TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL RIO GRANDE DO SUL SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO E AUDITORIA. PLANO DE AUDITORIA DE LONGO PRAZO a 2017

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1 PLANO DE AUDITORIA DE LONGO PRAZO a 2017 COORDENADORIA DE AUDITORIA Em conformidade com o art. 9º da Resolução CNJ n. 171/2013, elaborou-se este Plano de Auditoria de Longo Prazo PALP, que tem por objetivo o planejamento das auditorias a serem realizadas nos próimos quatro eercícios e dos trabalhos que irão priorizar a atuação preventiva, atendendo aos padrões e diretrizes indicados pelo Conselho Nacional de Justiça CNJ. Importa ressaltar que o Plano Estratégico deste TRE foi alterado em 2013 para alinhamento ao Planejamento Estratégico da Justiça Eleitoral. Desta forma, o referido Plano encerra-se em 2014, sendo preciso, portanto, revisão deste PALP na época devida, para as adequações que se fizerem necessárias. Cabe referir que o PALP e as auditorias realizadas no quadriênio estarão alinhados à Visão, aos Valores e ao Planejamento Estratégico deste Regional. Para o cumprimento do PALP serão elaborados Planos Anuais de Auditoria PAA, por seção e levar-se-á em consideração os anos eleitorais, tendo em vista que os servidores, lotados nas seções de Auditoria e Análise Contábil - SEAAC e Controle de Compras, Licitações e Contratos SECLC, participam do eame das contas dos candidatos eleitos e suplentes. No que se refere à necessidade de capacitação dos servidores desta Coordenadoria, será a mesma informada à Secretaria de Gestão de Pessoas, por ocasião da elaboração do Levantamento de Necessidades de Capacitação LNC. Caso ocorram Ações Coordenadas de Auditoria, estas serão realizadas conforme cronograma a ser definido pelo Conselho Nacional de Justiça, nos termos do art. 13 da Resolução CNJ n. 171/2013. E, quanto às Auditorias Especiais e às Consultorias, estas serão realizadas após solicitação de autoridade competente.

2 Por fim, encontram-se em aneo os PALPs e os PAAs elaborados pelas seções de Auditoria e Análise Contábil e Controle de Compras, Licitações e Contratos. Porto Alegre, 25 de outubro de Maria Teresa Copatti Dutra Coordenadoria de Auditoria

3 PLANO DE AUDITORIA DE LONGO PRAZO a 2017 SEÇÃO DE AUDITORIA E ANÁLISE CONTÁBIL SEAAC O presente Plano de Auditoria de Longo Prazo - PALP da Seção de Auditoria e Análise Contábil foi elaborado observando-se as normatizações do Conselho Federal de Contabilidade, da Secretaria do Tesouro Nacional, do Conselho Nacional de Justiça assim como aquelas inerentes ao orçamento e ao serviço público. Quanto à seleção dos objetos de auditoria, esta foi realizada com base no grau de importância, ou seja, relevância, risco e materialidade. Além disso, contou também com a eperiência dos servidores desta seção, os quais realizam um trabalho continuado desde 2009 e focado no entendimento das operações críticas relacionadas às áreas Patrimonial, Contábil, Financeira e Orçamentária deste Tribunal. Por fim, observa-se que na elaboração deste plano levou-se em consideração as competências desta Seção 1, cuja lotação atual é composta por três servidores, dois com formação em Ciências Contábeis e um terceiro com formação diversa. 1 - Resolução TRE-RS n. 195, de 16 de dezembro de (Alterada pela Res. TRE RS n. 219/12) Art À Seção de Auditoria e Análise Contábil compete: I - avaliar as contas, balancetes, balanços e outros demonstrativos contábeis; II - eaminar os registros contábeis de inventário dos bens e verificar sua eistência física; III - avaliar os registros contábeis dos atos de gestão de pessoal; IV - realizar mensalmente o registro da conformidade contábil; V - acompanhar o encerramento do eercício e realizar os lançamentos contábeis específicos do controle interno; VI - manifestar-se sobre as baias patrimoniais decorrentes de alienações e desfazimento de bens; VII - acompanhar o atendimento às recomendações dos relatórios de auditoria epedidos pela seção.

4 AUDITORIAS POR EXERCÍCIO Objetos de Auditoria Sistemas Contábil, Financeiro e Orçamentário 1 Demonstrações Contábeis 2 Encerramento Contábil - SIAFI 3 Empenhos, Liquidações e Pagamentos 4 Contabilização da Folha de Pagamento Instrumentos e sistemas de guarda e conservação de bens 5 Inventário de Almoarifado 6 Inventário de Bens Permanentes 7 Baia de Bens Permanentes 8 Depreciação de Bens Permanentes Eecução de planos, programas, projetos e atividades 9 Ações Orçamentárias 10 Relatório de Gestão Fiscal 11 Restos a Pagar 12 Relatório de Gestão Procedimentos administrativos e gerenciais de controles internos administrativos 13 Conformidade dos Registros de Gestão 14 Controles de Empenhos, Liquidações e Pagamentos 15 Controles de Almoarifado 16 Controles de bens permanentes Cumprimento da Legislação Pertinente 17 Glosa e Liberação de Encargos Trabalhistas 18 Retenções Tributárias Sistemas administrativos e operacionais de controle interno administrativo 19 SIAFI Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal 20 SIOP Sistema Integrado de Orçamento e Planejamento 21 ASI Sistema de Inventário Automático Total de objetos por eercício

5 PLANO ANUAL DE AUDITORIA PAA 2014 SEÇÃO DE AUDITORIA E ANÁLISE CONTÁBIL SEAAC INTRODUÇÃO Com o objetivo de realizar o controle da conformidade dos demonstrativos contábeis, ações orçamentárias, controle patrimonial de material permanente e de almoarifado, elaborou-se o plano anual de auditoria da Seção de Auditoria e Análise Contábil - SEAAC para o eercício de Inicialmente foram selecionados e classificados os objetos de auditoria, segundo critérios de relevância, risco e materialidade, consoante Matriz de Risco que compõe o presente plano. Os resultados alcançados na totalização da referida matriz serviram para definir as técnicas de coletas de dados a serem empregadas nas auditorias, assim como a periodicidade de sua realização. Salienta-se, também, em relação a esses objetos de auditoria, que se levou em consideração a ineistência de achados de auditorias significativos nos eercícios financeiros de 2009 a Cabe referir que as auditorias realizadas por esta seção serão eecutadas preferencialmente por amostragem não aleatória, conforme os programas de auditorias e a eperiência da equipe de trabalho. Em relação ao alinhamento deste plano de auditoria com o Planejamento Estratégico deste TRE, observa-se que o trabalho de auditoria no objeto Ações Orçamentárias, conforme item 08 do quadro a seguir, fornece elementos para apuração do indicador de perdas orçamentárias. Por fim, ressalta-se que o planejamento proposto mantém ligação com as necessidades de informações indicadas pelo Tribunal de Contas da União no Relatório de

6 Gestão 2. SELEÇÃO DE OBJETOS DA MATRIZ DE RISCO- EXECUÇÃO EM 2014 Objetos de Auditoria Relevância Risco Materialidade Total Sistemas Contábil, Financeiro e Orçamentário 1 Demonstrações Contábeis Encerramento Contábil - SIAFI Empenhos, Liquidações e Pagamentos Contabilização da Folha de Pagamento Instrumentos e sistemas de guarda e conservação de bens 5 Inventário de Almoarifado Baia de Bens Permanentes Depreciação de Bens Permanentes Eecução de planos, programas, projetos e atividades 8 Ações Orçamentárias Relatório de Gestão Fiscal Restos a Pagar Relatório de Gestão Procedimentos administrativos e gerenciais de controles internos administrativos 12 Conformidade dos Registros de Gestão Cumprimento da legislação pertinente 13 Glosa e Liberação de Encargos Trabalhistas Retenções Tributárias Obs.: parâmetros dos níveis de relevância, risco e materialidade: baio=1; médio=2; alto=3. 2 Decisão Normativa TCU n. 127, de 15 de maio de 2013.

7 Cronograma de eecução e encerramento para o ano de 2014: Objetos de Auditoria Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Sistemas Contábil, Financeiro e Orçamentário 1 Demonstrações Contábeis X X 2 Encerramento Contábil - SIAFI X X 3 Empenhos, Liquidações e pagamentos 4 Contabilização da Folha de Pagamento Instrumentos e sistemas de guarda e conservação de bens 5 Inventário de Almoarifado¹ X 6 Baia de Bens Permanentes X 7 Depreciação de Bens Permanentes Eecução de planos, programas, projetos e atividades X X 8 Ações Orçamentárias X 9 Relatório de Gestão Fiscal X X X 10 Restos a Pagar X X 11 Relatório de Gestão X Procedimentos administrativos e gerenciais de controles internos administrativos 12 Conformidade dos Registros de Gestão Cumprimento da legislação pertinente 13 Glosa e Liberação de Encargos Trabalhistas 14 Retenções Tributárias X 1 Agendamento realizado com a unidade para o dia 07/01/2014. X X X Observa-se que após a fase de eecução dos objetos de auditoria, etapa da coleta e análise de dados sobre a realidade auditada, será elaborado Relatório de Auditoria, cujo conteúdo será sustentado por papéis de trabalho e/ou evidências, arquivados e organizados em pastas eletrônicas da SEAAC. Por fim, informa-se que na elaboração do cronograma de auditorias foi considerado

8 no eercício de 2014 as eleições gerais, uma vez que demandam esforços dos servidores da Coordenadoria de Auditoria no eame das prestações de contas eleitorais, alterando o fluo de trabalho da unidade nos meses de outubro, novembro e dezembro. Porto Alegre, 25 de outubro de Cristiano Santiago de Aguiar. Chefe da Seção de Auditoria e Análise Contábil

9 PLANO DE AUDITORIA DE LONGO PRAZO a 2017 SEÇÃO DE CONTROLE DE COMPRAS, LICITAÇÕES E CONTRATOS - SECLC O presente Plano de Auditoria de Longo Prazo PALP da Seção de Controle de Compras, Licitações e Contratos foi elaborado observando-se as normatizações do Conselho Nacional de Justiça CNJ, os acórdãos do Tribunal de Contas da União - TCU e as legislações relacionadas ao tema de Compras, Licitações e Contratos. De maneira sucinta, informa-se que será utilizada a amostragem como técnica de auditoria. Contudo, no que tange às contratações com alocação de mão de obra, devido à responsabilidade subsidiária, optou-se pela manutenção da auditoria integral. De igual forma, em atendimento ao art. 17, III, da Resolução TRE-RS 195/2009, será eaminado integralmente o objeto aplicação de suprimento de fundos. Nesta esteira, informa-se que as auditorias do procedimento licitatório serão realizadas semestralmente, por objetos, dispostos a seguir: 1) Projeto básico/termo de referência 2) Editais 3)Termo de contrato 4) Impugnações e recursos dos editais 5)Registro de preços Por fim, observa-se que na elaboração deste plano levou-se em consideração as competências desta Seção 3, cuja lotação atual é de cinco servidores, quatro com 3 - Resolução TRE-RS n. 195 de 16 de dezembro de 2009 (Alterada pela Res. TRE-RS 219/12) Art À Seção de Controle de Compras, Licitações e Contratos compete: I - realizar estudos jurídicos sobre compras, licitações e contratos; II - avaliar a regularidade de contratos, convênios, licitações, dispensas e ineigibilidades; III - manifestar-se sobre as prestações de contas de suprimentos de fundos; IV - manter registro atualizado da jurisprudência do Tribunal de Contas da União sobre compras, licitações e contratos; V - acompanhar o atendimento as recomendações dos relatórios de auditoria epedidos pela seção.

10 formação jurídica e um com formação diversa. AUDITORIAS POR EXERCÍCIO Procedimento Licitatório Objetos de Auditoria Projeto básico/termo de referência 2 Editais 3 Termo de contrato 4 Impugnações e recursos dos editais 5 Registro de preços Contratação Direta (Dispensa e Ineigibilidade) 6 Treinamento e aperfeiçoamento de pessoal 7 Contratação direta de serviços 8 Aquisições por contratação direta Eecução Contratual 9 Soluções de tecnologia da informação 10 Prestação de serviços continuados, com alocação de mão de obra 11 Prestação de serviços continuados (manutenção) 12 Serviços essenciais (água, energia, telefonia) 13 Locação de imóvel 14 Alarme e monitoramento 15 Obras e serviços de engenharia 16 Demais contratos (fornecimento e entrega) 17 Critérios de sustentabilidade ambiental nas contratações 18 Condições de pagamento 19 Alterações contratuais: reajuste, repactuação e reequilíbrio 20 Alterações contratuais: acréscimo e supressão 21 Prorrogação contratual 22 Rescisão contratual 23 Aplicação de sanções, previstas nos arts. 87 da Lei n /93 e 7º da Lei n / Aplicação de multas contratuais

11 Demais Objetos 25 Aplicação de suprimentos de fundos 26 Ressarcimento de valores 27 Publicidade das contratações 28 Convênios 29 Veículos oficiais 30 Ação orçamentária pleitos eleitorais 31 Relatório de Gestão 32 Assinaturas nos documentos inseridos no PAE Monitoramento 33 Contas vinculadas 34 Acompanhamento do atendimento ao regulamento de prevenção de incêndio - PDCI 35 Registro no Grupamento de Supervisão, Vigilância e Guardas - GSVG da Brigada Militar 36 Garantia contratual 37 Pesquisa de mercado Total de objetos por eercício

12 PLANO ANUAL DE AUDITORIA PAA (2014) SEÇÃO DE CONTROLE DE COMPRAS, LICITAÇÕES E CONTRATOS - SECLC INTRODUÇÃO Observadas as diretrizes do Plano de Auditoria de Longo Prazo - PALP, elaborado pela Seção de Controle de Compras, Licitações e Contratos, realizou-se planejamento das auditorias previstas para o eercício de Assim, as auditorias realizadas, observando o disposto no art. 7º da Resolução CNJ n. 171/2013, serão nas modalidades operacional visando avaliar ações gerenciais por meio de controles internos a fim de aprimorar os procedimentos, e de conformidade - avaliando a aplicação e adequação dos procedimentos às normas em vigor. Inicialmente foram selecionados e classificados os objetos de auditoria segundo critérios de relevância, risco e materialidade, consoante Matriz de Risco que compõe o presente plano. A metodologia de trabalho consiste no planejamento da auditoria de forma a realizar o levantamento de dados, estipulação dos critérios, questões de auditoria e posterior eecução, etapa em que as evidências obtidas darão respaldo às conclusões. Ao final, será elaborado Relatório de Auditoria com a identificação dos achados positivos e negativos e proposta de encaminhamento, se for o caso. Assim, com base nas constatações apresentadas na auditoria, serão avaliadas as necessidades de monitoramento dos objetos de auditoria.

13 Seleção de Objetos da Matriz de Risco Eecução 2014 Objetos de Auditoria Relevância Risco Materialidade Total Procedimento Licitatório 1 Projeto básico/termo de referência Editais Termo de contrato Impugnações e recursos dos editais Registro de preços Contratação Direta (Dispensa e Ineigibilidade) 6 Treinamento e aperfeiçoamento de pessoal Contratação direta de serviços Aquisições por contratação direta Eecução Contratual 9 Soluções de tecnologia da informação Prestação de serviços continuados, com alocação de mão de obra 11 Prestação de serviços continuados (manutenção) Obras e serviços de engenharia Demais Objetos 13 Aplicação de suprimentos de fundos Veículos oficiais Ação orçamentária pleitos eleitorais Relatório de Gestão Monitoramento 17 Contas vinculadas Pesquisa de mercado Obs.: parâmetros dos níveis de relevância, risco e materialidade: baio=1; médio=2; alto=3. O Cronograma de Auditoria apresenta a periodicidade de eecução das auditorias, cujo conteúdo será sustentado por papéis de trabalho e/ou evidências arquivados e organizados em pastas eletrônicas da SECLC.

14 Cronograma de Eecução e Encerramento das Auditorias para o ano de 2014 Objetos de Auditoria Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Procedimento Licitatório 1 Projeto básico/termo de referência 2 Editais 3 Termo de contrato 4 Impugnações e recursos dos editais 5 Registro de preços Contratação Direta (Dispensa e Ineigibilidade) 6 Treinamento e aperfeiçoamento de pessoal 7 Contratação direta de serviços 8 Aquisições por contratação direta Eecução Contratual 9 Soluções de tecnologia da informação 10 Prestação de serviços continuados, com alocação de mão de obra 11 Prestação de serviços continuados (manutenção) 12 Obras e serviços de engenharia Demais Objetos 13 Aplicação de suprimentos de fundos 14 Veículos oficiais 15 Ação orçamentária pleitos eleitorais 16 Relatório de Gestão X Monitoramento 17 Contas vinculadas 18 Pesquisa de mercado

15 Cabe informar que na elaboração do cronograma de auditorias foi considerado no eercício de 2014 as eleições gerais, uma vez que demandam esforços dos servidores da Coordenadoria de Auditoria no eame das prestações de contas eleitorais, alterando o fluo de trabalho da unidade nos meses de outubro, novembro e dezembro. Por fim, informa-se que mensalmente será apresentado no Relatório de Auditoria a jurisprudência do Tribunal de Contas da União sobre compras, licitações e contratos em atendimento ao art. 17, IV da Resolução TRE-RS n. 195/2009, Regulamento Interno da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul, bem como da legislação atualizada. Porto Alegre, 25 de outubro de Fabiana da Silva Santa Helena Chefe da Seção de Controle de Compras, Licitações e Contratos.

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