GERIR DIREH HISTÓRICO DE REVISÕES. Elaborado por: Vera Marques. Próxima revisão: após 1 ano da ultima aprovação

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1 GERIR DIREH HISTÓRICO DE REVISÕES Data Revisão Descrição da Revisão 00 Emissão Inicial 10/03/ Alteração do Formato Elaborado por: Revisado por: Fátima Marques Saada Chequer Aprovado por: Juliano Carvalho Lima Juliano Carvalho Lima Vera Marques Próxima revisão: após 1 ano da ultima aprovação VER. 01 Página 1 de 8

2 1 OBJETIVO Padronizar os procedimentos relativos à gestão e tomada de decisões na Direh, referido ao nível Direção, com foco no Sistema da Qualidade. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Este Procedimento Operacional Padrão (POP) prescreve requisitos pertinentes à Direção da Direh, passando a vigorar a partir da data estabelecida no rodapé deste documento. 3 DEFINIÇÕES TERMO/SIGLA Indicadores Quadro de Bordo Reunião de Análise Crítica da Direção Sistema de Gestão/SIG DESCRIÇÃO Indicadores são dados estatísticos individuais ou combinados, coletados sobre os resultados de processos de e capazes de indicar uma condição específica, com o fim de subsidiar a tomada de decisão. Conjunto dos indicadores de desempenho de cada setor da Direh. Atividade conduzida pela Direção da Direh, com o fim de avaliar o grau no qual os objetivos planejados estão sendo alcançados, com base nos resultados dos diferentes setores, devidamente lastreados por indicadores de desempenho. Conjunto de elementos que estão inter-relacionados ou interativos, necessários e suficientes para estabelecer política e objetivos, e para alcançar estes objetivos. Representante da Direção - Colaborador designado pela Direção da Direh, com o fim de representá-la nas questões operacionais pertinentes ao Sistema de Gestão. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da DIREH Gestores Coordenação Integrada da Qualidade RESPONSABILIDADE Tomada de decisões finais da Direh; Delegar autoridade a gestores para a tomada de decisões específicas. Estabelecer, apurar, analisar e apresentar ao Diretor da Direh os indicadores de desempenho dos seus respectivos setores; Tomada de decisão concernente à sua autoridade delegada. Facilitar a gestão na DIREH, mediante apoio para implementação das decisões tomadas pela Direção, tanto da gestão estratégica quanto da gestão operacional, atuando como braço operacional VER. 01 Página 2 de 8

3 FUNÇÃO da Direção. RESPONSABILIDADE 5 FUNÇÕES ESSENCIAIS DE GESTÃO DA DIREÇÃO DA DIREH 5.1 O cumprimento da missão da Direh recomenda que o Diretor implemente, pelo menos, as seguintes funções de natureza gerencial: Estabelecer, manter e promover as políticas e os objetivos de gestão da Direh, de modo a aumentar a conscientização, a motivação e o envolvimento dos trabalhadores; Assegurar, em toda a Direh, o foco nos requisitos do cliente; Assegurar que processos de apropriados estejam implementados para possibilitar que os requisitos dos clientes e de outras partes interessadas sejam atendidos, e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados; Garantir que o Sistema de Gestão seja mantido, de forma a prover eficácia e eficiência aos processos de bem como alcançar os objetivos estabelecidos; Promover a disponibilidade dos recursos humanos e materiais essenciais à execução dos s do escopo da Direh; Conduzir, com frequência trimestral, as Reuniões de Análise Crítica do SIG; Decidir sobre ações a serem adotadas em relação às políticas de gestão e aos respectivos objetivos; Decidir sobre as ações para a melhoria contínua do SIG O planejamento e a implementação dessas funções são facilitados pela CIQ, que atua como braço operacional da Direção, a partir das decisões exaradas pelo Diretor As políticas são prescritas no Manual da Qualidade e os Objetivos de Gestão são planejados e divulgados mediante o documento Objetivos Estratégicos para o período considerado. VER. 01 Página 3 de 8

4 6 REALIZAR A GESTÃO ESTRATÉGICA 6.1 A sequência de passos de execução deste processo de é mostrada no fluxograma do Anexo De modo a promover o alinhamento dos processos de da Direh com os Direcionadores Estratégicos estabelecidos, a Direção elabora, implementa a Gestão Estratégica da Direh, consolidada no documento Objetivos Estratégicos da Direh O Documento Estratégico é proposto pela Direção e seu controle é realizado em parceria com a CIQ. 6.3 Na implementação da Gestão Estratégica cabe aos gestores estimular, avaliar e fazer a retroalimentação dos projetos (sentido dedutivo) e cabe aos trabalhadores alcançar os resultados planejados (sentido indutivo), desse modo fechando o ciclo da Gestão Estratégica. 6.4 As revisões dos objetivos estratégicos são realizadas durante as Reuniões de Análise Crítica da Direção ao final do primeiro semestre e ao final do ano civil, quando são estabelecidos ou revalidados os Objetivos Estratégicos para o período estratégico seguinte. 7 ESTABELECER AS BASES DO ORÇAMENTO 7.1 O orçamento da Direh é estabelecido pela Diretoria de Planejamento da Fiocruz, face das necessidades identificadas e das limitações decorrentes da distribuição da previsão orçamentária da Fiocruz pelas suas diferentes unidades O adequado balanço entre as necessidades e disponibilidades orçamentárias é realizado mediante a melhoria contínua do planejamento orçamentário da Direh, em conformidade com o PD-DIREH-10 Administrar Recursos Materiais O controle da execução orçamentária é também prescrito no POP-DIREH INDICADORES DE DESEMPENHO 8.1 Os resultados dos processos de de todos os setores são consolidados na forma de indicadores de desempenho, de modo que cada setor/serviço possua o seu Quadro de Bordo. VER. 01 Página 4 de 8

5 8.2 A CIQ consolida o Quadro de Bordo de cada setor/serviço e também os disponibiliza na Intranet, com fins de divulgação e informação, considerando Gestão Estratégica e Gestão Operacional. O resultado da consolidação destes quadros de indicadores de desempenho é denominado como Quadro de Bordo de Indicadores Estratégicos da Direção da Direh. 9 RELATÓRIOS GERENCIAISA DIREÇÃO, OS DEPARTAMENTOS E OS SETORES QUE SE SUBOINAM DIRETAMENTE AO DIRETOR ELABORAM RELATÓRIOS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS (RIGER), COM FINS DE CONSOLIDAR AS INFORMAÇÕES GERENCIAIS DE CADA SETOR. 9.1 Com frequência semestral, preferencialmente ao final dos meses junho e dezembro os gestores encaminham à Direção os seus respectivos Riger, como forma antecipada de prestação de contas dos seus resultados. 9.2 A Direção da Direh, com o apoio operacional da CIQ elabora, com frequência semestral, Relatórios de Informações Gerenciais, encaminhando-os à Presidência da Fiocruz, com o fim de antecipar a prestação de contas dos resultados da Diretoria O Riger da Direção é composto a partir da consolidação das informações dos Riger dos Departamentos e setores que se subordinam diretamente ao Diretor. 10 REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA DA DIREÇÃO 10.1 O Planejamento das Reuniões de Análise Crítica da Direção é realizado pela CIQ, prevendo ocorrência nas segundas quinzenas dos meses ímpares (janeiro, março, maio, julho, setembro e novembro) É recomendado que o planejamento das reuniões de Análise Crítica o seguinte desenvolvimento: Item abordado Quem prepara Quem apresenta os aspectos específicos Abertura Diretor Diretor Resultado de auditorias anteriores Direção Desempenho dos processos de e conformidade dos respectivos produtos desses processos Responsáveis pelos diferentes processos de VER. 01 Página 5 de 8

6 Acompanhamento do grau de satisfação dos usuários Situação das ações preventivas e corretivas Acompanhamento das ações oriundas de análises críticas anteriores Mudanças que possam afetar o SIG (legislação, sistemas etc.) Recomendações para melhoria Diretor Encerramento Diretor Diretor É recomendado que os indicadores sejam organizados em planilhas Excel padrão da Direh Com pelo menos uma semana de antecedência, após confirmar a agenda com o Diretor, a CIQ divulga as informações de planejamento da Reunião e assessora os diferentes setores na preparação dos indicadores a serem apresentados, caso haja solicitação O Diretor da Direh abre a Reunião, estabelecendo a sua parametrização Após a abertura, os Chefes do DARH, DDRH, CST e Creche, bem como os demais setores diretamente subordinados ao Diretor apresentam os seus respectivos Quadros de Bordo, no formato de planilhas Excel padrão da Direh, de modo a proporcionar objetividade nas apresentações Para cada apresentação, o Diretor determina as ações gerenciais decorrentes adequadas a cada caso Como registros mínimos, a ata das Reuniões deve contemplar decisões ou remissivas acerca dos seguintes temas: Melhorias do SIG e dos seus respectivos processos; Melhorias nos serviços prestados no que se refere aos requisitos do cliente; VER. 01 Página 6 de 8

7 Necessidade de recursos Os trabalhadores ausentes na ocasião tomarão ciência do que foi tratado nas reuniões de análise crítica mediante informação do e registro de conhecimento do documento intitulado Apontamentos da Reunião, onde contem o registro de encaminhamentos da Reunião O Chefe da CIQ anota o andamento da Reunião e elabora minuta de Apontamentos da Reunião - Análise Crítica do SIG-, que é submetida à aprovação do Diretor Após aprovação do Diretor, a CIQ encaminha aos participantes da Reunião com registro resultante da mesma (Apontamentos da Reunião). O conteúdo do registro autorizado pelo Diretor é disponibilizado na Intranet da Direh, conforme POP A CIQ realiza o acompanhamento das decisões do Diretor e assessora os gestores, sempre que solicitado com o fim de facilitar a implementação das ações O resultado do acompanhamento é disponibilizado na Intranet. 11 INDICADORES 11.1 Os indicadores de desempenho deste processo são todos aqueles estabelecidos no Quadro de Bordo de Indicadores Estratégicos da Direção da Direh. 12 GESTÃO DE REGISTROS 12.1 Os registros deste processo de são geridos pelo Núcleo de Arquivo e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL CÓDIGO RESPONSÁVEL ARMAZE- NAMENTO IDENTIFICAÇÃO/ RECUPERAÇÃO PRAZO DE GUAA NO NGI (ARQUIVO CORRENTE) DESTINAÇÃO Relatório de gestão Direção Vigente 13 ANEXO Anexo 1 Fluxograma de Implementação da Gestão Estratégica da Direh; ========== VER. 01 Página 7 de 8

8 Anexo 1 FLUXOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO DA GESTÃO ESTRATÉGICA DA DIREH Composição dos Objetivos Estratégicos Divulga calendário de revisão Estratégica Solicitam sugestões de objetivos às suas bases Apresentam sugestões de Objetivos Estratégicos Alinha Objetivos com a estratégia FIOCRUZ Faz a consolidação das sugestões no âmbito DIREH Consolidam as sugestões no âmbito setorial Define os Objetivos Estratégicos Aprova os Objeivos Estratégicos Divulga os Objetivos Estratégicos Determinam desdobramentos dos Objetivos Estratégicos Elaboram/revisam e divulgam os projetos e metas 1 Informa Objetivos Estratégicos aprovados à FIOCRUZ Promove e estimula a obtenção de resultados Informação Avaliam os resultados e retroalimentam o processo Executam o planejamento dos projetos 1 1 Apresentam os resultados Realiza as revisões estratégicas VER. 01 Página 8 de 8