Procedimento Gestão Documental

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1 APROVAÇÃO DO DOCUMENTO Elaborado por Função Nome e Assinatura Data André Duarte Aprovado por ADM Luis Brito REGISTO DE MODIFICAÇÕES Edição Data Página Alterada Motivo 1 25/08/2008 Todas Redacção Inicial 2 08/02/2010 Todas Mudança de logótipo 2 08/02/ Mudança de Directoria do Servidor 3 24/09/ /14/15 Cumprimento ao PAC Nº13 e 14 da auditoria externa de 4 e 5 de Setembro de /10/ Registo de Documentação Externa no IPRO ÍNDICE 1. OBJECTIVO ÂMBITO DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS FLUXOGRAMA E DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES FLUXOGRAMA CONTROLO DOS DOCUMENTOS INTERNOS ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO SGI CONTROLO DOS DOCUMENTOS DO SGI CONTROLO DE DOCUMENTOS DOS PROCESSOS DE NEGÓCIO (PN.01/02/03) DISPONIBILIZAÇÃO/ DISTRIBUIÇÃO DO DOCUMENTOS TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS OBSOLETOS... 8 MD.01/02 Página 1 de 16

2 4.2 CONTROLO DOS DOCUMENTOS EXTERNOS IDENTIFICAÇÃO, ANÁLISE E CONTROLO DO DOCUMENTO EXTERNO ARQUIVO E DISPONIBILIZAÇÃO DO DOCUMENTO EXTERNO CONTROLO DOS REGISTOS IDENTIFICAÇÃO DO REGISTO PREENCHIMENTO DO REGISTO MANUTENÇÃO, ARMAZENAMENTO, RECUPERAÇÃO E PRESERVAÇÃO DO REGISTO ELIMINAÇÃO DO REGISTO GESTÃO DAS CÓPIAS DE SEGURANÇA (BACKUP S) CONTROLO DE OUTROS DOCUMENTOS DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA/ REFERÊNCIA MD.01/02 Página 2 de 16

3 1. OBJECTIVO O objectivo deste documento é o de definir as responsabilidades e metodologias para a gestão e controlo dos documentos internos, externos e registos do Sistema de Gestão Integrado. 2. ÂMBITO Este procedimento é aplicável pela Prospectiva à gestão documental (interna, externa e registos) do Sistema de Gestão Integrado. 3. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS Definições Documento Registos Informação (dados com significado) e respectivo meio de suporte (ISO 9000: 2005). Documento que expressa resultados obtidos ou fornece evidências das actividades realizadas (ISO 9000: 2005). Abreviaturas SGI ADM RG Colab. CP AC CO EF Sistema de Gestão Integrado (Qualidade, Ambiente e Segurança e Saúde no Trabalho) Administrador Gestor do Sistema Representante da Gestão Colaborador Coordenador de Projecto Advogado Coordenador Coordenador de Obra Engenheiro Fiscal Residente MD.01/02 Página 3 de 16

4 4. FLUXOGRAMA E DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES 4.1 FLUXOGRAMA CONTROLO DOS DOCUMENTOS INTERNOS Fluxograma Responsabilidade (R) Envolvidos (E) Inicio (Re) Elaboração do Documento R: 1 Aprovação do Documento 2 R:ADM/RG Controlo do Documento 3 Matriz da Documentação (MD.03) R: Distribuição/ Disponibilização do Documento 4 R: Tratamento do Documento Obsoleto 5 R: Fim MD.01/02 Página 4 de 16

5 4.1.1 ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO SGI Actividade (s) do Fluxograma 1 e 2 A elaboração e aprovação dos documentos do SGI seguem o descrito na tabela seguinte: Documento Elaboração Aprovação Modelo Manual do Sistema de Gestão ADM/RG MD.02 Manual de Funções /AC/GRH ADM/RG MD.02 Manual de Acolhimento /AC/RH ADM/RG MD.02 Processos ADM/RG MD.04 Procedimentos Qualquer colaborador indicado por GE/RG ADM/RG MD.01 Modelos Qualquer colaborador indicado por GE/RG ADM/RG - Instruções de Trabalho Qualquer colaborador indicado por GE/RG ADM/RG MD.05 A Documentação é disponibilizada em suporte informático. As actividades de Verificação e Aprovação são efectuadas no documento original em suporte papel, sendo a pasta da documentação original da responsabilidade do. Destes são retiradas as cópias, em suporte papel, controladas e não controladas. As actividades de Elaboração/ Verificação/Aprovação dos documentos podem ser efectuadas da seguinte forma: o Rubrica directa, do responsável nomeado no quadro, no documento; o Acta de reunião, com a presença do responsável nomeado no quadro; o (proveniente do responsável nomeado no quadro). MD.01/02 Página 5 de 16

6 4.1.2 CONTROLO DOS DOCUMENTOS DO SGI Actividade(s) do Fluxograma 3 O controlo dos documentos é efectuado através da Matriz da Documentação (MD.03), sendo o seu preenchimento da responsabilidade do. O controlo dos documentos é efectuado pelo número da edição e data de entrada em vigor. Os documentos encontram-se em suporte informático, armazenados na rede da Prospectiva, na Directoria \\DAF_SERVER\Qualidade. Os documentos constantes nesta directoria são considerados como CÓPIA CONTROLADA. No caso de serem impressos ou guardados noutra directoria são considerados como CÓPIA NÃO CONTROLADA. Quando imprimidos, os documentos que não tenham a classificação de cópia controlada, são identificados em rodapé com a seguinte inscrição: Este documento quando é impresso é considerado como cópia não controlada. As cópias controladas apenas existem no Sistema Informático e na Pasta do SGI. Os documentos em suporte papel identificados com a inscrição CÓPIA CONTROLADA são sujeitos a controlo de distribuição e sempre que sejam reeditados têm de ser novamente distribuídos. No caso dos documentos em suporte papel identificados com a inscrição CÓPIA NÃO CONTROLADA não são sujeitos nem a controlo de distribuição nem são substituídos por uma nova edição em caso de alteração MD.01/02 Página 6 de 16

7 De forma a simplificar o controlo do documento, o mesmo é codificado da seguinte forma: Documento Código Exemplo Codificação em suporte Informático Explicação Processo: Gestão Negócio Suporte PG.## PN.## PS.## PG.01 PN.01 PS.01 PZ.##.YY_ Nome do documento ## - Nº sequencial do processo dentro do tipo Z Tipo de processo; YY edição do documento Procedimento P.## P.01 P.##.YY_ nome do documento ## - Nº sequencial do procedimento YY edição do documento Modelo MD.## MD.19 MD.##.YY_ nome do documento ## - Nº sequencial do modelo YY edição do documento Instruções de Trabalho IT.## IT.01 IT.##.YY_ nome do documento ## - Nº sequencial da instrução de trabalho YY edição do documento A codificação do documento é da responsabilidade do. Os documentos formais do SGI (Manuais, Processos, Procedimentos e Instruções de Trabalho) são elaborados utilizando os seguintes tipos de letra e tamanho: Títulos do documento e das secções: ARIAL 12 Texto: Arial 11 Fluxogramas: Arial 10 Espaçamento entre linhas: 1,5 MD.01/02 Página 7 de 16

8 Os cabeçalhos, rodapés e campos pré definidos já estão formatados nos modelos aprovados e utilizados para elaborar a referida documentação CONTROLO DE DOCUMENTOS DOS PROCESSOS DE NEGÓCIO (PN.01/02/03) Actividade (s) do Fluxograma 3 O controlo de documentos dos processos de negócio da organização são controlados pelos responsáveis designados pelo PM para o efeito. No caso do processo de Negócio PN.03 Fiscalização e Coordenação, a gestão documental é realizada conforme IT.03 Gestão Documental em Obra DISPONIBILIZAÇÃO/ DISTRIBUIÇÃO DO DOCUMENTOS Actividade(s) do Fluxograma 4 Os documentos do SGI estão disponíveis para consulta, em suporte informático, na Directoria \\DAF_SERVER\Qualidade. O informa, os restantes colaboradores, do novo documento ou alterações dos existentes, através do envio de ou através de publicação da informação em local acessível aos colaboradores. A disponibilização e distribuição do documento são da responsabilidade do. Quando há distribuição de cópias controladas, o preenche a Lista de Distribuição dos Documentos (MD.06). Este modelo, também, é utilizado na eventual necessidade de proceder à distribuição formal de um outro documento que não os previstos neste procedimento TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS OBSOLETOS Actividade(s) do Fluxograma 5 Quando um documento é revisto, o procede à eliminação do ficheiro na Directoria \\DAF_SERVER\Qualidade e o original em suporte papel é colocado numa pasta identificada para o efeito, identificado com a palavra Substituído, data e rubrica do. MD.01/02 Página 8 de 16

9 4.2 CONTROLO DOS DOCUMENTOS EXTERNOS Fluxograma Responsabilidade (R) Envolvidos (E) Inicio Identificação do Doc. Externo Legislação Normas RG / AC / CP ou CO 1 Análise da Aplicabilidade 2 Matriz da Documentação Externa (Registo IPRO) RG / AC / CP ou CO Controlo do Doc. Externo Lista de Legislação (MD.09) RG / AC / CP ou CO 3 Arquivo 4 Disponibilização do Doc. Externo 5 RG / AC / CP ou CO Fim MD.01/02 Página 9 de 16

10 4.2.1 IDENTIFICAÇÃO, ANÁLISE E CONTROLO DO DOCUMENTO EXTERNO Actividade(s) do Fluxograma 1, 2, 3, 4 e 5 Os documentos externos a controlar pela PROSPECTIVA são: o Legislação o Normas (do Sistema e Técnicas); o Documentação Técnica ( manuais, informação Externa, ) o Documentação do Cliente (documentação disponibilizada pelo cliente antes e depois da adjudicação do trabalho) Actividade Tipo de Documento Legislação associada ao serviço Legislação associada ao ambiente (*) Legislação associada á Higiene, Segurança e Saúde no Trabalho (*) Identificação e Análise AC AC AC Normas Técnicas (**) Documentação técnica (**) Documentação do Cliente Controlo Arquivo Informar Registo CP / CO / CP CP Obra e/ou Escritório A definir caso a caso A definir caso a caso A definir caso a caso A definir caso a caso Gerência Colaboradores A definir caso a caso MD.09 MD.09 MD.09 MD.08 - IPRO (*) ver procedimento Requisitos Legais e Outros (P.02) (**) Disponível para consulta MD.01/02 Página 10 de 16

11 4.2.3 ARQUIVO E DISPONIBILIZAÇÃO DO DOCUMENTO EXTERNO Actividade(s) do Fluxograma 4 e 5 O arquivo e disponibilização da documentação externa é efectuado da seguinte forma: Legislação: A Legislação está arquivada em suporte informático, na Directoria Informática \\Daf_server\qualidade- Legislação para consulta dos colaboradores. No caso da legislação, recebe a informação da AECOPS (Associação das Empresas de Construção e Obras Públicas) ou a APPC (Associação Portuguesa de Projectista e Consultores) que dá conhecimento mensalmente da nova legislação, ou alterações através de . O AC consulta diariamente o diário da república electrónico ( A informação relativa às alterações ou a nova legislação é comunicada ao e aos colaborares definidos pela gerência. Normas: As normas existem em suporte papel ou em suporte digital. Os originais, em suporte informático, estão disponíveis na directoria \\Daf_server\qualidade. A sua actualização será realizada em conformidade com as actualizações enviadas pelo IPQ, por para o Gestor do Sistema. Documentação Técnica A documentação técnica existe em suporte papel ou em suporte Digital. Os originais em suporte informático estão disponíveis na directoria \\Daf_server\qualidade- Documentação Técnica. MD.01/02 Página 11 de 16

12 A sua actualização é efectuada através das informações provenientes diversas entidade, tais como o Serviço Nacional de Bombeiros, Ordem dos Engenheiros, Associação Nacional de Engenheiros Técnicos,AECOPS etc. Quanto a livros técnicos, estes serão actualizados quando saírem novas edições competindo aos responsáveis das áreas envolvidas, a sua respectiva actualização. Estas actualizações são da responsabilidade dos CP s que informarão. MD.01/02 Página 12 de 16

13 4.3 CONTROLO DOS REGISTOS Fluxograma Responsabilidade (R) Envolvidos (E) Inicio Identificação do registo R: E: Colab. 1 Preenchimento do registo Matriz de Controlo dos Registos (MD.10) R: Colab. Autorizados 2 Manutenção, Armazenamento, Recuperação e Preservação do Registo 3 R: Resp. pelo registo E: Colab. Autorizados Eliminação do registo 4 R: ADM E: Resp. Pelo Registo Fim MD.01/02 Página 13 de 16

14 4.3.1 IDENTIFICAÇÃO DO REGISTO Actividade(s) do Fluxograma 1 Os registos originados pela actividade da PROSPECTIVA, no âmbito dos processos de gestão e de suporte encontram-se identificados na Matriz de Controlo dos Registos (MD.10), sendo o responsável pelo seu preenchimento / manutenção. No caso dos processos de negócio, comercial e projeto o controlo de registos é realizado através de suporte informático e através da aplicação informática IPRO. Os responsáveis pela identificação destes registos são os colaboradores indicados pelo PM. No caso do processo de negócio de Fiscalização e Coordenação o controlo de registos é realizado através do MD.10, de acordo com IT.03 Gestão Documental em Obra PREENCHIMENTO DO REGISTO Actividade(s) do Fluxograma 2 Os registos podem ser utilizados por qualquer colaborador que tenha acesso aos mesmos, desde que demonstre necessidade e devidamente autorizado pelo responsável do registo, ou que seja responsável pela actividade que utilizar o registo MANUTENÇÃO, ARMAZENAMENTO, RECUPERAÇÃO E PRESERVAÇÃO DO REGISTO Actividade(s) do Fluxograma 3 Cabe a cada responsável de área, nos prazos definidos, proceder ao arquivo e manutenção adequada dos registos por si emitidos, de modo a facilitar a sua consulta e evitar deterioração ou perda. MD.01/02 Página 14 de 16

15 Os registos realizados são realizados sempre em formato digital. O modo de recuperação dos suportes informáticos é definido pela IT.01 e IT.02. Os registos considerados ativos, são armazenados num servidor designado (p.e. Fileserver01 para o projeto) e enquanto registo morto são armazenados noutro servidor informático (p.e. Arquivodeprojeto para o projeto) ELIMINAÇÃO DO REGISTO Actividade(s) do Fluxograma 3 e 4 A eliminação dos registos é da responsabilidade da gerência e é realizada após o fim do tempo de arquivo morto. A eliminação é efectuada da forma mais adequada de acordo com o suporte do registo. 4.4 GESTÃO DAS CÓPIAS DE SEGURANÇA (BACKUP S) A metodologia de gestão e controlo das cópias de segurança dos dados existentes em suporte informático está descrita na instrução de Trabalho Gestão de Backup s (IT.02). 4.5 CONTROLO DE OUTROS DOCUMENTOS O controlo de outros documentos, que não os mencionados no ponto 4.1, e constantes no âmbito deste procedimento, é efectuado da seguinte forma: I. A elaboração dos documentos é efectuada pelo seu emissor; II. O documento identifica o seu emissor e, opcionalmente, o seu aprovador; III. A revisão do documento pode ser efectuada de forma igual ao definido nos pontos anteriores, parcial ou totalmente, contudo, é efectuada de uma forma unívoca e contém pelo menos a data do documento; IV. A versão actualizada substitui todas as versões anteriores. As versões substituídas são inutilizadas ou quando por conveniência tiverem que ser mantidas (avaliação efectuada pelo detentor da mesma) são identificadas com a palavra Substituído, pelo menos na 1ª página do documento; V. Quando for necessário controlar a distribuição de cópias (avaliação efectuada pelo emissor do documento), a distribuição segue o descrito no ponto 2.1; MD.01/02 Página 15 de 16

16 VI. O arquivo dos originais dos documentos é efectuado pelo próprio emissor. Outros documentos, que não o mencionado na tabela do ponto , como por exemplo brochuras, panfletos, o seu controlo é efectuado pela sua data de edição ou revisão. Estes documentos são controlados através da Matriz de Controlo dos Registos (MD.10). 5. DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA/ REFERÊNCIA MSG Manual do Sistema de Gestão MD.01 MD.02 MD.03 MD.04. MD.05 MD.06 MD.08 MD.09 MD.10 Modelo para procedimentos Modelo para Manuais Matriz da documentação Modelo para processos Modelo para Instruções de Trabalho Lista de Distribuição de Documentos Matriz de documentação Externa Legislação associada ao serviço Matriz de controlo dos registos IT 01 IT 02 Gestão de Arquivo na Rede Gestão de Backups MD.01/02 Página 16 de 16

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