Manual do Sistema de Trâmite de Processos da UFMT

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1 Manual do Sistema de Trâmite de Processos da UFMT Sumário OBJETIVO...2 INFORMAÇÕES...3 GRUPOS...4 OPERAÇÃO COM PROCESSOS E OFICIOS...5 USUÁRIOS...6 ACESSO...7 1º ACESSO...8 TELA INICIAL DO ACESSO...9 MENU: MOVIMENTAÇÃO...10 TELA OFÍCIO INCLUSÃO TELA ENTRADA PROCESSO TELA RESULTADO DA CONSULTA DE PROCESSO TELA INICIAL DA SAÍDA PROCESSO Tela Resultado da Consulta de Processo Tela Saída de Processo TELA EXCLUSÃO SAÍDA PROCESSO Tela Resultado da Consulta de Processo...18 MENU: CONSULTA TELA CONSULTA ESCOLHIDA TELA CONSULTA ESCOLHIDA TELA COMPROVANTE ENTREGA TELA VÁRIOS COMPROVANTES ENTREGA...23

2 Manual do Sistema de Trâmite de Processos da UFMT Objetivo O STP registra e controla os documentos oficiais (Ofícios e Processos) que tramitam nas UNIDADES da UFMT, além de dar suporte a transparência e relacionamento com o cidadão. O Sistema abrange os campus de Cuiabá, Rondonópolis, Araguaia, SINOP e HUJM. Voltar...

3 Manual do Sistema de Trâmite de Processos da UFMT Informações - Unidades de tramitação de processos, aqui tratadas são as administrativas e operacionais, mantendo uma relação com as unidades referenciadas na estrutura organizacional da UFMT. - Usuários de tramitação são aqueles que devem estar vinculado a uma Unidade, previamente cadastro solicitado pelo RESPONSÁVEL da UNIDADE superior através de ofício enviando para contendo as informações obrigatórias como a UNIDADE, NOME e para o seu cadastramento pelo Protocolo Central da UFMT. - Grupos reunião de unidades onde se elege uma unidade só para que possa ser visualizado pelas unidades externas ao agrupamento para movimentação de processos(entrada e Saída). O processo recebido pela Unidade eleita pelo agrupamento o processo pode ser movimentado (Entrada e Saída) dentro do próprio agrupamento. Existem 3 tipos de usuários: Tramitação tem acesso à movimentação dos processos que estão em sua unidade de vinculação e acesso; Protocolizador São os usuários CADASTRADOS para efetuar a criação processos nos campus da UFMT Araguaia, Cuiabá, Rondonópolis, Sinop e HUJM. Cadastro É o usuário do Protocolo Central da UFMT para operações restritas com unidades, usuários e grupos. Voltar...

4 Grupos Entenda como se formam: A forma de ORGANIZAÇÃO em GRUPO depende livremente e exclusivamente de cada estrutura para a movimentação de trâmite de processo. Orientamos que cada RESPONSÁVEL de UNIDADE na estrutura se REUNA e decida como será seu funcionamento. Feito isso encaminha-se para o do PROTOCOLO CENTRAL da UFMT/CUIABÁ através de constando o nome do GRUPO e quais UNIDADES farão parte desse GRUPO e qual UNIDADE ELEITA e RESPONSÁVEL fará a ENTRADA e SAÍDA de processo das UNIDADES que PERTENCE a esse GRUPO. A UNIDADE ELEITA e RESPONSÁVEL ficará unicamente visível para outras UNIDADES da UFMT. Segue exemplos abaixo: Voltar...

5 Operação com processos e oficios A forma de organização em Grupos de Unidades faz com que a operação de CADASTRO e TRAMITAÇÃO se torne visível somente as UNIDADES ELEITAS pelo GRUPOS para a TRAMITAÇÃO GERAL e na TRAMITAÇÃO INTERNA todos os MEMBROS são visíveis. Veja o exemplo abaixo: Neste exemplo fica claro que quando uma unidade externa ao grupo quiser fazer a PROTOCOLIZAÇÃO e TRAMITAÇÃO de Processo para a UNIDADE que esteja no GRUPO ela será representada tão somente pela UNIDADE ELEITA que estará VISÍVEL para RECEBIMENTO. Voltar...

6 Usuários Os usuários deste sistema deve ser sempre alguém que esteja vinculado e responsável por uma unidade para que se faça movimentação de processos dirigido a ela. Sempre que se fizer necessário o CADASTRO, ATUALIZAÇÃO e DESATIVAÇÃO de um USUÁRIO este deverá ser feito pelo RESPONSÁVEL hierarquicamente SUPERIOR da UNIDADE. Para as operações o RESPONSÁVEL deve solicitar para o PROTOCOLO através de ofício ou informando os seguintes dados: 1 Unidade a qual o usuário será vinculado; 2 Nome do usuário; 3 . Obs.: O informado sugestionamos que fosse da UNIDADE. Veja que não é colocado nenhuma SENHA, por que a mesma será GERADA e ENVIADA automaticamente pelo SISTEMA para o CADASTRADO. Quando em seu PRIMEIRO ACESSO o SISTEMA solicitará a Senha Enviada e a NOVA SENHA de sua escolha, a qual será a definitiva de seu ACESSO ao sistema. Se ESQUECER a SENHA o Procedimento acima deverá ser seguido só que PEDINDO para se fazer uma ATUALIZAÇÃO do mesmo USUÁRIO cadastrado. Para DESATIVAR usuário deve-se seguir o mesmo procedimento só que PEDINDO a DESATIVAÇÃO de acesso ao SISTEMA. Voltar...

7 Acesso No acesso ao sistema será solicitado o nome do usuário e sua senha que estará vinculado a uma UNIDADE. No caso de 1º acesso quando enviado a SENHA por pelo SISTEMA ele se dará normalmente, só que logo após a ENTRADA no sistema será exibida uma tela de troca da SENHA gerada e enviada pelo sistema para uma SENHA sua pessoal. Segue as telas: Nesta tela podemos observar que mesmo não estando logado no sistema temos como consultar qualquer processo, desde que tenha o número dele, será mostrado todo seu histórico de movimentação. Voltar...

8 1º Acesso Quando realizada e confirmada a troca o Sistema fará a SAÍDA e pedirá o ACESSO com a Nova Senha de ACESSO. Voltar...

9 Tela Inicial do acesso Tela padrão após fazer a entrada no SISTEMA, segue algumas informações dessa tela: 1 Dentro do próprio sistema tem-se a opção de consulta de QUALQUER PROCESSO que mostrará o resultado da consulta em uma nova janela; 2 Estas opções do MENU lhe dará SOMENTE operações com PROCESSOS direcionados a sua UNIDADE de ACESSO; 3 Mostra a UNIDADE que o USUÁRIO pertence e poderá fazer as OPERAÇÕES. - Botão para retorno a página inicial; - Botão para SAIR do sistema. Voltar...

10 Menu: Movimentação 1 Ofício esta opção faz a inclusão de documento tipo Ofício e Memorando, onde deverá o usuário NOMINAR o documento e como sugestão: Of.123/2015-CESGEA, Mem.123/2002-CESGEA. 2 Processo: Entrada, Saída e Exclusão Saída Estas opções são as operações que Movimentam os Processos que estão sob sua responsabilidade(usuário e Unidade). Quando o processo em consulta geral por qualquer usuário dentro ou fora do sistema indicará toda a sua movimentação em um histórico. Lembrando que a origem(unidade) da movimentação sempre se dará com o Vinculo de cada usuário como sempre é mostrado na parte superior da tela apresentada. Voltar...

11 Tela Ofício Inclusão No campo Documento onde se pede nome, ele será o mesmo para se fazer qualquer consulta. Nesta tela o usuário poderá preencher os campos Documento, Requerente, Assunto e Destino. Quem está enviando é a Unidade do usuário que acessa o sistema. Quando Clicar no botão incluir OFÍCIO e confirmar e mesmo assim o sistema mostrar que houve ERRO verifique o Nome do Documento que colocou, pois o mesmo já pode existir na base de dados, então Troque. Voltar...

12 2 Tela Ações Processos: 2.1 Tela Entrada Processo Esta AÇÃO de ENTRADA deverá ser EXECUTADA seguindo alguns procedimentos listados abaixo: 1 Realize essa ação somente quando esta estiver com o Processo Físico em mãos; 2 Consulte pelo Nro. do Processo que está recebendo para ver se foi DESTINADO para sua UNIDADE LOGADA no sistema; 3 Se confirmada a destinação para sua UNIDADE faça a ENTRADA do processo; 4 Assine o Comprovante de Entrega para a Unidade Origem que enviou o processo. Caso contrário, verificar as instruções, passar o mouse sobre o botão CONSULTAR?. Voltar...

13 2.1.1 Tela Resultado da Consulta de Processo Quando necessitar de VISUALIZAR TODOS OS PROCESSOS que estão DIRECIONADOS para sua UNIDADE basta clicar no link e aparecerá a tela abaixo: Esta tela traz na Primeira linha da tabela, MÉTODO de ORDENAÇÃO para melhor VISUALIZAÇÃO dos processos de acordo com a necessidade. Traz também a paginação do resultado da CONSULTA para que possa NAVEGAR. Para que EXECUTE a ENTRADA do processo, deve ser seguido conforme INSTRUÇÕES passadas anteriormente, bastando agora clicar no BOTÃO AZUL com o Nro. do Processo. A busca com o Nro. do Processo inserido é mais rápida que quando se busca sem ele. Lembramos que para essa CONSULTA ela é específica para os PROCESSO que estariam direcionados para a UNIDADE do USUÁRIO que acessou o SISTEMA. Voltar...

14 2 Tela Ações Processos: 2.2 Tela Inicial da Saída Processo Esta TELA mostra a forma de CONSULTA pelo Nro. Processo ou Ofício ou em seu Link para mostrar todos os que estão em sua UNIDADE aguardando PARECERES. Voltar...

15 2.2.1 Tela Resultado da Consulta de Processo Quando necessitar de VISUALIZAR TODOS OS PROCESSOS que estão para SAÍDA de sua UNIDADE basta clicar no link e aparecerá a tela abaixo: Esta tela traz na Primeira linha da tabela, MÉTODO de ORDENAÇÃO para melhor VISUALIZAÇÃO dos processos de acordo com a necessidade. Traz também a paginação do resultado da CONSULTA para que possa NAVEGAR. Para que EXECUTE a SAÍDA do processo, deve ser seguido conforme INSTRUÇÕES passadas anteriormente, bastando agora clicar no BOTÃO AZUL com o Nro. do Processo. A busca com o Nro. do Processo inserido é mais rápida que quando se busca sem ele. Voltar...

16 Tela Saída de Processo Após SELECIONADO o PROCESSO a TELA seguinte será mostrada para PREENCHIMENTO. Esta AÇÃO de SAÍDA deverá ser EXECUTADA seguindo procedimentos padrões listados abaixo: 1 Realize essa ação somente quando esta estiver com o Processo Físico em mãos; 2 Os pareceres tanto o despachado no processo físico deverá ser o mesmo que constará no processo eletrônico; 3 A opção de Impressão de Comprovante de Entrega deverá estar selecionada para SIM para impressão da destinação do processo; Voltar...

17 2 Tela Ações Processos: 2.3 Tela Exclusão Saída Processo Esta TELA mostra a forma de CONSULTA pelo Nro. Processo ou Ofício ou em seu Link para mostrar todos os que estão com a ÚLTIMA MOVIMENTAÇÃO pela sua UNIDADE e que PODERÁ ser REVERTIDA esta AÇÃO que é a ÚLTIMA. Voltar...

18 2.3.1 Tela Resultado da Consulta de Processo Quando CONSULTADO pelo Nro.Processo, Oficio ou clicar no link e aparecerá como resultado da consulta a tela abaixo(exemplo): Esta tela traz na Primeira linha da tabela, MÉTODO de ORDENAÇÃO para melhor VISUALIZAÇÃO dos processos de acordo com a necessidade. Traz também a paginação do resultado da CONSULTA para que possa NAVEGAR. Para que EXECUTE a EXCLUSÃO da ÚLTIMA AÇÃO no processo bastando agora clicar no BOTÃO AZUL com o Nro. do Processo. A busca com o Nro. do Processo inserido é mais rápida que quando se busca sem ele. Voltar...

19 Menu: Consulta Esta tela nos dá opções de pesquisa de Documentos tramitados, impressão de comprovantes de entrega e a última opção ela será visível quando que na MOVIMENTAÇÃO de SAÍDA colocarmos o parâmetro SIM para impressão, mas que será impressa em uma impressão em uma ÚNICA folha de papel ou ainda assim selecionado por UNIDADES destinadas os documentos. Voltar...

20 2 Tela Consulta: 2.1 Tela Consulta escolhida Quando a consulta for realizada pela OPÇÃO Nro.Processo o CAMPO Ano NÃO estará disponível para SELEÇÃO e sim SOMENTE o CAMPO DOC para ser PREENCHIDO. Voltar...

21 2 Tela Consulta: 2.1 Tela Consulta escolhida Para consulta como Oficio, Assunto e Requerente for SELECIONADO o campo ANO estará disponível para SELEÇÃO. Este PARÂMETRO é OBRIGATÓRIO para essas CONSULTAS para que seja mais RÁPIDA para o RESULTADO esperado. Voltar...

22 2 Tela Consulta: 2.2 Tela Comprovante Entrega Esta OPÇÃO não é propriamente uma CONSULTA, mas sim onde se pode FAZER a REIMPRESSÃO de COMPROVANTE de SAÍDA de PROCESSO da sua UNIDADE e terá a TELA abaixo: Voltar...

23 2 Tela Consulta: 2.3 Tela Vários Comprovantes Entrega Esta OPÇÃO ela será visível quando que na MOVIMENTAÇÃO de SAÍDA colocarmos o parâmetro SIM para impressão e que poderá FAZÊ-LO uma IMPRESSÃO de VÁRIOS COMPROVANTES de SAÍDA de PROCESSOS da sua UNIDADE para as UNIDADES destinadas em uma ÚNICA PÁGINA ou ainda SELECIONAR pelas UNIDADES DESTINO que poderá ser IMPRESSA em uma FOLHA só. Segue a IMPRESSÃO exemplo: Voltar...

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