01 - Manual de Políticas e Procedimentos Processo aquisitivo Requisição para contratação de serviços Atualizado em 16/01/2015

Transcrição

1 Dispõe sobre as políticas, fluxos e procedimentos do processo de contração de serviços da UFAL para o ano de DA POLÍTICA 1.1 Objetivos da política de compras Tornar os processos de compras mais eficientes, ou seja, mais céleres e menos onerosos, através da redução do número de pregões, que acarretará na redução de custos com pessoal, com processos e de material envolvido em sua execução. 1.2 O calendário de compras Para o ano de 2015, o calendário para contratação de serviço será constituído da seguinte forma: Contratação de serviços previsíveis (ex. manutenção preventiva, eventos, anuidade, etc.): Abertura e encaminhamento das requisições de compras até 31/03/ Análise das requisições de compras pela Divisão de Compras, objetivando otimizar o número de pregões, de anexos emitidos pelas unidades requisitantes e custos operacionais, entre 01/04 e 15/04/2015; Neste período, a Divisão de Compras dará feedback sobre as requisições, orientando, inclusive, sobre a quantidade de anexos a ser enviada Envio dos anexos pelas unidades requisitantes até 30/04/2015; Inscrição em curso de capacitação e pagamento de publicação de artigo científico em periódico: Abertura e encaminhamento das requisições de compras até: /10/2015 para contratações de até R$ 8.000,00; /10/2015 para contratações acima de R$ 8.000, O não cumprimento dos prazos listados nos itens e implicará no não atendimento da requisição de compras. 1.3 Competências da unidade requisitante: Pág. 1 de 10

2 1.3.1 Realizar planejamento anual de suas necessidades de contratação de serviços que contemple: Definir as diretrizes de contratação; Justificar adequadamente a contratação, segundo nos anexos disponíveis aqui; Especificar adequadamente os serviços a serem contratados; Garantir que existam cotações válidas em conformidade com o manual de cotação de preços; Demonstrar a existência de, no mínimo, 3 (três) fornecedores enquadrados como ME/EPP regional e a vantajosidade de seus preços praticados (Art. 10, Dec /2015) Considera-se ME/EPP regional aquela sediada nos limites geográficos do Estado (Dec /2015, Art. 1º, 2, II) Considera-se vantajosa a contratação com ME/EPP quando a média de seus preços praticados for igual ou inferior ao preço praticado por empresas que não se enquadrem como ME/EPP regionais/locais. Assim, deverá a unidade solicitante obter 3 (três) cotações de empresas enquadradas como ME/EPP regionais e um preço de referência de empresa que não se enquadre como tal A média de preços das empresas enquadradas, ou não, como ME/EPP deve obedecer ao disposto na IN nº 05/2014/SLTI/MPOG; Em sendo vantajosa a contratação com ME/EPP, o Decreto 8.538/2015 é aplicável e, assim, caso o valor total estimado para o item for superior a R$ ,00, e o item for divisível (quantitativo superior a 4 unidades), deverá ser aplicada cota reservada de até 25% (Art. 8º, Dec /2015). Ex.: Compra de 100 unidades do material A, a um valor total de R$ ,00. Deverão ser cadastrados dois itens na requisição de compras: 1 com 75% do quantitativo e outro com 25%. Caso não haja item duplicado, solicitar a duplicação do item à Divisão de Compras, onde deverá constar na especificação que se trata de item referente à cota reservada; Pág. 2 de 10

3 Caso o valor da contratação for inferior ou igual a R$ ,00, a licitação será de participação exclusiva a ME/EPP; Em sendo aplicável o Dec /2015, poderá a unidade solicitante, justificadamente, conceder prioridade de contratação às empresas enquadradas como ME/EPP sediada regionalmente (Art. 9º, Dec /2015). A opção pela concessão e sua respectiva justificativa devem se dar no anexo 2 - Planilha de cotações e justificativa de preços As cotações devem ser cadastradas no SIPAC, conforme dispõe o manual ' Cadastro de cotações'; Elaborar e anexar à requisição de serviços, via documento eletrônico do SIPAC, conforme item 3.2, os seguintes documentos: No caso de pregões: Anexo 1 Justificativa da compra, cláusulas para o TR e designação da equipe técnica de apoio; Anexo 2 Planilha de cotações e justificativa para formação de preço estimado; No caso de outras modalidades de compras: Conforme natureza do serviço. Para maiores detalhes, vide aqui O não envio dos documentos listados nos itens e implicará na devolução da requisição de compras à unidade requisitante; Designar, dentre o seu pessoal, pelo menos, 01 (um) colaborador que detenha competência técnica sobre o objeto do pregão para acompanhar o pregoeiro na sessão do pregão; O não comparecimento do colaborador designado pela unidade requisitante à sessão do pregão poderá ensejar a suspensão do certame É de responsabilidade da unidade requisitante o acompanhamento de suas respectivas requisições de compras; 1.4 Competências da Divisão de Compras: Instruir os processos de compras; Pág. 3 de 10

4 1.4.2 Orientar, via comunidade de prática, as unidades sobre a execução e acompanhamento de processos de compras; Gerir o catálogo de materiais, valendo-se das informações prestadas pelas unidades solicitantes. 1.5 Quando forem detectadas, pela Divisão de Compras, inconsistências no preenchimento das requisições, estas serão devolvidas para a unidade solicitante para que providencie os ajustes necessários, dentro dos prazos previstos neste manual. 1.6 O fato da requisição de compras ter sido aberta no prazo estabelecido não garante o seu atendimento. É garantida sua vinculação em processo de compras, se a requisição for enviada devidamente instruída nos prazos estabelecidos neste manual. 2 - DO FLUXO 2.1 A seguir, está detalhado o fluxo da requisição e processo de contratação de serviços (inexigibilidade): Pág. 4 de 10

5 Pág. 5 de 10

6 2.2 A seguir, está detalhado o fluxo da requisição e processo de contratação de serviços (pregão): Pág. 6 de 10

7 3 DOS PROCEDIMENTOS 3.1 Requisição de compras de serviço (inclusive inscrição em curso): Acessar o SIPAC; Acessar o portal administrativo; Clicar no menu 'Requisições', Serviço (Pessoa Física/Jurídica) e 'Cadastrar requisição'; Escolha o grupo de serviço conforme Anexo III da portaria 448/2002 da Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda, disponível aqui; Para pagamento de anuidade, escolha o grupo 3901 Assinaturas de Periódicos e Anuidades ; Para inscrição em curso, congresso ou eventos de capacitação, digite o grupo de serviço 3948 Serviço de Seleção e Treinamento; Para pagamento de publicação de artigo científico em jornais, periódicos e revistas, informe o grupo 3947 Serviços de Comunicação em geral ; Para assinatura de jornais, revistas e periódicos, indique o grupo 3901 Assinaturas de Periódicos e Anuidades ; Para aquisição de software, selecione o grupo 3994 Aquisição de software ; O campo observação é facultativo, descreva se achar necessário; Clique em <Continuar>; No campo 'Serviço', será necessário o preenchimento do código do serviço no SIPAC: Para pagamento de anuidade, digite o código do serviço Recolhimento Contribuição / Anuidade Para inscrição em curso, congresso ou eventos de capacitação em Instituição Privada, informe o código do serviço Inscrição em eventos em Instituições Privadas (Congressos, Seminários e afins); Para inscrição em curso, congresso ou eventos de capacitação em Instituição Pública, informe o código do serviço Inscrição em eventos em Instituições Públicas (Congressos, Seminários e afins); Pág. 7 de 10

8 Para pagamento de publicação de artigo científico em jornais, periódicos e revistas, especifique o código do serviço Publicação de artigos científicos em Jornais, Revistas e Periódicos, inclusive internacionais ; Para assinatura de jornais, revistas e periódicos, cite o código do serviço Assinatura de Jornais, Revistas e Periódicos ; Para aquisição de software, informe o código do serviço específico do SIPAC, caso não o encontre, solicite o cadastramento do serviço; No campo 'Especificação complementar', informe as características do serviço de forma mais detalhada possível: Para inscrição em curso deve ser informado: Nome, matrícula SIAPE e setor de lotação dos servidores a serem capacitados; Nome, período e local de realização do curso de capacitação/qualificação; Para pagamento de anuidade deve ser informado: Nome completo da Instituição que se objetiva o pagamento da anuidade; Setor a que se destina o objeto do pagamento; Para assinatura de Jornais, Revistas e Periódicos deve ser informado: Nome do Jornal, Revistas e Periódico que se objetiva o pagamento; O setor a que se destina o objeto do pagamento; Para publicação de artigo científico em Jornais, Revistas e Periódico deve ser informado: O nome completo e SIAPE do servidor e o Setor a que se destina a publicação; Nome do artigo; Nome do Jornal, Revista e Periódico objeto da publicação; Para aquisição de software deve ser informado: Nome do software objeto da aquisição; Setor a que se destina a aquisição; Pág. 8 de 10

9 3.1.9 No campo 'Preço estimado', informar o valor da requisição. No caso de inscrição de servidor em curso, inserir o valor da última data disponível para o pagamento; Clicar em <Inserir item>; Clicar no botão <Continuar>; No campo <Inserir arquivo>, anexe todos os documentos necessários; Clicar em <Gravar e enviar>; Selecione a opção orçamentária desejada e clique em <Selecionar>. 3.2 Envio de documentos: Acessar o SIPAC; Acessar o portal administrativo; Clicar no menu 'Protocolo', 'Documentos' e 'Cadastrar documento'; No formulário 'Informar dados gerais': Origem do documento: Selecionar 'Documento interno'; Assunto do documento: Informar: Para serviço: Outros: Reclamações, Sugestões, Requisição e Contratação de Serviços (Inclusive Licitações) Documento: Informar o número e ano da requisição de compras; Tipo de documento: Informar 'Justificativa'; Data do documento: Informar a data da requisição; Observações: Requisição de serviço XXXXXX/AAAA; Origem interna: Selecionar 'Própria unidade'; Unidade de destino: Informar ' Divisão de Compras'; Clicar no botão <Continuar> No formulário 'Anexar arquivos': Nome: Informar o nome do anexo. Ex.: 'Declaração de fatos impeditivos'; Descrição: Informar a descrição do documento; Arquivo: Clicar no botão <Escolher arquivo> e selecione o arquivo desejado; Clicar no botão <Anexar>; Repita os procedimentos listados nos itens a para anexar mais documentos; Ao concluir a inclusão de anexos, clicar no botão <Continuar>. Pág. 9 de 10

10 3.2.6 No formulário 'Confirmação dos dados' Cadastrar despacho: Informar 'Não'; Parecer: Informar 'Favorável'; Clicar no botão 'Confirmar'. 3.3 Diversos: O não atendimento a qualquer disposição constante do item 1.3, considerando a natureza do objeto a ser adquirido/contratado, ensejará a devolução da requisição de compras à unidade requisitante; As informações requeridas no item 1.3 são exigências feitas pela Procuradoria Geral Federal e Controladoria Geral da União Registre-se, a propósito, que as aquisições pretendidas por meio destas solicitações serão realizadas com recursos públicos, portanto as justificativas requeridas neste manual não visam atender questionamentos específicos da Divisão de Compras, mas constituir a prestação de contas à sociedade Outrossim, tratam-se estas solicitações de compras de processos públicos disponíveis à consulta de qualquer cidadão, garantindo acesso às informações públicas conforme preceitua a Lei / Somente serão aceitas as requisições de compras para contratação de cursos de capacitação/qualificação, congressos e eventos com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias da data de início do curso, contados a partir da data de envio da requisição e seus respectivos anexos para a Divisão de Compras O prazo exigido neste item visa atender ao art. 60, da Lei 4.320/1964, que veda a realização de despesas sem prévio empenho, ou seja, visa-se evitar que a morosidade na tramitação do processo impossibilite a emissão da nota de empenho antes da data de realização do evento. Pág. 10 de 10