ERP Enterprise Resource Planning. (Planejamento de Recursos Empresariais)

Transcrição

1 ERP Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais)

2 ERP Os ERPs, em termos gerais, são plataformas de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa; Possibilitam a automatização e armazenamento de TODAS as informações de negócios de uma organização.

3 Para que serve o ERP Tem um objetivo fundamental: Controlar; Integrar e; Fornecer suporte a todos os processos de uma empresa operacionais, produtivos, administrativos e comerciais.

4 Para que serve o ERP O ERP integra várias funções: controles financeiros; Contabilidade; Folha de pagamento; Faturamento; Compras; Produção; Estoque e; Logística.

5 Para que serve o ERP Possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, o que permite administrar os negócios em uma única base de dados integrada. É um instrumento para a melhoria de processos e das informações online e em tempo real. Em suma, permite aos gestores das empresas visualizarem as transações efetuadas, o impacto delas em cada área da empresa, desenhando um amplo cenário dos negócios.

6 Cenários Carentes de ERP Situação do Negócio: Pouco ou nenhum controle. Qual meu custo, faturamento e lucro? Sem integração entre setores, filiais, empresas. Redigitação de dados, inconsistências. Sem padronização de processos Ex: compras e/ou vendas ad hoc.

7 Cenários Carentes de ERP Pouca organização e unificação das informações. Cadê o fone do fornecedor X? Informações out-of-date Relatório de fechamento do mês daqui a 2 dias, ok? Baixa segurança das Informações da empresa Ex: Sem controle de acesso Atividades manuais, retrabalhos, lentidões

8 Benefícios do uso de ERP Mais controle, Integração, automatização, Padronização de processos, Organização e unificação de informações on-line, de qualidade e seguras Que assegura: Aumento de produtividade, faturamento e lucros + redução de custos, fraudes, erros + simplificação e diminuição de trabalhos + melhoria na tomada de decisões.

9 Estudo de Caso Especializada na produção de componentes e peças usinadas, a Indústria Metalúrgica Friuli, instalada em São José dos Campos (SP), com 80 funcionários, não possuía um ambiente de infra-estrutura de rede integrado, o que dificultava o compartilhamento de informações, recursos, troca de mensagens e acesso a arquivos e documentos importantes. A questão mais importante para a Friuli era garantir o atendimento aos requisitos de seu principal cliente, a Embraer que responde por 80% do seu faturamento.

10 Estudo de Caso Durante todo o processo de produção, a Embraer estabelece requisitos de rastreabilidade dos processos e indicadores de qualidade, já que o segmento aeronáutico é regido por normas e padrões extremamente rígidos. Para atender às necessidades de um ambiente integrado, a Friuli investiu na aquisição de um sistema ERP, através da Computeasy. A solução escolhida, o SAP Business One, foi implantado em apenas três meses com auxílio de consultores da Computeasy. Hoje, o sistema permite que o ciclo de projeto da Friuli seja planejado de forma que todas as etapas e entregas sejam previstas antecipadamente com o cliente.

11 Estudo de Caso A redução do ciclo de projeto também permitiu à Friuli uma diminuição de custos da ordem de 40% em relação às soluções da concorrência, com ciclos de implantação bem mais longos e grande volume de customizações. O software integra várias áreas de compra, de processos, área financeira, possibilitando que a Friuli tenha num sistema único para todas essas áreas com informações acessíveis a todos os usuários. A grande vantagem para a Friuli é que tem condições de dizer, com certeza, para os seus concorrentes que eles estão à frente. Uma empresa que tem grandes clientes precisa de grandes parceiros para poder atendê-los no mesmo nível, avalia Eloisio Henrique da Silva, gerente industrial da Friuli.

12 A melhor escolha O sucesso na adoção de um ERP se inicia no processo de seleção. A escolha de uma solução de ERP tem muito mais a ver com a quantidade de informações que precisam ser sistematizadas do que com o porte da empresa. Grande empresas pedem tudo sob encomenda. Grandes companhias como Embraer, Petrobrás e Nestlé, por exemplo, querem uma solução de ERP que atenda pelo menos 80% de suas necessidades. As pequenas empresas não têm essa condição. Para elas é mais fácil aceitar pacotes de ERP já prontos ou manter os setores isolados tecnologicamente.

13 Passo-a-passo de um projeto ERP Fase 1 Raio X: Esta é a fase do projeto onde os processos e as práticas de negócio são analisados. É o momento em que a companhia é profundamente observada e quando é definida a necessidade de uma solução ERP. Fase 2 Desenvolvimento: É neste momento que uma aplicação é escolhida e configurada para uma companhia. Também são definidos o modelo de funcionamento da solução e outros aspectos do ambiente. Fase 3 Teste: Aqui a solução de ERP é colocada em um ambiente de teste. É quando os erros e falhas são identificados.

14 Passo-a-passo de um projeto ERP Fase 4 Treinamento: Todos os profissionais são treinados no sistema para saber como utilizá-lo antes da implementação ser concluída. Fase 5 Implementação: O software de ERP é finalmente instalado na companhia e se torna funcional aos usuários. Fase 6 Avaliação: A solução de ERP é avaliada, observando-se o que é necessário melhorar e o que está ou não funcionando adequadamente. Esta é apenas uma avaliação geral do projeto ERP para referências futuras.

15 Quanto tempo leva um projeto de ERP? Instalar o ERP não foi um processo fácil para as companhias que o implantaram. Os vendedores de ERP dizem que o tempo de implantação, em média, é de três a seis meses. As implementações que foram feitas em um curto tempo, todas foram realizadas em pequenas empresas, ou foram limitadas a pequenas áreas da empresa, ou apenas usaram as partes financeiras do programa ( no qual o ERP é apenas um caro sistema de contabilidade).

16 Quanto tempo leva um projeto de ERP? Para fazer o ERP certo, a forma como você faz negócio terá que mudar, bem como a forma como as pessoas trabalham. O importante é não focar-se no tempo que levará a sua implantação, já que transformações reais com o ERP normalmente levam entre um e três anos em média. O mais importante é entender porque você precisa dele e como você pode utilizá-lo para aumentar seus negócios, maximizando lucro o minimizando custos.

17 Implementação Alinhar o software, a cultura e aos objetivos de negócio da empresa, eis as razões de sucesso para uma boa implementação de um sistema de ERP. Nada muito complexo. É preciso apenas uma boa articulação entre o que se quer com a solução de gestão integrada e a expectativa de mudança dentro da empresa.

18 Implementação Há uma condição prévia: em qualquer empresa, para uma boa implementação é preciso ter um Patrocinador dentro do projeto. Se for o dono, muito melhor. Mas muitas vezes é o filho do dono, um gerente que enxergou uma boa oportunidade de implementar uma solução de gestão na pequena empresa para melhorar o negócio. Se o patrocinador é o dono (e normalmente é o que acontece na pequena empresa) o caminho já está bastante trilhado porque ele é o responsável por disponibilizar os recursos para o projeto: Financeiro; Material e; Humano.

19 Vantagens do ERP Algumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa são: Eliminar o uso de interfaces manuais; Redução de custos; Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência); Otimizar o processo de tomada de decisão Eliminar a redundância de atividades Reduzir os lead times e tempos de resposta ao mercado.

20 Motivos para usar ERP Alguns motivos que levam empresas a usar ERP: Permanecer competitivas Melhorar a produtividade Melhorar a qualidade Melhorar os serviços prestados aos clientes Reduzir custos e estoques Melhorar o planejamento e alocação de recursos

21 Os componentes típicos de um ERP Finanças Contabilidade Planejamento e Controle da Produção Recursos Humanos Custos Vendas Marketing Estoque

22 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial Financeiro (Contas a Pagar e a Receber) Movimentação das Carteiras de Títulos a Pagar e Receber Acompanhamento e emissão das carteiras de títulos Simulação e emissão do Fluxo de Caixa Emissão do Razão e Diário Auxiliar (Clientes e Fornecedores)

23 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial Contabilidade Geração do Plano de Contas Geração dos Históricos Padrões Geração dos Centros de Custos Lançamentos Contábeis Apuração dos rateios Emissão dos documentos legais: Razão, Diário, Balanço, Balancete, Demonstrativo de Lucros e Perdas

24 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial Estoque Movimentação dos itens Movimentação dos saldos (recebimentos e requisições) Apuração do custo médio Cálculo do lote econômico e ponto de pedido Inventário rotativo Classificação ABC Emissão de Solicitação de Compra

25 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial Planejamento e Controle da Produção (PCP) Geração e movimentação das estruturas de produtos Geração das Ordens de Produção (através dos Pedidos de Vendas) Acompanhamento da produção Movimentação dos recursos de produção (mão de obra e ferramental) Movimentação dos roteiros de fabricação (operações por produto) Movimentação do calendário de produção Alocação da carga máquina

26 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial Carga Máquina Alocação das Ordens de Produção à capacidade das máquinas Controle da capacidade nominal das máquinas Visualização da carga máquina Controle de manutenção das máquinas

27 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial Compras Movimentação de fornecedores Controle de cotações Geração de Pedidos de Compra Análise e seleção de fornecedores (desempenho) Controle da carteira de Pedidos de Compra

28 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial Vendas (Faturamento) Movimentação dos produtos acabados Movimentação dos clientes Movimentação das transportadoras Movimentação dos vendedores Controle da Carteira de Pedidos de Venda Geração dos Pedidos de Venda Geração das Notas Fiscais Análise de crédito Geração de controles estatísticos de vendas

29 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial Ativo Fixo Movimentação dos bens patrimoniais Cálculo e controle das depreciações

30 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial Recursos Humanos (Folha de Pagamento) Movimentação dos funcionários Cálculo e geração da folha de pagamento Cálculo de férias e 13º salário Cálculo de indenizações trabalhistas Controle dos encargos sociais (INSS, FGTS, outros) Controle das horas produtivas e improdutivas

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34 Processo de Negócio com ERP

35 Os problemas mais comuns Falta de apoio da alta gerência (Patrocinador); Problemas no gerenciamento de mudança e treinamento insuficiente são as maiores dificuldades a serem superadas pelas empresas que resolvem adotar uma solução de ERP. O processo de implantação de um software é algo que sempre causa um impacto na cultura da empresa, provoca mudanças na organização, no modelo de gestão, na estrutura gerencial, nos processos de negócios e, principalmente, nas pessoas.

36 Os problemas mais comuns Ninguém deve implantar um ERP esperando que apenas o software vá resolver os problemas da empresa. Muitas vezes o problema da empresa tem a ver com processos de negócios, qualidade de banco de dados, entre outros fatores, como a resistência a mudanças internas, por parte dos funcionários. Para adoção de um ERP são necessários três pilares inovadores, são eles: o software ERP, ou seja, uma nova tecnologia que vai mexer com a arquitetura de informações da empresa; os processos de negócios e; o treinamento dos usuários.

37 Questões chave para um projeto de implantação de ERP Quais módulos e funções a empresa necessita usar? Quais os setores prioritários para início da implantação? Quem são os usuários-chave por setor? Quem formará o comitê para tocar o projeto? Qual diretor patrocinará(apoiará) o projeto?

38 Questões chave para um projeto de implantação de ERP Quantos usuários utilizarão o ERP? De que formas o ERP deverá estar acessível? Qual a expectativa em relação ao ERP? Quanto a empresa pretende investir? Qual o grau de aderência do ERP aos processo da empresa? Qual o potencial de crescimento da empresa no curto e médio prazo?

39 Dicas e cuidados Depois de escolher um bom software e implantá-lo, resta agora à empresa procurar adotar formas permanentes de administração e manutenção para tirar o melhor proveito do uso do ERP. Quando se implementa um ERP, os objetivos são claros: a empresa quer encurtar o ciclo de vida dos seus processos de negócios, sejam eles quais forem. Um processo de compra, por exemplo, que demorava cinco dias, com a adoção do ERP, hoje dura apenas dois dias. Com isso, a empresa passou a ganhar mais dinheiro.

40 Dicas e cuidados Outro Exemplo: Recrutar um funcionário, que demorava quatro dias e hoje consegue ser feito em um dia; Isso também traz mais dinheiro para a empresa. Isso significa ganho de produtividade. Por isso, depois de implantar o projeto de ERP, uma coisa que a empresa não pode deixar de fazer na parte de manutenção é medir o tempo todo os ganhos que obteve com a implementação em cada processo.

41 Quando e quanto será o retorno do ERP? A implantação de um ERP requer uma reorganização na forma como as coisas funcionam mais internamente na sua empresa do que externamente com clientes, fornecedores ou parceiros. Mas, para quem tem paciência, esse é um projeto com retorno garantido. Um estudo feito em 63 empresas que adotaram o sistema, descobriu que os benefícios costumam aparecer em média 3 anos depois da instalação do novo sistema, ou seja, em 36 meses. Após esse período, a média de economia anual com o sistema ERP é em torno de U$ 1,6 milhões. Pergunta Final: É viável? SIM, principalmente para as grandes empresas

42 Principais ERPs no Mercado Nacional R/3 PeopleSoft Enterprise e JD Edwards EnterpriseOne Dynamics Protheus Corpore RM EMS

43 Tecnologias relacionadas a ERP BI (Business Intelligence) DW (data warehouse) e DM (data mart) CRM (Customer Relationship Management) BD (Banco de dados) ERP SO (Sist. Oper.) EAI (Entreprise Application Integration) SCM (supply chain management) BSC (Balanced Score Card)

44 Considerações Finais Favorecem o sucesso do projeto: Planejamento ERP adequado Boa equipe de implantação externa e interna

45 Considerações Finais A tecnologia é benéfica para empresas de portes variados Projetos de implantação de ERP podem ser complexos Riscos Falhas Fatores críticos Prazo, Custo, Qualidade

46 Demonstrações (Veja os vídeos no moodle)

47 Screenshot do R/3 da SAP

48 Screenshot do Protheus da Microsiga

49 Apresentação do ERP Zênite Imperium Características: Ideal para pequenas e médias empresas Customizável (personalizável) Permite acesso remoto Baixo custo e rápida implantação Exemplo de uma tela de cadastro: