DESPESAS FIXAS. O que são Despesas Fixas?

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1 Conceitos de Gestão O intuito desse treinamento, é apresentar aos usuários do software Profit, conceitos de gestão que possam ser utilizados em conjunto com as informações disponibilizadas pelo sistema. Esperamos que com essas breves informações, você gestor que tem a missão de administrar sua empresa, possa faze-la de maneira mais eficiente e eficaz. Nosso entusiasmo, vem do fato que muitos dos gestores de varejo, utilizam apenas a intuíção em seu dia a dia, e apesar de muitas pessoas questionarem a real aplicação de alguns desses conceitos, podemos garantir que sua vida empresarial, será facilitada. Toda e qualquer ferramenta de gestão, parte do princípio que a organização de uma empresa é a principal ferramenta para seu sucesso, entretanto sem algum conhecimento técnico, essa missão torna-se quase impossível. Lembre-se para por em prática essas ações, necessitará de muito trabalho, e nós da Getway, estaremos sempre a postos para ajudá-lo.

2 I N T R O DU Ç Ã O Iniciaremos falando sobre despesas, um ponto muito importante para o gerenciamento de qualquer empresa, mas no varejo seu controle torna-se indispensável, devido as pequenas margens hoje praticadas. Primeiramente é importante saber o que é despesa, de acordo com o dicionário de Dermival R. Rios; Despesa é ato ou efeito de despender, gasto é tudo o que se despende. Na visão empresarial, despesa é todo o desembolso (pagamento) efetuado por sua empresa, para quitação de uma obrigação (conta), seja ela prevista ou eventual. Por estar ligada diretamente a lucratividade, é necessário que saibamos como controlar essas despesas, para que tenham pouco impacto sobre o lucratividade da empresa. É necessário para isso dividir em dois tipos; Despesas Fixas e Despesas Variáveis

3 O que são Despesas Fixas? DESPESAS FIXAS - São todas as obrigações (conta) que independem do faturamento da empresa, é esse tipo de despesa que o gestor deverá ter o maior controle. - Quanto maior a participação desse tipo de despesa em sua empresa, menor será a possibilidade de obtermos uma boa lucratividade. - É comum os empresários, incluírem despesas pessoais, como sendo da empresa, esse é um dos motivos que abalam a saúde financeira de uma empresa, esse tipo de despesa deverá estar subordinada aos gastos pessoais do empresário, para isso ele conta com seu pro-labore. - Que despesas podemos incluir nesse grupo; * Aluguel do Imóvel, Conta Telefonica, Folha Pagamento, e muitas outras. - Veja que temos despesas que podem sofres variações em seus valores, mas não em seu tipo.

4 O que são Despesas Varáveis? DESPESAS VARIÁVEIS - São todas as despesas que variam de acordo com o faturamento da empresa, ou seja, estão ligadas às vendas da empresa, quanto maior esse faturamento, maior será esse tipo de despesa. - Quais despesas podemos incluir nesse grupo. * Impostos. * Embalagens. * Perdas, e muitas outras. - Para esse tipo de despesa, o gestor tem pouca oportunidade de intervenção, entretanto não se pode perder o controle sobre ela, lembrese toda despesa esta ligada ao lucro de sua empresa, quanto maior a despesa menor o lucro.

5 SEPARAÇÃO DAS DESPESAS Para melhor identificar cada tipo de despesa, o Profit, possui uma divisão de Centros de Custos, ou seja, é a divisão de sua empresa em pequenas celulas de negócios, para termos maior controle sobre qualquer tipo de gasto. Temos uma organização baseada em um plano de contas e três niveis, sendo dois sintéticos, onde podemos visualizar o valor total desembolsado para esse tipo de despesa e um análitico, onde podemos ver cada conta paga, individualmente, portanto podemos identificar o que esta ocorrendo em cada uma delas. Por fim temos ainda a identificação de despesas Fixas ou Variáveis, vistas anteriormente. A montagem de seu plano de contas, é crucial para que essa divisão, ocorra sem problemas, e sua empresa possa identificar toda e qualquer despesa. Caso suas despesas venham a ser lançadas e baixadas corretamente em seu financeiro, o próprio software Profit, lhe fornecerá qual o percentual de cada uma delas, perante ao faturamento de sua empresa, esse valores são chamados de Custo Operacional.

6 CONTROLE DAS DESPESAS Agora que já sabemos o que é despesas, como podemos identificar e separar, temos que efetuar o controle sobre elas. FIXAS, com a separação de cada despesa, é necessário uma avaliação para sabermos, se os valores pagos, correspondem a realidade desse setor e do tipo de despesa, caso contrário faça um levantamento, crie processos que permitam a equalizar o valor a ser pago com a necessidade da empresa, isso é controlar despesa e aumentar a lucratividade, não é somente as vendas que permitem isso. VARIÁVEIS, como já dito, devido ao fato desse tipo de despesa variar de acordo com o faturamento, a margem de manobra diminui bastante, mas fique atento a tudo que ocorra com sua empresa, verifique principalmente quais são os benefícios que sua empresa pode ter, em relação aos impostos, procure seu contador ou um consultor tributário.

7 CENTROS DE CUSTOS Para que possamos identificar as despesas corretamente, é preciso dividir sua empresa, em pequenas células de negócios denominadas Centros de Custos. O que e Centros de Custos? - E a divisão de sua empresa, em pequenas empresas com objetivo de gerenciar de maneira mais eficiente e eficaz as suas despesas. Como identificar esses Centros de Custos? - Separamos em contas Sintéticas, onde vemos o total das despesas alocadas para esse Centros de Custos e Analíticas, onde verificamos cada despesa lançada para essa célula de negócio. Após efetuadas todas essas identificações, poderemos identificar qualquer depesa e seu montante, com intuito de melhor gerenciar essa ação de negócios.

8 FLUXOGRAMA DAS DESPESAS Lucratividade Garantida Bem Administradas Controladas Despesas Variáveis Despesas Fixas Mal Administradas Sem Controle Prejuízo Baixa lucratividade

9 FORMAÇÃO DE PREÇOS DE VENDA Após identificarmos nossas despesas, podemos iniciar o estudo da Formação de Preços de Venda. Uma situação onde todos os gestores costumam ter problemas, é com a precificação dos produtos, é necessário que tenha um planejamento para adotar uma política de preços, ter as informações corretas de suas despesas, lucro liquído desejado, impostos a serem pagos e concorrência, tudo isso fará com que sua empresa tenha preços competitivos e com retorno garantido. Vamos identificar cada ponto necessário para elaborar uma política de preços que seja adequada ao seu negócio. * O que é custo efetivo do produto? - É o valor pago pelo produto, menos o valor de crédito de ICMS, mais incluindo-se o IPI. * O que é lucro liquido? - É o percentual, que você empresário deseja como retorno do capital investido.

10 * O que é ICMS de débito? FORMAÇÃO DE PREÇOS DE VENDA - É o percentual a ser pago ao Estado, a título de imposto, sobre a venda do produto, o seja, de seu valor de venda, sua empresa deverá recolher um valor específico. * O que é Markup? - É o percentual que deverá ser adicionado ao custo efetivo do produto, que cubra todas as necessidades da empresa e também traga seu lucro liquido. * O que é Custo Operacional? - É a soma das despesas Fixas e Variáveis. Quais são os fatores que podem influenciar a decisão de implementar uma política de preços adequada as necessidades e desejos de um empresário? - Mercado altamente concorrido. - Mudança de comportamento do consumidor. - Despesas fora da realidade da empresa.

11 FORMAÇÃO DE PREÇOS DE VENDA Como definir o preço de venda de um produto? - Primeiramente, verifique qual é seu giro, pois quanto maior o giro, menor será a margem aplicada ao produto e isso também é inversamente proporcional. - Preços praticados pelos concorrentes para esse produto. - Estabelecer uma margem de lucro liquido, para esse produto. - Conhecer efetivamente suas Despesas Fixas e Variáveis, também chamada de custo operaional. - Qual o valor a ser pago de ICMS. Após obtermos essas informações, iniciaremos a implantação de uma política de preços, que seja ideal para sua empresa.

12 FORMAÇÃO DE PREÇOS DE VENDA Temos então a seguinte equação para obtermos um Markup, a ser aplicado sobre o Produto, assim teremos o preço de venda. Daremos um exemplo como ilustração; * Produto X, custou R$ 10,00, com ICMS de 18%, sendo que sua despesa Fixa é de 9% e Variável de 5%, o lucro liquido é de 3%. Temos então: - Custo efetivo do Produto: 10,00 18%= 8,20 - Custo Operacional = 14% - ICMS de Débito = 18% - Lucro liquido = 3% Markup = 1- ( ) Markup= 0, Preço de Venda será: 8,20 : 0,65= 12,61

13 CURVA ABC O que é Curva ABC, também conhecido como gráfico de Paretto, analisa suas vendas pela ótica do giro. A Curva A; - 20% dos produtos vendidos, podem representar até 80% de seu faturamento, são produtos de alto giro e baixa margem. - 30% dos produtos vendidos, podem representa cerca de 15% de seu faturamento, são produtos que tanto seu giro quanto sua margem, possuem bom nível. - 50% dos produtos vendidos, representam cerca de 5% do faturamento, são produtos de baixo giro mas sua margem é alta. Esse processo de analise é necessário, para que o empresário possa compensar essas diferenças de venda entre produtos, adotando uma política de preços, adequada a empresa e também seu mix de produtos.

14 CURVA ABC Verifique sempre o giro, e verá que os produtos com maior quantidades de unidades vendidas, são sempre aqueles onde sua margem é menor, já aqueles com giro menor, são produtos que podem e devem ter margens maiores. Baseado nos resultados dessa curva, adote uma política de margens que permita a sua empresa ter equilibrio entre produtos de maior giro e menores margens, com os de menor giro e margens maiores, Lembre-se que sua empresa não é instituíção filantrópica, você trabalha pelo lucro, portanto não é vergonha dizer isso, lucro. Se em alguns produtos sua lucratividade esta baixa ou negativa, em outros será o contrário, o que importa é a sua empresa ter uma lucratividade no geral, que seja adequada as suas necessidades.

15 FLUXO DE CAIXA Peça muito importante para visualizar a saúde financeira de uma empresa, é o Fluxo de Caixa, o que vem a ser isso, é o cruzamento das informações de seu Contas a Pagar e Receber. Para obtermos essa informação é necessário que seja separado por regime, Competência, que é a data onde foi dada a entrada do documento a ser pago ou recebido. Como exemplo podemos citar a Folha de Pagamento e vendas em Cartões de Crédito. O outro tipo de regime é o Caixa, que se define pela data em que foi pago ou recebido o valor. Novamente citamos a Folha de Pagamento e as vendas em Cartões de Crédito. Em seu fluxo de caixa teremos então as seguintes informações referentes aos pagamentos e recebimentos

16 FLUXO DE CAIXA Regime de Competência: 11/2004 Descrição Data Pagar Receber Folha Pagamento 25/ Credcard 28/ *Nesse caso vemos que nessas datas foram lançados para o sistema, esses pagamentos e recebimentos. Regime de Caixa: 12/2004 Descrição Data Pagar Receber Folha de Pagamento 05/ Credcard 29/ * Nesse caso, vemos quando foram pagos ou recebidos os valores lançados para aquelas datas. Isso é Fluxo de Caixa, entretanto de acordo com o regime escolhido, seus valores serão diferentes, mas o que importa nesse momento é sabermos como obter a informação.

17 FLUXO DE CAIXA Fluxo de Caixa, como usar essas informações? O Fluxo de Caixa, é usado diariamente, principalmente para efetuarmos as compras da loja, pois assim será comprometido para aquisição de mercadorias, apenas o que a empresa poderá efetivamente honrar os pagamentos, essa atitude representa um reforço a saúde financeira da empresa. Podemos também utilizar na hora de definirmos os investimentos a serem feitos pela empresa, com base em seus recebimentos e pagamentos. Obs.:O bom gestor é aquele que para efeito de previsão visualiza seu Fluxo de Caixa por regime de Competência, mas administra por regime de Caixa, é justamente por onde ele efetuará seus pagamentos tendo como base seu saldo e terá efetivamente recebidos, todos os seus créditos.

18 PROMOÇÃO O que é Promoção? - Promoção é a junção de duas palavras; Promover + Ação = PROMOÇÃO Promoção, significa colocar os produtos em destaque dentro de sua loja, ou seja, uma melhor apresentação, com isso suas vendas irão aumentar, mesmo sem uma alteração em seu preço de venda. Quando os preços de venda são menores do que aqueles praticados em sua loja atualmente, dizemos que isso é uma Oferta, em uma promoção deve-se associar produtos com preços de venda menores e também com preços maiores, do que aqueles praticados atualmente esse procedimento garantirá um resultado muito melhor dessa ação que esta sendo colocada em prática. Portanto em uma Promoção temos produtos com preços iguais, superiores e também inferiores ao praticado.

19 PROMOÇÃO Promoção apenas com produtos ofertados, diminui em muito as chances de um bom resultado, visto que, os produtos similares aos da promoção terão suas vendas diminuídas, em virtude do cliente apenas comprar aqueles da oferta, então a rentabilidade cai no geral, mas se associarmos produtos com preços iguais ou superiores nessa mesma promoção teremos uma rentabilidade maior. Para associarmos os produtos partimos do pressuposto que os produtos que serão vendidos com preço superior, devem estar relacionados com aqueles que serão vendidos a preços menores, para saber isso consulte o relatório de Análise da Intersecção entre Produtos Vendidos, com isso seu trabalho será facilitado. Lembre-se que toda e qualquer Ação de Vendas, visa o aumento das vendas de produtos e também o aumento da rentabilidade, masis clientes comprando não é garantia de resultado melhor.

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