TRAMITAR EXPEDIENTES HISTÓRICO. Data Revisão Descrição Elaborado por: Aprovado por: 10/02/ Emissão Inicial Fátima Marques

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1 TRAMITAR EXPEDIENTES HISTÓRICO Data Revisão Descrição Elaborado por: Aprovado por: 00 Emissão Inicial Fátima Marques 10/03/ Alteração do Formato; Exclusão do ítem 11 - Indicadores Fátima Marques Juliano Carvalho Lima Juliano Carvalho Lima Próxima revisão: após 1 ano da ultima aprovação VER. 01 Página 1 de 10

2 1 OBJETIVO Padronizar os procedimentos relativos à entrada e saída de expedientes na Direh. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Este Procedimento Operacional Padrão (POP) prescreve requisitos pertinentes à Secretaria Geral da DIREH (SEGED), passando a vigorar a partir da data estabelecida no rodapé deste documento. 3 DEFINIÇÕES TERMO/SIGLA Assistente Documentos Expediente Portador Processo Administrativo (PA) Trabalhador da SEGED. DESCRIÇÃO Demais tipos de expedientes excluídos os processos administrativos. Termo genérico para englobar todos os demais tipos de documentos tramitados na Direh, à exceção de processos administrativos e processos judiciais. Pessoa que, por interesse próprio ou de outrem, procura a SEGED com o fim de entregar expedientes para instrução. Sucessão encadeada de atos, juridicamente ordenados, destinados à obtenção de um resultado final com o fim de consolidar determinada decisão administrativa. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da DIREH Chefe da Secretaria Geral da Direh (SEGED) Assistentes da SEGED Trabalhadores RESPONSABILIDADE Aprovar os critérios de descentralização administrativa, mediante o estabelecimento de regras de tramitação de documentos na SEGED; Coordenar o trâmite de documentos na SEGED; Promover a melhoria contínua na celeridade e segurança da tramitação de expedientes na SEGED. Atender aos portadores de expedientes à Direh e registrar a entrada e saída dos expedientes na Unidade. Apresentar sugestões de melhorias contínuas à tramitação de expedientes. VER. 01 Página 2 de 10

3 5 CONDIÇÕES GERAIS 5.1 Ressalvadas exceções, a SEGED é o canal regular tanto para a entrada quanto para a saída de expedientes da DIREH, de modo a organizar o fluxo de tramitação e, em decorrência, evitar tempos de paralização de instrução, bem como extravios de expedientes Constituem-se exceções, os expedientes destinados à CST e à Creche que possuem, dado sua localização geográfica, protocolos próprios. 5.2 Os processos administrativos de qualquer natureza somente são recebidos na SEGED se relacionados nas respectivas Guias de Remessa de entrega. 6 ORGANIZAÇÃO BÁSICA DO RECEBIMENTO INICIAL 6.1 O posto de trabalho do recebimento inicial da SEGED possui os seguintes escaninhos para depositar os expedientes em tramitação: Entrada de Expedientes; o Processos Administrativos; o Documentos. Saída de Expedientes; o Processos Administrativos; o Documentos. 6.2 Na chegada à SEGED, o Assistente indaga o Portador de expedientes destinados à Direh acerca de: Se todos os expedientes a serem entregues possuem a respectiva Guia de Remessa. 6.3 Após a finalização do recebimento, consideradas todos os tipos de formas de entradas previstas no próximo Capítulo deste POP, o Assistente realiza as seguintes ações: VER. 01 Página 3 de 10

4 Acondiciona o expediente recebido no escaninho de destino; Entrega os expedientes recebidos para despacho e redistribuição, no mais curto prazo permitido para cada situação. 7 RECEBIMENTO INICIAL DE EXPEDIENTES 7.1 A sequência de passos de execução deste processo de trabalho é mostrada no fluxograma do Anexo O controle de entrada de processos é realizado mediante a colocação no primeiro campo em branco destino da capa deste processo, seguido da rubrica do trabalhador responsável pela execução, posicionada sobre a estampa do carimbo Logo após realizar o lançamento do número do processo no Sistema SGA, o trabalhador responsável faz a segunda rubrica sobre o carimbo, desta forma formalizando a entrada do processo na Secretaria Geral. Prioridade de Tramitação 7.3 Têm prioridade de tramitação os expedientes que forem originários das seguintes organizações: Judiciário: todos os Tribunais de Justiça, Ministério Público, Polícia Judiciária, Defensoria Pública, Sistema Prisional; Órgão de controle externo: Procuradoria Federal (PF). Órgãos de Controle Interno: Auditoria Interna (Audin). 7.4 Dentre os expedientes mais comuns dessas instituições e que requerem prioridade de tramitação, são citados: Ofício, memorando, intimação e notificação Neste caso, o Assistente realiza as seguintes ações: Entrega o comprovante de recebimento do expediente ao portador; VER. 01 Página 4 de 10

5 Entrega o expediente imediatamente ao trabalhador responsável pelo registro de entrada do expediente no SGA, que, sem demora injustificada, o registra e entrega, em mãos, o expediente ao representante da Assessoria Jurídica da DIREH; Expedientes Redirecionados para outros Setores da Direh (Creche e CST) 7.5 Caso os expedientes a serem entregues sejam destinados à Creche ou à CST, o Assistente não faz qualquer registro de recebimento e orienta o portador quanto ao destinatário correto para entrega. Recebimento inicial de documentos desacompanhados de Guia de Remessa 7.6 O Assistente da SEGED verifica se o documento a ser entregue possui cópia para realizar o protocolo Caso não possua cópia, obtém uma, na qual registra o recebimento, apondo a data, o nome, o carimbo e a sua rubrica e entrega essa cópia ao portador. 7.7 O Assistente deposita os documentos nas respectivas caixas de entrada, de modo a facilitar o posterior processamento pela SEGED. Recebimento inicial de expedientes acompanhados de Guia de Remessa 7.8 O Assistente analisa a GR e verifica se todos os expedientes a serem recebidos estão nela relacionados Caso haja expedientes não relacionados em GR ou erros na emissão da GR, o Assistente devolve os expedientes ao Portador para emissão correta da GR pelo remetente. 7.9 Caso a GR esteja correta, o Assistente entrega ao portador a GR na qual registrou o recebimento dos expedientes e os deposita nas respectivas caixas de entrada, de modo a facilitar o posterior processamento pela SEGED. 8 PROCESSAMENTO DA TRAMITAÇÃO DE EXPEDIENTES RECEBIDOS 8.1 O trabalhador responsável por registrar a entrada de expedientes no SGA, o realiza conforme o Código de Classificação de Documentos de Arquivo da Fiocruz, VER. 01 Página 5 de 10

6 estabelecido pelo SIGDA (Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos), e encaminha os expedientes à Chefia da Secretaria Geral para análise e despacho. 8.2 A chefia da Secretaria Geral analisa os despachos exarados nos expedientes recebidos e executa as seguintes ações: Confirma a correção de destinação, interna ou externa à Direh, dos expedientes recebidos pela SEGED, se necessário consultando a Lista de Temas de Trabalho dos Setores da Direh, Anexo 2; Cumpre o despacho, naquilo que for pertinente às atribuições da Secretaria Geral; Caso necessário, providencia a assinatura do Diretor da DIREH; Caso destine-se a outro setor da Direh, prepara despacho encaminhando os expedientes e os devolve ao responsável por registrar a movimentação documental no SGA para que este realize o encaminhamento virtual dos expedientes; Orienta a equipe sobre a destinação do expediente, mediante a inserção no processo administrativo ou anexação ao expediente, da respectiva Folha de Despacho, gerada pelo Sistema SGA; Devolve o expediente a um dos trabalhadores da equipe para que este realize a movimentação do expediente no SGA, conforme o Código de Classificação de Documentos de Arquivo, e prepare a GR. 9 TRAMITAÇÃO DE EXPEDIENTE INTERNAMENTE À DIREH 9.1 A Secretaria Geral, ressalvadas as exceções autorizadas neste POP, centraliza o fluxo de entrada e de saída de expedientes entre a Direh e as demais Unidades ou setores da Fiocruz considerados externos à Direh. 9.2 Os expedientes recebidos na SEGED são encaminhados, acompanhados de Guia de Remessa (GR), diretamente para os Protocolos de destino, dos setores internos à DIREH, de acordo com o seguinte diagrama: VER. 01 Página 6 de 10

7 A Setor A A B Setor B B Protocolo SEGED C Setor C C Protocolo SEGED N Setor N N Legenda: SEGED Secretaria Geral da DIREH X Protocolo do Setor X Setor X Setor X da DIREH 9.3 Os Protocolos de cada Setor interno da Direh encaminham, mediante GR extraída do SGA, os expedientes recebidos aos seus respectivos Setores, com o fim de executar a instrução adequada. 9.4 Os diferentes Setores, após a instrução, retornam os expedientes aos respectivos protocolos Caso o último despacho indique destino interno à Direh, o Protocolo que recebeu o expediente o encaminha ao Protocolo do Setor destinatário munido de sua respectiva GR Caso o último despacho indique destino externo à Direh, o Protocolo que recebeu o expediente o encaminha ao Protocolo da Secretaria Geral. 10 EXPEDIÇÃO INTERNA E EXTERNA DE EXPEDIENTES 10.1 A expedição tanto interna à Direh quanto externa de expedientes é realizada pela equipe da Secretaria Geral mediante registro de saída do expediente no Sistema SGA, bem como emissão da Guia de Remessa, gerada pelo Sistema SGA O portador designado pela SEGED entrega o expediente ao destinatário, interno ou externo à Direh, solicitando que date e assine o recebimento em uma cópia da Guia de Remessa. VER. 01 Página 7 de 10

8 A cópia de entrega, que funciona como recibo, é arquivada pelo Protocolo que a emitiu. 11 GESTÃO DE REGISTROS 11.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pelo Núcleo de Arquivo e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL CÓDIGO RESPONSÁVEL ARMAZE- NAMENTO IDENTIFICAÇÃO/RE CUPERAÇÃO PRAZO DE GUARDA NA SEGED (ARQUIVO CORRENTE) DESTINAÇÃO Guia de Remessa SEGED Pasta Data 2 anos Eliminação Memorando, circular e ofício SEGED Pasta Data e assunto 2 anos AI 12 ANEXO Anexo 1 Fluxograma para o recebimento de processos e expedientes ========== VER. 01 Página 8 de 10

9 ANEXO 1 FLUXOGRAMA PARA O RECEBIMENTO DE EXPEDIENTES Expedientes Destinados à DIREH Analisar expedientes a receber Compara com a Lista de Temas de Trabalho São destinados à SEGED? Não Orientar portador para o destino correto Fim Sim Possuem GR? Não Documentos possuem cópia? Não Obter cópia dos documentos Sim Conferir expedientes contra A GR Sim Receber documentos e devolver cópia com o registro de recebimento Conforme? Não Registrar Divergências na GR ou na cópia Sim Receber expedientes relacionados na GR Entregar recibo de entrega ao portador (GR ou documento) Dar entrada do PA ou documentos recebidos no SGA Organizar os PA ou documentos para análise do objeto De acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivos Analisar o objeto e elaborar despacho de encaminhamento De acordo com o Critério de Organização para Análise de Objeto Registrar saídas no SGA e gerar GR De acordo com o Critério para Destinação de PA ou Documentos (a ser estabelecido no POP) Providenciar entregas no destino Arquivar cópias das GR (entrega de PA ou de documentos) Coletar recibo nas Guias de Remessa Expedientes entregues aos destinatários VER. 01 Página 9 de 10

10 ANEXO 2 LISTA DE TEMAS DE TRABALHO DOS SETORES DA DIREH Sigla Nome do setor Temas mais frequentes Direção da DIREH === Assessoria Jurídica Pensão alimentícia; auditoria interna; AGU; TCU. === Administração === Núcleo de Arquivo Cópia de documentos funcionais. GESCON Gestão de Contratos Contratação de pessoal terceirizado. CPAD Coordenação de Processos Administrativo-Disciplinar Processos administrativo-disciplinares. DARH SELAP Departamento de Administração de Recursos Humanos Secretaria do DARH Serviço de Legislação e Análise de Processos Orçamento e pagamento (eventos, cursos, viagens, compras, convênios, contratação de terceirização). Remoção de servidores. SECAT Seção de Cadastro de Ativos Férias; licença-prêmio. SEBEN SECAP DDRH Seção de Benefícios Seção de Aposentadorias e Pensões Departamento de Desenvolvimento de Recursos Humanos Adicional noturno; acúmulo de cargos; hora-extra; anuênio; adicional por tempo de serviço militar; afastamentos; disposição; cessão; ajuda de custo; carga horária; exercício de cargo efetivo; quintos/décimos; licenças; ausências; substituição de chefia; posse em cargo efetivo; proibições; recondução; redistribuição; reversão; vacância. Auxílio-transporte; auxílio-alimentação; auxílio pré-escolar; auxílio-natalidade; auxíliofuneral. Aposentadoria; pensão; SISACs (Sistema de Registro e Apreciação de Atos de Admissão e Concessão). SERCAP Serviço de Capacitação Solicitação de cursos; contrato São Martinho; CIEE. SEGEC Serviço de Gerenciamento de Carreiras Titulação; movimentação de cargo. VER. 01 Página 10 de 10