentação dos produtos podem ajudar a reduzir custos e manter os níveis do serviço, no quarto como a Tecnoligia da Informação tem se tornado aliada e uma ferramenta importante para a gestão de estoque, no quinto o estudo de caso mostrando problemas e soluções de um estoque e seus processos coligados na empresa Viação Sampaio Ltda.

10 10 CAPÍTULO I Gestão de Estoque Os estoques são elementos cruciais no atendimento a demandas previstas, para Aciolly (2008), dentre os principais objetivos da gestão do estoque destacam-se a antecipação da demanda, favorecimento de ganhos, com economia de escala e racionalização em processos produtivos, redução de tempos de reposição, absorção de variabilidade na demanda e nos suprimentos, aproveitamento de preços favoráveis, aproveitamento racional de meios de transportes (otimização na ocupação de veículos rodoviários, contêineres e navios), além de compensação de eventuais transtornos imprevistos em processos produtivos. Ballou (2011) acrescenta algumas outras razões para se manter estoques como melhoria no nível de serviços oferecidos, pois, os estoques auxiliam a função de marketing; Incentiva economias na produção uma vez que os estoques agem como amortecedores entre oferta e demanda, possibilitando uma produção mais constante, que não oscila com as flutuações de vendas e; Protege contra contingências por que incidentes podem acontecer e ter estoques de reserva é uma maneira de garantir o fornecimento normal. Com isso podemos definir que o objetivo geral da Gestão de Estoques é otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios da empresa, minimizando as necessidades de capital investido. Gonçalves (2010) acrescenta que o objetivo principal da área de Gestão de Estoque é dar garantia do suprimento dos materiais necessários ao bom funcionamento da empresa, evitando faltas, paralisações eventuais na produção e satisfazendo às necessidades dos clientes e usuários. Por esse prisma, os estoques podem ser encarados como fatores intimamente relacionados à competitividade das organizações e das cadeias de suprimentos. Uma administração de materiais bem estruturada permite a obtenção de vantagens competitivas por meio da redução de custos, da redução dos investimentos em estoques, das melhorias nas condições de compra

11 11 mediante negociações com os fornecedores e da satisfação de clientes e consumidores em relação aos produtos oferecidos pela empresa (GONÇALVES, 2010, p. 4). A meta de uma empresa é, sem dúvida, maximizar a lucratividade sobre o capital investido nas operações de transformação, em financiamentos das vendas, em reserva de caixa e nos estoques. Para obter a maximização do resultado toda organização deve utilizar o capital disponível para expansão de suas operações no mercado em que atua. Espera-se, então, que o capital que está sendo investido em estoques permita elevar o nível de serviço prestado pela empresa e o atendimento dos clientes. Uma das principais dificuldades dentro da gestão de estoques está em buscar conciliar da melhor maneira possível os diferentes objetivos de cada departamento da empresa para os estoques, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. Todo sistema deve ser modelado no sentido de produzir saídas úteis, ou seja, todos os recursos disponíveis na organização devem estar direcionados para sua atividade fim, seja a produção de bens ou a realização de um serviço. A utilização de modelos de previsão de demanda é o primeiro passo operacional na gestão de estoques. Para Aciolly (2008) demanda significa a procura devidamente quantificada por produtos e serviços. Gonçalves (2010) explica que esses modelos são elaborados a partir de um estudo do histórico de consumo de cada item e da utilização de bases estáticas que permitam a construção de um modelo matemático que represente o comportamento do consumo de cada material. Isso resulta em projeções de demanda dentro de níveis adequados que permitam suprir as necessidades de consumo com estoques menores. Outro ponto importante a ser considerado na Gestão de Estoque são as políticas de estoques que servem para orientar as decisões e estão intimamente ligadas com os objetivos e estratégias gerais da empresa. Júnior (2008), específica alguns elementos que constitui a política de Estoque:

12 12 Demanda (D): é a quantidade consumida ou requisitada para uso em um determinado período; Demanda Média Mensal (D): é a quantidade média de material consumido em um determinado período; Demanda Anual (Q): é a quantidade de material consumido em um período de 12 meses; Quantidade Pendente de Compra (QPC): é a quantidade de material em aquisição ainda não entregue pelo fornecedor; Tempo de Ressuprimento (lead time): compreende o espaço de tempo decorrido entre a data da emissão da requisição para compra do material e aquela em que o material é recebido pelo almoxarifado, o considerado em condições de utilização. Podemos dividir em: tempo de processo, que é o tempo gasto na elaboração do processo de compra, e o tempo de entrega, que é utilizado pelo fornecedor para atender e eventualmente, fabricar o material. Ponto de Ressuprimento (PR) ou Ponto de Encomenda ou Ponto de Pedido (PP): corresponde ao nível de estoque que ao ser atingido indica a necessidade de ressuprimento do material. Intervalo de Ressuprimento (IR): é o espaço de tempo compreendido entre duas datas consecutivas de ressuprimento; Lote de Compra (LC): é a quantidade de material solicitado em cada ressuprimento de estoque. Nível de Suprimento (NS): corresponde à quantidade existente no almoxarifado e mais em processo de compras; Estoque Máximo (EMax): quantidae de material admissível em estoque; Estoque Médio (EM): é uma quantidade média de material mantida em estoque em um determinado período; Cadência de Compras: é o número de ressuprimento efetuado no ano; Estoque de Segurança (ES): é a quantidade de material destinada a evitar ruptura de estoque, ocasionada por dilatação de tempo de ressuprimento (atraso na entrega ou qualidade) ou aumento da demanda em relação ao previsto;

13 13 Ruptura de Estoque (RE): é a situação em que determinado item de material é requisitado ao almoxarifado, sem que haja saldo suficiente em estoque para seu atendimento. Existem quatro decisões fundamentais para formalização de uma política de estoques nas empresas que Wanke (2007) as definiu da seguinte forma: Onde localizar os estoques na cadeia de suprimentos? Esta decisão busca determinar se os estoques devem estar centralizados (em único centro de distribuição), ou descentralizados (em mais de um centro de distribuição) na cadeia de suprimentos. Para tal decisão é necessário levar em conta o giro do material, lead time de resposta, nível de disponibilidade exigida pelos mercados e valor agregado do material. Quando pedir o ressuprimento? A solicitação do ressuprimento (momento de pedir) depende diretamente do consumo médio de materiais e do lead time de resposta. Figura1: Metodologia do ponto de pedido (PP). (extraído de WANKE, 2007, p. 191) Quanto manter em estoques de segurança? Martins (2007) define estoque de segurança como uma certa quantidade de itens necessárias no estoque para atendimento de casos como aumento do consumo ou atrasos na entrega de pedidos já efetuados. Para assegurar o estoque de segurança as empresas devem considerar não apenas a variabilidade da demanda, a disponibilidade desejada de produto, os custos associados ao excesso e à falta. Aciolly (2008) explica que o fator que determina a eficiência do estoque de segurança é o desvio-padrão.

14 14 Quanto pedir? Definir a quantidade necessária para o atendimento das necessidades da empresa de forma que não seja menor nem maior do que a demanda. Existem duas abordagens diferentes para esta questão: o Lote Econômico (LEC) e o Just in Time. O primeiro é a quantidade de compra ou fabricada capaz de equilibrar os custos de reposição e de manutenção de estoques, de modo que o custo total deles em um dado período seja mínimo; Já o segundo prever comprar ou produzir a quantidade estritamente necessária para cobrir a demanda. 1.1 Sistemas de Controle de Estoques O controle de estoques é parte vital do composto logístico, pois estes podem absorver de 25 a 40% dos custos totais, representando uma porção substancial do capital da empresa. Portanto, é importante a correta compreensão do seu papel na logística e de como deve ser gerenciados (BALLOU, 2011, p. 204). Bowersox (2001) diz que o controle de estoque abrange as quantidades disponíveis numa determinada localização e acompanha suas variações ao logo do tempo. A armazenagem de mercadorias prevendo seu uso futuro exige investimento por parte da organização. O ideal seria a perfeita sincronização entre oferta e demanda, de maneira a tornar a manutenção de estoques desnecessária. Para implementar as políticas desejadas de gerenciamento de estoques, torna-se necessário desenvolver procedimentos de controle, que definam a freqüência segundo o qual os níveis de estoques são examinados e comparados com parâmetros de ressuprimento, ou seja, quando e quanto pedir (BOWERSOX, 2001, p.255). Existem várias formas e fórmulas para gerenciar um estoque, porém veremos aquelas que mais se adéquam à empresa citada no estudo de caso no capítulo V deste trabalho.

15 15 Independentemente dos motivos existentes para redução dos níveis de estoque, a dinâmica do consumo de materiais pode ser representada por gráficos dente de serra como mostra figura 2: Figura 2: Modelagem do Consumo de Materiais. (extraído de FLEURY, 2007, p. 179) Podemos observar através desses gráficos a movimentação diária dos produtos e assim saber exatamente quando o nível de estoque chegará a zero, ou seja, o momento do reabastecimento, para quando devemos programar-lo. Os pedidos de utilização do estoque ocorrem em ciclos. Um ciclo tem início com o recebimento de um pedido, que é retirado do estoque a uma taxa constante ao longo do tempo. Quando a quantidade disponível se torna suficiente para atender a demanda durante o lead time (tempo de espera), é emitido um pedido ao fornecedor. Como se pressupõe que a taxa de utilização do estoque, assim como o lead time, não variam, o pedido será recebido pela empresa que o emitiu no momento em que o estoque disponível cai para zero. Dessa forma, para se evita o excesso ou a falta de estoque, as datas de emissão de pedidos devem estar ajustadas ao comportamento da demanda. A busca por determinar o ponto ideal de se colocar um pedido e a recepção do mesmo deve refletir o equilíbrio entre o custo de manutenção do estoque e o de encomenda do mesmo: o ponto ótimo (relação entre os custos) é denominado de lote econômico de compra (LEC) (NIGRO, 2006, p.6). Outra ferramenta de elevada importância para a gestão de estoque é a classificação ABC ou regra de Pareto que de acordo com, Bowersox (2001) A classificação ABC agrupa produtos ou mercadorias com características

16 16 similares, a fim de facilitar o gerenciamento dos estoques. No processo de classificação, é considerado o fato de que nem todos os produtos e mercados têm a mesma importância. O gerenciamento eficiente dos estoques exige que a classificação seja compatível com a estratégia da empresa e com os objetivos de prestação de serviços aos clientes. Assim sendo a Classificação ABC consiste da separação dos itens de estoque em três grupos de acordo com o valor de demanda anual, em se tratando de produtos acabados, ou valor de consumo anual quando se tratarem de produtos em processo ou matériasprimas e insumos. O valor de consumo anual ou valor de demanda anual é determinado multiplicando-se o preço ou custo unitário de cada item pelo seu consumo ou sua demanda anual. Podemos então distinguir os grupo da seguinte forma: Classe A: Itens que possuem alto valor de demanda ou consumo anual. Classe B: Itens que possuem um valor de demanda ou consumo anual intermediário. Classe C: Itens que possuem um valor de demanda ou consumo anual baixo. Figura 3: Classificação ABC. (extraído de PEREIRA, 1999, p. 2) Uma classificação ABC de itens de estoque tida como típica apresenta uma configuração na qual 20% dos itens são considerados A e que estes respondem por 65% do valor de demanda ou consumo anual. Os itens B representam 30% do total de número de itens e 25% do valor de demanda ou

17 17 consumo anual. Tem-se ainda que os restantes 50% dos itens e 10% do valor de consumo anual serão considerados de classe C. Accioly (2008) cita que é possível usar uma classificação ABC para realizar várias tarefas como organizar a distribuição dos produtos nas prateleiras, definir a freqüência de contagem em um processo de inventário cíclico, ou buscar oportunidades significativas de redução de estoques no momento em que houver necessidade de liberação de recursos para o caixa da empresa. Ballou (2011) descreve que existem ainda significativo número de organizações que continuam a manter seus registros de estoques em fichas e que processam pedidos e análises de inventário manualmente (Sistema Kardex). Esta prática permanece, não porque não existem sistemas informatizados disponíveis, mas porque a administração está satisfeita com o desempenho do sistema manual. Neste sistema realizar a previsão de cada item individual é uma tarefa quase impossível, especialmente quando se tem muitos itens a ser administrados. Além disso, os custos não são determinados cuidadosamente e não há registro de tempo de reposição necessário para ressuprimento. O lote de reposição é amarrado ao lote mínimo de fornecedor ou às quantidades-limites das faixas de preços ou fretes. O ponto de reposição é baseado no julgamento da duração do tempo de reposição, do histórico da demanda arquivado nos registros e da margem de segurança considerada conveniente. Mas ao contrário do que se parece, este tipo de controle está muito mais perto do ótimo para Ballou (2011), os limites das faixas de descontos nas tabelas de preços são um fator determinante no cálculo do lote ótimo de compra, de modo que amarrar o lote de reposição à faixa de maior desconto na tabela tem alta probabilidade de gerar o ótimo. Existem ainda Procedimentos de Controle Permanente que Bowersox (2001), define com procedimento executado diariamente, a fim de verificar a necessidade de ressuprimento, é um tipo de procedimento que exige controle preciso das quantidades de todos os produtos e sua adoção exige uso de sistemas informatizados. Este tipo de procedimento exige a definição de pontos de ressuprimento: = +

18 Onde PR = ponto de ressuprimento; D= demanda diária média; T = tempo médio de ressuprimento em dias e ES= estoque de segurança. O controle permanente compara a soma do estoque existente e do estoque já pedido aos fornecedores de cada produto com a quantidade do ponto de ressuprimento. Se a quantidade disponível mais a quantidade já pedida são menores do que aquela estabelecida para o ponto de ressuprimento, o controle de estoque dá início a outro pedido de ressuprimento. Ainda temos o Procedimento de Controle Periódico que é exercido sobre cada item a intervalos regulares, semanais ou mensais. O ponto básico de ressuprimento deve ser ajustado para considerar a extensão dos intervalos entre as revisões de controle. A fórmula utilizada para calcular o ponto de ressuprimento periódico é a seguinte: = Onde PR = ponto de ressuprimento; D= demanda diária média; T = tempo médio de ressuprimento em dias; P = período entre duas contagens sucessivas e ES= estoque de segurança. Como a verificação é feita apenas a intervalos, pode ocorrer falta de qualquer item antes que aconteça nova revisão. Por isso, adota-se a suposição, produto a produto, de que o estoque atingirá uma quantidade abaixo do ponto de ressuprimento antes da contagem periódica seguinte, aproximadamente metade das vezes em que ocorrem tais contagens. Por causa do intervalo entre duas contagens sucessivas, os sistemas de controle periódico exigem geralmente estoques médios maiores do que os sistemas de controle permanente Por que e como reduzir os níveis de estoque: As empresas estão buscando cada vez mais garantir uma determinada disponibilidade de produto com o menor nível de estoque possível. Wanke (2011) destaca os diversos motivadores que induzem a essa postura na gestão de estoque: A variedade crescente do número de produtos, tornando mais complexa e trabalhosa a determinação dos tamanhos de lote, dos pontos de pedido e dos estoques de segurança;

19 19 O elevado custo de oportunidade do capital, reflexo das proibitivas taxas de juros brasileiras, tem tornado a posse e a manutenção dos estoques cada vez mais onerosos. Ao decidir formar estoques, uma empresa imobiliza parte do seu capital de giro. Esta parcela poderia estar sendo aplicada no mercado financeiro ou em projetos internos de expansão do negócio a uma determinada taxa de retorno; O crescente foco na redução do Capital Circulante Líquido (diferença entre o ativo circulante e passivo circulante), um dos indicadores financeiros mais observados por empresas que desejam maximizar seu valor de mercado. Por outro lado diversos fatores têm influenciado a gestão de estoques a fim de aumentar a eficiência com a qual as empresas operam os processos de movimentação de materiais, isso significa simplesmente reduzir os custos unitários de movimentação de materiais, permitindo operar com tamanhos de lotes de ressuprimentos menores, sem, no entanto, afetar a disponibilidade de produto desejada pelos clientes finais ou incorrer em aumentos nos custos logísticos totais. Wanke (2011) destaca três fatores que têm contribuído substancialmente para a redução dos custos unitários totais na movimentação de materiais: A formação de parcerias entre clientes e fornecedores, tem permitido reduções nos custos fixos de compras através da eliminação de diversas atividades que não adicionam valor para o consumidor final, apenas custos. Como o objetivo maior destas parcerias é o fornecimento freqüente e confiável de pequenos tamanhos, atividades como controle de qualidade, licitações e cotações de preços foram praticamente eliminados na relação comercial, levando também à redução dos tempos de respostas desde a colocação até o recebimento do pedido. O aparecimento de prestadores logísticos que oferece a possibilidade para redução nos custos fixos de movimentação de produtos entre clientes e fornecedores. Isso ocorre porque os prestadores de serviço normalmente possuem know-how,

20 20 economias de escala e foco nas operações de transporte e armazenagem. Por fim, o advento de novas Tecnologias de Informação (Tis), como código de barra, EDI, Internet, automação etc., trouxe vários benefícios inerentes à captura e disponibilização da informação com maior grau de precisão e pontualidade. Chamamos a atenção em particular para eliminação dos erros e retrabalhos, fato que reduz substancialmente os custos associados a essa atividade e para redução das incertezas. Martins (2007) acrescenta outras medidas para manter o inventário em seu nível ideal: Redução dos prazos de reaprovisionamento por parte dos fornecedores (JIT); Aumento da produtividade de todos os setores, inclusive da gerência; Eliminação, em todos os setores e em todas as funções, das atividades que não agreguem valor ao produto; Estabelecimento de estoques de segurança mínimos e realistas; Introdução do gerenciamento por atividade; Balanceamento entre ser um bom fornecedor para seus clientes e um gerador de lucros para sua empresa. Sempre pensando; Se a empresa fosse minha, eu gastaria este dinheiro desta forma? Custos dos Estoques A necessidade de manter estoques acarreta uma série de custos às empresa. Os japoneses, pioneiros nos estudos do jus-in-time, consideram os estoques uma forma de desperdício. Matins (2007) classifica os custos de manutenção dos estoques em três grandes categorias: Custos diretamente proporcionais à quantidade estocada; inversamente proporcionais à quantidade estocada e independente da quantidade estocada. Os custos diretamente proporcionais ocorrem quando os custos crescem com o aumento da quantidade média estocada. Por exemplo, quanto maior o estoque, maior o custo de capital investido. Do mesmo modo, quanto maior a

21 21 área necessária e maior a quantidade de itens armazenados, maior é o custo de aluguel. Por todos esses fatores de custos serem decorrentes da necessidade de a empresa manter ou carregar os estoques, ele também são chamados de custos de carregamento dos estoques. É também bastante usual a divisão desses custos em duas subcategorias; Custos de Capital, correspondendo ao custo do capital investido, e Custo de Armazenagem, compreendendo o somatório de todos os demais fatores de custos, como a própria armazenagem, o manuseio e as perdas. Os custos inversamente proporcionais são os custos ou fatores de custos que diminuem com o aumento do estoque médio, isto é, quanto mais elevados os estoques médios, menores serão tais custos (ou vice-versa). São os denominados Custos de Obtenção, no caso de itens comprados, e custos de preparação, no caso de itens fabricados internamente. Estoque médio é a média do saldo de fechamento de um determinado período (ACCIOLY, 2008). Para um dado consumo (D) anual constante, se a compra for efetuada uma única vez por ano, o lote (Q) deverá ser de D unidades, e o estoque correspondente será Q/2. Assim podemos ter: Número de vezes que a Tamanho do Estoque médio compra é efetuada por ano lote 1 Q= D Em= Q/2 = D/2 2 Q= D/2 Em= Q/2 = D/4 3 Q= D/3 Em= Q/2 = D/6 4 Q= D/4 Em= Q/2 = D/8 Tabela 1: Custos Inversamente Proporcionais. (adaptado de MARTINS, 2007,p.180) Quanto mais vezes se comprar ou se preparar a fabricação, menores serão os estoques médios e maiores serão os custos decorrentes do processo de compras como preparação. Os custos independentes são aqueles que independem do estoque médio mantido pela empresa, como, por exemplo, o custo do aluguel de um galpão. Ele geralmente é um valor fixo, independentemente da quantidade estocada. Como os custos independem da quantidade estocada, sua unidade

22 22 dimensional é medida em unidades monetárias por unidade de tempo como $/mês ou dólares/ano, e serão representados pela letra C. Se somarmos os três fatores de custos analisados, teremos os custos totais decorrentes da necessidade de se manter estoques (CT) CT= custos diretamente proporcionais + custos inversamente proporcionais + custos independentes + custos dos materiais comprados. 1.4-Avaliação dos Estoques A gestão de estoque tem como preocupação a busca constante da redução dos valores monetários de seus estoques, atuando para mantê-los o mais baixo possível e dentro dos níveis de segurança financeiro e dos volumes para atender à demanda. Alguns fatores que justificam a avaliação de estoque são: assegurar que o capital imobilizado seja o mínimo possível; assegurar que estejam de acordo com a política da empresa; garantir que a valorização do estoque reflita seu conteúdo; o valor desse capital seja uma ferramenta de tomada de decisão; evitar desperdícios como roubos, extravio, etc. Torna-se indispensável uma perfeita avaliação financeira do estoque para proporcionar informações exatas e atualizadas das matérias primas e produtos em estoque sob responsabilidade da empresa. O valor real de estoque que dispomos é feito por dois processos; um por meio das fichas de controle de cada item de estoque, e o segundo por meio de inventário físico. No primeiro processo podemos avaliar os estoques pelos métodos de custo médio, Fifo (peps) e Lifo (ueps). (PORTAL DO ADMINISTRADOR ACESSO 12/01/12) Custo Médio de acordo com Gonçalves (2010) á avaliação mais utilizada e a única aprovada pelas autoridades fiscais para a realização do balanço das empresas [...] No site Portal do Administrador explica que a avaliação por este método é muito freqüente, pois seu procedimento é simples e ao mesmo tempo age como um moderador de preços, eliminando as flutuações que possam ocorrer. Tem por metodologia a fixação de preço médio entre todas as entradas e saídas. O procedimento de baixa dos itens é feito normalmente pela quantidade da própria ordem de fabricação e os valores finais de saldo são dados pelo preço médio dos produtos.

23 23 Vamos considerar um exemplo citado por Gonçalves (2010) para elucidar o processo [...] A farmácia do Hospital São Geraldo, o item Clauvulin, em um determinado dia tenha um estoque de 878 unidades, cujo preço atual é de R$ 23,33. Considerando que o departamento de compras tenha realizado duas compras desse produto, cujos dados são os seguintes: Figura 4 Movimento: Entradas saídas- saldos. (extraído de GONÇALVES, 2010, p. 185) Como podemos verificar a Figura 4, em 05/10, o estoque era de 878 unidades com preço médio de R$23,33, após ocorreu uma saída de 178 unidades valorizada em R$ 4.152,74, subseqüente ocorreram mais duas entradas 10/10 de 350 unidades e 18/10 de 250 unidades. Com essas entradas e saída, o estoque final ficou com 1300 unidades, valorado em R$ ,00. Diante dessa movimentação o cálculo de preço médio será: Preço Médio = 31431,00/1300 = 24,1 O Método PEPS - Primeiro a entrar, primeiro a sair, o procedimento de baixa dos itens de estoque é feito pela ordem de entrada de material na empresa, o primeiro que entrou será o primeiro que sairá, e assim são utilizados seus valores na contabilização do estoque. Para compreensão do método utilizaremos os dados do exemplo da Figura 4:

24 24 Movimento de Estoque - Item cateter subiclava Cálculo do preço - Método PEPS Entradas Saídas Saldos Histórico Documento Quantidade Preço Total Quantidade Preço Total Quantidade Total 10/out NF , , /out NF , , /out RM Tabela 2: Movimentos: entradas saídas saldos. (adaptado de GONÇALVES, 2010, p. 186) Nota 1: a requisição RM-345 é de 190 unidades. No exemplo anterior, verificamos que ocorreram duas entradas no estoque. A primeira, na quantidade de 120 unidades e a um preço de R$18,00 por unidade, totalizando R$ 2.160,00. Logo em seguida, ocorreu um nova entrada de 350 unidades a um preço de 20,00 a unidade, em um total de R$7.000,00. [...] Verificamos que a requisição ao estoque foi de 190 unidades. O processo de precificação das saídas utiliza a ordem cronológica das entradas. Assim retiram-se 120 unidades ao preço de R$18,00; e as demais quantidades, serão retiradas do estoque ao preço de R$20,00. Ao final, o estoque vai ficar com 280 unidades valoradas a R$5.600,00, ou seja, cada item desse estoque tem um preço unitário de R$20,00 que é exatamente o preço da última aquisição [...] (GONÇALVES, p.186, 2010). Já no Método UPES - último a entrar, primeiro a sair, considera que as saídas de estoque deverão ser valoradas de acordo com as últimas entradas em ordem cronológica. Assim temos: Movimento de Estoque - Item cateter subiclava Cálculo do preço - Método UPES Entradas Saídas Saldos Histórico Documento Quantidade Preço Total Quantidade Preço Total Quantidade Total 10/out NF , , ,00 15/out NF , , ,00 18/out RM , , ,00 Tabela 3: Movimentos: entradas saídas saldos. (adaptado de GONÇALVES, 2010, p. 187)

25 25 Com o processo de valorização de que o último que a entrar é o primeiro a sair, verificamos que a última entrada foi de 350 unidades ao preço de R$20,00. Considerando que requisição envolvia a retirada de 190 unidades, esse valor será abatido da quantidade da última entrada que é de 350 unidades. O método de inventário físico é um processo de contagem física de todos os materiais da empresa. Accioly (2008) explica que o princípio básico é efetuar uma contagem do material em estoque e depois, comparando com os dados do cadastro de saldo, verificar se há diferenças, qual a quantidade e valor envolvidos, e então efetuar o acerto. De acordo com Accioly (2008) os inventários podem ser: Inventário Dinâmico: processo de contagem física de um item, sempre que ele é movimentado. Ou seja, ao ser recebido ou expedido. [...]. A principal vantagem desse tipo de inventário é que os itens com maior movimentação, que costumam ter maiores disparidades de inventário, são contados mais vezes. Inventário Rotativo: é uma contagem física contínua dos itens em estoque, programada de modo que os itens sejam controlados em uma freqüência predeterminada. As vantagens são: Contagem freqüente; orientado para prevenção dos erros; contínuo aprimoramento das equipes pela percepção da responsabilidade; monitoramento contínuo dos índices e realização em pleno funcionamento das operações. A desvantagem pode estar no uso do tempo dos funcionários dos depósitos, porém facilmente solucionado com a coordenação para utilizar pequenas quantidades de horas diárias. Inventário Por Amostra: é empregado em procedimentos de auditoria, valendo-se de uma abordagem estatística. Nesse caso, são contados apenas alguns itens que representem uma boa amostra do universo de itens da empresa. Esse método é recomendado quando a acuracidade dos estoques é mantida por meio de inventários rotativos. Para que qualquer método de inventário obtenha sucesso, é preciso antes de tudo realizar um planejamento. A preparação prévia do ambiente a ser contado elimina muitos erros e aumenta a produtividade do pessoal envolvido com as contagens.

26 CAPÍTULO II Gestão de Compras A gestão da aquisição a conhecida função de compras assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiro, envolvidos, deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não um centro de lucros. O valor total gastos nas compras de insumos para a produção, seja do produto ou do serviço final, varia de 50% a 80% do total das receitas brutas (GONÇALVES, 2010, p.244). É fácil perceber que mesmo pequenos ganhos decorrentes de melhor produtividade na função têm grandes repercussões no lucro. Decorrente das mudanças ocorridas nas organizações a função compras não é mais vista como uma atividade rotineira e sim como parte do processo de logística das empresas. Isso porque mais do que simplesmente adquirir produtos, o setor de compras atualmente se inter-relaciona com todos os outros setores da empresa, influenciando e sendo influenciado. Conforme Marins (2007) toda empresa na consecução de seus objetivos necessita de grande interação entre todos os seus departamentos ou processos, no caso de assim estar organizada. [...]. A área de compras interage intensamente com todas as outras, recebendo e processando informações, como também alimentando outros departamentos de informações úteis às suas tomadas de decisão. O setor específico, geralmente, em face da competitividade empresarial, precisa da ajuda de outros setores da organização, como o de desenvolvimento de produtos, área financeira, para que as aquisições realmente tragam benefícios para a organização. O setor de compras está também inter-relacionado com os níveis de estoque. A ele compete a tarefa de equilibrar a quantidade de materiais a serem comprados para que os demais departamentos da empresa encontrem-se satisfeitos continuamente. 26

27 A função Compras Gonçalves (2010) define compras com um termo normalmente utilizado para definir o ato e a responsabilidade funcional para promover a procura dos materiais e dos serviços e, então, supri-los para serem utilizados pela empresa. A função de compras requer planejamento e acompanhamento, processo de decisão, pesquisas e seleção das fontes supridoras dos diversos materiais, diligenciamento para assegurar que o produto será recebido no momento esperado, inspeção tanto da qualidade quanto das quantidades desejadas. Requer uma coordenação geral entre os diversos órgãos da empresa. Gonçalves (2010) acrescenta que o órgão de compras deve possuir pessoas bem preparadas, com talento compatível com a função que vão exercer. Este profissional deve ser bem informado sobre o mercado com qual interage, examinando suas flutuações sazonais de preços, e disponibilidade de oferta de produtos e serviços, eventuais crises de abastecimento, problemas relacionado com o comércio exterior, enfim, estar atento às oscilações do próprio mercado. Um profissional bem informado vai produzir de forma eficiente e eficaz, com elevados resultados para a empresa. 2.2 Objetivos da Função Compras Normalmente a função compras tem quatro objetivos principais: obter mercadorias e serviços na quantidade certa, com qualidade e a um menor custo; garantir que a entrega seja feita de maneira correta; e, desenvolver e manter boas relações com os fornecedores. Martins (2007) a esse respeito comenta que os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente externo e interno. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI, a Internet e cartões de crédito. De acordo Gonçalves (2010) a função de compras é dirigido para uma única finalidade: garantir que materiais e serviços exigidos sejam fornecidos nas quantidades corretas, com qualidade, no tempo desejado. Esse processo envolve objetivos como:

28 28 Comprar de forma eficiente, maximizando o ganho para a empresa, dentro de padrões éticos. Garantir o suprimento dos materiais, nas quantidades e nos prazos exigidos pelos usuários. Criar e desenvolver de forma permanente e intensiva um cadastro de fontes de suprimentos que dê garantias quanto ao fluxo de materiais a serem abastecidos nas empresas. Manter uma boa articulação, tanto internamente nas empresas, quanto com o mercado em geral e, especialmente, com o mercado fornecedor dos insumos e produtos exigidos pelas empresas. Criar rotinas e procedimentos dentro dos processos de aquisição que sejam ágeis e que permitam um efetivo controle de todo o processo. Muito embora as atividades relacionadas com a aquisição de materiais e serviços funcionem de forma abrangente, nas empresas existem certas funções dentro do universo organizacional e operacional que permitem dividir as atividades de compras em dois grandes blocos definidos por Gonçalves (2010) da seguinte forma: Administração da aquisição que tem por objetivo processar as compras e envolver todos os procedimentos necessários para atingir esse objetivo. Movimenta-se com o uso do cadastro de fornecedores por meio da escolha das fontes de suprimentos a serem consultada, realização das pesquisas de preços, análise das ofertas, negociações para contratação, fechamento de contrato destinado ao fornecimento do material ou serviço solicitado pelo usuário interessado. Administração do fornecimento desenvolve as etapas seguintes após a formalização do contrato de fornecimento que é aprovado pela administração da aquisição. Tem por objetivo garantir que o contrato celebrado seja cumprido dentro dos prazos estabelecidos e nas condições previamente acordadas. [...] Esse acompanhamento do mercado supridor tem por finalidade dar o máximo de garantia do cumprimento do contrato, nos prazos e quantidades neles fixados e

29 29 antever possíveis problemas para que sejam tomadas as medidas corretivas necessárias. O processo de compras abrange desde o recebimento da solicitação de compras (requisição) de material ou serviço até o memento da efetiva entrega ou execução dos mesmos que Júnior (2008) descreve os principais eventos: 1º Solicitação de Compras Documento que dá autorização ao comprador para executar uma aquisição, deve conter descrição e quantidade do material, prazo e local de entrega. 2º Consulta de Fornecedores Coleta de Preços 3º Análise das Propostas Criação do Mapa Comparativo onde pode ser analisados todos os dados coletados e definir qual dos fornecedores atende as necessidades da empresa. 4º Emissão do Documento Ordem de compra, pedido de compra, Contratual solicitação de compra e autorização de serviço com aprovação para efetivação da compra / serviço. 5º Diligenciamento Acompanhamento de fornecimento. 6º Recebimento Efetivo dos Análise qualitativa e quantitativa. Materiais Tabela 4: Processo de Compras. (adaptado de JUNIOR, 2008, p 68 e 69) É evidente que há elevado grau de influência do custo de aquisição dos materiais e serviços no custo global do produto final. Por esse motivo a administração do fornecimento é responsável por grandes reduções nos custos, se levarmos em conta que o lucro da empresa começa a ser gerado no momento em que estão sendo processadas as aquisições de materiais e serviços destinados à produção.

30 Desenvolvendo Fornecedores O ato de comprar bens e serviços para uma empresa é uma tarefa complexa que envolve questões primordiais como especificações técnicas, padrões, normas, até uma extensa busca de fontes de suprimentos que atenda a todas essas exigências e ainda seja capaz de garantir a entrega na hora certa e na quantidade desejada. Assim criar um cadastro de fornecedores habilitados a prestar serviços e fornecer produtos é crucial para o setor de compras, pode-se dizer que é o corpo central no processo de suprimento de material e serviços de uma empresa. Deve-se levar em conta que ao fechar um contrato de fornecimento de um material, com uma determinada empresa fornecedora, vamos procurar um parceiro e não um problema. (GONÇALVES, 2010, p.260) Hoje os fornecedores são na verdade parceiros que buscam com alianças estratégicas, objetivos comuns. Desta forma podemos garantir qualidade, tempestividade e regularidade no suprimento dos materiais e dos serviços e, conseqüentemente, a sobrevivência da empresa no mercado. A globalização da economia produziu uma diversificação no leque de possibilidades de fontes supridoras. Aprender a identificar os fabricantes e fornecedores de insumos, produtos, componentes e serviços e conhecer suas potencialidades são atribuições indispensáveis do gerenciamento de compras. Gonçalves (2010) explica que em um primeiro estágio, caberá ao órgão responsável pelo cadastro de fornecedores, coletar informações das fontes de suprimentos disponíveis no mercado. Nessa seleção uma série de requisitos deverá ser atendida, entre elas: Responsabilidade; Estabilidade; Habilidade de negociação e de comércio; Experiência no fornecimento do bem ou serviço procurado; Atuação no mercado. Esses requisitos indicados deverão estar organizados de forma sistemática e sempre disponível com o objetivo de facilitar a consulta por todos aqueles que estejam envolvidos.

31 31 Adicionalmente, deverá ser realizada uma classificação dos fornecedores de acordo com critérios previamente estabelecidos pela empresa, envolvendo uma série de fatores como: Tipo de produto que fabrica ou vende; Capacidade de produção ou de atendimento; Facilidade de comunicação e de relacionamento com seus clientes; Localização geográfica; Situação da fábrica. A busca de bons fornecedores começa pelo estudo do mercado fornecedor. No sistema tradicional, a função de administração de compras constitui basicamente em procurar um fornecedor no momento em que a necessidade de um determinado ou material se faz presente. Encontrado o fornecedor começa-se então a discussão pelos prazos e condições comerciais. Hoje o que deve ser procurado com tenacidade é a construção de uma eficácia a longo prazo, que pode ser menos visível em um primeiro momento; porém muito mais rentável a longo tempo. Para Gonçalves (2010) comprar pelo menor preço muitas vezes é um ato ilusório, pois, não sendo todas as compras negociadas com o mesmo cuidado, o ganho de uma será fatalmente perdido em outra aquisição; e os fornecedores têm uma tendência natural de melhor servir os bons clientes em detrimentos dos demais. A atuação da administração de compras deverá ter um enfoque mais estratégico e menos burocrata para operar as necessidades ocasionais. Gonçalves (2010) ainda acrescenta que caracterizar o mercado fornecedor é estabelecer uma fonte de suprimentos constituída por um encontro econômico, em que se defrontam compradores e fornecedores, com o objetivo de formalizar contratos de fornecimento. O estudo desse mercado deverá se preocupar com a busca de fornecedores dispostos a suprir a empresa de suas necessidades, tanto de matérias quanto de serviços disponíveis ou potencialmente acessíveis. Esse estudo tem por objetivo traçar um cenário da empresa no contexto do mercado que a supre, procurando identificar posições e definir seus contornos, suas forças, seu potencial e suas fraquezas. Dentro dessa

32 32 abordagem, a equipe responsável pelo estudo do mercado deverá desenvolver inúmeras pesquisas, sistemáticas e ordenadas o ecossistema denominado mercado fornecedor. Bowersox (2001) afirma que é fundamental no desenvolvimento do fornecedor, a busca de empresas que estejam comprometidas com sucesso da empresa compradora. O próximo passo é desenvolver relações próximas com esses fornecedores, trabalhando com compartilhamento das informações e recursos, a fim de atingir os melhore resultados. Para tanto se torna necessária uma investigação mais detalhada dos fornecedores, incluindo visitas às suas instalações e entrevistas com seus executivos. Todos esses procedimentos visam obter dados importantes relativos às características específicas de cada fornecedor, permitindo, por conseqüência, ter disponíveis suas potencialidades, flexibilidade de atuação e dificuldades no suprimento de bens e serviços. No sentindo de trazer benefícios comercias para ambas as partes Gonçalves (2010) específica alguns procedimentos necessários: Um razoável processo de intercomunicação entre compradores e vendedores, que permita atingir o objetivo que é o de atender às necessidades; Um interesse mútuo para a busca de soluções conjuntas e negociadas relacionadas a problemas comuns. O cultivo de relações pessoais dentro de procedimentos éticos de respeito mútuo e interesses comuns; Uma contínua melhoria nos processos e nos métodos, que deverão ser gradativamente, ajustados e melhorados a cada novo contrato firmado entre as partes. A realização de reuniões Periódicas para a troca de informações e avaliações dos procedimentos adotados e do andamento dos contratos de fornecimento de materiais e/ou serviços.

33 Planejamento de Compras Na gestão de materiais há uma necessidade continua de reposição de bens ou serviços, para tanto o ideal é um planejamento antecipado dos recursos que serão utilizados. No ponto de vista de Gonçalves (2010). O exame da questão orçamentária, no que se refere à administração de materiais, nos remete, em um primeiro plano, para a determinação das necessidades de materiais através da previsão de demanda [...] Num segundo plano para o preparo do orçamento de materiais é necessário conhecer o preço de aquisição dos itens que a empresa vem mantendo em seus estoques. São os denominados itens de consumo corrente ou simplesmente itens de consumo. O uso da previsão de consumo, projetada e o conhecimento do preço estimado de aquisição de cada item do estoque nos permitem calcular o montante estimado de gastos de recursos financeiros em um horizonte de planejamento em um determinado período. O preço de compras e os descontos podem ser estabelecidos por licitações, negociações ou simplesmente por uma programação de preços estabelecida pelo fornecedor. Seja qual for a forma de estabelecimento de valores, o comprador não quer pagar um preço mais elevado do que o necessário. Para tal fato não acontecer Bowersox (2001) explica que, existe normalmente uma programação de um ou mais possíveis descontos que um comprador pode receber, relacionado à cotação de preço. Por exemplo, descontos por quantidade podem ser oferecidos como um incentivo a compradores para adquirirem quantidades maiores, ou descontos à vista para pagamentos imediatos de faturas. Ao considerar descontos por quantidade, o comprador precisa levar em conta também os custos associados à manutenção de inventários e custos administrativos que o aumento nos estoques podem acarretar. As técnicas de tamanho de lote como o Lote Econômico de Compra podem ajudar a resolver essa troca compensatória.