LOGIN etrip.fcaservices.com.br login e senha de rede

Transcrição

1

2 Índice LOGIN ALTERAÇÃO DE SENHA INÍCIO PERFIL DO VIAJANTE Dados aéreos Contatos emergenciais NORMA DE VIAGENS FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE CARTÃO CORPORATIVO SOLICITAR VIAGEM Dados da viagem Voos Adiantamento Hotéis Veículos Finalização da solicitação APROVAR SOLICITAÇÃO DE VIAGEM (exclusivo para aprovador) ESCOLHER COTAÇÃO ENVIADA PELA AGÊNCIA ALTERAÇÃO DE ROTEIRO PRESTAR CONTAS Inserir despesas Despesas não conforme Conciliação cartão corporativo Despesas faturadas Totalizadores Relatório prestação de contas JUSTIFICAR UMA INCONFORMIDADE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS... 60

3 Índice APROVAR PRESTAÇÃO DE CONTAS INFORMAR DADOS DE DEVOLUÇÃO INTERNACIONAL (novo fluxo) CONCILIAÇÃO MANUAL DE DESPESAS COM CARTÃO CORPORATIVO Conciliação manual com despesa de prestação de contas Conciliação como não reconhecida Conciliação como despesa de uso indevido (pessoal) INFORMAÇÕES DE BOLETOS MINHAS PENDÊNCIAS HISTÓRICO... 77

4 LOGIN Para realizar o login no sistema, acesse o site etrip.fcaservices.com.br, informe seu login e senha de rede. Se você não tem login de rede, veja instruções a seguir. 04

5 Instruções para primeiro acesso: 05

6 06

7 Esqueci minha senha. Voltar ao Índice 07

8 ALTERAÇÃO DE SENHA A alteração de senha é exclusiva para usuários que não possuem login de rede e só estará habilitado para estes usuários. No Menu, clique na seta que está ao lado do nome do viajante. Selecione Alterar Senha. Siga as instruções para cadastro da Nova Senha. 08

9 Preencha os campos abaixo. Após, clique em confirmar. Voltar ao Índice 09

10 INÍCIO Na tela de início, você terá disponível botões de ações rápidas, sendo: Solicitar viagem Clique quando você for fazer solicitações de viagens ou quiser fazer alguma pesquisa de voo. Minhas viagens pendentes de regularização Clique para identificar e ajustar as suas viagens ou prestações de contas pendentes de alguma ação que tenha realizado. Despesas com cartão corporativo em aberto Clique para conciliar e prestar contas das suas despesas com cartão de crédito corporativo. Aprovações Pendentes Clique para analisar e aprovar as solicitações de viagens ou prestações de contas pendentes com você. Voltar ao Índice 10

11 PERFIL DO VIAJANTE Utilizar este campo para manter atualizadas suas informações pessoais e profissionais, necessárias para efetuar corretamente as emissões e recebimento das notificações. Clique no ícone Perfil. As informações destacadas em cinza, são importadas do sistema da Folha de Pagamento. Para alterações é necessário entrar em contato com seu RH. Para melhor gerenciar e receber informações sobre suas solicitações de viagens, mantenha sempre preenchido/atualizado: , telefone e aproveite para inserir o seu passaporte. 11

12 Dados aéreos Ao informar preferência de assentos de voos, o sistema irá reservar seu assento automaticamente, apenas nos lugares de sua preferência. Porém, é necessário conferir e validar se está marcado, devido as regras das CIA s aéreas. Contatos emergenciais Preenchimento opcional. Voltar ao Índice 12

13 NORMA DE VIAGENS É importante que, ao viajar, o empregado saiba o que está previsto na Norma de Viagens da sua empresa. Para facilitar o acesso a esta informação, as despesas e limites previstos na Norma estarão disponíveis no sistema, para consulta. Sempre que a empresa julgar necessário, a Norma poderá sofrer alterações. Fique atento as mudanças! A Norma vigente só vale para viagens iniciadas após sua publicação. Esta consulta não exclui a leitura da Norma na integra, disponível na interativa da empresa. Clique no ícone Norma de Viagens para exibição. Os valores que serão disponibilizados na sua consulta, refletem os limites previstos para a sua categoria profissional. Se a sua categoria estiver divergente, consulte o RH. 13

14 Clique na coluna desejada para organizar em ordem alfabética, por filtro selecionado. Abaixo de cada filtro existe um campo em branco para digitar e o sistema exibirá apenas despesas com a mesma descrição. Voltar ao Índice 14

15 FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE CARTÃO CORPORATIVO Devem ser observados os critérios de uso e solicitação do cartão corporativo, previstos na norma da empresa. O cartão corporativo é exclusivo para gastos com despesas previstas na Norma de Viagem. Após validado os requisitos, clique no ícone Solicitar Cartão. Preencha os campos em branco e clique em Gerar Formulário. Imprima o relatório e providencie as assinaturas solicitadas (obrigatórias para solicitação do cartão). 15

16 Envie o formulário para a Gestão de Viagens para providências junto ao banco e aguarde a emissão. O prazo para recebimento do cartão e senha, após solicitado no banco, gira em torno de 20 a 30 dias. A Gestão de Viagens entrará em contato com você assim que o cartão e senha estiverem disponíveis. Voltar ao Índice 16

17 SOLICITAR VIAGEM Para solicitar uma viagem, você pode usar o botão de solicitar viagem da tela inicial ou através do menu. Neste caso, acesse Viajante >> Solicitar Viagem. Viagem Campo de preenchimento obrigatório, antes de informar os serviços. Voos Campo opcional, depois de preenchido o campo da viagem. Deve ser feita a busca online de voos para viagens nacionais e para viagens internacionais. Opcionalmente podem ser informados os dados do(s) voo(s) necessário(s) para que a agência faça a cotação. Esta opção pode ser utilizada também para busca de voos, quando você precisar pesquisar dados e custos de um voo a fim de viabilizar uma viagem. 17

18 Adiantamento Campo opcional, depois de preenchido o campo da viagem. Deve ser informado a moeda/valor de adiantamento necessário, respeitando os limites previstos na norma de viagens da sua empresa. Obs.: para viagens de terceiros, não é permitida a solicitação de adiantamento. Hotéis Campo opcional, depois de preenchido o campo da viagem. Devem ser informados os dados do hotel ou localidade para que a agência faça a cotação. Não esqueça de preencher o campo de observação para orientações à agência quanto ao seu local de atuação/reunião. Indique endereço, bairro ou qualquer informação que julgar importante para uma cotação de hotel mais assertiva. Veículos Campo opcional, depois de preenchido o campo da viagem. Devem ser informados os dados do veículo e local de retirada para que a agência faça a cotação. Abaixo, seguem orientações em relação ao preenchimento de cada um desses campos. Dados da viagem Selecione o Tipo de Viagem. Marque a opção Acerto de Viagem caso o gasto já tenha sido realizado e deseja apenas prestar contas. Esta opção só estará disponível após você indicar o tipo de viagem. 18

19 Caso refira-se a uma viagem de terceiro (viajante que não seja colaborador da sua empresa), marque a opção Viagem de Terceiro, informe o documento (CPF ou Passaporte) do terceiro e clique em buscar. Está opção só estará disponível após você indicar o tipo de viagem. Será aberto um modal com os dados do terceiro a serem preenchidos. Basta preencher todos os campos obrigatórios e clicar em confirmar. Sendo sua viagem de terceiro ou não, siga os próximos passos. Informe o período de sua viagem, início e fim Selecione o tipo do roteiro: se, somente ida, deve ser informada a origem (cidade) e o destino (cidade): 19

20 Se, ida e volta, deve ser informada a origem (cidade) e o destino (cidade): Se, múltiplos destinos, quando houver mais de uma origem (cidade)/ destino (cidade) em sua viagem: Após adicionar, caso seja necessário, você pode excluir o(s) roteiro(s) inserido(s). 20

21 Caso a solicitação não cumpra o prazo de antecedência estabelecido pela sua empresa, a justificativa de não cumprimento do prazo deverá ser preenchida. Informe o motivo de sua viagem. O centro de custo já vem preenchido com o centro de custo que você está lotado. Mas caso seja necessário alterar e viajar em outro centro de custo, basta clicar no centro do campo e digitar o centro de custo desejado. Serão exibidos os aprovadores cadastrados no centro de custo informado para que você selecione. 21

22 Caso sua viagem seja a projeto, você deve informar o projeto, caso não seja, basta não preencher este campo. Obs: ao informar um projeto, a sua viagem será contabilizada neste. Desta forma, certifique que o projeto selecionado está correto, é válido e está ativo. O preenchimento do campo de observação é obrigatório. Use-o para fornecer maiores detalhes da sua viagem, seja para o seu aprovador, Gestão de Viagens e agência de viagens. Após preencher todos os campos, valide os dados informados. Voos Preencha os dados do seu voo. Selecione o tipo do roteiro. Se, somente ida, deve ser informada a origem (cidade ou aeroporto) e o destino (cidade ou aeroporto). 22

23 Se, ida e volta, deve ser informada a origem (cidade ou aeroporto) e o destino (cidade ou aeroporto). Se, múltiplos destinos, quando houver mais de uma origem (cidade ou aeroporto) /destino (cidade ou aeroporto) em sua viagem. O período do voo e a data de partida. 23

24 O período do voo e a data de retorno. Com todos os dados preenchidos, você tem a opção de realizar a busca online (viagens nacionais) ou enviar para cotação da agência, para que a agência realize e lhe envie as cotações (viagens internacionais). Ao clicar em buscar, o sistema retornará os voos disponíveis de acordo com as informações preenchidas no filtro. 24

25 Atente-se principalmente às informações de bagagem, e se o voo desejado inclui paradas/conexões. Verifique qual aeroporto é mais acessível ao seu local de destino, principalmente para busca de voos internacionais (clique em detalhes para verificar o detalhamento de cada voo). Clique em Escolher, no voo desejado. Será exibido um modal com as regras tarifárias da(s) cia(s) aérea(s) selecionadas. Após ler a regra tarifária, marque se está de acordo e clique em continuar. 25

26 Pronto, seu voo foi escolhido com sucesso! Obs: neste momento o voo ainda não foi reservado, a reserva só será feita quando a solicitação de viagem for finalizada. Adiantamento Viagens locais e nacionais - informe o valor e clique em adicionar; - após adicionar é possível editar ou excluir o adiantamento inserido; - verificar limites para solicitação de adiantamento da sua empresa. Viagens internacionais - selecione a moeda (permitido solicitar adiantamento em Real e adiantamento em Dólar ou Euro), informe o valor, caso seja moeda estrangeira (euro ou dólar) informe ainda a data de retirada e o local de retirada do adiantamento; - lembrando que o adiantamento estará disponível para retirada somente na data e local informado por você. Sendo assim, certifique que a data de retirada informada seja um dia útil (sua viagem estará aprovada com no mínimo 2 dias úteis de antecedência à esta data) e que o local de retirada, caso seja selecionada a opção outros, aceite retirada em moeda estrangeira. 26

27 Após adicionar, é possível editar ou excluir o adiantamento inserido. Hotéis Informe até 3 opções para a agência cotar. No campo, pode ser selecionado um hotel do diretório de hotéis do Grupo FCA e CNHi ou uma cidade. 27

28 Informe a data e hora de entrada e a data e hora de saída (lembrando que o horário padrão de check in, da maioria dos hotéis, é as 14h e de check out, é as 12h). Selecione a forma de pagamento da hospedagem. Portadores de cartão corporativo O pagamento tem que ser feito através deste meio. Faturado As despesas do hotel serão faturadas para agência de viagens (válido apenas para viagens nacionais. Em viagens internacionais não é possível realizar o faturamento). Lembre-se de solicitar a cópia da nota fiscal e do extrato diário da sua hospedagem no check out, pois você precisará do mesmo para realizar a sua prestação de contas. 28

29 Dinheiro O viajante será responsável por efetuar o pagamento no check out, com recurso próprio ou adiantamento, diretamente no hotel. Caso seja necessário e sempre muito útil, adicione observações para a agência de viagens. Após preencher todas as informações, clique em adicionar. Após adicionar, é possível editar ou excluir o hotel inserido. Veículos Selecione a loja onde o veículo será retirado. 29

30 Selecione a categoria do veículo, de acordo com o permitido para sua categoria na Norma de Viagens da sua empresa. Informe o Local, a Data e a Hora de retirada do veículo. Desmarque a opção Mesmo local para devolução apenas se a devolução do veículo for em outra localidade. Considere que nestes casos haverá taxa de retorno do veiculo ao local de retirada. Informe o Local, a Data e a Hora de devolução do veículo. Selecione a forma de pagamento da locação de veículo, considerando Portadores de cartão corporativo O pagamento tem que ser feito através deste meio. 30

31 Faturado A locação de veículo será faturada para agência de viagens, válido apenas para viagens nacionais e para algumas empresas, pois, para locação de veículo, a regra básica de forma de pagamento pode ser através do cartão. Consulte a Norma de Viagens da sua empresa. Já em viagens internacionais, não é possível realizar o faturamento. Lembrese de certificar as condições do veiculo e solicitar a cópia da nota fiscal ou fechamento da sua locação no momento da devolução do veículo, pois você precisará do mesmo para realizar a sua prestação de contas. Dinheiro O viajante será responsável por efetuar o pagamento, com recurso próprio ou adiantamento, diretamente na locadora. Caso seja necessário, informe uma observação para a agência de viagens. Após preencher todas as informações, clique em adicionar. Após adicionar é possível editar ou excluir o veículo inserido. 31

32 Finalização da solicitação Após preencher todos os campos da sua viagem, revise os detalhes da mesma através do resumo da viagem, no canto esquerdo da sua tela. Caso algum dado tenha que ser alterado, clique no campo referente ao item para realizar a alteração. Caso esteja tudo certo, clique em Solicitar Viagem. Nesse momento, seu protocolo será criado e enviado para aprovação do seu aprovador (caso não seja acerto de viagem). 32

33 Voltar ao Índice 33

34 APROVAR SOLICITAÇÃO DE VIAGEM (exclusivo para aprovador) Na tela de inicio terá a quantidade de protocolos pendentes de aprovação. Para aprovar solicitações, clique no ícone Aprovadores >> Ações do Aprovador. Serão exibidas, na próxima tela, as solicitações pendentes de aprovação. Selecione o protocolo. Analise/avalie os serviços solicitados, atente-se para os custos, opções de escolhas, o custo previsto e prazos de antecedência da solicitação. 34

35 Ao final da página clique em aprovar ou reprovar. A viagem aprovada seguirá o fluxo da solicitação, se reprovada, nenhuma alteração poderá ser realizada. Ainda assim, fique atento se o bilhete aéreo chegou a ser emitido o que, neste caso, gera a necessidade de prestação de contas desta despesa. Voltar ao Índice 35

36 ESCOLHER COTAÇÃO ENVIADA PELA AGÊNCIA Ao receber as cotações enviadas pela agência, acesse Ações do Viajante. Clique no protocolo com status Aguardando Escolha. Serão exibidos os ícones do serviço solicitado, para sua escolha. Clique em cada tipo de serviço, para efetuar sua escolha. Escolhendo VOO Caso nenhuma das opções atenda, use umas das opções do alertas, evidenciado em vermelho, para recusar. Se OK, selecione escolher. 36

37 Neste momento, a forma de pagamento é exclusiva, a única opção é através do EBTA (cartão virtual para compra de passagens aéreas). Escolhendo Hotel Se foi solicitado hotel para mais de uma cidade, observe as datas informadas para cada hotel, pois pode haver mais de uma opção para a mesma data. 37

38 Duas opções foram enviadas. Para estadia na cidade de Recife, clique em escolher em uma das opções. Obs.: é de sua responsabilidade o hotel escolhido, por isso verifique antes se o valor da diária está de acordo com o valor previsto em Norma, caso contrário pode recusar e solicitar nova cotação para a agência. Duas opções foram enviadas, para estadia na cidade de João Pessoa. Clique em escolher em uma das opções. 38

39 Escolhendo Locação de Veículo Observe as datas das reservas do veículo, local de retirada e devolução. No exemplo abaixo, foi utilizado uma opção de carro para cada cidade (Recife/ João Pessoa). Foto meramente ilustrativa. 39

40 As escolhas ficarão salvas do lado direito da tela. Valide se estão corretas e clique em enviar. A qualquer momento, as opções escolhidas poderão ser excluídas. 40

41 Clique em finalizar para enviar suas escolhas para aprovação e emissão. Acompanhe seu protocolo até o recebimento das reservas e confira os vouchers enviados pela agência, antes do seu embarque. Atenção à forma de pagamento prevista no seu voucher de hospedagem e/ou locação de veiculo. Confirme o endereço do hotel e o local de retira do veículo. Em caso de inconsistências, acione a agência de viagens para o devido ajuste. Voltar ao Índice 41

42 ALTERAÇÃO DE ROTEIRO Esta ação deve ser realizada sempre que for necessário ajustar qualquer informação em uma viagem solicitada, desde que o status da mesma seja VIAJANDO. Pontos de Atenção 1. Atente-se que, no período de viagem, devem conter todos os serviços e alterações solicitadas. Como exemplo, vamos utilizar a opção de alteração nas locações de veículos: a) Se você precisa alterar o período de locação do veiculo, você deve antecipar ou postergar a data de inicio e/ou fim, conforme a sua necessidade, desde que no período da viagem contenha todos os serviços solicitados. b) Se você precisa, por exemplo, apenas postergar a entrega de um veiculo, você não pode alterar a data de início. 2. Se você precisar apenas antecipar o horário do seu voo, veja no site da respectiva cia aérea as opções de alterações sem custo. Neste caso, não é necessária intervenção no sistema. a) Se você precisa alterar a data do voo, as dicas são as mesmas para locação de veículos. Vá em histórico, filtre e identifique o protocolo para alteração nos ícones a direita e clique em Alteração de Roteiro (figura de uma lápis). 42

43 O sistema abrirá o protocolo na tela de Solicitar Viagem. No exemplo usado, é um protocolo nacional, com apenas cotação de voo. Vamos editar para incluir cotação de hotel. Para esta situação, não é necessário alterar os dados da solicitação (datas/cidade e etc). As informações permanecem as mesmas. Clique no ícone Hotéis e preencha as informações, após adicionar. 43

44 Hotel inserido. Caso precise incluir outros serviços, clique nos demais ícones. Ao final, observe se os ícones preenchidos estão ticados conforme abaixo, então, clique em Solicitar Viagem. 44

45 Sua viagem será enviada para aprovação/cotação e emissão, mesmo fluxo da solicitação de viagem. Voltar ao Índice 45

46 PRESTAR CONTAS Existem dois modelos de prestação contas, eletrônico e manual, parametrizado por empresa. Eletrônico Ao prestar contas, o sistema vai disponibilizar a opção de anexar comprovante. Após enviar a sua prestação de contas, o sistema protocola a viagem automaticamente. Você não deve enviar documentos originais para a Gestão de Viagens. Os mesmos devem ser arquivados pelo viajante por 5 anos. Manual Não terá a opção de inserir o documento. As despesas apenas deverão ser inseridas e os comprovantes originais anexados ao relatório da prestação de contas e enviados para a Gestão de Viagens através de malote ou correio. Independente se eletrônico ou manual, você pode iniciar a prestação de contas durante a sua viagem. Selecione o ícone Ações do Viajante ou botão de ação rápida na tela principal Minhas viagens pendentes de regularização. Verifique quais protocolos estão pendentes de sua AÇÃO. Aqueles que estiverem com status VIAJANDO, observe a data de retorno e roteiro, separe seus comprovantes por ordem de data ou como preferir, para iniciar o lançamento no protocolo. 46

47 Obs.: se você usa também o aplicativo para prestar contas, você deve lançar as despesas via seu computador e depois apenas carregar as fotos dos comprovantes fiscais tiradas com o seu celular, através do aplicativo. Clique no número do protocolo que deseja prestar contas. As informações de sua solicitação estarão indicadas na tela abaixo. Para exibir detalhes, clique nas setas, se necessário. Inserir despesas Clique no ícone inserir despesas para pagamentos realizados em Dinheiro e Faturado, para as despesas pagas com cartão de crédito corporativo, você também pode e vai efetuar os lançamentos neste momento, porém terá as instruções na sequência deste manual, na opção conciliação cartão corporativo. 47

48 É imprescindível informar corretamente os dados da nota fiscal. Prestações de Contas Manual Preencha todos os dados das despesas e clique em adicionar. Prestações de Contas Eletrônico Preencha todos os dados das despesas e depois clique em Anexar comprovante. 48

49 Caso você não opte por salvar suas notas fiscais através de fotos no seu celular, para anexar o comprovante, salve a nota fiscal no computador, com as extensões JPG, JPEG, PNG e PDF, tamanho máximo de 300kb. Obs.: pode ser realizado a cada despesa inserida ou apenas no final de todos os lançamentos. Lembre-se: uma única imagem para cada comprovante. Cada despesa deve conter apenas a imagem do respectivo comprovante. Selecione a despesa e clique em abrir. Comprovante anexado. Selecione Continuar Prestando Contas e Adicionar para continuar informando mais despesas. Caso clique apenas em Adicionar, você poderá validar a despesa inserida e iniciar novamente o lançamento de despesas clicando em Inserir despesas. 49

50 Despesa inserida. Eletrônico Os comprovantes podem ser anexados após inserir todas as despesas, ao final da prestação de contas. Após inserir é possível editar ou excluir despesas, a qualquer momento. Despesas não conforme Denomina-se Despesas Não Conforme, quando ocorrer despesas não cobertas pela norma ou excesso dos valores previstos em cada despesa. Atente-se para as particularidades previstas na norma de viagens da sua empresa. Despesas pagas em dinheiro Deve-se inserir até o valor total previsto. Caso a despesa não esteja prevista em norma é necessária a autorização para solicitar o reembolso. 50

51 Despesas pagas com cartão corporativo Deve-se gerar boleto para pagamento do excesso. Abaixo, situação de excesso a devolver para a empresa, pago com cartão corporativo. Inserir os dados da despesa, conforme visto no item anterior, e anexar o comprovante (se eletrônico). Será exibido um modal para informar sua justificativa para o excesso. É importante que sua justificativa seja clara e objetiva, para evitar que a Gestão de Viagens devolva o protocolo para ajustes. Após justificado, clique em concluir. 51

52 A despesa será salva, com a consideração de excesso e se será reembolsado. Observe o ícone Gerar Boleto para pagamento. Mesmo após justificar, é preciso confirmar se o valor será devolvido a partir desta marcação. Caso desmarque, não será gerado boleto e sua despesa será considerada exceção a norma, podendo ser ou não aprovada. Se o protocolo for eletrônico, quando sua prestação de contas for conferida ou aprovada, será gerado um boleto com o valor, clique em enviar. Se for manual, o boleto será gerado no mesmo momento para pagamento. Clique em enviar e imprimir. 52

53 Conciliação cartão corporativo As despesas realizadas com cartão corporativo, são carregadas automaticamente em sua viagem para controle e comodidade para realizar a conciliação. Na tela de prestação de contas, exibirá os gastos efetuados com cartão corporativo compreendido ao período de viagens vigente. Clique em Ações do Viajante ou através do botão de ação rápida, Despesas de cartão corporativo em aberto. Verifique quais protocolos estão pendentes de sua AÇÃO. Aqueles que estiverem com status VIAJANDO, observe a data de retorno e roteiro, separe seus comprovantes por ordem de data ou como preferir, para iniciar o lançamento no protocolo. Clique no número do protocolo que deseja prestar contas. 53

54 Clique em uma despesa por vez, em Conciliar. Viagem Tipo de conciliação utilizada quando efetivamente é consequente de uma viagem a serviço e a despesa se referir a um único gasto, ex. Táxi, sendo assim não é necessário alterar o valor total já informado pelo cartão. O modal será aberto, com cabeçalho da descrição da despesa. Valide as informações de acordo com seu comprovante fiscal, preencha os campos destacados de amarelo e anexe o comprovante (se eletrônico). Clique em conciliar. 54

55 A despesa será carregada em sua prestação de contas. Múltiplas Entradas Tipo de conciliação utilizada quando, efetivamente, é consequente de uma viagem a serviço e a despesa se referir a vários gastos, ex: Nota Fiscal de Hotel (Frigobar/ Taxas/ Diárias). Desta forma, o valor total informado pelo cartão terá que ser alterado de acordo com valor total de cada gasto e informar a data em que ocorreu. Normalmente, acontece para gastos no hotel onde é possível validar através do extrato. O modal será aberto, com cabeçalho da descrição da despesa. Valide as informações de acordo com seu comprovante fiscal. Após preenchidos os campos destacados de amarelo, altere o valor e a data de acordo com os gastos informados na nota fiscal. Observe que o valor total a conciliar é maior que o valor informado. Anexe o comprovante (se eletrônico) e clique em conciliar. 55

56 Neste momento, sua despesa será conciliada parcialmente e ficará o saldo restante para ser informado demais gastos. Anexe o comprovante (se eletrônico) e clique em conciliar. As despesas serão carregadas separadamente, apesar do pagamento ter sido único. Ao finalizar todos os lançamentos, confira e envie. Despesas faturadas Todos os gastos realizados em viagem devem ser inseridos na prestação de contas, inclusive aqueles que tem o pagamento efetuado 56

57 pela agência e depois é repassado para a empresa. Neste casos, prestar contas sempre com a forma de pagamento FATURADO. Passagem aérea O valor do bilhete emitido é carregado automaticamente na sua prestação de contas, clique em editar a despesa para inserir o comprovante (se eletrônico) e confirme o valor pago. Hospedagem No check out, exija do hotel a sua nota fiscal ou o extrato das suas despesas. Confirme o valor cobrado, se de acordo, assine e fique com a cópia do extrato. Você precisará deste documento para inserir as despesas em sua prestação de contas. Seguir o mesmo procedimento do item 11 de prestação de contas. Apenas modifique a forma de pagamento para FATURADO. Totalizadores O menu Totalizadores informará o resultado geral da sua prestação de contas para seu controle e conferência. Porém, fique atento! Após análise, ajustes de valores poderão ocorrer no seu protocolo. Clique na opção Recalcular sempre que inserir novas despesas ou ao final da sua prestação de contas. 57

58 Relatório prestação de contas Ao finalizar a prestação de contas, você terá a opção de visualizar e/ ou imprimir o relatório de prestação de contas e visualizar todos os comprovantes inseridos. Escolha um dos formatos e clique na opção Emitir Relatório. Após conferir sua prestação de contas, clique em enviar. Obs.: sua prestação de contas só poderá ser finaliza/enviada, 1 dia após data do retorno. 58

59 Caso não tenho sido inserido o comprovante para alguma das despesas informadas, o sistema exibirá um modal para justificar a falta do mesmo. Verifique os dados da despesa, clique em cancelar e busque a despesa para inserir o comprovante ou justifique o extravio e clique em concluir. Após justificado, todas as despesas sem comprovantes, clique em enviar. Se o seu processo for manual, esta justificativa não será solicitada. Anexe os documentos ao relatório da prestação (impresso) de contas e envie para Gestão de Viagens. Voltar ao Índice 59

60 JUSTIFICAR UMA INCONFORMIDADE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS Durante a análise da Gestão de Viagens, podem ser identificadas inconformidades na prestação de contas, sendo necessária devolução do protocolo para que o viajante realize os ajustes e correções solicitadas. A viagem, quando devolvida, o viajante receberá um com a mensagem de inconformidade inserida pela Gestão de Viagens. Mesmo com o recebimento deste é importante que o viajante, ao acessar o sistema, acompanhe suas pendências (verificar tópico 17). Para regularizar as inconformidades do protocolo, acesse Ações do Viajante, mesmo ícone utilizado para prestar contas. Clique no protocolo com status VIAJANTE JUSTIFICANDO INCONFORMIDADES - (GESTÃO DE VIAGENS SOLICITOU). Clique para exibir a Mensagem para verificar as inconformidades. Veja a origem e destino da mensagem. Também consulte a data em que foi inserida, pois o mesmo protocolo pode ser devolvido mais de uma vez. Assim, deve ser considerado sempre a última mensagem recebida. 60

61 Clique em editar, na despesa informada na mensagem de inconformidade, e realize o que foi solicitado, neste caso, inserir novamente o comprovante. Após regularizado, preencha o campo de justificativa com a resposta para a Gestão de Viagens e clique em enviar. É importante realizar exatamente o que foi solicitado pela Gestão de Viagens para evitar novas devoluções. Voltar ao Índice 61

62 APROVAR PRESTAÇÃO DE CONTAS O aprovador também deverá analisar as despesas de viagem, inseridas pelo viajante em sua prestação de contas. Em Aprovadores >> Ações do Aprovador ou através do botão de ação rápida Aprovações pendentes. As viagens que estiverem com os status Aprovador Conferindo prestação de contas, Aprovador de exceções analisando, Aprovador analisando (aprovador de exceções solicitou) serão as que estão pendentes de validar e aprovar as despesas e o valor final da prestação de contas do viajante. Clique no protocolo (caso precise, utilize os demais filtros disponíveis.) O protocolo selecionado irá abrir com o resumo da prestação de contas, para análise. 62

63 Se de acordo com os gastos realizados, aprovar ou devolver para o viajante justificar, algo que não esteja claro ou não previsto em norma. Obs.: a opção de imprimir retornará com todas as informações da viagem e despesas, em PDF. Voltar ao Índice 63

64 INFORMAR DADOS DE DEVOLUÇÃO INTERNACIONAL (novo fluxo) Quando não utilizado o adiantamento em seu valor total, é necessário devolver para a empresa a diferença. O valor restante deve ser devolvido na mesma moeda solicitada (euro ou dólar). A devolução deve acontecer quando o status da viagem estiver em Aguardando devolução de valores para a empresa. Não devolva antes, além de gerar pendencias financeira na sua empresa (crédito não identificado no banco), durante a análise da sua prestação de contas, seja pela Gestão de Viagens ou pelo aprovador, podem haver necessidades de ajustes no resultado final. O viajante terá que informar os dados da devolução em, Viajante >> Ações do Viajante, selecione o protocolo com status citado. Clique em Inserir Devolução. 64

65 Informe os dados da devolução, anexe o comprovante e clique em adicionar. O comprovante deverá ser salvo nas extensões JPG, JPEG, PNG e PDF para anexar no sistema. O sistema carregará as informações e comprovante, no campo Valores Devolvidos. 65

66 Clique em enviar. Ao enviar, o protocolo não ficará mais disponível nesta tela. Para verificar a situação do mesmo você poderá acessar através do Histórico. Para devoluções internacionais de protocolos manuais, envie o comprovante de devolução junto as demais notas fiscais de suas prestações de contas. Voltar ao Índice 66

67 CONCILIAÇÃO MANUAL DE DESPESAS COM CARTÃO CORPORATIVO Este tipo de conciliação deve ser realizado quando o viajante, ao inserir manualmente as despesas pagas com cartão (quando as despesas não foram carregadas para conciliação e são inseridas pelo viajante), deixou de lançar alguma informação, que por critérios de segurança do sistema, não permitiu a sincronização das despesas ou, em situações em que a data da despesa não bate com o lançamento feito, ou não tem viagem aberta na data da despesa ou ainda. Após as despesas serem carregadas, ficarão pendentes de conciliação no ícone Conciliação Despesas. Clique no mesmo. Faça filtro das despesas Abertas. 67

68 Conciliação manual com despesa de prestação de contas Selecione o ícone Ações e clique em conciliar e avançar. Informe o tipo de conciliação viagem e clique em avançar. 68

69 Selecione o protocolo em que a despesa foi inserida. Selecione a despesa referente a conciliação e, logo após, clique em Conciliar despesas. Despesa conciliada. 69

70 Se a despesa a conciliar tiver mais de um lançamento, do tipo Múltiplas Entradas, selecione todas as despesas inseridas no protocolo referente a conciliação, até somar o valor total da despesa. Conciliação como não reconhecida Esta despesa refere-se a gasto com cartão corporativo em que o viajante não reconhece e não efetuou a mesma. Normalmente, ocorre quando o cartão é clonado. Quando este tipo de situação acontecer, o viajante deverá selecionar a tipologia Não reconhecida >> Avançar. O sistema abrirá um campo para justificativa. Após inclusão da justificativa, o botão Conciliar Despesa deverá ser acionado. 70

71 Após conciliar, clique em Gerar Formulário. É importante saber que, ao conciliar uma despesa como Não reconhecida, assim que enviarmos ao Banco para contestação será considerada uma possível fraude e seu cartão será automaticamente cancelado e substituído por um novo. Preencha os campos solicitados no relatório e assine. Logo após, envie para Gestão de Viagens. 71

72 Valor Estornado Quando ao efetuar um pagamento e tiver que estorná-lo, a despesa paga carregará para prestação de contas e deve ser conciliada como Não Reconhecida. Para isso é preciso ter o comprovante de estorno. Ao enviar o formulário junto com comprovante, seu cartão não será cancelado, porém, vamos verificar se houve o crédito, caso contrário, devolveremos seu formulário para que entre em contato com o estabelecimento. A despesa só é baixada após identificação do crédito. Conciliação como despesa de uso indevido (pessoal) Não está previsto em norma a utilização indevida do cartão corporativo. Se vier a ocorrer, o valor da compra deverá ser devolvido de imediato para a empresa via boleto bancário e pode implicar no cancelamento do seu cartão (de acordo com a regra da sua empresa). O sistema abrirá um campo para justificativa. Após inclusão da justificativa, o botão Conciliar Despesa deverá ser acionado. 72

73 Logo após, clique em Gerar Formulário. Para este tipo de despesa, é indispensável a impressão do formulário de uso indevido do cartão, junto com boleto bancário para pagamento. Os dois arquivos serão salvos na tela de conciliação. Busque por despesas conciliada como Uso Indevido e selecione a despesa desejada. 73

74 Um alerta será exibido com as opções de imprimir boleto e formulário. É necessário a impressão do formulário de uso indevido do cartão. Após providenciar as assinaturas, encaminhar para a Gestão de Vagens, juntamente com o comprovante de pagamento do boleto. Voltar ao Índice 74

75 INFORMAÇÕES DE BOLETOS Para todas as viagens que envolverem adiantamento na moeda Real e/ou valor a devolver para empresa, será emitido um boleto bancário que o viajante precisará quitar e anexar o comprovante de pagamento no sistema. Os boletos gerados para fins de devolução de valores, inseridos na prestação de contas, são enviados por e ficam disponíveis no sistema para impressão e controle. Acesse Viajante >> Informações de Boleto e clique em filtrar. Serão exibidos todos os boletos gerados. Utilize os filtros do cabeçalho para facilitar sua busca. Identificado o boleto aberto, terá a opção de Emitir Boleto ou Anexar Comprovante. Anexe o comprovante de pagamento. O mesmo só constará como quitado após confirmação do banco. Acompanhe a confirmação do pagamento através do Status do Boleto. Voltar ao Índice 75

76 MINHAS PENDÊNCIAS Para ter uma visão ampla de suas pendências em um único lugar e de fácil acesso, clique no ícone a seguir e terá as informações do que está pendente. Clique em uma das opções Protocolo/Cartão Corporativo/Boletos Bancários, na seta no canto direito da tela, para exibir detalhes de suas pendências. Evite pendência por mais de 15 dias e/ou considerar prazos previstos em norma, para não sofrer desconto em folha. Voltar ao Índice 76

77 HISTÓRICO Através do histórico é possível acompanhar o fluxo da sua solicitação até o encerramento da prestação de contas. Ao clicar no STATUS, se o protocolo estiver pendente com o viajante, o mesmo será direcionado para tela de Ações do Viajante, para regularização/liberação. Ainda nesta tela, é possível utilizar os filtros disponíveis para facilitar sua pesquisa. Clique em Mais Filtros para verificar outros tipos de busca. Abaixo, definição dos ícones disponíveis ao lado do protocolo. 77

78 Ver Histórico Contém todas as informações da solicitação, solicitante, aprovação, tracert view, adiantamentos, cotações, e follow up). Alterar Roteiro Utilizar quando for necessário alterar/incluir, informações/ reservas de uma viagem já aprovada. Cancelar Viagem e/ou Serviços Utilizar para realizar o cancelamento de uma solicitação sem serviço. Para solicitações com serviços emitidos, somente se ainda estiver dentro do prazo de cancelamento (No-Show), para hospedagem e aluguel de veículo. Para passagem aérea, deve ser tratado direto com a agência via telefone, e/ou follow up, após realizar a prestação de contas como bilhete não utilizado. Copiar solicitação Opção disponível para reutilizar as informações de uma viagem realizada, não sendo necessário preencher novamente todos os campos da solicitação, apenas o necessário. Gerar Relatório de Prestação de Contas Exibir, em PDF, as informações das despesas inseridas na prestação de contas. Reenviar detalhes da Solicitação As reservas geradas na solicitação, são enviadas confirmações por . Caso não tenha recebido, utilize esta opção para reencaminhar. Enviar Follow-up Utilizar para enviar mensagens a agência durante o processo de emissão de suas reservas e/ou cancelamento. Voltar ao Índice 78

79