Administrando o Fluxo de Caixa

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1 Administrando o Fluxo de Caixa O contexto econômico do momento interfere no cotidiano das empresas, independente do seu tamanho mercadológico e, principalmente nas questões que afetam diretamente o Fluxo de Caixa, tais como: taxas de juros de empréstimos e financiamentos bancários, prazos concedidos a clientes, prazos obtidos com os fornecedores. O custo financeiro alto, ao usar capital de terceiros provoca uma despesa financeira que tende a reduzir os lucros das empresas. A competitividade que termina por afetar os volumes e as margens e/ou as mudanças de prazos de pagamentos e recebimentos que aumenta a Necessidade de Capital de Giro - NCG. Existem diferentes fontes de financiamentos do caixa e uma boa relação com os bancos auxilia na obtenção de créditos com taxas de juros menores. Um resumo das entradas e saídas em uma empresa independente da tipologia operacional em empresas prestadoras de serviços, comerciais e industriais, pode ser apresentado como: Impostos: tributos federais (simples, presumido e real), FGTS, INSS. Sócios: retiradas e pró-labores no contexto de saídas de recursos e também a decisão de aportar capital quando forem necessários para a empresa alavancar suas atividades no mercado. Saídas Eventuais: pagamento de multas, indenizações trabalhistas, parcelamento de dívidas, etc. Imobilizado: ao adquirir um imobilizado à empresa tem uma saída de caixa, ao vender tem uma entrada não operacional no caixa. Depreciação: item não financeiro que representa a perda de valor de itens imobilizados, mas que é componente na formação do preço de venda. Fornecedores: futuras saídas de recursos financeiros a prazo e que são componentes diretos em um Fluxo de Caixa.

2 Salários: compromisso contratual com os funcionários da empresa e que devem também ser considerados todos os encargos sociais. Despesas: todos os pagamentos que precisam ser feitos para que a operacionalidade da empresas não seja afetada, tais como: aluguéis, insumos básicos, manutenções, etc. Vendas: as vendas a vista são lançadas diretamente no caixa diário e as vendas a prazo no fluxo de caixa. Recebimento: toda e qualquer entrada de recurso na empresa seja operacional (atividade da empresa) ou não operacional (empréstimos ou venda de ativos fixos, por exemplo). Aplicação Financeira: quando houver sobras de recursos financeiros é uma opção empresarial aplicar estes recursos no mercado de capitais. O que vem a ser Fluxo de Caixa? - É um instrumento de controle que tem por objetivo auxiliar o empresário a tomar decisões sobre a situação financeira da empresa. Consiste em um relatório gerencial que informa toda a movimentação dos recursos financeiros (entradas e saídas), sempre considerando um período determinado, que pode ser uma semana, um mês, etc. Trata-se de uma ferramenta de gestão operacional (curto prazo) e estratégica (médio e longo prazo). O Fluxo de Caixa tem múltiplas finalidades, entre elas, ajudar no planejamento e controle de todo o recurso financeiro que entra e sai de uma empresa. O Fluxo de Caixa auxilia o empresário a tomar decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de recursos na empresa. Serve para verificar se a empresa está trabalhando com falta ou sobra de recursos financeiros no período acompanhado. É uma base para planejar melhor políticas de prazos de pagamentos e de recebimentos. Auxilia a conhecer o momento mais favorável para realizar promoções de vendas, com vistas a melhorar o capital de giro da empresa. Ajuda a avaliar se os recebimentos previstos são suficientes para cobrir os gastos assumidos e previstos no período considerado.

3 Complementa a verificação se é o melhor momento para efetuar reposições de estoques em função dos prazos de pagamento e das disponibilidades de caixa. O Fluxo de Caixa necessita de cuidados especiais na sua elaboração, tais como o conhecimento pormenorizado do ciclo financeiro da empresa e da implantação de diversos controles auxiliares. Os valores a serem alocados no relatório de Fluxo de Caixa, além de refletir a realidade da empresa, devem ser atualizados a todo o momento. Manter o Fluxo de Caixa sempre atualizado é fundamental para o sucesso da gestão do caixa. O Fluxo de Caixa é um controle financeiro dinâmico, ou seja, o que acontece hoje será passado no dia seguinte, daí a necessidade de constante atualização dos valores correspondentes às entradas e as saídas de caixa. É preciso tomar cuidado com entradas previstas duvidosas, ou seja, na incerteza de um valor que poderá não entrar no dia do vencimento acordado com o cliente, é melhor não contar com esse recurso financeiro para honrar os compromissos em dia. Os juros de mora recebidos de clientes inadimplentes e os rendimentos de aplicações financeiras devem ser considerados como entradas previstas esporádicas, ou seja, não tem constância e que influenciam o planejamento no período considerado. Mesma consideração em relação a vendas de ativos fixos, que são totalmente atípicas e devem ser muito bem consideradas no período a ser acompanhado. A distribuição de lucros é uma prática comum nas empresas e é diferente de pró-labore que é um acerto prévio entre os sócios. Uma empresa vem a pagar juros a credores, sejam eles fornecedores, bancos ou investidores, em virtude de atrasos na quitação de seus compromissos. Ao adquirirem imobilizados com recursos próprios, as empresas estarão trocando capital de giro por capital fixo e isto, se não bem considerado pode acarretar um significativo redutor no capital de giro da empresa.

4 As compras à vista e o pagamento a fornecedores juntamente com as despesas operacionais representam a maior parte das saídas de caixa. Amortizar dívidas é decorrente de compromissos assumidos pela empresa com seus credores e que podem ser oriundas de: parcelamentos de impostos, financiamentos de imobilizados, leasings, consórcios e outros débitos correntes. É importante manter os pagamentos em dia para não pagar juros. Caso não seja possível, cabe negociar novos prazos com os credores antecipadamente. Este é um modelo super simplificado, de um Relatório de Fluxo de Caixa: Saldo Inicial: é o valor constante no caixa e bancos no dia anterior ao início do período a ser considerado para a elaboração do Fluxo. Entradas: todos os valores que são esperados pela empresa (conforme seu histórico no mercado) que podem vir a ser recebidos no período considerado, assim como os valores a serem recebidos das vendas realizadas a prazo em momentos passados; a que se considerar também a possibilidade de outras entradas: juros de aplicações no mercado financeiro, venda de ativo fixo, aporte de capital, empréstimos, juros de devedores inadimplentes, etc. Saídas: todos os valores que a empresa deve para algum credor, no período a ser acompanhado, e que deverão ser quitados nos dias correspondentes. Saldo Final: resultado obtido dos valores previstos como entradas menos os valores previstos nas saídas mais o saldo inicial considerado no período, este saldo final passa a ser o saldo inicial do próximo dia a ser gerenciado. Este Relatório de Fluxo de Caixa pode ser utilizado também para acompanhar os acontecimentos realizados e não só os projetados. O período a ser considerado pode ser semanal, mensal, bimensal, trimestral, semestral ou anual. Em síntese, o acompanhamento do Fluxo de Caixa permite constatar a real sobra ou falta de recursos financeiros em um empreendimento no período

5 considerado e é um instrumento de gestão muito eficiente quando bem elaborado. O Ciclo Operacional está diretamente relacionado com a atividade fim da empresa, ou seja, revela o espaço de tempo entre o período de aquisição das matérias-primas ou mercadorias até o recebimento das vendas a vista ou a prazo. O Ciclo Financeiro é a relação de prazo entre as saídas de caixa referentes aos pagamentos efetuados aos credores e as entradas de caixa relativas aos recebimentos dos clientes. A Disponibilidade Financeira são os recursos financeiros à disposição da empresa, representada pelos valores em caixa juntamente com os saldos positivos nas contas nos bancos com quem a empresa mantém relações bancárias. Um gestor de pequenos empreendimentos deve procurar manter tanto o Ciclo Operacional quanto o Ciclo Financeiro, o menor possível. Para reduzir o Ciclo Financeiro as empresas devem manter os níveis de estoques adequados aos volumes de vendas, assim como adotar critérios compatíveis na concessão de créditos para as vendas a prazo e ainda, procurarem desenvolver novos fornecedores ou, então negociar novas condições de comercialização (prazos de pagamento). O prazo médio de estocagem representa a quantidade de dias que a empresa tem de estoques em média. O prazo médio de recebimentos representa o prazo médio que a empresa está concedendo nas vendas realizadas a prazo. O prazo médio de pagamentos significa o prazo médio que a empresa está obtendo junto aos fornecedores. Quanto maior o giro de caixa, melhor será o resultado da empresa, pois o valor da necessidade de capital de giro para investir nas atividades operacionais, será menor. O SAC representa os valores que serão desembolsados pela empresa para pagar compromissos assumidos com fornecedores e também com as despesas operacionais da empresa, tais como aluguel, funcionários, encargos

6 sociais e impostos, água, luz, internet, telefone, contabilidade, pró-labore dos sócios, etc. O valor do SAC pode ser encontrado verificando-se o valor das saídas de caixa mensal (pagamento a fornecedores e despesas operacionais) multiplicando-se por 12 meses para obter o valor anual; Como se trata de valores anuais, periodicamente o responsável pelo gerenciamento do Fluxo de Caixa deve acompanhar a movimentação de entradas e saídas mensais de acordo com os montantes realizados no fechamento do mês e, de acordo coma tendência, ir ajustando o valor de SAC. SAC: Saída Anual de Caixa, esse valor poderá ser obtido através dos levantamentos nas movimentações do caixa da empresa em períodos anteriores. O empresário deve verificar quais são os valores das saídas médias mensais para pagamento de fornecedores e despesas operacionais dos últimos 12 meses e fazer uma média. Torna-se importante avaliar as tendências assim com a sazonalidade dos negócios. GC: Giro do Caixa, significa quantas vezes o caixa se movimentou durante o ano. COM: Caixa Operacional Mínimo é obtido através da divisão do SAC/GC. MMC: Movimentação Média Mensal de Caixa é obtido pela divisão do SAC/12. O COM é o valor que a empresa deverá manter como disponibilidade financeira para atender suas atividades operacionais. Melhorando o sistema de cobrança, a empresa tende a evitar perdas com clientes inadimplentes e consegue trazer recursos financeiros para incrementar as entradas de caixa. Quando a empresa trabalha com estoques mínimos, significa que está imobilizando recursos financeiros extremamente necessários na aquisição de mercadorias ou matérias-primas. Reduzir prazos de pagamento com fornecedores não é uma das tarefas mais simples, pois envolve muita habilidade nas negociações com os já

7 tradicionais, assim como um trabalho de desenvolvimento de novos fornecedores visando melhores condições de compra. Na medida do possível, a empresa quando está em dificuldades de caixa, deve procurar fazer vendas casadas, ou seja, equilibrar os prazos de vendas com os prazos de compras. Negociar novos prazos de vencimentos com credores também não é tarefa fácil. Portanto esse recurso só deve ser usado quando for extremamente necessário. Quando isto acontece, os fornecedores tendem a limitar o crédito concedido. A hipótese da venda de ativos fixos ociosos pode ser interessante, desde que futuramente não venha a prejudicar as atividades da empresa. As empresas precisam adotar estratégias para otimizar os recursos financeiros no momento em que o Fluxo de Caixa está demonstrando uma situação financeira favorável, ou seja, as entradas superam as saídas. Quando a empresa está com sobras de recursos pode ser interessante adquirir matérias-primas ou mercadorias para o estoque, desde que tenham um giro rápido, e também aproveitar as condições altamente favoráveis oferecidas pelos fornecedores nas compras à vista. O investimento em ativos fixos só deve ser realizado se não afetar os recursos necessários para o giro dos negócios. Aplicações no mercado financeiro só devem ser realizadas apenas quando não houver alternativas mais atraentes. Antecipar o pagamento de compromissos com fornecedores pode ser uma estratégia interessante, desde que o desconto concedido compense a antecipação do pagamento. Ao elaborar o Fluxo de Caixa o empresário ou gestor tem de usar o bom senso, principalmente com relação às entradas, ou seja, quando ocorrer qualquer dúvida ao ingresso dos recursos financeiros, deve desconsiderar a operação na programação das entradas de caixa. As entradas e saídas de caixa devem refletir a realidade da empresa. Quando a empresa estiver trabalhando com valores projetados tanto de

8 entradas quanto de saídas, tais estimativas devem ser feitas com bastante critério e análise. Os controles auxiliares, tais como Contas a pagar, Contas a Receber, Movimentações de Bancos, Caixa Diário, Controle de Estoques, são indispensáveis na elaboração do Fluxo de Caixa. É indiscutível a importância do Fluxo de Caixa na gestão financeira de qualquer empresa, independente de porte, segmento ou setor de atuação. O momento econômico em que vivemos tem total significado na elaboração do Fluxo de Caixa e as bases de informações devem ser precisas a fim de gerar uma eficiência no acompanhamento diário do instrumento. Um dos fatores mais importantes para o sucesso na gestão de uma empresa é o adequado PLANEJAMENTO. É preciso que os empresários criem o hábito da sistemática! Que adotem o hábito de registrar todo e qualquer movimento financeiro ocorrido e a ocorrer em sua empresa, entretanto, a falta de informatização não deve ser desculpa para não registrar manualmente tais movimentos.

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