Qualidade: reflexões e críticas

Transcrição

1 Janeiro de 2010 Qualidade: reflexões e críticas 20 Notas Técnicas Por José Silvino Filho Silvino.qualidade@gmail.com Ano I REQUISITOS DE DOCUMENTAÇÃO DO SGQ IX: PROCEDIMENTO DOCUMENTADO - PDQ Professor José Silvino Filho Consultor de Projetos em Sistemas de Gestão da Qualidade e Documentação Epígrafe De acordo com as normas da Família ABNT NBR ISO 9000 procedimento é a forma especificada de executar uma atividade ou um processo.... a estrutura e o formato dos procedimentos documentados (cópia impressa ou mídia eletrônica) podem ser definidos pela organização das seguintes maneiras: texto, fluxogramas, tabelas, uma combinação desses, ou qualquer outro método adequado às necessidades da organização. Os Procedimentos Documentados [ou documentos de procedimentos ou, ainda, procedimentos escritos ] obrigatórios (e opcionais) devem ser referenciados e podem juntados (por anexação ou apensação) ao Manual de Gestão da Qualidade. A alta direção assume a responsabilidade de cumprir e fazer cumprir todos os procedimentos produzidos, implementados, reproduzidos em qualquer tipo de mídia, disseminados, atualizados pela direção do Sistema de Gestão da Qualidade. Qualidade: reflexões e críticas. Notas Técnicas - Ano I Número 20 Janeiro de Página 1 de 5

2 FUNDAMENTOS DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE O conhecimento é como um jardim: se não for cultivado, não pode ser colhido. PROCEDIMENTO DOCUMENTADO - PDQ 1 Embasamento Procedimento Documentado (PDQ) é uma espécie documental normalizadora de atos determinatórios, orientatórios e elucidatórios pela autoridade competente, específico para detalhar e facilitar o entendimento de requisitos (de entrada, processamento e saída) de processo e/ou atividade, tendo em vista regular, coordenar e orientar o fiel desempenho de funções e execução de tarefas no contexto do SGQ. Como foi especificado na Nota Técnica 12 Requisitos de Documentação do SGQ I, são seis os PDQs requeridos para certificação pela ABNT NBR ISO 9001:2008. A organização deve produzir PDQs específicos para regular as seguintes seções da norma: Controle de Documentos; Controle de Registros; Auditoria Interna; 8.3 Controle de Produto Não Conforme; Ação Corretiva; Ação Preventiva. Ao produzir o MGQ (vide Nota Técnica 19) a organização (dependendo do seu porte e do seu ramo de negócios) poderá optar: a) pela apensação ou anexação do PDQ à seção respectiva; b) fazer referência e orientar o usuário sobre como acessar o PDQ no acervo normativo da organização. Caso tais documentos estejam disponíveis em sistema informatizado é aconselhável empregar hiperlink, tendo em vista facilitar a consulta simultânea aos documentos desejados. Além dos seis obrigatórios, a organização poderá produzir tantos PDQs quanto necessários para normalizar processos e atividades das áreas de fins e de meios. Qualidade: reflexões e críticas. Notas Técnicas - Ano I Número 20 Janeiro de Página 2 de 5

3 2 Referência Normativa 2.1 ABNT NBR ISO 9000: Seção Procedimento Procedimento é a forma especificada de executar uma atividade ou um processo. Nota 1 Procedimentos podem ser documentados ou não. Nota 2 Quando um procedimento é documentado, o termo procedimento escrito ou procedimento documentado é frequentemente usado. O documento que contém um procedimento pode ser chamado de documento de procedimento. Obs.: o título empregado para essa espécie documental nos demais normativos da Família ABNT NBR ISO 9000 é Procedimento Documentado. 2.2 ABNT NBR ISO 9001:2008 Seção 4.2 Requisitos de Documentação / Generalidades A documentação do sistema de gestão da qualidade deve incluir:... (c) procedimentos documentados requeridos por esta Norma;... Nota 1 - Onde o termo procedimento documentado aparecer nesta Norma, significa que o procedimento é instituído, documentado, implementado e mantido. Nota 2 - A abrangência da documentação do sistema de gestão da qualidade de uma organização pode diferir da outra, devido: a) ao tamanho da organização e ao tipo de atividades; b) à complexidade dos processos e suas interações; c) à competência do pessoal. Nota 3 - A documentação pode estar em qualquer forma ou tipo de mídia. 2.3 ABNT ISO/TR 10013: Diretrizes para a Documentação de Sistema de Gestão da Qualidade A matéria em foco é tratada na seção 4.5 Procedimentos Documentados dessa norma, conforme segue: Estrutura e Formato Convém que a estrutura e o formato dos procedimentos documentados (cópia impressa ou mídia eletrônica) sejam definidos pela organização das seguintes maneiras: texto, fluxogramas, tabelas, uma combinação desses, ou qualquer outro método adequado às necessidades da organização. Convém que os procedimentos documentados contenham as informações necessárias (ver 4.5.2) e possuam uma identificação única. Os procedimentos documentados podem fazer referência às instruções de trabalho que definem como uma atividade é executada. Procedimentos documentados geralmente descrevem atividades comuns a diferentes funções, Qualidade: reflexões e críticas. Notas Técnicas - Ano I Número 20 Janeiro de Página 3 de 5

4 enquanto instruções de trabalho geralmente se referem a tarefas limitadas a uma função Conteúdo Título Convém que o título identifique claramente o procedimento documentado Propósito Convém que o propósito do procedimento documentado seja definido Escopo Convém que seja descrito o escopo do procedimento documentado, incluindo as áreas a serem cobertas e áreas que não serão cobertas Responsabilidade e Autoridade Convém que sejam identificadas as responsabilidades e autoridade das pessoas e/ou funções na organização, assim como suas inter-relações associadas com os processos e atividades descritos no procedimento. Esses podem ser descritos no procedimento, na forma de fluxogramas e em texto descritivo, como apropriado para ficar claro Descrição de Atividades O nível de detalhamento pode variar dependendo da complexidade das atividades, dos métodos utilizados e dos níveis de habilidades e treinamento de pessoal necessários para que as atividades sejam realizadas. Independentemente do nível de detalhamento, convém que os seguintes aspectos sejam considerados como aplicáveis: a) definição das necessidades da organização, seus clientes e fornecedores; b) descrição dos processos em termos do texto e/ou fluxogramas relacionados às atividades requeridas; c) definição do que precisa ser feito, por quem ou qual função na organização; porque, quando, onde e como; d) descrição do controle de processos e controle das atividades identificadas; e) definição dos recursos necessários para a realização das atividades (em termos de pessoal, treinamento, equipamentos e materiais); f) definição da documentação apropriada relacionada às atividades requeridas; g) definição da entrada e da saída do processo; h) definição das medidas a serem tomadas. A organização pode decidir que alguma das informações acima é mais apropriada em uma instrução de trabalho. Obs.: caso um PDQ seja produzido para normalizar um sistema de processos, como, por exemplo, o sistema gestão de patrimônio, o qual pode ser constituído de macroprocessos, processos e subprocessos relativos às práticas gerenciais de bens imóveis, móveis e semoventes, cada segmento poderá, se o titular da unidade organizacional responsável pelo sistema de patrimônio considerar exequível e racional, ser regulado por uma Instrução de Trabalho (ITQ). 3 Disseminação e Acessibilidade Qualidade: reflexões e críticas. Notas Técnicas - Ano I Número 20 Janeiro de Página 4 de 5

5 É responsabilidade da alta direção, apoiada pelo titular do SGQ, tomar providências para que os documentos normativo-deliberativos sejam disseminados e estejam disponíveis para consulta interna em todos os departamentos, bem como envidar esforços para garantir acessibilidade e formulação de consultas remotas aos colaboradores lotados em filiais, entrepostos e/ou estações móveis de trabalho destinadas à prestação de assistência técnica e atendimento especializado nas instalações dos clientes da organização. 4 Capacitação, Competência e Conscientização Na seção Competência, Treinamento e Conscientização, da ABNT NBR ISO 9001:2008, fica estabelecido que a organização deve: a) determinar a competência necessária para as pessoas que executam trabalhos que afetam a conformidade com os requisitos do produto ; b) onde aplicável, prover treinamento ou tomar outras ações para atingir a competência necessária. Não basta produzir, implementar, atualizar em todas as ocasiões oportunas, disseminar e garantir acessibilidade aos documentos normativo-deliberativos. Cumpre aos dirigentes e gestores treinar, capacitar e conscientizar todos os colaboradores sobre suas responsabilidades, deveres e atribuições dentro das respectivas equipes. O PDQ, além de ser um instrumento de gestão, deve conter instruções precisas e inequívocas sobre o(s) processo(s), as atividades e as tarefas a que se destina normalizar, tendo vista garantir que as equipes alcancem os seus objetivos com eficiência, eficácia e efetividade. Para obtenção de maiores orientações, consulte a NBR ISO Diretrizes para Treinamento. 5 Sugestão de Leiautes Cabeçalho Logomarca: Razão social da organização: Título do documento: PDQ CONTROLE DE DOCUMENTOS DO SGQ Código: PDQ Versão: 01 Data: Rodapé Produção Órgão: Responsável: Rubrica: Aprovação Órgão: Responsável: Rubrica: Página: 5 de 5 Qualidade: reflexões e críticas. Notas Técnicas - Ano I Número 20 Janeiro de Página 5 de 5