ATA DA REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA DO SISTEMA DE GESTÃO RG ACG 01. Reunião nº Local/Data Horário 03/2013 Maringá, 09/04/ h50

Transcrição

1 ATA DA REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA DO SISTEMA DE GESTÃO RG ACG 01 Reunião nº Local/Data Horário 03/2013 Maringá, 09/04/ h50 Participantes: Gerente Regional, Facilitar, Agente de Apoio a Facilitação e Agentes Administrativos conforme lista de presença. Assuntos tratados conforme PSG ACG 01: ENTRADAS PARA A ANÁLISE CRÍTICA 1) Acompanhamento das decisões oriundas de Análises Críticas anteriores; 2) Resultado das Metas de GPD; 3) Andamento dos projetos da área; 4) Resultado das metas de rotina; 5) Resultado dos Indicadores de processo (área); 6) Resultado das coletas de dados (área); 7) Situação das ações corretivas e preventivas SAÍDAS DA ANÁLISE CRÍTICA 8) Ações/tarefas a serem executadas ABERTURA Apresentação pelo Gerente dos itens que serão apresentados; informes sobre semana de liberalidade; posicionamento e objetivos estratégicos; PPOs e POPs ref.a orçamentação. Apresentações: - Sobre o termo excelência, diferença de sucesso. - Sistema de Gestão do CREA-PR: Alinhamento Estratégico, Gerenciamento pelas -- - Diretrizes, Gerenciamento pela Rotina. - Propósito e Política da Qualidade. - Objetivos Estratégicos. - PTG GSG 07 e PTG GSG Semana da liberalidade, novas regras baseada no atingimento das metas. 1) Acompanhamento das decisões oriundas de Análises Críticas anteriores Não há. 2) Resultado das Metas de GPD 1 - Disponibilizar o relatório mensal de controladoria, até mar/2013

2 Hélio: Apresentação de resultados aos conselheiros, inspetores. Atualmente o DTI está responsável para implantar e disponibilizar informações sobre os índices de eficiência das regionais. Tem relatório 3 G. 2 - Implantar ações de defesa dos direitos profissionais no acesso e ocupação dos cargos técnicos dos serviços públicos, até dez/2013 Hélio: Exemplos: Editais de concurso público que não atende a Lei do Salário Minimo Profissional; Cargo técnico ocupado por profissionais não habilitados. Apresentação do Plano de Ação. 3 - Reduzir de 15% para 10% o índice de insatisfação do Fale da Gente pra Gente em relação aos prazos dos produtos e serviços, até dez/2013 Edilaine: Jan 8, 5; fev 7,7; mar 10,5. Apresentação do plano de ação e 3 G, explicando sobre a reunião dos funcionários das inspetorias com os possíveis candidatos a inspetor. O atendimento deve esclarecer aos profissionais que o atraso na entrega das carteiras deve-se a problemas com impressão através do CONFEA, reclamações devem ser direcionadas a ouvidoria do CONFEA e informando que para o profissional é válida a certidão de registro. 4- Conquistar a participação de, no mínimo, 80% dos cursos (bacharelados) afetos ao CREA-PR nos Colégios Regionais de Instituições de Ensino, até dez/2013 Hélio: Apresentação do Plano de Ação, informando as reuniões que os coordenadores de curso deve participar. Os Colégios de IE acontecem nas reuniões de Governança, porém como o DRI ainda não está implantado, nesta 1ª reunião não houve a participação. Estratégia de reuniões em Campo Mourão e Umuarama, considerando a concentração de cursos na região. Participantes das reuniões para constituir reunião de Colégio de IE: gerente, conselheiro, representante da comissão de educação e coordenadores. Reuniões para julho e novembro/ Atualizar 100% dos dados das Insituições de Ensino no banco de dados do Conselho, conforme o anexo III da Resolução 1010, até dez/2013 Hélio: explicação dos formulários A, B e C. Desafios das regionais ter os formulários A e B de forma eletrônica, no banco de dados do CREA. Plano de ação e meta estão suspensas considerando que o DRI ainda não está formalizado e não possui estrutura para condução da meta em nível estadual. 6 -Realizar 06 eventos de agendas parlamentares, até dez/2013 Hélio: Objetivo da agenda parlamentar é reunir profissionais das EC para debater assuntos para soluções e propostas aos gestores públicos. Elaborados em anos anteriores EBDRs e EBDMs, estudos básicos para a sociedade. Será realizada agenda parlamentar nas cidades de inspetoria e em Goioerê, considerando a existência de EC na referida cidade. Destaque de ações para 2013: apresentação dos EBDMs aos gestores públicos para que seja utilizado como PPA Municipal; participação de reuniões das Câmaras Municipais, apresentando a Agenda Parlamentar. Até março/2013 não houve mediação, considerando que em 05/04/2013 ocorreu a 1ª Agenda Parlamentar na cidade de Paranavaí. 7 - Realizar, no mínimo 3 ações de valorização profissional, até dez/2013 Hélio: em 01/03/2013 ocorreu a 1ª ação, que foi a solenidade para entrega das carteiras aos novos profissionais da Eng. Civil da UEM e CESUMAR, com apoio da Entidade de Classe AEAM, com participação do Presidente e Superintendente do CREA, Pres. AEAM e realização de palestras sobre ética, responsabilidade, etc. Apresentação do plano de ação.

3 3) Andamento dos projetos da área 1 - Desenvolver metodologia customizada de gerenciamento de projetos para o CREA-PR, até jun/2013 Hélio: informou que na próxima reunião irá passar mais informações. 4) Resultado das metas de rotina 1 - Limitar em 2 dias o tempo médio de tratamento dos Telewebs e Chat Atendimentos, até abr/2013 Hélio: fev: 1; mar: 1, Reduzir de 109,11 dias para 70 dias o tempo médio de tratamento de processos, até dez/2013 Cristhy: fev=102,9 e mar=87,3. Apresentação de plano de ação. Juliane informou ao Cristhy que o prazo para conclusão da SSI para implantação do relatório para controle do tempo de processos no InfoCREA, é de 10 dias. 3 - Limitar em 1% os processos com idade superior a 8 meses, até dez/2013 Cristhy: fev=0,68, sendo 11 processos acima; mar=0,73 sendo 9 processos com idade superior a 8 meses. Informado que a tendência é fechar com 22 processos e que não houve resposta do Bruno e do Marcelo quanto aos processos nas Inspetorias de Paranavaí e Umuarama 4 - Limitar em 5% o percentual de protocolos tratados fora do prazo, até abr/2013 Claudia: fev=3,12% e mar=2,75%. Hélio propõe para que todos analisem e façam uma reflexão em conjunto, verificando até que ponto as férias estão influenciando no resultado das metas. 5 - Limitar as despesas operacionais acumuladas a 100% do valor orçado acumulado, até dez/2013 (INDICADOR ALIMENTADO AUTOMATICAMENTE - VIDE ABA "INDICADOR FINANCEIRO" Hélio: Apresentação do procedimento de orçamentação (PPO ORC 01). Até 31/07/13, deve ser feito o orçamento para Assim, para o orçamento deve ser verificado o mês da apropriação, exemplo: uma nota que consta da prestação de contas emitida em jan/13, será apropriada em fev/13; nota de condomínio: se encaminhada a nota no mesmo mês do pagamento ao DECOP será apropriada também no mesmo mês. Obrigatoriamente deve ser encaminhada a memória de cálculo da previsão orçamentária. Após finalização do orçamento de 2014, passa para análise do Gestor de Pacote, e sendo necessário repassa para reanálise e adequação da regional. Na apresentação do resultado verificado que os dados dos gráficos no InfoCREA estão incorretos, conforme contato do Hélio com Juliane e Leandro ( encaminhado em 08/04/13). Juliane informou que até dia 24/04/13 será repassada uma resposta. 6 - Limitar em 5% a relação mensal entre o valor orçado a maior em comparação ao gasto realizado, até dez/2013 Informações constantes no item 5 5) Resultado dos Indicadores de processo (área) 1 - Limitar em no máximo 2% o índice de falha no tratamento de processos, até dez/2013 Hélio: dentro do limite 2 - Limitar em no máximo 2% o índice de falhas no tratamento de protocolos, até dez/2013 Hélio: dentro do limite

4 3 - Quantidade de funcionários com saldo mensal de BH superior ou inferior a 2 vezes a jornada diária. Hélio: dentro do limite. 6) Resultado das coletas de dados (área) 1 - Número de não conformidades provenientes de Reclamação de Cliente Externo Viviani: fev=04; mar=02, comentadas as reclamações ocorridas. 7) Metas de área (Gerente) 1 - Atingir 8 Entidades de Classe participantes no 6º ciclo do PCQ na Regional Maringá, até jun/2013 Hélio: informado que a AENOPAR já se inscreveu. Roberta informou que a Assoc. dos Agrônomos está em processo de reformulação e não sabem se irão participar. 8) Situação das ações corretivas e preventivas Viviani: informado que não há ação vencida. 9) Ações/tarefas a serem executadas ASSUNTO O QUE FAZER? RESPONS ÁVEL Semana de liberalidade Encaminhar arquivo aos funcionários ref. semana da liberalidade e verificar com o GQ se haverá medição mensal. GPD 2 1) Incorporar no plano de ação, na ação 3 coleta de dados a partir do portal de transparência do controle social. 2) Agenda Estadual propor criar minuta de projeto de lei para municípios e estado quanto a definição de criação de cargos, através de pesquisa de municípios (Ex. Crisciuma ou Joinville) GPD 4 Alimentar a planilha com os dados dos coordenadores de curso das IE Rotina 5 e 6 Passar as adequações das contas de correspondência e divulgação institucional para Gisberto, conforme planilha. Rotina 5 e 6 Rosana: contas de condomínio, energia elétrica para Gisberto, conforme planilha. QUANDO Simone 19/04/13 Rosana 19/04/13 STATUS Rotina 5 e 6 Edilaine internet e Manut. Bens Móveis para Gisberto, conforme planilha. Rotina 5 e 6 Evelyn: jardinagem para Gisberto, conforme planilha. Rotina 5 e 6 Bruno: locação de impressora para Gisberto, conforme planilha. Edilaine 19/04/13 Evelyn 19/04/13 Bruno 19/04/13

5 Rotina 5 e 6 Gisberto irá receber as informações dos funcionários e montar uma planilha única com todas as informações repassadas pelos funcionários e irá encaminhar para o Hélio Gisberto 26/04/13 Considerações Gerais / Encerramento A reunião encerrou-se às 15h40.