WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA 2011 MANUAL CORPORATE

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1 WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA 2011 MANUAL CORPORATE

2 Conteúdo INTRODUÇÃO... 4 FLUXO AUTORIZATIVO... 4 PERMISSÕES... 4 CADASTROS... 5 GRUPOS DE CLIENTES... 6 Portal... 6 NOVO CLIENTE... 6 Portal... 6 UNIDADES DE NEGÓCIO... 7 CENTRO DE CUSTOS... 7 DEPARTAMENTOS... 8 USUÁRIOS... 8 Exemplo de cadastro no direto no Corporate:... 9 Nota: FUNÇÕES GRUPOS DE PASSAGEIROS PASSAGEIROS WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 2

3 MOTIVOS DE VIAGEM PROJETOS ATIVIDADES CARTÕES DE CRÉDITO POLITICAS DE VIAGEM ORDEM DE SERVIÇO - OS COMO FUNCIONA ABRIR OS ENVIO DA COTAÇÃO WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 3

4 INTRODUÇÃO Este manual é destinado aos agentes de viagens que atendem a clientes corporativos. Alguns procedimentos podem ser feitos apenas pelo FrontOffice e outros em ambas as interfaces: portal Corporate ou FrontOffice. FLUXO AUTORIZATIVO Ao configurar o perfil dos usuários você também determina o fluxo autorizativo e o coloca em sintonia com a política de gestão de viagens de cada empresa cliente. Algumas pessoas poderão reservar, outras organizar, outras administrar. PERMISSÕES WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 4

5 CADASTROS Para a maioria dos cadastros, o procedimento pode ser realizado na interface do Portal Frontoffice ou no próprio Corporate. Estas possibilidades existem em virtude dos níveis de permissão dos usuários: o atendente, na agência e o máster ou organizador da empresa. Os caminhos são diferentes, mas o formulário é o mesmo. E, no portal, lembre-se sempre de selecionar o cliente antes de iniciar as alterações. WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 5

6 GRUPOS DE CLIENTES Portal 1º No Painel Corporativo, clique em Grupos de Clientes. 2º Insira o nome que deseja para o grupo e salve as alterações. NOVO CLIENTE Portal 1º Acesse a área Corporate de seu portal. No Painel Corporativo, clique em Novo* e insira os dados do novo cliente. 2º Preencha os Dados Cadastrais, os Dados para Cobrança e escolha os Responsáveis. 3º Em Configurações, não é necessário preencher todos os campos. Considere os seguintes pontos: A. O Status pode ser ativo ou inativo. Não é possível excluir um cliente, no entanto, para bloquear as atividades de determinada empresa, escolha inativo. WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 6

7 B. O Status de Emissão pode ser: nacional, internacional, ambas ou bloqueadas. C. Inibir Taxa DU, para que não seja exibida durante a disponibilidade dos vôos. D. Campos Obrigatórios: define quais campos serão obrigatórios o usuário informar no momento da emissão. Ex.: O cliente exige que o campo Centro de Custo seja sempre nas vendas. Neste caso, deixaremos o campo Centro de Custo Obrigatório como SIM. Nesta opção é possível também Liberar o Conteúdo de Hotel para o corporate. 4º Em Financeiro, escolha as formas de recebimento, o valor do limite e informe se bloqueia ou não quando chegar ao limite. IMPORTANTE: o limite liberado ao cliente é debitado do total que a agência tem disponível. 5º Gerenciamento Clientes Corporativos inativos Caminho: Travellink -> Corporate -> Gerenciar Cliente (Inativo). UNIDADES DE NEGÓCIO No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Unidades de Negócio No Corporate: Menu > Cadastros > Unidades de Negócio Insira o nome da Unidade e salve as alterações. O código será gerado automaticamente e o campo IdErp se refere ao seu BackOffice. Este cadastro é necessário para inclusão de item do próximo tópico. CENTRO DE CUSTOS No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Centro de Custos No Corporate: Menu > Cadastros > Centro de Custos WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 7

8 Informe o nome do centro de custo, selecione a unidade de negócio a qual ele estará vinculado e salve as alterações. Novamente o Id será criado automaticamente. DEPARTAMENTOS No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Departamentos No Corporate: Menu > Cadastros > Departamentos Informe apenas o nome do departamento e salve as alterações. O código é preenchido automaticamente. USUÁRIOS São os usuários do cliente que poderão acessar a interface Corporate e/ou solicitar ordens de serviço. No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Usuários No Corporate (Máster): Menu > Administração > Usuários WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 8

9 Perfil de Usuário VIAJANTE Visualiza somente suas requisições. Faz requisições apenas para ele. ORGANIZADOR Faz requisições. Visualiza todas as requisições do cliente. Acessa menu de cadastro 1. MÁSTER Acessa menu de cadastro. Acessa menu de administração 2. Visualiza relatórios. Exemplo de cadastro no direto no Corporate: 1º Informe os dados solicitados, considerando que: A. A Situação serve para ativar ou inativar o usuário. B. No Tipo Corporativo você seleciona o perfil do usuário: Máster, Organizador, Viajante. 1 Ferramentas de cadastro: altera e cadastram departamentos, projetos, atividades, motivos de viagem, unidades de negócio, centro de custo, passageiros, grupos de passageiros, cartões de crédito. 2 Ferramentas de administração: cadastra usuários, altera dados cadastrais da empresa, extrai relatórios. WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 9

10 C. Recebe das ordens de serviços: o usuário receberá de cada ordem de serviço que for feita pelo cliente. D. Relacionar ao atendente: poderá informar qual atendente receberá as autorizações deste usuário. Caso não seja selecionado, será assumido o atendente do cliente. 2º Selecione o departamento e a Unidade de Negócio ao qual o usuário estará vinculado (facultativo) e salve as alterações. Importante: Se o usuário for vinculado a uma Unidade de Negócio, o mesmo poderá visualizar somente as Ordens de serviço desta divisão. 3º Informe se o usuário será incluso automaticamente no cadastro de Passageiro; Nota: O usuário do Corporate é diferente do usuário do FrontOffice. Para usuários que possuem login do FrontOffice, deverá ser criado um novo login para o Corporate; FUNÇÕES No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Funções Selecione o usuário, o tipo de função, centro de custo e departamento. Para o tipo aprovador, é necessário que informe a prioridade. Desta forma é possível atribuir uma função a um determinado tipo de usuário já cadastrado. Funções disponíveis: Atendente, solicitante, aprovador e emissor. GRUPOS DE PASSAGEIROS No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Grupos de Passageiro No Corporate: Menu > Administração > Grupos de Passageiro WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 10

11 O cadastro de grupo de passageiros é útil para facilitar a gestão, assim quando cadastrar um passageiro poderá vincular o mesmo a algum grupo, facilitando o gerenciamento futuro. Basta informar o nome do grupo e salvar. PASSAGEIROS No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Passageiros No Corporate: Menu > Administração > Passageiros Os dados inseridos aqui serão úteis no momento da reserva. Caso o passageiro já esteja cadastrado, será necessário apenas selecioná-lo na lista. O sistema preencherá automaticamente as informações necessárias para a reserva, inclusive os cartões fidelidade, se houver. 1º Informe os Dados Pessoais, Contato e Endereço. 2º Em Informações da empresa, selecione o grupo, centro de custo e departamento. 3º Informe as Preferências. 4º Preencha os cartões fidelidade (sistema fornecedor e número), salve as alterações. MOTIVOS DE VIAGEM No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Motivos de Viagem No Corporate: Menu > Administração > Motivos de Viagem Informe o motivo e salve as alterações. WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 11

12 PROJETOS No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Projetos No Corporate: Menu > Cadastros > Projetos Informe o nome do projeto e salve as alterações. ATIVIDADES No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Atividades No Corporate: Menu > Administração > Atividades Informe o nome da atividade e salve as alterações. CARTÕES DE CRÉDITO No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Cartões de Crédito No Corporate: Menu > Administração > Cartões de Crédito 1º Escolha a bandeira. 2º Informe o número, a validade, o código de segurança e o nome do titular. 3º Escolha o tipo do cartão, passageiro, centro de custo e salve as alterações. WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 12

13 POLITICAS DE VIAGEM No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Politicas de Viagem No Corporate: Menu > Administração > Politicas de Viagem Neste cadastro, podemos definir várias combinações de politicas de viagem. Após o cadastro da mesma, é necessário acessar o cadastro de Cliente e selecionar qual política será aplicada. 1º Informe o nome do conjunto das regras e sua descrição; 2 º Informe as configurações da política: Deve reservar apenas na menor tarifa: Esta opção permite que o usuário compre apenas vôos com a menor tarifa do trecho; Pode reservar com tarifas maiores que a menor, mas com justificativa: Permite que o usuário escolha uma tarifa mais cara, porem, será obrigado a justificar a escolha; Pode Selecionar o autorizador: Permite que o usuário, ao finalizar uma OS, selecione quem será o autorizador da mesma; Antecedência mínima de embarque (nacional): Permite configurar prazo mínimo de embarque para reservas nacionais. Neste caso, é gerada uma OS de solicitação. Antecedência mínima de embarque (internacional): Permite configurar prazo mínimo de embarque para reservas internacionais. Assim como o item anterior, será criada uma OS de solicitação; Utilizar somente fornecedor preferencial (aéreo): Permite o usuário a efetuar reserva somente com o fornecedor preferencial (Este fornecedor é cadastrado no Corporate: Menu > Administração > Fornecedores Preferenciais); Cliente pode personalizar estas políticas por usuário: Informe se o cliente poderá personalizar as políticas por usuário; WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 13

14 Cliente pode alterar todas as políticas relacionadas ao mesmo: Informe se o cliente poderá alterar as políticas pelo Corporate. Visualização de OS apenas pelo aprovador e solicitante vinculado Caminho: Travellink >> Corporate >> Políticas de Viagem > Restringir visualização de Os por Solicitante ou Aprovador. Com este parâmetro ativo, no Corporate o aprovador e solicitante irão visualizar apenas as OS s vinculadas a eles. Esta restrição não será aplicada para o usuário do tipo Máster ou com função Emissor. COBRANÇA ADICIONAL No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Cobrança Adicional Nesta opção é possível aplicar taxas (FEE) por companhia em modo de percentual e definir como esta cobrança irá aparece: Incluída na tarifa ou desmembrada. WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 14

15 ORDEM DE SERVIÇO - OS COMO FUNCIONA OS é o mesmo que Ordem de Serviço. Serve para agrupar Localizadores e conteúdos diferentes, o que permite a você maior controle e gerenciamento das suas atividades. Ao iniciar uma OS todas as atividades feitas no portal estarão vinculadas a ela. Observação: para a utilização deste recurso não há custo adicional, mas é necessário que solicite a liberação junto ao suporte@wooba.com.br ABRIR OS 1º PASSO 1. Para iniciar é necessário que você tenha cadastrado um cliente e seu(s) passageiro(s). 2. Se o seu usuário estiver vinculado a um cliente, informe o solicitante, o passageiro e clique em + Nova 3 Caso o seu usuário não esteja vinculado a uma agência ou cliente específico selecione. WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 15

16 PERFIL DOS USUÁRIOS Quem? Onde? Como? Atendente Painel Administrativo > Atendentes A listagem dos atendentes é a mesma dos usuários cadastrados da agência. São aqueles que já possuem acesso ao portal. Selecione o usuário, preencha os campos e clique em salvar. Solicitante Painel Administrativo > Usuários São os usuários cadastrados do cliente. Insira os dados e selecione sim em Solicita Requisição. Aprovador Painel Administrativo > Funções Selecione o usuário; Tipo: Aprovador; informe a prioridade, o centro de custo e o departamento. Passageiros Painel Administrativo: > Grupos de Passageiros > Passageiros Se for utilizar grupos, cadastre primeiro estes e depois os passageiros. Em Passageiros, informe os dados e salve as alterações. WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 16

17 2º PASSO Aparecerá a janela abaixo. Informe os dados solicitados e clique em Criar OS. >> Note que foi iniciada a OS. Agora tudo o que fizermos estará vinculada a ela. WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 17

18 ENVIO DA COTAÇÃO A nossa OS já está aberta, agora vamos escolher os voos para enviar ao solicitante. A pesquisa é feita como de costume. A diferença aparecerá quando formos enviar a cotação, siga estes passos: 1. Verifique os voos adequados à necessidade do seu solicitante e clique no quadradinho para selecionar. Observe que é o mesmo local onde selecionamos para enviar TripNote. Para enviar todos os voos deixe todas as opções desmarcadas. 2. Agora que selecionamos os voos, clique em Enviar Cotação por . Para utilizar o processo de escolha, selecione sim e clique em enviar. Processo de escolha: acontece quando as opções enviadas por cotação ao do solicitante permitem que ele faça a escolha on-line. O acesso a página de escolha vem no próprio que ele recebe. Depois que os voos escolhidos aparecem para o agente de viagens no portal e o sistema envia informando: WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 18

19 1 - O acesso a página de escolha vem no próprio , demonstrado na figura anterior: WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 19

20 2 - O solicitante\viajante escolhe o aprovador, as opções e informa o motivo: 3 O Agente de Viagens \ Aprovador faz a reserva e solicita aprovação. WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 20

21 4 O Autorizador recebe o , e aprova o cancela, após clicar no link que já novamente já vem no próprio . WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 21

22 5 E finalmente o Agente de Viagens \ Aprovador emite ou não a reserva: WOOBA SISTEMAS DE INFORMÁTICA Página 22

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