Integração de livros fiscais com o Microsoft Dynamics AX 2009

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1 Microsoft Dynamics AX Integração de livros fiscais com o Microsoft Dynamics AX 2009 White paper Este white paper descreve como configurar e usar a integração de livros fiscais entre o Microsoft Dynamics AX 2009 SP1 RU8 e o Microsoft Dynamics AX 2012 R2 para análise e relatório de livros fiscais. A integração está disponível como um hotfix em KB Você pode gerenciar seus negócios no Microsoft Dynamics AX 2009 e depois transferir documentos e transações de estoque para o Microsoft Dynamics AX 2012, onde você pode executar tarefas de relatório de livros fiscais de maio

2 Sumário Introdução... 3 Visão geral do processo... 3 Configurar o Microsoft Dynamics AX 2012 R2, KB e KB Instalar o Microsoft Dynamics AX 2012 R2, KB e KB Criar uma entidade legal brasileira... 5 Criar sequências numéricas... 5 Configurar grupos de estabelecimentos fiscais... 6 Configurar estabelecimentos fiscais... 6 Configurar informações de contador... 6 Configurar informações de contabilidade... 7 Configurar calendários fiscais... 7 Configurar um plano de contas... 8 Configurar moedas... 8 Configurar uma razão... 8 Gerenciar a integração no Microsoft Dynamics AX 2009 SP1 RU8 e no KB Instalar KB para Microsoft Dynamics AX Ativar a integração de livros fiscais... 9 Parâmetros de integração de livros fiscais... 9 Configurar a integração de livros fiscais usando o gerenciador de tarefas Exibir o leitor do log de integração de livros fiscais Gerenciar a integração no Microsoft Dynamics AX 2012 R2 KB e no KB Manter Ações Exibir Área de preparo do processo Estoque preparado disponível Recibos fiscais Reduções Z

3 Introdução Este white paper fornece informações sobre a integração entre livros fiscais para Microsoft Dynamics AX 2012 R2 e o Microsoft Dynamics AX A funcionalidade de integração é incluída no hotfix que está disponível no artigo da Base de Dados de Conhecimento Você deve baixar e instalar o hotfix para as duas versões. Essa integração permite que os usuários gerem o SPED Fiscal e a obrigação de contribuição de SPED EFD para transações oriundas do Microsoft Dynamics AX Este documento descreve como configurar a integração nas duas versões e interpretar as informações dos livros fiscais depois de serem transferidas para o Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Visão geral do processo A integração de livros fiscais permite que você faça o seguinte: Gerencie seus negócios no Microsoft Dynamics AX Quando as transações são processadas, as notas fiscais e as transações de estoque são criadas. Periodicamente, transfira notas fiscais e transações de estoque para o Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Quando você transfere as notas fiscais e as transações de estoque, elas entram em uma área de preparo. Você pode verificá-las e corrigir os erros que encontrar quando as notas fiscais e as transações de estoque estiverem nessa área de preparo. Quando estiver satisfeito com a correção dos erros, valide as notas fiscais e as transações de estoque. Depois você poderá criar períodos de registro e executar outras tarefas de relatório de livros fiscais e impostos no Microsoft Dynamics AX 2012 R2. A ilustração a seguir mostra como as notas fiscais e as transações de estoque fluem do Microsoft Dynamics AX 2009 para o Microsoft Dynamics AX 2012 R2. 3

4 1. As notas fiscais e as transações de estoque são exportadas do Microsoft Dynamics AX 2009 para o Microsoft Dynamics AX 2012 R2 com o preparo detalhado em KB e KB usando um gerenciador de tarefas. Todas as notas fiscais são obtidas do modelo de nota fiscal e exibidas na área de preparo. Um usuário pode validar e editar informações sobre notas fiscais com as seguintes exceções: As notas fiscais de saída não podem ser editadas por um usuário. O usuário não poderá alterar a direção, o número, a série e o modelo de uma nota fiscal. 2. Depois que as notas fiscais forem validadas, o usuário poderá transferir as notas fiscais para o módulo Livros fiscais no Microsoft Dynamics AX 2012 R2. 4

5 Configurar o Microsoft Dynamics AX 2012 R2, KB e KB Antes que você possa transferir notas fiscais e transações de estoque do Microsoft Dynamics AX 2009, você deve configurar o Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Instalar o Microsoft Dynamics AX 2012 R2, KB e KB Instale e configure o software Microsoft Dynamics AX 2012 R2; instale o hotfix disponível em KB primeiro e depois instale o hotfix disponível em KB Instruções para administradores de sistemas: KB : KB : Criar uma entidade legal brasileira No Microsoft Dynamics AX 2012, crie uma entidade legal para representar sua empresa. O públicoalvo principal da entidade legal deve estar no Brasil. O endereço da empresa deve ser exatamente o mesmo que você configurou no Microsoft Dynamics AX Para iniciar, clique em Administração da organização > Configurar > Organização > Entidades legais > Novo. Sobre organizações e hierarquias organizacionais: Criar ou modificar uma entidade legal: Criar sequências numéricas No Microsoft Dynamics AX 2012, crie sequências numéricas para as seguintes áreas e referências: Contas a pagar, Conta de fornecedor Contas a receber, Conta do cliente 5

6 Para começar, clique em Administração da organização > Comum > Sequências numéricas > Sequências numéricas. Em seguida, clique em Gerar. Depois que as sequências numéricas forem criadas, modifique cada entrada criada para a entidade legal brasileira. Na guia rápida Segmentos, uma linha constante é adicionada automaticamente. Remova a linha constante que foi adicionada automaticamente. No grupo de campos Alocação de números da guia rápida Geral, marque a caixa de seleção Contínua. Visão geral da sequência numérica: Configurar sequências numéricas: Configurar grupos de estabelecimentos fiscais No Microsoft Dynamics AX 2012, crie um grupo de estabelecimentos fiscais. Você pode agrupar estabelecimentos fiscais e configurar grupos de impostos para cada grupo de estabelecimentos fiscais no formulário Matriz de impostos, mas isso não é necessário para a integração. Para começar, clique em Administração da organização > Configurar > Brasil > Grupos de estabelecimentos fiscais. (BRA) Sobre estabelecimentos fiscais: (BRA) Criar um grupo de estabelecimentos fiscais: Configurar estabelecimentos fiscais Um estabelecimento fiscal é uma localização de uma entidade legal, como subsidiária, filial, fábrica, centro de distribuição, depósito ou loja, que requer um número de inscrição dos impostos do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) ou da Inscrição Estadual (IE). Você deve criar um estabelecimento fiscal para cada empresa que tiver na instalação do Microsoft Dynamics AX Para começar, clique em Administração da organização > Configurar > Brasil > Estabelecimento fiscal. (BRA) Sobre estabelecimentos fiscais: (BRA) Criar um estabelecimento fiscal: Observação: Somente uma entidade legal é necessária no Microsoft Dynamics AX 2012 R2 para a integração funcionar. No entanto, você pode criar uma entidade legal no Microsoft Dynamics AX 2012 R2 para cada empresa que tiver no Microsoft Dynamics AX2009 (entidades legais). Nesse caso, você deve executar todas as etapas descritas nesta seção para cada entidade legal. Configurar informações de contador No Microsoft Dynamics AX 2012, configure informações sobre cada contador que é responsável pelo relatório SPED. Essas informações são usadas para gerar SPED fiscal e contribuições SPED EFD. Para começar, clique em Administração da organização > Configurar > Brasil > Detalhes do contador. Depois de configurar as informações de seus contadores, especifique o contador que é responsável por cada estabelecimento fiscal. 6

7 Para começar, clique em Administração da organização > Configurar > Brasil > Estabelecimento fiscal. Livros fiscais no TechNet: Configurar informações de contabilidade Para cada entidade legal no Microsoft Dynamics AX 2012 R2, você deve configurar um razão, as moedas, o calendário fiscal e o plano de contas. Configurar calendários fiscais Os calendários fiscais fornecem uma estrutura para a atividade financeira de uma organização. Crie calendários fiscais que correspondam às notas fiscais que serão transferidas. Para começar, clique em Contabilidade > Configurar > Calendários fiscais. Sobre calendários fiscais, anos fiscais e períodos: Principais tarefas: calendários fiscais, anos fiscais e períodos: 7

8 Configurar um plano de contas Use o formulário Plano de contas para configurar um plano de contas. Para começar, clique em Contabilidade > Configurar > Plano de contas > Plano de contas. Clique em Novo e, no campo Plano de contas, digite um nome para o plano de contas e a descrição. Observação: não é preciso criar nenhuma conta principal porque ela não é necessária para a integração de livros fiscais. Sobre o plano de contas: Configurar um plano de contas: Configurar moedas Configure as moedas usadas pela entidade legal brasileira. Para começar, clique em Contabilidade > Configurar > Moeda > Moedas. Criar um código de moeda: Configurar uma razão Depois de criar uma entidade legal brasileira, você deve criar um razão para ela. É possível ter apenas um razão para cada entidade legal. Você deve atribuir um plano de contas, um calendário fiscal e as moedas ao razão. Para começar, clique em Contabilidade > Configurar > Razão. Configurar um razão: 8

9 Gerenciar a integração no Microsoft Dynamics AX 2009 SP1 RU8 e no KB Instalar KB para Microsoft Dynamics AX 2009 Antes de começar, você deve se certificar de que esteja usando o Microsoft Dynamics AX 2009 com SP1 e RU8. Em seguida, instale o hotfix disponível em KB Para obter mais informações, consulte o seguinte recurso: KB : Ativar a integração de livros fiscais 1. Clique em Básico > Configurar > Brasil > Parâmetros brasileiros para abrir o formulário Parâmetros brasileiros. 2. Clique na guia Geral e marque as caixas de seleção Habilitar recursos brasileiros e Habilitar Integração de Livros Fiscais para ativar o processo de integração. 3. Pressione CTRL+S ou feche o formulário. Parâmetros de integração de livros fiscais 1. Clique em Administração > Atividades Periódicas > Livros fiscais > Parâmetros de integração de livros fiscais. 2. Insira informações para os seguintes parâmetros: Nome do servidor de banco de dados do Microsoft Dynamics AX 2012 R2 Nome do banco de dados do Microsoft Dynamics AX 2012 R2 ID da partição do Microsoft Dynamics AX 2012 R2 9

10 ID da empresa do Microsoft Dynamics AX 2012 R2 ID do estabelecimento fiscal do Microsoft Dynamics AX 2012 R2 Configurar a integração de livros fiscais usando o gerenciador de tarefas 1. Clique em Administração > Atividades Periódicas > Livros fiscais > Gerenciador de tarefas. 2. Clique em Novo para abrir o Assistente de Trabalho FBI e criar um novo trabalho. Selecione o grupo fiscal chamado Dados fiscais para o Microsoft Dynamics AX2012 R2. 3. Clique no botão Executar agora para iniciar uma nova execução do trabalho no formulário do Gerenciador de Tarefas. 4. Clique na guia Arquivos fiscais para exibir os arquivos fiscais associados ao trabalho. 10

11 5. Clique na guia Execuções do trabalho para exibir informações sobre a execução do trabalho. 6. Clique em Log para abrir o Leitor de log, onde é possível verificar o log da execução do trabalho. Observação: esse botão está disponível somente quando uma execução do trabalho é selecionada no painel Execuções do trabalho. 7. Clique em Atualizar status para consultar todos os arquivos fiscais exportados com status Concluído no sistema externo. Observação: esse botão está disponível somente quando uma execução do trabalho está selecionada no painel Execuções do trabalho e o status atual da execução do trabalho for Tempo limite. 8. Clique na guia Arquivos fiscais exportados para exibir informações sobre os arquivos fiscais exportados associados à execução do trabalho. Observação: esse botão está disponível somente quando um arquivo fiscal exportado é selecionado no painel Arquivos fiscais exportados. 9. Clique em Atualizar status para consultar todos os arquivos fiscais exportados pendentes com status Concluído no sistema externo. Observação: esse botão está disponível apenas quando o status de pelo menos um arquivo fiscal exportado é Tempo limite no painel Arquivos fiscais exportados. Exibir o leitor do log de integração de livros fiscais Você pode usar o formulário Leitor de log para verificar os eventos que ocorreram quando dados foram exportados. Você poderá fazer isso se precisar verificar os detalhes de um evento específico. Para começar, clique em Administração > Atividades Periódicas > Livros Fiscais > Gerenciador de tarefas > Log. Consulte as seguintes descrições de cada campo. Tipo de arquivo fiscal Os arquivos fiscais exportados do evento registrado. Descrição A descrição do evento. Contexto Informações detalhadas sobre o evento registrado. Se o sistema externo não aceitar dados inconsistentes de registro, os valores relevantes dos campos de registro serão exibidos nesse campo. 11

12 Gerenciar a integração no Microsoft Dynamics AX 2012 R2 KB e no KB Depois que o trabalho for executado com êxito no Microsoft Dynamics AX 2009, todas as notas fiscais serão transferidas automaticamente para a área de preparo localizada no Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Para começar, clique em Livros fiscais > Atividades Periódicas > Preparação > Todas as notas fiscais em preparação. Consulte as seções a seguir para obter informações sobre os botões do Painel de Ação. Manter Editar: você pode editar e alterar algumas informações de uma nota fiscal para corrigir um erro. Excluir: você pode excluir uma nota fiscal selecionada ou todas as notas fiscais que foram transferidas para a área de preparo. 12

13 Ações Validar: você pode validar uma nota fiscal específica ou todas as notas fiscais na lista. As validações são usadas para verificar se tudo do ponto de vista fiscal está OK. Estes são os status de validação disponíveis: Exibir Pendente: a validação fiscal ainda não foi executada. Válido: a nota fiscal for validada com êxito. Inválido: a nota fiscal não é válida para fins fiscais. Isso significa que todas as informações fiscais estão erradas ou estão faltando informações necessárias para obrigações fiscais. Modificado: esse é um status temporário de validação fiscal. Quando um usuário modifica as informações da nota fiscal e salva as alterações, o status de validação é atualizado para Modificado. Notas fiscais referenciadas: esse botão permite exibir as referências fiscais associadas à nota fiscal. Por exemplo, se você selecionar uma nota fiscal complementar e depois selecionar a nota fiscal referenciada em ação, o formulário exibirá as notas fiscais originais que complementam. Informações complementares: esse botão permite exibir o texto legal fiscal que está associado à nota fiscal. O formulário mostra o código e a descrição do texto legal fiscal. Erros: esse botão exibe os erros encontrados durante o processo de validação fiscal. Os erros são detalhados por nota fiscal no nível de cabeçalho ou de linha. Área de preparo do processo A área de preparo do processo permite que você lance as notas fiscais que têm status de validação Válido na estrutura de notas fiscais do Microsoft Dynamics AX2012 R2. Você pode executar o processo em lote manualmente ou agendar o lote por um período específico. Depois disso, você pode começar a usar o módulo Livros fiscais. Para começar, clique em Livros fiscais > Atividades Periódicas > Preparação > Processar dados de preparo 13

14 Depois que o processo for concluído e as notas fiscais forem lançadas na estrutura de notas fiscais, você poderá exibi-las na página de listagem Todas as notas fiscais. Para começar, clique em Contabilidade > Consultar > Notas fiscais > Todas as notas fiscais. (BRA) Sobre notas fiscais e estrutura de nota fiscal: Estoque preparado disponível Como parte do processo de transferência do Microsoft Dynamics AX 2009 para o Microsoft Dynamics AX 2012 R2, o processo de integração executa a transferência da posição de estoque e todas as transações relacionadas são mantidas em uma área de preparo específica. Para começar, clique em Livros fiscais > Atividades Periódicas > Estoque preparado disponível. O formulário Estoque disponível exibe a posição de estoque por estabelecimento fiscal e as informações fiscais relacionadas a um item. Você pode alterar o status de validação. Você pode validar uma nota fiscal específica ou todas as notas fiscais que estão disponíveis na lista. As validações são usadas para verificar se tudo do ponto de vista fiscal está OK. 14

15 Estes são os status de validação disponíveis: Pendente: a validação fiscal ainda não foi executada. Válido: a nota fiscal for validada com êxito. Inválido: a nota fiscal não é válida para fins fiscais. Isso significa que todas as informações fiscais estão erradas ou estão faltando informações necessárias para obrigações fiscais. Modificado: esse é um status temporário de validação fiscal. Quando o usuário modifica algumas informações da nota fiscal e salva as alterações, o status é alterado para Modificado. Excluir: você pode excluir a transação selecionada ou todas elas. Log de validação de preparo: você pode exibir o log de validações. Recibos fiscais O processo de integração também transfere os recibos fiscais que foram gerados no módulo Retail do Microsoft Dynamics AX Você pode validar os recibos fiscais transferidos e corrigir os erros que ocorrerem. Para começar, clique em Livros fiscais > Atividades Periódicas > Preparação > Todos os recibos fiscais preparados. O processo de preparação dos dados coletará essas transações com status de validação Válido para lançar na fonte de dados da estrutura de notas fiscais. 15

16 Reduções Z O processo de integração também transfere as reduções Z que foram geradas no módulo Retail do Microsoft Dynamics AX Você pode validar as reduções Z transferidas e corrigir os erros que ocorrerem. O processo de preparação dos dados coletará as transações com status de validação Válido, e as transações serão atualizadas na fonte de dados Estrutura de notas fiscais. 16

17 O Microsoft Dynamics é uma linha de soluções de gerenciamento de negócios integrada e adaptável que permite que você e seus funcionários tomem decisões de negócios com maior confiança. O Microsoft Dynamics funciona de maneira semelhante e integrada aos softwares familiares da Microsoft, automatizando e simplificando os processos financeiros, de relacionamento com o cliente e da cadeia de fornecedores, de maneira a ajudá-lo a obter êxito em seus negócios. Nos EUA e no Canadá (Chamada Gratuita) Em outros países As informações contidas neste documento representam a visão atual da Microsoft Corporation sobre os problemas discutidos até a data da publicação. Como a Microsoft deve responder às mudanças das condições do mercado, isso não deve ser interpretado como um compromisso da parte da Microsoft, e a Microsoft não pode garantir a precisão de nenhuma informação apresentada após a data de publicação. Este white paper é fornecido somente para fins informativos. A Microsoft não faz garantias, expressas ou implícitas, neste documento. Obedecer a todas as leis de direitos autorais aplicáveis é responsabilidade do usuário. Sem limitar os direitos autorais, nenhuma parte deste documento pode ser reproduzida, armazenada ou introduzida em um sistema de recuperação, ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio (eletrônico, mecânico, fotocópia, gravação ou qualquer outro), ou para qualquer propósito, sem a permissão expressa, por escrito, da Microsoft Corporation. A Microsoft pode ter patentes, solicitações de patentes, marcas comerciais, direitos autorais ou outros direitos de propriedade intelectual que abrangem o conteúdo deste documento. A posse deste documento não lhe confere nenhum direito sobre as citadas patentes, marcas comerciais, direitos autorais ou outros direitos de propriedade intelectual, salvo aqueles expressamente mencionados em um contrato de licença, por escrito, da Microsoft Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados. Microsoft e Microsoft Dynamics são marcas registradas ou marcas comerciais da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e/ou em outros países. Os nomes de empresas e produtos reais mencionados aqui mostrados podem ser as marcas comerciais de seus respectivos proprietários. 17

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