11 de SETEMBRO/ ª Reunião de Análise Crítica Ordinária- ATA Horário: 10h00 às 12h00 3º ANDAR

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1 ISO-9001 ATA - 27ª REUNIÃO DE ANÁLISE 11/SETEMBRO/2012-1/5 11 de SETEMBRO/ ª Reunião de Análise Crítica Ordinária- ATA Horário: 10h00 às 12h00 3º ANDAR Participantes: vide Lista de Presença 1. Necessidades, recomendações e sugestões para melhorias e mudanças no SGQ: Foi informado pelo Chefe de Gabinete da Presidência Lourival Junior que a Diretoria da Entidade realizou uma reestruturação na Diretoria Financeira, comentou sobre o desligamento do Diretor Executivo Administrativo Financeiro e Representante da Direção (RD) Sr. Milton Sergio Daniol, assim sendo verificar a necessidade de realizar adequações nos processos e no Manual da Qualidade. Realizou a nomeação da Sra. Angela Maria Mendes Gerente de Departamento Administração de Pessoal como Representante da Direção da Entidade (RD) perante o nosso SGQ Sistema de Gestão da Qualidade, com as atribuições estabelecidas no item do MQ Manual de Gestão da Qualidade. Informou que será comunicado pela Presidência a resolução com a designação do novo representante da direção RD até próxima semana. 2. Adequação da estrutura organizacional; Lourival Junior informou que as estruturas se matem e não haverá reposição do Diretor Executivo Administrativo Financeiro, os departamentos que se reportavam ao Diretor Financeiro deverão realizar o Gerenciamento diretamente com o Sr. Carlos Nogueira que responderá interinamente em substituição do Diretor Tesoureiro e outros casos com o Chefe de Gabinete da Presidência, sem previsões de adequações. 3. Adequação da Política da Qualidade e de seus Objetivos; A Política da Qualidade foi analisada criticamente com os seus objetivos e a mensuração dos mesmos atendendo o propósito da organização, ficam mantidos. Comentário referente acompanhamento dos indicadores dos objetivos; SECR-GESQUA-IND1-Índice de Competência dos Recursos Humanos (semestral) referente 1º semestre de 2012 Estamos realizando a tabulação dos dados para publicação, até 30/09/2012. SECR-GESQUA-IND6-Índice de Menção Pública Positiva (trimestral); Aguardando comentário da Assessoria de Impressa referente ao resultado obtido, o mesmo será inserido no campo corresponde no próprio formulário até 30/09/ Desempenho dos processos Indicadores; DEAF-CONPAG - Indicador de Percentual de Retrabalho passa a ser monitorado, esse indicador não diz respeito à medição de eficácia do contas a pagar, pois está baseado em fatores externos e dificilmente poderá ser melhorado ou modificado. Alertamos que façam as atualizações nos indicadores pendentes abaixo até quinta-feira 13/09/2012. DETI-TECINF - Indicador Tempo de Serviços fora do ar JUN / JUL;

2 ISO-9001 ATA - 27ª REUNIÃO DE ANÁLISE 11/SETEMBRO/2012-2/5 DETI-TECINF - Tempo Médio de Solução de Chamados JUN / JUL; DETI-TECINF - Indicador de Percentual de Suporte por Equipamentos JUN / JUL; DETI-TECINF - Indicador de Tempo Médio da Execução de backup JUN / JUL; DETI-MANSIT - Indicador Tempo Médio de Correção de Problemas / bug (horas) JUN / JUL; DEEE-INFECO - Indicador de média do prazo de atendimento das solicitações dos clientes ABR / MAI / JUN / JUL DEEE-PESIND - Indicador de atraso na divulgação dos indicadores conjunturais e setoriais de desempenho JUL DECI-MANDAT - Indicador de Índice de Atualização de Produtos 2012 JUL; DEAF-RENDIV - Indicador de Percentual de Acordos de Contribuição Associativa Cumpridos JUN / JUL; Orientado os gestores sobre a importância de evidenciar ocorrências preenchendo o campo comentário/análise quando o resultado de um indicador for insatisfatório em relação à linha de controle ou satisfatório em relação à linha de desafio, justificando com informações sucintas conforme SECR-GESQUA-PR Resultados de auditorias internas e externas; Foi apresentado o resultado da auditoria externa de manutenção realizada pelo organismo certificador ABNT - Sr. Edney Ferreira Lima em 12 de junho de 2012, Não sendo detectada Nenhuma não conformidade, observação e/ou oportunidade de melhoria. 6. Relato de clientes Reclamações, sugestões, pesquisa de satisfação etc.; A Sra. Lariza Pio Gerente Divisional de Marketing, Eventos e Feiras irá apresentar cronograma referente à Pesquisa de Satisfação do ano de 2012 até 30/09/2012. Reforçamos a importância de tratar as reclamações formais, devem ser tratadas através do RO, conforme SECR-GESQUA-PR-04 e SECR- GESQUA-PR-07 e que o foco do cliente é o objetivo maior da ABIMAQ. 7. Relatórios de ocorrências Situação das ações preventivas e corretivas; Salientamos a importância do acompanhamento dos Relatórios de Ocorrências (ROs) que verifiquem as suas pendências e atenção com relação aos prazos do plano de ação, orientamos sobre a importância do registro de ações de melhoria continua e a busca de ações preventivas. ANEXO I - Relatório sobre RO s (Balanço Quantitativo) 8. Acompanhamento de ações ou decisões provenientes de análises críticas anteriores; - Foi levantando um problema com relação a versão do Excel (versões antiga) incompatibilidade de 2003 e 2007 que não estão padronizado a formatação dos arquivos e com isso está ocorrendo muitas falhas de exibição (ex: não abre as imagens corretamente dos gráficos); - o Sr. Milton sugeriu chamar pessoa de fora (para cuidar dessa questão) viabilizando a possibilidade melhor para fazer. Foi colocado também, a questão do SGQ o caminho na área de trabalho, que em algumas máquinas não funcionam, foi sugerido colocar um atalho no Explorer, salvar em favoritos.

3 ISO-9001 ATA - 27ª REUNIÃO DE ANÁLISE 11/SETEMBRO/2012-3/5 Situação verificada com o Bruno/DETI - Realizamos alguns testes em máquinas diferentes e devido a utilização de variadas versões de Windows e Office não é possível a padronização de exibição em todas as máquinas; Verificar com Marco Rogério/DETI. - Foi solicitado pela Sra. Angela Mendes/RD a abertura do RO para definir ações para eliminar a causa de uma potencial não-conformidade ou outra situação potencialmente indesejável, de modo a evitar que estas venham a ocorrer. As ações de Perguntas e Respostas, atualização e disponibilização no site para nossos colaboradores. Iniciamos um grupo de trabalho no semestre anterior, onde envolvemos a área de T.I / Marketing / Cadastro e RH. A idéia inicial foi criar uma intranet com informações atualizadas de todos os departamentos e ações desenvolvidas pela Casa, após apresentação e análise à nossa Diretoria Adm. Financeira, não foi possível a realização do projeto, pois, o custo ficou acima do previsto. Diante do exposto, decidimos suspender essa ação da Intranet e tentar desenvolver em conjunto com a área de Informática (sem custo) um informativo digital com informações atualizadas a ser disponibilizadas mensalmente a todos os nossos colaboradores. O Gerente responsável pela área de T.I. Sr. Marco Rogério, estará desenvolvendo com sua equipe esse trabalho e o RH ficará responsável pelas atualizações e divulgações, planejamento para execução no 2º semestre/2012; Verificar com Angela /DEAP e Marco Rogério/DETI; - Verificar execução até final de outubro de Mudanças significativas que poderão afetar o SGQ; Os Processos do departamento Financeiro Contas a Receber - CONREC; Cobrança de Contribuição Associativa, Assistencial e Sindical em Atraso - COBCON; Celebração de Acordos de Renegociação de Dívidas RENDIV; Intermediação Serviços Serasa SERASA, estão sendo reformulados, pois os mesmos serão integrados em um só. A inserção do novo processo será realizada nos próximos dias. Considerações referente indicadores: Com relação ao indicador do Processo RENDIV - Percentual de Acordos de Contribuição Associativa Cumpridos: Os recebimentos de parcelas de acordo passam a ser monitorados e controlados no formulário "Posição de Cobrança de Contribuição Associativa em Atraso", juntamente com a atualização no sistema ERP. O número de acordos efetuados pelas empresas é pequeno com uma seqüência de recebimento de praticamente 100%, sendo que as parcelas em atraso entram na rotina de cobrança. O Indicador de Tempo Médio de Atraso da Dívida Recebida relativo ao processo COBCON: passa a ser monitorado, a cobrança é efetuada num ciclo e ocorre até a empresa ser desligada do quadro associativo

4 ISO-9001 ATA - 27ª REUNIÃO DE ANÁLISE 11/SETEMBRO/2012-4/5 O Indicador de Percentual de Contribuição Associativa em Atraso Recebida (R$) passa a ser Percentual de Contribuição Associativa relativa a 02 meses recebida (R$) e permanece no novo processo. Realizar alterações nos documentos abaixo: Relatório da auditoria interna do SGQ SECR-GESQUA-FM-05; Lista de pastas eletrônicas, processos e siglas SECR-GESQUA-TB-01; Tabela de controle de registros SECR-GESQUA-TB-02; Tabela de indicadores SECR-GESQUA-TB-04; 10. Adequação da Infra-estrutura e do Ambiente de trabalho; Foi analisada a infra-estrutura e do ambiente de trabalho para todos os processos definidos no SGQ considerando satisfatório para conformidade das atividades. 11. Situação do plano de treinamento em relação às necessidades de competência; Comentado que foi aprovada pela Diretoria da entidade a Implantação de um plano de cargos, salários e carreiras que contemple o equilíbrio interno entre os diferentes níveis de responsabilidades e competências exigidos. Foi realizada a apresentação da empresa TALENT BANK (empresa responsável pela implantação) no mês julho de 2012 com os Diretores Executivos, Gerentes e Coordenadores, os envolvidos devem aguardar as orientações do DEAP para as devidas ações. Será revisada Tabela de Competências DEAP-RECSEL-TB-01 com as respectivas Diretorias, referente às necessidades de cada cargo. Em novembro será realizado a avaliação de competência para o ano de Outros A próxima Auditoria Interna está prevista para ocorrer entre os dias 08 e 09 de outubro de Conforme critérios descritos no SECR-GESQUA-PR-03, item Plano de auditoria, os processos a serem auditados serão: CJCT- Resposta por escrito a consultas sobre matéria da legislação cível, comercial e tributária- LEGCIV; DEAF- Intermediação Serviços Serasa-SERASA; DEAP- Recrutamento e Seleção de Profissionais e Estagiários-RECSEL; DEAT- Elaboração de Parecer Técnico sobre classificação e enquadramento na NCM - Nomenclatura Comum do Mercosul (de acordo com as "Notas Explicativas do Sistema Harmonizado - NESH")-PARTEC; DECI- Elaboração de atestado de exclusividade de fabricação, comercialização e prestação de serviços-atexcl; DEEA- Admissão de novos associados e readmissões-admass;

5 ISO-9001 ATA - 27ª REUNIÃO DE ANÁLISE 11/SETEMBRO/2012-5/5 DEEE- Coleta, tratamento e divulgação de informações econômicas e mercadológicas da Indústria de Máquinas e Equipamentos e para a Indústria de Máquinas e Equipamentos-INFECO; Quatro outros processos escolhidos por sorteio. Não são excluídos do sorteio os processos anteriormente auditados; Processos Sorteado na Reunião DECI- Fornecimento de informações sobre fabricantes e produtos industriais INFFAB; DECI- Fornecimento de informações sobre oportunidades de negócios INFNEG; DETI- Gerir Infraestrutura de tecnologia da informação TECINF e DEFE- Negociação de apoio institucional a feiras de negócios no Brasil APFEIR; OBS: Caso seja realizada a publicação do novo processo do DEAF o mesmo será auditado. Foi informado que a próxima Auditoria Externa está agendada para o dia 09 de novembro de A agenda será divulgada a todos com os respectivos processos, datas e horário para realização das Auditorias. Informar a secretaria a necessidade de definição de data e horários dentro das datas estabelecidas. Caso haja a necessidade de auxilio nos processos do SGQ, favor entrar em contato com a secretaria (Sra. Adriana Teles / Vilma Tintino), não deixem para última hora.