MANUAL DE ACOLHIMENTO

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1 MANUAL DE ACOLHIMENTO ÁREA DE ESTUDOS E PLANEAMENTO (AEP) Cmemraçã ds 20 ans da AEP, 17 de junh de 2013 Març 2015

2 Cnteúd 1. Objetiv d Manual de Aclhiment Bas Vindas O que fazer n dia d aclhiment Apresentaçã da AEP História Estrutura Missã, Visã e Valres... 4 Missã... 4 Visã... 4 Valres e Atitudes... 4 Lema Objetivs Quem sms Cntacts Nrmas internas da AEP... 7

3 1. Objetiv d Manual de Aclhiment O Manual de Aclhiment da Área de Estuds e Planeament (AEP) pretende ser um instrument facilitadr d prcess de aclhiment e integraçã de nvs clabradres neste serviç, ajudand-s a sentirem- se mais rapidamente pssível membrs da sua equipa. As infrmações cnstantes deste dcument pderã ser cmplementadas pr utrs tópics de interesse, através da leitura d Manual de Aclhiment d IST, elabrad pela Direçã de Recurss Humans, nmeadamente: A DEONTOLOGIA E ÉTICA PROFISSIONAL NORMAS de SEGURANÇA, HIGIENE e SAÚDE NO TRABALHO OS CAMPI DO IST - INFORMAÇÕES GERAIS CAMPUS ALAMEDA CAMPUS TAGUSPARK CAMPUS TECNOLÓGICO E NUCLEAR SERVIÇOS DE SAÚDE TÉCNICO LISBOA CULTURA E DESPORTO PROTOCOLOS E ACORDOS COM EMPRESAS SEGURO DE SAÚDE JARDIM-DE-INFÂNCIA FORMAÇÃO PROFISSIONAL PROGRAMA DE TUTORIA LEGISLAÇÃO ÚTIL LINKS ÚTEIS

4 2. Bas Vindas Car(a) Clega, É cm a mair satisfaçã que lhe dams as bas vindas cm nv membr da equipa da AEP. Para facilitar a sua integraçã n IST em geral e na AEP em particular, preparáms este Manual que agrupa um cnjunt de infrmaçã que cnsideráms relevante para um mais rápid entendiment ds nsss bjectivs, da nssa cultura e frma de trabalhar. Desejams-lhe s maires sucesss pessais e prfissinais neste nv desafi prfissinal e esperams crrespnder às suas expectativas. Marta Pile Crdenadra da AEP 1

5 3. O que fazer n dia d aclhiment Deve dirigir-se à Direçã de Recurss Humans d IST (hrári de atendiment 10:00-12:30 14:00 16:30) e aí ser-lhe-á frnecid um cnjunt de impresss para preencher, permitind assim, a reclha de tds s dads necessáris à elabraçã d seu prcess pessal e inscriçã na Segurança Scial. Deverá ser prtadr ds seguintes dcuments de identificaçã: Bilhete de Identidade, cartã de cntribuinte e númer de beneficiári da segurança scial u cartã de Cidadã Númer de identificaçã bancária d banc nde tem cnta (NIB); Certificad de habilitações, Curriculum vitae, 1 Ft Após preenchiment ds impresss, a DRH irá prcessar s seus dads n Sistema de Infrmaçã d IST (Sistema Fénix). Depis ds dads estarem inserids e estarem dispníveis, deverá dirigir-se à DSI (Direçã de Serviçs de Infrmática d Institut Superir Técnic) de md a bter uma passwrd que lhe permite fazer a sua inscriçã n site d IST e ter acess à intranet. Tds s clabradres têm acess à intranet em Pr esta via, tem-se sempre um acess rápid e eficiente a qualquer infrmaçã útil sbre IST, desde a pesquisa de clabradres, cnsulta de dcuments e frmuláris, assiduidade e qualquer ntícia pertinente relacinada cm IST. Ser-lhe-á também reclhid dads bimétrics que lhe permite marcar pnt à entrada, hra de almç e saída. Psterirmente será celebrad um Cntrat de Trabalh, cnsante tip de estatut que vincula a IST, que deverá ser assinad pelas duas partes, entidade e clabradr. Cnsulte AQUI a carta de navegaçã d Campus da Alameda 2

6 4. Apresentaçã da AEP 4.1. História A Área de Estuds e Planeament (AEP), riginalmente denminada pr Gabinete de Estuds e Planeament (GEP), fi cnstituída pr decisã d Cnselh Diretiv n dia 25 de Junh de 1993, pela necessidade sentida pels Órgãs Centrais, e em particular pel Cnselh Diretiv da altura, de cntarem cm um serviç que prestasse assessria em áreas específicas que cntribuíssem para a gestã e desenvlviment estratégic d IST. Mais d que um serviç, a AEP cmeçu pr funcinar cm um grup de investigaçã n âmbit das atividades de gestã e avaliaçã d ensin superir, prmvend a realizaçã de trabalhs finais de curs e prjets de pósgraduaçã em áreas de interesse para a escla. Neste sentid, cntribuiu a lng ds ans para a criaçã de dcuments de estud e reflexã sbre IST e a sua envlvente, prnunciand-se sbre as slicitações que lhe vã send feitas pel Órgãs de Gestã. Dentr das suas áreas de atuaçã, fram desenvlvids trabalhs que incluíram, numa primeira fase, quatr áreas priritárias: a área administrativa e financeira, a área de avaliaçã pedagógica, a área de ciência e tecnlgia e a área de frmaçã prfissinal. A lng d temp, fram várias as alterações na estrutura de funcinament da AEP, cntand atualmente cm duas nvas estruturas criadas em 2007 e 2013, cm bjetiv de refrçar e mtivar parte da sua equipa, investind a mesm temp num esfrç de desenvlviment de duas das suas áreas de atuaçã: respetivamente a Estatística e Prspetiva e s Estuds e Prjets Estrutura A AEP cmpreende Núcle de Estatística e Prspetiva (NEP) e Núcle de Estuds e Prjets (N&P) estand dividida em três grandes áreas funcinais: Avaliaçã e Planeament Estatística e Prspetiva Estuds e Prjets. Está também integrad na AEP Observatóri de Empregabilidade d Institut Superir Técnic (OEIST). 3

7 4.3. Missã, Visã e Valres Missã A AEP tem cm missã prestar assessria as órgãs centrais d IST através da elabraçã de estuds e prjets de suprte a prcess de tmada de decisã, que prmvam a qualidade na escla e cntribuam para a timizaçã da sua gestã e desenvlviment estratégic. Visã Cnstitui ambiçã da AEP, mtivadra ds seus clabradres, ser recnhecida cm um serviç de referência pela sua cmpetência técnica e atuaçã de excelência nas áreas de avaliaçã, planeament e prspetiva. Valres e Atitudes Os valres subjacentes à atuaçã da AEP e que serviç pretende salvaguardar, sã: 1. qualidade, rigr e invaçã pr espelharem as características técnicas, de certeza e antecipaçã que querems imprimir as nsss trabalhs; 2. eficiência e eficácia pela manutençã de alts padrões de resultads ds serviçs prestads, cm um menr temp de respsta e utilizand mens recurss; 3. credibilidade cmpetind à AEP tarefas de avaliaçã, é fundamental que reúna cnsenss relativamente à sua fiabilidade, independência e integridade. Estes valres refletem-se quer na cultura e cmprtaments interns, quer na imagem pública da AEP, prmvend-se ns seus clabradres um cnjunt de atitudes: 1. ter espírit de equipa partilhar infrmaçã cm transparência para que ninguém seja insubstituível; 2. ser psitiv, empreendedr nã clcar prblemas, apresentar sluções; 3. ser prativ, ter iniciativa preferir arriscar uma pçã a nã tmar decisã nenhuma; 4. ser flexível, criativ aceitar nvas tarefas e encará-las cm um desafi à criatividade e dinâmica da equipa; 5. ter bm relacinament interpessal saber cmunicar as suas ideias e saber uvir e respeitar as ds utrs. 4

8 Lema Prsseguind s seus bjectivs de cntribuir para que IST melhre cada dia a qualidade d seu desempenh e atinja s seus bjectivs estratégics ( DO THE RIGHT THINGS RIGHT ), lema da AEP resume-se à frase: Avaliar para Evluir, Infrmar para Decidir 4.4. Objetivs A AEP trabalha nas mais variadas áreas de atuaçã d IST, cm ênfase nas áreas das plíticas de engenharia, ciência e tecnlgia e da gestã, rganizaçã e avaliaçã d ensin superir, através d desenvlviment de um cnjunt de atividades, nmeadamente: elabraçã de estuds e pareceres; desenvlviment e implementaçã de prjets invadres; prmçã e acmpanhament de exercícis regulares de avaliaçã e acreditaçã; prduçã de dcuments de divulgaçã e planeament das atividades d IST; prmçã de prjets de investigaçã; lançament de inquérits de piniã; participaçã em iniciativas (semináris, encntrs, debates, redes) sbre temas ligads às áreas de trabalh desenvlvidas na AEP; criaçã e manutençã de estruturas de reclha, tratament, atualizaçã e divulgaçã da infrmaçã necessária a tdas as atividades descritas anterirmente Quem sms A equipa da AEP é cnstituída pr um cnjunt de prfissinais altamente qualificads, cm cmpetências diversificadas. A equipa está dividida em grups de trabalh, cm bjetiv de ptenciar as cmpetências de cada um ds seus membrs, a mesm temp que refrça espírit de equipa e entreajuda em cada área de atuaçã: Avaliaçã e Planeament, Estatística e Prspetiva, Estuds e Prjets, sem esquecer as atividades de Suprte transversais às várias áreas. 5

9 4.6. Cntacts Marta Pile (Crd. AEP) Avaliaçã e Planeament Isabel Ribeir iribeir@tecnic.ulisba.pt Sónia Brges snia.brges@tecnic.ulisba.pt Alexandra Sevinate Pntes alexandra.pntes@tecnic.ulisba.pt Margarida Oliveira margarida.liveira@tecnic.ulisba.pt Estatística e Prspetiva (Núcle) Marta Graça (Crd. NEP) marta.graca@tecnic.ulisba.pt Filipa David filipasdavid@tecnic.ulisba.pt Ana Rita Trres ana.trres@tecnic.ulisba.pt Estuds e Prjets (Núcle) Jã Patríci ja.patrici@tecnic.ulisba.pt Jã Fernandes ja.paiva.fernandes@tecnic.ulisba.pt Suprte Técnic e Administrativ 6 Carls Carvalh (Traduções) carls.martins.carvalh@tecnic.ulisba.pt Isabel Duarte (Secretariad) beu.duarte@tecnic.ulisba.pt

10 5. Nrmas internas da AEP 1 Assiduidade: Cnduta: Definiçã persnalizada d hrári de trabalh habitual, n períd entre as 8:00 e as 19:00 (hrári de entrada máxim 10:30, hrári de saída mínim 16:00), que deverá ser cmunicad à crdenaçã e atualizad n ficheir para efeit, respeitand sempre regulament de assiduidade d IST (períds fixs, etc.); Avis d superir hierárquic da equipa sbre eventuais atrass n cumpriment ds hráris (desvis superires a 30mn) u eventual falta a serviç pr qualquer mtiv imprevist ( avis deverá ser feit preferencialmente pr telefne u crrei eletrónic garantind a receçã da mensagem); Cntrl ds períds de temp despendids em pausas de trabalh, nã excedend s 20mn de ausência d serviç a lng d dia e 1H para almç, avisand superir hierárquic sempre que surjam imprevists que impliquem atrass; Regist prévi de eventuais ausências d lcal de trabalh na agenda partilhada Ggle Calendar (férias, assunts pessais u se serviç), sempre que pssível, e sua justificaçã n MYGiaf; Ativaçã de crrei eletrónic de respsta autmática imediatamente anterir a ausências planeadas e/u prlngadas a serviç (férias, dença, etc.), e infrmaçã sbre nme/crrei eletrónic d clega que pderá dar seguiment a eventuais pedids de trabalh; Pntualidade e preparaçã prévia das reuniões em tds s aspets relativs a trabalh de cada clabradr; N cumpriment das regras de assiduidade d regulament IST, s clabradres devem regularizar eventuais desvis n MYGiaf até a dia 4 d mês seguinte, excetuand s que carecem de prazs diferentes. Vestuári Salv exceções devidamente cmunicadas, u presença em events públics, s clabradres pdem usar rupa e calçad infrmal mas adequada a serviç e a atendiment a públic (órgãs de gestã da escla, clegas de utrs serviçs, prfessres, entidades externas, etc.). Estã excluídas saias/calções demasiad curtas(s), blusas u dectes acentuads, calças de ganga rasgadas, e utra rupa/calçad inadequada; Respeitar e tratar cm civilidade s interlcutres, sejam clegas da AEP, públic (órgãs de gestã da escla, clegas de utrs serviçs, prfessres, entidades externas, etc.) e espaç de trabalh; Minimizar us d telefne fix e acesss pr via eletrónica (crrei eletrónic, internet, etc.) para fins pessais; Cntrlar us d telemóvel durante hrári de expediente. 1 Para infrmações gerais cnsulte a página web da Direçã de Recurss Humans dedicada à divulgaçã de infrmaçã e dcumentaçã de interesse para s trabalhadres detentres de relaçã jurídica de empreg públic, inserids nas carreiras gerais, nmeadamente n que diz respeit a frmuláris, recrutament, cntrats, avaliaçã e legislaçã. 7

11 Valrizaçã pessal e prfissinal: A valrizaçã pessal e prfissinal de cada clabradr é prmvida pela Crdenaçã da AEP através da atribuiçã de uma verba anual específica n rçament d serviç, para frmaçã, frequência de semináris e participaçã em utrs events de interesse (prjets, grups de trabalh, redes, etc), e que varia cnsante a dispnibilidade rçamental; Paralelamente, sã divulgads tds s events cnsiderads relevantes para a valrizaçã da equipa, incentivand-se nã só a sua participaçã mas também a apresentaçã de eventuais cmunicações e/u psters. Orientaçã ds Trabalhs: A rientaçã e acmpanhament ds trabalhs é feita semanalmente em reuniões individuais pela Crdenaçã da AEP, havend um espaçament quinzenal u mensal para alguns clabradres. O resultad dessa rientaçã/acmpanhament é registad num ficheir Prject utilizad para a calendarizaçã anual ds trabalhs, bem cm a crrência de eventuais incidentes psitivs (invaçã de prcesss, dispnibilidade/flexibilidade para desempenh de tarefas nã previstas, prdutividade elevada, etc.) u negativs (falta de cumpriment das regras da AEP, fraca prdutividade em determinad períd, falha de cumpriment de prazs, atitude mens crreta, etc.), cm bjetiv de facilitar e trnar mais rigrs prcess de avaliaçã bienal (SIADAP). Avaliaçã d Desempenh: A avaliaçã de cada um ds clabradres bedece a enquadrament legal (SIADAP 2 u 3) e eventuais diretrizes emanadas d Cnselh de Gestã; Para além diss, a Crdenaçã da AEP prcede a uma mnitrizaçã quadrimestral d desempenh de cada um ds clabradres (crrespndente as períds entre jan-abr, mai-ag e setdez), cm base numa apreciaçã d trabalh desenvlvid e n resultad de eventuais inquérits as destinatáris ds serviçs da AEP sempre que se tal se justifique (traduções). Também a AEP é avaliada anualmente, através d lançament n-line de um inquérit de análise das relações inter-serviçs, cuj mdel é seguid pr tds s serviçs centrais. Espaç e rganizaçã d trabalh: O espaç de trabalh físic (secretária e área circundante) deve estar limp e rganizad, send que td material (prfissinal e pessal) deve estar, na medida d pssível, guardad ns espaçs de armazenagem dispnibilizads em cada gabinete; O espaç de trabalh virtual (cmputadr e área pessal n servidr de ficheirs) deve estar rganizad em pastas e ficheirs devidamente identificads, tmand em cnsideraçã as diretrizes da DSI (nã ter ficheirs pessais n servidr de ficheir, especialmente fts, sftware e música); Em cada pasta de trabalh (na raiz), e sempre que prtun, deverá haver uma ficha técnica cm a metdlgia aplicada, fntes de infrmaçã, períds a que se referem s dads e especificidades d prjet em causa. Cas se trate de um 8

12 estud e esta infrmaçã já esteja incluída na mesma, a ficha técnica é dispensada; Divulgaçã sistemática ds trabalhs da AEP 1. Enviar para Crdenadr da AEP e/u Núcle trabalh a divulgar (dcument d relatóri/estud/prjet cncluíd, apresentaçã, ntícia de interesse, etc, cm infrmaçã sbre a visibilidade - interna u externa - e palavra-chave, para pesquisa n site; 2. Depis de aprvad (incluind membr d OG respnsável) dcument é remetid para respnsável pela clcaçã na página web AEP, de acrd cm frmulári própri. Sempre que haja lugar à participaçã ds clabradres em events (ações de frmaçã, wrkshps, semináris u utrs) deverá ser preenchid um pequen relatóri de participaçã (1 flha A4 basta), de acrd cm frmulári própri clcad n servidr da AEP após partilha via cm tds s clegas. Cada clabradr deve verificar que a sua extensã está n circuit d encaminhament de chamadas da AEP na sua ausência; Cada clabradr deve puxar a chamada dirigida à extensã de utr clega cas este nã a pssa atender. Respnsabilidade Scial: Respnsabilizaçã de cada um ds clabradres da AEP de verificar, antes de sair, se s equipaments elétrics d seu espaç de trabalh estã desligads (cmputadres, mnitres, luzes, aqueciments, etc.), devend últim que sair das instalações desligar as luzes e as impressras/ ftcpiadra d respetiv pis; Otimizar cnsum de tnner, utilizand preferencialmente a impressra Xerx a p/b, cm impressã frente e vers. A impressra Lexmark deverá ser utilizada apenas para impressões/prvas finais a cres; Otimizar cnsum de papel, utilizand sempre que pssível margens reduzidas e tips de letra eficientes (exempl Times New Rman); A Crdenaçã da AEP prmve um cntrl mensal ds gasts d serviç, cm apurament de tdas as despesas realizadas através de requisições internas e externas, incluind telefnes, ecnmat (papel, tner, ), reprgrafia e expediçã, pr frma a cumprir cm s gasts prevists n rçament d serviç para cada an; Acnselha-se um cuidad especial de segurança, mantend a prta principal fechada e verificand pessalmente quem entra nas instalações da AEP, cas nã se identifique a pessa que tcu à campainha através d telefne; Ns custs cm chamadas telefónicas, cnsidera-se aceitável um limite máxim de gast de 4 /mês pr clabradr, cm pssibilidade de ultrapassar este valr sempre que trabalh justifique. AEP, 15 de març de