MANUAL DE PROCEDIMENTOS ORÇAMENTOS

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1 Conteúdo MANUAL DE PROCEDIMENTOS ORÇAMENTOS... 2 Conceito de Manual Procedimentos... 2 Objetivos do Manual... 2 Aspectos Técnicos ACESSO AO SISTEMA ODONTOSFERA STATUS DO PACIENTE NO SISTEMA GERAR NOVO ORÇAMENTO APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO PROCEDIMENTOS IRREGULARES NO ORÇAMENTO GERAR A GUIA DE TRATAMENTO ODONTOLÓGICO (GTO) CO-PARTCIPAÇÕES PROTOCOLO DE ENTREGA DE ORÇAMENTOS RECURSO DE GLOSA COBRANÇA DE SERVIÇO

2 MANUAL DE PROCEDIMENTOS ORÇAMENTOS Conceito de Manual Procedimentos Manual Administrativo é um instrumento que se destina a regulamentar uma instituição, um sistema ou uma atividade, de forma a servir como guia para os agentes integrantes do processo, seja na condição de executores ou na condição de clientes ou usuários. Informa aos usuários sobre o objetivo do trabalho, a natureza das informações fornecidas e os critérios que orientam o modelo de funcionamento proposto. Objetivos do Manual Permitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento gerencial facilitando a compreensão da estrutura e funcionamento dos sistemas e subsistemas, orientando a execução do processo administrativo. Orientar a execução de atribuições, divulgarem normas de trabalho, estabelecer ordenação uniforme e sistematizada na realização dos procedimentos e rotinas. Aspectos Técnicos O manual deve possuir uma linguagem objetiva, clara e acessível, facilmente compreendida pelo usuário. Apresenta a estrutura da unidade organizacional, suas atribuições, descreve os procedimentos e estabelece os formulários a serem utilizados na consecução das rotinas detalhadas. Podem apresentar em seu conteúdo, as definições, requisitos básicos, documentação e fundamentação legal referente a cada procedimento. Orienta o usuário quanto a localização dos assuntos, seções e respectivos números de página. No início de cada seção deve constar um índice/sumário com os assuntos numerados em itens e subitens. 2

3 MANUAL DE PROCEDIMENTOS ORÇAMENTOS EXECUÇÃO 1. ACESSO AO SISTEMA ODONTOSFERA Para acessar o site de gestão para os credenciados, utilizar através do navegador o acesso ao site: Acessando a página devemos logar no sistema com NOME DE USUÁRIO e SENHA, que será informado após a confirmação de seu credenciamento. 2. STATUS DO PACIENTE NO SISTEMA Viemos reforçar a etapa de inclusão do nome do paciente para a geração do orçamento, para que seja informado sobre o STATUS de nosso paciente em nosso sistema. Existem casos de cancelamento do convênio por iniciativa do cliente e por inadimplência, por isso devemos ficar atentos na data de baixa e data de exclusão explanadas anteriormente, pois o sistema não possibilita nenhum lançamento para esses pacientes que estão com datas de baixas e exclusão no sistema. É imprescindível a consulta no sistema para sabermos se o paciente que será atendido está ATIVO ou CANCELADO no cadastro. A consulta é realizada através do menu: ORÇAMENTOS > NOVO > USUÁRIO TITULAR. 3

4 Caso o Paciente apresente data de EXCLUSÃO futura (ex: xx/xx/2050), o usuário poderá utilizar o plano até a data apresentada na coluna EXCLUSÃO e por isso desconsiderar essa data somente nessa situação e selecionálo. 4

5 3. GERAR NOVO ORÇAMENTO Para gerarmos um novo orçamento para o paciente, primeiramente clicamos no menu orçamentos na opção orçamento. 5

6 Após clicarmos aparecerá a tela de geração. Devemos clicar no botão NOVO para que possamos dar início ao processo de geração. Após clicar em novo abrirá a tela de cadastro do orçamento novo: 6

7 Nessa página colocar o endereço de atendimento e localizar o paciente pelo nome no campo USUÁRIO TITULAR Quando escolhermos o nome do paciente em seguida clicamos na tecla TAB do teclado e automaticamente o sistema carrega o nome do paciente 7

8 Após isso o sistema nos remeterá a uma tela onde estará listado o nome e alguns dados do paciente, precisamos nos atentar na coluna BAIXA pois, se estiver CANCELADO, aparecerá a data na coluna BAIXA ou EXCLUSÃO (vide página 12, Item 5). Caso o Paciente apresente data de EXCLUSÃO futura (ex: xx/xx/2050), o usuário poderá utilizar o plano até a data apresentada na coluna EXCLUSÃO e por isso desconsiderar essa data e selecioná-lo. Localizado o nome do paciente devemos clicar sobre o nome e aguardar o carregamento do sistema. Após voltarmos a tela anterior conferimos se o nome está carregado no campo USUÁRIO TITULAR e clicamos no botão SALVAR: 8

9 Depois de salvo, precisamos preencher a NOMENCLATURA do procedimento que iremos realizar para que o sistema saiba qual trabalho será orçado e executado: Abaixo no campo NOMENCLATURA digitamos o código ou o nome do procedimento especificado para o orçamento e clicamos em TAB para que ela seja carregada pelo sistema, em seguida clicar em SALVAR. Após carregado, seremos remetidos a uma tela de localização do procedimento para que possamos escolher o dente e a face que será aplicado naquele ato escolhido: 9

10 Na opção VALORES DAS ESPECIFICAÇÕES, escolhemos o dente/face e clicamos no sinal de + ao lado. Após isso, clicar acima no botão SALVAR. Depois, logo abaixo em ATOS DO ORÇAMENTO podemos conferir o ato que foi lançado, o dente/face e a quantidade que será realizado. 4. APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO A próxima etapa será a aprovação do orçamento. Após gerado clicamos no botão APROVAR, em seguida abrirá uma tela com os dados do orçamento e devemos conferir e clicar em APROVAR novamente no caso de todos os procedimentos serem cobertos: 10

11 Caso o orçamento tenha atos que envolvem co-participação, como na tela abaixo: Devemos clicar no botão PROPOSTA, para que possa ser visualizado o valor do orçamento que o paciente irá co-participar: 11

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13 A próxima etapa será a forma de pagamento do orçamento. Existem duas formas para a realização do pagamento do orçamento gerado: - BOLETO BANCÁRIO: O paciente que optar por boleto precisa fazer o pagamento através da rede bancária, e aguardar até 3 dias úteis para que o retorno bancário consiga repassar a baixa do pagamento para o sistema Odontosfera e após isso libere o orçamento. 13

14 Após isso, devemos escolher na opção TIPO DE COBRANÇA a forma de pagamento desejada. No caso do item BOLETO BANCÁRIO devemos escolher a opção CARNE e abaixo a CONTA MOVIMENTO precisa ser BANCO SICOOB COOPERAC Ressaltamos que, no caso de parcelamento, o valor minimo de cada parcela deverá ser de R$ 80,00. Após isso será exibido uma tela para a impressão do boleto para que o paciente possa fazer o pagamento em lotéricas ou agências bancárias e aguardar o prazo de 3 dias para que o sistema assuma a baixa através do 14

15 retorno e libere o orçamento para que o dentista inicie o tratamento. Devemos escolher a opção PDF: 15

16 Após isso somente imprimir: - CHECK OUT CIELO (Cartão de Crédito ou Débito): Nessa opção o pagamento é realizado na hora antes da aprovação do orçamento pelo próprio dentista através do nosso sistema Odontosfera conforme demonstrado a seguir: Devemos escolher a opção WEB e abaixo a CONTA MOVIMENTO precisa ser BANCO DO BRASIL 16

17 Após escolher o pagamento ele abrirá uma tela do CIELO CHECKOUT que é a nossa ferramenta de recebimento em casos de CO-PARTCIPAÇÃO Nessa tela devemos preencher os dados do cartão do cliente e o parcelamento. 17

18 Após conclusão desse pagamento, abrirá um aviso com o número do pedido da compra para que possa ser acompanhado até a aprovação da CIELO. Normalmente o retorno de pagamento da CIELO tem o prazo de 24hs. Enquanto não é feita a aprovação o status do orçamento ficará como AGUARDANDO PAGAMENTO Após a aprovação poderemos conferir na tela de emissão do próprio orçamento a data de validade do e o status APROVADO no canto direito: 18

19 Em alguns casos o orçamento, quando for aprovado, ele pode apresentar-se como IRREGULAR. Nestes casos, devemos seguir as orientações apresentadas a seguir. 5. PROCEDIMENTOS IRREGULARES NO ORÇAMENTO Procedimento irregular ocorre quando os atos são lançados dentro do período de longevidade, duas ou mais vezes ou então são lançados fora dos padrões técnicos em relação a posição do dente, itens não compatíveis, com as normativas e regras gerais ligadas ao TISS 3.0 que é o monitoramento exercido pela ANS (Agência Nacional de Saúde) em relação a operadora e administrativos por normas e regras exercidas e operadas pela Diretoria Clínica da operadora. O procedimento irá ficar destacado em vermelho e ao clicar no botão verde conseguimos visualizar o motivo pelo qual está irregular. Veja a seguir: 19

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21 Para a resolução desse conflito, é necessário que o profissional entre em contato com nosso suporte de auditoria clicando no botão SOLICITAR APROVAÇÃO conforme tela abaixo: Colocar no campo OBSERVAÇÃO a justificativa pelo qual o procedimento precisa ser aprovado e clicar no botão SALVAR. O dentista poderá consultar a aprovação do orçamento através do sistema pelo ID (número) do orçamento. 21

22 6. GERAR A GUIA DE TRATAMENTO ODONTOLÓGICO (GTO) Após a aprovação do orçamento é obrigatório e imprescindível que seja gerado a guia de tratamento (GTO) para que possamos através deste documento informar a ANS (Agencia Nacional de Saúde Suplementar) a realização de procedimentos e também para que possa ser lançado e contabilizado para a produção realizar o pagamento deste orçamento ao nosso dentista. Para gerarmos a GTO, após a aprovação do orçamento, devemos clicar no botão GTO localizado no menu superior: Clicando aparecerá uma tela para escolhermos o tipo de extensão do arquivo que irá gerar a GTO. Ela precisa ser gerada sempre em PDF para que possamos conciliar no sistema e para que fique fácil a impressão da mesma. 22

23 Assim que o sistema gera em PDF é exibida a GTO na tela e a partir daí clicamos no botão IMPRIMIR. PEDIMOS ATENÇÂO PARA O CAMPO ASSINATURA ONDE O PACIENTE DEVE ASSINAR DANDO CIENCIA DOS PROCEDIMENTOS QUE SERÃO REALIZADOS: Após imprimir a GTO e colher a assinatura do paciente, o dentista deve ficar atento e arquivar esse documento para que seja enviado à ADMINISTRAÇÃO da INTEGRAL. 7. CO-PARTCIPAÇÕES Refere-se aos procedimentos que estão no ROL de PROCEDIMENTOS da ANS, mas que a Integral realiza a co-participação dos mesmos entre o paciente e a operadora, cobrindo uma parte do ato e repassando o custo de outra parte ao beneficiário. Existem variações entre 10% à 60% de cobertura de acordo com o procedimento que está especificado em nossas tabelas, tanto para o plano INTEGRAL e SENIOR quanto para o MASTER. Ao gerar um orçamento que contenha co-participação, vide os itens 3 e 4 deste manual. 8. PROTOCOLO DE ENTREGA DE ORÇAMENTOS O protocolo é feito para que seja registrado a entrega das GTO s para os auditores. Todas as guias que serão enviadas para a auditoria deverá vir junto com o protocolo de entrega em duas vias, na qual uma deverá ficar com a Integral e a outra via voltará para o dentista devidamente assinada comprovando a entrega. Existem dois tipos de protocolo: - Arquivo interno Integral : Esse arquivo é enviado pela central do credenciado - Arquivo via sistema Portal do Prestador : Esse arquivo estará sempre disponível pelo portal conforme explicado abaixo: 23

24 Selecionar os orçamentos que serão entregues e clicar em Relatório e aí selecionamos a visualização em PDF e clicamos em IMPRIMIR : 24

25 9. RECURSO DE GLOSA Nessa tela do recurso de glosa será exibido todos os orçamentos do prestador que tenha alguma glosa. O prestador pode entrar com um recurso, solicitando receber pelo procedimento/orçamento, mesmo que ele esteja glosado. Após clicar em NOVO para solicitar o recurso: 25

26 Clicar no botão SALVAR: Após isso, clicar na lupa para listar os orçamentos que contém glosas, conforme tela abaixo: 26

27 O sistema vai listar as opções, aí clicamos em uma delas e depois de clicar, você insere a justificativa de porque o recurso está sendo solicitado e clica em salvar. 27

28 Após selecionado todos os orçamentos que necessitam de recursos, clicar em ENVIAR. Feito isso, não será mais possível fazer nenhuma alteração no recurso. Então deverá ser impresso e enviado para os auditores no mesmo endereço que é enviado as GTO s. 10. COBRANÇA DE SERVIÇO Nessa ferramenta, o prestador poderá solicitar o pagamento de guias que já foram enviadas para a auditoria e que ainda não foram concluídas e pagas (status: aprovado) Clicamos em orçamentos cobrança de serviços, após isso clicamos em NOVO e SALVAR. 28

29 Colocamos o numero do orçamento no campo ID e clicamos na tecla TAB para que ele busque no outro campo o nome do paciente e em seguida clicamos em SALVAR: 29

30 Nesta cobrança pode ser inserido vários orçamentos,após selecionado todos os orçamentos que necessitam da cobrança do serviço, clicar em ENVIAR. Feito isso, não será mais possível fazer nenhuma alteração. Então deverá ser impresso e enviado para os auditores no mesmo endereço que é enviado as GTO s para que seja feito uma nova análise. Todo nosso canal de comunicação é realizado pela nossa central de atendimento ao credenciado, onde o contato pode ser encontrado na última página deste manual (vide pág. 30). 30

31 Endereço INTEGRAL SERVIÇOS ODONTOLÓGICOS LTDA RIBEIRÃO PRETO SP Rua Santos Dumont, 766 Vila Tibério CEP: Ribeirão Preto SP Registro na ANS No CRO (SP) No Tel.: (16) Contatos Para um melhor relacionamento com a rede credenciada, a INTEGRAL dispõe de diferentes canais de comunicações: - VIA TELEFONE: CENTRAL DE ATENDIMENTO AO CREDENCIADO Tel.: (016) Horários: de segunda a sexta-feira das 8:00 às 18:00 horas. - VIA centraldocredenciado@integralconvenio.com.br - VIA PORTAL PRESTADOR: 31

32 MANUAL DO CREDENCIADO Prestadores e Dentistas 32