Sobre o Reserva Fácil

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2 Sobre o Reserva Fácil O Reserva Fácil simplifica o dia a dia do cliente corporativo no trabalho de busca, reserva e emissão de passagens. Ferramenta ágil e versátil, o RF oferece tecnologia avançada e amplos recursos, capazes de atender seus clientes em todas as suas expectativas. Com rapidez e segurança, o usuário recebe informações sobre as melhores tarifas e opções de voo em tempo real, fornecidas diretamente por todas as companhias aéreas que operam no Brasil e no mundo. Seu sistema também dispõe de vários recursos que ajudam a gestão de viagens como: múltiplos centros de custos, política de viagens, relatório de políticas de viagens. Guia de uso Reserva Fácil 2

3 Vantagens e Diferenciais Interface amigável para facilitar toda a operação, tanto para o agente de viagens quanto para o cliente corporativo. Funcionalidades específicas para o agente e para o cliente corporativo. Personalização de acessos de acordo com as necessidades do perfil. Dados apresentados em tempo real. É possível acessar o Reserva Fácil na empresa, em casa ou pelo celular, a qualquer momento. Informações de todas as companhias aéreas reunidas em um único lugar. CONTEÚDO Todo o processo de reservas é realizado em ambiente seguro, com proteção total aos agentes de viagens, ao cliente corporativo e às companhias aéreas. SEGURANÇA Facilita todo o processo de busca, reserva e emissão de passagem. Isso permite que o cliente trabalhe com foco no negócio. EFICIÊNCIA Ferramenta única para gerenciar todas as reservas. Todos os estágios são controlados e gerenciados 100% dentro do programa. CONTROLE MOBILIDADE FLEXIBILIDADE SIMPLICIDADE Guia de uso Reserva Fácil

4 Sumário 1. Como acessar o Reserva Fácil Pág. 8 S U M Á R I O 2. Tela inicial Pág. 9 A. Abas de acesso B. Nome do usuário C. Grupo de trabalho D. Senha, painel de controle, sair e idiomas 3. Início Pág. 10 A. Fila B. Comunicados C. Câmbio 4. Nacional Pág. 11 A. Companhias Aéreas B. Dados da busca 5. Internacional Pág. 13 A. Dados da busca 6. Tipos de buscas Pág. 14 A. Tipos de buscas Guia de uso Reserva Fácil 4

5 Sumário S U M Á R I O 7. Visualizar a lista de voos Pág. 15 A. Visualizar a lista de voos nacionais e internacionais B. Lista de voos nacional/internacional C. Valores 8. Reserva nacional Pág. 17 A. Escolher e selecionar os voos B. Reserva 9. Reserva internacional Pág. 18 A. Escolher e selecionar os voos B. Reserva 10. Confirmação dos dados da reserva Pág. 19 A. Confirmação dos dados da reserva B. Detalhes do passageiro C. Cartão de fidelidade 11. Reserva efetuada / detalhes da reserva Pág. 21 A. Loc B. Prazo C. Criação D. Segmentos E. Passageiros F. Reserva assentos G. Imprimir/ H. Fechar/ignorar Guia de uso Reserva Fácil 5

6 Sumário S U M Á R I O 12. Enviar OP, transferir ou emitir Pág. 24 A. Enviar OP B. Autorizador de Reservas C. Observações e confirmação de leitura D. Enviar OP E. Número de pedido F. Emitir 13. Enviar para autorização (disponível apenas na versão corporativa) A. Violação de política de viagem B. Centro de custo C. Enviar para autorização Pág Autorizar e enviar para emissão (disponível apenas na versão corporativa) Pág. 32 A. Fila B. Pedido de autorização C. Violação da política de viagem D. Autorizar e enviar para emissão 14. Gerenciador de reservas Pág. 36 A. Companhia B. Criação, embarque e prazo C. Como editar uma Reserva Guia de uso Reserva Fácil 6

7 Sumário S U M Á R I O 16. OP Pág. 39 A. Status OPs no Reserva Fácil B. Usuário Agência C. Responsável consolidador 17. /impressão Pág Consultas Pág Corporativo Pág. 43 A. Módulo autorizador B. Política de viagem C. Centro de custo D. Relatórios Guia de uso Reserva Fácil 7

8 1. Como acessar o Reserva Fácil Para acessar a página inicial do RF, digite seu login e senha nos campos indicados na figura ao lado. Guia de uso Reserva Fácil 8

9 2. Tela inicial B C D A A. Abas de acesso Após inserir o login e senha você será direcionado à tela inicial, que apresentará as seguintes abas de acesso: - Início - Reservas - OP - Nacional - Internacional - Assistência Viagem - / Impressão - Consultas As abas de acesso para cada grupo são determinadas pelo administrador da agência, dentro do Painel de Controle. B. Nome do usuário C. Grupo de trabalho Aponta todos os grupos aos quais o usuário tem acesso. D. Senha, painel de controle, sair e idiomas Senha: Altere a senha de acesso ao Reserva Fácil PC: Painel de controle (disponível apenas na versão administrador) Idioma: Escolha o idioma desejado Sair: Clique para fazer logout Guia de uso Reserva Fácil 9

10 3. Início A B C A. Fila Permite visualizar de forma rápida o status de todas as solicitações de autorização, notificações de companhias aéreas e de sistemas GDS s. Versão Corporativa: É possível controlar todas as solicitações realizadas pela Secretária e aprovadas pelo Autorizador da Empresa. É um canal de comunicação solicitante/autorizador. B. Comunicados Área destinada para agentes com informações comerciais e operacionais das companhias aéreas. (Disponível apenas para agências) C. Câmbio Permite visualizar a cotação em dólar dos últimos 5 dias ou escolher uma data dentro do período de 11 meses anteriores. Guia de uso Reserva Fácil 10

11 4. Nacional A Buscas Nacionais Permite efetuar buscas por um ou mais trechos em diversas companhias aéreas ao mesmo tempo. A. Companhia Aéreas Selecione as companhias que deseja incluir na busca. Todas: Seleciona todas as companhias aéreas. Nenhuma: Desmarca a seleção de todas as companhias. Inverter: Inverte a seleção atual. Guia de uso Reserva Fácil 11

12 4. Nacional B B. Dados da busca Indique a quantidade de passageiros, de acordo com a faixa etária de cada um. As tarifas podem variar, conforme a companhia aérea. Para definir a origem e/ou destino de um voo, digitar as iniciais da cidade nos campos indicados. O RF apresentará uma lista com todas as opções de aeroportos. Selecione o que for mais adequado. Ao clicar no campo data, será exibido um calendário. Clicar na data escolhida para ela ser exibida. Clique em trecho para adicionar um novo trecho (segmento) ao voo escolhido. O sistema trará automaticamente a opção (ida e volta) selecionada. Para alterar o destino da volta, desmarcar a seleção do botão ida e volta e preencher o campo indicado com o nome da cidade escolhida. Quando o trecho que envolver viagem de avião contida na reserva, clicar em surface e incluir o local de origem do voo de volta. Guia de uso Reserva Fácil 12

13 5. Internacional A Buscas Internacionais Permite pesquisar e reservar todas as cias. aéreas internacionais on line (saída do Brasil) e off line. A. Dados da busca Defina a cabine (Primeira, Executiva e Econômica), insira as Cias de preferência e depois escolha as cidades que deseja fazer conexão, ou desmarque todas para visualizar somente os voos diretos. Para definir a origem e/ou destino de um voo, digitar as iniciais da cidade nos campos indicados. O RF apresentará uma lista com todas as opções de aeroportos. Selecione o que for mais adequado. Ao clicar no campo data, será exibido um calendário. Clicar na data escolhida para ela ser exibida no campo indicado. Guia de uso Reserva Fácil 13

14 6. Tipos de buscas A A. Tipos de buscas Filtre suas buscas e deixe o resultado mais próximo da solicitação desejada. Ordene por Tarifa, Classe, Valor, Saída, Chegada ou por Conexões. É possível escolher o modo de apresentação dos resultados: Sem conexões, só disponíveis e/ou só o menor preço. A Guia de uso Reserva Fácil 14

15 7. Visualizar a lista de voos A. Visualizar a lista de voos nacionais e internacionais Após indicar as companhias aéreas, locais de origem, destino e respectivas datas, clicar no botão buscar, para as opções de voos serem apresentadas. A A Guia de uso Reserva Fácil 15

16 7. Visualizar a lista de voos B B C C B. Lista de voos nacional/internacional Cia: Traz o nome (logotipo) da companhia aérea da respectiva reserva. Voo: Número do voo. Saída: Data e horário de saída do voo. Chegada: Data e horário de chegada do voo. Origem: Local de origem do voo. Destino: Local de destino do voo. Esc.: Escalas previstas para o voo escolhido. Equip.: Modelo do avião (tipo de equipamento). Tipo: RT (Round Trip) = tarifa aplicada em viagens de ida e volta / OW (One Way) = tarifa aplicada em viagens com apenas um trecho. Base: Leia com atenção as regras tarifárias do voo em questão. Total: Valor total a ser pago pelo passageiro, incluindo a taxa de embarque. : Ver detalhes do valor da passagem. C. Valores Passar o mouse sobre a lupa para mostra os valores separados de Tarifa, Taxa de Embarque, RAV e Total. Guia de uso Reserva Fácil 16

17 8. Reserva nacional A. Escolher e selecionar os voos Para selecionar o voo, clicar na linha desejada. Ele aparecerá em destaque no topo da lista. B B. Reserva Após ter escolhido os trechos (voos), o próximo passo é efetivar a reserva. Clicar em Reservar. A Guia de uso Reserva Fácil 17

18 9. Reserva internacional B A. Escolher e selecionar os voos Para selecionar o voo, clicar na opção desejada. Ele aparecerá em destaque no topo da lista. B. Reserva Após ter escolhido os trechos (voos), o próximo passo é efetivar a reserva. Clicar em Reservar. A Guia de uso Reserva Fácil 18

19 10. Confirmação dos dados da reserva A. Confirmação dos dados da reserva A tela de confirmação da reserva será visualizada, com o resumo do voo selecionado. Observe a tela com a mensagem de alerta A única garantia de qualquer tarifa é a emissão. A Nenhuma reserva garante a tarifa e/ou disponibilidade, pois a própria companhia aérea pode alterá-las a qualquer momento. Ao clicar a opção sim, o usuário será automaticamente direcionado para a tela de confirmação dos dados dos passageiros. Guia de uso Reserva Fácil 19

20 10. Confirmação dos dados da reserva B. Detalhes do passageiro Nome e Sobrenome: Preenchimentos obrigatórios. Sobrenome/ nome do passageiro. Ex. Ana Lucia de Almeida. Sobrenome = Almeida; nome = Ana Lucia. Não utilizar apelidos. Sexo: Preenchimento obrigatório. Ao clicar em Efetuar a Reserva, a solicitação será confirmada. B C. Cartão de fidelidade (Preenchimento opcional) Algumas companhias aéreas oferecem programa de fidelidade. Inserir o número do cartão do passageiro no campo. Outra opção é pesquisar com o número do CPF clicando em.... Inserir o número do CPF e clicar em pesquisar. Todos os dados do passageiro serão exibidos. C Guia de uso Reserva Fácil 20

21 11. Reserva efetuada / detalhes da reserva A D B C E A. Loc É o código localizador da reserva. É com ele que a agência de viagens e a companhia aérea identificarão a reserva. B. Prazo Inclui a data e a hora limite para a emissão e validade da tarifa. Após esse prazo, a reserva não poderá mais ser emitida. C. Criação Data em que a reserva foi criada. D. Segmentos Todos os detalhes do voo selecionado. Para excluir um trecho, clicar em X. Para adicionar um novo trecho, clicar em adicionar segmento. Será redirecionado para a página de busca. E. Passageiros Dados pressoais dos passageiros. Guia de uso Reserva Fácil 21

22 11. Reserva efetuada / detalhes da reserva F. Reservar assentos Algumas companhias aéreas disponibilizam o mapa de assentos da aeronave. Clicar em Reservar para escolher, entre as opções assinaladas em roxo, tanto o voo de ida como o de volta. F Guia de uso Reserva Fácil 22

23 11. Reserva efetuada / detalhes da reserva G. Imprimir/ Imprimir a folha de resumo da reserva. Permite enviar os dados da reserva por . H. Fechar/ignorar (ig) Não salva as alterações da reserva. E fecha a tela. Recarregar (ir) Não salva as alterações feitas. Volta à reserva com os dados contidos antes da abertura da tela. Finalizar (et) Salva as alterações da reserva. E fecha a tela. Salvar (er) Salva as alterações da reserva e mantém a tela aberta. G H Guia de uso Reserva Fácil 23

24 12. Enviar OP, transferir ou emitir A. Enviar OP Ao enviar OP a aprovação da compra segue para os responsáveis pela autorização da aquisição do bilhete. Transferir Transferir reservas entre grupos Emitir O botão só estará habilitado se a agência tiver autorização para emitir. Cancelar reserva Clicar neste botão para cancelar a reserva. Observação: Apenas finalize (ET) ou salve (ER) se houver alterações Atenção: Tela versão corporativa do RF no slide 32 A Guia de uso Reserva Fácil 24

25 12. Enviar OP, transferir ou emitir B B. Autorizador de Reservas (enviar OP) Após clicar para autorização, conferir os dados da reserva. C. Observações e confirmação de leitura Preencher com as informações e comentários complementares necessários à solicitação de autorização. Confirmação de leitura das Regras Tarifárias: Campo obrigatório. Clicar no link indicado e conferir todas as regras tarifárias da companhia. Em seguida, assinalar o campo indicado e confirmar a leitura. D. Enviar OP Clique para enviar o pedido de autorização. C D Guia de uso Reserva Fácil 25

26 12. Enviar OP, transferir ou emitir E E. Número de pedido Será gerado um número de pedido, que é usado para controle interno do sistema. Guia de uso Reserva Fácil 26

27 12. Enviar OP, transferir ou emitir F. Emitir A emissão é a finalização do processo de compra dos bilhetes. Confirmação de leitura das Regras Tarifárias: campo obrigatório. Clicar no link indicado e conferir todas as regras tarifárias da companhia. Em seguida, assinalar o campo indicado e confirmar a leitura. Clique no botão emitir para fazer a emissão. F Guia de uso Reserva Fácil 27

28 13. Enviar para autorização A. Enviar para autorização Ao clicar em enviar para autorização, o pedido segue automaticamente para os responsáveis pela autorização da compra do bilhete. A Guia de uso Reserva Fácil 28

29 13. Enviar para autorização B B. Violações de política de viagem Em algumas empresas existem políticas de viagem para compra de bilhetes de viagem como por exemplo: - Menor preço - Apenas pela companhia de preferência - Antecedência de reserva Caso a solicitante escolha uma reserva que não esteja dentro da política de viagem estabelecida pela empresa, uma mensagem de alerta apontará a violação, como o exemplo ao lado. Quando não for possível cumprir a política de viagem, incluir o motivo para aprovação do autorizador. Observação: O exemplo ao lado mostra que duas políticas de viagem foram violadas: - Cia Aérea - Menor preço Guia de uso Reserva Fácil 29

30 13. Enviar para autorização C. Centro de custo Selecione o centro de custo referente a reserva do bilhete. Observação: A configuração de centro de custo é feita pelo administrador da agência. C Guia de uso Reserva Fácil 30

31 13. Enviar para autorização Enviar para autorização Após clicar em enviar para autorização, conferir os dados da reserva. D D. Observações e confirmação de leitura Preencher com as informações e comentários complementares necessários à solicitação de autorização. Confirmação de leitura das Regras Tarifárias: Campo obrigatório. Clicar no link indicado e conferir todas as regras tarifárias da companhia. Em seguida, assinalar o campo indicado e confirmar a leitura. E. Enviar para autorização Clique para enviar opara autorização. E Guia de uso Reserva Fácil 31

32 14. Autorizar e enviar para emissão A A. Autorizar e enviar para emissão O autorizador deve clicar no pedido de autorização para ver os detalhes. Observação: Todas os pedidos de autorização ficam disponíveis na fila. Guia de uso Reserva Fácil 32

33 14. Autorizar e enviar para emissão B B. Pedido de autorização Clicar em pedido de autorização para proseguir com a autorização Guia de uso Reserva Fácil 33

34 14. Autorizar e enviar para emissão C D C. Violação da política de viagem Quando a política de viagem não foi seguida pela solicitante, serão apresentados na tela de autorização quais foram as violações. O exemplo ao lado mostra duas violações da política de viagem - Por companhia de preferência - Menor preço D. Observações Descrever em observações os motivos da rejeição ou da autorização para controle e histórico. Para ativar, clique Ao autorizar... para liberar a emissão violando a política de viagens. Clicar em Autorizar e enviar para emissão Clicar em fechar. Guia de uso Reserva Fácil 34

35 14. Autorizar e enviar para emissão E. Autorizar e enviar para emissão A emissão é a finalização do processo de compra dos bilhetes. Clicar em Autorizar e enviar para emissão Clicar em fechar E Guia de uso Reserva Fácil 35

36 15. Gerenciador de reservas Gerenciador de Reservas O Gerenciador de Reservas permite total controle sobre as reservas aéreas. É nele que fica registrado o histórico das reservas dos últimos (e dos próximos) 11 meses. Para acessar, clicar na aba Reservas, no cabeçalho do RF à esquerda. Ao lado de cada item do cabeçalho encontra-se o botão Clicar nele para classificar a lista em ordem alfabética. Clicar novamente para inverter a ordem (ascendente para descendente e vice-versa). Na busca, filtros poderão ser adicionados de forma cumulativa. Guia de uso Reserva Fácil 36

37 15. Gerenciador de reservas A A. Cia Traz o nome (logotipo) da companhia aérea da reserva. Loc Código localizador do voo. Criação Data de criação da reserva. Embarque Data do embarque. Prazo Data de expiração da reserva. Sobrenome/Nome Nome e sobrenome do passageiro. Status Status da reserva. Guia de uso Reserva Fácil 37

38 15. Gerenciador de reservas B C B. Criação, embarque e prazo Os campos Criação - Embarque - Prazo - Status oferecem a opção de filtro. Clicar em para exibir as opções. Cia, Loc e Sobrenome/Nome Campos Cia Loc - Sobrenome/Nome: busca simplificada. Digitar o nome da companhia e/ou loc e/ou passageiro e clicar em buscar ou digitar <<ENTER>>. Borracha Clicar na borracha à direita do botão buscar para limpar os filtros adicionados e voltar à lista completa. C. Como editar uma Reserva Escolher a reserva a ser editada e clicar em. Você irá para a tela de resumo da reserva e poderá fazer alterações, conforme apresentado no item Reserva. Não se esqueça: não é possível alterar os nomes dos passageiros. Guia de uso Reserva Fácil 38

39 16. OP A Op Permite visualizar todas as OPs que o agente enviar para emissão. A. Status das OPs no Reserva Fácil Em triagem: Verificação das informações da reserva e condição aplicada e em emissão. Grupo Triagem: Processo de verificação das informações da reserva e condição aplicada e em emissão. Em edição: Cartão de crédito não aprovado; precisa ser reeditada; entrar em contato com o agente e inserir em observação. Aguardando documentação: Algum documento está pendente para abertura de cadastro. Em negociação: Negociando tarifas, Adm s entre outros Em aprovação: Quando não há crédito disponível para emissão. Guia de uso Reserva Fácil 39

40 16. OP B C Em emissão: Quando a triagem foi concluida e a emissão será realizada. Emitido: Status para as OP s emitidas Cancelado: Status para as OP s canceladas. O sistema irá verificar o purchase e o prazo das reservas para dar as seguintes prioridades: 1 - Prioridade Baixa 2 Prioridade Média 3 Prioridade Alta B. Usuário Agência C. Responsável Consolidador Guia de uso Reserva Fácil 40

41 17. /impressão /impressão Permite imprimir as cotações dos voos nacionais, internacionais e seguro viagem, ou enviá-las por . Guia de uso Reserva Fácil 41

42 18. Consultas Consultas Vendas/Emissões: permite visualizar todas as emissões de até 11 meses anteriores. Relatório de Aproveitamento: é para verificar qual o resultado de buscas da agência / colaboradores. Faturas e Boletos: permite visualizar as faturas e boletos a vencer ou vencidas nos últimos 120 dias. Reembolso: para solicitar reembolso diretamente no site. Violação de Política de Viagem: Mostra todos os casos em que a política de viagem foi violada. Consulta de bilhetes: permite consultar os bilhetes emitidos pela agência. Senha Emergencial: permite que o atendente verifique a senha emergencial. Guia de uso Reserva Fácil 42

43 19. Corporativo Principais funcionalidades: versatilidade e fácil manuseio operacional; permite atender clientes de todos os portes; política de viagens; multiplos centro de custo; autorizador de compras; relatórios gerenciais. Guia de uso Reserva Fácil 43

44 19. Corporativo A A. Módulo Autorizador Autorizador do Grupo (Nacional e Internacional) Clique em novo e preencha com os dados necessários Escolha o tipo do autorizador, que poderá ser: Modo e: Todos os autorizadores que estiverem selecionados precisam autorizar a viagem. Modo ou: Apenas 1 autorizador precisa autorizar a viagem (ou 1 ou outro) Esta é a melhor opção. Modo seq: Existirá uma sequência de aprovação entre os aprovadores selecionados. Modo escolha: Insira vários autorizadores para a secretária ter opções de escolha. Guia de uso Reserva Fácil 44

45 19. Corporativo A A. Módulo Autorizador Após definir o Tipo de autorizador, insira no campo quem autoriza os usuários escolhido pela empresa. O mesmo procedimento deverá ser feito para o Autorizador Nacional e Internacional. Caso os autorizadores sejam diferentes, basta criar um Autorizador. Após salvar os dados inseridos, o usuário será direcionado à tela Módulo Autorizador. Selecionar o autorizador criado para que fique registrado na tela inicial do grupo. Guia de uso Reserva Fácil 45

46 19. Corporativo B B. Política de Viagem O sistema disponibiliza 3 políticas que podem ser cadastradas: Antecedência de reserva: informa com quantos dias de antecedência a compra deve ser solicitada. Cia. Aérea: escolha da companhia de preferência da empresa. Menor Preço: mostra o valor selecionado, comparado com todos os valores disponíveis. As políticas podem ser implantadas de forma individualizada ou simultaneamente. Guia de uso Reserva Fácil 46

47 19. Corporativo C C. Centro de custo Permite segmentar as compras de bilhetes por múltiplos centros de custos (operação, vendas, marketing, diretorias, por exemplo), com ou sem autorização eletrônica. Para criar o centro de custo 1º passo: clicar na aba centro de custo para criar os centros de custos da empresa; 2º passo: clicar em novo e preencher com os dados necessários. Poderão ser criados quantos centros de custos forem necessários, bem como autorizadores para cada centro de custo. Guia de uso Reserva Fácil 47

48 19. Corporativo D D. Relatórios Permite segmentar as compras de bilhetes por múltiplos centros de custos (operação, vendas, marketing, diretorias, por exemplo), com ou sem autorização eletrônica. Para criar o centro de custo: 1º passo: clicar na aba centro de custo para criar os centros de custo da empresa; 2º passo: clicar em novo e preencher com os dados necessários. Poderão ser criados quantos centros de custos forem necessários, bem como autorizadores para cada centro de custo. Guia de uso Reserva Fácil 48

49 Reserva Fácil Guia de uso Reserva Fácil