SAGUI : MÓDULO RESERVA DE SALAS. ~~~~~ Gestor do Módulo Reserva de Salas ~~~~~

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1 SAGUI : MÓDULO RESERVA DE SALAS ~~~~~ Gestor do Módulo Reserva de Salas ~~~~~ Julho 2016

2 2 Conteúdo 1. Informativo Lista de termos utilizados: esclarecimento de termos utilizados no manual Módulo Reserva de Salas: gestão do módulo Listagem de salas alocáveis Cadastro de sala alocável Edição de sala alocável Exclusão de sala alocável Ativação/Desativação de salas alocáveis Listagem de períodos de liberação de salas alocáveis Cadastro de períodos de liberação de salas alocáveis Edição de períodos de liberação de salas alocáveis Exclusão de períodos de liberação de salas alocáveis Listagem de tipos de reserva Cadastro de tipos de reserva Edição de tipos de reserva Exclusão de tipos de reserva...32

3 3 Informativo Informações relacionadas as salas dos prédios dos campi, como prédios, salas, atributos de sala e categoria de sala, são externos ao Módulo Reserva de Sala e fazem parte das configurações do SAGUI.

4 4 Lista de termos utilizados Gestor (de sala): usuário que avalia as reservas solicitadas a sua sala moderada. Ele pode aceitar ou não essas reservas. Reserva não válida: apenas a solicitação de reserva, isto é, sala não está alocada para data/hora determinada no cadastro de sua reserva. Reserva válida: reserva efetiva, isto é, sala alocada para data/hora determinada no cadastro de sua reserva. Sala alocável bloqueada: sala que está possivelmente disponível para reservas somente em determinados intervalos de tempo. Sala alocável não bloqueada: sala que está sempre disponível para reservas. Sala comum: sala alocável diretamente pelo cadastro da reserva efetuada pelo solicitante. Sala moderada: sala alocável que não é diretamente reservada pelo solicitante. Após o cadastro da reserva, cabe ao usuário gestor dessa sala avaliar se aceita (valida) ou não (cancela) a referida reserva. Solicitação de reserva: cadastro (pedido) de reserva de sala alocável efetuado pelo usuário. Solicitante: usuário que efetua a solicitação de reserva. Tipo de reserva: classificação para a finalidade de uso da sala alocável, por exemplo, aula, palestra, reunião, monitoria ou manutenção.

5 5 Módulo Reserva de Salas O Módulo tem por objetivo proporcionar, a seus usuários, a possibilidade de agendamento de salas para uso futuro. Para tanto, o gestor do Módulo Reserva de Salas (gestor MRS) tem por responsabilidade identificar quais salas, dentre as disponíveis, podem ser alocadas. Além disso, para cada sala alocável, o gestor MRS deve determinar se há necessidade de moderação para as solicitações de reserva e, em caso afirmativo, identificar quem são os gestores dessa sala. Pode ser selecionado um ou mais gestores. Também deve determinar se a sala alocável é bloqueada ou não para reservas. Em caso afirmativo, a sala pode ficar disponível para reservas por intervalos de tempo a serem definidos. Adicionalmente, o gestor (MRS) de dados tem que estabelecer quais são os tipos de reservas disponíveis ao usuário no cadastro de reserva, para que esse possa classificar sua reserva de acordo com a finalidade de uso da sala, facilitando a posterior visualização da reserva tanto no calendário de reservas quanto na listagens de suas reservas.

6 6 Listagem de salas alocáveis No menu, localize e clique na opção Sala Alocável.

7 7 Listagem de salas alocáveis Ao clicar-se em Sala Alocável, a listagem com as salas alocáveis é apresentada. Número de identificação das salas alocáveis. Indicação de salas alocáveis ativas ou não. Indicação de salas alocáveis com bloqueio ou não. Identificação das salas alocáveis. Indicação de salas alocáveis com moderação ou não.

8 8 Cadastro de sala alocável Ainda na tela de listagem de salas alocáveis, clique no botão Novo para abrir o formulário de cadastro de uma nova sala alocável.

9 9 Cadastro de sala alocável Selecione a Sala que deseja disponibilizar para reservas. Caso haja a necessidade de moderação para a sala, ou seja, as solicitações de reservas para essa sala devem passar por alguém que decida se aceita ou não tais reservas, marque Sala Moderada e identifique seus Gestores. Sendo necessário que esta sala não fique disponível para reservas o tempo todo, marque Bloqueio Padrão. Dessa forma a sala fica bloqueada para reservas, a menos que haja um período de liberação para reservas (ver Período de Liberação de Sala mais a frente). Clique no botão Inserir para efetivar o cadastro de sua nova sala alocável. Se for de interesse, marque a sala com bloqueio padrão. Selecione a sala que deseja tornar alocável. Se for de interesse, marque a sala como moderada e adicione seus gestores.

10 10 Cadastro sala alocável Ao clicar em Inserir, duas situações são possíveis: 1. Se o cadastro da nova sala alocável for efetuado com sucesso, é apresentada uma mensagem no canto superior direito da tela indicando o resultado da operação e a tela apresentada é a de edição para essa sala. Tela de edição para a sala alocável Mensagem com resultado da operação de cadastro de sala alocável. 2. Se não for possível efetuar o cadastro da nova sala alocável, é apresentada uma mensagem no canto superior direito da tela indicando o resultado da operação, mantendo-se na tela de cadastro de nova sala alocável. Procure resolver os problemas indicados pela mensagem e tente cadastrar novamente sua sala alocável. Mensagem com resultado da operação de cadastro de sala alocável.

11 11 Edição de sala alocável Novamente na tela de listagem de salas alocáveis, escolha a sala alocável que deseja efetuar alterações e clique em seu botão de edição (contido na coluna Ações) para abrir o formulário seu edição. Exemplo: Para alterar a reserva de id 4, clique em seu botão de edição.

12 12 Edição de sala alocável Altere os campos de seu interesse. Lembre-se que se for uma sala moderada deve ter pelo menos um gestor, enquanto que uma sala não moderada não deve ter nenhum gestor. Clique no botão Gravar para salvar as alterações no cadastro da sala alocável. Uma mensagem indicará o sucesso ou não na tentativa de efetivar as alterações (como acontece no cadastro de uma nova sala alocável), permanecendo na tela de edição. Em caso de erro, procure resolver os problemas indicados pela mensagem e tente gravar novamente suas alterações.

13 13 Exclusão de sala alocável Na tela de edição da sala alocável que deseja eliminar, clique no botão Deletar. Será aberta uma janela solicitando sua confirmação para eliminação da sala alocável. Caso esteja certo de seu interesse em excluir a referida sala alocável, clique em Sim, caso contrário clique em Não. Em caso afirmativo, será apresentada uma mensagem sobre o resultado da operação.

14 14 Ativação/Desativação de salas alocáveis Quando se cadastra uma nova sala alocável, por padrão a mesma fica ativa (disponível) para uso no Módulo Reserva de Salas. Entretanto, é possível desativar (indisponibilizar) o seu uso. Da mesma forma, é possível reativar uma sala alocável que esteja desativada. Uma sala alocável ativa está acessível para os usuários, tanto para visualização de reservas, quanto para solicitação de reservas. O contrário acontece com uma sala alocável inativa, pois o usuário não consegue visualizar essa sala, nem solicitar reservas para a mesma. Para acessar as ações de ativação e desativação de salas alocáveis, no menu, localize e clique na opção Gerenciar Salas Alocáveis.

15 15 Ativação/Desativação de salas alocáveis Salas alocáveis Sala alocável ativa. Clique no botão para desativá-la. A sala alocável que estiver com o botão Desativar, em suas Ações disponíveis, está ativa, bastando clicar nesse botão para que a mesma seja desativada. Já a sala que estiver com o botão Ativar está desativada, podendo se tornar ativa ao clicar-se nesse botão.

16 16 Ativação/Desativação de salas alocáveis Ao solicitar a desativação de uma sala alocável será apresentada uma janela de confirmação da operação, pois se a sala possuir reservas futuras, essas serão canceladas! A mensagem de confirmação indicará quantas reservas futuras serão excluídas com a desativação da sala. Caso deseje continuar com a operação clique em Sim. Caso contrário, clique em Não.! Reservas canceladas não serão recuperadas com a reativação da sala!

17 17 Listagem períodos liberação de salas alocáveis As salas alocáveis cadastradas com bloqueio padrão não estão disponíveis para reserva. Entretanto, é possível cadastrar períodos de liberação para as salas alocáveis bloqueadas, de modo que os usuários possam cadastrar reservas para essas salas em determinados intervalos de tempo. No menu, localize e clique na opção Período Liberação Sala.

18 18 Listagem período liberação de salas alocáveis Ao clicar-se em Período Liberação Sala, é apresentada a listagem das salas alocáveis bloqueadas com algum período de liberação. Identificação da sala alocável bloqueada. Data inicial do período de liberação em que pode-se efetuar reservas. Data final do período de liberação em que pode-se efetuar reservas. Justificativa para o período de liberação. Responsável pelo período de liberação.

19 19 Cadastro período liberação de salas alocáveis Ainda na tela de listagem de períodos de salas alocáveis bloqueadas, clique no botão Novo para abrir o formulário de cadastro de um novo período.

20 20 Cadastro período liberação de salas alocáveis Selecione a sala que deseja liberar para reservas. Selecione a Sala Alocável bloqueada que deseja disponibilizar para reserva por um período. Informe de que data (Data Início) até que data (Data Fim) a sala poderá ser reservada. Pode informar a justificativa para a liberação da sala para reserva por esse período. Determine o responsável pela liberação da sala para reserva por esse período. Clique no botão Inserir para efetivar o cadastro de seu novo período de liberação de sala alocável bloqueada. Determine a data inicial para o período de liberação da sala para reservas. Determine a data final para o período de liberação da sala para reservas. O preenchimento da justificativa é opcional, mas facilita a localização de um determinado período na tela de listagem. Selecione o responsável pela liberação da sala para reservas.

21 21 Cadastro período liberação de salas alocáveis Ao clicar em Inserir, duas situações são possíveis, assim como no cadastro de sala alocável: 1. Se o cadastro do novo período de sala alocável bloqueada for efetuado com sucesso, é apresentada uma mensagem no canto superior direito da tela indicando o resultado da operação e a tela apresentada é a de edição para essa período. 2. Se não for possível efetuar o cadastro, é exibida uma mensagem no canto superior direito da tela indicando o resultado da operação, mantendo-se na tela de cadastro de novo período de liberação. Procure resolver os problemas indicados pela mensagem e tente cadastrar novamente seu período.

22 22 Edição período liberação de salas alocáveis Novamente na tela de listagem de períodos de liberação de salas alocáveis bloqueadas, escolha o período que deseja efetuar alterações e clique em seu botão de edição (contido na coluna Ações) para abrir o formulário de edição. Exemplo: Para alterar o período de liberação do Auditório de Lagoa do Sino, clique em seu botão de edição.

23 23 Edição período liberação de salas alocáveis Altere os campos de seu interesse. Clique no botão Gravar para salvar as alterações no cadastro de período de liberação de sala alocável bloqueada. Uma mensagem indicará o sucesso ou não da tentativa de efetivar as alterações (como acontece no cadastro de um novo período de liberação de sala alocável bloqueada), permanecendo na tela de edição. Em caso de erro, procure resolver os problemas indicados pela mensagem e tente gravar novamente suas alterações.

24 24 Exclusão período liberação de salas alocáveis Na tela de edição do período de liberação de sala alocável bloqueada que deseja eliminar, clique no botão Deletar. Será aberta uma janela solicitando sua confirmação para eliminação do período de liberação de sala alocável bloqueada. Caso esteja certo de seu interesse em excluir o referido período de liberação, clique em Sim, caso contrário clique em Não. Em caso afirmativo, será apresentada uma mensagem sobre o resultado da operação.

25 25 Listagem de tipos de reserva Quando o usuário for efetuar um cadastro de reserva, deverá identificar o tipo de sua reserva, facilitando posterior identificação de sua reserva, tanto no calendário de reservas, quanto na listagem de suas reservas. Seis tipos de reserva são previamente cadastrados: aula, palestra, reunião, monitoria, manutenção e outro. Todavia, caso sinta necessidade de algum tipo de reserva diferente desses, é possível cadastrar novos tipos de reserva. No menu, localize e clique na opção Tipo Reserva Sala.

26 26 Listagem de tipos de reserva Ao clicar-se em Tipo Reserva Sala, é apresentada a listagem de tipos de reserva. Identificação de tipo de reserva. Nome do tipo da reserva.

27 27 Cadastro de tipos de reserva Ainda na tela de listagem de tipos de reserva, clique no botão Novo para abrir o formulário de cadastro de um novo tipo de reserva.

28 28 Cadastro de tipo de reserva Informe o nome do novo tipo de reserva. Clique no botão Inserir para efetivar o cadastro de seu novo tipo de reserva. Preencha o nome do novo tipo de reserva.

29 29 Cadastro de tipo de reserva Ao clicar em Inserir, duas situações são possíveis, assim como no cadastro de sala alocável: 1. Se o cadastro do novo tipo de reserva for efetuado com sucesso, é apresentada uma mensagem no canto superior direito da tela indicando o resultado da operação e a tela apresentada é a de edição para esse tipo de reserva. 2. Se não for possível efetuar o cadastro, é exibida uma mensagem no canto superior direito da tela indicando o resultado da operação, mantendo-se na tela de cadastro de novo tipo de reserva. Procure resolver os problemas indicados pela mensagem e tente cadastrar novamente seu tipo de reserva.

30 30 Edição de tipo de reserva Novamente na tela de listagem de tipos de reserva, escolha o tipo que deseja efetuar alterações e clique em seu botão de edição (contido na coluna Ações) para abrir o formulário seu edição. Exemplo: Para alterar o tipo de reserva de id 3, clique em seu botão de edição.

31 31 Edição de tipo de reserva Altere o campo do tipo de reserva. Clique no botão Gravar para salvar as alterações no cadastro de tipo de reserva. Uma mensagem indicará o sucesso ou não da tentativa de efetivar as alterações (como acontece no cadastro de um novo tipo de reserva), permanecendo na tela de edição. Em caso de erro, procure resolver os problemas indicados pela mensagem e tente gravar novamente suas alterações.

32 32 Exclusão de tipo de reserva Na tela de edição do tipo de reserva que deseja eliminar, clique no botão Deletar. Será aberta uma janela solicitando sua confirmação para eliminação do tipo de reserva. Caso esteja certo de seu interesse em excluir o referido tipo de reserva, clique em Sim, caso contrário clique em Não. Em caso afirmativo, será apresentada uma mensagem sobre o resultado da operação.