MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE LAVRAS CONSELHO UNIVERSITÁRIO

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1 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE LAVRAS CONSELHO UNIVERSITÁRIO RESOLUÇÃO CUNI Nº 025, DE 8 DE MAIO DE 2012 O CONSELHO UNIVERSITÁRIO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE LAVRAS, no uso de suas atribuições regimentais, e tendo em vista o que foi deliberado em sua reunião de 8/5/2012, RESOLVE: Aprovar Regimento Interno da Coordenação de Gestão de Documentos Arquivísticos, conforme anexo. ANTÔNIO NAZARENO GUIMARÃES MENDES Presidente

2 REGIMENTO INTERNO COORDENAÇÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES PRELIMINARES Art. 1º A Coordenação de Gestão de Documentos Arquivísticos, designada pela sigla CGDA, é órgão da Administração-Geral subordinada à Superintendência de Gestão, responsável pela gestão de documentos, protocolo e pelo sistema de arquivos da Universidade Federal de Lavras. CAPITULO II DA ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO Art. 2º A CGDA terá um Coordenador e um Subcoordenador, servidores públicos do quadro permanente da UFLA, indicados pelo Pró-Reitor de Planejamento e Gestão, ouvido o Superintendente de Gestão e designados pelo Reitor. Art. 3º A CGDA será estruturada da seguinte forma: I. Coordenador II. Secretaria Administrativa. III. Comissão Permanente de Avaliação e Seleção de Documentos - CASD; a) Subcomissões Setoriais de Avaliação de Documentos - SADs IV. Arquivo Central; V. Arquivo Intermediário; VI. Arquivo Permanente; VII. Central de Protocolo e Distribuição de Documentos; Art. 4º A CASD será composta por: UFLA; I. um servidor ocupante do cargo de Arquivista, como seu presidente; II. um servidor com conhecimento na área jurídica; III. dois servidores com conhecimento das atividades desempenhadas na IV. um servidor com conhecimentos na área de arquivo da UFLA. Parágrafo único. Os membros titulares e respectivos suplentes da CASD serão designados pelo Pró-Reitor de Planejamento e Gestão da UFLA, entre servidores do quadro permanente da UFLA. Art. 5º O quadro de servidores da CGDA será composto por arquivistas, técnicos em arquivos e assistentes em administração do quadro permanente da UFLA. Art. 6º Cada divisão da CGDA será chefiada por servidor designado pelo Superintendente de Gestão, ouvido o Coordenador da CGDA, e homologado pelo Pró- Reitor de Planejamento e Gestão da UFLA. Art. 7º As Subcomissões Setoriais de Avaliação de Documentos serão compostas por servidores do quadro permanente da UFLA, designados pelo Coordenador, ouvido o chefe da unidade administrativa, e homologado pelo Superintendente de Gestão, conforme a seguir:

3 I. um servidor responsável pela guarda da documentação no arquivo da unidade administrativa, como seu presidente II. um servidor com conhecimento e experiência nas atividades desempenhadas pela unidade administrativa CAPITULO III DAS FINALIDADES E ATRIBUIÇÕES Seção I Da Coordenação de Gestão de Documentos Arquivísticos Art. 8º São finalidades da CGDA: I. Estabelecer normas e procedimentos técnicos para gestão, organização e conservação de acervos arquivísticos na UFLA; II. Promover a recuperação e atuar na disseminação e acesso às informações administrativas, científicas e culturais, com o objetivo de recuperar e manter a memória institucional; III. Desenvolver talentos humanos e fazer intercâmbios com instituições nacionais e internacionais para a área de documentos na UFLA; IV. Estabelecer normas e ações de planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo na UFLA; V. Realizar ações necessárias para serviços de microfilmagem e digitalização aplicada aos arquivos na UFLA; VI. Orientar a classificação, arranjo e descrição de documentos; VII. Orientar a avaliação e seleção de documentos, para fins de preservação; VIII. Promover medidas necessárias à conservação de documentos; IX. Desenvolver estudos sobre documentos científicos, culturais e históricos importantes. Art. 9º São atribuições do Coordenador de Gestão de Documentos Arquivísticos: I. Coordenar o planejamento, organização e gestão dos serviços de arquivo da UFLA; II. Cumprir as deliberações, normas e procedimentos sobre as atividades no âmbito da CGDA; III. Elaborar pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos; IV. Presidir a Comissão Permanente de Avaliação e Seleção de Documentos; V. Dinamizar ações para o desenvolvimento e melhoria dos serviços e setores arquivísticos; VI. Dinamizar ações para otimização dos recursos financeiros destinados à aquisição de material, equipamentos e serviços no setor; VII. Promover a celebração de convênios e intercâmbios com instituições públicas e privadas, nacionais e internacionais, visando à obtenção de recursos financeiros e materiais; VIII. Promover ações que incentivem o intercâmbio entre a CGDA e a comunidade interna e externa à UFLA; IX. Coordenar a elaboração do relatório geral das atividades da CGDA; X. Propor o oferecimento e participação em cursos, eventos e outras atividades de interesse da CGDA ou da UFLA;

4 XI. Elaborar planos anuais de atividades; XII. Assessorar os trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa quanto à produção de documentos; XIII. Promover o planejamento, orientação e efetivação de atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias; XIV. Promover o planejamento e organização dos serviços ou centros de documentação e informações constituídos de acervos arquivísticos e mistos na UFLA. XV. Coordenar as atividades da Central de Protocolo e Distribuição de Documentos da UFLA. Seção II Da Secretaria Administrativa Art. 10. São finalidades da Secretaria Administrativa: I. Elaborar documentos administrativos; II. Elaborar orçamentos para aquisição de materiais e serviços; III. Controlar o trâmite de processos e de outros documentos; IV. Controlar a entrada e saída de documentos transferidos à CGDA; V. Solicitar diárias e passagens para servidores da CGDA; VI. Prestar contas das viagens de servidores da CGDA; VII. Solicitar serviços às Unidades administrativas e acadêmicas da Universidade; Seção III Da Comissão Central de Avaliação e Seleção de Documentos - CASD Art. 11. A CASD tem a finalidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção, com vistas a estabelecer prazos de guarda e destinação final do acervo de documentos da UFLA, sendo responsável por: I. Estabelecer as diretrizes e propor ações necessárias ás atividades de arquivo e tratamento de documentação; II. Elaborar o plano e o código de classificação de documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos relativos às atividades-fim; III. Supervisionar, orientando a forma de adoção e de aplicação da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio; IV. Submeter à aprovação do Arquivo Nacional as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim; V. Propor plano de eliminação de documentos, a ser aprovado pelo Arquivo Nacional, nos termos da resolução nº 14/97 do Conselho nacional de Arquivo CONARQ, obedecendo aos prazos de guarda e de destinação estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da UFLA; VI. Providenciar a divulgação no Diário Oficial da União das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim, conforme legislação pertinente; VII. Constituir subcomissões por unidades administrativas e acadêmicas integrantes da estrutura organizacional da UFLA, com representantes indicados pelo Presidente da CASD; VIII. Constituir grupos de trabalho para subsidiar a atuação da CASD e das subcomissões, quando necessário;

5 IX. Prestar orientação e assistência às subcomissões e aos grupos de trabalho; X. Avaliar o resultado das atividades das subcomissões e dos grupos de trabalho, após a análise das respectivas chefias; XI. Elaborar orientações normativas pertinentes ás suas incumbências específicas; XII. Aprovar as amostragens de documentos eliminados; XIII. Elaborar suas normas internas para aprovação da PROPLAG; XIV. Exercer outras incumbências por solicitação da PROPLAG e Reitoria. SEÇÃO IV Das Subcomissões Setoriais de Avaliação de Documentos - SADs Art. 12. A composição e a finalidade das subcomissões devem guardar simetria com aquelas estabelecidas para a CASD. Art. 13. Às subcomissões caberá: I. Realizar o processo de análise e seleção com vistas a estabelecer prazos de guarda e destinação final dos documentos; II. Encaminhar à CASD, para avaliação e aprovação, o relatório das atividades desenvolvidas; III. Submeter à CASD o plano de eliminação, prazo de guarda e de destinação final dos documentos. SEÇÃO V Do Arquivo Central Art. 14. O Arquivo Central da UFLA configura-se como uma extensão dos Arquivos Setoriais, com a finalidade de conter documentos vigentes com prazos de guarda entre 5 a 10 anos e reservados como informação pública. Art. 15. São finalidades do Arquivo Central: I. Centralizar a incorporação de nova documentação; II. Proceder ao recebimento, conferência, registro, ordenação, arquivamento de toda a documentação a ele destinada; III. Cuidar da integridade de pastas ou caixas de acondicionamento da documentação; IV. Zelar pela segurança dos acervos documentais existentes; V. Elaborar um plano de atividades e relatório anual do setor; VI. Prover a supervisão e coordenação das atividades dos arquivos setoriais. SEÇÃO VI Do Arquivo Intermediário Art. 16. O Arquivo Intermediário custodiará documentos que não possuem mais prazo de validade jurídico-administrativo, mas que podem ser requisitados pelo produtor, por um período de 20 anos. Art. 17. São finalidades do Arquivo Intermediário: I. Preparar a transferência de documentos;

6 II. Recolher os documentos transferidos; III. Revisar a classificação dos documentos; IV. Guardar os documentos (acondicionamento e armazenamento); V. Aplicar a tabela de temporalidade; VI. Preparar a documentação para eliminação; VII. Recolher os documentos ao arquivo permanente; VIII. Higienizar os documentos definidos na tabela de temporalidade como de valor permanente; IX. Disponibilizar acesso aos documentos; X. Reformatar os documentos de longa duração; XI. Elaborar listagens e editais de eliminação e amostragens documentais. SEÇÃO VII Do Arquivo Permanente Art. 18. O Arquivo Permanente custodiará documentos com mais de 25 ou 30 anos, a partir da data de produção do documento ou do fim de sua tramitação e deverá situar-se em locais de fácil acesso, com amplas salas de consulta. Art. 19. São finalidades do Arquivo Permanente: I. Recolher a documentação de valor secundário; II. Elaborar quadro de arranjo; III. Elaborar política de descrição documental; IV. Elaborar instrumentos de pesquisas (guia, inventário e catálogo); V. Promover ações de difusão cultural, como exposições, seminários, colóquios, conferências etc; VI. Promover a definição e aplicação da política de indexação e de vocabulário controlado; VII. Adotar política de preservação, conservação e restauração, quando for o caso; VIII. Elaborar estudos de usuários dos documentos e informações de valor cultural, cientifico e histórico. SEÇÃO VIII Da Central de Protocolo e Distribuição de Documentos Art. 20. São finalidades da Central de Protocolo e Distribuição de Documentos: I. Padronizar os procedimentos dos serviços de protocolo e distribuição de documentos na UFLA; II. Receber os documentos e processos encaminhados ao protocolo; III. Autuar processos; IV. Encaminhar os documentos e processos aos setores competentes; V. Instruir mecanismos de controle das correspondências da instituição; VI. Orientar os profissionais que executam atividades relacionadas ao protocolo; VII. Realizar juntada de documentos nos processos; VIII. Controlar o trâmite de processos e documentos físicos e eletrônicos; IX. Manter atualizada a tramitação de documentos no Sistema Integrado de Gestão SIG da UFLA.

7 Parágrafo Único. Entende-se por documentos arquivísticos toda informação registrada em quaisquer suportes acumulados, isto é, produzidos e recebidos pela UFLA em decorrência de suas funções e atividades meio e fim, que deverão ser autuados e controlado o seu trâmite por meio da Central de Protocolo e Distribuição de Documentos. CAPITULO IV DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 21. Os casos omissos no presente Regimento Interno serão resolvidos pelo Coordenador e pela Comissão Central de Avaliação de Documentos e pela PROPLAG. Art. 22. O presente Regimento somente poderá ser modificado no todo ou em parte por proposta da CGDA, da Superintendência de Gestão, da Pró-Reitoria de Planejamento e Gestão e com aprovação do Conselho Universitário. Art. 23. Este Regimento entra em vigor na data da sua aprovação pelo Conselho Universitário, revogadas as disposições em contrário.