Gestão do armazém: organização do espaço, artigos, documentos

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2 2 A gestão do armazém está directamente relacionada com o processo de transferência de produtos para os clientes finais, e têm em conta aspectos como a mão-de-obra, o espaço, as condições do armazém e fundamentalmente um local onde se maximiza o espaço de armazenagem. Podemos considerar ainda a gestão do armazém, como um dos pilares da logística, não só devido ao seu verdadeiro valor material, mas ainda pelo facto de existir um grande fosso entre a falta de organização e carência de melhorias no processo com as reais necessidades das empresas. 2

3 3 Por outras palavras, é durante este processo que se verificam pequenos ciclos de vida dos materiais/produtos e em prol da crescente necessidade de reabastecimentos rápidos, a armazenagem necessita de uma constante racionalização. A gestão eficaz traduz-se na diminuição da armazenagem e consequentemente na diminuição de stocks, 3

4 4 Assim, deve-se: -reduzir o número de dias de stock para os produtos reduzindo drasticamente o tempo origem-destino. - alcançar uma maior rotação dos produtos, - facilitar o seu manuseamento - apostar na criação de condições de acesso - apostar na automatização - reduzir o número de paragens. 4

5 5 Um armazém moderno, eficiente e racional apoia a sua gestão nas seguintes técnicas: -Ligar fornecedores e clientes através de sistemas de comunicação avançados e informatizados de modo a partilhar informação. Deste modo será possível garantir um rápido aprovisionamento e consequentemente uma entrega rápida; -Minimizar stocks, promovendo circuitos com o mínimo de percursos em vazio, ou seja, uma movimentação non-stop; 5

6 6 Um armazém moderno, eficiente e racional apoia a sua gestão nas seguintes técnicas: -Aperfeiçoar o sistema de transportes, tendendo este para o just-in-timena cadeia de abastecimento; -Aproveitar ao máximos os recursos existentes, calendarizando e planeado as operações a curto prazo, para uma gestão mais eficaz a médio prazo; 6

7 7 Um armazém moderno, eficiente e racional apoia a sua gestão nas seguintes técnicas: -Reduzir ao máximo o inventário que não se encontra em movimento, de forma a evitar a sua armazenagem e respectivos custos; -Eliminar os tempos de setupe encomenda, já que estes se tornam responsáveis pelo aumento não desejado dos volumes encomendados. 7

8 8 Um armazém moderno, eficiente e racional apoia a sua gestão nas seguintes técnicas: - Assegurar a comodidade dos trabalhadores: > ter condições de manutenção/substituição dos equipamentos e dos próprios inventários, > ter condições para assegurar a temperatura adequada aos diversos produtos > Possuir equipamentos específicos de forma a realizar operações como a rotulagem, empacotamento e despacho. 8

9 9 Um armazém moderno, eficiente e racional apoia a sua gestão nas seguintes técnicas: -Possibilidade de realizar operações de personalização do produto/embalagem, caso o cliente o pretenda, e assim ganhar vantagem competitiva no mercado. 9

10 10 Utilização de Sistemas Informáticos que permitam gerir com eficácia operações de armazenagem: -recepção, -inspecção -stocks -embalagem - carregamento -handling 10

11 11 Definir tarefas específicas para o funcionários do armazém: - Organizar e controlar a entrada e saída de mercadorias -Efectuar os respectivos registos de entradas e saídas; -Efectuar inventáriosde existências, -Verificar mercadorias transaccionadas e fazer os pedidos necessários à renovação de "stocks"; -Receber, conferir, registar a entrada e saída, - Armazenar e proceder à entrega de produtos, matériasprimas, mercadorias, equipamentos e outros artigos; -Gerir equipas. 11

12 12 Empregado de Serviços de Expedição e Recepção de Mercadorias Deve controlar a entrada e saída de mercadorias. Controla as datas, os horários, as tarifas e os meios de transporte da mercadoria a expandir. Assegurar toda a documentação relacionada com o transporte da mercadoria, assegurando a entrega das mesmas aos seus destinatários. 12

13 13 Ecónomo Tem como tarefa a aquisição dos materiais e posteriormente a armazenagem, conservação e distribuição dos mesmos. Recebe informações acerca do material e determina a quantidade necessária para o funcionamento da unidade principal. Ele deve possuir a capacidade de contactar os fornecedores e fazer as encomendas necessárias consoante as suas previsões. 13

14 14 Ecónomo Deve verificar a qualidade e quantidade das matérias-primas, bom como gerir toda a arrumação e zelar pela conservação das mesmas. É responsável pela actualização dos ficheiros de entradas e saídas e têm de justificar eventuais discrepâncias entre o inventário e as existências registadas. Por fim é responsável pela resolução de problemas técnicos em todo o armazém como canalizações, instalações eléctricas entre outros 14

15 15 Fiel de armazém -Tem como funções receber, entregar e zelar pelo bom estado das matérias-primas ou materiais acabados. -É responsável pela verificação de mercadorias recebidas ou expedidas bem como a respectiva documentação, registando eventuais acidentes. -Confere e entrega produtos pedidos pelos vários sectores. Verifica os níveis de existências e têm autonomia para fazer encomendas de modo a repor o stock. -Orienta se necessário as diversas movimentações (carga, descarga, arrumação, entre outras). 15

16 16 Encarregado do armazém -Tem o dever de controlar todo armazém bem como coordenar as tarefas do Fiel do armazém e dos restantes operadores com vista ao seu adequado desempenho. -É responsável pelas encomendas ou pedidos efectuados, pela actualização dos registos das existências e deve assegurar os níveis de stocks. -Deve ainda tomar decisões referentes à arrumação e conservação de materiais, maquinaria e produtos acabados. -Ainda possui conhecimentos para controlar as actividades de diversos armazéns o que implica um cargo de maiores responsabilidades. 16

17 17 Documentos: Guia de remessa: A Guia de remessaé um documento juridicamente vinculativo que indica que ocorreu o envio de mercadoria ou a prestação de serviços. Sem este documento, as mercadorias só podem ser entregues se já tiver sido criada uma factura. 17

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19 19 Factura Uma factura é um documento comercial que representa a venda aos clientes. Em geral, a factura só é emitida para pagamentos ainda não efetuados (vendas a prazo). Nela são discriminados todos os itens comprados na operação, e por isso, a factura também é usada como controle. 19

20 20 Factura As facturas ou documentos equivalentes devem ser datados, numerados sequencialmente e conter os seguintes elementos: a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto; 20

21 21 Factura b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efectivamente transaccionadas devem ser objecto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução; c) O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável; 21

22 22 Factura d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido; e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso; f) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da factura. 22