Gestão Estratégica da Informação. Organização da Informação ERP Anibal Alberto Vilcapoma Ignacio.

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1 Gestão Estratégica da Informação Organização da Informação ERP Anibal Alberto Vilcapoma Ignacio

2 Dados Informação - Cohecimento Dados Simples observações sobre o estado do mundo. Facilmente estruturado. Facilmente obtido por máquinas. Frequentemente quantificado. Facilmente transferível. Exemplos: - Data de aniversário de um cliente - Quantidade de produção - Custo de matéria-prima - Número de empregados Informação Dado dotado de relevância e propósito. Requer unidade de análise. Exige consenso em relação ao significado. Exige necessariamente a mediação humana. Exemplos: - Aniversariante do mês (fato). - Capacidade de produção - Custo de venda de produto - Produtividade do funcionário Conhecimento Informação valiosa da mente humana. Inclui reflexão, síntese, contexto. De difícil estruturação. De difícil captura em máquinas. Frequentemente tácito. De difícil transferência. Exemplos: - Abono de aniversário. - Incremento da produção abaixo da capacidade. - Venda com rentabilidade acima do padrão. - Bônus pela produtividade

3 Introdução A organização da informação no contexto computacional encontra-se bastante desenvolvida. Foram elaboradas várias linguagens e sistemas de gerenciamento de dados capazes de realizar o trabalho. Este curso não enfoca esta visão da organização da informação, mas mostra como usar a tecnologia da informação para melhor atingir os objetivos das instituições. A informação contribui de muitas formas para a elaboração e execução mais eficazes das estratégias das instituições. As abordagens funcionais distribuíram a responsabilidade quanto à informação entre funções: áreas de informática, serviços de biblioteca, pesquisas de mercado etc. A existência dessas funções na maioria das instituições mantém a disputa pelo gerenciamento da informação e conduz a fragmentações e a enfoques distintos mas com pouca interação eles.

4 Diferentes visões da informação A visão Presidente; A visão do contador, do diretor de órgão; A visão do marketing; A visão da comunidade e do cidadão. 6/22

5 A Gerência Funcional da Informação Quem Executa o Gerenciamento da Informação? Biblioteca Área de Informática Área Usuária Assistentes Executivos

6 Proposta de Gerência da Informação Razões para uma proposta genérica para o gerenciamento de informações: 1. A informação recebe ênfases diferentes em cada segmento econômico e em cada organização. 2. As diferentes tarefas dentro da gerência assumem diferentes níveis de importância e valor entre as organizações. Enfoques diferentes podem criar sistemas de informação ISOLADOS

7 Níveis de Sistemas de Informações Três Níveis de Sistemas de Informações Marketing Vendas Operações Finanças Marketing de Produtos Telemarketing Processamento de Ordens Contas a Receber Vendedores Sistema de Pedidos de Clientes (Grupo) Sistema de Análise de Vendas (Pessoal) Sistema de Geração de Receitas (Institucional)

8 Descrição de Sistema de Informações Pessoal Máquina Dados Pessoa Programas Procedimentos Departamento

9 Descrição de Sistema de Informações em Grupo Trabalhador Dados Gerente Trabalhador Trabalhador Organização

10 Descrição de Sistema de Informações da Organização Clientes Departamento A Computadores e Programas Vendedores Departamento B Departamento C Instituições Financeiras

11 Organização dos dados Sistemas de Extração Tradicionais

12 Data Warehouse 12

13 Arquitetura do Data Warehouse Principais tarefas efetuadas pelo DW Obter dados dos BDs operacionais Armazenar os dados Fornecer informações para tomada de decisão Administrar o sistema e os dados Principais componentes do DW Mecanismos para acessar e transformar dados Mecanismo para armazenamento de dados Ferramentas para análise de dados Ferramentas de gerência 13

14 Estrutura Interna Requisitos do DW Eficiente Grande volume de dados imutáveis Processamento paralelo e/ou distribuído Confiável Funcionamento do sistema Resultado das análises Expansível Crescente volume de dados Maior número de fontes de dados 14

15 Estrutura Interna Em geral são usados BDs relacionais para armazenar os dados do DW Capazes de manter e processar grandes volumes de dados Otimizados para lidar com dados imutáveis As ferramentas de análise empregam: Técnicas de mineração de dados Inteligência artificial: redes neurais, fuzzy, etc. A Internet: Web mining, agentes móveis, etc. 15

16 Estrutura Interna Clientes Operacionais BDs Operacionais BDs Externos Clientes Informacionais Obtenção de Dados Data Warehouse Busca de Informações Gerenciamento 16

17 Obtenção de Dados Estrutura Interna Oracle SQL Server DB2 InterBase Extrair Transformar Carregar Dados operacionais Dados externos Limpar Reconciliar Aprimorar Sumarizar Agregar Organizar Combinar várias fontes Popular sob demanda Data Warehouse Arquivos 17

18 Níveis de Sistema de Informação Fonte: Sistemas de Informações - Laudon & Laudon Nível Estratégico Executivos Nível Gerenciamento Gerências Médias Nível Conhecimento Analistas Nível Operacional Funcionários Operacionais VENDAS/MKT INDUSTRIAL FINANÇAS CONTROLLER RH

19 Tipos de SI VENDAS/MKT INDUSTRIAL FINANÇAS CONTROLLER RH Executive Support Systems - (ESS) Managemente Information Systems - (MIS) Decision Suport Systems - (DSS) Knowledge Work Systems - (KWS) Office Automation Systems - (OAS) Transaction Processing Systems - (TPS) Sistemas - Nível Estratégico Tendências Plano Plano Planejamento Planejamento Vendas Operacional Previsão Orçamentário Pessoal 5 anos 5 anos Caixa(5anos) Sistemas - Nível Gerenciamento Gerenciamento Controle Orçamento Análise Análises Vendas Inventário Anual Investimentos Realocações Análises vendas Escalonamento Análises Análises Análises custos regionais Produção Custos Preços contratos Sistemas - Nível Informação (Conhecimento) Estação trabalho Estação trabalho engenharia Gráfica Processamento Armazenamento Calendários textos imagens Eletrônicos Sistemas - Nível Operacional Contr.Máquinas Seguros Balancetes Compensações Pedidos Vendas Chão Fábrica Contas a Pagar Treinamento Faturamento Controle Materiais Caixa Contas a Receber Registros Fonte: Sistemas de Informações - Laudon & Laudon

20 Características dos processamentos Tipos de Sistemas Informações de entrada Processamento Informações de saída Usuários ESS DSS KWS Dados consolidados, internos, externos Modelos análises, volume dados pequenos Gráficos, simulações, interatividade Interatividade, simulações, análises Projeções, respostas por consultas Consultas especiais, análises de decisões, respostas por consultas Consultas específicas e sumarizadas Modelos, gráficos Executivos Assessorias MIS Transações Rotinas de consultas, Consultas Gerências sumarizadas, modelos simples, médias modelos simples análises Especificações de Modelagem, Assessorias projetos, base de simulações técnicas conhecimento OAS TPS Documentos, Escalas Transações, eventos Documentos, gerenciamento, classificação, comunicação Classificação, relações, inclusões, atualizações Documentos, escalas, correspondências Consultas detalhadas, relatórios, sumários Trabalhadores de escritório Pessoas operacionais, supervisores

21 Resumindo... Sistemas de Informação Sistemas de Apoio às Operações Sistemas de Apoio Gerencial Sistemas de Processamento de Transações Sistemas de Controle de Processos Sistemas de Colaborativos Sistemas de Informação Gerencial Sistemas de Apoio à Decisão Sistemas de Informação Executiva

22 Resumindo... Sistemas de Informação Sistemas de Apoio às Operações Sistemas de Apoio Gerencial Sistemas de Processamento de Transações Sistemas de Controle de Processos Sistemas de Colaborativos Sistemas de Gestão Integrado - ERP Controle de Processos Industriais (uso sensores eletrônicos) Colaboração entre Equipes/Grupos de Trabalho - Correio Eletrônico, Videoconferência...

23 Resumindo... Sistemas de Informação Sistemas de Apoio às Operações Relatório/Posições Padronizadas para Gerentes Sistemas de Apoio Gerencial Sistemas de Informação Gerencial Apoio Interativo à Decisão - Planilhas p/ Simulação Sistemas de Apoio à Decisão Informação elaborada especificamente para Executivos - Informação crítica de fácil visualização Sistemas de Informação Executiva

24 EXEMPLO DE DSS Modelos Matemáticos SOFT Sistema de Otimização de Fluxos de Transporte Anibal V. Ignacio

25 EXEMPLO DE DSS Apresentação do Projeto Revisão da Rede Logística

26 ERP Enterprise Resource Planning Planejamento de recursos empresariais

27 O que é ERP Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automatização e armazenamento de todas as informações de negócios.

28 Para que serve o ERP Têm um objetivo fundamental: controlar, integrar e fornecer suporte a todos os processos de uma empresa operacionais, produtivos, administrativos e comerciais. O ERP integra várias funções: controles financeiros, contabilidade, folha de pagamento, faturamento, compras, produção, estoque e logística. Possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, o que permite administrar os negócios em uma única base de dados. É um instrumento para a melhoria de processos e das informações online e em tempo real. Em suma, permite aos gestores das empresas visualizarem as transações efetuadas, o impacto delas em cada área da empresa, desenhando um amplo cenário dos negócios.

29 Dicas de Quem Conhece o Mercado Especializada na produção de componentes e peças usinadas, a Indústria Metalúrgica Friuli, instalada em São José dos Campos (SP), com 80 funcionários, não possuía um ambiente de infra-estrutura de rede integrado, o que dificultava o compartilhamento de informações, recursos, troca de mensagens e acesso a arquivos e documentos importantes. A questão mais importante para a Friuli era garantir o atendimento aos requisitos de seu principal cliente, a Embraer que responde por 80% do seu faturamento. Durante todo o processo de produção, a Embraer estabelece requisitos de rastreabilidade dos processos e indicadores de qualidade, já que o segmento aeronáutico é regido por normas e padrões extremamente rígidos. Para atender às necessidades de um ambiente integrado, a Friuli investiu na aquisição de um sistema ERP, através da Computeasy. A solução escolhida, o SAP Business One, foi implantado em apenas três meses com auxílio de consultores da Computeasy. Hoje, o sistema permite que o ciclo de projeto da Friuli seja planejado de forma que todas as etapas e entregas sejam previstas antecipadamente com o cliente. A redução do ciclo de projeto também permitiu à Friuli uma diminuição de custos da ordem de 40% em relação às soluções da concorrência, com ciclos de implantação bem mais longos e grande volume de customizações. O software integra várias áreas de compra, de processos, área financeira, possibilitando que a gente tenha num sistema único todas essas áreas com informações acessíveis a todos os usuários. E a nossa vantagem de dizer com certeza para nossos concorrentes que estamos à frente. Uma empresa que tem grandes clientes precisa de grandes parceiros para poder atendê-los no mesmo nível, avalia Eloisio Henrique da Silva, gerente industrial da Friuli.

30 A melhor escolha O sucesso na adoção de um ERP se inicia no processo de seleção. A escolha de uma solução de ERP tem muito mais a ver com a quantidade de informações que precisam ser sistematizadas do que com o porte da empresa. A grande empresa pede tudo sob encomenda. Grandes companhias como Embraer, Petrobrás e Nestlé, por exemplo, querem uma solução de ERP que atenda pelo menos 80% de suas necessidades. As pequenas empresas não têm essa condição. Para elas é mais fácil aceitar pacotes de ERP já prontos.

31 Passo-a-passo de um projeto ERP Fase 1 Raio X: Esta é a fase do projeto onde os processos e as práticas de negócio são analisados. É o momento em que a companhia é profundamente observada e quando é definida a necessidade de uma solução ERP. Fase 2 Desenvolvimento: É neste momento que uma aplicação é escolhida e configurada para uma companhia. Também são definidos o modelo de funcionamento da solução e outros aspectos do ambiente. Fase 3 Teste: Aqui a solução de ERP é colocada em um ambiente de teste. É quando os erros e falhas são identificados. Fase 4 Treinamento: Todos os profissionais são treinados no sistema para saber como utilizá-lo antes da implementação ser concluída. Fase 5 Implementação: O software de ERP é finalmente instalado na companhia e se torna funcional aos usuários. Fase 6 Avaliação: A solução de ERP é avaliada, observando-se o que é necessário melhorar e o que está ou não funcionando adequadamente. Esta é apenas uma avaliação geral do projeto ERP para referências futuras.

32 Quanto tempo leva um projeto de ERP? Instalar o ERP não foi um processo fácil para as companhias que o fizeram. Os vendedores de ERP dizem que o tempo de implantação, em média, é de três ou seis meses. As implementações que foram feitas em um curto tempo, todas foram realizadas em pequenas empresas, ou foram limitadas a pequenas áreas da empresa, ou apenas usaram as partes financeiras do programa ( no qual o ERP é apenas um caro sistema de contabilidade). Para fazer o ERP certo, a forma como você faz negócio terá que mudar, bem como a forma como as pessoas trabalham. O importante é não focar-se no tempo que levará a sua implantação, já que transformações reais com o ERP normalmente levam entre um e três anos em média, mas sim entender porque você precisa dele e como você pode utilizá-lo para aumentar seus negócios.

33 Implementação Alinhar o software, a cultura e os objetivos de negócio da empresa, eis as razões de sucesso para uma boa implementação de um sistema de ERP. Nada muito complexo. É preciso apenas uma boa articulação entre o que se quer com a solução de gestão integrada e a expectativa de mudança dentro da empresa. Há uma condição prévia: em qualquer empresa, para uma boa implementação é preciso ter um patrocinador dentro do projeto. Se for o dono, tanto melhor. Mas muitas vezes é o filho do dono, um gerente que enxergou uma boa oportunidade de implementar uma solução de gestão na pequena empresa para melhorar o negócio. Se o patrocinador é o dono, e normalmente é o que acontece na pequena empresa, o caminho já está bastante trilhado porque ele é o responsável por disponibilizar os recursos para o projeto financeiro material e humano.

34 Vantagens do ERP Algumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa são: Eliminar o uso de interfaces manuais Redução de custos Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência) Otimizar o processo de tomada de decisão Eliminar a redundância de atividades Reduzir os lead times e tempos de resposta ao mercado.

35 Alguns motivos que levam uma empresa a usar ERP, podem ser citados: Permanecer competitivas Melhorar a produtividade Melhorar a qualidade Melhorar os serviços prestados aos clientes Reduzir custos, estoques Melhorar o planejamento e alocação de recursos

36 Os componentes típicos de um ERP. Finanças. Contabilidade. Planejamento e Controle da Produção. Recursos Humanos. Custos. Vendas. Marketing. Etc.

37

38 Os problemas mais comuns Falta de apoio da alta gerência, problemas no gerenciamento de mudança e treinamento insuficiente são as maiores dificuldades a serem superadas pelas empresas que resolvem adotar uma solução de ERP. O processo de implantação de um software é algo que sempre causa um impacto na cultura da empresa, provoca mudanças na organização, no modelo de gestão, na estrutura gerencial, nos processos de negócios e, principalmente, nas pessoas. Ninguém deve implantar um ERP esperando que apenas o software vá resolver os problemas da empresa. Muitas vezes o problema da empresa tem a ver com processos de negócios, qualidade de banco de dados, entre outros fatores. Para adoção de um ERP são necessários três pilares inovadores o software, uma nova tecnologia que vai mexer com a arquitetura de informações da empresa; os processos de negócios; e o treinamento dos usuários.

39 Dicas e cuidados Depois de escolher um bom software e implantá-lo, resta agora à empresa procurar adotar formas permanentes de administração e manutenção para tirar o melhor proveito do uso do ERP. Quando se implementa um ERP, os objetivos são claros: a empresa quer encurtar o ciclo de vida dos seus processos de negócios. Sejam eles quais forem. Um processo de compra, por exemplo, que demorava cinco dias, com a adoção do ERP, hoje dura apenas dois dias. Quer dizer, com isso, a empresa passou a ganhar mais dinheiro. Recrutar um funcionário, que demorava quatro dias e hoje consegue ser feito em um dia, também traz mais dinheiro para a empresa. Isso significa ganho de produtividade. Por isso, depois de implantar o projeto de ERP, uma coisa que a empresa não pode deixar de fazer na parte de manutenção é medir o tempo todo os ganhos que obteve com a implementação em cada processo.

40 Quando receberei o retorno do ERP - e de quanto será este retorno? A implantação dele requer uma reorganização na forma como as coisas funcionam mais internamente na sua empresa do que externamente com clientes, fornecedores ou parceiros. Mas, para quem tem paciência, esse é um projeto com retorno garantido. Um estudo feito em 63 empresas que adotaram o sistema descobriu que os benefícios costumam aparecer em média oito meses depois da instalação do novo sistema, ou seja, em 31 meses. Após esse período, a média de economia anual com o sistema ERP é em torno de U$1.6 milhões.

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