ERONI BENTO AMÉRICO IMPLANTAÇÃO DE UM SOFTWARE DE ERP EM UMA INDÚSTRIA METALÚRGICA: CONTRIBUIÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO COMO

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1 ERONI BENTO AMÉRICO IMPLANTAÇÃO DE UM SOFTWARE DE ERP EM UMA INDÚSTRIA METALÚRGICA: CONTRIBUIÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO COMO PRESTADORA DE SERVIÇOS AO NEGÓCIO CRICIÚMA, ABRIL DE 2006.

2 1 ERONI BENTO AMÉRICO IMPLANTAÇÃO DE UM SOFTWARE DE ERP EM UMA INDÚSTRIA METALÚRGICA: CONTRIBUIÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO COMO PRESTADORA DE SERVIÇOS AO NEGÓCIO Monografia apresentada à Diretoria de Pósgraduação da Universidade do Extremo Sul Catarinense - UNESC, para a obtenção do título de especialista em MBA Gerenciamento em Banco de Dados. Orientador: Professor (Doutor) Stanley Loh. CRICIÚMA, ABRIL DE 2006.

3 Dedico este trabalho a memória de meu pai, cuja breve passagem por esta vida muito me ensinou. 2

4 3 AGRADECIMENTOS Agradeço e Deus pelo dom da vida. A meus Pais pela educação e formação da minha personalidade. A todos os professores que contribuíram para mais esta vitória, especialmente ao meu orientador, professor (Doutor) Stanley Loh, que sempre estava disponível em orientar e sugerir e a professora (Doutora) Rose Duarte pela atuação marcante na sua disciplina. A todos os novos amigos que conquistei durante o curso por terem me dado a oportunidade de conviver com eles nestes últimos dois anos.

5 A única coisa que interfere com meu aprendizado é a minha educação. Educação é o que resta depois de ter esquecido tudo que se aprendeu na escola. Albert Einstein 4

6 5 RESUMO O advento da globalização vem pressionando as organizações em todo mundo para que melhorem cada vez mais a qualidade dos seus produtos e reduzam seus preços. Para sobreviver no mercado é necessário se manter em um nível elevado de competitividade. Isto significa mais do que nunca trabalho árduo e otimização constante nos processos e estratégias de negócio. Neste contexto as empresas devem dispor de ferramentas que realmente auxiliem os gestores a manter a liderança da sua organização frente aos concorrentes. Um sistema ERP é percebido com uma importante ferramenta prestadora de serviço ao negócio. Este trabalho tem como objetivo apresentar um estudo de caso de implantação de um sistema ERP em uma indústria metalúrgica localizada na cidade de Criciúma, região sul do estado de Santa Catarina. Palavras-chave: Sistemas ERP. Planejamento empresarial. Administração.

7 6 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Visualização do processo de geração de conhecimento 23 Figura 2 - Estrutura típica de um sistema de ERP 32 Figura 3 Redesenho baseado no sistema ERP 40 Figura 4 - Evolução das aplicações empresariais 47 Figura 5 - Arquitetura cliente servidor em um sistema integrado de gestão 51 Figura 6 - Esquema de um banco de dados 52 Figura 7 Uso da Tecnologia da Informação e a quantificação dos benefícios 60 Figura 8 Modelo de seleção proposto: múltiplos filtros 74

8 7 LISTA DE QUADROS ILUSTRATIVOS Quadro 1 Classificação dos módulos e funções dos sistemas ERP 34 Quadro 2 Itens de custo na implantação do ERP 63 Quadro 3 Benefícios tangíveis da implantação do ERP. 65 Quadro 4 Benefícios intangíveis da implantação do ERP 66 Quadro 5 Áreas de suporte pós-implantação 83 Quadro 6 Principais impactos do ERP sobre as variáveis estratégicas das empresas 85 Quadro 7 Itens de infra-estrutura adquiridos 97

9 8 LISTA DE TERMOS E SIGLAS Backup Expressão que significa cópia de segurança. Bug Expressão que significa erro, falha, problema. DBMS Database Management Systems, ou sistemas gerenciadores de bancos de dados, versão em português da sigla SGBD. CPD Centro de processamento de dados. Downtime Tempo de parada. ERP Enterprise Resource Planning Planejamento dos Recursos do Empreendimento. Internet - Rede mundial de comunicações interligada por computadores. MRP Materials Requeriment Planning Planejamento das Necessidades de Materiais. MRP II Manufacturing Resources Planning - Planejamento dos Recursos de Manufatura. Patche Correção de uma parte do sistema. PC Personal computer - Computador pessoal. SGDB Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados. ROI Return On Investiment - Retorno sobre o investimento. TCO -Total Cost of Ownership - Custo total da propriedade. TI Tecnologia da Informação.

10 9 SUMÁRIO LISTA DE FIGURAS 6 LISTA DE QUADROS ILUSTRATIVOS 7 LISTA DE TERMOS E SIGLAS 8 1. INTRODUÇÃO Tema Delimitação do Tema O problema Objetivos Objetivo Geral Objetivos Específicos Justificativa do Trabalho Metodologia Tipo de Pesquisa Abordagem SISTEMAS Informação Conhecimento Sistemas de Informação SISTEMAS ERP ENTERPRISE RESOURCE PLANING Características de um Sistema ERP Estrutura de um Sistema ERP Abrangência e Funcionalidades Customização do ERP O ERP e a Gestão da Empresa História dos Sistemas ERP Evolução da Tecnologia de Sistemas de Informação 48

11 Modelo Cliente-Servidor Justificativa de Implantação de um Sistema ERP Análise do Retorno do Investimento Levantamento dos Custos Expectativas dos Benefícios Decisão de Aquisição do Sistema ERP Seleção do Sistema ERP Estratégias de Seleção Implantação do Sistema ERP Metodologia de Implantação Planejamento Pós-Implantação do Sistema ERP Aspectos Pós-Implantação Avaliação dos Resultados IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP EM UMA INDÚSTRIA METALÚRGICA: UM ESTUDO DE CASO Caracterização da Empresa estudada Decisão da implantação: necessidade ou tendência Expectativas da gerência e dos usuários Seleção do sistema a ser implantado Processo de implantação do sistema escolhido Principais mudanças da implantação Aspectos positivos da implantação Aspectos negativos da implantação Conclusões e observações Recomendações e sugestões REFERÊNCIAS APENDICES 122

12 11 1 INTRODUÇÃO No cenário do mundo atual, observa-se cada vez mais que para sobreviver na arena dos negócios globais, profissionais e altamente competitivos, elementos como tecnologia, organização e visão estratégia são recursos indispensáveis para as organizações. Para orquestrar o conjunto destes elementos de forma afinada e automática as empresas estão se utilizando dos recursos da tecnologia mais atual que baseiam os sistemas de informação de gestão integrada. Segundo Schmidt et al (2002, p. 214), os sistemas de informação são o produto de quarenta anos de tentativas e erros, porém, como a cada dia novos conceitos e modelos de gestão vêm sendo criados e experimentados por empresas de sucesso, torna-se imperativo a realização de novos estudos sobre as transformações que estes vêm afetando os gestores das organizações e a maneira de como os softwares de ERP vem se desenvolvendo para se adaptar a elas. Este trabalho será mais uma contribuição ao estudo da implementação de um software de ERP em uma empresa, seguindo a linha de pensamento da utilização da tecnologia da informação como ferramenta prestadora de serviços para o negócio da empresa e foi dividido em duas grandes partes: a primeira parte dedicando-se a revisar a literatura existente, formando uma base teórica do tema pesquisado e a segunda parte dedicando-se a exploração da experiência da empresa estudada quando da implantação do sistema ERP. O trabalho foi realizado em uma empresa onde já existiam previamente alguns sistemas informatizados em algumas áreas, porém não existia integração entre eles, como conseqüência a informação que se dispunha não era integrada e única, apresentava-se fragmentada, com inúmeras redundâncias e não podia ser

13 12 obtida em tempo real. O resultado do estudo será apresentado com base em revisão bibliográfica sobre o assunto e a exploração das experiências relatadas pela empresa quando do processo de implantação do sistema ERP que hoje se encontra em utilização na mesma. 1.1 Tema Implantação de um sistema ERP. 1.2 Delimitação do Tema metalúrgica. Estudo de caso de implantação de um sistema ERP em uma indústria 1.3 Problema Muitos consultores, desenvolvedores e implantadores de software de gestão observam que muitos dirigentes de empresas acreditam que conhecem bem o seu negócio do ponto de vista do gerenciamento da informação porque sabem informações que acham relevantes para si, em um determinado momento. Sem se preocupar com a importância estratégica da mesma comparada no seu ambiente

14 13 externo. Atualmente é possível afirmar com segurança que praticamente não existem mais empresas que não se utilizam de alguma forma da tecnologia de informação no seu dia-a-dia. Por menor que seja a organização, algum recurso da tecnologia de informação é utilizado de alguma forma, auxiliando-a em alguma área ou processo interno. Existem as organizações que decidiram utilizar-se da tecnologia da informação para desenvolverem seus negócios ou produtos, outras para se tornarem mais competitivas, outras por imposição dos seus clientes, outras se sentiram pressionadas de alguma forma por alguma força externa. Mas ainda persistem dúvidas e perguntas a respeito da real mensuração dos resultados obtidos, se é que existiram depois desta fase de mudança, trazendo a tona questões que merecem ser discutidas, na tentativa de responder a perguntas como: O que mudou? O quanto mudou na empresa? Quais os processos? O processo valeu o esforço realizado? Os resultados foram os esperados? O quão bem (ou mal) está a maturidade da tecnologia da informação na empresa? A tecnologia da informação realmente tornou-se uma prestadora de serviços adequada aos negócios? Ela é tratada como um recurso estratégico essencial? O que a tecnologia da informação contribuiu para tornar a empresa

15 14 mais competitiva? As estratégias e o planejamento estão sendo bem apoiados pela tecnologia da informação? Certamente alguns destes questionamentos já foram temas de preocupação por parte aqueles que se encontram a frente dos seus negócios. 1.4 Objetivos Objetivo Geral Conhecer as mudanças ocorridas em uma empresa metalúrgica com a implantação de um software de ERP Objetivos Específicos Avaliar os benefícios operacionais obtidos com a implantação de um software ERP: a) Nos processos internos; b) Nos práticas gerenciais; c) Nas decisões estratégicas de negócio. Avaliar os processos operacionais afetados pela implantação de um software de ERP:

16 15 a) Novos processos que surgiram; b) Processos operacionais que foram extintos; c) Processos que sofreram mudanças. Avaliar os ganhos gerenciais e estratégicos com a utilização da tecnologia da Informação como ferramenta de apoio ao negócio. 1.5 Justificativa do trabalho Embora os conceitos e práticas conhecidas a respeito dos sistemas de informação já estão sendo difundidos e utilizados há algumas décadas, o tema ainda é relevante e atual, segundo Graeml (2000, p. 25) não existe uma recomendação definitiva, que possa satisfazer a todos [...] a ser adotada nas decisões de investimento, quando mais de investimento e TI, pois apesar de existir muita contribuição e estudo acadêmico ainda não se pode responder com uma fórmula de sucesso como modelo para a implantação de um software que contempla todas as áreas de uma empresa. Mesmo nos tempos atuais se observam problemas que já existiam desde os pioneiros na adoção das tecnologias da informação da sua época, concordando com Schmitt (2004, p. 4), quando descreve que em uma pesquisa do Standish Group, em empresas de grande porte nos Estados Unidos, mostrou que apenas 10% dos projetos de implantação de ERP foram bem sucedidos. Segundo este mesmo autor (2004, p. 5), uma pesquisa da Fundação Getúlio Vargas revelou que 71% das empresas que implantaram sistemas integrados de Gestão empresarial realizaram reengenharia nos seus processos.

17 16 Como a adoção de tecnologias de tamanho impacto, abrangência são geralmente atreladas a investimentos altos, justificam-se nas empresas inquietações redobradas em relação aos seus reais benefícios e resultados a serem atingidos. Uma pesquisa realizada pela IDC Brasil, publicada na revista Computerworld em janeiro de 2006, mostra que o mercado brasileiro de tecnologia de informação cresceu 15% em 2005, em comparação com o ano anterior, descontados os impactos da desvalorização do dólar. Segundo a pesquisa, o mercado brasileiro de tecnologia da informação movimentou 12,7 bilhões de dólares em 2005, revelaram resultados preliminares do levantamento da IDC Brasil. Em 2004, o volume de recursos registrado havia sido de 11,85 bilhões de dólares. Para 2006, as estimativas da IDC prevêem crescimento entre 8% e 12% nos investimentos, com base nas previsões dos analistas e também nas pesquisas com as próprias empresas. Um ponto que merece destaque na pesquisa é que foram analisadas 850 empresas de todos os portes e ficou constatado que segurança e ERP são as principais prioridades para o ano, respectivamente. Claramente observa-se que os elevados dispêndios em horas trabalhadas ou em capital investido são fatores de grande relevância para as empresas. Existiram e ainda vão existir muitos casos de sucessos e insucessos na implantação de sistemas de informação nas empresas, por isso justifica-se mais esta contribuição para o aperfeiçoamento contínuo deste tema. Acredita-se que este tema será sempre relevante e atual, uma vez que a cada dia se constituem novas empresas, abrem-se novos mercados e observam-se os crescentes investimentos nesta área.

18 Metodologia O primeiro passo para a realização do trabalho foi à pesquisa em material bibliográfico, procurando se estabelecer uma base conceitual sobre os sistemas ERP. Em uma etapa posterior, foi realizado o estudo de caso, comparando-se alguns aspectos os conceitos teóricos publicados pela literatura com a realidade da empresa estudada. A pesquisa consistiu das seguintes etapas: a) Estabelecimento de uma base conceitual reconhecida em sistemas ERP; b) Escolha da organização que seria realizado o estudo de caso; c) Coleta de evidências (dados); d) Análise do material coletado; e) Exploração dos resultados. O estudo de caso foi fundamentado em uma pesquisa exploratória e sem caráter científico. Isto porque as informações obtidas no estudo de caso foram obtidas através de entrevistas feitas com as pessoas ligadas as áreas de informática, operacional e da gerência da empresa. Foi utilizado um questionário simples para servir como roteiro e ao se fazer contato com os futuros entrevistados, todos se comprometeram a colaborar prontamente, no que fosse necessário Tipo de Pesquisa Para cumprir dos objetivos do trabalho, além das etapas que foram

19 18 trabalhadas, para realizar a pesquisa aplicada, foi escolhida uma abordagem, que será descrita a seguir Abordagem A abordagem de pesquisa utilizada foi qualitativa, pois se considerou neste caso, que existe uma relação dinâmica entre o mundo objetivo e o subjetivo, que não podia ser traduzido em números. Esta técnica não requer o uso de métodos e técnicas estatísticas, em que o ambiente natural foi a fonte direta onde se coletou os dados e o pesquisador foi o instrumento-chave. Do ponto de vista do seu objetivo, a pesquisa pode ser considerada exploratória, uma vez que se tentou estabelecer uma correlação das experiências práticas com o problema pesquisado e a literatura publicada. Para obtenção dos dados foi utilizado um roteiro de perguntas, deixando o entrevistado inteiramente a vontade para expressar sua opinião, mas também houve a possibilidade de se poder contar com dados de documentos da organização anteriores a implantação do ERP. As entrevistas foram feitas com os profissionais que atuam na empresa ligados as áreas operacionais e gerenciais. A escolha das pessoas foi feita conjuntamente com a administração, levando-se em consideração a estrutura organizacional e porte da empresa.

20 19 2 SISTEMAS Atualmente é muito comum ao se falar em sistema as pessoas imediatamente associarem este termo a área de computação. Na verdade, o termo sistema é muito mais antigo e amplo do que se imagina, sendo utilizado em todas as áreas do conhecimento já há muitas décadas. Na conceituação de Oliveira (2004, p.23), sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, forma um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. Seguindo esta linha de pensamento, pode-se entender que todo sistema pode ser um conjunto de outros subsistemas, onde cada subsistema também pode possuir seus próprios subsistemas. Assim sendo, pode-se afirmar que um sistema só existirá quando houver algum relacionamento entre todas as suas partes, não podendo haver, então, parte alguma que não se relacione de alguma forma com outra. Desta forma, ficam desvinculados os conceitos de sistema, sistemas de informação e sistemas de informação informatizados, pois se pode afirmar que para que a organização exerça suas atividades, ela deve possuir um sistema, ou seja, um conjunto de partes, (processos internos, por exemplo) sendo que estas podem ser subdivididas em outras. Uma empresa de manufatura, por exemplo, deve ter um sistema de produção, onde se tem um conjunto de processos de produção de seus produtos. O controle deste sistema de produção pode-se afirmar que seria um sistema de informação para controle da produção, ainda assim não precisaria necessariamente ser um sistema de informações baseados em computadores.

21 20 Como afirmam Resende e Abreu (2000, p. 28) o conceito geral de sistema passou a exercer significativa influência na administração, sob a ótica da ciência, favorecendo a abordagem sistêmica, que representa a organização em sua totalidade com seus recursos e seu meio ambiente interno e externo. Com base na afirmação de que a administração sofre a influência dos sistemas, seria correto afirmar que o funcionamento da empresa estará intimamente ligado ao funcionamento dos seus sistemas, conforme a afirmação dos mesmos autores (2000, p. 29), de que a empresa é um sistema e dentro dela existem diversos sistemas, independentemente do uso ou não da tecnologia da informação e de seus recursos, pois também é de conhecimento geral de que as empresas já existiam constituídas muito antes mesmo dos computadores. 2.1 Informação O conceito de informação tem sido desenvolvido pelos seres humanos há muitos séculos, desde a antiguidade. Porém, para melhor se entender o seu significado, é necessário conceituar dado, a matéria-prima da informação. Segundo Schmidt et al (2002, p.80), dado pode ser conceituado como um elemento bruto, primário e isolado, que não tem um significado para gerar uma ação. Um conceito semelhante é compartilhado por Oliveira (2004, p. 36), quando afirma que dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. Segundo Laudon e Laudon (1999, p. 10), desde o filósofo Platão (c.328-

22 a.c.), [...] os dados puros eram uma reflexão em uma parede de todas as coisas acontecendo no mundo, portanto, para ele os dados podem considerados dados brutos, o fluxo infinito de coisas que estão acontecendo agora e que aconteceram no passado. Percebe-se que sob o ponto de vista decisório, os dados por si só não representam uma ferramenta de apoio em que se possa se basear para se tomar alguma decisão. Já a informação, segundo Schmidt et al (2002, p. 80), é a agregação de vários dados, trabalhados e processados dentro das especificações exigidas por quem a recebe. Possuem um significado próprio, tendo relativo grau de importância e são utilizadas para gera uma ou mais ações derivadas de um processo de decisão. Neste raciocínio, Laudon e Laudon (1999, p. 10) afirmam que informação é o conjunto de dados os quais seres humanos deram forma para torná-los significativos e úteis. Oliveira (2004, p. 36), em um contexto mais direcionado as organizações empresariais, afirma que informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões. A cada dia vão surgindo mais pessoas se dedicam a estudar o tema, com isso é natural o surgimento de novas e mais aperfeiçoadas visões sobre os mesmos conceitos, por isso afirmam Laudon e Laudon (1999, p. 9) que os resultados destes estudos poderiam facilmente preencher uma pequena biblioteca. Outros assuntos relacionados que são derivados e que completam o estudo da informação e deverão ser fazer parte de qualquer estudo bem realizado na área são: tecnologia da informação, componentes, qualidade, usabilidade, disponibilidade, grau de visibilidade, compartilhamento e confiabilidade.

23 Conhecimento Segundo Laudon e Laudon (1999, p. 10), conhecimento é o conjunto de ferramentas conceituais e categorias usadas pelos seres humanos para criar, colecionar, armazenar e compartilhar a informação. Pode-se supor, então que quando uma decisão é tomada com base em informação, e sendo que nesta ação um resultado positivo foi alcançado, se pode afirmar que a informação gerou conhecimento. Este resultado pode ser a geração de um novo cenário, uma simulação, a descoberta de uma nova oportunidade de negócios ou até mesmo a solução de problemas. Para Resende e Abreu (2000, p. 60) o conceito de conhecimento complementa o de informação com valor relevante e de propósito definido. Vale ressaltar, então que a qualidade da informação é de vital importância para a geração ou não de conhecimento. Neste sentido, Oliveira (2004, p. 37), afirma que uma informação produzida que não seja distribuída em tempo hábil para a tomada de decisão praticamente perde o seu sentido, portanto, não gerou conhecimento. Da descrição de Oliveira (2000, p.37) de que a informação é o produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados em um determinado contexto, para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada se pode concluir que o conhecimento é o resultado de uma decisão tomada de forma otimizada (a qual se obteve um resultado positivo) que por sua vez só foi possível de ser tomada por ter em sua base de sustentação a informação que foi gerada pelos dados existentes na empresa. Abordagens mais modernas consideram fundamentais que se acrescente aos componentes de geração de conhecimento

24 23 dados e informações do ambiente externo a empresa. A figura a seguir mostra visualmente estas conclusões: Figura 1 Visualização do processo de geração de conhecimento. Fone: o autor. 2.3 Sistemas de Informação Segundo o conceito de Laudon e Laudon (1999, p. 4) os sistemas de informação podem ser definidos como um conjunto de componentes interdependentes que coletam, armazenam e distribuem informações para suporte e tomada de decisões e controle da organização. Para Resende e Abreu (2000, p.110), os sistemas de informação funcionam como esqueleto de sustentação da organização. Desta forma, é fácil relacionar a importância dos sistemas de informação com as organizações como sendo fator essencial para a administração ágil e

25 24 estratégica. Sendo assim, todo sistema de informações eficiente deve ter a integração entre as regras de negócio com os objetivos da empresa e é e sua responsabilidade o processo de transformação de dados em informações que permitam a tomada de decisões sem a mínima chance de erro. O estudo do tema sistemas de informação é de uma grande abrangência e relevância, por tal motivo este trabalho tentará se aprofundar, sobre a sua importância, histórico, evolução, tipos (operacionais, gerenciais, estratégicos), objetivos, responsabilidades e sua integração.

26 25 3 SISTEMAS DE ERP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING 3.1 Definição Embora Colangelo (2001, p. 18) admita que não há uma definição precisa e inquestionável do que seja um sistema de ERP, o próprio autor (2001, p.18) sugere que se pode considerá-lo um software aplicativo que permite às empresas : Automatizar e integrar [...] seus processos de negócios, abrangendo finanças, controles, logística [...] e recursos humanos; Compartilhar dados e uniformizar processos de negócios; Produzir e utilizar informações em tempo real. Para Resende e Abreu (2000, p. 206), A tecnologia Enterprise Resource Planning (ERP) ou Planejamento de Recursos Empresariais são pacotes (software) de gestão empresarial ou sistemas integrados, com recursos de automação e informatização, visando contribuir com o gerenciamento dos negócios empresarias. Desta forma, observa-se a afirmação de Colangelo (2001, p. 21), que o nome é um tanto quanto inadequado, uma vez que o escopo do sistema é muito mais amplo que apenas o planejamento, abrangendo também execução e controle, ou seja, o gerenciamento do negócio. Constantemente, muitos autores preferem utilizar-se de nomenclaturas diferentes para tratar o software de ERP, como Sistemas Integrados de Gestão, Sistemas de Gestão Empresariais ou Sistemas de Informações Empresariais.

27 26 De acordo com Schmitt (2004, p. 53) Um ERP, a primeira vista, pode ser confundido com um sistema de informação comum, já que sua interface e arquitetura de funcionamento são semelhantes a muitos sistemas existentes atualmente, onde, segundo o mesmo autor (2004, p. 53 ), a principal característica de diferenciação dos sistemas de ERP dos demais aplicativos empresariais, é Sem dúvida, [...] é a integração dos dados. Esta integração significa que a empresa terá um único dado referente às vendas, itens estocados, etc., num determinado momento. Para Colângelo (2001, p. 17), A noção-chave [...] integração, veio com uma forma de complementar os primeiros sistemas desenvolvidos anteriormente, que tinham como objetivo apoiar as tarefas desempenhadas em uma área na empresa, percebendo-se desta forma, que os dados são registrados no sistema a partir de uma única entrada, estando, a partir de então, disponíveis a todos os departamentos simultaneamente. Entretanto, é conveniente lembrar que o significado de ERP não pode ser obtido da simples tradução do termo em inglês para o português, pois deste modo teríamos o termo Planejamento dos Recursos do Empreendimento, não condizendo então com sua aplicação à realidade dos negócios principalmente no Brasil, onde são comumente chamados de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial. Guscuma (2006, p. 4) ao afirmar que O surgimento do ERP no mercado não representou um novo conceito em produção ou gestão da informação, significa que seu conceito representa uma evolução de sistemas de informação que já existiam antes dele. O mesmo autor (2006, p. 4), assegura ainda que O ERP foi construído para funcionar em uma plataforma independente, oferecendo uma

28 27 arquitetura cliente/servidor..., isto equivale dizer que os sistemas de ERP são (ou pelo menos deveriam ser) independentes de sistema operacional, tanto em servidor como na estação cliente, podendo ser utilizados em empresas dos mais variados portes e segmentos de atividade. Embora ainda existam autores, como Schmidt et al (2002, p. 215), que preferem não utilizar a terminologia ERP, alegando que não é um termo científico e sim um termo comercial, considera-se de conhecimento público que a sigla ERP é cada vez mais utilizada e difundida. Na empresa estudada a terminologia foi bem aceita e assimilada, embora comumente no dia-a-dia prefere-se utilizar o termo Sistema Integrado ao referir-se ao sistema ERP implantado. Em artigo publicado por Mendes & Escrivão Filho (2002, p. 281), são listadas as premissas de definição de um sistema de ERP, ou seja, um sistema deste tipo promete: 1. Auxiliar a tomada de decisão; 2. Atender a todas as áreas da empresa; 3. Possuir base de dados única e centralizada; 4. Possibilitar maior controle sobre a empresa; 5. Disponibilizar a informação em tempo real; 6. Permitir a integração das áreas da empresa; 7. Possuir modelos de referência; 8. Ser um sistema genérico; 9. Oferecer suporte ao planejamento estratégico; 10. Suportar a necessidade de informações das áreas; 11. Apoiar as operações da empresa; 12. Ser uma ferramenta de mudança organizacional;

29 Ser orientado a processos. Os mesmos autores (2002, p. 280) concluem que apesar de o ERP seja apresentado com um software de planejamento, sabe-se que ele não se limita a isso, se expandido essa definição ao mencionar que ele integra as diferentes áreas da empresa, criando operações mais eficientes, permitindo a comunicação entre as áreas, fornecendo informações detalhadas de possibilitando, assim, o controle das funções por ele suportadas. 3.2 Características de um Sistema de ERP A principal característica se um ERP é a sua integração, mas conforme explica Colangelo (2001, p. 18),... essa integração também significa maior complexidade. Em um sistema integrado, o número de etapas consecutivas dos processos é maior e sua reversão ou cancelamento são mais intrincados, desta forma, como o sistema tem abrangência em nível do negócio, existe a obrigatoriedade de se manter o registro histórico do que aconteceu para cada evento. Sob o ponto de vista gerencial, para que um sistema possa ser realmente classificado como um sistema integrado de gestão, segundo Schmidt et al (2002, p. 217), deve apresentar as seguintes características: 1. Flexibilidade, para poder atuar sobre as possíveis mudanças que ocorrem em um ambiente empresarial. Entende-se aqui que o sistema deverá adaptar-se rapidamente ao foco do negócio, tanto quanto as

30 29 mudanças de processos que a empresa terá que fazer face às exigências que o ambiente externo lhe irá impor. Como exemplo desta característica pode-se citar o que ocorreu na empresa: A mesma fabricava bens de consumo para indústria de manufatura, de menor valor e porte por unidade, utilizando canais de distribuição através de grandes revendedores, por conseqüência atendia pedidos em maior quantidade e menor valor, sempre negociados por uma rede de representantes. Com a mudança de foco imposta pelo mercado em determinado ano, a empresa mudou significativamente sua linha de produtos, passando a atender a clientes de maior porte individualmente e de forma customizada, em quantidade menor, mas com valo agregado muito maior, o que gerou, de imediato, o fechamento de todos os canais de distribuição e quase todos os representantes. A quantidade de pedidos agora era mínima, o produto era projetado sob encomenda e customizado ao cliente. Uma conseqüência direta foi que a quantidade de itens na composição produto aumentou de dezenas para milhares. Mudanças também ocorreram nos setores de faturamento, contabilidade, fiscal e custos, para atender ao novo perfil fiscal do cliente, que antes era revenda e passou a ser comprador de ativos. O controle de qualidade que antes não existia, passou a ser inspecionado diretamente pelo cliente antes do produto ser embarcado. Em um cenário de mudança assim era consenso de todos os gerentes que um sistema flexível com escopo mais abrangente deveria ser implantado. 2. Arquitetura modular e aberta, ou seja, pode-se incluir ou excluir

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