Gestão Financeira sem complicações

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1 Gestão Financeira sem complicações Guia prático com os passos necessários para gerenciar da forma mais eficaz o setor financeiro de sua empresa.

2 Introdução Dica 01: Definir um sistema de gestão financeira...4 Dica 02: Definir os papéis e o responsável pela gestão financeira da empresa...5 Dica 03: Separar as despesas pessoais das despesas empresariais...5 Dica 04: Elaborar um cadastro de plano de contas gerencial e centro de custos...6 Dica 05: Organizar as contas a pagar e as contas a receber...6 Dica 06: Aprendendo a calcular a margem de contribuição unitária (MCU)...7 Dica 07: Montando o fluxo de caixa...8 Dica 08: Aprendendo a monitorar o fluxo de caixa...10 Dica 09: Como estabelecer suas rotinas financeiras Conclusão...12

3 Introdução Ao contrário do que muitos pensam, realizar a gestão financeira da sua empresa não é um bicho de 7 cabeças. Na verdade, realizar uma boa gestão financeira é algo tão simples que você irá aprender lendo este e-book. Tive a ideia de escrever meu primeiro E-book com este assunto pois vejo a dificuldade que algumas empresas têm em organizar suas finanças, tendo em vista que alguns negócios crescem sem quantificar seus ganhos e seus resultados. Contudo, se pararmos para analisar onde mora a dificuldade dos empreendedores que não conseguem manter uma gestão financeira adequada, percebemos que o grande problema é que a maioria dos gestores não adotam determinadas rotinas e regras que são extremamente importantes para que os processos do negócio fiquem em dia. Ao longo deste E-book vou dar sugestões e passos que separei em forma de dicas e, seguindo retamente, garanto uma evolução no seu setor financeiro, maior organização, planejamento e indicadores que ajudarão na sua tomada de decisões.

4 Dica 01: Definir um sistema de gestão financeira Planilhas no Excel são boas, porem a confiabilidade no registro de dados quando muitas pessoas passam a manusear, cai muito. Sem contar que não se compara os relatórios do Excel com os relatórios de um sistema. Bom, isso é de extrema importância, pois esse sistema irá registrar seus dados e torna-los cada vez mais eficazes. Aconselho muito alguns desses online que existem no mercado. Testei uns 3 a 4 e afirmo que eles estão cada vez mais completos e não deixam nada a desejar. (Caso sua empresa já tenha um sistema, aconselho a usá-lo, porém, é bom fazer uma análise se sua empresa precisa de reestruturação dos cadastros para uma melhor usabilidade. E também se seus funcionários do setor financeiro precisam de treinamento).

5 Dica 02: Definir os papéis e o responsável pela gestão financeira da empresa Etapa muito importante. Definir as pessoas e os papéis de cada um, para que não fiquem dúvidas sobre as atividades do setor. Logo após da definição das pessoas, recomendo também a definição dos processos de cada pessoa. Será a partir dessas respostas que você saberá quem é o mais apto a ter essa responsabilidade tão importante dentro da empresa. Fazer a análise e o desenho dos processos do setor é de grande importância. Isso fará que os processos 'rodem da melhor forma possível. (Em um próximo e-book falarei sobre como realizar a análise e desenho dos processos de uma empresa). Dica 03: Separar as despesas pessoais das despesas empresariais Sua empresa tem vida própria, ela tem Cnpj, endereço e pessoas, ou seja, ela tem suas próprias contas a pagar e a receber e, justamente por isso, deve haver um limite entre o dinheiro que é efetivamente da empresa e o dinheiro que de fato pode ir para sua conta pessoal. Não é por que o negócio é seu que você tem o direito de pegar dinheiro do caixa ou na conta corrente da empresa, para uso pessoal. Nunca se esqueça que se você desfalcar o caixa da empresa, o negócio pode começar a entrar a caminho da falência, que quase sempre é sem volta. Lembre-se que sem capital de giro, seu negócio morre. E se seu negócio morrer, como você terá dinheiro para uso pessoal? Recomendo que, tão certo que você vê a importância de uma gestão financeira pra empresa, você também faça uma boa gestão financeira pessoal, e pra isso, vou dar mais umas dicas: 1. Coloque na ponta do lápis todos os seus gastos pessoais 2. Estipule o valor do seu pró-labore (que significa o salário dos donos do negócio). 3. Verifique se a empresa tem condições de sustentar o pro-labore definido. 4. Se a empresa tiver condições de arcar com os pró-labores definidos, tudo bem. Contudo, se a resposta for não, verifique quais gastos pessoais e domésticos são realmente fundamentais e necessários para, em seguida, cortar todos aqueles que não forem considerados essenciais.

6 Dica 04: Elaborar um cadastro de plano de contas gerencial e centro de custos Dica 05: Organizar as contas a pagar e as contas a receber Diferente do plano de contas contábil, o plano de contas gerencial irá classificar todas as contas (receitas e despesas) da sua empresa. Com esse plano bem definido, irá ser muito mais fácil elaborar a DRE financeira, fluxo de caixa, e o orçamento empresarial. Ex: 1. Receitas 1.1 Receitas com vendas 1.2 Prestação de serviços 2. Despesas 2.1 Despesas administrativas 2.2 Despesas operacionais Definir o centro de custo também é de grande importância, pois irá definir pra onde essa despesa será alocada. Caso você tenha uma construtora, os centro de custos serão as obras, caso você tenha um escritório de consultoria, seu centro de custos poderá ser seus clientes, e por aí vai. IMPORTANTE! Para cada lançamento irá levar um centro de custos e um tipo de receita ou despesa. Sabendo que organização é palavra-chave em qualquer negócio, e quando o assunto é gestão financeira, essa questão ganha uma importância ainda maior. Essa é aquela parte onde o essencial encontra-se com a parte fácil. E sabe por quê? Pelo simples fato de que manter as contas organizadas nada mais é do que definir critérios e ter a disciplina necessária para colocar e manter cada coisa no seu devido lugar. Separe e organize todos os documentos relacionados tanto com a entrada de dinheiro (notas de entrada, duplicatas a receber ), seja no caixa ou na conta da empresa, quanto com a saída de dinheiro (notas de saída, pagamento de faturas, guias, impostos, etc ) de acordo com o critério adotado na etapa anterior. Coloque cada tipo de documento em pastas específicas para criar um arquivo com o histórico de movimentações financeiras na empresa. IMPORTANTE! Sempre que chegar uma nota de conta a receber ou a pagar, ela deverá ser lançada imediatamente. Atualizar o sistema e manter organizado é essencial.

7 Dica 06: Aprendendo a calcular a margem de contribuição unitária (MCU) A MCU ou Margem de Contribuição Unitária serve para que você tenha conhecimento sobre qual o potencial de retorno de cada produto que você comercializa. Através desse indicador financeiro, você poderá definir estratégias diversas como, por exemplo, decidir vender mais um produto do que o outro, concentrar esforços de publicidade e propaganda em um determinado produto, entre outras coisas. Para calcular a MCU utilize a seguinte fórmula: MCU = Preço de venda unitário (Gastos variáveis unitários) Considere como gastos variáveis unitários tudo que for necessário para produzir/ fabricar/(re)vender cada um dos seus produtos. EXEMPLO PRÁTICO: Para vender um sanduíche, por exemplo, usa-se manteiga, queijo, presunto e 2 fatias de pão. Para calcular a margem de contribuição unitária desse sanduíche você deve conhecer o custo desses ingredientes com precisão, pois os ingredientes compõem os gastos variáveis (quanto mais sanduíches você vender, maiores serão os custos com os ingredientes). Vamos calcular juntos o custo desse sanduíche (exemplo fictício): 1kg de presunto possui 100 fatias e custa 30 reais, logo o custo por fatia é igual ao preço (30,00) / número de fatias (100) = R$ 0,30 centavos por fatia. 1kg de queijo prato possui 100 fatias e custa 21 reais, logo o custo por fatia é igual ao preço (21,00) / número de fatias (100) = R$ 0,21 centavos por fatia. 1 kg de manteiga possui 1000 gramas e custa 20 reais. E em 1 sanduíche usa-se 30 gramas de manteiga. Portanto o custo por grama é igual ao peso total (1000) / Preço (20,00) = R$ 0,02 centavos por grama. Como usam-se 30 gramas por sanduíche, logo 0,02 x 30g = R$ 0,60 centavos 1kg de pão de forma possui 40 fatias e custa 9 reais, logo o custo por fatia é igual ao preço (9,00) / número de fatias (40) = R$ 0,23 centavos por fatia. Como usam-se 2 fatias por sanduíche, logo 2 x 0,23 = R$ 0,46 centavos. O custo desse sanduíche, portanto, ficou em: 0,30 centavos (1 fatia de presunto); 0,21 centavos (1 fatia de queijo prato); 0,60 centavos (30 gramas de manteiga); 0,46 centavos (2 fatias de pão); Total: R$1,57 de gastos variáveis MCU = R$4,00 (preço de venda) 1,57 = R$2,43 Obs. 1 Quanto maior a MCU, melhor. Obs. 2 A MCU jamais pode ser negativa. Se isso acontecer é porque o preço está errado.

8 Dica 07: Montando o fluxo de caixa Realizar o monitoramento do fluxo de caixa é extremamente importante e eu tenho certeza que você já sabe disso. Afinal de contas, provavelmente concordamos com o fato de que sem realizar um controle das entradas e saídas de dinheiro da sua empresa, você poderá enfrentar problemas financeiros e comprometer a operação do seu negócio. O que fazer então? Siga o passo a passo abaixo para organizar as informações que deverão ser controladas e monitoradas para a boa gestão do fluxo de caixa da sua empresa. 1º passo: Conhecer o saldo final do mês anterior Exemplo: imagine que no mês de Janeiro sobraram R$ 2.000,00 na conta corrente ou no caixa da empresa. Em Fevereiro, portanto, o saldo inicial será de R$ 2.000,00, pois esse foi o saldo final do mês anterior. O saldo final do mês anterior é o que sobrou seja na conta corrente, seja no caixa da empresa. 2º passo: Conhecer o saldo real do mês atual Exemplo: imagine agora que você possui R$ 500,00 investidos como pessoa jurídica, mas que podem ser resgatados a qualquer momento. Além disso, imagine que você tem uma dívida, na pessoa jurídica, com pagamento mensal de R$ 300,00. Nesse caso, seu saldo real no mês atual (no caso do exemplo, Fevereiro) será de: ( + ) R$ 2.000,00 (saldo final do mês de Janeiro) ( + ) R$ 500,00 (dinheiro investido e disponível para retirada a qualquer momento) ( ) R$300,00 (pagamento mensal da dívida) ( = ) R$2.200,00 (saldo real do mês atual)

9 Dica 07: Montando o fluxo de caixa 3º passo: Apurar o total de receitas do mês atual Receita, nesse caso, é qualquer tipo de entrada de dinheiro na empresa. Podem ser receitas de vendas, receitas financeiras (juros de investimentos que você realizou) e receitas não-operacionais. Lembre-se que, caso você venda a prazo (2x no cartão, por exemplo) uma parte da receita entrará em um mês e a outra apenas no próximo. É importante fazer os lançamentos com isso em mente. Vendas parceladas geram receitas a receber no futuro e no fluxo de caixa isso deve ser registrado considerando quando o dinheiro efetivamente entrará no caixa ou na conta da empresa. 4º passo: Apurar o total de despesas do mês atual Despesa, nesse caso, é qualquer tipo de gasto (custos, despesas, perdas e investimentos mal sucedidos) que você tenha e/ou faça no seu negócio. Lembre-se que, caso você faça algum gasto parcelado, uma parte da despesa sairá em um mês e a outra apenas no próximo. É importante fazer os lançamentos com isso em mente também. Gastos parcelados geram despesas a pagar no futuro e no fluxo de caixa isso deve ser registrado considerando quando o dinheiro efetivamente sairá do caixa ou da conta da empresa. 5º passo: Conhecer o saldo final de caixa do mês atual Para encontrar o saldo final do mês atual você fará a seguinte conta: Saldo real do mês atual (item 2) + Total de receitas (item 3) Total de despesas (item 4) = Saldo final de caixa do mês atual Se o fluxo de caixa for negativo, é preciso investigar o porquê disso estar acontecendo. Caso isso esteja ocorrendo com você, mais a frente você terá acesso a uma super dica para saber como proceder para resolver essa questão.

10 Dica 08: Aprendendo a monitorar o fluxo de caixa Agora que você já organizou as informações, acima solicitadas, é hora de monitorar o fluxo de caixa conforme modelo abaixo: 1. Saldo final do mês anterior = (insira aqui o somatório dos itens abaixo) ( + ) Saldo final na conta corrente da empresa no mês anterior; ( + ) Dinheiro disponível em caixa no mês anterior; 2. Saldo real do mês atual = (insira aqui o somatório dos itens abaixo) ( + ) Saldo na conta corrente da empresa; ( + ) Dinheiro disponível em caixa; ( + ) Receita financeira resgatável a qualquer momento (investimentos) ( ) Pagamento de empréstimos 3. Total de receitas = (insira aqui o somatório dos itens abaixo) ( + ) Receita de venda; ( + ) Receita financeira (juros de investimentos); ( + ) Receita não-operacional; 4. Total de despesas = (insira aqui o somatório dos itens abaixo) ( ) Custos de mercadorias vendidas ( ) Despesas comerciais (propaganda, comissão de vendedores, frete) ( ) Despesas administrativas; ( ) Outros 5. Saldo final do mês atual Saldo real do mês atual (item 2) + Total de receitas (item 3) Total de despesas (item 4) = Saldo final de caixa do mês atual Você pode fazer o monitoramento do fluxo de caixa tanto através de planilhas financeiras quanto através de softwares específicos para isso. Sugiro que busque um sistema conforme falei na dica 01.

11 Dica 09: Como estabelecer suas rotinas financeiras Por que estabelecemos rotinas na nossa vida pessoal? Para podermos nos organizar e saber o que devemos fazer no dia a dia, certo? Pois no caso da gestão financeira da sua empresa essa rotina também é super importante. Afinal de contas, para manter a gestão financeira da empresa sempre em ordem, é necessário realizar uma séria de atividades diariamente e de forma sistemática. Para entender como uma rotina financeira funciona, vamos dar uma olhada no exemplo abaixo Exemplo de rotina financeira (atividades executadas regularmente) : 1º - Verificar se existem contas a pagar pendentes, sua data de vencimento e seu valor monetário; 2º - Verificar se existem contas a receber pendentes, sua data de vencimento e seu valor monetário; 3º - Agendar pagamentos e cobranças futuras de acordo com as contas a pagar e a receber verificadas anteriormente; 4º- Registrar notas de entrada ou de saída a cada movimentação que ocorrer no caixa, seja através de vendas ou devido a despesas. 5º - Fazer o fechamento diário do caixa registrando todas as movimentações de entrada e de saída de caixa que ocorreram. 6º - Repetir o ciclo continuamente. IMPORTANTE 1. Qualquer movimentação financeira deverá ser autorizada por uma única pessoa, ou seja, pelo administrador financeiro da empresa. 2. Não deve ser permitida a retirada de dinheiro da conta corrente ou do caixa da empresa sem prévia autorização e registro do montante retirado. Reparou como essa questão da rotina financeira é uma questão simples, mas super importante? Estabelecer sua rotina financeira (caso você seja o responsável pela administração financeira da empresa) será fundamental.

12 Conclusão Espero muito ter contribuído de fato pelo seu crescimento. No mínimo, instiguei você, leitor do E-book, para pesquisar e aprofundar-se para uma melhoria no seu setor. Significa que você é um empreendedor ou uma empreendedora que realmente quer colocar seu negócio rumo ao topo! Segue abaixo o passo a passo resumido para você realizar uma boa gestão financeira no seu negócio: 1. Definir um sistema de gestão financeira; 2. Definir os papéis e o responsável pela gestão financeira da empresa; 3 Separar as despesas pessoais das despesas empresariais; 4. Elaborar um cadastro de plano de contas gerencial e centro de custos; 5. Organizar as contas a pagar e as contas a receber; 6. Aprendendo a calcular a margem de contribuição unitária (MCU); 7. Montando o fluxo de caixa; 8. Aprendendo a monitorar o fluxo de caixa; 9. Como estabelecer suas rotinas financeiras. Caso tenham dúvidas, estarei sempre a disposição!! Até os próximos!!! Autor: Diego Nogueira Graduado em Administração Financeira, pós em Administração de Empresas e MBA em Gerenciamento de Projetos.