Lições Aprendidas da Implantação do Projeto AGIR

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1 Lições Aprendidas da Implantação do Projeto AGIR 1º Encontro de TI para IFDs ABDE Setembro de 2014

2 O BNDES Quem somos

3 Quem somos Fundado em 20 de Junho de 1952 Empresa pública de propriedade integral da União Instrumento chave para implementação da Política Industrial, de Infraestrutura e de Comércio Exterior Apoio a micro, pequenas e médias empresas Captação de recursos de longo prazo Principal fonte de crédito de longo prazo Foco no financiamento do investimento

4 Escritórios Subsidiária BNDES PLC Londres (2009) Recife Brasília São Paulo Rio de Janeiro empregados (set/14) Escritórios BNDES Uruguai Montevidéu (2009) BNDES África Joanesburgo (2013)

5 Organização Interna Auditoria Conselho de Administração Crédito Presidente Secretaria Executiva do Gabinete da Presidência Chefe do Gabinete da Presidência Vice-Presidente Estruturação de Projetos Área Jurídica Diretor 1 Diretor 2 Diretor 3 Diretor 4 Diretor 5 Diretor 6 Diretor 7 Infraestrutura Internacional Financeira Mercado de Capitais Infraestrutura Social Tecnologia de Informação e Processos Planejamento Insumos Básicos Comércio Exterior Operações Indiretas Capital Empreendedor Agropecuária e Inclusão Social Recursos Humanos Gestão de Risco Administração Industrial Meio Ambiente Projeto AGIR Pesquisa Econômica

6 Projeto AGIR Implantação de ERP

7 Ambiente Organizacional Desafios número de empregados (2.879 set/2014) baixo turnover estabilidade de emprego unidades relativamente independentes e pouco integradas decisões e soluções são obtidas por meio de instrumentos formais combinados a redes informais consenso garante a consistência das decisões organizacionais ambiente adverso à padronização de procedimento em nível corporativo

8 Objetivo do Projeto O Projeto AGIR visa à modernização e integração do BNDES Modernização do BNDES Aumentar a integração entre processos e tecnologia Aumentar flexibilidade, com segurança Favorecer eficiência e agilidade operacional Dotar o BNDES de infraestrutura de TI compatível com seus desafios

9 Premissas do Projeto Projeto de natureza complexa, abrangência corporativa, grande porte e longa duração, requer: Patrocínio da Alta Administração Estrutura temporária e de dedicação exclusiva para condução do Projeto com time de projeto comprometido Forte gestão de mudança Adesão do Corpo Funcional

10 Planejamento do Projeto AGIR Etapa 1 Etapa 2 20 meses jan 05-ago meses ago 06-jul 07 Em andamento Assessoria Técnica Controle e Garantia de Qualidade da Implementação da Solução GIR Edital para Contratação Consultoria Licitação Contratação Consultoria Licitações Solução GIR Implementação da Solução GIR Aplicativos (Pacotes de mercado e Desenvolvidos) Definição da Solução GIR Riscos Operacionais Implementação da Solução GIR Ferramentas de TI Preparação Interna para a Definição da Solução Detalhamento Processos Implementação da Solução GIR Hardwares e equipamentos Aprovação do Plano de Implantação pela Diretoria

11 Estrutura do Trabalho A Definição da Solução GIR foi dividida em quatro fases e cinco dimensões Gestão Estratégia Processos Pessoas Análise da Situação Atual Desenho da Situação Futura Estudo de Viabilidade Técnica e Econômica Plano de Implementação Tecnologia Ago/2006 Jan/2007 Abr/2007 Jun/2007 Jul/2007 Profissionais envolvidos Tempo Integral Dedicação parcial Quantidade

12 4. Plataforma de Integração Visão Futura de Processos Macroprocessos organizados por princípios funcionais (plataformas) 1. Plataforma de Relacionamento 2. Plataforma de Negócios Negócio A Negócio B Negócio C Apoio a Negócios 3. Plataforma de Serviços Compartilhados

13 PI01 - Planejamento e Apoio à Gestão PI03 - Auditoria, Controles Internos e Gestão de Risco Operacional PI04 - Gestão do Conhecimento, Estudos e Comunicação Interna PI06 - TI 4. Plataforma de Integração PI02 - Gerir Atos Oficiais, Minutas Contratuais Padrão e Modelar Processos PI05 - Desenvolvimento e Gestão de Produtos Visão Futura de Processos PR01 - Administração de Canal PR02 - Comunicação Institucional Externa PR03 - Fomento Negócios PN01 - Concessão de Apoio Financeiro 1. Plataforma de Relacionamento 2. Plataforma de Negócios PN05 - Mercado de Capitais PN07 - Estruturar PPPs Apoio a Negócios PAN01 - Gestão de Entidades Externas PAN02 - Captação de Recursos PAN03 - Gestão de Fundos Estatutários e Terceiros PAN04 - Cobrança e Recuperação de Crédito Analisar Consultas e Operações Contratar Operações Liberar Recursos Suportar a Concessão PAN05 - Gestão de Risco de Crédito PAN06 - Avaliar Bens e Títulos e Verificar Regularidade de Seguros PAN07 - Acompanhamento de Apoio Financeiro PAN08 - Recepcionar Informações e Controlar Prazos Legenda: Desenvolvimento Desenvolvimento em grande Escala Compra ERP Compra AGR Compra Outros PSC01 - Orçamento e Custos PSC02 - Contabilidade PSC03 - Financeiro PSC04 - Jurídico PSC05 - Recursos Humanos PSC06 - Administração 3. Plataforma de Serviços Compartilhados

14 A Solução AGIR - PAM e PAD Processos para os quais existem opções disponíveis no mercado Processos dos serviços compartilhados Indicação: Aquisição de solução de ERP Enterprise Resource Planning (Sistema de Gestão Integrada) PAM Aplicativos de Mercado Vencedor da licitação: Consórcio Visão, com o software SAP Solução AGIR Aplicativos Desenvolvidos PAD Processos para os quais não há no mercado uma solução robusta, flexível o suficiente que atenda aos requisitos do BNDES Processos core do BNDES (Captação de Recursos, Enquadramento, Análise de Financiamento, Liberação de Crédito etc). Indicação: Desenvolvimento de uma solução customizada Vencedor da licitação: Consórcio Interagir (oito empresas)

15 A Implantação Projeto SAP

16 O Contrato Publicado em 01/10/2008 o Edital de Licitação para aquisição de Solução Integrada de Gestão Empresarial de Mercado. Contratação com Escopo Definido, baseado em Requisitos por Macroprocesso. Licitação Vencida pelo Consórcio Visão, composto pelas empresas INDRA e Politec, com a proposta de utilização do aplicativo principal SAP e Adicional MasterSAF. Contrato assinado em 30/09/2009; término em 29/09/

17 A Dimensão do Projeto Macroprocesso Requisitos Funcionais Requisitos Gerais 23 PAN01 - Gestão de Entidades Externas 95 PI01 - Planejamento e Apoio à Gestão 27 PI03 - Auditoria, Controles Internos e Risco Operacional 77 PSC01 - Orçamento e Custos 67 PSC02 - Contabilidade 103 PSC03 - Financeiro 185 PSC04 - Jurídico 45 PSC05 - Recusos Humanos 175 PSC06 - Administração 216 Total de Requisitos BBP por Macroprocesso

18 Arquitetura da Solução de Mercado omposite structure SAP Name: Package: Version: Author: Portal SAP SAP Componentes 1.0 efern FI - Financial Accounting GL - General Ledger Accounting AP - Accounts Payable AR - Accounts Receiv able TV - Trav el Management AA - Asset Accounting FSCM - Financial Supply Chain Management CM - Cash Management TRM - Treasury and Risk Management LP - Liquidity Planner SAP - ECC 6.0 SAP Logistics MM - Materials Management QM - Quality Management PSM - Public Sector Management FM - Funds Management PA - Personnel Management PY - Payroll PT - Personnel Time Management PE - LSO - Learning Solution PE - LSO - AE - Authoring Env ironment HCM EHS - Env ironment, Health and Safety e-recruiting PCP - Personnel Cost Planning and Simulation GRC - Gov ernance, Risk and Compliance AC - Access Control ARA - Access Risk Analysis ARM - Access Request Management BRM - Business Role Management Material em elaboração pelo AGIR/DEARI baseado em informações obtidas com o projeto. Aplicativos Adicionais Business Partner DMS AM - Audit Management AIS - Audit Information System CO - Controlling EA - Emergency Access PPS - Procurement for Public Sector SRM - Supplier Relationship Management Document Builder RM - Risk Management Exchange BCS - SEM Business Consolidation SAP - BW IP - Integrated Planning SSM - SAP BO Strategy Management PC - Process Control A

19 Estratégia Planejada de Implantação 19

20 Organograma do Projeto COORDENAÇÃO DO PROJETO GERÊNCIA DO PROJETO PMO Gestão de Mudança Líder de Integração Líder de Processos Líder de Testes Líder de Tecnologia Orçamento e Custos Planejamento e Apoio a Gestão Líder de Infra Líder de BI RH Administração Líder de Migração Líder de Integração de TI Jurídico Auditoria, Controles Internos e Gestão de Risco Operacional

21 Governança AGIR Estrutura e Dinâmica Estrutura Comitê Executivo Diretores, Superintendentes, Diretor SAP e Executivos do Projeto e Contrato Dinâmica Bimestral Acompanhamento da evolução do projeto e tomada de decisões estratégicas. Entradas/Saídas: Ata de decisões Status Integrado do Projeto Diretor e Superintendente Agir e Executivos do Contrato. Equipe de Gestão do Projeto Status do Projeto Equipe de Gestão do Projeto: gerente do projeto, líder de integração, líder de tecnologia, líder de processo, líder de GM e PMO Semanal Acompanhamento do projeto tratamento de riscos e questões críticas. Entradas/Saídas: Ata de decisões Semanal Acompanhamento do projeto, alinhamento das informações, tratamento de questões e definição de plano de ação. Entradas/Saídas: Relatório de Status Medição do Projeto Gerência do Projeto, líderes das frentes, líder de integração, líderes técnicos e PMO Semanal Medição da evolução das atividades, identificação e tratamento de questões. Entradas/Saídas: Cronograma atualizado

22 O Comitê de GAP Objetivo Obter a aprovação para desenvolvimento de um GAP a ser para atender a um ou mais requisitos, desconsiderando a opção oferecida pelo standard Dinâmica Apresentação oral do GAP e da solução de contorno, se necessário, acessando o sistema de demonstração ou desenho de processo no ARIS Integrantes Superintendente do Negócio, ATI e AGIR Item Critério de Aprovação 1 Redução de homem-hora trabalhada para a execução da atividade 2 Requisito Legal ou Regulatório não coberto pela solução standard 3 Novos requisitos identificados, com impacto em custos/prazos 4 Funcionalidade com ganho estratégico para o BNDES 5 Perder eficiência na execução da atividade com a solução standard 22

23 Análise de Requisitos Validação de Escopo Mapa de Recursos Criação BBPs Validação Área Identificação Gaps Ciclo 1 Ciclo 2 Homologação Cronograma Macro Preparação Inicial Blueprint Realização Preparação Final Operação Assistida Governança BBP s Configuração e Desenvolvimento Testes Integrados SAP Cut Over Infraestrutura Migração de dados Operação em Prod. Escopo Testes Unitários Roteiro de Testes Construção de Perfis Treinamento Material Treinamento Multiplica dores Usuários Finais Elaboração do Plano de Cut Over Cut Over Técnico Cut Over Funcional Gestão da Mudança Normas e Processos 23

24 As Entregas Exchange (Câmbio) 2. Mastersaf (Tributário) 3. Tedesco (Jurídico) 4. Opvision (Gestão de Riscos) 5. Módulo (Continuidade do Negócio) 6. SBS (Títulos Públicos) Go lives de 48 módulos 9 AA áreas com novos processos e sistemas AF AGR AJ AP ARH AT ATI GP TODOS os empregados contemplados: Portal do Empregado Serviços da Administração

25 Go Lives realizados Dez JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET Dezembro Janeiro Abril Maio Junho Agosto FI - AP/AR Cambio Contabilidade Consolidação Contábil Fluxo de Caixa Fundos Operações compromissadas Ações / Aplicações Derivativos Credito Rotativo Captação Planejamento Orçamento de Desembolso e Administrativo PDG (parcial) Risco Operacional Controles Internos (parcial) Dotação de Caixa Relatórios de Fluxo de Caixa Agenda de Câmbio Monitor de Rotinas Fech Contábil Cálculo PR/LI PDG Abril IFRS Abril Rec. Humanos Custos Maio Cálculo POPR (Perdas do Contábil) 1/5 Workflow (AP, AR) Controle de Acesso (parcial) Julho Serviços Gerais Protocolo Bens não Operacionais Workflow TRM CRO Onda 1 Onda 2 Controles Internos Auditoria Onda 3 Apoio à Gestão

26 Go Lives realizados 2014 OUT NOV DEZ JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET Outubro Jurídico Onda 2 Dezembro Licitações e Contratos Bens Operacionais Aquisição de Bens, Mat e Estoque Dezembro Tributário-MasterSaf (Nova Interface) Janeiro Gestão de Continuida de de Negócio (Módulo) Fevereiro Cálculo de POPR (Opvision) : 1) Captura de Perdas Viagens No Show (2/5) 2) Captura de Perdas do Jurídico (3/5) 3) Captura de Perdas Ativos (4/5) Março Custódia Abril Cálculo de POPR (Opvision) (Contas a Pagar) Junho SPB Julho BI Financeiro e Contábil Julho ADM - Licitações e Contratos (parte 2) Julho Títulos Públicos (SBS) Ondas 2 e 3 Indicadores de Processo Setembro Novas Demandas e últimas pendências Setembro Tributário (Parte 2) Tributos Municipais Onda 3 SPB AF/DERES

27 Experiência Lições Aprendidas

28 Experiências e lições aprendidas Requisitos devem ser detalhados 28

29 Experiências e lições aprendidas Fundamental o envolvimento do Negócio e da TI 29

30 Experiências e lições aprendidas Capacitação prévia da equipe do projeto 30

31 Experiências e lições aprendidas Os desenhos de processos e os BBPs devem ser detalhados 31

32 Experiências e lições aprendidas Sala de guerra Maior integração da equipe do projeto e comunicação mais eficaz e eficiente, associada a redução do número de reuniões formais 32

33 Experiências e lições aprendidas Garantir que Área cliente compreenda os Impactos Organizacionais mapeados pelo projeto 33

34 Experiências e lições aprendidas Papel X Perfil - Usuário-final 34

35 Experiências e lições aprendidas Treinamento para usuário-final focado no processo e não na ferramenta 35

36 Experiências e lições aprendidas É preciso manter o propósito da mudança vivo durante toda implantação. 36

37 Experiências e lições aprendidas O Projeto SAP é do Negócio e não da TI 37

38 Experiências e lições aprendidas Saúde financeira do Contratado 38

39 Perguntas

40

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