Treinamento Desenvolvimento ÁGILES

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1 Pg. 1/139 Treinamento Desenvolvimento ÁGILES

2 Pg. 2/139 Sumário BPMN Introdução a Notação... 7 Introdução... 7 O que é a BPMN... 7 Conceitos Básicos da BPMN... 8 Objetos de Fluxo... 9 Objetos de Conexão... 9 Objetos de Divisão Artefatos Usos Gerais da BPMN Processos Colaborativos (Públicos) B2B Processos Internos de Negócios Propósitos Distintos Níveis de Precisão Distintos Qual é o Valor Agregado de modelar em BPMN? Apresentação Geral do Ágiles - Visão Funcional Módulos da Solução Cadastrando Usuários (User) Definindo Grupos de Usuários (Group) Definindo a Estrutura Organizacional (Organizational Structure) Definindo Permissões (Access Permissions) Visualizando o Log do Sistema (Audit Trail) Tratando Riscos - Atividades Bloqueadas (Risk: Blocked Activities) Tratando Riscos - Atividades sem Responsável (Risk: Non-Assigned Activities) Tratando Riscos Processos Parados (Risk: Stopped Process) Process Designer Criando e Publicando Processos (módulo Desenho de Processos) Trabalhando com Formulários (Form Repository) Criando Processos (New Process) Construindo o Mapa do Processo Ferramentas para Desenhar o Processo Propriedades dos objetos da Notação Propriedades da Ferramenta "Transição" Propriedades da Ferramenta "Fluxo de Mensagem" Propriedades da Ferramenta "Início"... 60

3 Pg. 3/139 Propriedades da Ferramenta "Evento" Propriedades da Ferramenta "Fim" Propriedades da Ferramenta "Atividade de Usuário" Propriedades da Ferramenta "Atividade Automática" Propriedades da Ferramenta "Conector" Propriedades da Ferramenta "Atividade de Receber" Propriedades da Ferramenta "Atividade de Envio" Propriedades da Ferramenta "Atividade de Serviço" Propriedades da Ferramenta "Referência" Propriedades da Ferramenta "Notificação" Propriedades da Ferramenta "Sub-Processo" Propriedades da Ferramenta "Sincronização" Propriedades da Ferramenta "Raia" Propriedades da Ferramenta "Anotação" Estrutura de Classes Ágiles Relação de ItemTypes Estrutura de User, Group e Nó Organizacional Estrutura de Processes, Activitys, Forms e Transitions Object Type Cadastrando Modelos de Objetos (ObjectType Templates) ObjectType - Cadastrando Atributos ObjectType - Cadastrando Ações ObjectType - Cadastrando Eventos Temporais ObjectType - Cadastrando Telas Ágiles Functions Principais Bibliotecas Nativas BasicRoles Conversion Date Form ItemFunctions ItemMetaData Logic Math

4 Pg. 4/139 PropertiesFunctions Util Admin Console Commands Lista de comandos de administração padrões do Ágiles ResetVisitorPassword activatenewactivity addassignee addprocessowner addprocessownertoallprocess addprocessownertocategoryprocesses changeassignee checktimedevents completeactivity detailprocess detailprocesstemplate firetimedevents listvisitorfolders publish pusharray reactivateactivity reloadfunctions removeprocessowner removescheduledtasks resetallassignees resetassignees reseterrorassignees setactivitytemplate setformvalue setinitiator setitemdescription setitemname setmetadata setprocessstatus showassignees

5 Pg. 5/139 showattachments showformvalues showmetadata showpendingactivities showscheduledtasks suspendactivity suspendallprocesses suspendallprocessesfrominitiator suspendprocess unpublish unlockactivity Complementos para o Ágiles Registro de componente através de biblioteca Jar Estrutura do agiles.xml Como criar bibliotecas de função Exemplo de Biblioteca de Função Como criar adminconsolecommands Exemplo de adminconsolecommand Como criar contextobjects Exemplo de Context Object Como Criar Módulos Externos Como criar WebForms Metadados Definindo Metadados Buscando Metadados Listando Metadados de um Item Visitor Publicação Jython para Ágiles Comparação Java/Jython Operadores Lógicos / Aritméticos Blocos de Controle Declarações Métodos de String

6 Pg. 6/139 Listas Dicionários Exemplos Integração Java/Jython Integração com Ágiles Uso de variáveis do processo Chamada de Functions Disparando sub processos Bibliografia:

7 Pg. 7/139 BPMN Introdução a Notação Introdução O presente documento objetiva prover uma introdução e uma visão geral à Notação para Modelagem de Processos de Negócios Business Process Modeling Notation (BPMN). O contexto e os usos gerais da BPMN serão fornecidos como um suplemento aos detalhes técnicos definidos na Especificação BPMN 1.0, que foi recentemente concluída e liberada para o público. Os conceitos básicos da notação BPMN serão descritos ou seja, os tipos de objetos gráficos que compõem a notação e como eles interagem num Diagrama de Processos de Negócios Business Process Diagram (BPD). Serão também discutidos os distintos usos da BPMN, inclusive como os níveis de precisão afetam o que um modelador incluirá num diagrama. Finalmente, será abordado o valor de se utilizar a BPMN como uma notação padrão, bem como um esboço do futuro da BPMN. O que é a BPMN A Iniciativa para a Gestão de Processos de Negócios Business Process Management Initiative (BPMI) desenvolveu um padrão denominado Notação para Modelagem de Processos de Negócios Business Process Modeling Notation (BPMN). Em maio/2004 foi publicada a especificação BPMN 1.0, resultado de mais de dois anos de esforços do Grupo de Trabalho de Notação da BPMI. O objetivo principal da BMPN é prover uma notação que seja prontamente compreendida por todos os usuários de negócios, desde os analistas de negócios que criam os esboços iniciais dos processos, passando pelos desenvolvedores técnicos responsáveis pela implementação da tecnologia que executará tais processos, e finalmente, até o pessoal das áreas de negócios que gerenciarão e monitorarão aqueles mesmos processos. A BPMN será também suportada por um modelo interno que possibilitará a geração de executáveis BPEL4WS. Portanto, a BPMN estabelece uma ponte padronizada na lacuna existente entre o projeto, ou design, de processos de negócios e a implementação dos processos. A BPMN define um Diagrama de Processos de Negócios (BPD), o qual é baseado numa técnica de fluxogramação customizada para a criação de modelos gráficos de operações de processos de negócios. Assim, um Modelo de Processos de Negócios é uma rede de objetos gráficos, os quais representam atividades (ou seja, trabalho) e os controles de fluxo que definem sua ordem, ou sequência, de execução.

8 Pg. 8/139 Conceitos Básicos da BPMN Um BPD é elaborado a partir de um conjunto de elementos gráficos. Estes elementos propiciam um desenvolvimento facilitado de diagramas simples que parecerão familiares à maior parte dos analistas de negócios (por exemplo, um diagrama de fluxo, ou fluxograma). Os elementos foram escolhidos para serem distinguíveis uns dos outros e para utilizar perfis familiares à maior parte dos modeladores. Por exemplo, atividades são representadas por retângulos e decisões por losângulos. Deve ser enfatizado que uma das diretrizes para o desenvolvimento da BPMN é criar um mecanismo simples para a criação de modelos de processos de negócios, e ao mesmo tempo ser capaz de lidar com a complexidade inerente aos processos de negócios. A abordagem adotada para tratar estes dois requisitos conflitantes foi organizar os aspectos gráficos da notação em categorias específicas. Isto propicia um conjunto reduzido de categorias de notação de modo que um leitor de um BPD possa facilmente reconhecer os tipos básicos de elementos e compreender o diagrama. Dentro das categorias básicas de elementos, variações e informações podem ser adicionadas para suportar os requisitos de complexidade sem alterar drasticamente o aspecto básico do diagrama. As quatro categorias básicas de elementos são: Objetos de Fluxo Objetos de Conexão Objetos de Divisão Artefatos

9 Pg. 9/139 Objetos de Fluxo Um BPD possui um pequeno conjunto de elementos chave (três apenas), que são os Objetos de Fluxo, de modo que os modeladores não tenham de aprender e reconhecer um grande número de perfis distintos. Os três Objetos de Fluxo são: Evento Atividade Gateway Um Evento é representado por um círculo e é algo que acontece durante o curso de um processo de negócios. Esses Eventos afetam o fluxo do processo e usualmente possuem uma causa (gatilho, ou trigger ) ou um impacto (resultado). Eventos são círculos com centros abertos para possibilitar que marcadores internos diferenciem triggers ou resultados distintos. Há três tipos de Eventos, baseados em quando, ou em que momento, afetam o fluxo: Início, Intermediário e Fim (vide figuras à direita, respectivamente). Uma Atividade é representada por um retângulo com ângulos arredondados (à direita) e é um termo genérico para o trabalho que uma companhia executa. Uma Atividade pode ser atômica ou não-atômica (composta). Os tipos de Atividades são: Tarefas e Sub-Processos. Os Sub- Processos são distinguidos por um pequeno sinal de adição ( mais ) no centro inferior do perfil. Um Gateway é representado pelo conhecido perfil de losângulo (à direita) e é utilizado para controlar a divergência e a convergência de Fluxos de Sequência. Portanto, determinará as tradicionais decisões, bem como bifurcações, e junções de caminhos. Marcadores Internos indicarão o tipo de controle do comportamento. Tabela 1: Objetos de Fluxo do BPD Objetos de Conexão Os Objetos de Fluxo são conectados em um diagrama para criar a estrutura básica, ou esqueleto, de um processo de negócio. Existem três Objetos de Conexão que propiciam tal função, a saber:

10 Pg. 10/139 Fluxo de Sequência Fluxo de Mensagem Associação Um Fluxo de Sequência é representado por uma linha sólida com uma seta igualmente sólida (veja à direita) e é usado para mostrar a ordem (a sequência) em que as atividades serão executadas num processo. Observe que o termo controle de fluxo geralmente não é utilizado na BPMN. Um Fluxo de Mensagem é representado por uma linha tracejada com uma seta aberta (veja à direita) e é utilizado para mostrar o fluxo de mensagens entre dois Participantes distintos de um Processo (entidades de negócios ou papéis de negócios) que as enviam e recebem. Na BPMN, duas Entidades separadas no Diagrama representarão os dois Participantes. Uma Associação é representada por uma linha pontilhada com uma seta vazada (veja à direita) e é usada para associar dados, texto e outros Artefatos com objetos de fluxo. As Associações são usadas para mostrar as entradas e saídas das atividades. Tabela 2: Elementos de Conexão do BPD Para modeladores que requeiram ou desejem um nível menos detalhado para criar modelos de processos para fins de documentação e comunicação, os elementos chave e os conectores propiciarão a habilidade para criar diagramas facilmente compreensíveis (vide Figura 1). Modeladores que necessitam maior precisão na criação de modelos de processos poderão submeter análises mais detalhadas ou gerenciadas por um Sistema de Gestão de Processos de Negócios Business Process Management System (BPMS), detalhes adicionais que poderão ser adicionados aos elementos chave e exibidos através de marcadores internos (vide Figura 2).

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12 Pg. 12/139 Objetos de Divisão Muitas metodologias de modelagem de processos utilizam o conceito de objetos de divisão, ou raias, como um mecanismo para organizar atividades em categorias visuais distintas de modo a ilustrar capacidades ou responsabilidades funcionais distintas. A BPMN suporta raias com duas formas principais. Os dois tipos de objetos de divisão da BPMN são: Entidade Raia Uma Entidade representa um Participante num Processo. Também atua como um recipiente gráfico para particionar um conjunto de atividades de outras Entidades (vide figura à direita), usualmente no contexto de situações B2B. Uma Raia é uma subdivisão dentro de uma Entidade e se estenderá por todo o comprimento da Entidade, vertical ou horizontalmente (vide à direita). As Raias são utilizadas para organizar e categorizar atividades. Tabela 3: Objetos de Divisão do BPD

13 Pg. 13/139 As Entidades são utilizadas quando o diagrama envolve duas entidades de negócios ou participantes distintos (vide Figura 3) e são fisicamente separadas no diagrama. As atividades dentro de Entidades distintas são consideradas Processos auto-contidos. Assim, o Fluxo de Seqüência não pode cruzar as fronteiras da Entidade. O Fluxo de Mensagem é definido como o mecanismo para demonstrar a comunicação entre dois participantes e, portanto, deve fazer a conexão entre duas Entidades (ou os objetos entre as Entidades). Paciente Enviar Guia p/ Consulta Receber Agendamento Enviar Sintomas Receber Receita Enviar Pedido de Medicamento Receber Medicamento 1) Gostaria de ver o Dr. 5) Ver o Dr. 6) Estou doente 8) Pegue seu medicamento e pode se retirar 9) Preciso do meu medicamento 10) Aqui está seu medicamento Consultório Médico Receber Guia p/ Consulta Enviar Agendamento Receber Sintomas Enviar Receita Receber Pedido de Medicamento Enviar Medicamento Figura 3: Exemplo de um BPD com Entidades As Raias estão mais proximamente relacionadas às raias das metodologias de modelagem de processos tradicionais, sendo freqüentemente utilizadas para separar atividades associadas com uma função específica de uma companhia (vide Figura 4). O Fluxo de Seqüência pode cruzar as fronteiras das Raias dentro de uma Entidade, mas o Fluxo de Mensagem não pode ser usado entre Objetos de Fluxo em Raias da mesma Entidade. Administração Um Sub-Processo Preparar Pedido de Compra Gerência Aprovar Requisição Servidor Web Encaminhar para Aprovador Figura 4: Um Segmento de Processo com Raias

14 Pg. 14/139 Artefatos A BPMN foi projetada para permitir aos modeladores e às ferramentas de modelagem alguma flexibilidade na extensão da notação básica e propiciar a habilidade de adicionar contexto adequado a situações específicas de modelagem, como por exemplo, mercados verticais (tais como bancos ou seguradoras). Qualquer número de Artefatos pode ser adicionado a um diagrama quando adequado ao contexto dos processos de negócios que estiverem sendo modelados. A versão atual da especificação BPMN pré-define apenas três tipos de Artefatos BPD, quais sejam: Objeto de Dados Objetos de Dados são mecanismos para demonstrar como os dados são requeridos ou produzidos pelas atividades. Estão conectados às atividades através de Associações. Grupo Um Grupo é representado por um retângulo com cantos arredondados com linhas tracejadas (veja à direita). O agrupamento pode ser utilizado para fins de documentação ou de análise, mas não afeta o Fluxo de Sequência. Anotação Anotações são mecanismos para que um modelador propicie informações adicionais em formato texto para o leitor de um Diagrama BPMN (vide figura à direita). Tabela 4: Elementos de Artefatos do BPD

15 Pg. 15/139 Os Modeladores podem criar seus próprios tipos de Artefatos, os quais acrescentam mais detalhes sobre como o processo é executado freqüentemente para demonstrar as entradas e saídas das atividades no Processo. Contudo, a estrutura básica do processo, conforme estabelecida através das Atividades, Gateways e Fluxo de Sequência, não é modificada com a adição de Artefatos no diagrama, como se verifica comparando as Figuras 4 e 5. Administração Informações p/ Compra Preparar Pedido de Compra Gerência Servidor Web Solicitando Aprovação Encaminhar para Aprovador Aprovar Requisição Estas atividades podem ser iniciadas ao mesmo tempo Figura 5: Um Segmento de Processo com Objetos de Dados, Grupos e Anotações Usos Gerais da BPMN A modelagem de processos de negócios é utilizada para comunicar um vasto leque de informações a diferentes audiências. A BPMN foi projetada para cobrir diversos tipos de modelagem e possibilita a criação de segmentos de processos tanto quanto processos de negócios completos, do início ao fim, com diferentes níveis de detalhamento. Dentro da variedade de objetivos da modelagem de processos, há dois tipos básicos de modelos que podem ser criados com um BPD: Processos Colaborativos (Públicos) B2B Processos Internos de Negócios (Privados)

16 Pg. 16/139 Processos Colaborativos (Públicos) B2B Um processo colaborativo B2B demonstra as interações entre duas ou mais entidades de negócios. Os diagramas para esses tipos de processos geralmente são realizados de um ponto de vista global. Ou seja, não adotam o ponto de vista de qualquer participante específico, mas mostram as interações entre os participantes. As interações são demonstradas como uma seqüência de atividades e o padrão de mensagens trocadas entre os participantes. As atividades para os participantes colaborativos podem ser consideradas como os pontos de contato entre eles; assim, o processo define as interações que são visíveis ao público para cada participante. Ao olhar para o processo demonstrado em apenas uma Entidade (ou seja, para um participante), o processo público é também chamado um processo abstrato. Os processos reais (internos) tendem a ter mais atividades e detalhes do que são mostrados nos diagramas dos processos colaborativos B2B. A Figura 3, retro mencionada, está repetida na Figura 6 para mostrar um exemplo de um processo colaborativo B2B. Processos Internos de Negócios Paciente Enviar Guia p/ Consulta Receber Agendamento Enviar Sintomas Receber Receita Enviar Pedido de Medicamento Receber Medicamento 1) Gostaria de ver o Dr. 5) Ver o Dr. 6) Estou doente 8) Pegue seu medicamento e pode se retirar 9) Preciso do meu medicamento 10) Aqui está seu medicamento Consultório Médico Receber Guia p/ Consulta Enviar Agendamento Receber Sintomas Enviar Receita Receber Pedido de Medicamento Enviar Medicamento Figura 6: Exemplo de um Processo Colaborativo B2B Um processo interno de negócios geralmente irá focar do ponto de vista de uma única organização de negócios. Embora os processos internos com freqüência mostrem interações com participantes externos, eles definem as atividades que geralmente não são visíveis para o público e são, portanto, atividades privadas (internas). Se forem utilizadas raias, um processo interno estará contido dentro de uma única Entidade. O Fluxo de Seqüência do Processo é contido, portanto, dentro da Entidade e não pode cruzar suas fronteiras. O Fluxo de Mensagens pode cruzar as fronteiras da Entidade para mostrar as interações existentes entre distintos processos internos de negócios. Assim, um único Diagrama de Processo de Negócios pode demonstrar múltiplos processos privados (internos) de negócios. Propósitos Distintos Níveis de Precisão Distintos A modelagem de processos de negócios costuma iniciar com a captura de atividades em nível macro, explodindo-as posteriormente a menores níveis de detalhamento utilizando diagramas distintos. Podem existir múltiplos níveis de diagramas, dependendo da metodologia utilizada

17 Pg. 17/139 para o desenvolvimento dos modelos. Contudo, a BPMN é independente de qualquer metodologia específica de modelagem de processos. A Figura 7 mostra um exemplo de um processo de alto nível, capturado para um estudo de caso da BPMN, o qual é basicamente uma série de Sub-Processos com três pontos de decisão. Obter informações básicas do pedido (Págs. 2 e 3) Pedido passou "Prova do Ácido"? Sim Obter informações detalhadas (Pág. 4) Criar modelo de capacidade e escolher instalação padrão Instalação, capacidade e termos contratuais aceitáveis? Sim Criar projeto de instalação detalhado e concluir estimativa Custos e projeto da instalação, aceitáveis? Sim Obter autorizações e fechar com o cliente Fazer instalação e ativar ligação (Pág. 9) Fechar o projeto e conciliar contas (Pág. 10) Não Não Figura 7: Exemplo de Processo de Negócio em Nível Macro A Figura 8 mostra o detalhamento do primeiro Sub-Processo da Figura 7. Este diagrama emprega duas Entidades: uma para o cliente e uma para a companhia prestadora de serviços. Note que o diagrama mostra o processo interno de negócios da companhia e apenas um processo abstrato para o cliente (ou seja, o processo do cliente inclui apenas as atividades utilizadas para comunicar-se através do Fluxo de Mensagens com a companhia. As atividades internas à companhia são particionadas em raias para mostrar os departamentos ou funções responsáveis por sua execução (por exemplo, Coordenador de Sistemas, Desenvolvimento de Negócios, Jurídico e Vendas). Não Cliente Contactar Provedor Preencher Informações Receber e Confirmar Encaminhamento Receber e Confirmar Coordenador de Sistemas de Ligação Pedir Informações de 1º Nível Receber Informações de 1º Nível Não Duto interestadual? Contactar e informar Vendas Notificar Jurídico Sim Notificar Desenvolv. de Negócios Encaminhar Cliente para Vendas Requisitar Revisão do Contrato Orientar o Cliente Desenvolvimento de Negócios Receber e Confirmar Sim Varejo Jurídico Receber e Confirmar Receber e Confirmar Requisitar Revisão do Contrato Restrições Contratuais? Distribuidor OK? Não Sim Sim Ponto p/ ligação? Não Não Funcionário em Geral Submeter ao Receber Coordenador Pedido de Sistemas Figura 8: Processo de Negócios em Nível Detalhado para o Exemplo em Nível Macro

18 Pg. 18/139 Qual é o Valor Agregado de modelar em BPMN? Os membros do Grupo de Trabalho de Notação da BPMI representam uma parcela significativa da comunidade de modelagem de processos de negócios, tendo chegado a um consenso e apresentado a BPMN como a notação padrão para a modelagem de processos de negócios. O desenvolvimento da BPMN é um passo importante no sentido de reduzir a fragmentação existente na vasta gama de ferramentas e notações para modelagem de processos. O Grupo de Trabalho de Notação da BPMI trouxe especialização e experiências das diversas notações existentes e procurou consolidar as melhores práticas daquelas distintas notações numa única notação padrão. Como exemplos de outras notações ou metodologias que foram revistas estão: Diagrama de Atividades UML, Processos de Negócios UML EDOC, IDEF, ebxml BPSS, Diagrama de Fluxo de Atividade-Decisão (ADF), RosettaNet, LOVeM, e Cadeias de Evento- Processo (EPCs). Tal fragmentação atrasou ou reteve a adoção em larga escala de sistemas de gestão de processos de negócios inter-operáveis. Uma notação padrão de modelagem bem suportada reduzirá a confusão entre os usuários finais de negócios e de TI. Outro fator que levou ao desenvolvimento da BPMN é que, historicamente, os modelos de processos de negócios desenvolvidos pelo pessoal de negócios eram tecnicamente separados das representações de processos requeridas pelos sistemas projetados para implementar e executar aqueles processos. Assim, havia a necessidade de traduzir manualmente os modelos originais de processos de negócios para os modelos de execução. Tais traduções eram sujeitas a erros e tornavam difícil para os gestores dos processos compreender a evolução e o desempenho dos processos que desenvolveram.

19 Pg. 19/139 Apresentação Geral do Ágiles - Visão Funcional O ÁGILES é um sistema de BPMS (Business Process Management System - Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio), totalmente desenvolvido no Brasil. Possui recursos únicos que permitem à empresa modelar, automatizar, integrar e gerir seus processos de negócios com rapidez, qualidade e custos compatíveis com a nossa realidade. Os profissionais de processos podem criar/documentar as tarefas e atividades com a notação BPMN (padronizada pelo BPMI Business Process Management Initiative), que é universal e de fácil entendimento. De maneira simples, o profissional associa as tarefas, atividades, autores e formulários eletrônicos às regras de negócios que regem a execução do processo específico. O ÁGILES é totalmente utilizado via internet, permitindo que os participantes no processo recebam de forma pró-ativa as atividades e tarefas a serem executadas, bem como a descrição dos formulários eletrônicos e as regras de negócios que regem a execução do processo específico.

20 Pg. 20/139 Módulos da Solução O ÁGILES é composto por diversos módulos. Ao acessá-lo, os módulos que serão exibidos dependem dos direitos/permissões do usuário, mas são: Administração: administração do software. Nesse módulo é feita a manutenção dos diversos cadastros, tais como: usuários, grupos de usuários, categorias de processos, árvore de diretórios do módulo Visitante. Análise e Monitoramento: permite analisar o tempo de execução das atividades/tarefas. Módulos Externos: este permite acessar componentes externos ao ÁGILES, relatórios por exemplo. Desenho de Processos: aqui são desenhados e publicados os processos (eles serão executados no módulo Área de Trabalho ).

21 Pg. 21/139 Visitante: consulta aos documentos publicados. Área de Trabalho: execução dos processos e respectivas atividades. A figura a seguir exibe uma tela principal com a utilização do modulo de portlets com os menus de administração e área de trabalho apresentando seus respectivos conteúdos.

22 Pg. 22/139 Obs. 1: clicando no nome do usuário (canto superior esquerdo) é possível alterar suas propriedades. Este recurso é equivalente a acessar o comando Usuário do módulo Administração. Obs. 2: quando o ÁGILES é acessado, do lado esquerdo da tela aparecem apenas os nomes dos módulos que este usuário pode utilizar, seu conteúdo será exibido ao clicar na barra de título do módulo (em qualquer lugar dela - ícone, nome do módulo ou seta). Veja exemplo a seguir.

23 Pg. 23/139 Obs. 3: ao acessar qualquer comando do módulo ("Trilha de Auditoria" por exemplo), seu conteúdo é exibido do lado direito. Não há um botão específico para "Fechar" uma tela, seu conteúdo deixará de ser exibido assim que se clique em outro item do menu ou faça alguma operação que altere este conteúdo.

24 Pg. 24/139 Cadastrando Usuários (User) O comando Usuário, módulo Administração, permite a inclusão e manutenção do cadastro de usuários do ÁGILES.. Ao clicar nele são exibidos os usuários ativos. Caso deseje localizar um usuário, digite parte do seu nome ou login no campo "Usuário" e pressione ENTER (ou clique na lupa à direita do termo "Ações"). Caso deseje exibir também os usuários inativos (aqueles que foram "excluídos"), selecione a opção "Incluir Inativos" e espere alguns segundos, pois a execução desta opção é automática. Para alterar ou excluir um registro, selecione-o o (no círculo à direita do campo " ") e clique em (Editar Informações do Usuário) ou (Remover Usuário) respectivamente. Atenção! No ÁGILES, a "exclusão" não elimina o registro, apenas torna-o o "inativo" por motivo de controle de histórico. Para visualizar as transações de um usuário dentro do ÁGILES (logins, atividades/operações realizadas), selecione-o o e clique em (Trilha de Auditoria).. A lista será semelhante à exibida pelo comando Trilha de Auditoria do módulo Administração.

25 Pg. 25/139 Para incluir um novo usuário, clique em (Adicionar Usuário). Surgirá a tela a seguir. Preencha as informações que desejar (o "login", "nome a exibir" ir" e "primeiro nome" são obrigatórios) e clique em (Salvar) para gravá-las ou em (Voltar) para desistir da operação. Lembre-se de especificar o idioma padrão para este usuário (isso determina o idioma em que as telas aparecerão) e o fuso horário (o Brasil é GMT -3:00). O botão (Adicionar a um Grupo) permite especificar os grupos aos quais esse usuário pertence, e o botão (Adicionar a um Nó) permite especificar os nós organizacionais de que ele participa. Esses botões são equivalentes a executar as mesmas operações através, respectivamente, dos comandos Grupo e Estrutura Organizacional do módulo Administração. Obs. 1: o usuário "Admin" ou "Administrator" é criado na instalação do ÁGILES, mas ele representa apenas o administrador de sistemas e não tem automaticamente acesso aos grupos/módulos/categorias/diretórios. diretórios. Portanto, ele precisa ser incluído nos grupos aos quais deve pertencer, e suas permissões devem ser definidas em "Permissões de Acesso" como os demais usuários.

26 Pg. 26/139 Obs. 2: ao editar um usuário, NÃO é possível alterar seu login. As demais informações dependem das permissões do usuário que está efetuando a mudança (e não do que está sendo alterado). Na edição, além das informações colocadas na inclusão, é possível definir substituições e alterar a senha do usuário. Essas novas funcionalidades estão detalhadas a seguir. Especificar substituições: o botão (Substituições) permite que se defina quais usuários poderão realizar atividades no lugar do que está sendo editado caso isso seja necessário. Solicitar uma nova senha gerada pelo Ágiles: ao clicar no botão (Criar Senha), o ÁGILES cria nova senha para o usuário selecionado e a envia para o cadastrado para o mesmo (é fundamental que o esteja correto nas informações do usuário, pois essa operação não pede confirmação, apenas informa que foi realizada com sucesso). Alterar a senha atual: clicando no botão (Trocar Senha),, o ÁGILES pedirá a senha atual, a nova senha e a confirmação da mesma. Ao confirmar (clicando novamente no botão), a senha será alterada. A figura a seguir mostra a tela de edição do usuário acessada através do comando Usuário do módulo Administração. Obs. 3: caso a edição do usuário aconteça clicando-se no login do mesmo, no canto superior esquerdo de qualquer tela do ÁGILES, os botões para adicionar grupo e nó organizacional, e criar senha não serão exibidos.

27 Pg. 27/139 Definindo Grupos de Usuários (Group) Criar grupos de usuários é conveniente para que possamos atribuir permissões, atividades e/ou tarefas para diversos usuários de uma vez. Primeiro devem ser criados os usuários (comando Usuário), e depois os grupos através do comando Grupo do módulo Administração. Ao clicar em Grupo surge, do lado direito da tela, a lista de grupos ativos. Se marcar a opção "Incluir Inativos" serão exibidos também os grupos inativos (aqueles que foram "excluídos"). Marque a opção e aguarde alguns segundos, pois a execução é automática. Para localizar um grupo específico, digite parte do nome dele em "Grupo" e pressione ENTER (ou clique em "Procurar Grupo").

28 Pg. 28/139 Quando o ÁGILES é instalado, apenas o grupo Administrators é criado. De acordo com a necessidade, deve-se incluir outros grupos. Para criar um novo, clique em "Adicionar Novo" e surgirá a tela abaixo. Digite o nome do grupo, a descrição, e, clicando nos respectivos botões "+", informe os grupos e usuários que farão parte do que está sendo criado agora (o botão "-" serve para remover grupos/usuários). Clique em "Salvar" para efetivar a inclusão ou em "Voltar" para cancelar a operação. Obs. 1: lembre-se que o usuário "Admin" ou "Administrator" costuma existir no ÁGILES, mas representa apenas o administrador de sistemas e não tem automaticamente acesso aos grupos/módulos/categorias/diretórios (diferente de outros softwares em que o usuário "Admin" tem acesso irrestrito a todas as partes do produto). Portanto, ele também precisa ser incluído nos grupos aos quais deve pertencer. Obs. 2: os conteúdos (categorias, diretórios) a que estes grupos terão acesso deverão ser definidos em "Permissões de Acesso". Para alterar qualquer informação de um grupo existente, selecione-o o (marcando o círculo à direita da coluna "Criado em"), clique em "Editar Selecionado" e proceda de maneira análoga à inclusão. Para remover um grupo, selecione-o e clique em "Remover" (lembrando que a exclusão não apaga realmente o registro, apenas torna-o "inativo").

29 Pg. 29/139 Definindo a Estrutura Organizacional (Organizational Structure) Através do comando Estrutura Organizacional do módulo Administração podemos relacionar as dimensões e níveis (cadastradas em Dimensões e Níveis Organizacionais) ) com os usuários, criando "nós organizacionais". Os nós informam quais usuários respondem por cada função/área. Ao clicar neste comando visualizamos, do lado direito da tela, os "nós" existentes e que estão ativos. Obs.: se desejar filtrar os nós exibidos, preencha os campos "Nome do Nó" e/ou "Nome do Nível" e clique em "Buscar".. Para exibir os nós inativos (aqueles que foram "removidos"), selecione a opção "Incluir Inativos" e clique em "Buscar". Clicando em um "nó" visualizamos sua composição e podemos alterá-la.

30 Pg. 30/139 Se efetuar alterações, ao final utilize o botão "Salvar" para gravá-las. O botão "Remover Nó" elimina a estrutura (o "nó") como um todo. Para criar um novo "nó", a partir da tela inicial deste comando (aquela que exibe os "nós" existentes) clique em "Adicionar Nó". Surgirá a tela: Digite o nome e a descrição da estrutura que está sendo criada. Para definir os níveis que compõem este nó clique em "Definir Nível" e escolha, nos campos que surgirem, a dimensão e o nível que deseja associar. Deve-se utilizar o botão "Definir Nível" quantas vezes forem necessárias para completar a estrutura deste nó.

31 Pg. 31/139 Obs.: se o nome do nó não for especificado, o Ágiles criará um nome composto pelo nome dos níveis que o formam. Exemplo: Brasil_Diretor_Financeira. Após a definição dos níveis, especifique os usuários que pertencerão a este "nó". Utilize o botão "+" para adicioná-los e "-" para removê-los. Clique em "Salvar" para gravar a inclusão (nesta operação o botão "Remover Nó" tem o sentido de "cancelar", ou seja, abandona a inclusão).

32 Definindo Permissões (Access Permissions) Pg. 32/139 No ÁGILES,, quando incluímos itens (usuários, grupos, categorias, etc.) é preciso definir suas permissões, ou seja, quem pode acessar esses itens e o que estes usuários/grupos poderão fazer dentro do sistema. Para definir estas permissões utilizamos o comando Permissões de Acesso do módulo Administração. Primeiro é necessário clicar no "+" à esquerda do comando Permissões de Acesso para exibir a lista dos tipos de permissão. A seguir, clique no tópico desejado, e seu conteúdo será exibido do lado direito. Na figura abaixo, por exemplo, clicou-se no tópico "Permissões de Módulos". Se clicar no nome de um módulo, ele será selecionado e as permissões atribuídas valerão para todos os itens desse módulo. Se desejar escolher os itens, clique no "+" à esquerda do nome do módulo. Nesse caso, o ÁGILES exibirá o conteúdo deste módulo (itens para os quais podemos atribuir permissões). Por exemplo, ao clicar no "+" à esquerda de Administração, a tela exibirá os itens que compõem esse módulo, como mostra a figura abaixo.

33 Pg. 33/139 Obs.: clicando-se no check verde, serão selecionados todos os itens desse módulo. Clicando-se no check vermelho, todos os itens atualmente selecionados serão desmarcados. Quando quiser especificar permissões para um ou mais itens, selecione-os os (no retângulo à direita) e clique em "Editar Permissões". Surgirá uma tela com os usuários cadastrados no ÁGILES.

34 Pg. 34/139 Obs.: caso deseje exibir os grupos existentes, clique em "Incluir Grupos" e depois em "Procurar". Selecionando "Incluir Usuários" e "Incluir Grupos",, e clicando em "Procurar" sem digitar nenhum conteúdo no campo "Usuário/Grupo", fará com que o ÁGILES retorne a lista com TODOS os grupos/usuários usuários cadastrados. Selecione o(s) usuário(s) ou grupo(s) a que deseja atribuir permissões e clique em "Editar Permissões".

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36 Pg. 36/139 Obs.: caso tenha selecionado um grupo, aparecerão as permissões apenas desse grupo. Caso tenha selecionado um usuário, será possível especificar as permissões para esse usuário e para todos os grupos a que ele pertence. A partir desta tela, defina a permissão para cada item. As permissões podem ser: Não Definido: permissão não especificada, faz com que um usuário assuma os direitos do grupo ou do item superior a ele; Não: não permitido; Sim: permitido/operação autorizada. A opção "Recursivo", quando selecionada, aplica as permissões para o item selecionado (uma categoria ou módulo, por exemplo) e todos seus sub-itens. A opção "Propagar para Origem" faz exatamente o contrário, ou seja, quando atribuímos permissão a um sub-item ela aplica a permissão a todos os antecedentes necessários ao acesso a este sub-item (por exemplo, atribuo a permissão a uma sub-categoria e ela automaticamente aplica à categoria-pai para que o acesso à sub-categoria seja possível). Obs.: é importante ressaltar que ambas as opções só se aplicam aos itens e sub-itens JÁ existentes, ou seja, para novos itens criados (mesmo como "pai" ou "filho" daquele que teve as permissões definidas) elas terão que ser especificadas novamente. Portanto, é recomendável que se crie todos os itens necessários antes de defini-las.

37 Pg. 37/139 Visualizando o Log do Sistema (Audit Trail) No módulo Administração, o comando Trilha de Auditoria permite a consulta de todas as transações ocorridas no uso do ÁGILES, desde logins até atividades realizadas. Ao clicar neste comando surge a tela de filtro: Digite os conteúdos que deseja pesquisar e clique em "Ver Detalhes".. O resultado da pesquisa será exibido em uma lista semelhante à que está abaixo, sempre em ordem decrescente de data (no exemplo, o filtro utilizado foram datas de início e término).

38 Pg. 38/139 Para visualizar detalhes de uma das ocorrências, selecione-a (marcando o círculo à direita da coluna "Resultado") e clique em "Ver Detalhes".. A resposta será semelhante à figura abaixo. Sempre que desejar voltar à tela anterior utilize o botão "Voltar" da tela atual e não o do Web Browser. Para efetuar um novo filtro clique novamente em Trilha de Auditoria.

39 Pg. 39/139 Tratando Riscos - Atividades Bloqueadas (Risk: Blocked Activities) Quando ocorrer algum problema em atividades automáticas, será enviado um para o grupo responsável por falhas informando o erro. Obs.: para definir o grupo responsável por falhas, cadastre-o normalmente no comando Grupo e especifique sua função no arquivo de propriedades Ágiles.properties (disponível no diretório onde estão as configurações do ÁGILES). A linha que diz qual grupo será utilizado para o chamado failuregroup é: mail.failuregroup=?? onde?? é o ID do grupo. Este problema pode acontecer por razões diversas. Sempre que ocorrer, o administrador do ÁGILES deve corrigir o fator que originou a falha (acesso a outro aplicativo, por exemplo), clicar no comando Risco: Atividades Bloqueadas, localizar a atividade (os campos na parte superior da tela permitem a realização de filtros) e clicar em "Reativar Atividade".

40 Pg. 40/139 O ÁGILES tentará reativar a atividade para executá-la novamente e, se conseguir, retornará uma mensagem informando o sucesso da operação. Caso volte a ocorrer problema nesta reativação, será apresentada uma mensagem de erro semelhante à que está abaixo. Clicando no botão "Ver Detalhes" será apresentado o detalhamento do erro.

41 Pg. 41/139 Tratando Riscos - Atividades sem Responsável (Risk: Non- Assigned Activities) Toda vez que o ÁGILES for verificar os responsáveis por uma atividade e não conseguir identificá-los, enviará um para o grupo responsável por falhas informando que ocorreu um problema na atividade. Obs.: para definir o grupo responsável por falhas, cadastre-o normalmente no comando Grupo e especifique sua função no arquivo de propriedades Ágiles.properties (disponível no diretório onde estão as configurações do ÁGILES). A linha que diz qual grupo será utilizado para o chamado failuregroup é: mail.failuregroup=?? onde?? é o ID do grupo. Este problema pode ocorrer por diversas razões: o grupo/nó organizacional/tabela auxiliar que deveria receber a atividade não possui usuários, houve uma falha de conexão com algum outro aplicativo (SAP por exemplo), etc. Sempre que ocorrer, o administrador do ÁGILES deve corrigir o problema que originou esta falha (cadastrar os usuários, restabelecer a conexão, etc.), acessar o comando Risco: Atividades sem Responsável, localizar a atividade (os campos na parte superior da tela permitem a realização de filtros) e clicar em "Reativar Atividade". O ÁGILES tentará redefinir os responsáveis pela atividade e, se conseguir, retornará uma mensagem informando o sucesso da operação.

42 Pg. 42/139 Caso volte a ocorrer problema nesta redefinição, será apresentada uma mensagem de erro semelhante à que está abaixo. Clicando no botão "Ver Detalhes" será apresentado o detalhamento do erro.

43 Tratando Riscos Processos Parados (Risk: Stopped Process) Pg. 43/139 Ao entrar neste módulo, o ÁGILES irá identificar todo e qualquer processo que aparentemente esteja com problemas para continuar seu fluxo, independente do tipo de problema. Este módulo tem finalidade de monitoramento, assim sendo, não é permitido reativar fluxos ou reiniciar atividades.

44 Pg. 44/139 Process Designer Criando e Publicando Processos (módulo Desenho de Processos) No módulo Desenho de Processos são armazenados os processos de negócios (modelos/templates) e seus respectivos formulários. Os processos podem ser desenhados diretamente neste módulo ou importados para o ÁGILES. Quando estiverem prontos devem ser publicados e, então, estarão disponíveis para uso. Esta utilização/execução ocorrerá através do módulo Área de Trabalho. O Desenho de Processos é composto pelos itens: Categorias: locais onde os processos são armazenados (a criação das categorias ocorre no módulo Administração ; aqui no Desenho de Processos elas permitem uma melhor organização dos processos de negócios). Através deste comando podemos criar, editar, testar e publicar as versões de cada processo, além de importar mapas para processos e/ou versões novas. Repositório de Formulários: local onde ficam armazenados os formulários existentes no ÁGILES. É importante ressaltar que ficam registrados tanto os formulários originais (de quando o processo foi desenhado ou importado), como as versões geradas por suas alterações. Novo Processo: área específica para a criação de um novo processo (definição de suas propriedades e desenho do mesmo). Para uma melhor compreensão do ÁGILES é importante conhecer alguns conceitos: Processo: : fluxo de trabalho. Modelos/Templates: : mapa do processo, com as regras do negócio/processo e os formulários associados a cada atividade/tarefa tarefa (uma atividade pode ter diversas tarefas). O ÁGILES controla versões do template,, sendo que podem existir "n" versões obsoletas, uma publicada e "n" em revisão (novas). Instâncias: execução de um template guarda tudo o que "aconteceu" durante essa execução (decisões, valores, etc., chamados de "artefatos"). É executada sempre a versão do processo (modelo/template) que está publicada. A instância existe sozinha, ou seja, uma execução torna-se independente a partir do momento em que é iniciada e pode-se ter várias instâncias sendo executadas ao mesmo tempo (por exemplo, uma trabalhando com orçamento acima de um valor - precisando de aprovação da diretoria -, e outra com valores abaixo do estabelecido, e que não exige aprovação). Atividade: cada passo do fluxo de trabalho. Tarefas: subdivisão da atividade. O usuário recebe uma atividade para ser executada, a qual pode ser composta por n tarefas (por exemplo, uma atividade de aprovação do documento que é composta por 2 tarefas: leitura do documento e emitir parecer aprovando ou reprovando o documento ).

45 Pg. 45/139 Documentos/Artefatos: elementos da instância = formulários preenchidos, valores utilizados, caminhos/decisões tomadas. Qualquer elemento que a instância crie/receba/utilize durante sua execução. Publicar: disponibilizar para acesso, dentro de um conjunto de regras. Trabalhando com Formulários (Form Repository) Cada processo de negócio deve possuir ao menos um formulário associado, pois é através dele que o usuário passa informações para o software (e vice-versa). São aceitos formulários em formato HTML ou PDF, mas eles não podem ser criados no ÁGILES. Seu layout deve ser definido em um editor que gere o formato desejado para, então, ser importado para o ÁGILES. Obs.: independente do formato escolhido, o formulário obrigatoriamente deve possuir os botões Salvar e Concluir. Salvar: permite que o usuário execute parte de uma atividade, salve seu conteúdo e complemente-a depois. Concluir: finaliza a execução da atividade e verifica se os campos obrigatórios foram preenchidos. Recomenda-se que o nome do botão Salvar seja dosave ou BtnSave e o Concluir chame doconclude ou BtnConclude. Esta recomendação pode tornar-se obrigatória para alguns geradores de HTML, para que o ÁGILES consiga reconhecer estes botões durante a execução do processo. Independente do nome, eles devem ter as seguintes linhas de código já no formulário (ou seu equivalente em HTML/ÁGILES): function dosave_onbuttonclick() { dosave(); } function doconclude_onbuttonclick() { doconclude(); } O comando Repositório de Formulários, do módulo Desenho de Processos, nos permite incluir os formulários no ÁGILES, visualizar a lista dos que existem (sendo que ficam registrados os

46 Pg. 46/139 formulários originais - de quando o processo foi inserido - e suas atualizações), adicionar versões e alterar suas propriedades. Obs.: não é possível alterar o conteúdo (campos) do formulário através deste comando, essa alteração só acontece durante a execução do processo. Ao clicar em Repositório de Formulários visualizamos, do lado direito da tela, a lista dos formulários existentes. Obs. 1: o número à direita de cada nome é a identificação do formulário (ID) dentro do ÁGILES. Obs. 2: a coluna "Vers." representa a versão atualmente publicada deste formulário, e não o número de versões existentes.

47 Pg. 47/139 Para incluir um novo formulário clique em "Adicionar Form". Coloque um nome e uma descrição, e utilize o botão "Procurar" para anexar o arquivo correspondente. Atenção!!! Caso o formulário esteja em formato PDF, ele poderá ter qualquer nome e apenas este arquivo será importado para o ÁGILES. Caso seja um HTML, necessariamente o arquivo principal deve se chamar form.html e a importação deve ser de um arquivo ZIP que contenha este HTML, assim como a pasta de imagens e os arquivos de estilo do mesmo (CSS, JavaScript, etc.). Obs.: o ÁGILES aceita a inclusão de diversos formulários com o mesmo nome, pois os diferencia pelo ID (número de identificação interno) que é automaticamente gerado pelo sistema. Clique em "Salvar" para gravar a inclusão ou em "Voltar" para desistir da operação. Para alterar as permissões de acesso/edição de um formulário, selecione-o o (círculo à direita da coluna "Vers."), clique em "Editar Permissões" e proceda como descrito no tópico Definindo Permissões. Para editar um formulário ou removê-lo, selecione-o e clique em "Editar Form" ou "Remover Form" respectivamente.

48 Pg. 48/139 A edição do formulário permite a alteração de suas propriedades (nome e descrição), inclusão de versão e publicação da mesma. Para simplesmente alterar nome ou descrição, digite o novo conteúdo e clique em "Atualizar". Para adicionar uma nova versão ao formulário atual, clique em "Adicionar Versão" e proceda como na inclusão de um novo formulário. Obs.: a diferença entre adicionar uma nova versão e um novo formulário, é a quantidade de itens na lista de formulários existentes (aquela que aparece quando clicamos em Repositório de Formulários). Quando adicionamos e publicamos novas versões, o ÁGILES altera o número de versões do formulário existente na lista. Quando adicionamos um novo formulário, é acrescentado um item à lista. Cada formulário pode ter uma versão publicada, várias novas e/ou obsoletas. A publicação de uma versão torna todas as outras obsoletas. Para alterar as propriedades de uma versão, selecione-a e clique em "Editar Versão". Para publicá-la, selecione-a e clique em "Publicar Versão".

49 Pg. 49/139 Criando Processos (New Process) Para criar novos processos (independente se o mapa será desenhado aqui ou importado) devese clicar em Novo Processo no módulo Desenho de Processos. Surgirá a tela "Propriedades do Processo": Na figura, em vermelho, foram incluídas pequenas descrições das finalidades de cada campo, e a seguir estão maiores explicações sobre cada um deles. Nome: nome do processo. Deve ser curto, porém explicativo, pois é através deste nome que localizaremos o processo dentro das categorias. Nome da Instância: para processos que são executados manualmente a partir da Área de Trabalho, podemos especificar o nome padrão para as instâncias do mesmo. Essa informação é opcional e, quando não existir, o usuário deverá especificar o nome da instância no momento que executar o processo.

50 Pg. 50/139 Descrição: descrição do processo. Embora cada atividade/tarefa possa ter uma descrição específica, a descrição do processo deve ser a mais abrangente possível, dando uma visão geral de tudo que ele fará. Categoria: categoria a que o processo pertence. Clique em "Procurar" e escolha uma categoria existente (lembrando que as categorias são criadas no módulo Administração e visualizadas no comando Categorias do Desenho de Processos). Após a criação do processo, seus testes e alterações serão feitos sempre através do comando Categorias do módulo atual. Formulários: relação de TODOS os formulários envolvidos neste processo (independente da atividade/tarefa em que são utilizados). É importante lembrar que, para que o formulário possa ser adicionado neste campo, ele deve ter sido incluído no ÁGILES conforme descrito no comando Repositório de Formulários deste módulo. Referência: tempos estimados para execução desse processo. Podem ser medidos em minutos, horas ou dias. Tempo Total: tempo total - do início ao final da execução. Tempo Ocioso: tempo ocioso (entre tarefas/atividades) e de processamento (tarefas executadas automaticamente pelo sistema). Tempo Humano: tempo gasto em atividades/tarefas que exigem interação humana. Benchmark/Tempo Total: tempo utilizado por processos existentes no mercado (para comparação). Responsável pelo Processo: também chamado "Process Owner", é a pessoa (ou pessoas) responsável pela existência e execução do processo, mesmo que não realize qualquer atividade dentro dele. Clique no "+" e escolha, dentre os usuários cadastrados, aqueles que deseja incluir (lembrando que o cadastramento de usuários ocorre no módulo Administração ). Documentação do Processo: documento contendo toda a especificação do processo. Clique em "Procurar" e escolha o documento a ser anexado, sendo que este documento precisa ter sido previamente publicado pelo ÁGILES (através de qualquer processo que permita essa publicação). Criar Processo: grava as propriedades do processo e abre a tela para o desenho do mesmo ("applet"). Caso o mapa do processo deva ser importado e não desenhado, feche a tela do applet e proceda como descrito na visualização de versões (comando Categorias do módulo atual). Terminado o preenchimento das propriedades (a categoria e o responsável pelo processo são obrigatórios; e o nome, apesar de não ser obrigatório, é altamente recomendável que seja especificado), clique em "Criar Processo". O ÁGILES abrirá a tela ("applet") para que seja desenhado o mapa do processo. Como a explicação deste tópico é bastante extensa será feita no item "Construindo o Mapa do Processo".