Acessos: -Site do Reserve

Transcrição

1 Acessos: -Site da BK Site do Reserve 1

2 Agendamento Hotel Nacional e Internacional Fazer pedidos OU Menu: Pedidos > Fazer Pedidos 2

3 Clicar na Aba Hotel Campos marcados com ícones amarelos são de preenchimento obrigatório Preencha a Coluna à esquerda, Preencha a grade com os dados da hospedagem, Selecione o Consultor, Clique em Pedir Para criar o Pedido. 3

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5 O Solicitante deverá informar no Blog o nome do hotel, caso já tenha definido. Hotel com disponibilidade: o Consultor irá solicitar a reserva e inserir no Sistema Reserve. O pedido ficará com o Status Cotação. Obs: Deverão ser escolhidos hotéis situados o mais próximo possível do local do evento, a fim de reduzir ou eliminar os gastos com transporte. Os empregados deverão, obrigatoriamente, utilizar-se de hotéis conveniados pela Patrocinadora CEMIG, ou previamente indicados pela FSG/RA, dentro dos critérios estabelecidos nesta instrução, exceto quando não houver nenhuma opção disponível na localidade em que se encontram ou quando o evento para o qual se destinam for realizado em hotel não conveniado, provocando deslocamento financeiramente desvantajoso para a Forluz. 5

6 Quando o hotel enviar a confirmação da Reserva, o Consultor irá inserir os dados no pedido: Localizador, prazo e valores. Demais regras do hotel serão informadas no Blog. 6

7 ATENÇÃO para o prazo e regras informados pelo Hotel. O Solicitante deverá CONFERIR e notificar o Autorizador. Quando o pedido for autorizado, o Consultor emitirá o voucher da hospedagem. 7

8 Visualização de Pedidos Criados Para visualizar os pedidos que ainda não foram emitidos, ao acessar o Reserve, clique em Ver Pedidos OU Menu > Pedidos > Ver Pedidos Clique sobre o número do Pedido para visualizá-lo. 8

9 Não tendo o número do Pedido, utilize o Menu de Busca para localizar pelo nome do Viajante. Caso o pedido já esteja EMITIDO, para visualizá-lo digite o número no retângulo e clique na Lupa. 9

10 Criar Pedido Vinculado Quando já tiver um pedido de Passagem Aérea e para a mesma viagem for necessário reservar hotel, deve-se criar um pedido Vinculado : Clique no ícone Criar Pedido Vinculado Clique na aba Hotel 10

11 Quando criamos um Pedido Vinculado, o Sistema Reserve gera um novo Pedido com todas as informações do Passageiro, Dados de Cobrança e Dados Gerais (coluna à esquerda) já preenchidas. Preencha os dados do Cartão de Crédito, Preencha a grade com os dados da hospedagem, Selecione o Consultor e clique em Pedir. 11

12 Pedido do Hotel criado Vinculado ao Aéreo Pedido do Aéreo Vinculado ao Hotel 12

13 Ícones e Situação do Pedido: Este Pedido está, mostra a Situação do Pedido: Verde: Ações que já foram tomadas, Vermelho: O que ainda precisa ser feito. Notificar o Autorizador Reenvio de Dados da Reserva e da Emissão Criar Pedido Vinculado Alterar Dados do pedido Excluir Pedido Autorizar Pedido Anular a Autorização do Pedido 13

14 Alterar Dados do Pedido Clique no ícone Alterar Dados do Pedido. É importante que as alterações sejam efetuadas ANTES de notificar o Autorizador. Altere os campos necessários, Clique em Salvar 14

15 Clicar no ícone Notificar Autorizador. 15

16 Quando uma ou mais políticas (definidas pelo Cliente) for violada, ao notificar o autorizador o solicitante deverá justificar. Selecionar a Opção Justificar no Campo de Observações, Em seguida, clicar em Salvar Justificativas. Selecionar o Autorizador, Inserir no campo de Observações as justificativas de violação de Políticas, Clicar em Notificar Autorizador. 16

17 Quando houver um pedido vinculado, o solicitante poderá notificar os dois pedidos simultaneamente. 17

18 Quando o Solicitante notifica o Autorizador, este recebe um automático do Sistema Reserve informando os dados do Pedido que deverá ser autorizado. Autorizar pedidos OU Menu: Pedidos > Autorizar Pedidos O Autorizador visualiza a lista dos pedidos a serem autorizados. Clique sobre o número do pedido para abri-lo. 18

19 Confira os dados do Pedido e se estiver de acordo clique no ícone Autorizar Pedido. Neste passo o Autorizador verá se as Políticas de Viagem foram respeitadas ou violadas. Se estiver de acordo, clique em Autorizar e em seguida, Processar. 19

20 O Autorizador também poderá autorizar mais de um pedido simultaneamente, caso queira: Selecione os pedidos e clique em Autorizar. 20

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22 Visualização ou Reenvio de Vouchers emitidos Clicar no ícone Reenvio de dados da Reserva e Emissão. Clicar na barra verde - Reserva. Clicar na barra verde - Confirmação. 22

23 Selecionar os destinatários para os quais devem ser reenviadas as cópias dos Vouchers emitidos, Clicar em Enviar. Caso queira apenas IMPRIMIR, clique em Visualizar para abrir a cópia do voucher. Clique com o lado direito do mouse e selecione a opção Imprimir. 23

24 Alteração do Pedido Para pedidos já emitidos ou não, Solicitante NÃO deve criar um novo pedido. Procedimentos: O Solicitante deverá inserir a solicitação de alteração no Blog do Pedido ORIGINAL. 24

25 O Consultor irá verificar junto ao hotel e inserir no Blog do Pedido Original a disponibilidade e os novos valores. (Sujeitos a alterações e disponibilidade sem prévio aviso). O Solicitante deverá informar no Blog se está de acordo e se a alteração está autorizada pelo Autorizador. O Consultor fará a alteração junto ao Hotel e se necessário criará o Pedido de Remarcação ou Vinculado com os dados da nova reserva (uma vez feita a alteração da reserva no hotel, novas alterações poderão ser feitas respeitando as regras de cancelamento e/ou alterações do hotel). O Solicitante deverá notificar o Autorizador e este deverá autorizar o pedido. O Consultor irá inserir os dados da nova reserva no Sistema Reserve e emitir o novo Voucher. 25

26 Blog do Pedido Procedimentos do Solicitante Toda e qualquer informação, dúvida ou solicitação deverá ser feita através do BLOG. O Blog fica registrado no Pedido e o Sistema Reserve não permite que ele seja deletado ou alterado. Este procedimento nos resguarda em caso de consultas futuras e/ou esclarecimentos para a Auditoria. Cancelamento Solicitar antes da data de check-in conforme regras do hotel (evitar No Show de uma diária ou período completo). Remarcação - O Solicitante deverá informar: - Novo período, - Antecipação de check-in, - Prorrogação de check-out, - Tipo de apartamento. 26