SAP Customer Success Story Turismo Hotel Urbano. Hotel Urbano automatiza controle financeiro e internaliza contabilidade com SAP Business One

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1 Hotel Urbano automatiza controle financeiro e internaliza contabilidade com SAP Business One

2 Geral Executiva Nome da Hotel Urbano Indústria Turismo Produtos e Serviços Comercialização online de pacotes de viagem e hospedagem Website SAP Solutions SAP Business One Fundado em janeiro de 2011, o Hotel Urbano é hoje a agência de viagens online (OTA, na sigla em inglês) líder no segmento de hospedagem do mercado brasileiro, com mais de 18 milhões de viajantes cadastrados. Em 2013, superou a marca de 2,8 milhões de diárias vendidas, ou pouco mais de 1 diária a cada 11 segundos. Para suportar este rápido crescimento, a companhia apostou no SAP Business One para automatizar seu controle financeiro e trazer a contabilidade para dentro de casa. 2 / 9

3 Geral Executiva A maior agência online de viagens do Brasil Fundado em janeiro de 2011, o Hotel Urbano, empresa de tecnologia líder nacional entre as agências online de viagens, nasceu para conectar pessoas aos seus sonhos, tempo livre ao lazer e economia à qualidade de vida, mostrando que viajar é possível. Ao longo dos últimos quatro anos, o Hotel Urbano tornou-se a agência de viagens online (OTA, na sigla em inglês) líder no segmento de hospedagem do mercado brasileiro, com mais de 18 milhões de viajantes cadastrados. Em 2013, a empresa superou a marca de 2,8 milhões de diárias vendidas, ou pouco mais de 1 diária a cada 11 segundos. Diariamente, o Hotel Urbano oferece cerca de 8 mil pacotes com preços acessíveis para mais de quatrocentos dos principais destinos turísticos nacionais e internacionais, pacotes esses que se renovam constantemente. Além disso, o HU oferece ainda mais de 180 mil opções de hospedagem (hotéis, pousadas, etc.) em mais de 30 mil destinos, espalhados por 183 países em todo o mundo. Janeiro e escritório em São Paulo, a empresa tem entre os seus investidores os fundos americanos Insight Ventures Partners e Tiger Global Management. Com mais de 11 milhões de fãs no Facebook, o Hotel Urbano possui ainda a maior fanpage do setor de viagens em todo o mundo. 180 mil opções de hospedagem Desde a sua fundação, o Hotel Urbano saltou de 5 para mais de 650 funcionários e está com vagas abertas e segue contratando. Com sede no Rio de 3 / 9

4 Geral Executiva Crescimento demandando processos mais sofisticados Todas as transações realizadas pelo Hotel Urbano passam por uma plataforma online chamada Admin, desenvolvida internamente pela equipe de Tecnologia da Informação (TI) da empresa. Por meio desse sistema, a companhia publica todas os seus pacotes de viagem e opções de hospedagem, que se renovam constantemente, bem como administra e gerencia as vendas de seus pacotes e diárias, seja por meio de seu site ou aplicativo mobile, disponível para as plataformas ios, Android e Windows Phone. A solução possui capacidade para lidar com o grande volume de vendas. No entanto, a partir de um dado momento, os controles financeiros, que eram realizados manualmente através de planilhas, ficaram muito difíceis de gerenciar. Como o volume de vendas cresceu muito, decidimos automatizar nossos processos para o fechamento financeiro, afirma Eduardo Sampaio, gerente de Business Intelligence (BI) do Hotel Urbano. No início de 2012, o Hotel Urbano entendeu que era hora de implementar uma solução de gestão corporativa para automatizar os processos financeiros por trás de seus serviços e optou pelo SAP Business One. Como o volume de vendas cresceu muito, decidimos automatizar nossos processos para o fechamento financeiro. 4 / 9

5 Geral Executiva Integração garantida com sistemas legados Sampaio lembra que, dos vários sistemas avaliados na época, o SAP Business One foi o que melhor se integrou ao Admin da companhia. Queríamos uma solução que pudesse ser facilmente integrada ao nosso Admin, ao invés de substituí-lo, diz. Além disso, a solução SAP foi recomendada pela Artsoft, parceiro do Hotel Urbano há anos e responsável pela implementação. Queríamos uma solução que pudesse ser facilmente integrada ao Admin, ao invés de substituí-lo. 5 / 9

6 Geral Executiva Um sistema de gestão operando em apenas quatro meses De acordo com Sampaio, o processo de implementação do SAP Business One começou em janeiro de Quatro meses depois, o sistema estava em operação. Segundo o executivo, o projeto começou pelo módulo financeiro, que passou a dar suporte ao sistema de vendas do site. Em um segundo momento, foi implementado o módulo contábil-fiscal, o que permitiu que a contabilidade da empresa passasse a ser feita internamente. Ao todo, o projeto envolveu uma equipe de 15 profissionais, entre especialistas de TI do Hotel Urbano e consultores da Artsoft Sistemas. Apesar da engenharia complexa e de processos que mudam rapidamente e mudaram ao longo do projeto, a implementação do SAP Business One foi simples, ressalta Sampaio. Primeiramente porque o SAP Business One é uma solução de fácil implementação, mas também porque o Hotel Urbano tem seus processos muito bem desenhados. Apesar da engenharia complexa e de processos que mudam rapidamente e mudaram ao longo do projeto, a implementação do SAP Business One foi simples. 6 / 9

7 Geral Executiva Processos financeiros e contábeis sob controle O SAP Business One inclui todos os processos necessários para administrar empresas de todos os tamanhos, oferecendo funções completas de gestão empresarial para finanças, vendas, clientes, estoque e operações. Hoje o SAP Business One cuida de toda a parte financeira do Hotel Urbano. O Admin realiza as vendas e envia para o novo sistema de gestão as informações sobre valores, formas de pagamento, validade do pacote e números de pedido de cada compra. A partir daí o SAP Business One cuida de todo o processo, até a emissão das notas fiscais para o cliente. As informações são passadas ao Contas a pagar, que faz a comunicação bancária e então emite as notas fiscais de serviços, detalha o executivo. Também ficam a cargo do SAP Business One os processos de fechamento financeiro do Hotel Urbano. As informações são passadas ao Contas a pagar, que faz a comunicação bancária e então emite as notas fiscais de serviços. 7 / 9

8 Geral Executiva Processos mais ágeis e informações confiáveis para a tomada de decisões Com o SAP Business One, o Hotel Urbano ganhou muito mais velocidade e dinamismo em seus processos e fechamento financeiro. Além disso, a companhia passou a contar com relatórios detalhados sobre os seus negócios, uma vez que o sistema gera dashboards que permitem aos executivos identificar as regiões para as quais mais vendem, bem como os destinos turísticos mais procurados. Também é possível saber quais os tipos de produtos, parceiros de hospedagem ou companhias aéreas mais rentáveis. Isso nos permite oferecer os melhores pacotes ao mercado, com a certeza de lucratividade para a empresa também, afirma Sampaio. Do ponto de vista tecnológico, o Hotel Urbano está preparado para rapidamente absorver mudanças em seus processos de negócios. O SAP Business One é simples de ser configurado e permite ajustes rápidos. Assim estamos sempre preparados para atender a novas demandas de mercado antes mesmo que elas impactem nosso negócio, conclui. O SAP Business One é simples de ser configurado e permite ajustes rápidos. Assim estamos sempre preparados para atender a novas demandas de mercado antes mesmo que elas impactem nosso negócio. 8 / 9

9 Geral Executiva Planos Futuros Os resultados do rápido processamento de dados financeiros, somado à facilidade de contar com informações relevantes que agregam ainda mais inteligência ao negócio já levam o Hotel Urbano a estudar a adoção do SAP HANA como forma de ganhar ainda mais velocidade no levantamento e análise de relatórios e dashboards que suportam decisões estratégicas na companhia. 9 / 9

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