REALIZAR REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA HISTÓRICO DE REVISÕES. Elaborado por: Saada Chequer. Próxima revisão: após 1 ano da ultima aprovação

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1 REALIZAR REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA HISTÓRICO DE REVISÕES Data Revisão Descrição da Revisão 00 Emissão Inicial 06/05/ Documento Revisado sem alteração Elaborado por: Revisado por: Marcela Garrido Saada Chequer Aprovado por: Juliano Carvalho Lima Juliano Carvalho Lima Saada Chequer Próxima revisão: após 1 ano da ultima aprovação REV. 01 Página 1 de 9

2 1 OBJETIVO Estabelecer um formato para a reunião de analise critica bem como suas responsabilidades na execução dos apontamentos realizados na mesma. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Este Procedimento Operacional Padrão (POP) prescreve requisitos pertinentes a Coordenação Integrada da Qualidade, passando a vigorar a partir da data estabelecida no rodapé deste documento. 3 DEFINIÇÕES TERMO/SIGLA Análise crítica Arquivo Intermediário Documento Documento normativo Formulário Implementação Verificação Representante da Direção DESCRIÇÃO Atividade realizada para determinar a pertinência, a adequação, a eficiência e a eficácia do que está sendo examinado, para alcançar os objetivos estabelecidos sendo, portanto, indispensável e prévia à aprovação do objeto de análise. Estrutura física destinada a manter tanto os documentos e os registros de interesse interno da Direh quanto aqueles formalmente transacionados entre a Direh e todas as demais Unidades da Fiocruz, cujos objetos são considerados na categoria inativos sob o ponto de vista da Direh. Informação e o meio no qual se contém. Normas internas geradas na Direh, que pormenorizam o funcionamento dos processos de (Manual da Qualidade, POPs, Políticas e Manuais de Sistemas). Qualquer instrumento, independentemente do suporte (papel ou eletrônico), onde são preenchidos os dados e informações, que permite a formalização das comunicações, o registro e o controle das atividades realizadas. Ação de comunicar e capacitar os envolvidos em um processo de, com o fim de habilitá-los à execução de atividades em conformidade com os requisitos relacionados no respectivo POP. Comprovação que requisitos especificados foram atendidos, mediante a aplicação de algum critério objetivo e o decorrente fornecimento do respectivo registro. Representante da Direção colaborador designado pela Direção da Direh, com o fim de representá-la nas questões operacionais pertinentes ao Sistema Integrado de Gestão. REV. 01 Página 2 de 9

3 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor/Gestor Direção Grupo (GED) Executivo Diretor, Chefes de departamento, Coordenadores e demais trabalhadores com funções de liderança ou gestão. Demais Trabalhadores RESPONSABILIDADE Assegurar o cumprimento das ações planejadas, das quais é o responsável final, observadas as delegações de autoridade, de acordo com a Estrutura Organizacional; Conduzir as reuniões de análise crítica da Direh e assegurar a consecução dos resultados planejados. Formular a estratégia da Direh e acompanhar a implementação tanto da Gestão Estratégica quanto da Gestão Operacional; Estabelecer, no mais alto nível hierárquico, o planejamento das ações necessárias à obtenção da satisfação dos usuários e ao atendimento dos requisitos do SIG. Representante da Direção colaborador designado pela Direção da Direh, com o fim de representá-la nas questões operacionais pertinentes ao Sistema Integrado de Gestão. Relatar à Alta Direção acerca do desempenho do Sistema Integrado de Gestão, bem como de qualquer necessidade de melhoria. Propor à Direção inovações e alternativas de solução aos problemas identificados, tanto na Gestão Estratégica quanto na Gestão Operacional. Assegurar o desdobramento das ações determinadas pelo nível hierárquico imediatamente superior, no âmbito dos seus respectivos setores de influência; Estimular e coordenar as ações de Gestão Estratégica e de Gestão Operacional, de modo alcançar os objetivos estratégicos e operacionais estabelecidos para os seus respectivos âmbitos de influência; Cooperar com os demais setores, de modo a contribuir para a integração de esforços, tendo como referência primária os Direcionadores Estratégicos; Assegurar a operação adequada dos mecanismos de comunicação ascendente, descendente e lateral; Contribuir para a melhoria contínua do SIG. No âmbito da Gestão Operacional, realizar os processos de, de acordo com os POPs; No âmbito da Gestão Estratégica, esforçar-se e praticar ações para alcançar os objetivos que lhe foram atribuídos. REV. 01 Página 3 de 9

4 5 PLANEJAMENTO DA REUNIÃO As reuniões para análise crítica da eficácia e da eficiência do Sistema de Gestão são realizadas com frequência trimestral ou quando se julgar necessário (menor que 3 meses) e conduzidas pelo Diretor/Gestor (ou representante), podendo ser com a participação da Direção/Gestão e de convidados pelo Diretor/Gestor. O planejamento das reuniões de Análise é realizado pelo, que inclui na pauta básica tema, sendo recomendado que a reunião tenha o seguinte desenvolvimento: Item abordado Quem prepara Quem apresenta os aspectos específicos Abertura Diretor/Gestor Diretor/Gestor Resultado de auditorias anteriores Direção Desempenho dos processos de e conformidade dos respectivos produtos desses processos Acompanhamento do grau de satisfação dos usuários Situação das ações preventivas e corretivas Acompanhamento das ações oriundas de análises críticas anteriores Mudanças que possam afetar o SIG (legislação, sistemas etc.). Recomendações para melhoria Responsáveis pelos diferentes processos de Diretor/Gestor Encerramento Diretor/Gestor Diretor/Gestor Desenvolvimento da Reunião Após a abertura, de acordo com o quadro de desenvolvimento da reunião, os participantes, apresentam, os seus respectivos resultados de desempenho. Os resultados do desempenho, sempre que pertinente, são apresentados como indicadores de desempenho, com a utilização de recursos audiovisuais. É recomendado que os indicadores sejam organizados em planilhas Excel padrão da Direh. REV. 01 Página 4 de 9

5 Para cada apresentação, o Diretor/Gestor determina as ações gerenciais decorrentes adequadas a cada caso Registro de resultados da Reunião O elabora a Ata da Reunião de Análise do Sistema de Gestão, para a qual providencia a coleta, a organização e a disponibilização das informações, excluindo as informações de natureza restrita. Como registros mínimos, a ata das reuniões deve contemplar decisões ou remissivas acerca dos seguintes temas: Melhorias da eficácia do Sistema de Gestão e dos seus respectivos processos; Melhorias nos serviços prestados no que se refere aos requisitos do cliente; Necessidade de recursos. Responsáveis. Os trabalhadores ausentes na ocasião tomarão ciência do que foi tratado nas reuniões de análise crítica mediante informação do e registro de conhecimento na ata de reunião. 6 INDICADORES NOME FÓRMULA FREQUÊNCIA Reunião de Analise Critica Total de reuniões realizadas Anual Ações de melhoria Quantitativo de ações de melhoria (PD) Anual REV. 01 Página 5 de 9

6 7 GESTÃO DE REGISTROS PRAZO DE GUAA ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL CÓDIGO RESPONSÁVEL ARMAZE- NAMENTO IDENTIFICAÇÃO/R ECUPERAÇÃO NO NÚCLEO DE ARQUIVO (ARQUIVO CORRENTE) DESTINAÇÃO Ata de Reunião de Análise Coorde nação CIQ Em papel Data / Origem 1 ano Núcleo de Arquivo Ata de Reunião de Análise 8 ANEXOS Anexo 1 Registro/Apontamento de Reunião Anexo 2 Formulário de Análise de Resultados dos Indicadores ========== REV. 01 Página 6 de 9

7 ANEXO 1 REGISTRO / APONTAMENTO DE REUNIÃO REV. 01 Página 7 de 9

8 REALIZAR REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA ANEXO 2 FORMULÁRIO DE ANÁLISE DE RESULTADOS DOS INDICADORES Neste formulário serão registradas informações referentes às analises críticas. Os registros de análise crítica são compostos por: formulário da análise, apontamento de reunião e planilha com resultado dos indicadores. Instruções para o preenchimento do formulário: Nó crítico: O que impediu o alcance da meta prevista? Possíveis causas: desdobramento do nó crítico Ações de melhoria: ações para alcance da meta Revisão da meta para o próximo período: apenas se houver necessidade 1. PROCESSO NOME DO PROCESSO: NOME DO SUBPROCESSO/ATIVIDADE: DATA DA ANÁLISE: LOCAL: PARTICIPANTES: 2. INDICADOR NOME/CÓDIGO DO INDICADOR: FÓRMULA: META DO INDICADOR: PERIODICIDADE: PERÍODO ANALISADO: 3. ANÁLISE CRÍTICA META PREVISTA: RESULTADO ALCANÇADO: NÓ CRÍTICO: POSSÍVEIS CAUSAS: REV. 01 Página 8 de 9

9 4. AÇÕES DE MELHORIA SUGESTÕES DE MELHORIAS: PRAZO PARA EXECUÇÃO: 5. RESPONSABILIDADES RESPONSÁVEL PELA AÇÃO: META PARA O PRÓXIMO PERÍODO: OBSERVAÇÕES Assinatura do responsável: REV. 01 Página 9 de 9