Projeto (II) Relatório de Atividades. Tema do Projeto Empresa terceirizada na área de coleta de dados. Orientando

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1 UNIVERSIDADE CATÓLICA DE GOIÁS Departamento de Computação Nota: Projeto (II) Relatório de Atividades Tema do Projeto Empresa terceirizada na área de coleta de dados Orientando LEONARDO TANCREDE WILSON DIEGO G.F. DE MACEDO Orientador Prof. Leonardo Guerra de Rezende Guedes ENTREGUE EM: XX/XX/2001

2 Relatório X/4. Tema do Projeto Empresa terceirizada na área de coleta de dados Objetivos Criação de uma empresa especializada na utilização de coletores de informações sobre o estoque, fornecedora de mão de obra terceirizada destinada à prestação de serviços diretamente em outras empresas através do aluguel de coletores ou de um grupo de prestadores de serviços. Atividades 1. Pesquisa bibliográfica em textos científicos, artigos na Internet e textos sobre logística. 2. Estudos técnicos sobre o coletor de dados. 3. Pesquisa bibliográfica sobre o processo de criação de uma pequena empresa. Fundamentação Teórica 1. ESTOQUE Auditoria de Estoque Estoque é o conjunto de mercadorias com existência física comprovada destinado à comercialização ou à utilização no processo de produção de outros produtos para venda, no curso normal dos negócios. Os efeitos dos estoques se fazem repercutir na determinação do capital de giro e no resultado do exercício e a determinação do seu valor pode envolver alguns procedimentos contábeis complexos. (BARBOSA, 2007). O controle de estoque é o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos numa empresa, seja numa indústria ou no comércio, sendo utilizando tanto para as matérias-primas quanto para mercadorias produzidas e/ou mercadorias vendidas. Um sistema de controle de estoques é uma ferramenta indispensável ao administrador de pequenos ou grandes negócios, facilitado, hoje, pela utilização de 1

3 tecnologias como o código de barras, pela maior confiabilidade e simplificação do. processo de gerenciamento e gestão de estoques (Lacerda, 2005). O controle ou gestão de estoque é tarefa complexa por envolver, geralmente, centenas ou milhares de itens em estoque com características específicas e distintas, como: a) Características físicas diferentes que interferem no tipo de controle a ser adotado, por exemplo, itens com controle de validade, produtos com alto valor agregado, ou ainda: produtos de difícil controle. b) Estruturas variadas com composições diversas: produtos com essa característica exigem controle rigoroso das composições e combinações possíveis, que podem gerar milhares de combinações diferentes de produtos acabados. Os próprios empresários têm mostrado um crescente interesse durante os últimos anos por métodos aperfeiçoados de controle de estoques, em vista de variados fatores. Entre eles, destacam-se: a) as pressões competitivas sobre os preços e lucros, como nova ênfase em se extrair toda e qualquer vantagem do capital investido nas empresas, incluindo os investimentos em estoque. b) O desenvolvimento tecnológico no campo do processamento de dados, especialmente no que concerne aos computadores eletrônicos, que possibilita a administração melhores informações, com menos possibilidade de erros ou fraudes e uma abordagem mais eficaz nas decisões sobre administração de estoques Modelos de Controle de Estoque A gestão de estoques envolve diversas variáveis, dependendo da amplitude e do tipo de comércio desenvolvido pelas empresas. Um modelo básico de controle de estoque deve registrar: data de entrada, tipo, quantidade, custo unitário e custo total de cada mercadoria adquirida. data de saída, tipo, quantidade, custo unitário e custo total de cada mercadoria vendida. saldo entre mercadorias adquiridas e vendidas Este modelo, também chamado de ficha de controle de estoque, é o instrumento utilizado para acompanhar a movimentação de entrada e saída do estoque. Outros modelos são muito utilizados no controle de estoque, como: modelo de ponto de reposição, modelo de revisão periódica, modelo de itens de demanda dependente, Ferramentas de apoio - curva abc (CORRÊA, 2000). 2

4 . Entretanto, existem hoje diversos programas e softwares de controle de estoque disponíveis no mercado e a escolha de um deles dependerá de sua adequação ao tipo de negócio, o tamanho de sua empresa, as necessidades específicas e o grau de informatização do ambiente empresarial (CONTROLE DE ESTOQUE, 2006). Os projetos de automação da gestão de estoques são complexos pois envolvem a integração de várias tecnologias relacionadas aos sistemas de gerenciamento, aos mecanismos de captura e visualização de informações como códigos de barra, terminais remotos, sistemas de radiofreqüência e scanners1 e aos equipamentos de manuseio, transporte e estocagem de materiais. Dependendo da extensão da integração com clientes e fornecedores, poderão envolver também sistemas eletrônicos de troca de dados. Os sistemas informatizados de controle de estoque se caracterizam por fornecer às empresas um instrumento capaz de contar milhares de itens em um intervalo de tempo bem menor, em relação ao modelo básico. Para tal tarefa, estes sistemas utilizam o coletor de dados. 2 O COLETOR DE DADOS O coletor de dados é um instrumento que captura dados, por meio de leitura ótica dos códigos de barra dos produtos existentes numa loja, total ou parcialmente. Após a leitura, o coletor é capaz de processar estes dados por quantidade e descrição dos mesmos, além de emitir um relatório ao final do inventário. Isto tudo com uma duração aproximada de 8 a 10 horas entre os horários de fechamento e abertura da loja, com um número de contadores adequados a qualquer que seja a quantidade de produtos a serem contados. 2.1 Código de Barras Código de barras é uma representação gráfica de dados numéricos ou alfanuméricos decodificados por um equipamento chamado "scanner" que emite um raio vermelho que percorre as barras. Onde a barra for escura a luz é absorvida, e, onde a barra for clara (espaços) a luz é refletida novamente para o scanner reconhecendo os dados que ali estão representados. Os dados capturados nesta leitura são lidos pelo computador, que por sua vez converte-os em letras ou números humano-legíveis (MOURA, 2006). Os dados são capturados automaticamente por meio de leitura óptica nas operações automatizadas. O código EAN/UPC é um sistema internacional que auxilia a 3

5 identificação inequívoca de um item a ser vendido, movimentado e armazenado, o mais. conhecido e utilizado mundialmente é o EAN-13. Os números são representados em códigos de barras, que permitem a captura automática dos dados em cada ponto automatizado, onde um item for movimentado. Os códigos de barras, geralmente, são aplicados no processo de produção na fábrica e podem estar pré-impressos junto com outras informações na embalagem, ou ainda serem aplicados por meio de uma etiqueta afixada sobre o item na linha de produção (EAN Brasil, 2005). O código de barras em itens comerciais permite a automação por meio de arquivos de consulta de preços, do recebimento de produtos, gestão de estoque, recolocação automática de pedidos, análise de vendas e uma ampla gama de outras aplicações de negócios. 2.2 Vantagens da terceirização A principal vantagem da contratação de uma empresa especializada na contagem de estoques, usando o coletor de dados está no fato de que a loja pode continuar funcionando normalmente enquanto os levantamentos são realizados. Outra vantagem é a impossibilidade de ocorrência de fraudes, uma vez que, com a utilização deste sistema, há condições de saber exatamente o que está sendo desviado do estoque e por quem. Além dessas, a terceirização dos serviços de contagem de estoques tem a vantagem da exatidão, porque os procedimentos de contagem são padronizados, com equipamentos de contagem projetados especialmente e pessoal especializado para utilizá-los. Outra vantagem é a economia conseguida porque a utilização do sistema evita a utilização de horas extras de funcionários em treinamento e no tempo de contagem. Desta maneira, o funcionário fica liberado para atender o consumidor, sem investimento em coletores de dados e desenvolvimento de sistemas. Outra vantagem é a rapidez, pois o sistema garante a conclusão no tempo estabelecido. Além disso, os procedimentos de contagem e de auditoria podem ser ajustados para situações especiais sem afetar a exatidão dos levantamentos. Mais uma vantagem é a obtenção de resultados objetivos e independentes, pois a contabilidade do cliente tem a confiança de resultados que vêm de fonte independente da tomada de decisões (LOGWEB, 2002). O Quadro 1 demonstra a forma como as atividades podem ser agilizadas, utilizando-se um sistema de coletores de dados. 4

6 .QUADRO 1: ATIVIDADES REALIZADAS EM UMA EMPRESA, ANTES E DEPOIS DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE COLETORES DE DADOS SETOR ATIVIDADE ANTES DA IMPLANTAÇÃO ATIVIDADE APÓS DA IMPLANTAÇÃO ACABAMENTO Recebe produto da produção Embala produto Imprime etiqueta Cola etiqueta Separa produtos para entrega à expedição Recebe produto da produção Embala produto Imprime etiqueta com código de barras com entrada automática no sistema de estoque Cola etiqueta Separa produtos para entrega à expedição Recebe produtos do acabamento embalados no dia anterior juntamente com listagem, confere e guarda no depósito Recebe produtos do acabamento embalados no dia anterior juntamente com listagem, confere e guarda no depósito Recebe listagem de produtos entregues no dia anterior e identifica códigos de produto do sistema de estoque Recebe produtos do acabamento embalados no dia, guarda no depósito Recebe produtos do acabamento embalados no dia, guarda no depósito Com coletor de dados lê etiquetas e o código do local armazenado EXPEDIÇÃO Efetua entrada no sistema de estoques da quantidade recebida no dia anterior Atualiza planilha com relação de pedidos de vendas produzidos e expedidos Recebe solicitação de faturamento e verifica se está disponível Procura por produtos no depósito e separa Carrega produtos no caminhão Anota no romaneio produtos carregados para emissão da Nota Emite nota fiscal a partir do romaneio de carregamento Atualiza planilha com relação de pedidos de vendas produzidos e expedidos FONTE: SILVA E ALBUQUERQUE (2005). Descarrega no computador as etiquetas lidas e atualiza local do produto no depósito Recebe solicitação de faturamento e verifica se está disponível através de consulta no sistema Lista produtos com local no depósito Carrega produtos no caminhão Com coletor de dados lê etiqueta dos produtos carregados Descarrega no computador as etiquetas lidas e efetua a baixa no sistema de estoques Emite nota fiscal das etiquetas descarregadas Imprime romaneio de carregamento 3. FUNCIONAMENTO DO SISTEMA Usando como exemplo uma empresa qualquer empresa, seja produtora, seja comercializadora, a implantação do código de barras e do coletor de dados significa 5

7 aumento da eficiência com a diminuição do tempo exigido para a realização das tarefas. pertinentes ao estoque. Através deste sistema, os materiais recebidos são marcados com etiquetas de código de barras para facilitar a movimentação e identificação e automatização do processo de transferência do almoxarifado; produção, conferência de embarque para faturamento e o despacho de mercadorias. A utilização dos coletores de dados e as etiquetas de códigos de barras eliminam as divergências de inventário (físico diferente do contábil); aumenta a agilidade no processo de reporte de produção, com saldos de estoques confiáveis e real-time, eliminando uma defasagem de até 24 horas no saldo contábil em relação ao físico e redução do tempo para fazer o embarque de um pedido de venda na expedição e maior confiabilidade no processo. O tempo gerado pela eliminação dos apontamentos manuais para analisar e controlar os registros pode ser investido na melhoria do processo produtivo. A coleta dos dados deve ser feita pelo operador, através de leitura de código de barras ou manualmente, com os dados sendo inseridos através de um teclado ou um teclado virtual sensível a toque. A comunicação do Coletor de dados com o sistema instalado em um servidor pode ser feito por cabo serial, porta USB, disquete ou wireless Passos Definição junto ao cliente, dos itens a serem auditados Conferência do Relatório de Balanço (saldo físico). Levantar vendas efetuadas da data do Balanço até a data da recontagem, ou seja, coletar os dados no sistema um dia após o balanço e durante a recontagem dos produtos; coletar as vendas das semanas e do dia. Recontar os produtos divergentes comparando com as vendas efetuadas. Divergências são diferencias nas quantidades dos produtos dispostas no estoque e no sistema. Atualizar planilha de acerto de balanço. Emitir planilha de divergências (negativa/positiva). EXEMPLO DE PLANILHA: ETAPAS CAMISETA CAMISETA AD CATIVA CÓDIGO PLU

8 . RECONTAGEM 19 0 QTDCONG 22-1 QTDINV 21 0 ACERTO -2 ok QTDDIV -1 1 QTDDIV N P CUSTO REP 14,58 14,58 VALOR VENDA 14,58 14,58 Cód.Plu Descrição Recont. Qtdcong QtdInv Acerto QtdDiv P/N Custo.Rep Valor.Venda Camiseta N 14,58 29,90 Cativa Camiseta AD ok 1 P 14,58 19,99 Na recontagem achou 19 subtrai com Qtd_Inventáriado 21 o Acerto fica -2, no Acerto e na Qtd_divergência está -1 divergência, olhamos o sinal -2 é Negativo maior que QtdDiv -1. O outro Acerto é ok siginifica 0 e Qtdiv é 1 é maior então é Positivo. Emitir relatório de fechamento de balanço, apresentando as falhas de procedimento como: produtos sem etiquetas, produtos defeituosos expostos à venda, produtos não cadastrados, produto sem código de barra ou venda de código trocados. Emitir relatório com produtos sem movimentação a mais de seis meses (produtos que estão na loja que não foram vendidos) Conferência dos preços nas gôndolas e no sistema Importação dos dados do sistema, código e preço das mercadorias, para o coletor de dados Leitura do código de barras do produto e conferência do preço de vendas apresentado no coletor com preço da etiqueta de gôndola Checagem da exposição e abastecimento dos produtos na loja visando evitar irregularidades (como preços destoantes ou produtos sem etiqueta, falha na exposição das mercadorias e má utilização das pontas de gôndolas). 7

9 . Conclusões Um dos mais importantes instrumentos para aumentar a competitividade no atual ambiente de negócios é a satisfação e o sucesso do cliente. Neste sentido, as empresas buscam constantemente, as inovações trazidas pelas tecnologias modernas para atender eficientemente e com rapidez, ao mesmo tempo em que procuram formas de otimizar o lucro. Uma das vertentes deste modelo é um eficiente controle de estoque que reduz perdas e permite o atendimento imediato das necessidades do cliente. Como se viu neste projeto, a implantação do sistema de códigos de barra no gerenciamento de estoques traz diversos benefícios associados à racionalização de tarefas, bem como à redução de custos de manutenção de estoques por que permite aumentar a agilidade e a eficiência do controle sobre o ciclo de produtos, ciclo este que envolve aquisição e/ou produção, estoque e vendas. A qualidade do processo de planejamento de estoques e a conseqüente possibilidade de oferecer o melhor serviço ao cliente, seja ele interno ou externo, dependem da perfeita manutenção do controle de estoques. Assim, a precisão dos registros de estoque através de zelosos cuidados com cadastros dos itens, do uso de softwares de gestão e coleta de dados adequados, e sistemas de inventários permanentes, deve ser motivo de preocupação por parte dos profissionais de logística que primam pela qualidade e eficácia dos processos sob sua responsabilidade. Entretanto, a tecnologia sem planejamento não é tudo. Muitas empresas implantam a tecnologia sem, porém mudar o modelo de gerenciamento, ou seja, os processos internos, cuja revisão pode ser necessária para que a automatização seja motivo de sucesso. Tarefas manuais podem ser feitas pelos coletores e as pessoas terão mais tempo para se dedicar à gestão. Por isso, é fundamental proporcionar treinamento adequado para todo o pessoal também, uma certa mudança cultural dos dirigentes da empresa. Trabalhos Futuros Até alguns anos atrás, a principal forma de coleta de dados das empresas se fazia por meio do papel, caneta e prancheta. Os profissionais colhiam as informações sobre o estoque com a contagem e o registro manual das informações. Porém, tudo mudou com a utilização das tecnologias de informação que automatizaram este processo, trazendo segurança e eficácia ao processo de controle de estoques. 8

10 . Neste contexto, o desafio que se impõe às empresas, em especial, às pequenas e médias empresas, reside na possibilidade de ter acesso às tecnologias modernas, sem aumentar demasiadamente seus gastos, inviabilizando o lucro. Assim, a sugestão que resulta deste trabalho é que estas empresas consigam ter o suporte financeiro (por meio de empréstimos subsidiados) que tornem possível a utilização da coleta automatizada de dados para controlar seus estoques. Referências Bibliográficas AKRONBR. Estoque e Custos (Inventory Management System IMS ). Disponível em < Acesso em 12 set BARBOSA, Marcio Vitor B. Auditorias Financeiras e Contábeis. (2007). Disponível em < Acesso em 12 set CORREA, H. L. e GIANESI, I. G. N., CAON M., Planejamento, Programação e Controle da Produção. 3 ed., São Paulo: Atlas, EAN BRASIL Associação Brasileira de Automação. responsável legal pelo sistema de codificação nacional de produtos. Apresenta informações sobre o uso do código de barras no Brasil, legislação e padrões. Disponível em: < LACERDA, Leonardo. CEL - Centro de Estudos em Logística - COPPEAD/UFRJ. Instituto de Pós-Graduação em Administração da UFRJ. Artigo automação na armazenagem: desenvolvendo e implementando projetos de sucesso. Disponível em: < Acesso em 7 set LOGWEB. Carrefour terceiriza contagem de estoques. Disponível em < Acesso em MOURA, Benjamim do Carmo - Logística: conceitos e tendências. Vila Nova de Famalicão: Edições Centro Atlântico, SILVA, J. A; ALBUQUERQUE, J. L. Implantação do código de barras em um sistema de controle de estoques: O caso de uma agroindústria. Custos on line - v. 1, n. 2 - Jul/Dez Data: / / 9