INTRODUÇÃO A PORTAIS CORPORATIVOS

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2 INTRODUÇÃO A PORTAIS CORPORATIVOS

3 Conectt i3 Portais Corporativos Há cinco anos, as empresas vêm apostando em Intranet. Hoje estão na terceira geração, a mais interativa de todas. Souvenir Zalla Revista Forbes Dezembro 2001 Conectt Marketing Interativo SA. Porto Alegre: (51) São Paulo: (11) Todos os direitos reservados Edição 2001

4 A evolução das Intranets Atualmente, 70% das grandes empresas nacionais possuem uma Intranet corporativa 1. A Intranet foi inicialmente desenvolvida para suprir a demanda pela propagação de conhecimento na organização. Através de links para documentos, sistemas e várias páginas, a solução foi utilizada para otimizar o fluxo de informação em diversas empresas. À medida que as empresas perceberam que apenas estes recursos não eram mais suficientes para atender todas as necessidades, surge espaço para um novo tipo de solução: O Portal Corporativo. Caso sua empresa já possua uma Intranet, veja se reconhece algum dos sintomas abaixo: DESPADRONIZAÇÃO - Vários departamentos publicam suas páginas sem padrão visual nenhum; DIFICULDADE PARA LOCALIZAR INFORMAÇÕES - Existem milhares de páginas, com muita dificuldade para localizar a informação. A navegação na Intranet, torna-se, em muitos casos, impossível; FALTAM PERMISSÕES - Algumas informações não são incluídas na Intranet para não ficarem disponíveis para toda empresa consultar. Por outro lado, algumas informações que estão publicadas atualmente, não deveriam estar acessíveis a toda equipe; BUROCRATIZAÇÃO - Geralmente existe um webmaster responsável por publicar todas as páginas dos departamentos, o que acaba centralizando o processo e acarretando em atrasos para a disponibilização da informação INTEGRAÇÃO COM OUTRAS APLICAÇÕES WEB Aplicações web existentes ou desenvolvidas são inseridas de forma despadronizada na Intranet. Além disso, muitas vezes, o usuário precisa efetuar login nos sistemas diversas vezes; Normalmente, nos casos em que a Intranet da empresa não atende às necessidades reais dos colaboradores, outras aplicações acabam se tornando muito acessadas. Entretanto, passam a existir vários focos de aplicações pouco integradas, que acabam criando ambientes isolados, reduzindo produtividade. O próximo estágio de desenvolvimento das atuais Intranets, chama-se Portal Corporativo. Veja a seguir as principais característica desta ferramenta. 1 Revista Forbes Novembro 2001 Conectt Marketing Interativo S.A. Versão 1.1 Página 4

5 Portal Corporativo uma solução completa Baseado nos conceitos de portais da Internet como Yahoo e AOL, buscou-se utilizar estes recursos para o uso interno, focado na otimização e organização do conteúdo. O Portal Corporativo, pode ser encarado como uma terceira geração das atuais Intranets. É uma ferramenta que agrega recursos de personalização avançados, ao mesmo tempo em que integra sistemas web existentes na empresa. Veja abaixo um esquema mostrando a evolução das Intranets: Intranet de 1ª Geração Páginas HTML, atualizadas por um Webmaster Nenhum sistema Intranet de 2ª Geração Alguns Sistemas Web; Grande quantidade de páginas; Pouca padronização / organização do conteúdo Portal Corporativo Personalização; Organização / padronização do conteúdo; Integração com outros sistemas web; Busca avançada; O Portal Corporativo surge como uma ferramenta focada em: COLABORAÇÃO Possibilitando a otimização de capital intelectual e agilidade na tomada de decisões; BUSCA DE INFORMAÇÕES Através de ferramentas avançadas de localização de conteúdo; INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS WEB Tornando-se um ponto único de trabalho para os colaboradores, cortando caminhos e otimizando recursos; DESCENTRALIZAÇÃO O conteúdo torna-se atualizável por qualquer membro da equipe com esta permissão; Conectt Marketing Interativo S.A. Versão 1.1 Página 5

6 Otimização do ciclo decisório Para a grande maioria dos colaboradores, o Portal Corporativo se configura como um acelerador do ciclo decisório. Através de uma solução única, com todos os recursos disponíveis para que os colaboradores executem seu trabalho com mais produtividade, é possível otimizar as etapas do ciclo decisório: 1. COLETA DE INFORMAÇÕES 2. PESQUISA E INTERAÇÃO + AGILIDADE NA TOMADA DE DECISÃO 3. AÇÃO Em uma pesquisa 2 realizada nos Estados Unidos, a média de colaboradores que utiliza soluções em Portal Corporativo, economiza cerca de 2,84 horas por semana, o que significa 7,1% de seu tempo. A medida em que o portal é mais utilizado pelos colaboradores, esta média tende a subir, podendo chegar a 5,22 horas por semana. O mesmo estudo mostrou também que a maioria dos colaboradores estaria disposta a compartilhar seu conhecimento em um Portal, caso esta feature estivesse disponível. Isto demonstra que o trabalhador do conhecimento está cada vez mais disposto a utilizar a tecnologia e a rápida divulgação de informações para otimizar o seu trabalho e produtividade. Principais features de um Portal Corporativo Apesar de integrar as mais diferentes aplicações em uma empresa, o Portal Corporativo apresenta algumas features em comum, que são detalhadas abaixo: Gerenciamento de conteúdo O gerenciamento de conteúdo do Portal Corporativo é totalmente descentralizado. A área de RH, por exemplo, poderá ter autonomia para publicar seu próprio conteúdo. Se for necessário, este conteúdo pode ter aprovação de outro usuário. A ferramenta permite que qualquer usuário, independente do conhecimento em HTML, publique páginas e faça alterações. Personalização Todo o conteúdo do portal é personalizado. Somente os usuários com permissão podem acessar determinadas features e conteúdo. Através da personalização, o colaborador pode também criar a sua própria página, otimizando-a com as componentes mais utilizadas no dia-a-dia. Integração de aplicações e conteúdo O portal funciona como um integrador de aplicações e conteúdos já existentes. O retorno dos projetos, muitas vezes, ultrapassa 200% o capital investido porque existe o reaproveitamento de conteúdo existente, ao mesmo 2 Intranets and Corporate Portals User Study - Pesquisa realizada pela Agency.com, em conjunto com Harris Interactive em 2001; Conectt Marketing Interativo S.A. Versão 1.1 Página 6

7 tempo em que o acesso a estas fontes de informação é facilitado e organizado. O portal funciona como o desktop do colaborador, a partir de onde ele pode consultar manuais de RH, iniciar aplicações, colaborar com outros membros da equipe e qualquer outra atividade disponível em seu perfil de usuário; Busca avançada Através de um recurso avançado de busca, o colaborador consegue informações de diversas fontes, rapidamente. A principal vantagem do portal é que, além de organizar a informação de uma forma lógica e estruturada, permite também uma busca rápida em todo conteúdo disponível; Minha empresa necessita de um Portal Corporativo? Este é um questionamento bastante freqüente no meio empresarial. Não existe uma regra para determinar se a sua empresa necessita de um Portal Corporativo, entretanto podemos identificar alguns impulsionadores bastante claros: A atual Intranet não está servindo aos propósitos da empresa, com um baixo nível de acessos e uma crescente burocratização e desatualização do conteúdo (como foi apontado anteriormente); Existe necessidade de propagação rápida de informações com um baixo custo. Metas agressivas de crescimento, envolvendo também aumento no número de colaboradores. Neste caso, surge uma necessidade de propagar as informações da empresa para os novos e manter um fluxo de comunicação constante; Concorrência acirrada, fazendo com que a disponibilização de informações estratégicas para os colaboradores se torne um fator-chave de sucesso do negócio; Grande utilização do Correio Eletrônico, muitas vezes utilizado para outras funções além da comunicação simples. Não é raro encontrar empresas que fazem toda comunicação interna via , sem estas informações estarem disponibilizadas em outro local para consulta posterior; Investimento em iniciativas de e-business, que necessitam monitoramento constante da equipe envolvida, bem como da gerência e direção. Uma operação de e-business vencedora só pode ser sustentada por uma forte cultura web dentro da empresa, sendo um de seus maiores impulsionadores o Portal Corporativo; Necessidade de licenças de softwares, apenas para execução de consultas simples, o que acarreta um alto custo para a empresa; Dificuldade em encontrar informações, documentos, planilhas e outros dados, as estruturas de diretórios de grandes redes nem sempre conseguem organizar arquivos e, muito menos, hierarquizá-los de modo a priorizá-los para determinados usuários os grupos. Conectt Marketing Interativo S.A. Versão 1.1 Página 7

8 Pontos críticos para a implementação A implementação de um Portal Corporativo é bastante crítica para o sucesso do mesmo. Além de um planejamento cuidadoso, é fundamental que os seguintes pontos críticos sejam abordados: Escalabilidade A escalabilidade deve ser considerada sob dois aspectos: a habilidade de suportar um número grande de usuários, bem como a redução deste número. Além disso, é importante que a solução se adapte às necessidades do negócio. Se for intenção da empresa for, no futuro, adquirir um sistema de CRM, por exemplo, o Portal deve ter a capacidade de suportá-lo; Administração da ferramenta É importante lembrar que à medida que a ferramenta se torna difícil de administrar, sobe o custo de propriedade. O portal deve ter um sistema de administração bastante facilitado, bem como a instalação do produto; Componentes Apesar de a principal função do Portal Corporativo ser a integração de aplicações existentes e conteúdos em um só lugar, é importante que a ferramenta escolhida tenha componentes (aplicações) que realmente agreguem valor ao portal. Com componentes úteis, é possível aumentar ainda mais o ROI da solução; Integração Caso a estratégia do portal esteja contemplando a integração com aplicações que não estão no formato web, como sistemas legados e ERPs, é importante estabelecer estes custos para o orçamento total da solução; Usabilidade Um dos principais impulsionadores do ROI do portal é a usabilidade. Somente com uma solução onde os usuários encontrem rapidamente o que procuram é possível realmente causar impacto. Conclusão A atual Intranet disponível em 70% das empresas do país, está sofrendo uma mudança radical. Trata-se do surgimento do Portal Corporativo, uma ferramenta focada na produtividade e satisfação dos colaboradores. Integrando os sistemas existentes na empresa em uma só interface, o usuário ganha por encontrar as informações que precisa rapidamente e a empresa ganha por não necessitar desenvolver estas aplicações novamente. Através de diversas features, personalização e organização do conteúdo, é possível otimizar em quase três horas semanais o tempo utilizado por colaborador para realizar suas tarefas. Antes de uma solução em software, o Portal é uma maneira diferenciada de disponibilizar informação relevante por toda empresa. Conectt Marketing Interativo S.A. Versão 1.1 Página 8

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