ADMINISTRAÇÃO I. Família Pai, mãe, filhos. Criar condições para a perpetuação da espécie

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1 1 INTRODUÇÃO 1.1 ORGANIZAÇÃO E PROCESSOS A administração está diretamente ligada às organizações e aos processos existentes nas mesmas. Portanto, para a melhor compreensão da Administração e sua importância é muito importante que os conceitos gerais que abrangem estes temas estejam bem entendidos. Tendo como meta assegurar este fato este primeiro capítulo se destina a fazer uma revisão geral de Organizações e Processos, assim como os principais fatores que favoreceram os paradigmas de administração BREVE REVISÃO DE ORGANIZAÇÃO Uma organização é composta por um grupo de pessoas que possuem determinadas atribuições que devem atuar em conjunto com o intuito de atingir um determinado objetivo. A Tabela 1.1 ilustra alguns exemplos de organizações e seus objetivos. Tabela Exemplos de Organizações Organização Tipos de Pessoas Objetivos Família Pai, mãe, filhos. Criar condições para a perpetuação da espécie Mercado Caixa, Gerente, Seguranças, motoristas. Vender produtos de consumo diário em vários ramos: limpeza, higiene pessoal, alimentos e etc. Associação de Moradores Software House Presidente, Conselho Deliberativo. Analistas de Sistemas, Analistas de Banco de Dados, Programadores. Discutir e obter recursos e melhorias para o bairro onde residem. Criar soluções em software para suprir determinadas necessidades de uma organização. Toda a sociedade do mundo está dividida em organizações e um indivíduo pode fazer parte de várias organizações. Por exemplo, na Tabela 1.1, o PAI da FAMÍLIA pode ser o GERENTE DO MERCADO e membro do CONSELHO DELIBERATIVO DA ASSOCIAÇÃO DE MORADORES de seu bairro. Para

2 alcançar o melhor desempenho possível elas devem estar estruturadas. Existem várias formas de estruturação de uma organização. eram: A primeira delas foi a Estrutura Clássica cujas principais características Um elevado grau de formalização existem normas bastante rigorosas que atingem a todos os escalões da organização. Existem procedimentos formais para qualquer ação da organização. Unidade de comando um membro da organização está subordinado a somente um superior; Alto grau de especialização cada grupo ou departamento é altamente especializado em uma determinada tarefa; Comunicação Vertical a comunicação segue o modelo supervisor subalterno; Departamentalização as pessoas da organização são agrupados em grupos especializados. A própria departamentalização possui categorias que são ilustradas na Tabela 1.2. Tabela Tipos de Departamentalização Estrutura Exemplo Condições Vantagens Funcional Depto de Finanças Depto de Marketing Depto de Hidráulica Necessidade de especialização da área técnica Especialização área técnica da Maior eficiência no uso dos recursos em cada área Geográfica Depto de Vendas de São Paulo Depto de Vendas de Curitiba Depto de Vendas de Florianópolis Elevada Diferenciação entre as áreas geográficas exigindo tratamento diferenciado Grandes distâncias entre as filiais e a Matriz Permite um melhor tratamento dos clientes da área geográfica, pois é possível conhecer as características das mesmas Processos Depto de Fundição Depto de Montagem Alta diferenciação das fases de produção de um serviço ou d t Especialização em cada fase de produção

3 Depto de Pintura produto Clientes Gerente para Pessoa Física Gerente para Pessoa Jurídica Elevada diferenciação no atendimento a clientes com características distintas Especialização no atendimento a determinado tipo de cliente Amplitude de Controle Depto de Carros Compactos Depto de Carros Vans Depto de Carros Utilitários Elevada diferença entre os produtos; Contingente humano grande suficiente para justificar o desmembramento Especialização nos diversos produtos Produtos Depto de Eletrônicos Depto de Móveis A mesma atividade é desempenhada por mais de um tipo de produto Período Primeiro Turno de Trabalho Segundo Turno de Trabalho Grande número de pessoas realizando o mesmo tipo de trabalho Com o crescimento das organizações e as alterações freqüentes do ambiente externo, as estruturas clássicas se tornaram ineficientes, causando a inevitável busca por novos modelos de estruturas de organização, as quais foram denominadas Estruturas Inovativas. As estruturas inovativas surgiram da necessidade das organizações se adaptarem às novas necessidades decorrentes do seu crescimento. Baixo Nível de Formalização o crescimento das organizações torna praticamente impossível adotar normas rígidas para o cumprimento das atividades, uma vez que são em grande número e mais imprevisíveis; Multiplicidade de Comando as novas formas de departamentalização, algumas vezes, torna inviável que haja apenas um superior direto para cada funcionário; Diversificação Elevada devido à alta dinâmica dos ambientes, não existem condições favoráveis à forte especialização. Dessa maneira, o

4 profissional deve ter conhecimentos em várias áreas técnicas para melhor servir a uma estrutura inovativa; Comunicação Horizontal além da comunicação vertical, as estruturas inovativas utilizam a comunicação horizontal, ou seja, membros de grupos diferentes se comunicam diretamente. Isto facilita a troca de experiências e conhecimentos dentro das organizações entre pessoas de áreas de conhecimento afins. Entretanto, deve-se ter muito cuidado ao utilizar esta comunicação, pois decisões devem ser tomadas em conjunto com o gerente do grupo. Apesar de haver baixo nível formal, as formalidades ainda existem; Formas de Departamentalização a necessidade de flexibilidade, adequação ao crescimento e dinamismo fizeram surgir novas formas de departamentalização: Centros de Lucro neste método, cada departamento possui uma grande autonomia, podendo ser considerado uma organização. Entretanto, as decisões estratégicas como as de ordem financeira devem ser tomadas pela alta cúpula da organização. Ao início de um período, cada centro de lucro recebe um conjunto de metas a serem atingidas, de forma a gerarem lucros para a organização; Projetos as pessoas são agrupadas segundo um projeto em desenvolvimento. Dessa maneira, os grupos são feitos e desfeitos conforme os projetos são concluídos. Este método prevê que um profissional esteja presente em mais de um projeto. Possui alta flexibilidade e eficácia quanto ao alto dinamismo de uma organização; Matricial é a combinação de dois ou mais métodos de estruturas de organização sobre um mesmo grupo. Geralmente, os métodos utilizados são o funcional e por produtos ou projetos; Celular uma forma onde não quase não existe estrutura e grande flexibilidade, sendo bastante informal e viável apenas em organizações pequenas onde há um excelente nível de relacionamento humano; Novos Empreendimentos nesta última, as inovações têm estrutura própria. Quando estiver pronta, ela é integrada à organização e o grupo de inovação passa a desenvolver um novo empreendimento. Estas novas estruturas são mais adequadas para o atual ambiente em que as organizações estão, sendo uma das mais utilizadas o modelo com

5 departamentalização matricial, embora alguns de seus críticos indiquem que ela é mais sensível a atritos entre as pessoas PROCESSOS Entende-se por processos uma seqüência bem definida de etapas que recebem insumos que devem gerar ao final um produto ou serviço. Os processos estão presentes em todas as organizações ou mesmo na vida pessoal de cada indivíduo da sociedade. Eles podem ser simples ou tão complexos que precisam ser decompostos em sub-processos. Eles estão diretamente ligados às metas das organizações e sua eficiência. A Figura 1.1 ilustra em um diagrama a definição de processo. Figura Processo Um processo que não esteja fluindo de forma adequada está comprometendo a organização. Isto ocorre por duas razões básicas: 1. Foi definido de forma errônea, ou seja, houve falhas na sua concepção como, por exemplo, os insumos não foram medidos com eficácia; 2. Ele deixou de atender as metas estipuladas. A principal causa desse fato são as mudanças do ambiente externo e, algumas vezes, internos da organização. Exemplo 1: A IBM era a maior empresa de computadores até meados dos anos de Entretanto, ela quase fechou por não acompanhar o mercado de computadores pessoais e hoje é uma fornecedora de

6 soluções em software. Ela teve que fazer uma drástica mudança nos seus processos, incluindo o seu foco de trabalho. Exemplo 2: Há alguns anos surgiu a necessidade dos softwares terem uma interface com usuário mais amigável e com recursos gráficos, além de ter acesso à Internet. As empresas de desenvolvimento de software tiveram que mudar as suas ferramentas e também as suas metodologias de trabalho. Os sintomas mais comuns de desajuste dos processos são: tempo excessivo de execução de pelo menos uma etapa; pilhas de trabalho nas etapas, alto índice de produtos com defeito ou rejeitados pelo cliente ou mercado; e ociosidade de membros da organização. As mudanças no mercado são constantes, conseqüentemente os processos quase sempre estão sofrendo transformações, conforme ilustrado na Figura 1.2. Figura Ciclo de Vida de um Processo Sendo fortemente recomendado que a organização seja dinâmica para a inovação de processos, existem algumas formas de modelar processos que possam ser alterados. A Figura 1.3 ilustra um modelo de redesenho de processos.

7 Figura Modelo de Inovação de Processo É importante reparar que a análise de processos é um processo. Ela é composta de etapas ordenadas, as quais devem ser executadas com precisão perfeita para obter o resultado desejado. O fator principal na análise de uma etapa de um processo é o seu valor agregado para o cliente. É importante conhecer o que a etapa vai acrescentar no serviço/produto para o cliente. Uma das melhores maneiras de iniciar a análise de um processo é fazer o mapeamento do mesmo em um diagrama de fluxo direcionado, conforme é ilustrado na Figura 1.4 que indica o recebimento de um pedido, a confecção do produto e a sua entrega para o cliente.

8 Figura Exemplo de Mapa de Processos Uma característica importante do mapeamento é a identificação do tempo de execução de cada etapa. Após este mapeamento inicia-se a identificação das etapas que agregam valor ao cliente, a quantidade de insumos utilizada em cada etapa e as discrepâncias. 1.2 A NECESSIDADE DE UM MODELO DE ADMINISTRAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES O bom funcionamento de uma organização e a execução dos processos presentes na mesma é fundamental para a sua sobrevivência. Entretanto, como assegurar que isto aconteça? Quando tomar as decisões? Como monitorar os processos? Verificar se a estrutura da organização é flexível? Em outras palavras, como administrar uma organização para ela ser eficiente e estar dentro dos seus objetivos? Dentro do que foi abordado em AOP, foram verificados alguns pontos chaves: Existem subordinados e supervisores; Vários subordinados estão sob um supervisor;

9 Há procedimentos de conduta nas organizações; Um processo está sob responsabilidade de um membro da organização; Um processo envolve diversas pessoas em diferentes etapas de um processo; Alguns membros da organização têm contato com o meio externo (clientes e fornecedores); É preciso que a tomada de decisões sobre as metas e uso dos recursos da organização seja certa no intuito de atingir todos os objetivos da mesma. Administrar uma organização, por menor que ela seja, é uma atividade que requer muito cuidado, e a medida que as organizações crescem o cuidado deve aumentar também. Nos próximos capítulos serão abordados os conceitos sobre Administração a aplicação dos mesmos nas organizações. Serão enfatizados as várias vertentes e filosofias administrativas.

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